Leidraad Tijdelijke Buitengebruikname Metrospoor

Transcriptie

1 Definitief Leidraad Tijdelijke Buitengebruikname Metrospoor Referentie: DB AMA 070 Henk Waling Directeur Eigendom & Beheer

2 Versiebeheer Gewijzigd in de versie Versie Datum Omschrijving Gewijzigd door: Eerste uitgave Nelleke Beerman Aanpassingen gedaan Nelleke Beerman Aanpassingen n.a.v. opmerkingen afstemmingsoverleg Nelleke Beerman Geplande nieuwe uitgave Geplande Geplande Omschrijving versie datum In behandeling bij: Wijzigingsbeheer: Hoofdafdeling Eigendom en Beheer Disclaimer: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder toestemming van de Adresgegevens: X Eigendom en Beheer X X Stationsplein AB Amsterdam 2

3 Inhoud Inhoud 2 1 Inleiding Achtergrond Organisatie Doel Scope Opbouw document 5 2 Schema TBGN metrospoor 6 3 Soorten TBGN s metrospoor Vervangend Vervoerplan Kosten aanvraag 7 4 Behandeling aanvraag Eisen aan de aanvraag Acceptatie aanvraag Goedkeuring aanvraag Afstemmingsoverleg Aanpassingen aanvraag Besluitvorming aanvraag 9 5 Escalatieproces 11 6 Prioritering TBGN bij conflicten 12 7 Overige informatie en verplichtingen Verplichtingen Initiatiefnemer Planning termijnen Metrovrije periode Spoorveiligheid Het Amsterdamse coördinatiestelsel Meer informatie 14 Bijlage 1 Aanvraagformulier TBGN 15 Bijlage 2 Aanlevertermijnen TBGN 16 Bijlage 3 Definities 17 Bijlage 4 Rolverdeling 18 Bijlage 5 Besluit proces TBGN 19 3

4 1 Inleiding 1.1 Achtergrond De komende jaren vinden er verschillende projecten plaats die invloed hebben op het metronet van de gemeente Amsterdam. Afstemming tussen deze projecten wordt de komende periode noodzakelijk om de negatieve gevolgen te minimaliseren. Daarom is er besloten een procedure Tijdelijke Buitengebruikname (TBGN) Metrospoor op te stellen. De Regiegroep Metro heeft op 2 juli 2012 ingestemd met de vaststelling van het proces. Op 18 oktober 2012 heeft het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio Amsterdam dit proces officieel vastgesteld. Dit document bevat een uitwerking van dit proces en is bedoeld als leidraad voor de Initiatiefnemer die te maken krijgt met TBGN van het metrospoor. Een Initiatiefnemer kan zich zowel aan de kant van de opdrachtgever als aan de kant van de opdrachtnemer bevinden. Het is aan een project als geheel om hierover af te stemmen en te bepalen wie de Initiatiefnemer wordt. 1.2 Organisatie De coördinerende rol van de procedure TBGN ligt bij de Assetowner de, afdeling Eigendom & Beheer. De eindbeslissing voor het buiten gebruik nemen van de metro sporen ligt bij het dagelijks bestuur van de Stadsregio Amsterdam. De Assetowner zorgt binnen de procedure voor afstemming met de Vervoerder, Operationeel Beheerder, de Stadsregio Amsterdam en overige partijen. De verantwoordelijkheid voor een complete aanvraag ligt bij de Initiatiefnemer zelf. 1.3 Doel Het doel van de procedure TBGN is om vroegtijdig knelpunten in werkzaamheden op en rond het metrospoor te signaleren en te plannen. De komende jaren vinden er in de gemeente Amsterdam diverse grote metroprojecten plaats die van invloed zijn op het gebruik van de Metro. Door al vroegtijdig afspraken met de initiatiefnemers hiervoor te nemen, worden de gevolgen van de TBGN s beter beheersbaar. 1.4 Scope Deze procedure geldt voor alle bestaande en alle toekomstige metrolijnen die beschikbaar zijn binnen de gemeente Amsterdam. Hieronder volgt een kaartje van het huidige (per 1 juli 2012) beschikbare metronet. 4

5 1.5 Opbouw document Dit document begint met een schematische weergave van de procedure die gevolgd wordt voor het aanvragen van TBGN. Vervolgens worden de soort TBGN s besproken, de behandeling van de aanvraag, het escalatieproces, de prioritering en tot slot de overige informatie waar een Initiatiefnemer bij zijn aanvraag rekening mee moet houden. Figuur 1: Metronetwerk 5

6 2 Schema TBGN metrospoor 6

7 3 Soorten TBGN s metrospoor Er worden grofweg vier soorten tijdelijke buitengebruiknames metrospoor onderscheiden. Dit zijn: 1. TBGN s in het kader van dagelijks onderhoud; 2. TBGN s in het kader van groot (vervangings)onderhoud; 3. TBGN s in het kader van afvoer; 4. TBGN s in het kader van nieuwbouw. Al deze TBGN s hebben gevolgen voor het metrospoor al dan niet voor de exploitatie van het metrospoor. Alle TBGN s die onder het dagelijks onderhoud vallen en die geen gevolgen hebben voor de exploitatie van het metrospoor, vallen buiten de procedure Tijdelijke Buitengebruikname Metrospoor. De overige drie TBGN s vallen allemaal binnen de procedure Tijdelijke Buitengebruikname Metrospoor. 3.1 Vervangend Vervoerplan Als een TBGN consequenties heeft voor de exploitatie van het metrospoor, dan dient er een Vervangend Vervoerplan te worden opgesteld. Dit Vervangend Vervoerplan wordt in principe opgesteld door GVB-Vervoer in samenwerking met het project. De Assetowner, afdeling Eigendom & Beheer geeft opdracht aan GVB-Vervoer tot het opstellen van een Vervangend Vervoerplan. 3.2 Kosten aanvraag In de tabel hieronder wordt de verdeling van de kosten weergegeven. Er wordt een onderscheid gemaakt in kosten voor vervangend vervoer, inkomstenderving concessiehouder, overige kosten concessiehouder en kosten voor communicatie. Voor de onderdelen 1 +2a heeft de Stadsregio jaarlijks maximaal 3 miljoen beschikbaar. Dit geldt voor de lopende concessieperiode (t/m 2017). Eventuele overstijgende kosten en kosten voor extra NS inzet moeten door de Initiatiefnemer worden betaald. Met betrekking tot de kosten wordt er een onderscheid gemaakt tussen projecten die invloed hebben op het bestaande metronetwerk (TBGN s met betrekking tot groot (vervangings)onderhoud en afvoer) en de nieuwbouw projecten (TBGN s nieuwbouw). Op dit moment (2012) gelden de kosten afspraken voor Nieuwbouw, alleen voor de Noord/Zuidlijn. Bestaande Metronetwerk Nieuwbouw Metronetwerk 1 Vervangend vervoer, exclusief extra NS inzet Stadsregio Initiatiefnemer 2a Inkomstenderving Concessiehouder Stadsregio Initiatiefnemer 2b Overige kosten Concessiehouder (opstellen tijdelijke dienstregelingen, backoffice, opstellen noodplannen, etc) Nadere afstemming Vervoerder/ Initiatiefnemer 3 Communicatie (incl. reizigerspamfletten, verwijzers, ontruimers, verkeersregelaars etc Initiatiefnemer 7

8 4 Behandeling aanvraag 4.1 Eisen aan de aanvraag a. Een aanvraag dient schriftelijk of per via te worden ingediend bij de Assetowner, Afdeling Eigendom & Beheer door de Initiatiefnemer. Een aanvraag dient minimaal 1 jaar, het liefst 3 jaar voorafgaand aan de daadwerkelijke TBGN te worden gedaan. Alle velden van het aanvraagformulier (bijlage 1) moeten ingevuld zijn. b. Een aanvraag die niet minimaal 1 jaar van te voren wordt ingediend, wordt niet in behandeling genomen. c. Een aanvraag dient minimaal de volgende informatie te bevatten: 1. Contactgegevens Initiatiefnemer; 2. Planning uitvoering werkzaamheden; 3. Aard van de werkzaamheden; 4. Gevolgen uitvoering werkzaamheden voor het metrospoor; 5. Risicoanalyse inclusief beheersmaatregelen. d. Bij ontvangst van de aanvraag, wordt de aanvraag binnen vijf werkdagen getoetst op compleetheid. Als de aanvraag niet compleet is, dient de Initiatiefnemer de aanvraag opnieuw in te dienen. e. De Initiatiefnemer ontvangt als de aanvraag compleet is een bevestiging dat de aanvraag in behandeling is. 4.2 Acceptatie aanvraag a. De Assetowner toetst de aanvraag op de volgende elementen: 1. Technische haalbaarheid werkzaamheden binnen planning; 2. Gevolgen voor de exploitatie van de metro; 3. De reguliere onderhoudsplanning + huidige TBGN planning. b. De Assetowner zorgt voor de organisatie van overleg met de benodigde partijen. Dit overleg is verkennend en informeel en heeft als doel om de Initiatiefnemer te helpen om zijn aanvraag compleet te maken. c. De Assetowner informeert bureau Stadsregie over de aanvraag en bureau Stadsregie toetst de aanvraag op overlappende werkzaamheden in Amsterdam. d. De Assetowner begeleidt de Initiatiefnemer om te komen met een pakket dat alle informatie bevat om te komen tot een volwaardige afhandeling van de aanvraag. 8

9 e. Mocht het nodig zijn, dan stelt de Vervoerder samen met de Initiatiefnemer een Vervangend Vervoerplan op. Het Vervangend Vervoerplan wordt samen met de aanvraag TBGN vastgesteld door het DB van de Stadsregio Amsterdam. f. De Initiatiefnemer ontvangt na toetsing en eventuele aanpassingen aan de aanvraag een bevestiging dat de aanvraag geaccepteerd is. 4.3 Goedkeuring aanvraag Afstemmingsoverleg a. Na acceptatie vindt er behandeling plaats van de aanvraag in het Afstemmingsoverleg. b. Het Afstemmingsoverleg TBGN vindt structureel 4x per jaar plaats. Dit is over het algemeen in de maanden februari, mei, september en november. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de aanlevertermijnen voor deze overleggen. c. Het Afstemmingsoverleg kan randvoorwaarden stellen aan de aanvraag. d. Het Afstemmingsoverleg keurt de aanvraag goed of niet goed. Als een aanvraag niet wordt goedgekeurd dan dient de Initiatiefnemer opnieuw een aanvraag te doen. e. De Assetowner informeert de volgende overleggen over de uitkomst van het Afstemmingsoverleg: a. Met de Operationeel Beheerder via het contractoverleg; b. De Regiegroep Metro; c. Afstemming prioritering met de grote metroprojecten; d. Stadsregie. 4.4 Aanpassingen aanvraag a. Er vindt een terugkoppeling plaats aan de Initiatiefnemer over de opmerkingen die komen uit het Afstemmingsoverleg en/of uit de overleggen die onder 3.3e worden genoemd. b. Er vindt overleg plaats tussen de betrokken partijen over de opmerkingen op de aanvraag. c. De Assetowner begeleidt de Initiatiefnemer bij het verwerken van de opmerkingen op de aanvraag. d. De Initiatiefnemer verwerkt de opmerkingen in zijn aanvraag en dient opnieuw een aanvraag in bij het Afstemmingsoverleg. 4.5 Besluitvorming aanvraag a. Een goedgekeurde aanvraag wordt ter besluitvorming aangeboden aan het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio Amsterdam. b. Het DB kan besluiten dat de Initiatiefnemer opnieuw een aanvraag moet doen. 9

10 c. De Initiatiefnemer wordt door de Assetowner geïnformeerd over het besluit wat door het DB is genomen. d. De Assetowner begeleidt de Initiatiefnemer bij het doen van een nieuwe aanvraag TBGN. 10

11 5 Escalatieproces a. Aanvragen TBGN waar geen overeenstemming over bereikt wordt tussen de Initiatiefnemer en het Afstemmingsoverleg, worden ambtelijk geëscaleerd naar het managementoverleg (MO) tussen de, de Vervoerder en de Stadsregio Amsterdam. Er bestaat de mogelijkheid het MO over te slaan en direct te escaleren bij de Regiegroep Metro. b. Het MO is bevoegd dwingende wijzingen op te leggen aan de Initiatiefnemer met betrekking tot de definitieve aanvraag TBGN. c. De Initiatiefnemer verwerkt de eventuele wijzingen van het MO. d. Lukt het niet om in het MO overleg tot overeenstemming te komen dan wordt er geëscaleerd naar de Regiegroep Metro. e. Komt de Regiegroep Metro er niet uit dan hebben zij de mogelijkheid de aanvraag TBGN inclusief de verschillen van inzicht die er bestaan tussen de Initiatiefnemer en het Afstemmingsoverleg TBGN voor te leggen aan het Dagelijks Bestuur (DB) van de Stadsregio Amsterdam. f. Het DB neemt de eindbeslissing over de aanvraag TBGN. 11

12 6 Prioritering TBGN bij conflicten Op het moment dat er blijkt dat er twee of meer Tijdelijke Buitengebruiknames Metrospoor zijn op hetzelfde moment, wordt het volgende stappenplan gevolgd: 1. Er wordt in overleg met de Initiatiefnemer(s) gekeken of het mogelijk is om een of meerdere conflicterende TBGN s te verplaatsen naar een ander tijdstip; 2. Is het niet mogelijk om een of meerdere TBGN s te verplaatsen dan wordt er de volgende prioritering gehanteerd: a. Zekerheid van de planning; de TBGN met de meest zekere/gedetailleerde planning krijgt voorrang; b. Beheersbaarheid van risico s; TBGN waarin de risico s het beste worden beheerst krijgt voorrang; 3. De Assetowner verwerkt de uitkomsten in een advies; 4. De Assetowner legt dit advies voor aan het Afstemmingsoverleg; 5. Het Afstemmingsoverleg neemt de uiteindelijke beslissing over de prioritering; 6. De Assetowener communiceert de uitkomsten van het Afstemmingsoverleg met de Initiatiefnemers; 7. Mocht het Afstemmingsoverleg er niet uitkomen of de Initiatiefnemer(s) niet tevreden zijn met de uitkomst van dit overleg dan bestaat er de mogelijkheid om het escalatieproces (zie hoofdstuk 5) te volgen. 12

13 7 Overige informatie en verplichtingen 7.1 Verplichtingen Initiatiefnemer Het hebben van een besluit tijdelijke buitengebruikname metrospoor ontslaat de Initatiefnemer niet van zijn verplichtingen met betrekking tot de spoorveiligheid en het Amsterdamse coördinatiestelsel. Een besluit geeft alleen een garantie dat de werkzaamheden in de gereserveerde periode kunnen plaatsvinden, maar zegt niets over de inhoudelijkheid van het werk. 7.2 Planning termijnen De Assetowner registreert alle initiatieven en neemt ze op in drie planningen. Deze planningen worden periodiek bijgewerkt en kunnen opgevraagd worden door de Initiatiefnemer, via In de planningen zijn opgenomen: het traject, begin- en einddatum, soort TBGN en evt. fasering. De volgende drie planningen worden gehanteerd: Planning 1: Vastgesteld (inzicht per dag) Planning 2: Concrete plannen (inzicht per week) Planning 3: Initiatieven (inzicht per kwartaal) 0 tot 6 maanden vooruit 4 tot 12 maanden vooruit 1 tot 5 jaar vooruit 7.3 Metrovrije periode Bij een tijdelijke buitengebruikname metrospoor is de geplande metrovrije periode altijd groter dan alleen de periode van aanvang en einde van de buitengebruikname. Dit heeft te maken met het uit en in exploitatie brengen van het metrospoor. Hiermee dient een Initiatiefnemer rekening te houden bij het doen van zijn aanvraag. De metrovrije periode ligt grofweg tussen 1.00 uur en 5.00 uur. 7.4 Spoorveiligheid Het feit dat het DB SRA een besluit heeft genomen over het buitengebruiknemen van de metro, ontslaat de Initiatiefnemer niet van zijn verplichtingen in het kader van de spoorveiligheid. Het besluit van het DB geeft de Initiatiefnemer alleen de zekerheid dat de in de aanvraag gestelde periode gereserveerd is voor Initiatiefnemer voor werkzaamheden. Het besluit zegt niets over de inhoud van de werkzaamheden. Zo dient de Initiatiefnemer nog steeds een vergunning aan te vragen bij GVB-Railservices en te voldoen aan alle beveiligingsmaatregelen die in het kader van de Spoorwegwet, tram en lokaalspoorwegwet en Metroregelement worden gesteld. 13

14 Mocht het zo zijn dat een Initiatiefnemer geen vergunning krijgt voor de in de aanvraag TBGN gestelde periode dan vervallen hiermee niet de kosten die gemaakt zijn in het kader van de aanvraag TBGN. Deze moet de Initiatiefnemer gewoon voldoen. 7.5 Het Amsterdamse coördinatiestelsel Projecten en evenementen op of aan een van de Amsterdamse Hoofdnetten die het verkeer hinderen en langer dan een week duren moeten een Bereikbaarheids-, Leefbaarheids-, Veiligheids- en Communicatieplan (BLVC-plan) indienen bij de Werkgroep Werk in Uitvoering (WWU). Nu is het zo dat de Amsterdamse metro niet tot de Amsterdamse Hoofdnetten behoort, maar dat een tijdelijke buitengebruikname van de metro wel gevolgen kan hebben voor de bereikbaarheid van de stad. Daarom wordt een aanvraag TBGN aangemeld bij bureau Stadsregie. Bureau Stadsregie checkt de aanvraag op andere werkzaamheden die in dezelfde periode in Amsterdam plaatsvinden. Mocht Stadsregie voorwaarden stellen aan de TBGN dan is het aan de Initiatiefnemer om deze voorwaarden te verwerken (zo kan het dus bijvoorbeeld voorkomen dat er toch een BLVC-plan moet worden opgesteld door de Initiatiefnemer). 7.6 Meer informatie Zie voor meer informatie in het kader van o.a. de spoorveiligheid, vergunningen en werktijden: Praktische aandachtspunten voor werken binnen Metroareaal. Opgesteld door GVB- Railservices, Ton van Gestel. Meer informatie over het coördinatiestelsel van Amsterdam: 14

15 Bijlage 1 Aanvraagformulier TBGN De onderstaande gegevens opnemen in een document en onderstaande vragen zo goed als mogelijk beantwoorden. Als vragen nog niet beantwoordt kunnen worden, aangeven waarom dit nog niet mogelijk is. 1. Contactgegevens Initiatiefnemer: Project: Organisatie: Contactpersoon: Contactgegevens: Datum van de aanvraag: 2. Planning uitvoering werkzaamheden (indien beschikbaar graag bijvoegen) en aangeven. Wat is de datum en de duur van de werkzaamheden? Week- of weekenddagen of worden de werkzaamheden s nachts uitgevoerd? 3. Aard van de werkzaamheden: Welke werkzaamheden gaan er plaatsvinden en wat is de locatie van de werkzaamheden? 4. Gevolgen uitvoering werkzaamheden voor het metrospoor: Wat zijn de gevolgen van de werkzaamheden voor het gebruik van het metrospoor? 5. Risicoanalyse: Welke risico s van de werkzaamheden kunnen gevolgen hebben voor het gebruik van de metrospoor? 15

16 Bijlage 2 Aanlevertermijnen TBGN Hieronder staan globaal de aanlevertermijnen aangegeven voor het indienen van de aanvraag TBGN. Fase 1: Indiening Indienen TBGN Maximaal 156 weken, minimaal 52 weken van te voren Fase 2: Acceptatie Maximaal 30 weken, minimaal 13 weken Opstellen Vervangend Vervoerplan Fase 3: Goedkeuring Fase 4: Besluitvorming Fase 5: Uitvoering 1 week Detaillering en Opstellen verdere uitwerking BLVC-plan TBGN Afhankelijk van de aanvraag: maximaal 28 weken tot 129 weken. Voorbereiden Afstemmingsoverleg 2 weken Afstemmingsoverleg Eventueel opnieuw doorlopen 4 weken 12 weken Afstemmingsoverleg Voorbereiden Dagelijks Bestuur SRA 2 weken Besluit DB SRA Min. 6 weken Uitvoering Minimaal 52 weken van te voren project melden bij Stadsregie Totale doorlooptijd: Fase 1: Indiening: 1 week Fase 2: Acceptatie: max. 28 tot 129 weken Fase 3: Goedkeuring: 2 weken of 14 weken bij opnieuw Fase 4: Besluitvorming: 6 weken of 22 weken bij opnieuw Fase 5: Uitvoering: min. 6 weken 16

17 Bijlage 3 Definities 1. TBGN: Tijdelijke Buitengebruikname Metrospoor. Hiermee wordt de procedure aangeduid die doorlopen dient te worden op het moment dat werken in de omgeving van de metro invloed hebben op het buitengebruik nemen van het metrospoor. 2. Initiatiefnemer: Met de Initiatiefnemer wordt diegene bedoeld die de aanvraag TBGN doet. 3. Assetowner: De Eigenaar van de onderdelen van het metro-areaal. 4. Vervoerder: De Exploitant van het metrospoor in Amsterdam. 5. Exploitant: zie 4 Vervoerder. 6. Stadsregio Amsterdam: De concessieverlener van het Openbaar Vervoer in Amsterdam. 7. Operationeel Beheerder: De uitvoerende beheerder van de metro in Amsterdam. 8. Afstemmingsoverleg: Het overleg waarin de aanvraag TBGN wordt besproken. Dit overleg bestaat uit de Assetowner, de Vervoerder, de Operationeel Beheerder en de Stadsregio Amsterdam. 9. Stadsregie: De dienst binnen de gemeente Amsterdam waarbij alle projecten aangemeld dienen te worden en die de bereikbaarheid bewaakt. 10. : De Dienst binnen de gemeente Amsterdam waar de afdeling Eigendom & Beheer van de metro onderdeel van is. 11. Vervangend Vervoer plan: Een plan wordt door de Initiatiefnemer opgesteld dient te worden bij een TBGN die invloed heeft op de Exploitatie van de Metro. 12. Aanvraag TBGN: Hiermee wordt de Aanvraag bedoeld die door een Initiatiefnemer wordt gedaan bij werkzaamheden die invloed hebben op het buitengebruik nemen van het metrospoor. 17

18 Bijlage 4 Rolverdeling A. Assetowner: Eigenaar metrospoor en begeleider van de procedure TBGN,. B. Vervoerder: De Exploitant van het metrospoor, GVB-Exploitatie. C. Stadsregio Amsterdam: De Concessieverlener van de concessie metro, Stadsregio Amsterdam. D. Operationeel Beheerder: Uitvoerend beheerder van het metro netwerk, GVB- Infrastructuur. E. Initiatiefnemer: De indiener van de TBGN en diegene die de procedure moet doorlopen. F. Dagelijks Bestuur Stadsregio Amsterdam: Eindbeslisser over de TBGN, onderdeel van de Stadsregio Amsterdam. G. Stadsregie: Bewaker van de bereikbaarheid in Amsterdam en toetser binnen de procedure TBGN. H. Afstemmingsoverleg De rolverdeling en samenstelling van het Afstemmingsoverleg is als volgt: 1. Secretariaat: Vertegenwoordigd door: Assetowner 2. Voorzitter: Stadsregio Amsterdam Vertegenwoordigd door: Concessieverlener Metro 3. Vervoerder: GVB Exploitatie Vertegenwoordigd door: Accountmanagement 4. Operationeel Beheerder: GVB Railservices Vertegenwoordigd door: Afhankelijk van soort aanvraag 18

19 Bijlage 5 Besluit proces TBGN Het besluit Proces tijdelijke buitengebruikname metrospoor, zoals vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio Amsterdam d.d. 18 oktober 2012 Procedure tijdelijk buitengebruikname metrospoor (TBGN Metro) Het DB stemt in met de procedure tijdelijke buitengebruikname metrospoor. De belangrijkste punten hierin zijn dat het dagelijks bestuur van de Stadsregio de uiteindelijke beslissing neemt over het tijdelijk buitengebruik nemen van het metrospoor en dat de loketfunctie en een voorbereidende rol hiervoor wordt vervuld door de van de gemeente Amsterdam. 19

20 20

21 21