Shared Service Centers en BPO. 4e Jaarcongres Controlling. 24 april 2008 Hans Neijzen

Transcriptie

1 1

2 Shared Service Centers en BPO 4e Jaarcongres Controlling 24 april 2008 Hans Neijzen

3 3 Omschrijving sessie In theorie kan de financiële functie een hogere waarde toevoegen door financiële processen onder te brengen in eigen Shared Service Centers of door ze te outsourcen. In de praktijk blijkt dit vaak lastig. Tijdens deze sessie leert u hoe u de belangrijkste valkuilen vermijdt. Aan de orde komen o.a. de verschillende fases in het uitbestedingsproces, harmonisatie, standaardisatie van financiële processen en de rol van IT. Inleider - Hans Neijzen, Managing Director Business Unit Legal & Finance Kirkman Company Panel - Marcel de Boer Business Controller Avery Dennison - Bert Sterkenburg Manager SSC KPN - Aniel Thakoer Hoofd Financiën ZVH

4 4 Begrippen Shared Service Center Een resultaatverantwoordelijk samenwerkingsverband dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie aan de afzonderlijke moederorganisaties op basis van een overeenkomst tegen een verrekenprijs. (Bron: Prof. Strikwerda) Business Process Outsourcing Het voor een langere termijn aan een derde partij overdragen van een compleet bedrijfsproces, dat niet behoort tot de kerntaken van de uitbesteder.

5 5 Aanleiding en verwachtingen SSC BPO Strategisch - Focus op kerntaken/core business - Tussenstap naar BPO Financieel - Efficiencyverbetering - Maximaal zelf profiteren van kostenbesparingen Strategisch - Focus op kerntaken/core business Financieel - Efficiencyverbetering - Spreiding van risico s - Minder investeringen, snelle (!) kostenverlaging Operationeel - Kwaliteitsverbetering - Management - Kennisniveau (maar kennis blijft binnen eigen organisatie) - Personeel Personeel - Verhogen beschikbaarheid Operationeel - Kwaliteitsverbetering - Complex proces - Management - Kennisniveau - Bedrijfscultuur - Personeel - Niet in staat tot opzet SSC - Beschikt al over SSC Personeel - Verhogen beschikbaarheid

6 6 De besturing van een SSC kan op verschillende manieren worden ingevuld RvB Staf SSC als stafafdeling 1 SSC als Joint venture 6 BU BU BU SSC door externe leverancier 5 SSC als infrastructuur SSC als onderdeel BU 4 2 SSC als joint venture 3 Source: Strikwerda, Shared Service Centers

7 7 Uitbesteding meer high-end F&A services Basic Value Added High Financial Planning & Analysis Strategic Planning Support Budgeting Outlook/Interim forecasts Disbursements Travel Expense Freight Payables Accounts Payable Corporate Service and Management Finance Management Treasury Management Internal Audit Tax Planning, Regulatory, Filing, Tax Accounting Revenue Cycle Credit Customer Billing Cash Management Accounts Receivable Collections Decision Support New Business/Pricing Analysis Business Performance Analysis & Reporting and Cost Analysis Outsourcing Accounting & Reporting External Reporting General Accounting Project Accounting Cost Accounting Fixed Assets Industry research predicts that the global market for outsourcing finance and accounting will grow at an annual rate of nearly 10%, and top $47 billion in 2008 Already Outsourced High Outsourcing Potential Moderate Outsourcing Potential Low Outsourcing Potential

8 8 Gelijktijdige veranderingen op een aantal vlakken Meerdere ICT systemen Meerdere processen Gelijke systemen Één systeem Één database Shared Services Gezamenlijke processen Vaststellen processen Gezamenlijk beleid Consolidatie per regio Consolidatie Per land Één locatie Één organisatie per proces Afsplitsen van BU s Meerdere locaties Meerdere organisaties

9 9 De essentie van strategic sourcing

10 10 Proces (1) Strategische definitie Nulsituatie (scoping) - Strategisch: strategie, visie, doelstellingen - Operationeel: knelpunten, proces, voor- en nadelen - Financieel: huidige kosten, kwaliteit, investeringen - Risicomanagement: gevolgen van verandering Externe ontwikkelingen (Outsiders) Mogelijkheden in de toekomst (Options) Kracht van de organisatie (Insiders) Procesanalyse - Afbakenen (en evt. optimaliseren i.v.m. verlaging out of pocket kosten) voor overdracht Stellen kaders (randvoorwaarden) - Selectiecriteria, kosten, P&C, doorlooptijd Communicatie - Creëren draagvlak, stimuleren participatie

11 11 Proces (2) Sourcing strategie en uitvoering Choice Sourcingsstrategieën versus bedrijfsstrategie Plan van aanpak - IT, personeel, rapportages (stuurinformatie), fasering overdracht, opleiding, communicatie, overdracht Change Selectie service provider - Longlist, shortlist, SLA Implementatie sourcingsstrategie - Uitvoering PvA, overdracht Control Permanente sturing en controle - Toetsing en bijsturing Evaluatie - Verwachtingen - Visie, groei, early wins, communicatie, risk management

12 12 Opties m.b.t. uitbesteden

13 13 Bepalen maximale sourcingsvariant

14 14 Onder te brengen processen Finance & Accounts Operating Model Split of Activities Transaction Processing Basic Accounting and Journal Processing Management Reporting and Analysis Business Support Financial Planning and Analysis Project Accounting Strategy, Policy & Judgment 100% 100% 50% 40% 20% 15% 0%

15 15 Valkuilen (SSC/BPO) Strategisch - Afhankelijkheid van de service provider (m.n. BPO) - Kennisverlies, ook m.b.t. demand - Verlies controle op proces - Intellectueel eigendom Financieel - Kostenverlaging moeilijk meetbaar (geen 0-meting) - Geen vergelijking mogelijk (ander proces) - Lange doorlooptijd contractfase (verandering demand) - Mogelijk duurder, minimaal contract met meerwerkopties - Geen benchmarking - Geen bonus/males - Dalende kosten (technische innovatie), vaste prijs (m.n. BPO) - Uitbesteding zonder procesverbetering leidt tot hogere overheadkosten (m.n. BPO)

16 16 Valkuilen (2) Operationeel - Tekenen voordat SL s duidelijk zijn - Vage scope en/of service - Star contract (geen flexibiliteit) - Maatschappelijke onrust/onzekerheid in organisatie - Kwaliteit dienstverlening (ook richting klanten), imagoschade (minimalisering service v.w. kostenbesparing) - Exclusiviteit (m.b.t. dienstverlening) (m.n. BPO) - Beveiliging en privacy (m.n. BPO) Personeel - Bedrijfscultuur - Vertrouwen, motivatie

17 17 Vragen