DIRECTIEVERSLAG Maksimale Aandacht, Kwaliteit en Service. Voor meer informatie: of mailen naar

Transcriptie

1 DIRECTIEVERSLAG 2014 Maksimale Aandacht, Kwaliteit en Service Voor meer informatie: of mailen naar

2 Inhoudsopgave Voorwoord Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene informatie Juridische structuur van de organisatie Organisatiestructuur en personele bezetting Bedrijfsvoering Doelstellingen Overige activiteiten Financieel Onderzoek en ontwikkeling Maatschappelijk verantwoord ondernemen Toekomstverwachtingen Bedrijfsontwikkeling Productontwikkeling...24 Directieverslag 2014 Buro MAKS 2 / 25

3 Voorwoord Het afgelopen jaar stond in het teken van de komst van de WMO en Jeugdhulp bij Buro MAKS. Gunningen van gemeenten kwamen binnen en de daaruit voortvloeiende eisen van de verschillende gemeenten werden in kaart gebracht. Het zichtbaar maken van geleverde diensten bij cliënten moet dan ook vanaf 1 januari 2015 inzichtelijk zijn voor gemeenten waarmee Buro MAKS samenwerkt. Dit betekende een intensieve samenwerking met in en externe automatiseringsdeskundigen en het doen van onderzoek naar wijzigen in bestaande werkprocessen die vastgelegd zijn in het kwaliteitshandboek. In het verlengde van deze inspanning is er binnen de organisatie gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur. Vanaf 2015 zijn er MAKSteams actief. Dit zijn zelforganiserende teams, die een optimale en intensieve samenwerking met gemeenten en wijkteams mogelijk maken. Op deze manier kunnen wij als hulpverlener ons goed profileren in de wijkteams en optimaal inspelen op de wensen van de cliënt en zijn/haar netwerk. Hierdoor zijn onze begeleiders de nieuwe ambassadeurs van Buro MAKS geworden. In 2014 is gestart met het verkennen van de mogelijkheden tot samenwerking met twee andere GGZorganisaties op het onderdeel kwaliteitszorg, dit op zowel de korte termijn, als de middellange termijn. Dit om te komen tot kostenbesparing in de bedrijfsvoering, waar het gaat om kwaliteitsprocessen en kwaliteitsinstrumenten. Zo hebben de interne auditors van de samenwerkende organisaties een nieuwe auditpool gevormd en in 2014 met succes een eerste proefaudit uitgevoerd bij een van de GGZ organisaties. Buro MAKS blijft zijn kracht behouden, die ligt gewaarborgd in haar professionele aanpak in de thuissituatie. Tilburg, mei 2015 Algemeen directeur/bestuurder Nelleke Willemstein Directieverslag 2014 Buro MAKS 3 / 25

4 1. Uitgangspunten van de verslaglegging In dit directieverslag verantwoorden wij ons over het afgelopen jaar. Belangrijk in 2014 was de organisatie zo in te richten dat de samenwerking met gemeenten optimaal verloopt en we met dezelfde toewijding en professionele inzet de cliënt hulpverlening aanbieden. Deze inzet is persoonlijk, professioneel, in dialoog en midden in de maatschappij. Buro MAKS biedt begeleiding/behandeling aan mensen met psychiatrische en/of psychosociale problemen in de thuissituatie. De doelgroep bestaat uit kinderen/jeugd en volwassenen. Van belang is dat de cliënt en het steunend netwerk centraal staan en dat er wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van de cliënt. Een van de oprichters, die als adviseur verbonden was aan Buro MAKS, is op 1 november gestopt. Naast het Managementteam, bestaande uit een algemeen directeur en twee clustermanagers, zijn nog drie adviseur ondersteunend aan de algemeen directeur. Buro MAKS publiceert het directieverslag op de site Directieverslag 2014 Buro MAKS 4 / 25

5 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene informatie Kernactiviteiten Buro MAKS biedt gespecialiseerde hulpverlening in de thuissituatie aan kinderen, jeugd en volwassenen met psychiatrische en psychosociale problemen. Met onze methodiek, Community Support, betrekt Buro MAKS het ondersteunend netwerk bij de cliënt. De organisatie is werkzaam in de hele provincie Noord Brabant (zie ook onze website: Naam verslagleggende rechtspersoon Buro MAKS B.V. Adres Ringbaan Oost CD Tilburg Postbus BA Tilburg Telefoonnummer (013) Identificatienummer NZa Nummer Kamer van Koophandel E mailadres Internetpagina Zorgtypering Zorgfuncties Doelgroep info@buromaks.nl Ambulante hulpverlening extramuraal Gespecialiseerde begeleiding en behandeling Mensen met psychiatrische problematiek Dienstverlening De doelgroepen waaraan Buro MAKS de diensten levert zijn kind, jeugd en volwassenen. Voor kind/jeugd: Individuele begeleiding. Intensieve Psychiatrische Gezinsbehandeling (IPG). Contextuele diagnostiek Emotieregulatie Psycho educatie ('ik ben speciaal'). Kooktraining (naast koken ook gericht op sociale vaardigheden). Logeeropvang Woensdagmiddag opvang Directieverslag 2014 Buro MAKS 5 / 25

6 Voor volwassen: Individuele begeleiding. Psychiatrische Intensieve Thuisbehandeling (PIT) (vanaf 18 jaar) Contextuele diagnostiek Psycho educatie Kooktraining (naast koken ook gericht op sociale vaardigheden). Werkgebied Buro MAKS is werkzaam in de zorgkantoorregio's Midden Brabant, Noordoost Brabant, West Brabant en Zuidoost Brabant. Doelgroepen De doelgroepen waaraan Buro MAKS haar zorg verleent, zijn kinderen, jeugdigen en volwassenen met problematieken op het gebied van angst, en persoonlijkheidsstoornis, schizofrenie, depressieve stoornis, Autisme (PDDNOS, Syndroom van Asperger, Klassiek Autisme), ADHD, ODD, PTSS (post traumatisch stress syndroom). Financiers De zorgkantoren en zorgverzekeraars financieren de diensten en activiteiten die Buro MAKS levert. Samenwerkingsrelaties Buro MAKS heeft diverse samenwerkingsrelaties. Elke regio werkt vanuit een netwerkplan met ketenpartners. Er is een hechte samenwerking tussen Traverse, RIBW Brabant en Buro MAKS. Samenwerkingsrelaties Relatie met Buro MAKS Amarant/Leo Kannerhuis AMK (Algemeen Meldpunt Kindermishandeling) Bemoeizorg Bureau Jeugdzorg Contour/De Twern De Viersprong Diverse Algemene Ziekenhuizen Gemeenten Gemini GGZ Breburg Samenwerkingspartner begeleiding Doorverwijzer/Inhoudelijke samenwerking op casus niveau Doorverwijzer Verwijzer Ketenpartner Ketenpartners / verwijzers Regulier overleg WMO Beleid en Jeugdhulp Directieverslag 2014 Buro MAKS 6 / 25

7 Samenwerkingsrelaties Relatie met Buro MAKS Huisartsen InfoMeer Instituut voor Maatschappelijk Welzijn (IMW) Kompaan/ De Bocht Novadic Kentron PAAZ PsyQ RIBW Brabant Sagenn Siza/Gemini SMO Breda Stichting MEE Traverse Thuiszorgorganisaties Tilburg Mentaal Veiligheidshuis Voor en Door (Ervaringsdeskundigen organisatie) Zorgmed Samenwerkingspartner dagbesteding Samenwerkingspartner begeleiding Samenwerkingspartner begeleiding Inhoudelijke samenwerking op casus niveau Onderaannemer 2.2 Juridische structuur van de organisatie Juridische structuur Organisatorische structuur Besturingsmodel Toelatingen Structuur medezeggenschap Besloten Vennootschap Vier (vanaf drie) statutair bestuurders, waarvan één algemeen directeur Buro MAKS heeft een raad van toezicht model Begeleiding en behandeling Buro MAKS kent als inspraakorganen: ondernemingsraad en cliëntenraad Directieverslag 2014 Buro MAKS 7 / 25

8 Buro MAKS werkt met een besturingsmodel met bestuursleden, raad van bestuur en raad van toezicht en advies. Het reglement raad van toezicht en advies en het directiestatuut zijn gebaseerd op de statuten van Buro MAKS, de Wet Toezicht Zorginstellingen (WTZi) en op de Zorgbrede Governance Code. raad van bestuur / Bestuurders Eind 2014 heeft Buro MAKS drie statutaire bestuurders. Iedere bestuurder neemt via een tussenmaatschap voor één derde deel in het kapitaal van de vennootschap. In gezamenlijk overleg is een van de bestuurders aangewezen als algemeen directeur. Volgens de statuten bestaat er één bestuur dat wordt gevormd door de drie bestuursleden samen. Het werken met een raad van bestuur is een interne invulling en is verankerd in het directiestatuut. In dit directiestatuut is de bestuurs en management structuur beschreven. De raad van bestuur is door de bestuurders gemandateerd om algeheel leiding te geven aan de vennootschap en deze in en buiten rechte te vertegenwoordigen. De raad van bestuur is eerstverantwoordelijk bij strategieen beleidsvorming. De algemeen directeur, de voorzitter van de raad van bestuur, is verantwoordelijk voor strategie en beleid, het personeelsmanagement, het financieel beleid en de ondersteunende diensten. De overige twee bestuurders adviseren op verzoek de algemeen directeur. De bestuurders zijn niet in loondienst bij Buro MAKS. Zij ontvangen een management fee voor hun werkzaamheden. Naam Bestuursfunctie Nevenfunctie P.A. Willemstein Voorzitter raad van bestuur, algemeen directeur Geen nevenfuncties Naam Bestuursfunctie R.L.J.M. Emmerik Bestuurder, Adviseur J.J.H. de Laat Bestuurder, Adviseur A.A.F. Van der Steen Bestuurder, Adviseur tot 1 oktober 2014 Raad van Toezicht en Advies Er is een strikte scheiding aangebracht tussen het dagelijks bestuur en organisatietoezicht. Dit is vastgelegd in het reglement raad van toezicht en advies, waarin ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd. De raad van toezicht en advies houdt integraal toezicht op het beleid van de raad van bestuur en de algemene zaken bij Buro MAKS. De raad van toezicht en advies heeft ook een adviserende taak. Iedere twee maanden vindt een overleg plaats tussen beide raden, indien nodig vaker. De raad van toezicht en advies overlegt eenmaal per jaar met de voltallige directie en met de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Elk kwartaal koppelt de raad van bestuur de resultaten van de managementrapportage en de financiële resultaten naar de raad van toezicht en advies en jaarlijks de directiebeoordeling. Jaarlijks wordt verder onder verantwoordelijkheid van de directieleden de jaarrekening samengesteld. De jaarrekening wordt gecontroleerd Directieverslag 2014 Buro MAKS 8 / 25

9 door de accountant. De jaarrekening wordt in aanwezigheid van de bestuurders, de raad van toezicht en advies en de accountant besproken. Vervolgens stelt de algemeen directeur de jaarrekening vast en wordt deze goedgekeurd door de raad van toezicht en advies. De raad van toezicht en advies beoordeelt de raad van bestuur aan de hand van de vragenlijst uit de Toolkit Toezicht. Ook vindt jaarlijks een evaluatie van de raad van toezicht en advies plaats. Naam Functie Nevenfunctie J.P.A.A.M. Kuipers Voorzitter Vice voorzitter WMO raad te Eindhoven Bestuurslid Sensoor Brabant Voorzitter Klankbordgroep Wonen, Welzijn en Zorg te Waalre Penningmeester Kenniscentrum Zelfhulp en Ervaringsdeskundigheid te Tilburg Beleidsmedewerker Stichting Afwikkeling Rechtsherstel SR G.A.J. van Hoek A.H.M. van der Pas Lid Lid Directeur / eigenaar SUER BV in Eindhoven Toezichthoudend bestuurder stichting MOKO in Eindhoven Bestuurder Het Groene Lint in Baarle Nassau Voorzitter Adviesraad WMO Bernheze Directieverslag 2014 Buro MAKS 9 / 25

10 2.3 Organisatiestructuur en personele bezetting Organogram De raad van toezicht en advies bestaat uit drie leden. De raad van bestuur heeft een voorzitter, de algemeen directeur Het managementteam bestaat uit de algemeen directeur en twee clustermanagers Een clustermanager stuurt teams aan. In een Team Begeleiding en een Team Behandeling werken een teamcoach en begeleiders. Directieverslag 2014 Buro MAKS 10 / 25

11 Personeel Personeelsgetallen op 31 december 2014 Aantal personeelsleden in loondienst 99,33 aantal fte in loondienst 74,26 Ondernemingsraad De ondernemingsraad heeft iedere twee maanden overleg met de bestuurder. Daarnaast bespreken de leden van de ondernemingsraad binnengekomen verzoeken, advies en instemmingsaanvragen en signalen. In 2014 is eenmaal gesproken met leden van de raad van toezicht en advies. De ondernemingsraad heeft formeel instemming gegeven over Begroting 2014, Jaarplan 2014, tijdelijke contracten, profiel functie ervaringsdeskundigen, slaapdiensten. Formeel advies is gegeven over zelforganiserende teams en een flex team, Strategisch Plan , weekenddiensten logeeropvang en de Jaarrekening. Voor het aanstellen van een nieuwe bestuurder is een negatief advies uitgebracht. De ondernemingsraad heeft initiatiefvoorstellen gegeven over herschrijving functies, contacten leggen met andere ondernemingsraden, wet, werk en zekerheid, fiscale kaders pensioenen en scholingsbeleid individuele werknemers. Verder zijn zaken als factortijd, reiskosten, hoogte belbundel, evaluatie Psychiatrisch Intensieve Thuisbehandelingen (behandeling volwassenen) en ziekteverzuim gepasseerd. Ook hebben er in december 2014 OR verkiezingen plaatsgevonden. De ondernemingsraad is blij dat zij door steeds meer medewerkers worden benaderen bij vragen over werken bij Buro MAKS. Directieverslag 2014 Buro MAKS 11 / 25

12 3. Bedrijfsvoering 3.1 Doelstellingen Jaarlijks werkt Buro MAKS aan nieuwe doelstellingen. Input hiervoor komt van het managementteam, de medewerkers en de cliëntenraad. Mede door strategisch en beleidsmatig inzicht worden doelen geselecteerd. De doelen in 2014 zorgden ervoor dat het gedachtegoed van Community Support zich binnen de organisatie verder ontwikkelde en de ervaringen van cliënten gehoord werden. Tevens werden er voorbereidingen getroffen voor het werken in zelforganiserende teams en het flexteam. Extern werd intensief deelgenomen aan GGZ netwerken en werden bezoeken gebracht aan gemeenten. Dit heeft geresulteerd in contractovereenkomsten voor de toekomst. Nieuwe producten Onderzoek door Buro MAKS naar uitbreiding van haar hulpverlening. Onderzocht zijn de producten Basis GGZ, MAKSacademie en Logeeropvang. GGZ basis Buro MAKS ziet mogelijkheden om Generalistische Basis GGZ te leveren. Onderzocht is of er zorgproducten zijn die binnen het bereik van Buro MAKS liggen en passen binnen de kaders van de Zorgverzekeringswet. Dit heeft geresulteerd in vier concrete producten die vanaf 2015 uitgevoerd kunnen worden. Het zijn: Psycho fysieke sociale competentietraining voor volwassenen, 'Ik ben speciaal' groepsverband volwassenen, Protocollaire behandeling voor angst en stemmingsstoornissen en Sociale vaardigheidstraining voor volwassenen. De MAKSacademie is voortgekomen uit het idee om een nieuw product op de markt zetten. Daarbij geeft het medewerkers meer garantie voor behoud van werk, doordat zij de kans krijgen hun werkterrein te verbreden. Dit kunnen zij doen door eigen cursussen te geven vanuit de MAKSacademie, dit prikkelt ook het eigen ondernemerschap. Al op 28 maart 2014 startte Buro MAKS het eerste logeerweekend voor kinderen in de basisschoolleeftijd met een psychiatrische beperking en een normale begaafdheid. Deze (weekend )logeeropvang is gericht op ontlasting van het gezinssysteem en geeft de kinderen tevens de gelegenheid om een leuke en ontspannen tijd met anderen te hebben. Buro MAKS observeert en begeleidt deze kinderen in groepsverband. De sterke kanten van het kind in het contact met leeftijdsgenoten worden ontdekt en bekrachtigd en eventuele leerdoelen op dit punt kunnen met professionele ondersteuning worden geoefend in de praktijk. Naast de logeeropvang werd in mei ook begonnen met een 'Dagje MAKS'. Deze groepsbegeleiding is een activiteitenaanbod aan kinderen en jeugdigen voor wie deelname aan reguliere maatschappelijke activiteiten te hoogdrempelig is. Leerdoelen zijn de maatschappelijke participatie bevorderen, het contact vergroten met leeftijdsgenoten, het verbeteren van de sociale vaardigheden en zelfacceptatie. Directieverslag 2014 Buro MAKS 12 / 25

13 Cliëntenpanels In juni 2014 is er een cliëntenpanel georganiseerd over het werken met de methode 'Community Support'. De zeven cliënten, die aan het panel hebben deel genomen, hebben het panel beoordeeld als: 'leerzaam, nuttig, verhelderend, divers en inspirerend'. Ook hebben de panelleden concrete suggesties voor verbetering voorgesteld. Op basis van deze suggesties zijn er verbetervoorstellen in het managementteam vastgesteld en doorgevoerd. Geconcludeerd wordt dat het panel waardevol en aanvullend is geweest voor, zowel de deelnemende cliënten, als de organisatie. Het cliëntenpanel is vervolgens geëvalueerd met de cliëntenraad. Het tweede panel voor 2014 is niet uitgevoerd. Hiervoor kwamen we niet tot een geschikt onderwerp dat leefde bij cliënten. Voor een cliëntenpanel in 2015 heeft de cliëntenraad al wel nieuwe onderwerpen genoemd. Ervaringsdeskundigheid Buro MAKS heeft in 2014 samen met de RIBW, GGZ Breburg, SMO Traverse, VOF DD, SMO Breda, Novadic Kentron de handen ineen geslagen om een samenwerking op te zetten met als doel de gezamenlijke ontwikkeling en inzet van ervaringsdeskundigheid aan te laten sluiten op het eigen zorgaanbod en de WMO. Dit heeft concreet geleid tot een intentieverklaring die samenwerking, afstemming en uitwisseling op het gebied van ervaringsdeskundigheid verwezenlijkt. Een ervaringsdeskundige is een volledig opgeleide begeleider, die samen met een begeleider en ook alléén met cliënten werkt. Een ervaringsdeskundige is een professional met eigen ervaring rondom psychische kwetsbaarheid. Onderzoek door de 'coördinator ervaringsdeskundigheid' van Buro MAKS, naar de haalbaarheid van het inzetten van ervaringsdeskundigen bij Buro MAKS, maakte duidelijk dat het werken met het niveau ervaringsdeskundigen nog niet haalbaar is voor Buro MAKS. Verder bleek de opleiding voor medewerkers niet aan te sluiten bij de MAKS medewerkers. Er zal daarom in 2015 een op maat gemaakt aanbod in de vorm van een presentatie komen, voor alle medewerkers. Ook zullen cliënten nog een aangeboden cursus volgen. In 2014 is Buro MAKS wel gestart met een 'cliënt met ervaring' bij Buro MAKS in het ondersteunende ICT proces. Zelforganiserende teams Verwacht wordt dat de wijkteams van de gemeenten, waarmee we vanaf 2015 intensief samenwerken, op zoek gaan naar heldere aanspreekpunten in de zorg. In de huidige marktontwikkeling moet er snel geschakeld kunnen worden om cliënten in zorg te nemen. Buro MAKS is daarom een werkgroep in 2014 gestart met een onderzoek naar mogelijkheden voor Buro MAKS om met zelforganiserende teams te gaan werken. Dit is in de loop van het jaar verder uitgebreid met het daadwerkelijk tot stand komen van deze zelforganiserende 'MAKSteams'. Elk MAKSteam heeft een eigen regio waarbinnen zij werkzaam zijn. We kunnen nu, binnen de regels en afspraken van WMO en Jeugdhulp, optimaal inspelen op de vraag van de cliënt en de samenwerking daarin met anderen betrokkene en belanghebbende. Vanaf 1 januari 2015 gaan medewerkers uit zelforganiserende teams als ambassadeurs aan de slag. Zij brengen Buro MAKS onder de aandacht, en leveren informatie over onze professionele organisatie die hoge eisen stelt aan de hulpverlening. Naast vier MAKSteams is er ook een flexteam actief. Dit team is niet zelfsturend en heeft een eigen coach die de cliëntenverdeling doet, medewerkers coacht op inhoud en intervisie faciliteert. Cliënten die niet in de MAKSteams terecht kunnen in verband met de caseload van die begeleiders, worden overgenomen door medewerkers uit het flexteam. Zij hebben ook dezelfde kennis en kunde. Begeleiders uit het flexteam doen alleen begeleiding en hebben geen extra taken. Directieverslag 2014 Buro MAKS 13 / 25

14 Vastleggen van processtappen Het werken met zelforganiserende teams vraagt nieuwe werkafspraken en het opnieuw vaststellen van verantwoordelijkheden. In 2014 is voor iedere gemeente een overzicht gemaakt welke werkwijze zij gaan hanteren in de samenwerking met Buro MAKS. Dit gegeven, samen met de werkwijze van Buro MAKS tot nu toe, zal geraadpleegd worden bij de start in Zowel gemeenten, als zorginstellingen zijn nog zoekende naar een goede afstemming. Zodra de nieuwe manier van werken vast staat wordt dit vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Voor het bewaken van dit proces is per een procescoach aangesteld. Deze is verantwoordelijk voor de primaire en administratieve processen, die het primaire proces monitort en bewaakt. Profileringsplan Het managementteam en adviseurs hebben in 2014 gewerkt aan de externe profilering van Buro MAKS. Dit heeft geleid tot een profileringsplan met een aantal acties en producten. Zoals een goed inzicht in de gemeente als nieuwe financier. Zo werd een totaaloverzicht ontwikkeld per gemeente, waarin een toenaderingsstrategie is vastgesteld en de wijze waarop de bijhorende accountopvolging per regio en/of gemeente plaatsvindt. Tevens is gestart met de ontwikkeling van een Customer Relationship Management (CRM) systeem om op basis hiervan een goede marketing en samenwerking met en voor cliënten te bewerkstelligen. Er zijn informatiebladen ontwikkeld en heeft Buro MAKS haar website vernieuwd, gericht op cliënten, gemeenten en professionals. Zij vinden er informatie over de organisatie en de manier waarop gewerkt wordt. Kostprijs Omdat onzeker was welke tarieven gemeenten in 2015 zouden gaan hanteren en de organisatie wil, ook voor een lager tarief, goede kwalitatieve hulpverlening kunnen aanbieden aan gemeenten, was het verlagen van de kostprijs voor begeleiding in 2013 en 2014 een belangrijk doel. Vastgesteld werd dat de kostprijs op 31 mei % lager moest liggen dan op 31 december Dit is gerealiseerd. Het blijft ook in 2015 belangrijk om voortdurend de kostprijs te monitoren om ook in de toekomst deze goed te kunnen begroten. GGZ eisen 2015 Buro MAKS zal op 1 januari 2015 voldoen aan GGZ eisen, die gemeenten stellen aan GGZ instellingen in het kader van de WMO. Zie ook het kopje 'Vastleggen van processtappen'. In oktober 2014 is gestart met een werkgroep die zich bezighoud met de definitieve aanbestedingen voor In de binnenkomende aanbestedingen geven gemeenten aan welke eisen zij stellen aan Buro MAKS als aanbieder van GGZzorgverlening. Er is een overzicht gemaakt waarin de verschillende eisen op het gebied van financiën, kwaliteit en gebruikte ICT systemen zichtbaar zijn per gemeente. Daarmee wordt ook duidelijk wat gemeenten van ons aangeleverd willen hebben en in welke vorm. Buro MAKS is in navolging hierop gestart met ICTaanpassingen. Directieverslag 2014 Buro MAKS 14 / 25

15 3.2 Overige activiteiten Nieuwe communicatiemiddelen Er is één algemene folder gemaakt die beknopte is en uitnodigt om de website van Buro MAKS te bezoeken en/of LinkedIn en Twitter. De folder is bedoeld voor externe contacten zoals huisartsen, verwijzers, wijkteams. Daarnaast zijn er flyers ontwikkeld voor elk product dat Buro MAKS biedt, zij geven meer specifieke informatie over een product. Voor externe presentaties is een nieuwe Powerpoint presentatie beschikbaar. Marketing Buro MAKS wil een positie verwerven, die past bij de veranderende markt. Naast het reguliere aanbod van begeleiding en behandeling is het nodig dat de organisatie een meer commerciële koers vaart. Deze koers betekent vooral een ander gedrag en mogelijk nieuw materiaal. In samenwerking met een extern marketingbureau is in april 2014 een strategisch marketingplan afgerond. Het in 3.1 genoemde profileringsplan is gebaseerd op dit plan. Een belangrijk onderdeel van het strategisch marketingplan is de online marketing. Als organisatie moet je inspelen op de kracht van Social Media. Door intensief gebruik te maken van de Sociale Media wil Buro MAKS laten zien waar de organisatie voor staat en wat wij bieden. Als vervolg hierop zijn medio 2014 twee medewerkers gestart die, naast hun werk als begeleider, Buro MAKS vertegenwoordigen in diverse sociale media. Zij zetten diverse platforms op, monitoren en onderhouden dit. Methodiekenmarkt Het doel van de methodiekenmarkt is voor begeleiders om elkaar te inspireren en te informeren over een aantal methodieken, die praktisch en zinvol zijn binnen het werk. Dat kunnen methodieken of instrumenten zijn die de eigen kracht van cliënten versterken en de zelfredzaamheid vergroten, waaronder ook het activeren van steun uit het sociaal netwerk. Maar ook specifieke methodieken voor bepaalde diagnosegroepen kunnen aan de orde komen. Op 10 december 2014 heeft deze methodiekenmarkt plaatsgehad en konden medewerkers methodieken uitwisselen. Verder waren er acht verschillende workshops, die in twee workshoprondes gegeven werden. Deskundigheidsbevordering In 2014 is gestart met het anders inrichten van deskundigheidsbevordering binnen Buro MAKS. Het nieuwe deskundigheidsbevorderingsprogramma sluit aan op ontwikkeling binnen de organisatie van professionele competentie ontwikkeling. Er wordt gebruikt gemaakt van analyses van uitkomsten van functioneringsgesprekken, gebaseerd op competentiemanagement. Hierdoor wordt inzichtelijk aan welke onderwerpen van deskundigheidsbevordering medewerkers het meeste behoefte hebben. Samen met input uit cliënttevredenheidsonderzoeken leidt dit tot een aanbod aan medewerkers van passende (bij)scholings activiteiten. Het nieuwe programma biedt medewerkers ook de mogelijkheid om vanuit eigen ervaring en deskundigheid collega's een training aan te bieden. Directieverslag 2014 Buro MAKS 15 / 25

16 Functioneringsgesprekken met 360 graden feedback De opzet van functioneringsgesprekken is ingrijpend veranderd met de invoering van competentiemanagement. Er is er aan elke functie(groep) binnen Buro MAKS een competentieprofiel toegevoegd. Elk competentieprofiel bevat een aantal kerncompetenties. Met competentiemanagement legt Buro MAKS de nadruk op het ontwikkelen van effectief gedrag van medewerkers en organisatie. Dit betekent dat de medewerker voortdurend werkt aan de eigen professionaliteit en bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelen. Elke functie bevat tenminste één kerncompetentie van de organisatie. Voor Buro MAKS zijn de kerncompetenties Klantgerichtheid, Coachen, Resultaatgerichtheid en Ondernemerschap vastgesteld. Het functioneringsgesprek is een evaluatiemoment voor de ontwikkeling van de deskundigheid, kennis, vaardigheden en competenties binnen een functie. Het bespreken van competenties is één van de gespreksonderwerpen. Door middel van feedback krijgt men goed inzicht om op competenties te ontwikkelen. Buro MAKS hanteert de zogenaamde '360 graden feedback'. Leidinggevende en een aantal collega's waar de medewerker mee samenwerkt, leveren feedback door een vragenlijst in te vullen over competenties die passen bij de functie van de medewerker. Deze informatie en het resultaat van het gesprek hierover is de basis voor nieuw te maken afspraken. Dit wordt vastgelegd en bewaard in het personeelsdossier. Dit vormt de input voor je functioneringsgesprek in het volgende jaar. Beheersen processen Alle werkprocessen bij Buro MAKS zijn ondergebracht in het softwarepakket 'Suixo'. Binnen Suixo vinden alle processen van het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie plaats. Zoals het proces van begeleiding en behandeling van intake, uitvoering tot en met evaluatie en (digitale )rapportages, als ook de methodiek die hiervoor wordt gebruikt Community Support, de cliëntenbeheer en de verbetercyclus. Om de processen goed te beheersen is Buro MAKS op zoek gegaan naar twee proces experts, of te wel 'super users' die werken binnen een Suixoteam. Het Suixoteam is aanspreekpunt voor teams, management en de softwareontwikkelaar 'Oxius'. Het team handelt gebruikersvragen van medewerkers af en zorgt ervoor dat goede training en communicatiefaciliteiten aanwezig zijn. De super users werken voortdurend aan het vernieuwen, verbeteren en implementeren SUIXO en bewaken de werking van functionaliteit in SUIXO. Risicomanagement in de zorg Buro MAKS heeft veel aandacht voor veiligheid. De organisatie is er op gericht de kans op risico's zo klein mogelijk te maken en de veiligheid van cliënten en medewerkers te vergroten. Dit alles is beschreven in een Veiligheidsplan. Het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet voor onze ambulante hulpverlening aan de eisen voor veiligheid en informatiebeveiliging. Omdat inmiddels Buro MAKS ook gestart is met logeeropvang op woensdagmiddag en in het weekend, zijn aanvullende veiligheidseisen in het Veiligheidsplan opgenomen. Naast het veiligheidsbeleid is er een Arbo en Gezondheidsbeleid. Ook is informatiebeveiliging is onderdeel van het veiligheidsbeleid. Onze zorgprocessen zijn gericht op het opvangen en/of ontdekken van menselijke fouten voordat de cliënt of medewerker de gevolgen ervan ondervindt en vraagt gerichte preventieve actie/beleid om (mogelijke) fouten in de toekomst te voorkomen. Dit doen we door gebruik te maken van onderzoeken, analyses en conclusies Directieverslag 2014 Buro MAKS 16 / 25

17 van tevredenheidsonderzoeken van cliënten en medewerkers, binnenkomende meldingen van incidenten bij cliënten (MIC) en door, in de ontwikkelingsfase van onze producten en diensten, bewust vooraf mogelijke risico's uit te sluiten. Door preventieve maatregelen in te voeren worden onveilige situaties beperkt. Financieel risicomanagement Buro MAKS heeft geen externe financieringsbehoefte. Alle kosten worden uit eigen middelen betaald. Als we kijken vanuit het oogpunt van kostenverlaging ten behoeve van de toekomstverwachtingen dan richten we ons op risicospreiding. Zie ook de hoofdstukken Financieel en Toekomstverwachtingen. Kwaliteitsbeheersing Het kwaliteitsmanagementsysteem is gebaseerd op het certificatieschema Geestelijke Gezondheidszorg HKZ. Het verbeterproces van Buro MAKS bestaat uit een volledig digitale verbetercyclus. Naast binnenkomende verbetervoorstellen van de individuele medewerker, of uit werkbesprekingen, borgt de cyclus ook verbetervoorstellen uit tevredenheidsmetingen bij cliënten en medewerkers, klachten van cliënten en medewerkers, in en externe audits, veiligheid en risico inventarisatie. Leidinggevende en betrokken medewerkers ontvangen werkitems (digitale werkopdrachten) voor het uitvoeren van een verbeterplan, het beoordelen ervan tot en met evaluatie en eventueel nazorg. Deze verbetercyclus wordt door de externe certificeerder geprezen. Het totale kwaliteitsmanagementsysteem is in 2014 opnieuw voor drie jaar goedgekeurd. In het HKZ certificatieschema zijn vanaf extra eisen gesteld aan de veiligheid voor de cliënt en de medewerker. Bij de externe audit in november 2014 liet Buro MAKS zien dat zij ook hieraan voldoet. Informatievoorziening Om een organisatie goed te sturen is het van belang de juiste informatie op het juiste moment aan te leveren en aan de juiste personen of belangenraden (cliëntenraad, ondernemingsraad, gemeenten, zorgkantoren en raad van toezicht en advies). Dit gebeurt op verschillende niveaus en op verschillende terreinen. Jaarlijks wordt gekeken of nieuwe informatiestromen nodig zijn. Extern: cliëntresultaten aan gemeenten. Door samenwerking in 2015 van Buro MAKS met gemeenten komt er een extra informatiestroom bij. Naast de bestaande externe jaarlijkse verantwoording (Verantwoorde Zorg) willen ook gemeenten managementinformatie ontvangen van die cliënten die woonachtig zijn in haar gemeente. De te leveren informatie omvat een deel van de maandelijkse input van managementcijfers en percentages uit cliëntprocessen. Intern: Managementrapportages (MARAP's) zichtbaar voor iedereen. Maandelijks analyseren de clustermanagers de resultaten van kritische processen binnen de zorgverlening om, indien nodig, op teamniveau te kunnen bijsturen. Iedere drie maanden wordt deze informatie samengebracht in een kwartaalrapportage en wordt onder leiding van de algemeen directeur besproken in het managementteam. Er vindt analyse plaats op organisatorisch niveau en eventuele verbetermaatregelen worden ingezet. Onderwerpen die in deze kwartaalrapportage voorkomen zijn de actuele stand van zaken van de te behalen jaardoelen, aantal in en uitstroom cliënten, binnengekomen meldingen incidenten (MIC), klachten van cliënten/medewerkers, ziekmeldingen en productiecijfers. Deze kwartaalrapportage wordt ook Directieverslag 2014 Buro MAKS 17 / 25

18 wel MARAP genoemd. De algemeen directeur bespreekt de MARAP met de raad van toezicht. Vanaf 2014 is mogelijk gemaakt dat deze MARAPS ook kunnen worden inzien door de medewerkers van Buro MAKS. Informatievoorziening aan cliëntenraad Eind 2014 deed de cliëntenraad een verzoek aan de algemeen directeur voor inzage in binnenkomende klachten van cliënten en Meldingen Incidenten Cliënten. In beide gevallen gaat het om aantallen en soorten. Vanaf eind 2014 ontvangt de cliëntenraad ieder kwartaal hiervan een overzicht. Herregistratie Vanaf 1 januari 2015 treedt de nieuwe Jeugdwet in werking. Volgens deze wet moeten zorgaanbieders gaan werken volgens de norm van verantwoorde toedeling. Dit betekent dat alleen HBO geschoolde jeugdprofessionals met kinderen en jeugdigen mogen werken, die geregistreerd zijn in het BIG register of in het Kwaliteitsregister Jeugd. Voor Buro MAKS heeft dit betrekking op ambulante begeleiding /behandeling kind/jeugd, zelfstandigen en mogelijk de logeeropvang. MBO geschoolden hoeven niet in het Kwaliteitsregister Jeugd geregistreerd te worden, mits aantoonbaar is dat de kwaliteit van zorg niet wordt aangetast. Er is in 2014 een plan van aanpak gemaakt die allereerst gericht is op registratie van ambulant begeleiders kind /jeugd in het Kwaliteitsregister Jeugd voor 1 januari Vervolgens op het behalen van 30 accreditatiepunten ten behoeve van vijf jaarlijkse herregistratie. Werkdrukonderzoek Sinds 2011 voert Buro MAKS preventief beleid psychosociale arbeidsbelasting met als doel om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Er is beschreven hoe het beleid is ingebed in de organisatie en er zijn werkdrukchecklisten in opgenomen. Iedere twee jaar monitort Buro MAKS met behulp van de werkvermogensmonitor de resultaten van het beleid met een medewerkersonderzoek. Resultaten uit het in 2013 uitgevoerde onderzoek bood weinig houvast om gericht psychosociale arbeidsbelasting te hanteren. In 2014 is vastgesteld dat het preventiebeleid psychosociale arbeidsbelasting aan herziening toe is. In 2015 wordt onderzoek gedaan naar psychosociale arbeidsbelasting verhogende factoren en wordt nieuw beleid ontwikkelt dat medewerkers ondersteunt om zelf hun psychosociale arbeidsbelasting te managen. Directieverslag 2014 Buro MAKS 18 / 25

19 4. Financieel Buro MAKS is tevreden over de omzet en het resultaat uit De cijfers zijn vergelijkbaar met het jaar Het totaal aantal cliënten is gegroeid, echter het aantal begeleidingsuren is afgenomen. Dit heeft te maken met een lagere inzet van de professionele begeleidingsuren en een meer actieve inzet van het eigen netwerk. Hieruit blijkt dat de begeleidingsmethodiek Community Support die Buro MAKS toepast zeer effectief is Het laatste jaar dat de financiering voortkwam uit de AWBZ, stond in het teken van de transitie naar de WMO. Omdat vooraf duidelijk was dat deze omzetting gepaard zou gaan met forse bezuinigingen streefde Buro MAKS naar een 9% lagere kostprijs in Dit doel is bereikt door met name het herinrichten van het primair proces. Daarbij is ook de structuur van het management aangepast en zijn diverse taken teruggebracht naar zelforganiserende teams. Ook is er bezuinigd op de inkoop van ondersteunende diensten en is de huisvesting scherper ingekocht in Noordoost Brabant en West Brabant. De financiële positie van Buro MAKS is gezond. Buro MAKS beschikt over een goede solvabiliteit van 54,6% Door deze financiële draagkracht ziet de organisatie de toekomst met vertrouwen tegemoet. Zorgelijk is de ontwikkeling van het ziekteverzuim. De werkdruk voor de medewerkers wordt gaandeweg groter. Buro MAKS voorziet een groeiend spanningsveld tussen de groter wordende arbeidsbelasting bij de medewerkers en de mogelijkheden die de organisatie heeft om de juiste maatregelen te treffen ter ontlasting. Buro MAKS is daarom in januari 2015 een onderzoek gestart naar de psychosociale arbeidsbelasting bij medewerkers met als centrale vraag: hoe kan Buro MAKS preventief en curatief aandacht geven aan psychosociale arbeidsbelasting met inachtneming van de Arbowet, zodat de medewerker de psychosociale arbeidsbelasting zelf aan kan en ziekteverzuim voorkomen wordt? In 2015 wordt verdere kostenbesparing ingezet. Het vertrek op 1 oktober 2014 van één aandeelhouder conform het schema van aftreden bij directie was hierin de eerste stap. Zowel per 1 januari 2015 als per 1 januari 2016 zullen nog twee aandeelhouders volgen. Tot slot zal de directie bestaan uit één aandeelhouder. Dit proces zal leiden tot een kostenbesparend effect op de balans. In de toekomst zal blijvend gekeken worden naar het scherp inkopen van diensten en goederen en het efficiënt uitvoeren van de werkprocessen. Buro MAKS zet sterk in op spreiding van risico's. De organisatie blijft fors investeren in de ontwikkeling van meerdere producten. Deze worden ingezet binnen de WMO of Jeugdwet, maar ook daarbuiten. Dit betekent dat er verschillende financieringsvormen ontstaan. Zowel voor het bedrijfsleven als voor scholen en particulieren zullen producten ontwikkeld worden. Ook zal worden gekeken naar uitbreiding van het werkgebied. Directieverslag 2014 Buro MAKS 19 / 25

20 5. Onderzoek en ontwikkeling Binnen Buro MAKS staat onderzoek in het teken van het op verantwoorde wijze ontwikkelen van nieuwe producten en het verbeteren van de kwaliteit van bestaande producten. Onderzoek naar nieuwe producten In 2014 zijn de logeeropvang en de woensdagmiddaggroep voor jeugdige cliënten van start gegaan. Nieuw ontwikkelde modules, zij vormen de basis van het primaire proces, worden jaarlijks geëvalueerd op basis van cliënttevredenheid. Onderzoek naar kwaliteitsverbetering van bestaande producten Kwaliteitsverbetering van bestaande producten begeleiding en behandeling wordt uitgevoerd aan de hand van de Routine Outcome Monitoring (ROM). Op basis van het systematisch meten van resultaten van de zorg en de tevredenheid bij cliënten wordt de kwaliteit van de zorg verbeterd. Dit is een cyclisch proces. De indicatoren die Buro MAKS meet bij cliënten zijn: de cliënttevredenheid (GGZ thermometer) en verandering in de ernst van de problematiek (CBCL, SCL 90) bij cliënten die de behandeling ontvangen. De cliënttevredenheid wordt jaarlijks gemeten tijdens de evaluatie van het zorgplan. Verandering in ernst van de problematiek wordt gemeten aan de hand van een voor en een nameting die aan het einde van de behandeling plaatsvindt. Bij de kwaliteit van de zorg baseren we ons op de methode van practise based evidence (Van Yperen, 1996). Een keer per jaar worden deze resultaten besproken met de teams aan de hand van de vier stappen: herkennen, verklaren, waarderen en verbeteren. Bij de behandelmedewerkers worden daarnaast de 'good practises' besproken met als doel, te leren van elkaars effectieve interventies. De medewerkers in de teams bespreken de verbetervoorstellen voor het komend jaar. De verbetervoorstellen worden in een verslag verwerkt door de kwaliteitsmedewerker. Op basis van dit verslag worden in het managementteam de besluiten genomen voor verbetering van de kwaliteit van de zorg. Deze systematisch werkwijze levert 'practise based evidence' op met als doel: een voortdurende verbetering van de zorg voor de cliënt. Behaalde resultaten 2014 De tevredenheid uitgedrukt als algemeen rapportcijfer van alle cliënten is een 7,8. Jongeren zijn het meest tevreden (8,1), gevolgd door volwassen cliënten (7,9). Ouders zijn net iets minder tevreden (7,5). De woensdagmiddaggroep en de logeeropvang scoren eveneens gemiddeld een 7,5. De kookvaardigheidstraining blijkt zeer goed gewaardeerd te worden en scoort met een gemiddelde van een 8,8 ruim boven de algemene tevredenheid over Buro MAKS. Op basis van deze resultaten zijn voor alle modules verbeteringen ingezet. Concluderend kan gesteld worden dat Buro MAKS sterke kwaliteiten heeft in het (therapeutisch) groepsaanbod, in dit geval koken in combinatie met het ontwikkelen van sociale vaardigheden. Hier liggen zeker meer kansen voor de organisatie. Bij behandeling worden goede resultaten behaald op verandering in de ernst van de problematiek. Van alle jeugdige cliënten, die behandeling ontvangen, gaat 46% significant vooruit op alle gedragsdomeinen (totaal 8 domeinen). De beste resultaten worden behaald op de domeinen 'teruggetrokken en depressief gedrag met Directieverslag 2014 Buro MAKS 20 / 25