Bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16. Open offerteaanvraag voor vormgeving en drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten

Transcriptie

1 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel Bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 Open offerteaanvraag voor vormgeving en drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Openingszitting op woensdag 16 april 2014 om 10 u in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.

2 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN...4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 4 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 4 F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 6 I. PRIJSBEPALING... 7 J. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 7 K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 7 L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES M. TAALGEBRUIK N. GUNNINGSCRITERIA O. VARIANTEN P. VERBINTENISTERMIJN Q. UITVOERING VAN DE DIENSTEN R. BORGTOCHT S. BETALINGSMODALITEITEN T. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN U. GESCHILLEN DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT C. WIJZE VAN UITVOERING VAN DE OPDRACHT D. BEOORDELING VAN DE GUNNINGSCRITERIA E. PROJECTVEREISTEN F. AUTEURSRECHT DEEL 3 OFFERTEFORMULIER A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS B. FINANCIËLE GEGEVENS C. TECHNISCHE GEGEVENS D. BIJLAGEN E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN F. INVENTARIS... 16

3 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging kunnen genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Check de dossiers op hun volledigheid. Ingediende offertes zijn achteraf niet meer wijzigbaar. Een offerte mag geen verklaringen bevatten die strijdig zijn met het bestek, anders wordt ze onontvankelijk verklaard. Wij raden u aan uw algemene voorwaarden (betalingstermijn, garantietermijn, leveringsvoorwaarden.) NIET toe te voegen aan de offerte. Elke leverancier mag slechts 1 offerte indienen. Enkel indien dit vermeld is in het bestek mogen varianten ingediend worden. Let op, als u meerdere mogelijkheden vermeldt terwijl dit niet toegestaan is, kan uw offerte ongeldig zijn. Zorg dat alle documenten gedateerd en gehandtekend zijn. Voeg een attest toe waaruit blijkt dat de persoon die de offerte heeft ondertekend, daar ook de bevoegdheid toe heeft (kopie statuten, eventueel volmacht indien voorzien in statuten ). Het ondertekenen moet volledig overeenkomstig de statutaire bepalingen van de bieder gebeuren, niet alleen wat betreft de bevoegdheden, maar ook wat betreft het vereiste aantal handtekeningen. Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.

4 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Erik Hulsbosch, deskundige-coördinator Communicatie, Media en ICT. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kunt u een sturen naar aankoop@vgc.be. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen in gemeenschapscentra in speelpleinen, jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft de vormgeving, het ontwerp en de drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten (brochures, folders, bewegwijzering, web elementen.) Het gaat grotendeels om kleine vormgevingsopdrachten (ontwerp van een affiche, folder, website-banner, advertentie ) Occasioneel kan een middelgrote opdracht deel uitmaken van de overeenkomst (bv. brochure van 15 tot 35 pagina s). De opdracht omvat één enkel perceel. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een open offerteaanvraag. D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de datum vermeld in de toewijzingsbrief en wordt afgesloten voor een periode van één jaar. De opdracht kan maximaal 3 keer verlengd worden met één jaar. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel

5 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op woensdag 16 april 2014 om 10 u op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek: VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 - de uiterste datum en het uur van de opening van de offertes Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het nummer van het bestek: VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 - Het adres van de bestemmeling - het woord offerte in de linkerbovenhoek F. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 5. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 6. het onderhavig bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16; 7. de goedgekeurde offerte Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij.

6 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met prijsinventaris en bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één exemplaar en één digitale kopie opgemaakt. De digitale kopie wordt ofwel op drager (CD-rom, USB-stick) in de binnenste omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend, ofwel na de openingszitting via gestuurd naar aankoop@vgc.be. Een offerte per mail mag niet verzonden worden vóór de openingszitting, zoniet wordt de offerte ongeldig. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier en de prijsinventaris te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoon-, faxnummer en adres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ; Financiële gegevens - de eenheidsprijzen voor de opdrachten opgesomd in de prijsinventaris, (exclusief BTW) en het bedrag van de BTW; De bijgevoegde prijsinventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Technische gegevens Om de kwaliteit te beoordelen dient de inschrijver twee ontwerpen in: - een ontwerp van een advertentie voor de bekendmaking van de website (volgens huisstijl VGC); - een ontwerp van een folder om de woontours van Wonen in Brussel te promoten De inschrijver geeft een toelichting bij de ingediende ontwerpen. Documenten te voegen in bijlage:

7 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden; - de jaarrekening van het laatste boekjaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de minimaal 5 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met een opsomming van de personeelsleden en met vermelding van hun identiteit en studie- en beroepskwalificaties. Zowel het aantal personeelsleden als hun studie- en beroepskwalificaties zullen beoordeeld worden in functie van de technische capaciteit waaraan de inschrijver moet voldoen om geselecteerd te worden; - maximaal 5 bijgevoegde voorbeelden van drukwerken waarvoor de inschrijver de vormgeving heeft gerealiseerd; Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. I. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens prijslijst wat betekent dat alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn De inschrijver maakt een prijs per uur op voor: - Concept/creatie - Layout/grafische vormgeving - Auteurscorrecties - Accounthandeling Coördinatie/supervisie Administratieve opvolging Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. Het bedrag van de BTW wordt afzonderlijk vermeld. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. J. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, berekeningen, plannen en alle andere door hem voorgelegde stukken. K. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.

8 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datuum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EURO moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen ven geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.

9 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ Vijfde uitsluitingcriterium. De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel van het KB van 15 juli Zesde uitsluitingcriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. Zevende uitsluitingcriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 2. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver - De inschrijver voegt bij zijn offerte de jaarrekening van het laatste boekjaar. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagd referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 3. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de minimaal 5 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met een opsomming van de personeelsleden en met vermelding van hun identiteit en studie- en beroepskwalificaties. Zowel het aantal personeelsleden als hun studieen beroepskwalificaties zullen beoordeeld worden in functie van de technische capaciteit waaraan de inschrijver moet voldoen om geselecteerd te worden; - aan de hand van maximaal 5 bijgevoegde voorbeelden van drukwerken waarvoor de inschrijver de vormgeving heeft gerealiseerd.

10 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ L. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. M. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen. N. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: - Gunningscriterium 1: kwaliteit van de ingediende ontwerpen weging: 60 punten - Gunningscriterium 2: prijs (som van de eenheidsprijzen) weging: 40 punten De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. O. VARIANTEN Varianten zijn niet toegestaan. P. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. Q. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. R. BORGTOCHT Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.

11 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ S. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van realisatie van de opdracht, om de formaliteiten betreffende de keuring te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de BTW, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in EURO. T. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. U. GESCHILLEN. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

12 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een instelling met rechtspersoonlijkheid. Ze werd opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen (artikel 60 e.v.), de zogenaamde Brusselwet. De VGC is bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden (welzijn, gezin en gezondheidszorg) materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Ze heeft voor deze gemeenschapsaangelegenheden de bevoegdheid van inrichtende macht. De voorbije bestuursperiodes werd de wettelijke opdracht van de VGC inhoudelijk vertaald in de hiernavolgende missie: De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid en dit alles aangestuurd vanuit Nederlandstalig perspectief. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De dienst Communicatie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wenst een beroep te doen op externe grafische vormgeving voor de vormgeving van folders, advertenties, banners, formulieren, brochures, stickers, bewegwijzering, Het totale bedrag dat besteed wordt gedurende één jaar wordt geraamd op EUR. Dit bedrag is een raming en houdt geen engagement in van de aanbestedende overheid. De afname voor de toekomstige periode is afhankelijk van de behoeften van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. C. WIJZE VAN UITVOERING VAN DE OPDRACHT Dit is een opdracht volgens prijslijst. De bestellingen van vormgevingsopdrachten gebeuren gespreid doorheen de looptijd van de opdracht (op afroep). Voor dat de opdracht gestart wordt, geeft de firma aan wie de opdracht gegund wordt, een inschatting van de tijdsduur van de verschillende rubrieken van de prijslijst. Na de goedkeuring hiervan door de dienst Communicatie wordt de opdracht gestart. D. BEOORDELING VAN DE GUNNINGSCRITERIA De gunningscriteria worden als volgt beoordeeld: Kwaliteit van de ingediende ontwerpen Om de kwaliteit te beoordelen, dient de inschrijver 2 ontwerpen in: 1 Een ontwerp van een advertentie volgens de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (categorie A) voor de bekendmaking van de website

13 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ Een ontwerp van een folder (formaat vrij te kiezen) om de woontours van Wonen in Brussel te promoten ( Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met - originaliteit - creativiteit - samenhang van alle elementen - relevantie voor het onderwerp dat weergeven wordt - en kracht van de boodschap. Om dit gunningscriterium te kunnen beoordelen geeft de inschrijver in haar offerte ook een toelichting bij de ingediende ontwerpen. Prijs De aangeboden prijzen (gemiddelde van de uurprijzen van de 5 rubrieken) worden geëvalueerd op basis van de volgende formule: P=40 X Pm/Po, waarbij Pm de prijs is van de laagst geprijsde offerte die minstens een voldoende haalt op het criterium kwaliteit, en Po de prijs van de onderzochte offerte. E. PROJECTVEREISTEN - De standaard lettertypefamilie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie is het Bliss: Bliss regular, light en bold. Het is een vereiste dat de firma aan wie de opdracht gegund wordt over dit lettertype beschikt. - De firma aan wie de opdracht gegund wordt, duidt een vaste contactpersoon aan die alle opdrachten van de VGC in het kader van deze opdracht coördineert en opvolgt. F. AUTEURSRECHT De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. Dit geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: 1. het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; 2. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; 3. het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht; 4. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, ook door externe organisaties en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het globale bedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding.

14 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE - Betreft: Open offerteaanvraag voor vormgeving en drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: adres: Ondernemingsnummer.: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot vormgeving en drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten 1 Doorhalen wat niet van toepassing is INGEVULD TERUG TE STUREN

15 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ B. FINANCIËLE GEGEVENS De prijzen voor vormgeving en drukwerkbegeleiding voor diverse communicatieproducten, (exclusief BTW) worden weergegeven in bijgevoegde prijsinventaris met gedetailleerde prijzen wordt. Deze inventaris wordt op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. C. TECHNISCHE GEGEVENS Om de kwaliteit te beoordelen dient de inschrijver twee ontwerpen in: - een ontwerp van een advertentie voor de bekendmaking van de website (volgens huisstijl VGC); - een ontwerp van een folder om de woontours van Wonen in Brussel te promoten De inschrijver geeft een toelichting bij de ingediende ontwerpen. D. BIJLAGEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden; - de jaarrekening van het laatste boekjaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de minimaal 5 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met een opsomming van de personeelsleden en met vermelding van hun identiteit en studie- en beroepskwalificaties. Zowel het aantal personeelsleden als hun studie- en beroepskwalificaties zullen beoordeeld worden in functie van de technische capaciteit waaraan de inschrijver moet voldoen om geselecteerd te worden; - maximaal 5 bijgevoegde voorbeelden van drukwerken waarvoor de inschrijver de vormgeving heeft gerealiseerd; E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt. Naam: Handtekening: Datum: Naam: Handtekening: Datum: INGEVULD TERUG TE STUREN

16 VGC2014/DFB/Aankoop/AB/16 7/03/ F. INVENTARIS Deelopdracht Prijs per uur excl. BTW Bedrag BTW Prijs per uur incl. BTW Concept/creatie Lay-out/grafische vormgeving Auteurscorrecties Accounthandeling Coördinatie/supervisie Administratieve opvolging TOTAAL INGEVULD TERUG TE STUREN