26 en 27 januari

Transcriptie

1 Mastersessies 2015 Blok 4 Transitie en Transformatie Geert Heling Médoc MC Management consultant Professor of Organizational Behavior Maastricht School of Management Gedrag, Mindset, Cultuur Advisering en begeleiding in: change management, governance, performance improvement 26 en 27 januari

2 26 januari uur Inleiding uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming uur Koffiepauze uur. Module 2: Leverancierselectie uur Lunchpauze uur Module 3: Contracteren enzo uur Koffiepauze uur. Module 4: Transitie en transformatie uur Einde van dag 1 Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen 26 en 27 januari

3 Doelstellingen Inzicht krijgen in de diverse facetten van de harde en zachte verandering die een Uitbesteder bij een nieuw contract (n e generatie) ondergaat Inzicht krijgen in de wijze van organiseren Inzicht krijgen in cultuur- en gedragsaspecten Inzicht krijgen in kritische succesfactoren en valkuilen Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen 26 en 27 januari

4 Definitie Transitie & Transformatie Transitie is het gehele proces dat uiteindelijk leidt tot overnemen van operationele verantwoordelijkheid voor de IT-omgeving van de klant Transitie is de overdracht van verantwoordelijkheid voor de Current Mode of Operation (CMO) van een klant naar de leverancier Transitie is vaak verbonden met het overnemen van de as-is -omgeving en eventuele contractuele verplichtingen in de eerste maanden na commencement date Source: Information Services Group Transformatie verandert de IT-omgeving van de huidige As Is -staat naar een toekomstige To Be -staat, ook wel Future Mode of Operation (FMO) genoemd, door onder andere: Uitvoering van projecten die leiden tot verbeteringen in de dienstverlening, kostenverlagingen, en/of kwaliteits-, productiviteits-, en technologieverbeteringen. Belangrijk: Het doel van de transformatie is het halen van de business case van zowel klant als leverancier! Definitie Transitie Enkele Transitie Archetypes en uitdagingen? Type 1 = Pure Transfer Transfer Transitie in zijn pure en eenvoudige vorm. De overdracht vindt as is plaats en heeft betrekking op medewerkers, assets, contracten van derden, procedures en technologie Type 2 = Eerst Transfer, dan Transformatie Transfer Transformatie Meest voorkomende Transitie, waar de juridische verantwoordelijkheid over de dienstverlening is overgedragen aan een nieuwe leverancier. De nieuwe dienstverlener organiseert de Transformatie. Type 3 = Transfer en Transformatie gelijktijdig Transfer & Transformatie Transitie met een grote sprong voorwaarts in geplande technologie en werkwijze. Veelal bekend als Greenfield en typisch voor bijvoorbeeld Cloud services. 26 en 27 januari

5 Typische mijlpalen Transitie-mijlpalen Overgang van personeel Overdracht contracten met derden Overdracht van projecten in uitvoering Opzetten van regie-organisatie Overdracht van operationele verantwoordelijkheid Transformatie-mijlpalen De scope kan varieren afhankelijk van de definities en afspraken in het contract. Verbeteren van dienstverlening (bijv. server & rekencentrum consolidatie, offshoring, monitoring-software, etc.) Implementatie van specifieke mijlpalen (bijv. nieuw security-concept, disaster recovery oplossing) Contractueel afgesproken verbetering van service levels (bijv. oplossend vermogen service desk). Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen 26 en 27 januari

6 Wat doen we (nog steeds) verkeerd? Probleem Basis projecthygiene (governance, etc.) Te laat begonnen Nieuwe personen bij T&T-start Onvolledig plan, missende mijlpalen Gebrek aan ervaring leverancier/klant Onderschatting door onrealistisch plan Betrokkenheid business Klant zelf te laat Geen eenduidig project-einde Gebrek aan verandermanagement Oplossing 80/20 regel: Zachte heelmeesters.. Integraal onderdeel van RFP Betrek cruciale personen tijdens RFP Voldoende detail/beoordeling in RFP Sollicitatiegesprek, referentiecheck Due diligence en beoordeling in RFP Aftekenen op business case Goed team, governance Duidelijke overdracht / acceptatiecriteria Voldoende aandacht voor verandering Consequenties als het misgaat Een mislukte transitie veroorzaakt: Dip in kwaliteit van dienstverlening Onvoldoende controle als gevolg van niet afdoende werkende processen Basis gelegd voor niet halen business case Vertraging van transformatie Een mislukte transformatie leidt tot: Niet halen van Business case en dus besparingen Leverancier verlaagt kwaliteit om financiele consequenties te minimaliseren en marge te behouden. Geen kwaliteitsverbetering Doelstellingen regelgeving of compliance niet gehaald (bijv.: Disaster Recovery) 26 en 27 januari

7 Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen Wat zijn de harde elementen? Voorbeeld projectorganisatie 26 en 27 januari

8 Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen Wat zijn de zachte elementen? 26 en 27 januari

9 Essentiële Aspecten van Change Management Veranderingen worden doorgaans als bedreigend ervaren Elke organisatieverandering vergt verandering in gedrag Gedragsverandering is wicked stuff CM = Managing Emotions, Expectations and Perceptions Soms is tegen-intuïtief handelen noodzakelijk Psychological Phases in Change from Danger to Opportunity 1. Denial 3. Exploration 2. Resistance 4. Commitment 26 en 27 januari

10 Standaard posities bij organisatieverandering Top-management Middle management klem isolement Werkvloer/ medewerkers weerstand Veranderstijlen: twee uitersten Opgelegd Top-down Roll-out Gemakkelijk Snel Korte termijn Weerstand Tijdelijk Verlies-minimalisatie Participatief Inbreng bottom-up Zoekend Complex Duurt langer Lange termijn Commitment Duurzaam Win-maximalisatie 26 en 27 januari

11 CM = Managing Expectations Buying-in is een individuele, bewuste keuze: What s in it for me? Welk risico loop ik? Welk perspectief is er? Is er ruimte voor bewegen? Geleerde cultuur: beloning of bestraffing? Sporen de agenda s? ( Ja zeggen, nee doen). CM = Managing Perceptions Mindset geprogrammeerde wijze van waarnemen, van denken en daarmee leidend tot handelen. 26 en 27 januari

12 Wat zijn de harde en zachte elementen? Organizational Matrix Policy Internal Staff / Organization Personnel Technical viewpoint Power and Influence Cultural viewpoint 1 Vision, Strategy Goals, etc. Stakeholders Internal Organiz. Climate 2 3 Structure, People, Tasks, Competences, Authorities, HR systems, etc. etc. 4 6 Decision Taking (informal structure) Authority, Autonomy, Responsibility etc. Co-operation, Attitude, Competition, Commitment, etc. Ownership, etc. PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996) 9 Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen 26 en 27 januari

13 Conclusie De harde elementen Zorg voor Tijdige (=RFP) borging van de visie, strategie en aanpak Duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden Vertrouwen in de leverancier oplossen van eigen problemen Transparante samenwerking met partijen Aandacht op zichtbare en meetbare resultaten Continue borging van de stakeholder belangen Conclusie De zachte elementen Zorg voor Aansprekende lange termijn visie, duidelijke doelstellingen Aandacht aan de trage variabelen (ook in due diligence) Ownership op alle niveaus (betrek mensen zoveel mogelijk) Adequate sturing op resultaten, mindset en gedrag Heldere, consistente communicatie, en voorbeeldgedrag Passende Leiderschapsstijl Een Cultuur van Vertrouwen, Perspectief, Leren, en Samenwerken 26 en 27 januari

14 Agenda 1. Doelstellingen 2. Definitie Transitie/Transformatie 3. Wat gaat er mis? 4. Organisatie Transitie/Transformatie 5. Zachte factoren 6. Conclusies 7. Vragen 26 en 27 januari