Bijzonder bestek VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82

Transcriptie

1 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel Bijzonder bestek VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 24 augustus 2015 om 13u.

2 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN...4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 4 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 4 F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I. PRIJSBEPALING... 7 J. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 7 K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 7 L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 8 M. TAALGEBRUIK... 8 N. GUNNINGSCRITERIUM... 8 O. VERBINTENISTERMIJN... 9 P. UITVOERING VAN DE DIENSTEN... 9 Q. BORGTOCHT... 9 R. BIJZONDERE VERBINTENISSEN, VERTROUWELIJKHEID EN EIGENDOM VAN HET ONDERZOEK... 9 S. BETALINGSMODALITEITEN... 9 T. GESCHILLEN DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN DEEL 3 OFFERTEFORMULIER A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS B. FINANCIËLE GEGEVENS C. TECHNISCHE GEGEVENS D. BIJLAGEN E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN DEEL 4 BIJLAGE... 15

3 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging kunnen genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Check de dossiers op hun volledigheid. Ingediende offertes kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Een offerte mag geen verklaringen bevatten die strijdig zijn met het bestek, anders wordt ze onontvankelijk verklaard. Elke leverancier mag slechts 1 offerte indienen. Enkel indien dit vermeld is in het bestek mogen varianten ingediend worden. Let op, als u meerdere mogelijkheden vermeldt terwijl dit niet toegestaan is, kan uw offerte ongeldig zijn. Zorg dat alle documenten gedateerd en ondertekend zijn. Voeg een bewijs bij de offerte waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: - aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes. - of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes... Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.

4 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kunt u een bericht zenden naar aankoop@vgc.be. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen, speelpleinen; in gemeenschapscentra; in jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven; in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, van alle functies die te maken hebben met het buitenschools beheer van sportinfrastructuur, met het oprichten en ondersteunen van sportclubs en met het organiseren van het anders georganiseerd sportaanbod. De opdracht wordt nader beschreven in deel 2 Technische bepalingen van dit bestek. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht start vanaf de datum van gunning en dient volledig afgewerkt te zijn tegen eind december E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één papieren exemplaar en één digitale kopie opgemaakt. De digitale kopie wordt ofwel op drager (CD-rom, USB-stick) in de omslag gestoken van de offerte, ofwel na de uiterste indieningsdatum van de offerte via doorgestuurd naar aankoop@vgc.be. De papieren offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën & Begroting Dienst Aankoop T.a.v. Mieke Luypaert Emile Jacqmainlaan Brussel De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 24 augustus 2015 om 13u op bovenstaand adres.

5 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Offertes kunnen uitsluitend op papier ingediend worden, per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - de uiterste datum van de indiening van de offertes - het referentienummer van het bestek: VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. het onderhavig bijzonder bestek VGC2015/DFB/AANKOOP/ML/82; 8. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één exemplaar en één digitale kopie opgemaakt. De digitale kopie wordt ofwel op drager (CD-rom, USB-stick) in de binnenste omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend, ofwel via gestuurd naar aankoop@vgc.be.

6 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoon-, faxnummer en adres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. Financiële gegevens - de globale prijs voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (exclusief btw) en het bedrag van de btw. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Technische gegevens De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden. Op basis van deze beschrijving moet de opdrachtgever in staat zijn de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte: - een plan van aanpak en bijhorende timing; - een gedetailleerde prijsopgave; - de gehanteerde methodiek. Documenten te voegen in bijlage: - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden : aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes.;

7 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes...; - Omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - De jaarrekening van het laatste boekjaar; - Een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; - Een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. I. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens globale prijs, wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. J. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord.

8 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De financiële en economische draagkracht wordt beoordeeld op basis van: - de jaarrekening. De inschrijver voegt bij zijn offerte de jaarrekening van het laatste boekjaar; - de omzetcijfers. De inschrijver voegt bij zijn offerte het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 3. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. M. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. N. GUNNINGSCRITERIUM Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningcriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: - prijs weging: 30 punten - kwaliteit weging: 50 punten - plan van aanpak weging: 20 punten Prijs: 30 punten De prijs wordt geëvalueerd op basis van volgende formule: P=30 X Pm/Po, waarbij Pm de prijs is van de laagst geprijsde offerte en Po de prijs van de onderzochte offerte. Kwaliteit : De score wordt o.a. toegekend op basis van de gehanteerde methodiek. 50 punten

9 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Plan van aanpak : 20 punten De score wordt o.a. toegekend op basis van het plan van aanpak met bijhorende timing die de inschrijver indient als onderdeel van zijn offerte. De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. O. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. P. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen De opdracht start vanaf de datum van gunning en dient volledig afgewerkt te zijn tegen eind december Er zal een opstartvergadering plaatsvinden die zal doorgaan vóór 10 september Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Q. BORGTOCHT Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. R. BIJZONDERE VERBINTENISSEN, VERTROUWELIJKHEID EN EIGENDOM VAN HET ONDERZOEK De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgt bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hem zelf en door iedereen die er toegang tot heeft. De opdrachtgever heeft en behoudt het exclusief eigendomsrecht over de resultaten van de in het kader van onderhavige opdracht uitgevoerd onderzoek. S. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van de opdracht met aflevering van het eindrapport en de presentatie van de resultaten ervan aan de aanbestedende overheid. De opdracht wordt definitief opgeleverd bij aanvaarding van het eindrapport en de resultaten. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, na het beëindigen van de opdracht.

10 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ De betaling zal geschieden na aanvaarding van de opdracht, op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerp aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. T. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

11 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT Het collegelid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, bevoegd voor Cultuur, Jeugd en Sport heeft de opdracht gegeven aan de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie om een opdracht uit te schrijven voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de VGC, van alle functies die te maken hebben met: het buitenschools beheer van sportinfrastructuur; het oprichten en ondersteunen van sportclubs; het organiseren en ondersteunen van het anders georganiseerd sportaanbod. Voor dit specifieke onderzoek (overnamemogelijkheden en beperkingen alsook een aangepast organisatiemodel voor de sportdienst die deze functie inneemt) wenst de Vlaamse Gemeenschapscommissie een beroep te doen op externe ondersteuning. B. ALGEMENE SITUERING VAN DE OPDRACHT De VGC sportdienst maakt deel uit van de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport. Het organigram (zie Deel 4 Bijlage) situeert de sportdienst binnen een geheel van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De administratie heeft een drievoudige taak: zij bereidt het beleid voor, voert het beleid uit en evalueert het. De missie van de VGC sportdienst luidt: Het doel van het sportbeleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie bestaat erin zoveel mogelijk Brusselaars zo regelmatig en zo lang mogelijk op een kwaliteitsvolle manier te laten bewegen en sporten, bij voorkeur in een Nederlandstalige omgeving. Dit vanuit de vaste overtuiging van de grote waarde van sport, zowel omwille van de sport an sich als omwille van haar maatschappelijk draagvlak. De VGC sportdienst zal dit trachten te bereiken via sensibilisering, via het kenbaar maken, ondersteunen en het mee ontwikkelen en uitbouwen van een Nederlandstalig kwaliteitsvol en laagdrempelig sport- en bewegingsaanbod. De VGC sportdienst zal die actieve regierol in het Brussels Nederlandstalig sportgebeuren zowel op het regionaal als op het lokaal vlak op een zichtbare manier opnemen in complementariteit en samenspraak met tal van partners. De sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie onderscheidt zich van andere diensten binnen de directie door haar sterk uitgebouwde operationele werking. De sportdienst telt 20 VTE. Een gedeeltelijke inkanteling van vzw Buurtsport Brussel in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie dient onderzocht te worden. Vzw Buurtsport Brussel is een sportorganisatie met als doel sportkansen te creëren in Brusselse buurten met prioriteit voor kwetsbare doelgroepen. De vzw tracht dit te bereiken via de ontwikkeling en uitbouw van een Nederlandstalig kwaliteitsvol laagdrempelig sportaanbod. De vzw organiseert sportactiviteiten (lessenreeksen, vakantiekampen, ééndaagse activiteiten) in vier achtergestelde wijken in Brussel. Daarnaast ondersteunt de vzw vijf sportclubs die ontstaan zijn vanuit de werking. De ondersteuning bestaat uit professionele inzet van medewerkers in de clubs. Naast de ontwikkeling van een laagdrempelig sportaanbod zet de vzw ook in op opleiding. Via een opleidings- en tewerkstellingstraject worden laaggeschoolde langdurige werklozen opgeleid tot sportanimator. Na een opleiding en werkervaring van gemiddeld twee jaar stromen de animatoren door naar het werkveld. Dit onderdeel van de werking wordt niet mee ingekanteld. De vzw telt 31 personeelsleden (26,9 VTE) in contracten van onbepaalde duur, gesco s, art. 60 en DSP-contracten, waarvan 11 animatoren in opleiding. De kernopdrachten van de vzw zitten vervat in het convenant met de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Naast de Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft de vzw tal van ander financieringsbronnen: actiris, wijkcontracten, PIOW, via projectoproepen, In een latere fase dient mogelijks ook de inkanteling van werkingen van een veel beperktere omvang in kaart worden gebracht.

12 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ Meer informatie kunt u terugvinden op en Vragen betreffende bijkomende inlichtingen en/of informatie, moeten ten laatste op woensdag 5 augustus 2015 aan de aanbestedende overheid bezorgd worden via op het volgend adres: aankoop@vgc.be C. DE OPDRACHT Algemeen Momenteel worden sportopdrachten in het Brusselse werkveld onder meer opgenomen door vzw Buurtsport Brussel. De Vlaamse Gemeenschapscommissie hecht belang aan een gedragen eindproduct en stelt een methodiek voor waarbij sterk procesmatig wordt gewerkt, met aandacht voor creatie van voldoende draagvlak. Met het oog op stroomlijnen van diverse sport-opdrachten en deze te positioneren binnen opnieuw op elkaar af te stemmen doelstellingen en met het oog op efficiëntiewinsten (maximale inzet van huidige expertise en middelen), dient de integratie van deze opdrachten te worden onderzocht. De overname van personeelsleden (contractuelen en gesubsidieerde contractuelen) en middelen behoren tot de mogelijkheden. Andere opportuniteiten om de doelstellingen te realiseren, moeten binnen een breed denkkader worden geformuleerd. Specifiek De integratie van de deelwerkingen van de betrokken vzw brengt zowel voor het personeel van de sportdienst als voor de personeelsleden van de betrokken organisatie een nieuwe tewerkstellingssituatie. De vzw Buurtsport stelt, naast reguliere contractuele tewerkstelling, een aantal personeelsleden tewerk in opleidingstrajecten. Dit specifieke opzet, wordt niet overgenomen door de VGC. Dit gebeurt in eerste instantie ook niet met de werking via wijkcontracten en de personeelsleden die voor deze opdrachten zijn aangesteld. Voor de tewerkstelling van gesubsidieerde personeelsleden (waarvoor wel een overname wordt overwogen) is het Brussels Gewest/Actiris partner in loonsubsidiëring en in het beheer van de arbeidsposten. Wat wordt er verwacht? Op organisatieniveau: Omschrijven van de strategische doelstelling waaraan het proces van integratie moet tegemoet komen; Onderzoek in functie van stroomlijnen en afstemmen van organisaties en werkingen; Analyse van mogelijkheden en beperkingen van een inkanteling in functie van kwaliteit en efficiëntiewinsten; Omschrijven van deze efficiëntiewinsten in beoogde beweging van expertise/mensen en middelen; Ontwikkelen van een aangepast organisatiemodel voor de VGC sportdienst; Uittekenen van de nieuwe formatie to be vertrekkend van de som van de huidige personeelsfuncties van de deelwerking van de vzw en de VGC sportdienst, gerelateerd aan de afwegingen omtrent expertise en middelen; Opmaak van een organogram van de vernieuwde sportdienst waaruit eigenaarschap, verantwoordelijkheids- en rapportagelijnen moeten kunnen worden gelezen; Benoemen van de regie-rollen in dit ontwikkelingsproces; Uittekenen van een werkzame structuur en concrete taakomschrijving voor het resterende gedeelte van de vzw Buurtsport Brussel. Op functieniveau: Opmaak van functiebeschrijvingen (met competentieprofiel) voor alle betrokken functies in het vernieuwd organogram (competentiemanagement: format en methodiek wordt na gunning doorgestuurd aan de leverancier aan wie de opdracht wordt gegund). Naargelang de formule die voor de integratie van sport-opdrachten zal worden gekozen, kan bij optie van overname/inkanteling een volgende opdracht worden uitgeschreven voor het juridische en personeelstechnische luik.

13 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE - Aankoop Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: adres: Ondernemingsnummer: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Naam: Handtekening: Datum: 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

14 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ B. FINANCIËLE GEGEVENS De globale prijs voor het onderzoeken van de inkanteling in de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (exclusief btw) en het bedrag van de btw: in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. C. TECHNISCHE GEGEVENS De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden. Op basis van deze beschrijving moet de opdrachtgever in staat zijn de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte: - een plan van aanpak en bijhorende timing; - een gedetailleerde prijsopgave; - de gehanteerde methodiek. D. BIJLAGEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden : aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes.; of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes...; - Omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - De jaarrekening van het laatste boekjaar; - Een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; - Een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt. Naam: Handtekening: Datum:

15 VGC2015/DFB/Aankoop/ML/82 22/07/ DEEL 4 BIJLAGE Organigram dynamisch organisatieconcept: