Notulen vergadering Algemeen Bestuur van de Stadsbank Oost Nederland op 16 juni 2016

Transcriptie

1 Notulen vergadering Algemeen Bestuur van de Stadsbank Oost Nederland op 16 juni 2016 Aanwezig: Anja van den Dolder (Hellendoorn), Marieke Frank (Oost-Gelre), Mariska ten Heuw (Hengelo), Annette Nijhuis (Haaksbergen), Ingrid Wolsing -vicevoorzitter- (Montferland), Patrick Weiman -voorzitter- (Enschede), Ben Beens (Rijssen-Holten), Jan Binnenmars (Twenterand), Han Boer (Berkelland), Rob Christenhusz (Oldenzaal), Jan Kottelenberg (Lochem), Roel de Ruiter (secretaris), Paul Seesing (Bronckhorst), Henk Wiltink (Aalten) en Roy de Witte (Tubbergen). Namens de Stadsbank Oost Nederland: Coen Luttikhuis en René Hondeveld. Afwezig met kennisgeving: Annette Zwiep (Dinkelland), Wim Aalderink (Winterswijk), Javier Cornelissen (Almelo), Joop Hassink (Losser), Michel Kotteman (Borne), Harry Scholtens (Platform), Theo de Putter (Wierden), Peter van de Wardt (Oude Usselstreek) en Pieter van Zwanenburg (Hof van Twente). Notulen Joke Schreurs (Stadsbank Oost Nederland). 1. Opening De heer Weiman opent de vergadering en heet allen welkom in het gemeentekantoor van de gemeente Winterswijk. Afmeldingen zijn ontvangen van mevrouw Zwiep en de heren Hassink, Kotteman, Aalderink, De Putter, Van der Wardt, Van Zwanenburg, Cornelissen en Scholtens. Aansluitend aan de vergadering wordt om uur een lunch geserveerd. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen De heer Weiman meldt o.a. de ontvangst van de brieven inzake zienswijze jaarrekening en begroting van verschillende deelnemende gemeenten en de controleverklaring van Deloitte voor de jaarrekening Het gehele overzicht met de ingekomen stukken wordt ter informatie bij de notulen gevoegd. Gemeld wordt ook het gezamenlijke onderzoek van de rekenkamercommissies van de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo en Oldenzaal naar de gemeenschappelijke regeling Stadsbank Oost Nederland (SON). Het onderzoek zou uiterlijk in december 2015 worden afgerond. Namens het bestuur is een brief gestuurd naar de rekenkamercommissie omdat er tot op heden formeel geen bericht is ontvangen over de uitkomsten van het onderzoek. Een aantal conceptrapportages zijn wel verschenen en Coen Luttikhuis licht de gang van zaken toe met de ontvangst van het concept voor de feitencheck. Hierin worden overigens geen kritische opmerkingen over SON vermeld. Uit navraag is gebleken dat de onderzoekscommissie niet tevreden is over het onderzoek uitgevoerd door BMC. Mededelingen van de directeur: 2.1. Het voornemen een vijftal bijeenkomsten voor vrijwilligers te organiseren ter bevordering van de samenwerking tussen vrijwilligers en de SON. Dit in samenspraak met de beleidsmedewerkers van de gemeenten voorvorm en inhoud hiervan De bankbijeenkomst met het hoorcollege van Nadja Jungmann bij Saxion Hogescholen georganiseerd door de SON op 14 juli Bestuursleden zijn van harte uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn.

2 2.3. De interesse voor verkoop van het pand in Hengelo na het verlagen van de vraagprijs. De mogelijkheden en hoge jaarlijkse exploitatiekosten worden toegelicht. Mevrouw Van den Dolder arriveert. Mededelingen van de voorzitter: 2.4. Op 7 juni jl. hebben koning Willem-Alexander en staatsecretaris Jetta Klijnsma een bezoek aan de gemeente Enschede gebracht. In verband met het thema schulden en armoede hebben zij bij de Stadsbank gesproken met cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Voor de problematiek rond preferente schuldeisers en boetes waren ook aanwezig medewerkers van het CJIB en van de belastingdienst. Nadere gespreksonderwerpen en tevens het aansluitende bezoek aan servicecentrum West in Enschede worden toegelicht. Men kijkt terug op een zeer geslaagd bezoek In verband met pensionering van Roel de Ruiter zal vanuit de gemeente Hengelo voor invulling van de secretaris functie. Peter Lage Venterink als de nieuwe secretaris voor het bestuur tijdens de volgende bestuursvergaderingen aanwezig zijn. Toegelicht wordt de verplichting vanuit de GR SON voor de gemeente Hengelo om een secretaris beschikbaar te stellen. Tijdens de vergadering is als ingekomen stuk ter informatie uitgereikt: De brief namens het bestuur aan de rekenkamercommissie met het verzoek om naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek informatie te verstrekken over het concept eindrapport. De overzichten met betrekking tot de wachtgeldverplichtingen van het voormalig management. De reactie van de gemeente Oude Usselstreek met een toelichting en instemming op de jaarrekening 2015 en begroting 2017 van de Stadsbank. 3. Vaststellen notulen vergadering Algemeen Bestuur op 26 november 2015 De notulen worden gelijktijdig zowel inhoudelijk als tekstueel behandeld. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van de notulen en de besluitenlijst van de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 26 november 2015 en stellen deze ongewijzigd vast. 4. Voorstel vaststellen Jaarstukken 2015 De bijlage met de jaarstukken is reeds op 7 april verzonden en René Hondeveld licht toe dat de jaarstukken met accountant zijn besproken. Het voorstel kent drie besluitpunten met o.a. het toevoegen van het jaarrekeningsaldo van aan Algemene Reserve. Marieke Frank merkt op dat de voorziening ten aanzien van WW-verplichtingen vrij hoog is. Toegelicht wordt dat dit te maken heeft met mogelijke verplichtingen vanuit het verleden ten aanzien van het voormalig management waarvoor een reservering is opgenomen. Coen Luttikhuis licht de mogelijke scenario's van de voormalig managementleden toe en merkt op dat aan het eind van dit jaar de stand opgemaakt kan worden. Een mogelijke restant van het saldo kan terugvloeien naar de exploitatie. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel vaststellen Jaarstukken 2015 keuren goed en stellen deze vast.

3 5. Voorstel Voorjaarsnota inclusief voorstel l e begrotingswijziging 2016 De voorzitter geeft aan dat dit onderwerp ook tijdens de vergadering van het DB besproken is. René Hondeveld licht toe dat het saldo van baten en lasten van de voorjaarsnota op dit moment nadelig is geprognosticeerd door met name een CAO verplichting van 3%. Een substantieel gedeelte hiervan is al meegenomen in de primaire begroting, echter nu is er vooralsnog een tekort van Voorgesteld wordt om voor een sluitende begroting, dit voorlopige saldotekort vooralsnog te dekken door dit bedrag aan de Algemene Reserve te onttrekken in afwachting van het werkelijke rekeningsaldo voor Toegezegd wordt dat dit in de najaarsnota weer terug komt. De leden van het Algemeen Bestuur keuren het voorstel Voorjaarsnota inclusief voorstel l e begrotingswijziging 2016 goed en stellen deze vast. 6. Voorstel Primitieve begroting Stadsbank 2017 De bijlage met de begroting is reeds op 7 april verzonden. René Hondeveld licht toe dat de begroting is opgesteld conform de richtlijnen van de Twentse en de Achterhoekse gemeenten. Hierbij zijn alle componenten zoveel mogelijk meegenomen. Gekoerst is op een sluitende begroting welke nu voor ligt. Marieke Frank merkt op dat hierin niet de zienswijze met het geïndexeerde percentage uit de Achterhoek is opgenomen. Patrick Weiman licht toe dat er zoals eerder afgesproken hiervoor zeker een poging is gedaan, er rekening gehouden is met de belangen van alle gemeenten en dat het voorliggende voorstel hiervan de uitkomst is. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel Primitieve begroting Stadsbank 2017, keuren goed en stellen deze vast. 7. Voorstel Controleverordening en controleprotocol 2016 Coen Luttikhuis licht toe dat de accountant het van belang vindt dat de Stadsbank beschikt over een actueel controleprotocol en normenkader, en aanbevolen is om het geldende controleprotocol dat is vastgesteld in 2011, te actualiseren. Hierbij wordt nu ook de controleverordening in overeenstemming gebracht met de gewijzigde wet- en regelgeving. Er zijn geen verdere vragen hierover. De leden van het Algemeen Bestuur keuren het voorstel Controleverordening en controleprotocol 2016 goed en stellen deze vast. 8. Voorstel Aanvulling basisafspraken en rekenregels bij overname intake Toegelicht wordt dat de aanvulling op de basisafspraken/rekenregels met name de afspraken betreffen welke betrekking hebben op de overname van de intake met een geringe omvang door de kleinere (ca. 10) gemeenten. Naar aanleiding van de vraag van Marieke Frank welke tien gemeenten dit betreft, zegt Coen Luttikhuis toe dat dit doorgegeven wordt. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel Aanvulling basisafspraken en rekenregels bij overname intake, keuren goed en stellen vast. 9. Voorstel Sociaal statuut Stadsbank Oost Nederland Coen Luttikhuis merkt op dat hierover al een aantal keren is gesproken. Ook nu weer is het voorstel vooralsnog niets te doen maar ontwikkelingen af te wachten. De noodzaak van al dan niet een sociaal statuut licht hij toe en voorgesteld wordt de keuze van het AB voor een sociaal statuut in 2017 opnieuw te bespreken.

4 Dit wordt akkoord bevonden met de voorwaarde dat men op de hoogte gehouden wordt. Tijdens een volgende vergadering worden de AB-leden geïnformeerd over de stand van zaken van het sociaal statuut. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel Sociaal statuut Stadsbank Oost Nederland, keuren goed en stellen deze vast. 10. Notitie Rol SON bij leningen voor woninginrichtingskosten statushouders Toegelicht wordt door Annette Nijhuis de aanleiding voor deze notitie en het verzoek van de gemeente Haaksbergen vooreen uniforme werkwijze. Hierbij hanteren de aangesloten gemeenten dan samen één gemeenschappelijk uitvoeringskader bij woninginrichting voor statushouders waarbij de SON kredieten onder gemeentelijke borg verstrekt. Patrick Weiman geeft aan dat de notitie weergeeft welke mogelijkheden er zijn en dat dit zojuist ook tijdens de vergadering van het DB besproken is. Het DB stelt zich op het standpunt dat het aan de individuele gemeente is om te bepalen hoe dit op te pakken en nader in te vullen. Men acht het ook niet de taak van het DB om middels een voorstel met een uniforme werkwijze voor het hele werkgebied te komen. Paul Seesing merkt op blij te zijn met dit voorstel omdat duidelijk wordt dat er de mogelijkheid bestaat om bij de SON (als individuele gemeente) gebruik te maken van het instrument kredietverstrekking onder gemeentelijke borg. Er wordt gesproken over de reeds eerder geformuleerde basisafspraken en de wens voor een uniforme werkwijze voor alle gemeenten via de SON en de mogelijkheid dit additionele product al dan niet als individuele gemeente van de SON af te nemen. Over het algemeen zijn de AB-leden van mening dat dit additionele product een beslissing van een individuele gemeente moet zijn. 11. Ter informatie: Aanbevelingen managementletter 2015 en verslag Financiële Rechtmatigheid 2015 Aan de hand van de verrichtte controles over 2015 stelt de accountant een managementletter op. De stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen wordt hiermee ter informatie aangeboden. Dit roept geen verdere vragen op. 12. Ter informatie: afwikkeling personele aangelegenheden De voorzitter licht het juridische geschil met de voormalig directeur en de zittingen bij de rechtbank in Zwolle en de Centrale Raad voor Beroep in Utrecht toe. De zitting bij de Centrale Raad voor Beroep wordt weergegeven en er wordt gesproken over mogelijke uitkomsten van deze zitting (welke wellicht niet overeen zal komen met de uitspraak van de rechtbank in Zwolle) en waarvan de uitspraak op 14 juli a.s. verwacht wordt. Opgemerkt wordt dat de Centrale Raad van Beroep zich o.a. richtte op het rapport van Berenschot en de arbeidsrechtelijke verhouding. Na een toelichting op de verschillende te kiezen opties, spreekt het DB uit om de uitspraak van de Centrale Raad voor Beroep af te wachten en conform deze uitspraak te handelen. Dit ook omdat het DB destijds met goede argumenten gehandeld heeft in het belang van de organisatie, medewerkers en cliënten. Ten aanzien van de financiële consequenties hiervan wordt gesproken over de mogelijke hoogte van het bedrag als gevolg van de uitspraak van de Centrale Raad voor Beroep. Er is overeenstemming bij de AB-leden om te handelen conform het voorstel van het DB. Hierbij wordt de lijn zoals deze destijds is uitgezet en de uitspraak van de Centrale Raad voor Beroep afgewacht.

5 De voorbereidingen als reactie op de uitspraak zijn inmiddels gestart. Zo nodig zal er contact opgenomen worden met de AB-leden via of indien gewenst middels een extra AB-vergadering. De mogelijke scenario's ten aanzien van de andere leden van het voormalig management is bij behandeling van het voorstel Jaarstukken 2015 toegelicht en het financiële overzicht hiervan is ter vergadering uitgereikt. Aansluitend hierop noemt de voorzitter -in verband met het afscheid van Roel de Ruiter als secretaris van het bestuur- de wijze waarop destijds de behandeling van de zaak van het voormalig management samen met ook vicevoorzitter en het vorige bestuur is verlopen. Opgemerkt wordt het plezierige persoonlijk contact tussen secretaris en voorzitter met zowel de ambtelijke als persoonlijke ondersteuning. Bloemen en wijn worden Roel de Ruiter als dank aangeboden mede namens de AB-leden en woorden van dank voor de uitstekende samenwerking worden uitgesproken. Roel de Ruiter dankt voor de persoonlijke woorden. Hij refereert aan zijn start als secretaris van het bestuur in 2009 en vermeldt de daarop volgende belevenisvolle periode. Hij noemt de prettige manier van werken met de voorzitter en de leden van het DB het goede contact met de leden van het Algemeen bestuur en de gemeenteraden. 13. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 14. Sluiting Onder dankzegging van ieders inbreng sluit de voorzitter de vergadering. De volgende vergadering van het Algemeen Bestuur vindt plaats op donderdag 17 november 2016.

6 Besluitenlijst van de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Stadsbank Oost Nederland d.d. 16 juni De leden van het Dagelijks Bestuur keuren de notulen en de besluitenlijst van de vergadering op 26 november 2015 goed en stellen deze ongewijzigd vast. 2. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennisgenomen van het voorstel vaststellen Jaarstukken 2015, keuren goed en stellen deze vast. 3. De leden van het Algemeen Bestuur keuren het voorstel Concept Voorjaarsnota inclusief het voorstel eerste begrotingswijziging 2016 goed en stellen vast. 4. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel Primitieve begroting Stadsbank 2017, keuren goed en stellen deze vast. 5. De leden van het Algemeen Bestuur keuren het voorstel Controleverordening en controleprotocol 2016 goed en stellen deze vast. 6. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen het voorstel Aanvulling basisafspraken en rekenregels bij overname intake, keuren goed en stellen vast. 7. De leden van het Algemeen Bestuur hebben kennis genomen van het voorstel Sociaal statuut Stadsbank Oost Nederland, keuren goed en stellen deze vast.

7 Stadsbank Oost Nederland Overzicht ingekomen stukken Algemeen Bestuur t.b.v. de vergadering op 16 juni 2016 Datum Van Onderwerp November en december 2015 Gemeente Aalten Instemming met GR SON en benoeming dhr. H. Wiltink voor het AB Gemeente Bronckhorst Uitgangspunten opstellen programmabegroting 2017 en jaarstukken 2015 met daling van percentage indexering inwonersbijdrage en beoordeling van begroting en weerstandsvermogen SON Gemeente Enschede I.v.m. GR SON; wethouder P.G. Weiman als lid van het AB en wethouder E. Eerenburg als plaatsvervangend lid Provincie Overijssel Brief met informatie over het proces financieel toezicht, begrotingsrichtlijnen en toetsingsaspecten voor begroting Deloitte Controleverklaring jaarrekening 2015 voor opname in de jaarstukken april 2016 De Nationale ombudsman Samenvatting van het verslag van de Nationale ombudsman over Gemeente Almelo Mogelijke zienswijze op begroting 2017 SON Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Herinnering elektronische verstrekking WNTgegevens over jaarverslag Gemeente Hengelo Geen zienswijze op jaarrekening en begroting Gemeente Lochem Concept zienswijze begroting Zie de bijlage Gemeente Aalten Raadsbesluit jaarrekening 2015 en begroting 2017 SON. Zie de bijlage.