Bijzonder bestek VGC2013/DFB/AANKOOP/AB/06

Transcriptie

1 06 1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel Ann Boulangier ann.boulangier@vgc.be Bijzonder bestek 06 Open offerteaanvraag voor de aankoop en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht is een overheidsopdracht voor leveringen zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Openingszitting op dinsdag 19 november om u in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.

2 06 2 INHOUDSTAFEL DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN... 4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 4 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTES... 4 F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR... 5 G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 6 I. PRIJSBEPALING... 7 J. PRIJSHERZIENING... 7 K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 7 L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 7 M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES N. TAALGEBRUIK O. GUNNINGSCRITERIA P. VARIANTEN Q. VERBINTENISTERMIJN R. UITVOERING VAN DE DIENSTEN S. BORGTOCHT T. KEURING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN U. BETALINGSMODALITEITEN V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN W. GESCHILLEN DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT B. WIJZE VAN UITVOERING VAN DE OPDRACHT C. GUNNINGSCRITERIA D. FUNCTIONELE-, TECHNISCHE- EN PROJECTVEREISTEN DEEL 3 OFFERTEFORMULIER A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS B. FINANCIËLE GEGEVENS C. BIJLAGEN D. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN... 17

3 06 3 OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging kunnen genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Check de dossiers op hun volledigheid. Ingediende offertes zijn achteraf niet meer wijzigbaar. Een offerte mag geen verklaringen bevatten die strijdig zijn met het bestek, anders wordt ze onontvankelijk verklaard. Wij raden u aan uw algemene voorwaarden (betalingstermijn, garantietermijn, leveringsvoorwaarden.) NIET toe te voegen aan de offerte. Elke leverancier mag slechts 1 offerte indienen. Enkel indien dit vermeld is in het bestek mogen varianten ingediend worden. Let op, als u meerdere mogelijkheden vermeldt terwijl dit niet toegestaan is, kan uw offerte ongeldig zijn. Zorg dat alle documenten gedateerd en gehandtekend zijn. Voeg een attest toe waaruit blijkt dat de persoon die de offerte heeft ondertekend, daar ook de bevoegdheid toe heeft (kopie statuten, eventueel volmacht indien voorzien in statuten ). Het ondertekenen moet volledig overeenkomstig de statutaire bepalingen van de bieder gebeuren, niet alleen wat betreft de bevoegdheden, maar ook wat betreft het vereiste aantal handtekeningen. Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.

4 06 4 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Luc Van fraeyenhoven, directeur Financiën en Begroting. Bijkomende inlichtingen over de inhoud van deze opdracht kunt u krijgen bij: Ann Boulangier, ann.boulangier@vgc.be, tel.: De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen in gemeenschapscentra in speelpleinen, jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen. De opdracht betreft de levering en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht omvat één perceel. C. GUNNINGSWIJZE Het sluiten van de opdracht gebeurt via een open offerteaanvraag D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht start op de vermeld in de toewijzingsbrief en wordt afgesloten voor onbepaalde duur. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. De opdracht is door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden. Binnen de 3 jaar na de toewijzing van de opdracht kunnen aanvullende leveringen (nabestellingen) verricht worden bij de leverancier aan wie die de oorspronkelijke opdracht werd toegewezen. E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTES De offertes worden bezorgd aan:

5 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Aankoop T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan Brussel 06 5 De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op dinsdag 19 november om u op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - de van de openingszitting - het nummer van het bestek: Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord offerte in de linkerbovenhoek - het nummer van het bestek: - het adres van de bestemmeling - het adres van de afzender F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 5. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 6. het onderhavig bijzonder bestek ; 7. de goedgekeurde offerte;

6 06 6 Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met prijsinventaris en bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één exemplaar en één kopie opgemaakt. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier en de prijsinventaris te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoon-, faxnummer en adres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ; Financiële gegevens - de eenheidsprijs voor één licentie (all-in) voor één jaar voor software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces. All-in impliceert dat ook de opstartkosten, de technische en inhoudelijke onderhoudskosten, helpdesk support, upgrades en een startopleiding inbegrepen zijn. Er wordt een prijs gegeven exclusief BTW, voor het bedrag van de BTW en een prijs inclusief BTW; - de bijgevoegde prijsinventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld. Documenten te voegen in bijlage: - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden;

7 een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende verklaring met betrekking tot zijn totale omzet, en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, verwezenlijkt over de laatste drie boekjaren; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende verklaring met de (minimaal vijf) voornaamste klanten van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, gedurende de afgelopen drie jaar, met vermelding van het totaal bedrag en de, van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een beschrijving van de technische of beroepsbekwaamheid waarover de dienstverlener beschikt voor het uitvoeren van de opdracht (knowhow, efficiëntie, ervaring ) - namen en beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht - een schriftelijke toelichting over de functionele en technische waarde van het programma; - een gedetailleerde beschrijving van de service die kan geleverd worden, en eventuele voorwaarden; - /periode wanneer kan gestart worden met de installatie van het programma en termijn waarbinnen dit kan gerealiseerd worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. I. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens prijslijst wat betekent dat de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De inschrijver geeft de eenheidsprijs voor één licentie voor één jaar (all-in) op in het offerteformulier en de eenheidsprijzen per vooraf bepaald veelvoud van licenties in bijgevoegde prijsinventaris. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. Het bedrag van de BTW wordt afzonderlijk vermeld. J. PRIJSHERZIENING Vermits het geraamde bedrag voor de opdracht minder dan euro bedraagt, wordt geen prijsherziening voorzien. K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De aanbestedende overheid kan van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer deze gebreken vertonen die geen normaal gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1. Uit itsluiti tingsc ngscrit iteri ria

8 06 8 Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datuum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste voor de ontvangst van de offertes en - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EUR moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen ven geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

9 aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4 van het KB van 8 januari De hoger vermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 69 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingcriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Zevende uitsluitingcriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 2. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door bij zijn offerte een gedagtekende en ondertekende verklaring te voegen met betrekking tot zijn totale omzet, en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, het verwezenlijkt over de laatste drie boekjaren. Indien hij, om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.

10 Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit t van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende verklaring te voegen met de (minimaal vijf) voornaamste klanten van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, gedurende de afgelopen drie jaar, met vermelding van het totaal bedrag en de, van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een beschrijving van de technische of beroepsbekwaamheid waarover de dienstverlener beschikt voor het uitvoeren van de opdracht (knowhow, efficiëntie, ervaring ) - namen en beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. N. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen. O. GUNNINGSCRITERIA RIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: - Gunningscriterium 1: de functionele waarde weging: 30% - Gunningscriterium 2: de technische waarde weging: 30% - Gunningscriterium 3: de eenheidsprijs voor één licentie (all-in) voor één jaar + aangeboden korting bij aankoop van meerdere licenties weging: 30% - Gunningscriterium 4: de dienstverlening en de leveringstermijnen weging: 10% De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gesloten met de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. Quotering uotering:: De functionele waarde: 30 punten De VGC zoekt een gebruiksvriendelijk programma dat de werkflow van het aankoopproces volledig automatiseert. De functionele waarde wordt ondermeer beoordeeld op basis van: - Inhoudelijk onderhoud door experts op het gebied van overheidsopdrachten - Beheer- en rapporteringsmogelijkheden - Gebruik van bepaalde data in verschillende toepassingen (pv s, brieven, beslissingen ) - Gebruiksvriendelijkheid

11 Kennisgeving bij nieuwe taken en bij het bereiken van deadlines - Online rechtsbibliotheek - Online bestekbibliotheek (toelichten hoe deze bestekken worden geselecteerd) - Startopleiding en (buiten deze opdracht) eventueel bijkomende opleidingen - Mogelijkheid voor budgetopvolging - Ontwikkelingen op maat van het bestuur - Basis van de ontwikkeling van het programma (vertrokken vanuit bestaande software een omgebouwd in functie van de gewenste functionaliteiten of vertrokken vanuit de wetgeving overheidsopdrachten, waarvoor een specifiek softwareprogramma werd ontwikkeld). - Externe controle Om de functionele waarde te kunnen beoordelen geeft de inschrijver een schriftelijke toelichting over de functionele waarde van haar product. Hij krijgt bovendien de gelegenheid om aan de hand van een testcase de werking van het programma toe te lichten. De beoordeling van de functionele waarde van het programma zal gebeuren door een interne jury, samengesteld uit personeel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De technische waarde: 30 punten De technische waarde wordt ondermeer beoordeeld op basis van de informatie die aangeleverd wordt op basis van de vereisten omschreven in de bijlage Functionele, technische en projectvereisten, gevoegd bij dit bestek. Om de technische waarde te kunnen beoordelen geeft de inschrijver een schriftelijke toelichting over de technische waarde van haar product. Hij krijgt bovendien de gelegenheid om aan de hand van een testcase de werking en mogelijkheden van het programma toe te lichten. De beoordeling van de technische waarde van het programma zal gebeuren door de informaticadienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De technische waarde wordt als volgt beoordeeld.: - zeer goed = 30 punten - goed = 15 punten - onvoldoende = 0 punten De eenheidsprijs voor één licentie (all-in) voor één jaar en de korting bij aankoop van meerdere licenties 30 punten De eenheidsprijs (excl. BTW) wordt geëvalueerd op basis van de volgende formule: P= 15 X Pm/Po, waarbij Pm de prijs van de laagst geprijsde offerte, die minstens een voldoende haalt op de overige gunningscriteria, is en Po de prijs van de onderzochte offerte. De korting wordt geëvalueerd op basis van volgende formule: K = 15 X Km/Ko, waarbij Km de som van de kortingsbedragen in de inventaris van de laagst geprijsde offerte is en Ko de som van de kortingsbedragen van de onderzochte offerte. De dienstverlening en de leveringstermijnen 10 punten De inschrijver vermeldt en omschrijft gedetailleerd welke service hij kan leveren met voorwaarden en engagement. Deze lijst kan aangevuld worden met bijkomende documenten.

12 06 12 De inschrijver geeft ook aan vanaf wanneer hij kan starten met de installatie van het programma en binnen welke termijn dit kan gerealiseerd worden (wanneer wordt het programma operationeel). De beoordeling van de dienstverlening en de leveringstermijnen zal gebeuren door de aankoopdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. P. VARIANTEN Varianten zijn niet toegestaan. Q. VERBINTENISTERMIJN TERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. R. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen De opdracht moet starten vóór 1 januari De inschrijver vermeldt wanneer hij kan starten met de opdracht. De opdracht moet operationeel zijn binnen een termijn die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Plaats De opdracht wordt uitgevoerd in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten en/of tekortkomingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om deze gebreken onmiddellijk recht te zetten. S. BORGTOCHT Er wordt geen borgtocht gevraagd T. KEURING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een of meer afgevaardigden van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde(n) zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten wordt gestart. U. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de van installatie van de software, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van een factuur, te onderwerpen aan de BTW, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie

13 06 13 Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in EURO. V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. W. GESCHILLEN. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

14 06 14 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN EN A. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De opdracht betreft de aankoop en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Met onderhoud wordt zowel het technisch als het inhoudelijk onderhoud bedoeld. Hiervoor zullen een aantal licenties aangekocht worden. Bij de aankoop van een licentie zijn ook minimaal inbegrepen: - de opstartkosten; - de technische en inhoudelijke onderhoudskosten; - de helpdesk support; - de installatie van upgrades; - een startopleiding In eerste instantie voorzien we 5 licenties. Dit aantal kan, afhankelijk van de behoeften, nog uitgebreid worden in de loop van het contract. Bijkomende licenties worden aan dezelfde of aan voordeligere voorwaarden geleverd. B. WIJZE VAN UITVOERING U VAN DE OPDRACHT De licenties worden geïnstalleerd na de toewijzing van de opdracht en binnen de termijn die de opdrachtnemer heeft vermeld in zijn offerte. De startopleiding wordt georganiseerd in de kantoren van de opdrachtgever binnen de maand na installatie. Op vraag van de opdrachtgever worden bijkomende opleidingen georganiseerd. De bijkomende opleidingen maken geen deel uit van deze opdracht en kunnen afzonderlijk gefactureerd worden. C. GUNNINGSCRITERIA RIA Voor de toewijzing zullen volgende gunningscriteria in acht genomen worden: - Gunningscriterium 1: de functionele waarde weging: 30% - Gunningscriterium 2: de technische waarde weging: 30% - Gunningscriterium 3: de eenheidsprijs voor één licentie (all-in) voor één jaar + aangeboden korting bij aankoop van meerdere licenties weging: 30% - Gunningscriterium 4: de dienstverlening en de leveringstermijnen weging: 10% Om deze gunningscriteria te kunnen beoordelen geeft de inschrijver een schriftelijke toelichting over de functionele en technische waarde van het programma; licht hij aan de hand van een testcase de werking van het programma toe. Deze demonstratie heeft plaats in de lokalen van de opdrachtgever, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel tussen 25 en 29 november De exacte dag en het uur van deze demo wordt aan de inschrijvers meegedeeld, binnen de 5 dagen na de openingszitting. De inhoud van de testcase wordt door het opdrachtgevend bestuur bekend gemaakt bij de uitnodiging voor de demo; geeft de inschrijver de prijs voor één licentie weer en vult hij in bijgevoegde prijsinventaris de kortingsbedragen in voor aankoop van meerdere licenties; beschrijft de inschrijver gedetailleerd welke service hij kan leveren, en eventuele voorwaarden; geeft de inschrijver aan vanaf wanneer hij kan starten met de installatie van het programma en binnen welke termijn dit kan gerealiseerd worden. D. FUNCTIONELE-,, TECHNISCHE- EN PROJECTVEREISTEN Zie bijlage bij dit bestek

15 06 15 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Emile Jacqmainlaan 135, 1000 BRUSSEL Betreft: opdracht bij open offerteaanvraag voor de aankoop en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachtenen ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kenmerk A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: adres: Ondernemingsnummer.: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht voor de aankoop en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

16 06 16 B. FINANCIËLE GEGEVENS de eenheidsprijs voor één licentie (all-in) voor één jaar in letters (excl. BTW): in cijfers excl. BTW:. het bedrag van de BTW:. incl. BTW:.. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. De bijgevoegde prijsinventaris met kortingen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld. C. BIJLAGEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende verklaring met betrekking tot zijn totale omzet, en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is,verwezenlijkt over de laatste drie boekjaren; Indien hij, om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende verklaring met de (minimaal vijf) voornaamste klanten van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, gedurende de afgelopen drie jaar, met vermelding van het totaal bedrag en de, van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een beschrijving van de technische of beroepsbekwaamheid waarover de dienstverlener beschikt voor het uitvoeren van de opdracht (knowhow, efficiëntie, ervaring ) - namen en beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht - een schriftelijke toelichting over de functionele en technische waarde van het programma; - een gedetailleerde beschrijving van de service die kan geleverd worden, en eventuele voorwaarden; - Datum/periode wanneer hij kan starten met de installatie van het programma en termijn waarbinnen dit kan gerealiseerd worden. ALLE DOCUMENTEN EN ANDERE STUKKEN DIE BIJ DE OFFERTE WORDEN GEVOEGD, MOETEN WORDEN GEDATEERD EN ONDERTEKEND DOOR DE INSCHRIJVER.

17 06 17 D. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt. Naam: Handtekening: Datum: Naam: Handtekening: Datum:

18 06 18 PRIJSINVENTARIS AANKOOP VAN MEERDERE LICENTIES (ALL-IN) SOFTWARE VOOR HET BEHEER VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN EN ONDERSTEUNING BIJ HET AANKOOPPROCES VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE AANTAL LICENTIES BEDRAG EXCLUSIEF BTW BEDRAG INCLUSIEF BTW 1 licentie AANTAL LICENTIES BEDRAG INCLUSIEF KORTING EXCLUSIEF BTW BEDRAG INCLUSIEF KORTING INCLUSIEF BTW 2 tot 5 licenties 6 tot 10 licenties 11 tot 20 licenties 21 tot 30 licenties 31 tot 40 licenties 41 tot 50 licenties TOTAAL Naam: Handtekening: Datum: