Certificatiemethodiek. Keurmerk

Transcriptie

1 Certificatiemethodiek Keurmerk Versie maart 2017

2 Certificatiemethodiek CTC-Keurmerk Inleiding In dit document zijn de certificatiemethodiek stappen beschreven voor CTC-Keurmerk (Keurmerk) van Stichting AQTO. De stappen zijn beschreven in relatie tot proces, verantwoordelijkheden en noodzakelijke documentatie. De certificatiemethodiek is in bijlage 1 schematisch weergegeven. In bijlage 2 zijn de relevante termijnen benoemd. Uitwerking stappen certificatiemethodiek Stap 1: Aanvraag certificatie Het trustkantoor vraagt de certificatie aan bij Stichting AQTO door middel van het invullen van het aanvraagformulier. Dit formulier is er op gericht om het trustkantoor bewust te maken van de inhoudelijke eisen met betrekking tot het Keurmerk. Daarnaast omvat het aanvraagformulier aanvullende voorwaarden zoals lidmaatschap Holland Quaestor, financiële consequenties verkrijgen Keurmerk, acceptatie van de eisen met betrekking tot 'gebruik' van het Keurmerk zoals vastliggen in de keurmerkovereenkomst en reglement huisstijl. Documentatie: Ingevuld aanvraagformulier Stap 2: Intake trustkantoor De intake trustkantoor heeft betrekking op het documenteren van het aanvraagformulier en een 'sanity' check door Stichting AQTO of het trustkantoor van 'onbesproken' gedrag is, inclusief weging eventuele informatie ontvangen van Holland Quaestor, en mogelijk toegelaten kan worden tot het keurmerkregister. Verantwoordelijk: Bestuurder Stichting AQTO Documentatie: Intake trustkantoor en vastlegging 'sanity' check Stap 3: Acceptatieverklaring en factuur aan trustkantoor Stichting AQTO stuurt de acceptatieverklaring naar het trustkantoor als bevestiging dat deze is geaccepteerd als partij die in aanmerking komt voor het verkrijgen van het Keurmerk en stuurt tevens de factuur. Documentatie: Acceptatieverklaring & factuur Stap 4: Instructie aan coördinator visitaties Stichting AQTO Stichting AQTO geeft coördinator visitaties de instructie dat bij het trustkantoor met de visitatie kan worden begonnen, hierbij wordt het aanvraagformulier meegestuurd. Documentatie: Instructie en toezenden aanvraagformulier 1

3 Stap 5: Inplannen en voorbereiden visitatie De coördinator visitaties legt contact met het trustkantoor en maakt afspraken met het kantoor met betrekking tot het inleveren van het Self Assessment (SA), het visitatiebezoek en het aanleveren van aanvullende documentatie. De coördinator visitaties stelt het visitatieteam samen en benoemt de contactpersoon die namens het visitatieteam contact met het trustkantoor onderhoudt. Verantwoordelijk: Coördinator visitaties Stichting AQTO Documentatie: SA-formulier toezenden aan trustkantoor Stap 6: Nadere uitwerking en uitvoering van visitatie De coördinator visitaties legt contact met het secretariaat van Stichting AQTO en bespreekt of de factuur is betaald. Pas na betaling van de factuur kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd. Op basis van de ingevulde SA en eventueel aanvullend opgevraagde documentatie/informatie wordt het concept visitatieplan opgesteld en het bezoek (interview) aan het trustkantoor voorbereid. Het bezoek zelf vindt plaats door het visitatieteam en bestaat uit minimaal twee onderdelen: Het bespreken van de informatie geleverd met betrekking tot de 'soft controls' (Criteria Toon aan de Top). Het doornemen van de SA met betrekking tot de 'hard controls' en de voorlopige bevindingen met betrekking tot deze controls. Verantwoordelijk: Visitatieteam Stichting AQTO Documentatie: (Concept) visitatieplan met vastlegging visitatieteam en de contactpersoon Stap 7 en 8: Visitatierapport opstellen, quality review en concept visitatierapport naar trustkantoor Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden wordt een concept visitatierapport opgesteld. Dit rapport wordt ter beschikking gesteld aan een visiteur van Stichting AQTO die geen lid is van het visitatieteam. Deze visiteur voert een 'quality review' (= interne rapport controle) uit op het dossier en rapport en brengt verslag uit aan het visitatieteam door middel van vastlegging van zijn bevindingen in het visitatiedossier. Het visitatieteam verwerkt de aanbevelingen die voortkomen uit de quality review in het visitatierapport. Het concept visitatierapport wordt, via het secretariaat, door het visitatieteam ter beschikking gesteld aan het trustkantoor voor (een mogelijke) reactie. Deze reactie wordt verwerkt in het concept visitatierapport dat daarmee definitief wordt. Verantwoordelijk: Visiteurs Stichting AQTO Secretariaat stuurt concept visitatierapport Documentatie: Concept visitatierapport, visitatiedossier en definitief visitatierapport Stap 9: Certificatiebeslissing Het visitatierapport wordt ter beschikking gesteld aan het bestuur van Stichting AQTO welke vervolgens een beslissing neemt of aan het trustkantoor het Keurmerk wordt toegekend of niet wordt toegekend. Het trustkantoor wordt door Stichting AQTO geïnformeerd. Verantwoordelijk: Bestuur Stichting AQTO Documentatie: Visitatierapport Certificaatbesluit positief: certificaat opname keurmerkregister Certificaatbesluit negatief: vermelding mogelijkheid van beroep 2

4 Stap 10: Uitwerking certificatiebeslissing Nadat het trustkantoor de keurmerkovereenkomst, inclusief reglement huisstijl, heeft ondertekend wordt het trustkantoor opgenomen in het keurmerkregister. De documenten bevatten informatie met betrekking tot de kaderstelling tot het voeren van het Keurmerk door het trustkantoor, zoals het recht van Stichting AQTO het Keurmerk weer in te trekken, informatieplicht bij bijzondere omstandigheden (denk aan overname), regels rond het gebruik van het Keurmerk in relatie tot externe communicatie, vertrouwelijkheid visitatierapport, certificatiecyclus en dergelijke. Documentatie: Getekende keurmerkovereenkomst Stap 11: Hervisitatie De certificatiebeslissing kan leiden tot het besluit van het bestuur van Stichting AQTO tot een hervisitatie met betrekking tot herstelde non-conformiteiten. Voor een hervisitatie kan een aanvullend factuur worden gestuurd door Stichting AQTO, afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden. Het trustkantoor geeft vooraf toestemming voor deze factuur. Verantwoordelijk: Visitatieteam Stichting AQTO Documentatie: Instructie van bestuur AQTO Stap 12: Aanvang beroepsprocedure Bij een negatieve beslissing heeft het trustkantoor het recht beroep in te stellen tegen het besluit van het bestuur, zoals vastgelegd in het Reglement van Beroep. Alvorens het beroep in behandeling wordt genomen door de Commissie van Beroep stelt het bestuur van Stichting AQTO de voorschot bijdrage vast. Verantwoordelijk: Bestuur Stichting AQTO Documentatie: Reglement Commissie van Beroep Stap 13: Uitvoering beroepsprocedure Nadat de voorschot bijdrage is ontvangen van het trustkantoor neemt de secretaris van de Commissie van Beroep het verzoek definitief in behandeling. Verantwoordelijk: (Secretaris) Commissie van Beroep Documentatie: Reglement Commissie van Beroep 3

5 Bijlage 1 4

6 Bijlage 2 Relevante termijnen Binnen drie maanden na indienen aanvraagformulier door het trustkantoor dient de visitatie door het visitatieteam plaats te vinden. Het Self Assessment van het trustkantoor dient uiterlijk twee weken voor de visitatiedatum ontvangen te zijn door het visitatieteam. Uiterlijk één week voor de visitatiedatum ontvangt het trustkantoor het (concept) visitatieplan. Uiterlijk vier weken na de visitatie ontvangt het trustkantoor het concept visitatierapport. Uiterlijk twee weken na het uitbrengen van het concept visitatierapport volgt de reactie van het management van het trustkantoor op dit rapport. Geconstateerde non-conformiteiten die belemmerend zijn voor verkrijging of verlenging van het Keurmerk, dienen binnen drie maande na het uitbrengen van het concept visitatierapport door het betreffende trustkantoor te worden opgelost. Non-conformiteiten die pas kunnen worden opgelost na drie maanden van het uitbrengen van het concept visitatierapport kunnen leiden tot een volledige hervisitatie. Het bestuur van Stichting AQTO beslist hierover. Uiterlijk acht weken na ontvangst van het definitieve visitatierapport neemt het bestuur van Stichting AQTO een besluit over toekenning afwijzing van het Keurmerk. Uiterlijk een week na het besluit wordt het betreffende trustkantoor geïnformeerd. Na ontvangst van de getekende keurmerkovereenkomst wordt het trustkantoor uiterlijk binnen een week in het keurmerkregister opgenomen. Beroep tegen een besluit van het bestuur over niet toekennen of intrekken van het Keurmerk kan worden ingesteld binnen zes weken na het besluit van het bestuur van Stichting AQTO. De kostenbijdrage van voor het instellen van het beroep dient twee weken na verzending van de factuur te zijn betaald. Voor de overige termijnen met betrekking tot een eventueel beroep wordt verwezen naar het Reglement van de Commissie van Beroep. Aanvraag voor een visitatie in het kader van verlenging van het Keurmerk dient plaats te vinden uiterlijk zes maanden voor het verloop van het Keurmerk. De verantwoordelijkheid voor de aanvraag ligt bij het trustkantoor. 5