Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2013

Transcriptie

1 Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2013 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 1

2 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 2

3 INHOUD pag. 1. Algemeen 3 2. Korte Terugblik op Actiepunten in Kerntaken en producten van de griffie 7 5. Risico analyse griffie Personele aspecten Financiën Jaarplan rekenkamercommissie 16 BIJLAGEN: Bijlage 1 Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie 13 Bijlage 2 Samenstelling griffie 14 Bijlage 3 Capaciteitsraming griffie 15 Bijlage 4 Hoofdtaken griffie en planning 2013 en urenraming per taak 16 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 3

4 1. Algemeen In dit jaarplan zijn de werkzaamheden van de griffie opgenomen en zo mogelijk vertaald naar concrete producten. Naast het dagelijks werk van het adviseren, het administratieve beheer en de voorbereiding, begeleiding en nazorg van vergaderingen heeft de griffie ook voor 2013 een aantal speerpunten, zoals de doorontwikkeling van het Bestuurlijk Informatie systeem, de verdere invoering van het papierloos vergaderen en het invoeren van de verbeterpunten uit de tussentijdse evaluatie van het raadswerk (zie voor volledig overzicht hoofdstuk 3). Vanuit een eigen missie en de aangegeven kaders, wordt in de bijlagen 1 en 2 een omschrijving gegeven van de aard van ondersteuning die de griffie aan de raad verleent. Wat mag de raad van de griffie verwachten en wat niet? Met de artikelen 107 t/m 107 e van de gemeentewet is de basis gelegd voor het takenpakket van de griffie. In artikel 107a staat letterlijk de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taak terzijde. Met dit als uitgangspunt heeft de griffie de volgende missie: De griffie ondersteunt en adviseert de raad, het presidium en ingestelde commissies bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De griffie stimuleert en faciliteert een goed functioneren van de raad en draagt bij aan het waarmaken van de ambities van de raad. Kwaliteit, dienstverlening en betrouwbaarheid ziet de griffie als de kenmerken van haar werkzaamheden en producten. Zij doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. Met deze basis verwacht de griffie ook in 2013 haar werkzaamheden met plezier voor de burgers, raadsleden en fractievertegenwoordigers te verrichten. Het jaarplan is inhoudelijk besproken en afgestemd met de werkgeverscommissie van de raad. 2. Korte terugblik op 2012 Naast de reguliere, doorlopende werkzaamheden van de griffie zoals in hoofdstuk 4 genoemd heeft de griffie in 2012 de volgende meer bijzondere activiteiten verricht: Begeleiding proces voordracht en benoeming burgemeester Schelberg. Per 1 oktober 2012 is Sander Schelberg benoemd tot burgemeester van de gemeente Hengelo. Als secretaris van de vertrouwenscommissie heeft de griffier een ondersteunende rol gespeeld in de bijbehorende procedure. Afscheid burgemeester Kerckhaert. Ondermeer in een bijzondere raadsvergadering is op zaterdag 29 september 2012 afscheid genomen van burgemeester Kerckhaert. Tezamen met vele medewerkers van het college en de gemeentesecretaris hebben de leden van de raad en de griffiemedewerkers ervoor gezorgd dat het een geslaagd afscheid is geworden. De gemeente stond in 2012 wederom voor een zoektocht naar bezuinigingsmogelijkheden Om dit proces in goede banen te leiden heeft de raad in april 2012 een Procesnotitie Kerntakendiscussie 2012 besproken. Er is bewust voor gekozen om het college in dit proces het voortouw te laten nemen. Wel heeft de raad besloten om een hoorzitting te organiseren ( spreekrecht ) zodat burgers en instellingen hun mening over de bezuinigingen kenbaar konden maken aan de raad. Uiteindelijk is er bij de begrotingsvergadering van 6 en 7 november een pakket met bezuinigingen en een dekkingsplan vastgesteld. Verdere digitalisering rond het werk van de raad. De raad heeft in december 2011 een besluit genomen m.b.t. het digitaliseringprogramma rond het raadswerk. Onderdelen hiervan waren de start van twee experimenten, t. w. a. het starten van een experiment met audioverslaglegging van de commissievergaderingen; Na een evaluatie in november 2012 heeft de raad ingestemd met continuering van de audioverslaglegging van de commissievergaderingen en te starten met audioverslaglegging voor de raadsvergaderingen per januari b. digitale beschikbaarstelling van de vergaderstukken. In januari 2012 is gestart met de digitale verstrekking van de vergaderstukken aan een aantal raadsleden. Doel was om inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van het paperloos vergaderen. Achterliggend Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 4

5 doel was ook het papierloos vergaderen te stimuleren en daarmee de papierstroom te beperken. Tussentijdse evaluatie raadswerk. Begin 2012 is een werkgroep geformeerd uit leden van de raad om de afgesproken tussenevaluatie te leiden en te begeleiden. De werkgroep is in december met een Eindrapportage gekomen waarin diverse aanbevelingen zijn gegeven die moeten leiden tot een verbetering van de werkwijze van de raad. In 2013 zullen die maatregelen nader moeten worden ingevoerd. Aanpassing van diverse verordeningen en regelingen. De griffier heeft samen met medewerkers van het college een geactualiseerde Integriteitscode opgesteld, die zal gelden voor zowel raadsleden, collegeleden als fractievertegenwoordigers. Deze code wordt begin 2013 in een procedure van besluitvorming gebracht. De griffier heeft ook een Organisatieverordening opgesteld. Die verordening is volgens de Gemeentewet niet verplicht, maar is wel het instrument om het griffiepersoneel bijvoorbeeld goed aan te haken bij de Ondernemingsraad van het ambtelijk apparaat van het college van Hengelo. Na instemming van de werkgeverscommissie zal deze verordening aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. In aansluiting daarop zal ook het Instructiebesluit griffier worden geactualiseerd. 3. Actiepunten in 2013 Hier benoemen wij de speerpunten van de griffie die aanvullend zijn op de reguliere taken en die wel het nodige beslag op de capaciteit van de griffie zullen doen. Met de verdere digitalisering is een stap gezet in het terugdringen van de papierstroom. Om bredere invoering van het papierloos vergaderen mogelijk te maken moeten de raadsleden wel de beschikking hebben over een geschikte device. Grondslag hiervoor vormt de verordening rechtspositie wethouders, raadsleden (artikel 8) in de raadsvergadering van februari 2011). Sommige fracties hebben inmiddels aan raadsleden vanuit de fractiemiddelen een eigen device naar keuze beschikbaar gesteld. Dit wordt vooruitlopend op de raadswisseling in 2014 voor deze raadsperiode als een legitieme uitgave gezien passend binnen de regeling. In overleg met de werkgroep automatisering wordt beoordeeld of per 1 februari 2013 een volledig overstap naar papierloos vergaderen mogelijk is. In de meerjarenraming van is een bedrag van euro gereserveerd voor de reguliere vervanging van de laptops. Zaaksysteem Iris In 2012 is in de ambtelijke organisatie gestart met het "zaakgericht werken" in IRIS. In 2013 sluit het bestuurlijk besluitvormingsproces hier ook op aan. De digitale routering en verwerking van de commissie- en raadsvoorstellen, inclusief alle bijlagen, gaat dan via Iris. Dit vergt de nodige aanpassingen en veranderingen in de werkwijze van de griffie, met als doel het sneller kunnen verwerken van alle stukken. Op de korte termijn geeft dit met name voordelen voor het bouwen van de agenda's en het beheer van de stukken per vergadering. Met de invoering van IRIS wordt ook het verbeterd format voor de raadsvoorstellen ingevoerd. Het format is voornamelijk eenvoudiger gemaakt en nog meer toegespitst op de informatie die voor de raadsleden van belang is. Gedurende 2013 zal ook de laatste fase, de aansluiting en ontsluiting van een Bestuurlijke Informatie Systeem (BIS), waar het Raads Informatie Systeem (RIS)onderdeel van uit zal maken, verder worden uitgevoerd. Met de start van een nieuwe Raadsperiode in 2014 zal deze operationeel zijn. Uitvoeren van de acties vanuit de tussenevaluatie raadswerk. Begin 2013 zal de raad naar verwachting de Eindrapportage tussenevaluatie raadswerk vaststellen. De in die rapportage genoemde verbeterpunten zullen (deels) door de griffie moeten worden ingevoerd. Verder is afgesproken dat we in 2013 een discussie starten die kan leiden tot een structurele wijziging van de vergaderopzet van de raad. Naar verwachting zal hiervoor weer een werkgroep vanuit de raad geformeerd worden om dit proces te begeleiden. Voorbereiden gemeenteraadsverkiezingen De griffie zal dit jaar een goed draaiboek maken zodat de verschillende activiteiten voor, tijdens en na de verkiezingen van 2014 goed gepland en op elkaar afgestemd worden. We moeten hierbij denken aan eventuele opkomstbevorderende activiteiten (beperkt wegens budget), de informatie en formatie periode en het Introductieprogramma voor de nieuwe raadsleden. Bezoek raad. Een goed gebruik is dat de raad in zijn geheel om de 2 jaar een werkbezoek brengt aan een voor Hengelo interessante locatie. In het comité -Hengelo is voorgesteld Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 5

6 de raad in 2013 een werkbezoek te laten brengen aan de partnerstad. Een belangrijke aanleiding hiervoor is het 75-jarig jubileum dat onze partnerstad in 2013 viert. De wijze waarop en de invulling moet nader worden uitgewerkt. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 6

7 4. Kerntaken en producten van de griffie In dit hoofdstuk zijn de vaste taken beschreven waaraan de griffie elk jaar uren besteedt. De uitoefening van de taken van de griffie valt onder het product bestuursorganen (P-001) en bestuursondersteuning raad en rekenkamer (P-006) en is onderdeel van het hoofdfunctie algemeen bestuur. De beleidsbegroting vormt mede het kader van het jaarplan van de griffie. 1. Logistiek raadsvergaderingen, commissievergaderingen, Planningsschema s De basiswerkzaamheden van de griffie is de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. Het vergaderschema 2013 wordt vastgesteld door het presidium. De huidige structuur van de vergaderingen blijft vooralsnog uitgangspunt hiervoor. Voorstellen tot wijziging als gevolg van de in 2012 uitgevoerde tussenevaluatie raadswerk moet binnen deze structuur worden ingepast. In de commissies wordt besluitvorming door de raad voorbereid met politiek getinte vragen en debat. Over politiek zwaarwegende onderwerpen wordt in de raad verder gedebatteerd. Over de meeste punten is in de commissies al voldoende gesproken. Op initiatief van het college of raad wordt in een IBR gepresenteerd welk beleid in voorbereiding is. Kennisvermeerdering in een vroegtijdig stadium is het motto. Hier worden geen beslissingen genomen! Raadsvergadering 10 keer per jaar 400 Raadscommissievergadering 30 keer per jaar 1000 Coördinatie IBR 10 keer per jaar Trefpunt Hengelo De gemeenteraad wil graag vòòr het moment dat een onderwerp in een raadscommissie of de gemeenteraad op de agenda staat, horen hoe burgers en organisaties over bepaalde politiek belangrijke onderwerpen denken. Daarom worden er presentaties en discussies over belangrijke onderwerpen in de stad georganiseerd in een Trefpunt bijeenkomst. De programmacommissie probeert een aantrekkelijke mix van onderwerpen te maken. Voorstellen voor onderwerpen kunnen vanuit de raad, de organisatie en het college komen. De data en thema s worden aangekondigd in het Hengelo s weekblad en er wordt gericht uitgenodigd door middel van een brief. In beginsel blijft de opzet van het Trefpunt in 2013 ongewijzigd. Activiteit Planning Aantal Uren Trefpunt bijeenkomst Ca. drie keer per jaar Politiek beraad Het politiek beraad is het overleg tussen de fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester. De griffier fungeert als secretaris. Het politiek beraad komt naar behoefte bijeen. Ervaring leert dat dit in een normaal jaar circa vier keer is. Op de agenda worden die zaken geagendeerd die alle fracties, of de gehele raad aangaan, zoals huishoudelijke zaken en procesafspraken rond bijzondere processen. Politiek beraad vier keer Presidium Het presidium bestaat uit de commissievoorzitters, de vice-voorzitter van de raad en zijn plaatsvervanger, de burgemeester en de griffier. De vice-voorzitter van de raad is de voorzitter van het presidium. Het presidium heeft als agendacommissie belangrijke taken die zij voor de raad uitoefent: Ze stelt voorlopige commissie- en raadagenda s vast; Ze doen voorstellen over de voorzieningen en de werkwijze van de raad. Ze nemen besluiten over andere agendavoorstellen die de raad bereiken, zoals een Technisch beraad, werkbezoeken en bijvoorbeeld over de programmering van het IBR. Het presidium weegt af welk verzoek in welk gremium het best geagendeerd kan worden. Daarbij maakt zij diverse afwegingen, die bepalen of een onderwerp ofwel in een raadscommissie geagendeerd kan worden ofwel bijvoorbeeld voor een IBR. Daarbij kijkt het presidium ondermeer naar of het onderwerp puur informatief en op kennisoverdracht gericht is naar de raadsleden, ofwel Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 7

8 het onderwerp ook interessant is voor de burger, ofwel is het onderwerp meer dan alleen kennisoverdracht en worden er beleidsmatige keuzes bediscussieerd. Het presidium vergadert in beginsel twee keer per raadscyclus. De griffie draagt zorg voor de agenda en de bijbehorende stukken, geeft een preadvies, en stelt na afloop de afsprakenlijst en de actielijst op. De voortgangsbewaking van een groot deel van de acties ligt bij de griffie. Voor een deel daarvan is zij afhankelijk van het college/ambtelijk apparaat. Het presidium overleg is voor de griffie het belangrijkste steunpunt voor een goede voortgang van de dagelijkse werkzaamheden. Op basis van de besluiten die in het presidium worden genomen worden door de griffie vervolgacties ingezet. Vergadering presidium t.b.v. Ca. 20 keer per jaar 350 de commissie c.q. de raad 5. Driehoeksoverleg Het driehoeksoverleg is het overleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. In het driehoeksoverleg worden dagelijkse zaken besproken die liggen in de relatie tussen college en raad. Driehoeksoverleg Ca. 20 keer per jaar Overleg De inloop, Beukertbijeenkomsten Op maandagmorgen is er De inloop waar het college, directie, sectormanagers en griffier elkaar informeel treffen om diverse actuele zaken door te nemen. Doel van de griffie is: informatie halen en brengen die van belang is voor de raad. Deelname draagt mede bij tot het verbeteren van de bestuurlijk ambtelijke pendel. Overleg De Inloop, Ca. 30 keer per jaar 60 Beukertbijeenkomsten 7. Werkgroep accountancy De griffie verzorgt het secretariaat van de werkgroep. De werkgroep bestaat uit raadsleden, griffier en ambtelijke ondersteuning. De werkgroep geeft een advies aan de raad over het verslag van bevindingen en doet aanbevelingen over de controle van de Jaarrekening. Daartoe gaat de werkgroep in gesprek met de accountant en het college waarbij de resultaten van de Jaarrekening over en weer worden besproken. De taken en werkzaamheden van de werkgroep zijn omschreven in het raadsvoorstel waarin de benoeming van de raadsleden wordt vastgesteld. Zo is voor een ieder duidelijk wat de taken zijn van de werkgroep rond de Jaarrekening en de relatie met de accountant (contactmomenten werkgroep- accountant, doen van voorstellen vanuit de werkgroep richting raadscommissie en/of raad). W.g. accountancy,overleg accountant + opstellen raadsvoorstel en besluit Jaarlijks 40 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 8

9 8. Verzoeken om ambtelijke bijstand De verordening op de ambtelijke bijstand is in 2012 herzien. Regelmatig komen er via de griffie verzoeken om ambtelijke bijstand van raadsleden binnen. Het merendeel betreft verzoeken om nadere informatie. Zo mogelijk geeft de griffie zelf de informatie zo spoedig mogelijk. Andere verzoeken sluist de griffie door naar de organisatie, waarbij de betrokken medewerker wordt gestimuleerd contact te leggen met het betrokken raadslid. Vervolgens houdt de griffie een vinger aan de pols of de benodigde informatie ook daadwerkelijk is gegeven. concrete verzoeken Jaarlijks diverse momenten 100 behandelen 9. Algemene advisering / kaderstellende advisering/ logistieke handelingen De griffie adviseert van tijd tot tijd over de toepassing van de aan de raadsleden ter beschikking staande instrumenten, zoals motie of amendement. Ook ondersteunt de griffie desgevraagd bij het voorbereiden van initiatiefvoorstellen en adviseert over het instrument dat het raadslid zou kunnen inzetten om zijn punt onder de aandacht te brengen. Desgevraagd wordt aan raadsleden een mening over een voorliggend stuk gegeven. De mening van de griffie beperkt zich uitsluitend tot niet- politieke aspecten van een stuk. Het gaat vooral over kwaliteitsaspecten zoals de helderheid en compleetheid van het gelopen of nog te vervolgen proces en begrijpelijkheid van de voorliggende stukken. De griffier heeft ook een eigenstandige rol in de bewaking van de kwaliteit van de stukken die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Daarnaast is duidelijk dat de griffie door de veelheid van de aangeboden stukken niet elk stuk op kwaliteit zal duiden. Het gaat ook te ver om aan de griffier een extra toetsende rol toe te schrijven. Het college blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van het stuk. De griffier kan wel kanttekeningen plaatsen over de kwaliteit van de stukken. Als er sprake is van aperte onjuistheden in de aangeboden voorstellen, koppelt de griffie dit terug naar het college en/of directie en naar het presidium. Het presidium beslist over doorgeleiding naar commissie/raad. Kaderstellende advisering vanuit de griffie gebeurt niet structureel. Afspraak is dat het driehoeksoverleg signaleert of er grotere onderwerpen zijn die zich lenen voor een duidelijke kaderstellende rol van de raad aan de voorkant van het nieuwe beleidsinitiatief. De werkgroep evaluatie raadswerk doet aanbevelingen om te komen tot het aanwijzen van een beperkt aantal onderwerpen die op een strategische agenda geplaatst zouden kunnen worden. Bij die onderwerpen zou de raad in 2013 wel een duidelijke kaderstellende rol kunnen vervullen. De griffie verricht diverse andere werkzaamheden rond de raad zoals: - het registeren van de nevenfuncties van raadsleden; - voorstellen rond het installeren van nieuwe raadsleden/ fractievertegenwoordigers; - het toekennen van de fractievergoedingen - organiseren van werkbezoeken Algemeen advisering/ Continue 120 kaderstellende advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke werkzaamheden Jaarlijks diverse momenten 300 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 9

10 10. Communicatie naar de burger/ communicatie naar de raad De werkgroep automatisering, samengesteld uit raadsleden en ondersteund door medewerkers van de griffie en van de afdeling ICT is in 2012 veelvuldig bij elkaar geweest. Extranet is en blijft voorlopig als digitale informatiebron voor de raadsleden erg belangrijk en daarom wordt continue gewerkt aan verbetering. Gemeentebreed zal in 2013 wel overgeschakeld worden naar een geheel nieuw zaaksysteem (IRIS). Het bestuurslijk informatiesysteem (BIS) zal hierop moeten aansluiten. Uitgangspunt is dat dit voor 1 januari 2014 is afgerond. Activiteit Planning aantal uren Overleg werkgroep Vijf keer per jaar 50 automatisering Begeleiding project digitalisering raadswerk Werkafspraken griffie- diverse organisatie onderdelen In de dagelijkse werkzaamheden is een goede afstemming en relatie met het ambtelijk apparaat van groot belang. De griffier heeft met diverse organisatieonderdelen lopende afspraken over de inzet van capaciteit/ personeel voor de raadswerkzaamheden, die ook in 2013 gecontinueerd worden. In het kort zijn de afspraken als volgt: Stafondersteuning: inzet medewerkers bij het voorbereiden en uitvoeren van Trefpunt Hengelo, procesmatige advisering bij het proces rond de begrotingscyclus. Voor het informeren en adviseren van ons raadslid dat in de regio Twente zitting heeft wordt gebruik gemaakt van ambtelijke ondersteuning vanuit de staf: Afd. Communicatie: communicatie rond het Trefpunt Hengelo, communicatie van nieuws via extranet, externe communicatie van de raad, bijvoorbeeld de pagina Raadnieuws. Afd. Facilitaire zaken: inzet van de bodes bij vergaderingen en inzet van het Grafisch service centrum bij het drukken van de stukken voor de raadscommissies en raad: Afd. ICT/DIV: inzet rond het programma Digitalisering rond het raadswerk, verbeteringen in de lay out en gebruiksvriendelijkheid van extranet Afd. secretariaat en flexpool: inzet secretariaat voor notulering van de raadsvergaderingen, voldoende administratieve ondersteuning van de griffie en zorgen voor goede vervanging. Afd. Financieel Beleid: advisering rond de werkgroep accountancy, de eindafrekening fractieondersteuning en de bewaking van de budgetten van de griffie. 12. Integrale kwaliteitsverbetering. In het ambtelijk apparaat wordt op diverse plekken en op diverse onderwerpen gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Voorbeelden daarvan zijn: - Verbetering van de briefafhandeling - Publieksplein - VCA -certificering De griffie zal ook in 2013 deelnemen aan initiatieven om te komen tot goede werkafspraken met de meest betrokken organisatieonderdelen. De invoering van een verbeterd format bestuurlijke voorstellen (raad en college) zal in 2013 plaatsvinden, en een vervolg van de interne cursus werken in een politiek bestuurlijke omgeving. De griffie neem in deze cursus diverse onderdelen voor haar rekening om de medewerkers bekend te maken met het politieke bestuur (de raad) en hoe daar als ambtenaar mee om te gaan. Integrale kwaliteitsverbetering Bij gelegenheid Nnb 13. Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is een commissie die een onafhankelijke positie heeft ten opzichte van raad en college. In de ambtsinstructie van de griffier staat dat hij verantwoordelijk is voor het secretariaat van de rekenkamercommissie. Deze functie wordt vanaf 2011 vervuld door Roel Plomp. De griffie ondersteunt hem bij zijn werkzaamheden, zoals de informatievoorziening van de rekenkamer op intranet en extranet. De griffie houdt zich niet bezig met het programma, de voortgang van de werkzaamheden en met de wijze van verantwoorden naar de raad. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 10

11 In 2012 is n.a.v. een evaluatie van de rekenkamercommissie een nieuwe start gemaakt. De rekenkamercommissie heeft nadrukkelijk de dialoog gezocht met de gemeenteraad. Ook is er een nieuw extern lid benoemd en er is een onderzoeksprogramma opgesteld. De procedure van behandeling van de stukken van de Rekenkamercommissie is in een werkproces vastgelegd. De aangeboden onderzoeksresultaten worden door de griffie met een begeleidend advies aan de inhoudelijke raadscommissie voorgelegd. De voorzitter van de rekenkamercommissie licht het rapport toe. Tevens wordt het college gevraagd te reageren op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Afhankelijk van de reacties zal verdere besluitvorming door de raad plaatsvinden. De rekenkamercommissie Hengelo kan verschillende wijzen hanteren waarop onderzoek wordt uitgevoerd: uitbesteding aan derden en uitvoering door middel van afstudeertrajecten (met begeleiding vanuit de rekenkamercommissie). - Bestuurlijke begeleiding adviezen rekenkamercommissie Ca. 3 rapporten per jaar 40 - Actualiseren verordening, (her)benoemen externe leden Partnerstad In 1991 besloten de gemeenteraden van Hengelo en tot het aangaan van een jumelage. Doel: de onderlinge contacten op het gebied van sport, cultuur te onderhouden en te bevorderen. Hiertoe is een partnerschapcomité in het leven geroepen. De huidige samenstelling bestaat uit de burgemeester, gemeentesecretaris met ambtelijke ondersteuning van de adjunct griffier, tevens contactpersoon voor de gemeente Hengelo. Afwisselend in en Hengelo vergadert dit comité 1 x per jaar met een zelfde commissie uit. Het comité in wordt ondersteund door een vereniging voor partnerstadsactiviteiten. De gemeente Hengelo is lid van deze vereniging. Er is een vast ambtelijk contactpersoon van. Voorstellen voor activiteiten worden hier besproken. Beide contactpersonen ontmoeten elkaar afwisselend in en Hengelo ca. 4 x per jaar. Vanuit de raad is een werkgroep geformeerd. De werkgroep komt met enige regelmaat bij elkaar om activiteiten te bespreken. De leden hebben ook een representatieve rol bij deze activiteiten. Een deel van het budget voor alle internationale activiteiten ( ,--) van Hengelo is gereserveerd voor de uitwisselingen met. Verenigingen en andere organisaties, die deelnemen aan activiteiten in kunnen ook een tegemoetkoming krijgen in de reiskosten. Deze bedraagt 5,00 per persoon. Terugblik 2012: Aard activiteit waar Wanneer Wie Kosten Sportissimo (sportgala) Emshalle 14 januari 2012 Hengelose delegatie Bijdrage 1500 (wordt afgebouwd) Jubileumtentoonstelling Hengelose Fotografen vereniging MT-bezoek gemeente Hengelo Stadhuis Hengelo 2 maart 2012 Opening samen met plv. burgemeester 24 mei 2012 Uitwisseling met leidinggevenden uit FBK-games Hengelo 27 mei 2012 Burgemeester Week van de Hengelo 2 juni 2012 Ontvangst Amateurkunst delegatie in de burgerzaal Schooluitwisseling Hengelo Juni 2012 Europaschool en Kaethe-Kollwitzschule Geen Geen Geen Geen Geen Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 11

12 Uitgifte boekje met Wandel-fietsroute Hengelo Gezamenlijke fietstocht Hengelo Congres IPZ Nachbarn in Europa DL-NL partnerschaften Foto-expositie (opening door de burgemeesters van beide steden) Hengelo 16 juni 2012 gekoppeld aan raadsactiviteit Hengelo 16 juni 2012 Raadsleden uit en Hengelo Rheine 18 juni 2012 Rianne Driessen en Leo Nijland HAF Hengelo met Creativ 30 september , ,00 Reiskosten Geen Vooruitblik 2013 Aard activiteit waar Wanneer Wie Kosten Sportissimo (sportgala) Ontvangst Leidinggevenden uit Bezoek Verein 'Ortsnahe Alltagshilfen' Week van de Amateurkunst Emshalle Schooluitwisseling Hengelo Gezamenlijke fietstocht Hengelo Foto-expositie (opening door de burgemeesters van beide steden) 12 januari 2013 Bgm Schelberg, weth. Lievers en Leo Nijland Bijdrage 1500 (wordt afgebouwd) Hengelo 19 april 2013 MT Hengelo Nog niet bekend Hengelo 8 mei 2013 Stichting Welzijn Ouderen Hengelo (Cora Mur) Hengelo Mei 2013 Ontvangst door bgm. Schelberg van de delegatie uit Hengelo HAF Hengelo met Creativ Juni 2013 Nog niet bekend 30 september 2013 Europaschool en Kaethe-Kollwitzschule RTC Hengelo Radwanderfreunde Nog niet bekend Geen Geen Geen Geen 75 jarig jubileum September 2013 Raad gemeente Hengelo Nog niet bekend Voorbereiden vergaderingen werkgroep en comité, voeren van besprekingen met de ambtelijke coördinator van. Contacten leggen met organisaties Continue 100 Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 12

13 5. Risico analyse griffie Analoog aan de risicoanalyse paragraaf van de sectorjaarplannen is ook voor de griffie een Risicoanalyse uitgevoerd. Een kleine afdeling actief in het bestuurscentrum is kwetsbaar. Fouten zijn direct zichtbaar. Zonder direct de vinger op alle zwakke plekken te kunnen leggen is het helder dat het afbreukrisico vrij groot is. Bijvoorbeeld bij: Bestuurlijk-ambtelijk samenspel/ambtelijke bijstand Het systeem is laagdrempelig en snel, maar daardoor ook vatbaar voor foute inschattingen of onduidelijke communicatie. De ambtelijke bijstand werkt alleen als iedereen zich van de sterke en minder sterke kanten van dit systeem bewust is. Zoals gemeld is het niet gelukt om de verordening ambtelijke bijstand in 2011 te actualiseren. In die actualisatie zullen goede afspraken gemaakt moeten worden in met name het geval dat een medewerker om hem moverende redenen zou weigeren de nodige informatie te verstrekken. Deze beslissing zal hij alleen kunnen nemen in overleg met zijn leidinggevende zodat de verantwoordelijkheid voor deze beslissing niet bij de medewerker ligt. Logistieke taken en processen Het risico is dat informatie, raadscommissie- en raadsstukken niet altijd tijdig en volledig bij de raad komen. Een risico zit ook in de kwetsbaarheid van de smalle en gespecialiseerde administratieve ondersteuning welke taken niet gemakkelijk kunnen worden overgenomen. Genomen maatregel: Door betere afspraken en door goede werkprocessen worden de risico s zoveel mogelijk geminimaliseerd. Het verder digitaliseren van de stukkenstroom via een gesloten systeem (DMS) draagt hieraan bij. Personele capaciteit De griffie is met 3 fte op peil. Hiermee kunnen de kerntaken van de griffie worden uitgevoerd. Daarnaast is tot nu toe achtervang geregeld (via de Stafondersteuning). Geen majeure risico s aanwezig. Extranet / e-dienstverlening Mocht extranet niet goed bediend worden, heeft dat tot gevolg dat de raad op een andere wijze moet worden geïnformeerd. Dit betekent veel extra werk en een gebrekkige dienstverlening. Genomen maatregel: met de ondersteunende afdeling zijn afspraken gemaakt over de noodzaak van continuïteit van de ondersteuning van extranet. Meerdere medewerkers kunnen extranet bedienen. Presidium Het Presidium is o.a. verantwoordelijk voor de samenstelling van de agenda van de raad en de raadscommissies. De griffie is verantwoordelijk voor de ondersteuning. Als dit niet goed zou verlopen dan kan dit tot uitgestelde besluitvorming leiden. Genomen maatregel: door de verdergaande digitalisering van de stukkenstroom wordt de kans dat een stuk of een voorstel aan verdere besluitvorming ontsnapt, verminderd. Kwaliteit bestuurlijke stukken De afgelopen jaren zijn diverse verbeteracties doorgevoerd zoals het verbeteren van het raadsformat en digitale routering van bestuurlijke voorstellen. Bij het niet goed toepassen kunnen de gevolgen zijn, het terugsturen van stukken, geen of onjuiste besluitvorming, nader overleg, aanpassen stukken, vertraging en extra personele kosten. Dit neemt niet weg dat het college cq. de sectormanagers primair verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de raadsstukken. De gemeentesecretaris heeft aangegeven dat hij via de Hengelo academie een cursus voor schrijvers van raadsstukken wil aanbieden, waarin ook aandacht wordt gegeven aan de wensen vanuit de raad ('politiek - bestuurlijke gehalte' van de voorstellen). Het format voor raadsvoorstellen wordt verbeterd. De structuur en de opbouw van het formaat blijft ongewijzigd, maar er wordt meer handleiding meegegeven voor de behandelend ambtenaar zodat hij het beter kan invullen. De Hengelo Academie heeft een cursus onderdeel de kwaliteit van beleidsstukken in voorbereiding. Daarbij zullen ook raadsleden worden betrokken. Genomen maatregelen: het college heeft diverse maatregelen genomen om de kwaliteit van de stukken te verbeteren en te verhogen (schrijftraining, toetsingscommissie, voorbereiding module Hengelo Academie). Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 13

14 De griffie in een politieke omgeving Het werk van de griffie voor de raad is transparant en openbaar. De griffie verricht werkzaamheden voor de gehele raad en medewerkers doen dit politiek neutraal. Indien er fouten worden gemaakt door medewerkers van de griffie kan dit wel eens politiek uitgelegd worden. Er zou dan een verdenking kunnen ontstaan dat medewerkers iets doen met een politiek belang. Dit is een kwestie van integriteit. De griffier staat voor een deskundige en integere griffie voor de gehele Raad. Zo nu en dan komt ter sprake tot hoever de dienstverlening van de griffie gaat. De griffie faciliteert het raadswerk rond de activiteiten zoals in die in dit jaarplan zijn omschreven en rond de inzet van de instrumenten van de raad zoals die in wetgeving en RvO is vastgelegd. Activiteiten van raadsleden of fracties die zich buiten die activiteiten plaatsvinden, bevinden zich in het politieke verkeer tussen raadsleden onderling waar voor de griffie geen taak is weggelegd. Zo heeft de griffie geen rol in de coördinatie van bijvoorbeeld een gezamenlijk fractiespreekuur of in het doorsturen van concept moties of documenten die gericht zijn op beïnvloeding van andere raadsleden achter de schermen. Fractie assistenten kunnen voor dit politieke werk worden benut. Genomen maatregelen: zodra er klachten zijn over de werkzaamheden van medewerkers van de griffie door individuele raadsleden wordt altijd gevraagd om dit ook terug te koppelen aan de griffier. Directe communicatie werkt het best en voorkomt dat zaken een eigen leven gaan leiden. Tegelijkertijd vervult de werkgeverscommissie vanuit de Raad de rol als werkgever. Zij kan, met signalen, zo nodig iets doen in het jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprek, of direct op een specifieke situatie reageren. Individuele raadsleden wenden zich met opmerkingen over de griffier zelf direct tot de griffier. Als zij niet in goed overleg tot een oplossing komen wordt de werkgeverscommissie geïnformeerd. 6. Personele aspecten Functioneringsgesprekken De functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van de griffie volgen dezelfde cyclus als die van de griffier zelf. Dat houdt in dat de griffier met hen een functionerings- en een beoordelingsgesprek houdt in de periode juni/juli en december / januari. De gesprekken zijn input voor de verdere ontwikkeling van de medewerkers, verbetering van samenwerking in het team en het volgen van opleidingen voor de griffie. In ieder geval is er ruimte om deel te nemen aan symposia en bijeenkomsten over actuele onderwerpen en ontwikkelingen. Tijdschrijven In de tweede helft van 2007 is begonnen met urenschrijven. Het schrijven van uren is medio 2009 nog specifieker gemaakt zodat in de loop van 2010 een feitelijk beeld is ontstaan over de uren die een bepaalde activiteit kost. De meeste posten zijn productieve posten, dat wil zeggen direct werk gerelateerd. (Ook in 2011 heeft de griffie tijd geschreven. Geconstateerd wordt dat het feitelijk tijdschrijven in grote lijnen overeenkomt met de geprognosticeerde uren in het jaarplan ) Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 14

15 7. Financiën De griffier is budgethouder voor de raad, voor de raad, de griffie en de rekenkamercommissie (zie onderstaande tabellen). Financiën Begroting 2013 Kostenplaats 510 Griffie Loonbetalingen en sociale lasten Reis- en verblijfkosten Opleidingskosten Overige personeelskosten Contributies, lidmaatschappen Faciliteiten IF Faciliteiten PF Dekking uren griffie Aaftal fte 3 3 Aantal uren Uurtarief PRODUCTENRAMING 2013 SECTORJAARPLAN GRIFFIE lasten baten Product P001.1 Raad en commissies P006.1 Bestuur, raad en Rekenkamer Totaal griffie Het budget van is met ,- verhoogd ten behoeve van onderzoek door derden, dit als gevolg van een initiatiefvoorstel van de fractie van Pro Hengelo, die door de raad op 1 maart 2011 is aanvaard. De overige verschillen worden veroorzaakt door verhoging van de raadsvergoedingen op grond van de Circulaire Ambtstoelage burgemeesters, (onkosten)vergoedingen wethouders, raadsleden en commissieleden Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 15

16 8. Rekenkamercommissie. Bemensing van de Rekenkamercommissie Op grond van de in 2005 door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamercommissie gemeente Hengelo liep in het afgelopen jaar de zittingsduur van de externe leden af. Eén van de externe leden had te kennen gegeven niet voor herbenoeming in aanmerking te willen komen. Twee van de drie zittende externe leden zijn, na overleg met de raad, herbenoemd terwijl voor invulling van de vacature voor het externe lid in het afgelopen jaar een werving- en selectieprocedure heeft plaatsgevonden. Dat betekent dat sinds september 2012 naast Nico Groenendijk (voorzitter) en Jörgen Svensson mevrouw Diet Schartman de gelederen is komen versterken. Voor externe leden is inmiddels een functieprofiel vastgesteld. De interne (raads-)leden zijn Liesbeth Kok (VVD), Marcel Elferink (CDA) en William v.d. Heuvel (SP). Sinds begin 2011 is Roel Plomp voor 2 ½ dag per week beschikbaar als secretaris van de commissie. Lopende onderzoeken Einde 2012 waren de volgende onderzoeken (nagenoeg) afgerond: 1. Doel- en doelgroepbereiking van gemeentelijke subsidies; 2. Kwaliteit van aangevraagde raadskredieten. Onderwerp van het eerste onderzoek is de vraag naar doel- en doelgroepbereiking van gemeentelijke subsidies. Door een tweetal studenten van de Universiteit Twente is evaluatieonderzoek gedaan naar de vraag of en zo ja, in hoeverre gemeentelijke subsidies daadwerkelijk zijn terechtgekomen bij de doelgroep die de gemeente ten tijde van subsidieverlening voor ogen stond. Welke mensen- en hoeveel mensen- wilde de gemeente Hengelo bereiken en of we dat achteraf kunnen toetsen? Het tweede onderzoek ging over kwaliteitscriteria bij het doen van voorstellen tot beschikbaarstelling van kredieten aan de raad, zijn die er en in hoeverre worden die in Hengelo gehanteerd? Beide onderzoeken zullen de raad in het vroege voorjaar van 2013 ter bespreking worden aangeboden. Groslijst Naar aanleiding van een ronde langs de 9 fracties uit de raad heeft de commissie in het afgelopen jaar een zgn. groslijst van te onderzoeken onderwerpen door de commissie vastgesteld. Bij brief van 15 mei 2012 zijn raad en college hiervan- èn van de gemotiveerde onderwerpkeuzes die de commissie met behulp van vóóraf vastgestelde criteria heeft gemaakt- uitvoerig op de hoogte gebracht. In 2012 kwam de Rekenkamercommissie Hengelo 8 keer bijeen. Sinds kort worden de door de commissie vastgestelde verslagen van haar bijeenkomsten op het Extranet voor raadsleden gezet. Afstemming met andere onderzoeksfuncties De Rekenkamercommissie is niet het enige orgaan dat binnen de gemeentelijke organisatie onderzoek doet. Het College selecteert ieder jaar onderwerpen om in het kader van het gestelde in artikel 213a van de Gemeentewet, het zgn. eigen onderzoek van het college naar rechtmatigheid en doelmatigheid van beleid(suitvoering), te onderzoeken. Zoveel mogelijk vindt afstemming met Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 16

17 de onderzoeksonderwerpen in die categorie plaats; onderzoeksresultaten worden over en weer uitgewisseld. Verder doet de externe accountant onderzoek, in verband met de gemeentelijke financiën, meer specifiek de controle van de jaarrekening. Hier is de rechtmatigheid van het beleid een centraal onderzoeksthema. Relatie met de raad Einde 2011 heeft de commissie een evaluatierapport over de eerste zes jaren van de Rekenkamercommissie Hengelo vastgesteld. In het afgelopen jaar kwam op basis hiervan de relatie van de Rekenkamercommissie tot de gemeenteraad aan bod. Het is volgens de Rekenkamercommissie goed mogelijk haar (wettelijke) onafhankelijkheid te behouden onder gelijktijdig aantrekken van de relatie met de raad. Door tussenkomst van het Politiek Beraad uit de gemeenteraad zijn met de raad hierover enige verbeterpunten afgesproken. Voornemens voor 2013 Mede op basis van het bovenstaande heeft de commissie in 2013 de volgende voornemens: 1. 1 à 2 uitgebreide onderzoeken; 2. een actueel onderzoek in kort tijdsbestek; 3. de samenwerking met de Rekenkamercommissie van Enschede, e/o van een andere rekenkamer(commissie) in de regio gestalte geven; 4. make- over/ actualisering van de website van de Rekenkamercommissie. Hengelo, 20 december 2012, namens de rekenkamercommissie, R.H. Plomp. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 17

18 BIJLAGEN Jaarplan griffie 2013 Bijlage 1 Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie ( uit raadsbesluit: De instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Hengelo 2006 ) : De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Meer in het bijzonder is de griffier verantwoordelijk voor: Logistieke taken: 1. de logistiek en de voorzieningen van de raad 2. de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het presidium en het politiek beraad; 3. de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies 4. de informatievoorziening van de raad en de externe informatievoorziening door de raad 5. het aanvragen van ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de raad 6. de ondersteuning van werkgroepen uit de raad 7. het voorbereiden van werkbezoeken en inspraakavonden 8. het bijdragen aan overleg en samenwerking tussen raden binnen Netwerkstad Twente en de Regio Twente Adviserende/beleidsmatige taken: 9. het adviseren van de raadsleden, fractieleden en de raad 10. het ontwikkelen van de rol van de raad in het duale systeem 11. adviseert, begeleidt en regisseert besluitvormingsprocessen binnen de raad en stemt deze af met het college cq. de ambtelijke organisatie 12. De voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadcommissies bijstaan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad cq. raadscommissies 13. vertegenwoordigt de raad in voorkomende gevallen in externe overlegsituaties 14. het organiseren van mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering door raadsleden 15. zorg dragen voor de afstemming van werkzaamheden en activiteiten tussen raad en college, onder andere in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris/ algemeen directeur en griffier. 16. het initiëren en procesmatig aansturen van kaderstelling door de raad 17. het ondersteunen van het secretariaat van de Rekenkamercommissie Leidinggevende taken: 18. het leiding geven aan medewerkers van de griffie; 19. verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en planning binnen de afdeling griffie (incl. budgetten en personeelsbeleid) De griffie bestaat uit drie flexibele en generalistische medewerkers, die zich inzetten voor het optimaal functioneren van de gemeenteraad. Daarbij wordt verbinding gemaakt met het College van B&W (incl. gemeentesecretaris en stafondersteuning), de directie en de lijnorganisatie. Doel is het optimaliseren van de informatievoorziening naar de raad, zodat de raad haar controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taken zo goed mogelijk kan uitoefenen. Met het dualisme als uitgangspunt (het scheiden van bevoegdheden) is een eerste vereiste voor het handelen van de griffie, dat zij zo open mogelijk communiceert naar het dagelijks bestuur. In de verwachting dat zo de informatieverstrekking zo goed en volledig mogelijk is. Daarmee is de raad het meest gediend. Uiteindelijk kan de raad zijn kaderstellende en controlerende functie pas goed uitoefenen op basis van goede informatie. Organisatorisch is er sprake van een netwerkgriffie, dat wil zeggen dat de kerntaken van de griffie door de griffiemedewerkers zelf worden uitgeoefend. De overige disciplines worden door de staande organisatie behartigd en geleverd. De griffie is in dat opzicht klant van de afdeling communicatie, van de afdeling DIV, van het secretariaat en Flexpool en van de afdeling facilitaire zaken (boden, post). Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 18

19 Bijlage 2 Samenstelling griffie De griffie heeft een formatie van 3 ft s en bestaat uit: Gerrit Jan Eeftink, griffier (1,0) raadsgriffier Anke Haarhuis, adj griffier (1,0) Aanspreekpunt raadscommissie Sociaal. Leo Nijland, adj griffier (1,0) Aanspreekpunt raadscommissie Fysiek Naast deze 3 fte zijn er diverse medewerkers die niet onder de afdeling griffie vallen, maar er wel regelmatig werkzaamheden voor verrichten uur: medewerkers griffie (twee medewerkers in deeltijd, tezamen een FTE) van secretariaat en flexpool 280 uur: medewerker afdeling communicatie (voor onder andere ondersteuning Trefpunt), 100 uur: commissiegriffiers raadscommissie bestuur. Deze uren worden volgens afspraak ingezet vanuit de ambtelijke organisatie aangezien de griffie namens de gemeente uren besteedt aan onze partnerstad 100 uur: ondersteuning eindafrekening fractieondersteuning en werkgroep accountancy Deze uren van deze medewerkers niet zijnde griffiepersoneel- zijn niet in de bijgevoegde matrix opgenomen. Bij een goed doorgevoerd digitaal proces rond het raadswerk is de verwachting dat de griffie minder gebruik zal gaan maken van de secretariaat en flexpool functie. Dit zal naar verwachting voor de gemeente een bezuiniging opleveren. De kosten van deze uren en de uren van overige medewerkers die werken voor de raad cq. griffie worden overgeslagen over alle tarieven van de medewerkers van de gemeente Hengelo. Tenslotte heeft de Rekenkamercommissie Hengelo voor de duur van enkele jaren een onderzoeker aangesteld voor 0,44 fte. De kosten voor deze functie worden gedekt uit het jaarlijkse budget van de Rekenkamercommissie Hengelo. Ook deze uren zijn niet in de matrix opgenomen. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 19

20 Bijlage 3 Capaciteitsraming griffie Beschikbare capaciteit in productieve uren: 2* * 1040 = 3678 uur (bron: standaard uren sector FBV) Toelichting: de griffie heeft 3.0 fte maar Mw. Haarhuis maakt gebruik van 9 uur ouderschapsverlof per week en heeft haar ADV uren ingeleverd. De griffier is tevens afdelingshoofd en kan om die reden minder uren productief boeken, hij besteedt ook uren aan zijn werkzaamheden als afdelingshoofd. Voor de griffier zijn diverse indirect productieve uren te maken, zoals werkoverleg, vakantie-uren, ziekte, verlof, opleiding, werkoverleg, BHV/ EHBO en algemene afdelingswerkzaamheden. Het totaal aantal uren van een full time medewerker is 2080 uur. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 20

21 Bijlage 4 Hoofdtaken griffie irt. planning 2013 en urenraming per taak Hoofdtaak Planning 2013 Uren Raadsvergadering Ca. 10 keer per jaar 400 Raadscommissievergadering 30 keer per jaar 1000 Procesbegeleiding benoeming nieuwe 200 burgemeester Coördinatie IBR Ca. 10 keer per jaar 30 Trefpunt bijeenkomst Drie keer per jaar 75 Politiek beraad Vier keer per jaar 40 Vergadering presidium tbv de Ca. 20 keer per jaar 350 commissie cq. de raad Driehoeksoverleg Ca. 20 keer per jaar 100 Inloop bijeenkomst, Ca. 30 keer per jaar 40 Beukertbijeenkomsten Wg accountancy,overleg accountant + Jaarlijks 40 opstellen raadsvoorstel en besluit Reguliere wijkbijeenkomsten Twee keer per jaar 70 Ambtelijke bijstand Jaarlijks diverse momenten 100 Algemene advisering/ kaderstellende Jaarlijks diverse momenten 120 advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke Jaarlijks diverse momenten 300 werkzaamheden Overleg werkgroep automatisering Vijf keer per jaar 50 Begeleiding project digitalisering raadswerk Integrale kwaliteitsverbetering Bij gelegenheid Pm Bestuurlijke begeleiding adviezen Ca. 3 rapporten per jaar 40 rekenkamercommissie Partnerschap werkgroep Continue 100 comité..etc..ambtelijke coördinator van Uitvoering en voorbereiden politiek testament/nieuwe werkgroep evaluatie raad Voorbereiden verkiezingen 130 Onvoorzien 173 Totaal 3678 Toelichting op de matrix: Bovenstaande matrix is een raming. Daarbij zijn sommige posten zo reëel als mogelijk geraamd en gebaseerd op de ervaringen van Bijvoorbeeld de tijdbesteding aan het presidium en aan de raadsvergaderingen, en de raadscommissie vergaderingen. De griffier bewaakt hoe de urenbesteding van het griffiepersoneel zich ontwikkelt en treedt in overleg met de werkgeverscommissie als er zich problemen voordoen. Jaarplan 2013 Griffie december 2012 pag. 21