Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2010

Transcriptie

1 Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2010 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 1

2 INHOUD pag. 1. Algemeen 3 2. Korte Terugblik op Actiepunten in Kerntaken en producten van de griffie 6 5. Risico analyse griffie Personele aspecten 14 BIJLAGEN: Bijlage 1 Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie (uit raadsbesluit: De instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Hengelo 2006 ) : Bijlage 2 Samenstelling griffie Bijlage 3 Capaciteitsraming griffie Bijlage 4 Hoofdtaken griffie irt. planning 2010 en urenraming per taak Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 2

3 1. Algemeen Voor u ligt het Jaarplan van de griffie voor het jaar De bedrijfsvoering van de griffie sluit aan bij de systematiek van de ambtelijke organisatie. Het jaarplan is inhoudelijk besproken en afgestemd met de werkgeverscommissie van de raad. Het jaarplan gaat in op de positie en de rol van de raadsgriffie bij het ondersteunen van de gemeenteraad in Het jaarplan is door tussenkomst van de werkgeverscommissie, het presidium en de commissie bestuur ook een sturingsmiddel voor de raad. Het geeft een helder beeld van de geplande prestaties in Daarnaast is het een sturingsmiddel voor de raadsgriffier en een leidraad voor de raadsgriffie. In 2009 is gestart met een urenkoppeling aan de diverse activiteiten. Deze methodiek wordt ook in 2010 voortgezet. Vanuit een eigen missie en aanduiding van de kaders, waarbinnen de griffie functioneert wordt in de bijlagen 1 en 2 een omschrijving geven van de aard van ondersteuning die de griffie aan de raad verleent. Wat mag de raad van de griffie verwachten en wat niet? Op basis van artikel 107 t/m 107 e van de gemeentewet is de griffier uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. In artikel 107a staat letterlijk de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taak terzijde. Met dit als uitgangspunt heeft de griffie de volgende missie: De griffie ondersteunt en adviseert de raad, het presidium en ingestelde commissies bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De griffie stimuleert en faciliteert een goed functioneren van de raad en draagt bij aan het waarmaken van de ambities van de raad. Kwaliteit, dienstverlening en betrouwbaarheid ziet de griffie als de kenmerken van haar werkzaamheden en producten. Partijpolitieke onafhankelijkheid en openheid zijn de vanzelfsprekende kenmerken van haar werkwijze. 2. korte Terugblik op 2009 Naast de reguliere, doorlopende werkzaamheden die tot de hoofdtaken van de griffie horen en in hoofdstuk 4 zijn genoemd heeft de griffie in 2009 in grote lijnen de volgende activiteiten verricht: Proces digitalisering bestuurlijke voorstellen. Sinds september 2009 worden (vrijwel) alle stukken vanuit het college die naar de raad komen digitaal aan de griffie aangeboden. De voordelen zijn evident. We beschikken op die manier altijd over de juiste versie, en de bundels kunnen digitaal worden samengesteld en gedrukt. Daardoor kunnen fouten vrijwel worden uitgesloten. De nadelen zijn er ook nog. Met de besturingssystemen die we nu nog hebben is het digitaal verder verwerken van de stukken naar raadscommissie agenda s en raadsagenda s nog erg bewerkelijk en arbeidsintensief. De griffie verwacht in 2010 en 2011 ook hierin stappen te kunnen zetten door een raads Informatie Systeem in te voeren. Notulering raad in eigen beheer. Sinds ruim een jaar worden de notulen van de raad door medewerkers van de gemeente verzorgt. De kwaliteit is goed, tegen een lagere prijs. Nadere invulling secretariële ondersteuning. Om de continuïteit in de ondersteuning van de griffie te waarborgen wordt de administratieve ondersteuning nu door twee medewerkers in deeltijd- verricht. Verbetering van extranet; in 2009 zijn de nodige verbeteringen aangebracht in extranet. Zowel de indeling is verder verbeterd, de achterstanden in het plaatsen van agenda s van raadscommissie vergaderingen met de achterliggende stukken- is ingelopen en de zoekfunctie is verbeterd. Verbetering van extranet en het invoeren van een raads Informatie Systeem is een continue verbeterproces, waaraan ook in het politiek testament de nodige aandacht wordt besteed. Agenderen en bespreken van de vergadercultuur. Uit de evaluatie van de raadscommissiestructuur kwam naar voren dat de raad maatregelen wilde nemen die de vergadercultuur rond de raadscommissie en raadsvergaderingen kunnen verbeteren. Daartoe is ondermeer een lijst met do s en dont s Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 3

4 ontwikkeld en besproken met de fractievoorzitters. Ook zijn er sfeergesprekken georganiseerd tussen de burgemeester en raadsleden om te vernemen hoe de vergaderingen worden beleefd. Daarnaast hebben we afgesproken dat raadsleden ernaar streven om feitelijke, technische vragen te stellen voor de raadscommissievergadering. Zodat in de commissievergadering de tijd kan worden besteed aan de echte politieke meningsvorming. Ook draagt het ambtelijk apparaat hieraan bij door zo snel mogelijk die feitelijke vragen te beantwoorden. Een ander voorbeeld is het niet herhalen van de raadscommissievergadering in de raadsvergadering, en in het verlengde daarvan de raadsvergadering meer te richten op besluitvorming, en daar proberen te komen tot aansprekend debat over de verschillen van inzicht. Het politiek beraad is frequenter bijeen gekomen om de voortgang van deze maatregelen regelmatig te bespreken. In het politiek testament wordt aan dit thema ook aandacht besteed. 3. Actiepunten in 2010 Inleiding Op woensdag 3 maart 2010 kiezen de inwoners van Hengelo een nieuwe gemeenteraad. Hiervoor moeten tijdig de nodige voorbereidingen worden getroffen. Voorafgaand aan de dag dat de burger naar de stembus gaat, wordt door partijen, die meedoen aan de verkiezingen, campagne gevoerd. Het doel spreekt voor zich. Ook de gemeente besteedt in deze periode veel aandacht aan de verkiezingen om mensen te informeren en te motiveren om te gaan stemmen. a. Plan van Aanpak (PVA) Opkomst bevorderende activiteiten verkiezingen in 2010 Het politiek beraad heeft in juni 2009 ingestemd met het PVA om de opkomst voor de verkiezingen in 2010 te stimuleren. Een belangrijke basis vormde het PVA van de vorige verkiezingen in 2006, waar de hoofddoelstellingen als volgt waren verwoord: - Opkomstbevordering over de gehele linie. Jongeren en bewoners uit aandachtswijken stemmen minder. Deze verdienen extra aandacht in de communicatie. - Inwoners betrekken bij het gemeentelijke beleid. Om de gemeentelijke activiteiten en de activiteiten van de deelnemende politieke partijen op elkaar af te stemmen en voor de uitwerking van het PVA is een werkgroep ingesteld. Deze werkgroep is eind 2009 gestart met de voorbereiding. De campagneleiders van de Hengelose politieke partijen hebben zitting in deze werkgroep. Als belangrijk hulpmiddel om de kiezers te ondersteunen bij het kiezen wordt ondermeer stemwijzer ingezet van het Instituut voor Publiek en Politiek. Gebleken is dat stemwijzer deze functie goed vervult en naar verwachting bijdraagt aan een hogere opkomst. Input voor de stemwijzer is door de partijen zelf aangereikt tijdens de workshop op 25 november De aftrap vindt plaats op 3 februari Verdere acties zijn het organiseren van politieke cafés, scholierendebat, informatie in gemeentelijke advertenties, de uitgifte van gemeentelijke folders, etc. b. De raadswisseling zelf, en de periode erna De raadswisseling zelf vraagt veel logistieke aandacht. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het doorgeven van adressen, pasjes, uitgifte van sleutels, maken van accounts, het uitgeven van laptops, aanpassing website gemeente Hengelo, aanpassing indeling raadszaal, verdeling fractiekamers etc. Hiervoor wordt een aparte checklist gemaakt. De periode na de raadsverkiezingen is belangrijk om nieuwe raadsleden in te wijden in het raadswerk. Hiervoor wordt een Introductieprogramma aangeboden. Ook wordt de nieuwe raad zoveel mogelijk in contact gebracht met inwoners en (maatschappelijke) organisaties. Om dit gehele proces in goede banen te laten lopen heeft de griffie een draaiboek opgesteld. Dit draaiboek bestaat uit diverse onderdelen, zoals het communicatieplan opkomstbevordering (januari tot maart 2010) de raadswisseling (maart 2010) en de introductie van de nieuwe raad (maart tot juni 2010). De uitvoering van het draaiboek vindt voor een groot deel onder de verantwoordelijkheid van de griffier plaats. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 4

5 Bij de acties wordt niet alleen samengewerkt met de afdelingen bestuursstaf, communicatie, burgerzaken, maar ook met vertegenwoordigers van politieke partijen. De griffier zorgt voor een regelmatige terugkoppeling naar het driehoeksoverleg en het Presidium. c. Politiek testament In het voorjaar 2010 wordt ook het politiek testament afgerond. De totstandkoming van het politiek testament is begeleid door de vice-voorziter van de raad en een aantal raadsleden, ondersteund en geadviseerd door de burgemeester, griffier, een Trainee van de netwerkstad en een medewerker van de Bestuursstaf. Het testament wordt door de oude raad in februari 2010 behandeld en aangeboden aan de nieuwe raad. In het testament worden zo mogelijk concrete voorstellen opgenomen ter verbetering van het functioneren van de raad. Basis hiervoor vormen de ervaringen in de afgelopen raadsperiode en de uitgevoerde evaluaties. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 5

6 4. Kerntaken en producten van de griffie In dit hoofdstuk worden de vaste taken van de griffie beschreven waaraan de griffie elk jaar de nodige uren besteedt. Waar nodig is bij de taak voor het jaar 2010 extra aandacht gegeven aan doelen die voor 2010 naar onze inschatting extra aandacht krijgen. 1. Logistiek raadsvergaderingen, commissievergaderingen, Planningsschema s De basis- of kerntaak bij uitstek van de griffie wordt gevormd door werkzaamheden rond de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. De ondersteunende afdelingen hebben hun zaken inmiddels goed op orde. Ook de intake van stukken vanuit het college gebeurt gecoördineerd, met een zorgvuldige check op volledigheid. Ook het samenspel tussen de griffie, het driehoeksoverleg cq. het presidium om nog strikter af te kunnen wegen of stukken buiten de deadline wel moeten worden toegestaan is goed op gang gekomen. De verzending van de stukken richting raadscommissie en raad is wel tijdig maar niet altijd compleet, dat moet beter. Gelet op de conclusies uit politiek testament gaat de griffie er op dit moment vanuit dat de structuur van raadsvergaderingen en daaraan gekoppelde voorbereidende raadscommissie vergaderingen wordt gehandhaafd. Raadsvergadering 11 keer per jaar 400 Raadscommissievergadering 30 keer per jaar 1000 Coördinatie IBR 10 keer per jaar Trefpunt Hengelo De gemeenteraad heeft er behoefte aan om nog vóór het moment dat een onderwerp in een raadscommissie of de gemeenteraad op de agenda staat, te horen hoe burgers en organisaties over bepaalde politiek belangrijke onderwerpen denken. Daarom worden er presentaties en discussies over belangrijke onderwerpen in de stad georganiseerd in een Trefpunt bijeenkomst. De deelsessies zijn vrij toegankelijk. In- en uitlopen mag ook. De raad probeert een aantrekkelijke mix van onderwerpen te maken. Dus over zowel sociale als ruimtelijke zaken: van inrichting van de stad tot arbeidsmarkt en van toerisme tot ouderenbeleid. De data en thema s worden van tevoren aangekondigd in Typisch Hengelo. De Programmacommissie Trefpunt bestaat uit raadsleden die in deze commissie zijn benoemd, een medewerker van de afdeling communicatie en de griffier. De griffier voert het secretariaat van de vergaderingen van deze commissie. Ook signaleert de griffie samen met medewerkers van de Bestuursstaf of er onderwerpen zijn die geschikt zijn voor de formule van het Trefpunt. De griffier houdt een groslijst bij. Er is met de afdeling communicatie een checklist ontwikkeld waarin nuttige informatie staat voor de personen (intern en extern) die een thema daadwerkelijk voorbereiden. Ook gaan de griffier en de medewerkers van de afdeling communicatie en de bestuursstaf een gesprek aan met deze personen, zodat de verwachtingen van raad en de verwachting van deze personen zoveel mogelijk met elkaar overeenstemmen. In 2009 is diverse keren buiten het stadhuis een Trefpunt georganiseerd, ondermeer in het Wijkcentrum Vogelkwartier en het Wijkcentrum Hengelose Es. Voor 2010 wordt een oproep gedaan aan de raad, het college en ambtelijk apparaat om voor 2010 de belangrijke thema s aan te dragen waarop beleid zal worden geformuleerd, zodat de agenda van het Trefpunt daarop kan worden afgestemd. Intentie is verder meer publiciteit te geven aan het Trefpunt Hengelo, via posters in de wijk en verbetering van directe en gerichte mailing. Activiteit Planning Aantal Uren Trefpunt bijeenkomst Vijf keer per jaar 125 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 6

7 3. Politiek beraad Het politiek beraad is het overleg tussen de fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester en waarbij de griffier als secretaris fungeert. De frequentie van de bijeenkomsten is in 2009 opgevoerd. Op de agenda worden die zaken geagendeerd die alle fracties betreffen. Het moet gaan om fundamentele inhoudelijke en procedurele beslissingen die alle fracties aangaan en dus vanuit hun aard en karakter niet in het presidium besproken kunnen worden. Een voorbeeld hiervan is het discussiëren over en het instemmen met het Plan van Aanpak gemeenteraadsverkiezingen Politiek beraad Vier keer per jaar Presidium In het presidium hebben de commissievoorzitters, de burgemeester, de vice-voorzitter van de raad en de griffier zitting. De vice-voorzitter van de raad is de voorzitter van het presidium. Het presidium stelt de voorlopige commissie- en raadagenda s vast en doet voorstellen over de voorzieningen en de werkwijze van de raad. Het presidium vergadert twee keer per cyclus per raadsvergadering. De griffie draagt zorg voor de agenda en de bijbehorende stukken, en stelt na afloop de afsprakenlijst en de actielijst op. De voortgang van een groot deel van de acties op de actielijst worden door de griffie bewaakt. Voor een deel van de actiepunten is de griffie afhankelijk van het college/ ambtelijk apparaat. De griffie rapporteert zo actueel mogelijk terug aan het presidium. Het presidium overleg is voor de griffie het belangrijkste steunpunt voor een goede voortgang van de dagelijkse werkzaamheden. Op basis van de besluiten die in het presidium worden genomen worden door de griffie vervolgacties ingezet. Vergadering presidium tbv. de Ca. 18 keer per jaar 350 commissie cq. de raad 5. Driehoeksoverleg Het driehoeksoverleg is het overleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Vanaf eind 2009 wordt het driehoeksoverleg ambtelijk ondersteund door een medewerker van de stafondersteuning die de agenda en de actielijst verzorgt. In het driehoeksoverleg worden dagelijkse zaken besproken die zich voordoen in de relatie tussen college en raad. Vanuit de griffier wordt dit overleg als zeer waardevol ervaren. Het driehoeksoverleg vindt, zo mogelijk, tweewekelijks plaats. Driehoeksoverleg Ca. 20 keer per jaar 100 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 7

8 6. Overleg DT, MT, Beukertbijeenkomsten Sinds de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie is de overlegstructuur rond het management veranderd. De griffier is nu regelmatig aanwezig bij de terugkoppeling van de gemeentesecretaris maar de sectormanagers, een overleg wat vooral proces georiënteerd is. De griffier benut dit overleg om aandacht te vragen voor het proces richting de raad en de rol van de raad rond inhoudelijke sectoroverstijgende onderwerpen. Bovendien is het goed voor de griffie als instituut dat er namens de raad - gezicht gemaakt wordt naar het ambtelijk apparaat en dat de griffie belangstelling heeft voor en meedenkt met zaken die de ambtelijke organisatie betreffen. Doel van de griffie is: signaleren en informatie ophalen die van belang is voor de raad. Deelname draagt mede bij tot het verbeteren van de bestuurlijk ambtelijke pendel. Overleg DT, SMO, Ca. 30 keer per jaar 100 Beukertbijeenkomsten 7. Werkgroep accountancy De griffie verzorgt het secretariaat van de werkgroep en de werkgroep accountancy. De werkgroep accountancy bestaat uit raadsleden, griffier en ambtelijke ondersteuning. De werkgroep geeft een advies aan de raad over het verslag van bevindingen en doet aanbevelingen over de controle van de jaarrekening. Daartoe gaat de werkgroep in gesprek met de accountant en het college waarbij de resultaten van de jaarrekening over en weer worden besproken. De rol en taken van de werkgroep zijn niet formeel in een protocol of reglement vastgesteld en de rol is ook niet echt besproken in de raad. In het politiek testament is aangegeven dat de taken en werkzaamheden van de werkgroep niet verder geformaliseerd moeten worden. Maar wel zullen de taken worden opgenomen in raadsvoorstel waarin de benoeming van de raadsleden wordt voorgesteld. Zo is voor een ieder duidelijk wat de taken zijn van de werkgroep rond de Jaarrekening en de relatie met de accountant (contactmomenten werkgroep- accountant, doen van voorstellen vanuit de werkgroep richting raadscommissie en/of raad). Wg accountancy,overleg accountant + opstellen raadsvoorstel en besluit Jaarlijks Wijkbijeenkomsten Na evaluatie van het wijkgericht werken is de werkwijze bijgesteld. De gemeente gaat wijkperspectieven opstellen en wijkprogramma s, met een andere cyclus dan tot nu toe. Uitgangspunt is dat de raad betrokken blijft bij de processen. De rol van de griffie is min of meer ongewijzigd gebleven. Zij draagt zorg voor een goede informatievoorziening aan de raadsleden en voor de planning en coördinatie van het deelproces waarbij de raad betrokken is. Voor 2010 staat de afronding van de pilot wijk Wilderinkshoek (wijkperspectief) op de agenda. Uit die pilot worden mogelijk lessen getrokken voor de aanpak van de wijkperspectieven voor de wijken Hengelose Es en Hasseler Es die ook in 2010 zullen worden opgesteld. Reguliere wijkbijeenkomsten Twee keer per jaar Verzoeken om ambtelijke bijstand Regelmatig komen er via de griffie verzoeken om ambtelijke bijstand van raadsleden binnen. Het merendeel betreft verzoeken om nadere informatie. Zo mogelijk verstekt de griffie zelf de informatie zo spoedig mogelijk. Andere verzoeken sluist de griffie door naar de organisatie, waarbij de betrokken medewerker wordt gestimuleerd contact te leggen met het betrokken raadslid. Vervolgens houdt de griffie een vinger aan de pols of de benodigde informatie ook daadwerkelijk is gegeven. De indruk bestaat, dat deze vorm van dienstverlening in het algemeen naar tevredenheid functioneert. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 8

9 Vanuit de griffie wordt met elk als zodanig gekwalificeerd verzoek doorgestuurd naar een ambtenaar. Wij sturen een Instructie mee met duidelijke richtlijnen over de context waarin het verzoek geplaatst moet worden en wat er van de medewerker verwacht wordt. De verordening op de ambtelijke bijstand van 2006 is laagdrempelig van karakter. Enerzijds kan een raadslid via een snelle weg toegang krijgen tot de informatie die hij van belang acht. Anderzijds verkrijgt de individuele medewerker daardoor veel verantwoordelijkheid om een snelle afweging te maken waardoor er fouten kunnen worden gemaakt. Als de leden van de raad dit blijven beseffen kan dit goed blijven functioneren. Mogelijk zal het lopende onderzoek naar vertrouwelijkheid en openbaarheid input opleveren voor verbetering of aanpassing van de verordening. Ambtelijke bijstand Jaarlijks diverse momenten Algemene advisering / kaderstellende advisering/ logistieke handelingen De griffie adviseert van tijd tot tijd over de toepassing van de aan de raadsleden ter beschikking staande instrumenten, zoals de motie, amendementen, initiatiefvoorstellen..etc. De griffie heeft in 2008 een vereenvoudigde handleiding ontwikkeld die op extranet is geplaatst, onder de naam instrumenten raad. Ook ondersteunt de griffie desgevraagd bij het voorbereiden van initiatiefvoorstellen en denkt mee over het instrument dat het raadslid zou kunnen inzetten om zijn punt onder de aandacht te brengen. Desgevraagd wordt aan raadsleden een inhoudelijke mening over een voorliggend stuk gegeven. De mening van de griffie beperkt zich uitsluitend tot niet- politieke aspecten van een stuk. Het gaat vooral over aspecten van helderheid van het voorgestelde of gelopen proces en begrijpelijkheid van de voorliggende stukken. Daarnaast is duidelijk dat de griffie geen extra toets kan verrichten over wat vanuit het college aan de raad wordt aangeboden. Als er sprake is van aperte onjuistheden in de aangeboden voorstellen, koppelt de griffie dit terug naar het college en/of directie en wordt het voorstel niet aangenomen voor doorgeleiding naar commissie/raad. Kaderstellende advisering vanuit de griffie gebeurt niet structureel. Voor 2010 staat wel vast dat de raad rond de ontwikkeling van een sociale visie op Hengelo zijn kaderstellende rol ten volle zal uitoefenen. De griffie verricht diverse andere werkzaamheden rond de raad zoals: - het registeren van de nevenfuncties van raadsleden; - voorstellen rond het installeren van nieuwe raadsleden/ fractievertegenwoordigers; - het toekennen van de fractievergoedingen Vanwege de raadswisseling zullen wij in 2010 hier meer uren aan besteden dan in andere jaren. Algemeen advisering/ Continue 120 kaderstellende advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke werkzaamheden Jaarlijks diverse momenten 300 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 9

10 11. Communicatie naar de burger/ communicatie naar de raad Er is een werkgroep automatisering die bestaat uit raadsleden, medewerkers van de afdeling ICT en de griffier. Extranet is als digitale informatiebron voor de raadsleden erg belangrijk en daarom word continue gewerkt aan verbetering. In het politiek testament worden diverse voorstellen gedaan om de communicatie naar de burger en de communicatie naar de raad toe te verbeteren. Als de nieuw raad deze aanbevelingen overneemt krijgt de werkgroep automatisering in 2010 en verder een belangrijke taak om deze verbeteringen mede vorm en inhoud te geven. Ook de griffie zal meer uren gaan besteden aan de communicatie rond de raad. Bij de verbetering van de communicatie zullen de mogelijkheden die de digitalisering en automatisering ons bieden nader onderzocht moeten worden en in de werkgroep automatisering ter discussie moeten worden gesteld. Te denken valt aan zaken als: - het uitzenden van raads- en commissievergaderingen op de kabel/ via internet: - de raad via internet meer zichtbaar maken naar buiten toe, wat ook in het politiek testament een aandachtspunt zal zijn: - de digitale aanbieding van raadsstukken en commissiestukken, waarbij alleen die stukken worden uitgeprint die het raadslid daadwerkelijk wil lezen ( printing on demand ): - het aanbieden van het verslag van de raadsvergadering op een CD per raadslid, en extranet aanpassen zodat het verslag afluisterbaar wordt. Extranet is inmiddels behoorlijk goed voor elkaar. Er is een snelmenu toegevoegd waarin de meest bezochte functies overzichtelijk bij elkaar staan. Activiteit Planning aantal uren Overleg werkgroep Vijf keer per jaar 50 automatisering Verbeteringen extranet, invoering gegevens, verbetering communicatie raad en burger Continue, afhankelijk van keuzes in het politiek testament Werkafspraken griffie- diverse organisatie onderdelen In de dagelijkse werkzaamheden is een goede afstemming en relatie met het ambtelijk apparaat van groot belang. In 2009 heeft de griffier met diverse organisatieonderdelen afspraken gemaakt over de inzet van capaciteit/ personeel voor de raadswerkzaamheden. In 2010 zullen deze afspraken gecontinueerd worden. In het kort zijn de afspraken als volgt: Stafondersteuning: inzet medewerkers bij voorbereiden Trefpunt, procesmatige advisering bij het proces rond de begrotingscyclus. Voor het informeren en adviseren van ons raadslid dat in de regio Twente zitting heeft wordt gebruik gemaakt van ambtelijke ondersteuning vanuit de staf: Afd. Beleidsonderzoek en Geo Informatie: uitvoeren en begeleiden bij diverse evaluaties (in 2009 bijv. de evaluatie Trefpunt): Afd. Communicatie: communicatie rond het Trefpunt Hengelo, communicatie rond de voorbereiding van de opkomstbevorderende activiteiten voor de verkiezingen van 2010, communicatie van nieuws via extranet, externe communicatie van de raad rond specifieke processen zoals de kadernota: Afd. Facilitaire zaken: inzet van de bodes bij vergaderingen en inzet van het Grafisch service centrum bij het drukken van de stukken voor de raadscommissies en raad: Afd. ICT/DIV: verbeteringen in de lay out en gebruiksvriendelijkheid van extranet: meedenken in technische mogelijkheden rond raadsvergaderingen: inzet ten behoeve van de digitalisering van de bestuurlijke voorstellen en het invoeren van een Raads Informatie Systeem (RIS): Afd. secretariaat en flexpool: inzet secretariaat voor notulering van de raadsvergaderingen, voldoende administratieve ondersteuning van de griffie en zorgen voor goede vervanging. Afd. Financieel Beleid: advisering rond de werkgroep accountancy, de eindafrekening fractieondersteuning en de bewaking van de budgetten van de griffie. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 10

11 13. Integrale kwaliteitsverbetering. In het ambtelijk apparaat wordt op diverse plekken en op diverse onderwerpen gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Voorbeelden daarvan zijn: - Verbetering van de briefafhandeling - Publieksplein - Digitalisering van de poststromen - VCA -certificering De griffie zal ook in 2010 aangehaakt blijven aan initiatieven om te komen tot betere werkafspraken met de meest betrokken organisatieonderdelen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het Kwaliteitsmodel overheidsorganisaties (KO-model). Het KO-model is een afgeleide van het INK-model en is door de Bestuursacademie ontworpen om tegemoet te komen aan de specifieke eisen van overheidsorganisaties, waarbij het er bij overheidsorganisaties vooral om gaat om maatschappelijke effecten te bereiken. Integrale kwaliteitsverbetering Bij gelegenheid nnb 14. Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is een commissie die een onafhankelijke positie heeft ten opzichte van raad en college. In de ambtsinstructie van de griffier staat dat wij het secretariaat van de rekenkamercommissie ondersteunen. Het secretariaat was ondergebracht bij een medewerker van de sector FBV, tevens commissiegriffier van de raadscommissie Bestuur. Na zijn benoeming tot afdelingshoofd financiën is in de vacature van secretaris voorzien door de benoeming van Andre de Boer. Tevens is hij aangesteld als onderzoeksmedewerker voor de rekenkamercommissie en vervult hij een zelfde functie in de gemeente Almelo. In de vacature van commissiegriffier is voorzien door de benoeming van Henri Boerrigter, medewerker stafondersteuning. De griffie ondersteunt de secretaris van de rekenkamercommissie bij het introduceren van onderzoekers in het ambtelijk apparaat en door het aanvragen van facilitaire middelen voor die onderzoekers. Ook wordt de informatievoorziening van de rekenkamer op intranet en extranet ondersteund. De griffie houdt zich niet bezig met het programma, de voortgang van de werkzaamheden en met de wijze van verantwoorden naar de raad. Afgesproken is dat de aangeboden onderzoeksresultaten met een begeleid advies eerst aan het driehoeksoverleg wordt voorgelegd. De voorzitter van de rekenkamercommissie licht het rapport toe. Na deze eerste behandeling kan het college worden gevraagd te reageren op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Afhankelijk van die reactie zal verdere besluitvorming door de raad plaatsvinden, zo is het voorstel in het politiek testament. De rekenkamercommissie Hengelo kent verschillende wijzen waarop onderzoek wordt uitgevoerd: uitbesteding aan derden, uitvoering door middel van afstudeertrajecten (met begeleiding vanuit de rekenkamercommissie) en uitvoering door de leden van de Rekenkamercommissie zelf. Gelet op het uit te voeren onderzoeksprogramma en met het oog op de versterking van de eigen onderzoekscapaciteit is de Rekenkamercommissie tot de conclusie gekomen dat het aantrekken van een part time onderzoeksmedewerker voor bepaalde tijd een goede zaak is. Uitbesteding van een onderzoek aan derden zal zich nu naar verwachting minder voordoen. In organisatorisch opzicht zal deze onderzoeksmedewerker begeleid worden door de griffie. In zijn dagelijkse werkzaamheden wordt de onderzoeker aangestuurd door de voorzitter van de Rekenkamercommissie. Bestuurlijke begeleiding adviezen rekenkamercommissie Ca. 4 rapporten per jaar 60 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 11

12 15. Werkbezoeken steden In 2010 zal een werkbezoek voor de raad worden georganiseerd. Het doel van het werkbezoek is: a. de onderlinge kennismaking van de raadsleden te versterken (teambuilding) b. kennis op te doen van de bestuurlijke werkwijze van andere steden; c. kennis te nemen van majeure projecten in die steden. Voor september 2010 staat een bezoek van de nieuwe raad aan Brussel meer in het bijzonder aan het europees parlement en aan het lobbykantoor van de Netwerkstad Twente, waarschijnlijk gecombineerd met een andere stad in België. Activiteit Planning excursie Aantal uren Voorbereiding werkbezoek raad September Partnerstad Emsdetten In 1991 besloten de gemeenteraden van Hengelo en Emsdetten tot het aangaan van een jumelage. Doel: de onderlinge contacten op het gebied van sport, cultuur te onderhouden en te bevorderen. Hiertoe is een partnerschapcomité in het leven geroepen. De huidige samenstelling bestaat uit de burgemeester, drie raadsleden en ambtelijke begeleiding door de adjunct griffier, tevens contactpersoon voor de gemeente Hengelo. Afwisselend in Emsdetten en Hengelo vergadert dit comité 1 x per jaar met een zelfde commissie uit Emsdetten. Het comité uit Emsdetten wordt ondersteund door een vereniging voor partnerstadsactiviteiten, en er is aan ambtelijk ondersteuner in Emsdetten. Voorstellen voor activiteiten worden hier besproken. Beide contactpersonen ontmoeten elkaar afwisselend in Emsdetten en Hengelo ca. 4 x per jaar. Voorgenomen activiteiten in 2010: werkbezoek managementteam aan Emsdetten in het voorjaar; werkbezoek afdeling aan Emsdetten Koppeling met vergadering comités; Schoolvoetbal- en handbaltoernooi; Fototentoonstelling met, van en over Choijnice, de Poolse partnerstad van Emsdetten, Emsdetten en Hengelo; Herontwikkeling fiets- en wandelroutes Hengelo Emsdetten v.v. Jaarlijks is bijna ,00 in de begroting van de Sector Beleid en Projecten opgenomen om de activiteiten te bekostigen en te ondersteunen. Verenigingen en andere organisaties kunnen een tegemoetkoming krijgen in de reiskosten. Deze bedraagt 5,00 per persoon. Vanaf 2002 is de persoon L. Nijland, sinds 2007 adjunct griffier, aanspreekpunt binnen Hengelo voor Emsdetten. Om continuïteit in de relaties met Emsdetten te waarborgen is hierin geen wijziging gebracht Voorbereiden vergaderingen werkgroep en comité, voeren van besprekingen met de ambtelijke coördinator van Emsdetten Continue 100 Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 12

13 5. Risico analyse griffie Analoog aan de risicoanalyse paragraaf van de sectorjaarplannen is ook voor de griffie een Risicoanalyse uitgevoerd. Een kleine afdeling actief in het bestuurscentrum is kwetsbaar. Fouten zijn direct zichtbaar. Zonder direct de vinger op alle zwakke plekken te kunnen leggen is het helder dat het afbreukrisico vrij groot is. Bijvoorbeeld bij de: Bestuurlijk-ambtelijk samenspel/ambtelijke bijstand Het systeem is laagdrempelig en snel, maar daardoor ook vatbaar voor foute inschattingen of onduidelijke communicatie. De ambtelijke bijstand werkt alleen als iedereen zich van de sterke en minder sterke kanten van dit systeem bewust is. Genomen maatregel: Vanuit de griffie wordt met elk verzoek om ambtelijke bijstand dat wordt doorgestuurd naar een ambtenaar, een instructie meegestuurd met duidelijke richtlijnen over wat er van de medewerker verwacht wordt. In de verwachting dat hiermee een bijdrage wordt geleverd aan het minimaliseren van onduidelijke communicatie. Logistieke taken en processen Het risico is dat informatie, raadscommissie- en raadsstukken niet altijd tijdig en volledig bij de raad komen. Een risico zit ook in de administratieve ondersteuning welke taak onvoldoende kan worden overgenomen. Genomen maatregel: Door betere afspraken en door goede werkprocessen worden de risico s zoveel mogelijk geminimaliseerd. Personele capaciteit De griffie is met 3 fte op peil. Hiermee kunnen de kerntaken van de griffie worden uitgevoerd. Daarnaast is achtervang geregeld (via de Stafondersteuning). Geen majeure risico s aanwezig. Communicatiebeleid vanuit de gemeente (niet vallend onder de verantwoordelijkheid Griffie) Alle formele besluiten worden gepubliceerd. Voorbeeld: elke maand worden de begrotingswijzigingen gepubliceerd. Het risico dat optreedt is dat de griffie op fouten in dit proces wordt aangekeken, terwijl dit niet hoort tot de taken van de griffie. Genomen maatregel: Door opneming van deze verplichting in de werkprocessen van de gemeente worden de risico s zoveel mogelijk geminimaliseerd. De griffie wijst verantwoordelijkheid van de hand maar signaleert wel naar het ambtelijk apparaat als er opmerkingen komen. Extranet / e-dienstverlening Mocht extranet niet goed bediend worden, heeft dat tot gevolg dat de raad op een andere wijze moet worden geïnformeerd. Dit betekent veel extra werk en een gebrekkige dienstverlening. Genomen maatregel: met de ondersteunende afdeling zijn afspraken gemaakt over de noodzaak van continuïteit van de ondersteuning van extranet. Meerdere medewerkers kunnen extranet bedienen. Presidium Het Presidium is o.a. verantwoordelijk voor de samenstelling van de agenda van de raad en de raadscommissies. De griffie is verantwoordelijk voor de ondersteuning. Als dit niet goed zou verlopen dan kan dit tot uitgestelde besluitvorming leiden. Genomen maatregel: door de verdergaande digitalisering van de stukkenstroom wordt de kans dat een stuk of een voorstel aan verdere besluitvorming ontsnapt, verminderd. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 13

14 Kwaliteit bestuurlijke stukken In 2009 zijn diverse verbeteracties doorgevoerd zoals het verbeteren van het raadsformat en digitale routering van bestuurlijke voorstellen. Bij het niet goed toepassen kunnen de gevolgen zijn, het terugsturen van stukken, geen of onjuiste besluitvorming, nader overleg, aanpassen stukken, vertraging en extra personele kosten. Genomen maatregelen: het college heeft diverse maatregelen genomen om de kwaliteit van de stukken te verbeteren en te verhogen (schijftraining, toetsingscommissie) en heeft tezamen met de griffie het format voor de raadsstukken verbeterd. De griffie in een politieke omgeving Het werk van de griffie voor de Raad is zeer transparant en openbaar. De griffie verricht werkzaamheden voor de gehele Raad en medewerkers doen dit politiek neutraal. Indien er fouten worden gemaakt door medewerkers van de griffie kan dit wel eens politiek uitgelegd worden. Er zou dan een verdenking kunnen ontstaan dat medewerkers iets doen met een politiek belang. Dit is een kwestie van integriteit. De griffier staat voor een deskundige en integere griffie voor de gehele Raad. Genomen maatregelen: zodra er klachten zijn over de werkzaamheden van medewerkers van de griffie door individuele raadsleden wordt altijd gevraagd om dit ook terug te koppelen aan de griffier. Directe communicatie werkt het best en voorkomt dat zaken een eigen leven gaan leiden. Tegelijkertijd vervult de werkgeverscommissie vanuit de Raad de rol als werkgever. Zij kan, met signalen, iets doen in het jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprek, indien dit zou moeten. Individuele raadsleden wenden zich met opmerkingen tot de werkgeverscommissie. 6. Personele aspecten Functioneringsgesprekken De functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van de griffie volgen dezelfde cyclus als die van de griffier zelf. Dat houdt in dat de griffier met hen een functionerings- en een beoordelingsgesprek houdt in de periode juni/juli en december / januari. De gesprekken zijn input voor de verdere ontwikkeling van de medewerkers, verbetering van samenwerking in het team en het volgen van opleidingen voor de griffie. In ieder geval is er ruimte om deel te nemen aan symposia en bijeenkomsten over actuele onderwerpen en ontwikkelingen. Tijdschrijven In de tweede helft van 2007 is begonnen met urenschrijven. Het schrijven van uren is medio 2009 nog specifieker gemaakt zodat in de loop van 2010 een feitelijk beeld ontstaat over de uren die een bepaalde activiteit kost. De meeste posten zijn productieve posten, dat wil zeggen direct werk gerelateerd. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 14

15 BIJLAGEN Jaarplan griffie 2010 Bijlage 1 Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie ( uit raadsbesluit: De instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Hengelo 2006 ) : De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Meer in het bijzonder is de griffier verantwoordelijk voor: Logistieke taken: 1. de logistiek en de voorzieningen van de raad 2. de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het presidium en het politiek beraad; 3. de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies 4. de informatievoorziening van de raad en de externe informatievoorziening door de raad 5. het aanvragen van ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de raad 6. de ondersteuning van werkgroepen uit de raad 7. het voorbereiden van werkbezoeken en inspraakavonden 8. het bijdragen aan overleg en samenwerking tussen raden binnen Netwerkstad Twente en de Regio Twente Adviserende/beleidsmatige taken: 9. het adviseren van de raadsleden, fractieleden en de raad 10. het ontwikkelen van de rol van de raad in het duale systeem 11. adviseert, begeleidt en regisseert besluitvormingsprocessen binnen de raad en stemt deze af met het college cq. de ambtelijke organisatie 12. De voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadcommissies bijstaan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad cq. raadscommissies 13. vertegenwoordigt de raad in voorkomende gevallen in externe overlegsituaties 14. het organiseren van mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering door raadsleden 15. zorg dragen voor de afstemming van werkzaamheden en activiteiten tussen raad en college, onder andere in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris/ algemeen directeur en griffier. 16. het initiëren en procesmatig aansturen van kaderstelling door de raad 17. het ondersteunen van het secretariaat van de Rekenkamercommissie Leidinggevende taken: 18. het leiding geven aan medewerkers van de griffie; 19. verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en planning binnen de afdeling griffie (incl. budgetten en personeelsbeleid) De griffie bestaat uit drie flexibele en generalistische medewerkers, die zich inzetten voor het optimaal functioneren van de gemeenteraad. Daarbij wordt verbinding gemaakt met het College van B&W (incl. gemeentesecretaris en stafondersteuning), de directie en de lijnorganisatie. Doel is het optimaliseren van de informatievoorziening naar de raad, zodat de raad haar controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taken zo goed mogelijk kan uitoefenen. Met het dualisme als uitgangspunt (het scheiden van bevoegdheden) is een eerste vereiste voor het handelen van de griffie, dat zij zo open mogelijk communiceert naar het dagelijks bestuur. In de verwachting dat zo de informatieverstrekking zo goed en volledig mogelijk is. Daarmee is de raad het meest gediend. Uiteindelijk kan de raad zijn kaderstellende en controlerende functie pas goed uitoefenen op basis van goede informatie. Organisatorisch is er sprake van een netwerkgriffie, dat wil zeggen dat de kerntaken van de griffie door de griffiemedewerkers zelf worden uitgeoefend. De overige disciplines worden door de staande organisatie behartigd en geleverd. De griffie is in dat opzicht klant van de afdeling communicatie, van de afdeling DIV, van het secretariaat en Flexpool en van de afdeling facilitaire zaken (boden, post). Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 15

16 Bijlage 2 Samenstelling griffie De griffie bestaat uit drie personen met de volgende functies: Gerrit Jan Eeftink, griffier (1,0) raadsgriffier Anke Haarhuis, adj griffier (1,0) Aanspreekpunt raadscommissie Sociaal Leo Nijland, adj griffier (1,0) Aanspreekpunt raadscommissie Fysiek Naast deze 3 fte zijn er diverse medewerkers die niet onder de afdeling griffie vallen, maar er wel regelmatig werkzaamheden voor verrichten uur: medewerkers griffie (twee medewerkers in deeltijd, tezamen een FTE) van secretariaat en flexpool 280 uur: medewerker afdeling communicatie (voor onder andere ondersteuning Trefpunt), 100 uur: commissiegriffiers raadscommissie bestuur. Deze uren worden volgens afspraak ingezet vanuit de ambtelijke organisatie aangezien de griffie namens de gemeente uren besteedt aan onze partnerstad Emsdetten 100 uur: ondersteuning eindafrekening fractieondersteuning en werkgroep accountancy Deze uren van deze medewerkers niet zijnde griffiepersoneel- zijn niet in de bijgevoegde matrix opgenomen. De kosten van deze uren en de uren van overige medewerkers die werken voor de raad cq. griffie worden overgeslagen over alle tarieven van de medewerkers van de gemeente Hengelo. Tenslotte heeft de Rekenkamercommissie Hengelo voor de duur van enkele jaren een onderzoeker aangesteld voor 0,44 fte. De kosten voor deze functie worden gedekt uit het jaarlijkse budget van de Rekenkamercommissie Hengelo. Ook deze uren zijn niet in de matrix opgenomen. Bijlage 3 Capaciteitsraming griffie Beschikbare capaciteit in productieve uren: 2* * 1280 = 3918 uur (bron: standaard uren sector FBV) Toelichting: de griffie heeft 3.0 fte maar Mw. Haarhuis maakt gebruik van ouderschapsverlof en heeft haar ADV uren ingeleverd. In april 2010 verwacht Anke Haarhuis haar derde kind en is naar verwachting tot augustus met zwangerschapsverlof. Voor een (gedeeltelijke) vervanging wordt overleg gevoerd met de directie. De griffier is tevens afdelingshoofd en kan om die reden minder uren productief boeken, hij besteedt ook uren aan zijn werkzaamheden als afdelingshoofd. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 16

17 Bijlage 4 Hoofdtaken griffie irt. planning 2010 en urenraming per taak Hoofdtaak Planning 2010 Uren Raadsvergadering Ca. 11 keer per jaar 400 Raadscommissievergadering 30 keer per jaar 1000 Coördinatie IBR Ca. 10 keer per jaar 30 Trefpunt bijeenkomst Vijf keer per jaar 125 Politiek beraad Vier keer per jaar 40 Vergadering presidium tbv de Ca. 18 keer per jaar 350 commissie cq. de raad Driehoeksoverleg Ca. 20 keer per jaar 100 Overleg DT, MT, Ca. 30 keer per jaar 100 Beukertbijeenkomsten Wg accountancy,overleg accountant + Jaarlijks 40 opstellen raadsvoorstel en besluit Reguliere wijkbijeenkomsten Twee keer per jaar 70 Ambtelijke bijstand Jaarlijks diverse momenten 100 Algemene advisering/ kaderstellende Jaarlijks diverse momenten 120 advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke Jaarlijks diverse momenten 300 werkzaamheden Overleg werkgroep automatisering Vijf keer per jaar 50 Verbeteringen extranet, en invoering Continue 300 gegevens, verbetering communicatie raad en burger Integrale kwaliteitsverbetering Bij gelegenheid Pm Bestuurlijke begeleiding adviezen Ca. 4 rapporten per jaar 60 rekenkamercommissie Partnerschap Emsdetten werkgroep Continue 100 comité..etc..ambtelijke coördinator van Emsdetten Uitvoering en voorbereiden politiek Voorjaar en midden testament Opkomstbevordering verkiezingen Voorjaar Logistieke en facilitaire Voor jaar werkzaamheden rond de verkiezingen Introductieprogramma raad Voorbereiding werkbezoek raad Onvoorzien Pm Totaal 3925 Toelichting op de matrix: Bovenstaande matrix is een raming. Daarbij zijn sommige posten zo reeël als mogelijk geraamd en gebaseerd op de ervaringen van Bijvoorbeeld de tijdbesteding aan het presidium en aan de raadsvergaderingen, en de raadscommissie vergaderingen. Andere posten zijn aanzienlijk moeilijker te ramen zoals de betekenis van de verbeteringen van de communicatie naar de raad toe en naar de burger toe, zoals wordt voorgesteld in het Politiek testament. Maar bijvoorbeeld een snelle verbetering van het Raads Informatie systeem kan mogelijk in 2010 al uren besparen op diverse posten. Dat het een druk jaar zal zijn voor de griffie kan blijken uit de post onvoorzien, waar we geen uren meer aan kunnen toedelen. De griffier bewaakt hoe de urenbesteding van het griffiepersoneel zich ontwikkelt en treedt in overleg met de werkgeverscommissie als er zich problemen voordoen. Jaarplan 2010 Griffie januari 2010 pag. 17