Mastersessies Sessie 5 9 september 2014 Transitie en Transformatie. Locatie: De Brauw Blackstone Westbroek

Transcriptie

1 Mastersessies 2014 Sessie 5 9 september 2014 Transitie en Transformatie Locatie: De Brauw Blackstone Westbroek

2 Raymond van Gils Quint Wellington Redwood Adviseur en projectmanager Voorzitter PON werkgroep Transitie Expertisegebieden: Transitie, governance en sourcing

3 Geert Heling Médoc MC Management consultant Professor of Organizational Behavior Maastricht School of Management Gedrag, Mindset, Cultuur Advisering en begeleiding in: change management, governance, performance improvement

4 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 4

5 Introductie Bij deze 5 e Mastersessie van Platform Outsourcing Nederland Voor en door outsourcing practitioners Mix van theorie, kennis en praktijkervaring Exclusief voor uitbesteders Wie zijn de docenten? Wie zijn de deelnemers? Masterclass Transitie en Transformatie

6 De sourcing cyclus Masterclass Transitie en Transformatie

7 Quint s Sourcing Framework The Snake Masterclass Transitie en Transformatie

8 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 8

9 Doelstellingen Masterclass Enkele kernvragen die om beantwoording vragen Hoe bereid je je als Uitbesteder voor? Hoe krijg je een beeld van de complexiteit? Hoe borg je de continuïteit van de bedrijfsvoering? Hoe borg je het draagvlak van de organisatie voor de verandering? Hoe borg je de verschillende soorten dienstverlening? Hoe borg je een optimale samenwerking tussen de partijen? Hoe kan de kans van slagen worden vergroot? Hoe krijg je een latende leverancier uit zijn loopgraaf?

10 Doelstellingen Masterclass Strategy Structure Systems Processes Procedures Hard variables The 7-S model (Peters & Waterman, 1982) Soft variables People Behaviour Attitudes Mind-set Leadership Culture

11 Doelstellingen Masterclass Inzicht krijgen in de diverse facetten van de harde en zachte verandering die een Uitbesteder bij een nieuw contract (n e generatie) ondergaat Inzicht krijgen in de wijze van organiseren Inzicht krijgen in cultuur- en gedragsaspecten Inzicht krijgen in kritische succesfactoren en valkuilen Masterclass Transitie en Transformatie 11

12 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 12

13 Definitie Transitie Outsourcing Transition Management is the management of change to deliver everything that the provider promised to deliver during the bid process and formalized in the contract. It is important to make a distinction between two sets of activities: MODULE 9 1Transfer is the transfer of people, assets, contracts and services into the provider and the establishment of business controls. 2Transformation is the management of all discrete projects necessary to move the client s services from Present Mode of Operation to the agreed Future Mode of Operation to deliver the agreed business benefits of the contract to both the client business and the Provider. 13

14 Wat zijn de archetypes en uitdagingen? Type 1 = Pure Transfer Transfer Transitie in zijn pure en eenvoudige vorm. De overdracht vindt as is plaats en heeft betrekking op medewerkers, middelen, contracten van derden, procedures en technologie Uitdagingen zijn Type 2 = Eerst Transfer, dan Transformatie Transfer Transformatie Meest voorkomende Transitie, waar de juridische verantwoordelijkheid over de dienstverlening is overgedragen aan een nieuwe leverancier. De nieuwe dienstverlener organiseert de Transformatie. Uitdagingen zijn 14

15 Wat zijn de archetypes en uitdagingen? Type 3 = Eerst Transformatie, dan Transfer Transformatie Transfer Dienstverlening wordt eerst onder de verantwoordelijkheid huidige dienstverlener getransformeerd. Nadien wordt de dienstverlening overgebracht naar de nieuwe dienstverlener. Uitdagingen zijn Type 4 = Transfer & Transformatie gelijktijdig MODULE 9 Transfer & Transformatie Transitie met een grote sprong voorwaarts in geplande technologie en werkwijze. Veelal bekend als Greenfield en typisch voor bijvoorbeeld Cloud services. Uitdagingen zijn 15

16 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 16

17 Van een visie naar een strategie en aanpak Harde variabelen De vijf (5) interactieve dimensies die minimaal van belang zijn: 1. De sourcing strategie en key drivers; 2. De variëteit van volume factoren; 3. De variëteit van complexiteitsfactoren; 4. De inkoopstrategie; 5. Het ecosysteem aan leveranciers, oplossingen en ontwikkelingen.

18 Sourcing strategie De impact van volume en complexiteitsfactoren 1. De variëteit van volume factoren # percelen en betrokken dienstverlening; # medewerkers in scope; # applicatie componenten; # Euro s gebudgetteerd voor transitie; # Euro s gecontracteerd voor service delivery; 2. De variëteit van complexiteitsfactoren Bedrijfskritisch karakter van de dienstverlening In scope projectactiviteiten; Variëteit van diverse arbeidsrechten en voorwaarden; Link tussen Business Case en gecontracteerde funds; Beschikbaarheid exit afspraken; XTransfer Volume X Transfer Transformatie Complexiteit Transformatie Transfer X MODULE 9 Transfer & Transformatie Tender strategie

19 Welke essentiële vaardigheden zijn van belang? Transitie Management Vaardigheden & & Integrale aanpak Project Management Management of Change Systematisch de A functionele systematische aspecten en holistische borgen assessment van gedurende alle de zes (6) projectfasen en sourcing aspecten integreren in de aanpak en planning & Doorlopende Doorlopende project beheersing beheersing van op tijd, geld, scope het project en de en om de producten op het doelstellingen van gebied van tijd, de aanbesteding geld, te kwaliteit borgen en scope & Borgen van de cultuuromslag en gedragsaspecten gedurende de verschillende fasen van de transitie. 19

20 Van een strategie naar een aanpak (per aspect) Masterclass Transitie en Transformatie 20

21 Het belang van projectmanagement Stakeholder management Collectieve ambitie en doelstellingen Scope afbakening Gezamenlijke strategie en aanpak Verantwoordelijkheden afgebakend Gedeelde risico s Bewaken van de doelstellingen van de aanbesteding Vasthouden draagvlak voor de verandering Realisatie op basis van eigenaarschap en verantwoordelijkheden Conform de richtlijnen en afspraken Restpunten geïdentificeerd Acceptatie op basis van SMART criteria Stokje overdragen Operationele wijzigingen door DSG Transitie Start-up Transitie Initiatie Run & Control Transitie Transfer Transformatie Support Operations Transitie Close CMO TMO FMO 21

22 De projectorganisatie en de aandachtspunten Een voorbeeld Uitbesteder Huidige leverancier Latende leverancier 22

23 Het belang van een Regieorganisatie 1. Besturen van de werkstromen: standaard dienstverlening conform SLA; niet standaard wijzigingen; projecten en controle op projectportfolio. 2. Bewaken contractafspraken transitie en re-transitie; 3. Bewaken van het realiseren van de gewenste situatie; 4. Accepteren en borgen afgesproken resultaten; 5. Bewaken beschikbaarheid dienstverlening Masterclass Transitie en Transformatie

24 Van een visie naar een strategie en aanpak Zachte variabelen Roll-out B A Groei proces B A Masterclass Transitie en Transformatie

25 Van een visie naar een strategie en aanpak Zachte variabelen. Masterclass Transitie en Transformatie

26 Essentiële Aspecten van Change Management Alle verandering impliceert iets verliezen en iets winnen Veranderingen worden doorgaans als bedreigend ervaren Elke organisatieverandering vergt verandering in werkwijze, en dus in gedrag Gedragsverandering is wicked stuff CM = Managing Emotions, Expectations and Perceptions Soms is tegen-intuïtief handelen noodzakelijk Masterclass Transitie en Transformatie

27 Change Management = Managing Emotions De aankondiging van een verandering wordt meestal als slecht nieuws ervaren. Verandering impliceert altijd dat iets verloren gaat. Wat vrezen mensen te verliezen? Veiligheid / geborgenheid Macht / invloed / status Territorium Relaties / netwerk Gevoel van richting en betekenis. Masterclass Transitie en Transformatie

28 Psychological Phases in Change from Danger to Opportunity 1. Denial 3. Exploration 2. Resistance 4. Commitment Masterclass Transitie en Transformatie

29 Standaard posities bij organisatieverandering Werkvloer/ medewerkers Top-management Middle management Masterclass Transitie en Transformatie

30 Veranderstijlen: twee uitersten Opgelegd Participatief Top-down Roll-out Gemakkelijk Snel Korte termijn Weerstand Tijdelijk Verlies-minimalisatie Inbreng bottom-up Zoekend Complex Duurt langer Lange termijn Commitment Duurzaam Win-maximalisatie Masterclass Transitie en Transformatie

31 Change Management = Managing Expectations Buying-in is een individuele, bewuste keuze: What s in it for me? Welk risico loop ik? Welk perspectief is er? Is er ruimte voor bewegen? Geleerde cultuur: beloning of bestraffing? Sporen de agenda s? ( Ja zeggen, nee doen). Masterclass Transitie en Transformatie

32 Condities voor Changing Behaviour Masterclass Transitie en Transformatie

33 Gedragsverandering is bovenal Leren Leren bij volwassenen bestaat uit: 1. Weten wat je wilt bereiken 2. Bestaand gedrag afleren 3. Nieuw gedrag aanleren 4. Het nieuwe gedrag borgen Masterclass Transitie en Transformatie

34 Collectief nieuw gedrag aanleren Leren binnen Organisaties vergt: Vaste gedragspatronen doorbreken Creativiteit aanspreken Flexibiliteit verhogen Energie aanboren Experimenteren etc. echter Masterclass Transitie en Transformatie

35 Mindset: Perceptie en Samenwerken Waarnemen is iets voor waar nemen Waarneming kent vertekening en verstoring Goede samenwerking vraagt communicatie over waarneming en interpretatie Beïnvloeden is vooral sturen van perceptie Mindset bepaalt de manier van kijken en denken Masterclass Transitie en Transformatie

36 Change Management = Managing Perceptions Mindset geprogrammeerde wijze van waarnemen, van denken en daarmee leidend tot handelen. Masterclass Transitie en Transformatie

37 Change Management = Managing Perceptions Mindset - Mindset wordt bepaald door allerlei factoren en omstandigheden; o.a. door: - Cultuur - Leeftijd - Gender - Opleiding - Professie - Positie/functie - Masterclass Transitie en Transformatie

38 Wat zijn de zachte elementen? Organizational Matrix Policy Internal Organization Staff / Personnel Technical viewpoint Power and Influence Cultural viewpoint Vision, Strategy Goals, etc. Stakeholders Internal Organiz. Climate Structure, Tasks, Authorities, etc. Decision Taking (informal structure) Co-operation, Competition, etc. People, Competences, HR systems, etc Authority, Autonomy, Responsibility etc Attitude, Commitment, Ownership, etc. PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996)

39 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 39

40 Kritische succesfactoren Zachte variabelen 1. Visie, Leiderschap en Adequate Sturing 2. Managen van Emoties, Verwachtingen en Percepties 3. Rationeel en Emotioneel passend Verhaal 4. Aandacht en Betrokkenheid 5. Doorzettingsvermogen en Discipline 6. Expertise in Change Management 7. Masterclass Transitie en Transformatie

41 Kritische succesfactoren Harde variabelen 1. Due Diligence op geschetste klant- als leverancierssituatie; 2. Vasthouden aan de transitieaanpak; 3. Collectieve ambitie vs. realistische verwachtingen; 4. Business betrokkenheid vanaf het 1 e uur; 5. Business Case Transitie is leidend, tenzij ; 6. Re-transitie afspraken up-to-date; Masterclass Transitie en Transformatie 41

42 Agenda 1. Introductie 2. Doelstellingen Masterclass 3. Definitie Transitie 4. Visie en strategie 5. Kritische succesfactoren 6. Aanbevelingen 7. Vragen Masterclass Transitie en Transformatie 42

43 Aanbevelingen Harde variabelen Zorg voor 1. Gezamenlijke borging en evaluatie van de aanpak; 2. Duidelijke verantwoordelijkheden en ; 3. Vertrouwen in de leverancier is goed, maar ; 4. Transparante en een respectvolle samenwerking; 5. Aandacht op zichtbare en meetbare resultaten; 6. Continue borging belangen van de stakeholders; 7. Masterclass Transitie en Transformatie

44 Aanbevelingen Zachte variabelen Zorg voor 1. Aansprekende lange termijn visie, duidelijke doelstellingen; 2. Aandacht aan de trage variabelen (ook in due diligence); 3. Ownership op alle niveaus (betrek mensen zoveel mogelijk); 4. Adequate sturing op resultaten, mindset en gedrag; 5. Heldere, consistente communicatie, en voorbeeldgedrag; 6. Passende Leiderschapsstijl; 7. Cultuur van Vertrouwen, Perspectief, Leren, en Samenwerken; 8. Masterclass Transitie en Transformatie

45