Mastersessies Sessie 7 9 oktober 2018 Transitie en Transformatie. Locatie:

Transcriptie

1 Mastersessies 2018 Sessie 7 9 oktober 2018 Transitie en Transformatie Locatie:

2 René Hobijn Capgemini Transitie manager Applicatie Management eerdere werkgevers Telfort, IBM, debis (T-systems), Fokker

3 André Mulder Atos Benelux & Nordics Head HR Sourcing Expertisegebieden: Sourcing, HR-Transitiemanagement

4 Agenda 1. Introductie en doelstellingen 2. Transitiemanagement & Transformatiemanagement 3. Kritieke succesfactoren bij Transities 4. Het belang van Changemanagement 5. Aanbevelingen 6. Vragen

5 Doelstellingen Inzicht krijgen in de diverse facetten van de harde en zachte verandering die een Uitbesteder bij een nieuw contract (n e generatie) ondergaat Inzicht krijgen in de wijze van organiseren Inzicht krijgen in cultuur- en gedragsaspecten Inzicht krijgen in kritische succesfactoren en valkuilen

6 Harde en zachte aspecten Strategy Structure Systems Processes Procedures Hard variables The 7-S model (Peters & Waterman, 1982) Soft variables People Behaviour Attitudes Mind-set Leadership Culture

7 Agenda 1. Introductie en doelstellingen 2. Transitiemanagement & Transformatiemanagement 3. Kritieke succesfactoren bij Transities 4. Het belang van Changemanagement 5. Aanbevelingen 6. Vragen

8 Transitie & Transformatie Transitie is het gehele proces dat uiteindelijk leidt tot overnemen van operationele verantwoordelijkheid voor de IT-omgeving van de klant Transitie is de overdracht van verantwoordelijkheid voor de Current Mode of Operation (CMO) van een klant naar de leverancier Transitie is vaak verbonden met het overnemen van de as-is -omgeving en eventuele contractuele verplichtingen in de eerste maanden na commencement date Source: Information Services Group Transformatie verandert de IT-omgeving van de huidige As Is -staat naar een toekomstige To Be -staat, ook wel Future Mode of Operation (FMO) genoemd, door onder andere: Uitvoering van projecten die leiden tot verbeteringen in de dienstverlening, kostenverlagingen, en/of kwaliteits-, productiviteits-, en technologieverbeteringen. Belangrijk: Het doel van de transformatie is het halen van de business case van zowel klant als leverancier!

9 Transitie & Transformatie management Outsourcing Transition & Transformation Management is the management of change to deliver everything that the provider promised to deliver during the bid process and formalized in the contract.... but What are the challenges for the client? - to manage the change - to realize the goals

10 Typische mijlpalen Transitie-mijlpalen Overgang van personeel Overdracht contracten met derden Overdracht van projecten in uitvoering Opzetten van regie-organisatie Overdracht van operationele verantwoordelijkheid Transformatie-mijlpalen Verbeteren van dienstverlening (bijv. server & rekencentrum consolidatie, offshoring, monitoringsoftware, etc.) Implementatie van specifieke mijlpalen (bijv. nieuw security-concept, disaster recovery oplossing) Contractueel afgesproken verbetering van service levels (bijv. oplossend vermogen service desk). Lev A Lev A Lev A PMO PMO PMO Lev B Lev B Lev B FMO FMO FMO

11 Agenda 1. Introductie en doelstellingen 2. Transitiemanagement & Transformatiemanagement 3. Kritieke succesfactoren bij Transities 4. Het belang van Changemanagement 5. Aanbevelingen 6. Vragen

12 Transitie en/of Transformatie uitdagingen - Applicaties - Infrastructuur - Technologie Overdracht van lopende werkzaamheden en projecten Onderhanden werk Architectuur - Services - Continuïteit Governance Processen & Procedures - Service delivery - Service management - Koppelvlakken Dienstverlening Medewerkers - Staffing - Kennis - Vaardigheden - Cultuur - Organisatorische aspecten - Organisatie wijzigingen Organisatie verandering Besturing Kennis - Kennis overdracht - Kennisbehoud - Kennisborging - Documentatie e.d. - Aansprakelijkheden - Juridische eigendommen Contractuele aspecten Financiële aspecten - Contractueel - Benefits en Kosten Informatie Security & compliance - Normenkaders - Implementatie - Audits

13 Kritische succesfactoren Handel naar de geest van de (raam)overeenkomst Sourcing doelstellingen als kompas Business Case is altijd leidend, tenzij Transitie / transformatie is de fase waarin wordt overgeschakeld van planning naar actie en opeens veel meer partijen en mensen worden betrokken Vasthouden aan de transitieaanpak niet de waan van de dag Ontwerp van het transitie en transformatie model is de basis Neem betrokkenen mee in het proces, communicatie, participeren, dryruns Creëer samenwerking en oplossend vermogen, workshops, events Kies voor de juiste projectorganisatie gezamenlijk / gespiegeld Creer een veilige werkomgeving c.q. onderling vertrouwen Bewustwording over verantwoordelijkheden, eigenaarschap Borg interventies met een veranderkundige invalshoek

14 Transitie en Transformatie management is. Overdracht & Continuïteit Integrale Benadering & Project Management Management of Change

15 Agenda 1. Introductie en doelstellingen 2. Transitiemanagement & Transformatiemanagement 3. Kritieke succesfactoren bij Transities 4. Het belang van Changemanagement 5. Aanbevelingen 6. Vragen

16 Change management als kritieke succesfactor

17 Het proces van change management Roll-out B A Groei proces B A

18 Zachte factoren transitie 7S-Model van McKinsey Als alleen de harde kant van de organisatie veranderd wordt, zal de zachte kant de oude organisatie in stand houden. En andersom Mastersessie Transitie en Transformatie 18

19 Essentiële Aspecten van Change Management Alle verandering impliceert iets verliezen en iets winnen Veranderingen worden doorgaans als bedreigend ervaren Elke organisatieverandering vergt verandering in werkwijze, en dus in gedrag Gedragsverandering is wicked stuff CM = Managing Emotions, Expectations and Perceptions Soms is tegen-intuïtief handelen noodzakelijk

20 Change Management = Managing Emotions De aankondiging van een verandering wordt meestal als slecht nieuws ervaren. Verandering impliceert altijd dat iets verloren gaat. Wat vrezen mensen te verliezen? Veiligheid / geborgenheid Macht / invloed / status Territorium Relaties / netwerk Gevoel van richting en betekenis.

21 Zachte factoren transitie De fasen in omgaan met verandering

22 Veranderstijlen: twee uitersten Opgelegd Participatief Top-down Roll-out Gemakkelijk Snel Korte termijn Weerstand Tijdelijk Verlies-minimalisatie Inbreng bottom-up Zoekend Complex Duurt langer Lange termijn Commitment Duurzaam Win-maximalisatie

23 Zachte factoren transitie Standaard posities bij organisatieverandering Top-management Middle management klem isolement Werkvloer/ medewerkers weerstand

24 Change Management = Managing Expectations Buying-in is een individuele, bewuste keuze: What s in it for me? Welk risico loop ik? Welk perspectief is er? Is er ruimte voor bewegen? Geleerde cultuur: beloning of bestraffing? Sporen de agenda s? ( Ja zeggen, nee doen).

25 Gedragsverandering is bovenal Leren Leren bij volwassenen bestaat uit: 1. Weten wat je wilt bereiken 2. Bestaand gedrag afleren 3. Nieuw gedrag aanleren 4. Het nieuwe gedrag borgen

26 Collectief nieuw gedrag aanleren Leren binnen Organisaties vergt: Vaste gedragspatronen doorbreken Creativiteit aanspreken Flexibiliteit verhogen Energie aanboren Experimenteren etc. echter

27 Voorbeelden van leerstoornissen If not invented here it can t be good We are as big as a super tanker, we cannot sink Wij zijn al jaren succesvol op deze manier Onze werkelijkheid is veel complexer Wij weten zelf het beste wat de klant wil Zodra het plan is goedgekeurd is het probleem opgelost Kennis delen = macht verliezen Hard werken = resultaten boeken

28 Zachte factoren Wat zijn de harde en zachte elementen? Organizational Matrix Policy Internal Staff / Organization Personnel Technical viewpoint Power and Influence Cultural viewpoint 1 Vision, Strategy Goals, etc. Stakeholders Internal Organiz. Climate Structure, Tasks, Authorities, etc. Co-operation, Competition, etc. 2 3 People, Competences, HR systems, etc. 4 6 Decision Taking (informal structure) Authority, Autonomy, Responsibility etc. 9 Attitude, Commitment, Ownership, etc. PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996)

29 Zachte factoren Wat zijn de harde en zachte elementen? Organizational Matrix Policy Internal Staff / Organization Personnel Technical viewpoint Power and Influence Cultural viewpoint 1 Vision, Strategy Goals, etc. Stakeholders Internal Organiz. Climate Structure, Tasks, Authorities, etc. Co-operation, Competition, etc. 2 3 People, Competences, HR systems, etc. 4 6 Decision Taking (informal structure) Authority, Autonomy, Responsibility etc. Attitude, Commitment, Ownership, etc. PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996) 9 FAST Factors SLOW Factors

30 Zachte factoren Cultuurverschillen. Elke uitbesteding is uniek Wederzijdse eisen, verwachtingen en cultuur bepalen het unieke karakter Communicatie moet hierop specifiek afgestemd zijn De organisatiecultuur bepaalt hoe de communicatie wordt ontvangen

31 Kritieke succesfactoren van Change management 1. Visie, Leiderschap en Adequate Sturing 2. Managen van Emoties, Verwachtingen en Percepties 3. Rationeel en Emotioneel passend Verhaal 4. Aandacht en Betrokkenheid 5. Doorzettingsvermogen en Discipline 6. Expertise in Change Management 7.

32 Agenda 1. Introductie en doelstellingen 2. Transitiemanagement & Transformatiemanagement 3. Kritieke succesfactoren bij Transities 4. Het belang van Changemanagement 5. Aanbevelingen 6. Vragen

33 Aanbevelingen Zorg voor 1. Aansprekende lange termijn visie, duidelijke doelstellingen 2. Aandacht aan de trage variabelen (ook in due diligence) 3. Ownership op alle niveaus (betrek mensen zoveel mogelijk) 4. Adequate sturing op resultaten, mindset en gedrag 5. Heldere, consistente communicatie, en voorbeeldgedrag 6. Passende Leiderschapsstijl 7. Cultuur van Vertrouwen, Perspectief, Leren, en Samenwerken 8.

34