BIJLAGEN. BIJLAGE 1: Nuttige adressen 2 BIJLAGE 2: Gebruikersreglement gemeentelijke gebouwen 4

Transcriptie

1 BIJLAGEN BIJLAGE 1: Nuttige adressen 2 BIJLAGE 2: Gebruikersreglement gemeentelijke gebouwen 4 BIJLAGE 3: Gebruikersreglement tarieven van de Zwalmparel 9 BIJLAGE 4: Reglement gemeentelijke uitleendienst 15 BIJLAGE 5: Aanvragen containers 18 BIJLAGE 6: Reglement voor het organiseren van crossen 20 1

2 BIJLAGE 1: NUTTIGE ADRESSEN Gemeente Zwalm Zuidlaan Zwalm Openingsuren: maandag : u. dinsdag : u. woensdag : u. en u. donderdag : u. en u. (avondopening NIET in juli en aug.) vrijdag : u info@zwalm.be Onthaal: Marleen Verbeurgt maarleen.verbeurgt@zwalm.be Uitleen: Erik Ceuterick uitleendienst@zwalm.be Politiezone Brakel Horebeke Maarkedal Zwalm Jagersstraat Brakel info@pzbrakel.be Wijkcommissariaat Zuidlaan Zwalm politie@zwalm.be Brandweer Zottegem L. Demetsstraat Zottegem secretariaat@brandweerzottegem.be Provinciale uitleendienst voor audiovisueel- en tentoonstellingsmateriaal Centraal magazijn Gent Openingsuren: 8.30 u. tot 12 u. en u. tot u. maandag en vrijdag tot 18 u. dinsdagnamiddag gesloten Sabam Agentschap Gent Steltloperstraat Gent

3 Billijke vergoeding Inningsmaatschappij: Outsourcing Partners nv Postbus Gent Verzekering voor vrijwilligerswerk Provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk Oost-Vlaanderen W. Wilsonplein Gent (rubriek verzekeringen) Nuttige informatie voor organisatoren

4 BIJLAGE 2: GEBRUIKERSREGLEMENT GEMEENTELIJKE GEBOUWEN Artikel 1 Het gemeentebestuur van Zwalm bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen en ruimten, hierna opgesomd. Het gemeentebestuur stelt volgende lokalen ter beschikking van derden: 1. De vroegere klaslokalen in Munkzwalm, Zuidlaan Het oud schoolgebouw in Nederzwalm, Schoolstraat Het oud schoolgebouw in Roborst, Borstekouterstraat 5 4. Het oud schoolgebouw in Sint-Blasius-Boekel, Boekelbaan Het oud schoolgebouw in Sint-Denijs-Boekel, Franskouter 8 6. Het oud schoolgebouw in Sint-Maria-Latem, Latemdreef Het vroegere postgebouw in Munkzwalm, Zuidlaan Het Parochiezaaltje Meilegem, Meilegemstraat De benedenzaal van het gemeentehuis, Zuidlaan 36 De gebruiksvoorwaarden van de Zwalmparel, de grote en kleine (judo) zaal van de sporthal zijn opgenomen in een apart gebruikersreglement. Artikel 2 1. De gemeentelijke lokalen worden ter beschikking gesteld voor activiteiten van de verschillende werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen voor; - het op eigen initiatief organiseren van activiteiten; - het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact; - het begeleiden, ondersteunen en verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in de lokalen van de gemeentelijke sociaal culturele infrastructuur en het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden. Overnachtingen en fuiven worden niet toegelaten in deze ruimten. De ruimtes kunnen enkel worden gebruikt voor de activiteit die vermeld staat op het aanvraagformulier. 2. Verhuur aan particulieren wordt niet toegestaan. 3. De ruimte kan gebruikt worden voor één of meerdere dagen. 4. De gebruiksovereenkomst geeft recht op: - het gebruik van de ruimte. - de algemene verlichting, verwarming en het normaal onderhoud van de gebruikte lokalen. - het gebruik van het aanwezige meubilair en de aanwezige apparatuur. 5. Elke overdracht van de gebruiksovereenkomst is verboden. 4

5 Artikel 3 1 Eenmalige activiteiten. 1. Reservaties kunnen maximaal één jaar op voorhand en minimum 2 weken op voorhand aangevraagd worden. 2. Alle aanvragen voor het gebruik van één of meerdere ruimtes dienen aangevraagd te worden door middel van een standaardformulier, te verkrijgen op het gemeentehuis. Het aanvraagformulier vermeldt: naam en adres van de gebruiker of van minstens twee natuurlijke personen die rechtsgeldig kunnen optreden, de gereserveerde lokalen of materialen, de begin- en einddatum van de gebruiksperiode, evenals alle bijzonderheden over de geplande activiteit. Op basis van het aanvraagformulier maakt de bevoegde ambtenaar een gebruiksovereenkomst in dubbel op. De reservatie is pas definitief nadat deze overeenkomst door de aanvrager is ondertekend en de aanvraag goedgekeurd werd door het College van Burgemeester en Schepenen. 3. Opties voor het reserveren van een ruimte kunnen worden toegestaan maximum 1 jaar op voorhand en zijn twee weken geldig. Lange termijn gebruik met een maximum van 1 jaar. 1. Enkel verenigingen, waarvan de bestuurszetel gevestigd is op het grondgebied van Zwalm, kunnen voor een langere termijn (met een maximum van 1 jaar) gebruik maken van een lokaal. 2. Verenigingen die langere tijd gebruik willen maken van een lokaal, dienen jaarlijks een standaardformulier in. Het aanvraagformulier vermeldt: naam en adres van de gebruiker of van minstens twee natuurlijke personen die rechtsgeldig kunnen optreden, de gereserveerde lokalen of materialen, een kalender waarop alle activiteiten gedurende die periode vermeld staan, evenals alle bijzonderheden over de geplande activiteiten. Op basis van het aanvraagformulier maakt het verantwoordelijke personeel een gebruiksovereenkomst in dubbel op. De reservatie is pas definitief nadat deze overeenkomst door de aanvrager is ondertekend en de aanvraag goedgekeurd werd door het College van Burgemeester en Schepenen. 3. De aanvraag wordt jaarlijks hernieuwd, voor 30 november. 4. Indien er tijdens het huren van een ruimte voor een langere termijn een andere vereniging de vraag stelt om de ruimte te huren, dan is dit mogelijk op voorwaarde dat de activiteit niet samenvalt met een activiteit van de eerste huurder. De goedkeuring van de aanvraag gebeurt na kennisgeving aan de eerste huurder en na goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. Activiteiten in samenwerking met het gemeentebestuur of een erkende adviesraad. De benedenzaal (raadzaal) in het gemeentehuis wordt enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten die plaatsvinden in samenwerking met het gemeentebestuur of een erkende adviesraad. Aan deze activiteiten zijn voorwaarden verbonden: - De activiteit moet ingericht worden door meer dan één vereniging en de intentie hebben een ruime doelgroep van de bevolking aan te spreken. - De activiteiten worden mede ingericht door het gemeentebestuur (College van Burgemeester en Schepenen) of een erkende adviesraad. 1 Om de gelijke behandeling van de verenigingen te waarborgen zal in 2009 aan elk gebruik van een gemeentelijk lokaal een waardebepaling worden toegekend. Deze waardebepaling zal worden geregeld in een bijkomend gebruiksreglement. 5

6 Verenigingen kunnen dergelijke activiteiten voorstellen door een standaard aanvraagformulier in te vullen, dat verkrijgbaar is op het gemeentehuis. De aanvraag wordt steeds ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. Oneigenlijk gebruik Indien uit de feiten zou blijken dat de gebruiker bij de reservatie onvolledige of onjuiste gegevens verstrekte over de aard en duur van de activiteit, kan de aanvraag geannuleerd worden. Artikel 4 1. De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de activiteiten in de gereserveerde infrastructuur. 2. Volgende activiteiten worden niet toegelaten: Activiteiten die in één of andere vorm in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden. 3. De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf, indien niet anders werd afgesproken met het gemeentebestuur. Deze regeling is noodzakelijk om eventuele activiteiten van andere gebruikers niet te belemmeren. De gebruiker verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten in ordelijke staat. De activiteit eindigt ten laatste om uur s morgens op de eerstvolgende dag na de beëindiging van de huurperiode. Op deze dag moeten om uur de lokalen volledig ontruimd zijn en moet er gekuist zijn, tenzij dit op voorhand anders werd afgesproken. 4. Onder ordelijke staat wordt verstaan: - alle afval wordt ingezameld, gesorteerd (glas, pmd, karton, enz.) en wordt meegenomen door de gebruiker. Er is ook de mogelijkheid om gratis afvalcontainers te laten leveren en ophalen door de propermobiel (0471/ ). De propermobiel haalt echter geen restafval op. - het gebruikte meubilair en/of materieel van derden moet uit de infrastructuur opgehaald worden vòòr het tijdstip bepaald in de gebruikte infrastructuur wordt door of in opdracht van de gebruiker gereinigd volgens de regels van de kunst. De verbruiker verbindt er zich dus toe bij het einde van de gebruiksperiode de ruimte achter te laten zoals afgesproken met de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke. Indien het materiaal niet teruggeplaatst is zoals het hoort of indien de ruimte niet voldoende gereinigd is, zullen personeelskosten worden aangerekend. - De sleutels worden de eerstvolgende werkdag na afloop van de activiteit binnengebracht aan de gemeenteloketten tijdens de openingsuren. Bij het huren over langere termijn kunnen hierover in de overeenkomst andere afspraken worden vastgelegd. - Ten allen tijde kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om vroegtijdig een einde te maken aan de terbeschikkingstelling, als de aard, inhoud of duur van de toegestane activiteit afwijkt van datgene waarvoor toelating werd gegeven. - De bestaande vaste infrastructuur mag niet gewijzigd worden. 5. Het gemeentebestuur Zwalm stelt enkel aan de gebruiker de infrastructuur ter beschikking. De gebruiker is verplicht alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als gebruiker rusten na te leven. De gebruiker kan zijn verantwoordelijkheid niet op het gemeentebestuur afwenden. 6. Alle kosten, taksen, belastingen, enz. die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit (accijnzen, auteursrechten, billijke vergoeding, gemeentelijke, gewestelijke en federale taksen, enz.) zijn ten laste van de gebruiker. 6

7 7. De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de infrastructuur of het ter beschikking gestelde materiaal. In geval tijdens de ingebruikname schade wordt aangericht of defecten ontstaan aan de infrastructuur zal de gebruiker dit mededelen aan het gemeentebestuur, tijdens de eerstvolgende openingsuren van het gemeentehuis. De gebruiker zal in geen geval de schade of het defect zelf herstellen of de herstelling in zijn opdracht door derden laten uitvoeren. 8. Vooraf aan de activiteit wordt een plaatsbeschrijving en inventaris opgemaakt door een bevoegde ambtenaar. Indien in een lokaal materiaal van een bepaalde vereniging opgeslagen staat, zal de ambtenaar, in overleg met die bepaalde vereniging, ook een inventaris van dat materiaal opstellen. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op het eerste verzoek van de aangestelde ambtenaar aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en de omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen de aard en de omvang van de schade door de aangestelde ambtenaar eenzijdig bepaald worden. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal, op voorwaarde dat de gebruiker behoorlijk werd uitgenodigd, als bindend worden beschouwd. 9. Alle veroorzaakte schade dient door de gebruikers integraal vergoed te worden aan het gemeentebestuur Zwalm. Het te vergoeden supplementaire bedrag van schadeloosstelling wordt bij beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen vastgelegd en ingevorderd overeenkomstig de gebruikelijke procedures. In geval van weigering van betaling, kan het College van Burgemeester en Schepenen de bepaalde vereniging uitsluiten en de toegang tot het lokaal voor een bepaalde of onbeperkte tijd ontzeggen. 10. De gebruiker is verplicht zich te laten verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. De premie is ten laste van de gebruiker en bij het indienen van het aanvraagformulier wordt hiervan het bewijs voorgelegd. De gebouwen zelf zijn door het Gemeentebestuur Zwalm verzekerd met een uitgebreide brandverzekering. 11. Bij een tentoonstelling is de gebruiker verplicht de tentoongestelde voorwerpen voldoende te verzekeren en dit met een verzekeringspolis alle risico s (dit wil zeggen alle risico s voor brand, diefstal en/of beschadiging). Bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs voorgelegd. 12. Het gemeentebestuur Zwalm kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van meubilair en/of materieel dat toebehoort aan de gebruiker of door hem werden gebruikt of ingehuurd met betrekking tot de activiteit dat hij organiseert. Een gebruiker die langdurig een ruimte gebruikt en materiaal in de ruimte opslaat, is zelf verantwoordelijk voor dat materiaal en dient zich te laten verzekeren voor dat materiaal. Het gemeentebestuur Zwalm kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal van één van de gebruikers, dat in de ruimte opgeslagen staat. Wel kan een ambtenaar van het gemeentebestuur Zwalm vaststellen dat er schade werd aangebracht door derden aan het opgestelde materiaal en een schadevergoeding eisen voor het materiaal van de langdurige gebruiker. 13. Met het oog op het verzekeren van een maximale veiligheid moeten de gebruikers volgende veiligheidsvoorschriften naleven: - De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of méér publiek toelaten dan de vooropgestelde maxima. De maxima worden vastgelegd per lokaal na advies van de brandweer. - Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds over de volledige breedte vrij gehouden worden. Langs de vluchtwegen, op trappen en overlopen mag zich geen enkel 7

8 voorwerp bevinden dat het verkeer van mensen hindert. De pictogrammen en de signalisatie moeten steeds duidelijk zichtbaar blijven. - Bij eetfestijnen dienen de gangen breed genoeg te zijn om een eventuele evacuatie vlot te laten verlopen. - De deuren geplaatst in de evacuatiewegen mogen in geen geval vergrendeld zijn. Dit geldt tevens voor alle uitgangen en nooduitgangen. - Alle versieringen moeten van moeilijk ontvlambaar materiaal zijn en moeten uit de buurt van gloeilampen en kaarsen gehouden worden. Het gebruik van kaarsen moet tot een minimum beperkt worden. - Het is verboden te roken in de ruimten. - De gebruiker moet zich degelijk informeren over de evacuatiewegen, de hulpverlening en het gebruik van de beschikbare blustoestellen. - Alle blustoestellen moeten ten alle tijde zichtbaar en bereikbaar blijven. - In geen enkel geval mag men gasflessen binnen het gebouw opstellen. - Het bijleggen van elektrische en gasleidingen of kabels die niet conform zijn aan de bestaande reglementering is ten strengste verboden. - De gebruikers blijven ten allen tijde verantwoordelijk bij het niet naleven van eender welke wettelijke bepaling betreffende de veiligheid. - Elk gebruik van kaarsen, rook- of vuurproducerende of risicohoudende toestellen moet bij de aanvraag duidelijk vermeld worden. Om veiligheidsredenen kan het College van Burgemeester en Schepenen bepaalde activiteiten of toestellen vanuit dit oogpunt verbieden. 14. De gebruikers dienen er voor te zorgen dat de geluidsoverdracht naar de buurt binnen de reglementering op de geluidshinder valt. Om die reden worden fuiven ook niet toegelaten in deze gemeentelijke lokalen. 15. Affiches, versieringen en aankondigingen mogen uitsluitend aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaatsen. 16. In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis of andere onvoorziene gebeurtenissen, kan de burgemeester optreden conform art. 68 bis van het gemeentedecreet en de activiteit stilleggen en desnoods overgaan tot de sluiting van de feestzaal, zonder dat de gebruikers hiervoor een schadeclaim kunnen indienen. 17. De gebruiker moet alle bepalingen in dit huishoudelijk reglement naleven. Indien wordt vastgesteld dat deze bepalingen worden overtreden dan kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat de betrokken gebruiker in de toekomst niet meer over deze infrastructuur mag beschikken. 18. Bij betwisting tussen gebruiker en het gemeentebestuur Zwalm over één van de voorgaande artikels zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oudenaarde bevoegd. 8

9 BIJLAGE 3: GEBRUIKERSREGLEMENT TARIEVEN VAN DE ZWALMPAREL Artikel 1 De gebruiker is de vereniging, organisatie, dienst, particulier of bedrijf die een overeenkomst met het gemeentebestuur heeft afgesloten voor het gebruik van de gemeentelijke feestzaal De Zwalmparel. Het begrip gebruiker wordt hier gelijkgesteld met het begrip huurder. De gebruiker draagt de volledige verantwoordelijkheid vanaf het ogenblik dat hem de sleutels worden overhandigd en eindigt wanneer de sleutels door de gebruiker worden binnengebracht aan de gemeenteloketten. Artikel 2 Onder de infrastructuur die gebruikt kan worden, wordt verstaan: de feestzaal met inbegrip van de inkom, de vestiaire, de sanitaire voorzieningen, de berging, de keuken en de kleedkamers. In de huurprijs is de verwarming en het electriciteitsverbruik inbegrepen. Artikel 3 Volgende categorieën komen in aanmerking als gebruikers: - Categorie 1: de verenigingen, organisaties en diensten die hun zetel hebben op het grondgebied van de gemeente Zwalm en die bij naam bekend zijn bij het gemeentebestuur - Categorie 2: de verenigingen, organisaties en diensten van buiten de gemeente Zwalm die bij naam bekend zijn bij het gemeentebestuur. - Categorie 3: de particulieren of bedrijven van binnen de gemeente. - Categorie 4: de particulieren of bedrijven van buiten de gemeente. De gemeente is gemachtigd alle inlichtingen in te zamelen omtrent de gebruiker die zij nodig acht om de doelstellingen van de gebruiker met betrekking tot het gebruik na te gaan. Artikel 4 Volgende activiteiten worden toegelaten: 1. Activiteiten van socio-culturele, kunstzinnige of informatieve aard zoals vergaderingen, lezingen, voorlichtingsavonden, projecties, cursussen, theater-, dans-, zang- en muziekopvoeringen. 2. Feestelijkheden zoals banketten en maaltijden. 3. Beurzen en tentoonstellingen. 4. Alle andere activiteiten zijn voorafgaandelijk onderworpen aan de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen. Artikel 5 Volgende activiteiten worden niet toegelaten: 1. Activiteiten die in één of andere vorm in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden 2. Geen enkele gebruiker mag de infrastructuur onderverhuren of laten gebruiken door anderen. Artikel 6 De reserveringsmodaliteiten: 1. Aanvragen voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur worden schriftelijk gesteld aan het college van burgemeester en schepenen, Zuidlaan 36, 9630 Zwalm. Een modelaanvraag kan bekomen worden aan de gemeenteloketten De aanvragen kunnen ten vroegste één jaar en ten laatste één maand vóór de geplande 9

10 activiteit ingediend worden. Aanvragen buiten deze termijn kunnen uitzonderlijk toegestaan worden. 3. Het college van burgemeester en schepenen behandelt de aanvragen in volgorde van ontvangst. Het schepencollege beslist of de aanvrager de infrastructuur mag gebruiken. Bij het nemen van deze beslissing wordt rekening gehouden met: - de datum van ontvangst - de beschikbaarheid van de infrastructuur - de bepalingen in artikel 3, waarbij categorie 1 de voorkeur krijgt - de bepalingen in artikel 4 en 5 - de data van jaarlijks terugkerende traditionele activiteiten. Tegen de beslissing van het college van burgemeester en schepenen is geen verhaal mogelijk. 5. Na de behandeling in het schepencollege krijgt de kandidaat gebruiker een schriftelijk antwoord betreffende zijn aanvraag. 6. Binnen de acht werkdagen volgend op de schriftelijke bevestiging van een positieve beslissing biedt de kandidaat gebruiker zich aan aan de gemeenteloketten voor de ondertekening van de overeenkomst. 7. De gemeente houdt een lijst bij waarin de aanvragen chronologisch worden ingeschreven. Deze lijst geeft per gebruiker een nauwkeurige opsomming van de gevraagde periode(s), de eventuele bijzondere overeengekomen voorwaarden en alle belangrijke gegevens en data. Het wordt de kandidaat gebruiker aangeraden om voorafgaand aan de schriftelijke aanvraag bij de gemeente na te gaan of de infrastructuur voor de gevraagde periode nog vrij is. Artikel 7 De betalingsmodaliteiten: 1. De reservatie wordt pas definitief na betaling van de huur. 2. De huur en de eventueel andere kosten moeten gestort worden op het rekeningnummer geopend op naam van de gemeente Zwalm en dit dertig dagen voor de aanvang van de activiteit. Indien de datum van de activiteit binnen de dertig dagen na de kennisgeving valt dan zijn deze betalingen onmiddellijk verschuldigd en in elk geval vòòr de aanvang van de activiteit. 3. De waarborg moet geregeld worden met de gemeenteontvanger ten laatste op de dag waarop de sleutels worden afgehaald, door afgifte van een geldig ondertekende overschrijving ten gunste van het gemeentebestuur van een rekening van de gebruiker met voldoende dekking voor het bedrag van de waarborg. Artikel 8 1. De gebruiker kan de sleutels van de lokalen in ontvangst nemen aan de gemeenteloketten tijdens de openingsuren mits voorafgaande telefonische afspraak. De huur en eventuele andere kosten moeten op dat ogenblik betaald zijn en de waarborg moet geregeld zijn. De gebruiker moet hiervan het bewijs leveren. Bovendien moet de gebruiker aantonen dat de nodige verzekeringen werden afgesloten. 2. De gebruiker zal na het overhandigen van de sleutels eerst overgaan tot de vaststelling van de staat van de infrastructuur. Eventuele gebreken of schade die hierbij worden vastgesteld worden onverwijld gemeld aan het gemeentebestuur, nog vòòr de gebruiker de infrastructuur verder in gebruik neemt. Indien ten gevolge van op dit moment vastgestelde gebreken of schade het gebruik van de infrastructuur wordt onderbroken met méér dan één dag of indien hierdoor de activiteit niet kan doorgaan zal de vergoeding voor de dagen waarop de gebruiker geen gebruik kan maken van de infrastructuur, terugbetaald worden. Meldingen van gebreken of schade tijdens of na de ingebruikname worden beschouwd als aangericht door de gebruiker. Artikel 9 1. Indien de gebruiker zijn activiteit afgelast tijdens de laatste maand voorafgaand aan de geplande datum zonder dit met een omstandige motivatie te melden aan de gemeente, kan het 10

11 schepencollege maatregelen nemen betreffende het in de toekomst ter beschikking stellen van gemeentelijke infrastructuur aan deze gebruiker. Bovendien kan het schepencollege beslissen om een schadevergoeding te heffen, gelijk aan de vastgelegde huurprijs, tenzij er sprake is van overmacht. 2. Indien in geval van overmacht of in geval van gebreken of schade aan de infrastructuur zoals bepaald in art. 8 2 en art. 12 2, de geplande activiteit niet kan doorgaan, zal de gebruiker geen enkele schadevergoeding kunnen eisen van het gemeentebestuur. Artikel De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf, indien niet anders werd afgesproken met de gemeente. Deze regeling is noodzakelijk om eventuele activiteiten van andere gebruikers niet te belemmeren. De gebruiker verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten in ordelijke staat. De activiteit eindigt ten laatste om uur s morgens op de eerstvolgende dag na de beëindiging van de huurperiode. Op deze dag moeten om uur de lokalen volledig ontruimd zijn en moet er gekuist zijn. 2. Onder ordelijke staat wordt verstaan: - alle afval wordt ingezameld en gesorteerd (glas, pmd, karton, enz.) en wordt meegenomen door de gebruiker - het gebruikte meubilair en/of materieel van derden moet uit de infrastructuur opgehaald worden vòòr het tijdstip bepaald in 1 - de gebruikte infrastructuur wordt door of in opdracht van de gebruiker gereingigd volgens de regels van de kunst. De gebruiker kan de reiniging van de zaal ook door de gemeente laten uitvoeren. In dit geval zal een vergoeding van 100,00 aangerekend worden, op voorhand te betalen samen met de huursom. 3. De sleutels worden (indien niet anders werd vastgelegd in de overeenkomst) de eerstvolgende werkdag na afloop van de activiteit binnengebracht aan de gemeenteloketten tijdens de openingsuren. 4. Na vaststelling door de aangestelde ambtenaar van de gemeente dat de infrastructuur goed werd beheerd en in netheid werd achtergelaten, zal de waarborg teruggegeven worden. Bij niet naleven van de afspraken zal het schepencollege beslissen over een gehele of gedeeltelijke inhouding van de waarborg. 5. Indien de aangestelde ambtenaar vaststelt dat de zaal niet of onvoldoende is gekuist zal de reiniging gebeuren door de gemeente en zal een som van 100,00 worden ingehouden van de waarborg. 6. Ten allen tijde kan het schepencollege beslissen om voortijdig een einde te stellen aan de terbeschikkingstelling, als de aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit afwijkt van datgene waarvoor toelating werd gegeven. 7. De bestaande vaste infrastructuur mag niet gewijzigd worden. Artikel De gemeente Zwalm stelt enkel aan de gebruiker de infrastructuur ter beschikking. De gebruiker is verplicht alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als gebruiker rusten na te leven. De gebruiker kan zijn verantwoordelijkheid niet op het gemeentebestuur afwenden. 2. Alle kosten, taksen, belastingen, enz. die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit (accijnzen, auteursrechten, billijke vergoeding, gemeentelijke, gewestelijke en federale taksen, enz.) zijn ten laste van de gebruiker. 11

12 Artikel De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de infrastructuur of het ter beschikking gestelde materiaal. 2. In geval tijdens de ingebruikname schade wordt aangericht of defecten ontstaan aan de infrastructuur zal de gebruiker dit onverwijld mededelen aan het gemeentebestuur. De gebruiker zal in geen geval de schade of het defect zelf herstellen of de herstelling in zijn opdracht door derden laten uitvoeren. Indien ten gevolge van deze schade het gebruik van de infrastructuur wordt onderbroken of indien hierdoor de activiteit niet kan doorgaan zal de vergoeding voor de dagen waarop de gebruiker geen gebruik kan maken van de infrastructuur niet terugbetaald worden. Indien het gaat om defecten waarvoor de gebruiker niet verantwoordelijk is en het gebruik van de infrastructuur wordt onderbroken met méér dan één dag of indien hierdoor de activiteit niet kan doorgaan zal de vergoeding voor de dagen waarop de gebruiker geen gebruik kan maken van de infrastructuur, terugbetaald worden. 3. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op het eerste verzoek van de aangestelde ambtenaar aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en de omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen de aard en de omvang van de schade door de aangestelde ambtenaar eenzijdig bepaald worden. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal, op voorwaarde dat de gebruiker behoorlijk werd uitgenodigd, als bindend worden beschouwd. 4. Alle veroorzaakte schade dient door de gebruikers integraal vergoed te worden aan het gemeentebestuur Zwalm. De som van de waarborg wordt - bij vaststelling van beschadigingen - volledig geïnd. Indien het bedrag van de schade kleiner is dan het bedrag van de waarborg zal het saldo worden teruggestort aan de gebruiker. Indien het bedrag van de schade groter is dan het bedrag van de waarborg, wordt het te vergoeden supplementaire bedrag van schadeloosstelling bij beslissing van het schepencollege vastgelegd en ingevorderd overeenkomstig de gebruikelijke procedures. Indien blijkt dat de financiële rekening, waarop de waarborg werd gegeven, geen voldoende dekking vertoont, zal ook hier worden ingevorderd overeenkomstig de gebruikelijke procedures. Artikel De gebruiker is verplicht zich te laten verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. De premie is ten laste van de gebruiker en bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs voorgelegd. 2. Bij een tentoonstelling of beurs is de gebruiker verplicht de tentoongestelde voorwerpen voldoende te verzekeren en dit met een verzekeringspolis alle risico s (dit wil zeggen alle risico s voor brand, diefstal en/of beschadiging). Bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs voorgelegd. Artikel 14 Het gemeentebestuur Zwalm kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van meubilair en/of materieel dat toebehoort aan de gebruiker of door hem werden gebruikt of ingehuurd met betrekking tot de activiteit dat hij organiseert. Artikel 15 Met het oog op het verzekeren van een maximale veiligheid moeten de gebruikers volgende veiligheidsvoorschriften naleven: 1. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of méér publiek toelaten dan de vooropgestelde maxima. 2. Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds over de volledige breedte vrij gehouden worden. Langs de vluchtwegen, op trappen en overlopen mag zich geen enkel voorwerp bevinden dat het verkeer van mensen hindert. De pictogrammen en de signalisatie moeten steeds duidelijk zichtbaar 12

13 blijven. 3. Bij eetfestijnen dienen de gangen breed genoeg te zijn om een eventuele evacuatie vlot te laten verlopen. 4. De deuren geplaatst in de evacuatiewegen mogen in geen geval vergrendeld zijn. Dit geldt tevens voor alle uitgangen en nooduitgangen. 5. Alle versieringen moeten van moeilijk ontvlambaar materiaal zijn en moeten uit de buurt van gloeilampen en kaarsen gehouden worden. Het gebruik van kaarsen moet tot een minimum beperkt worden. 6. Het is verboden te roken in de keuken en in de bergruimte. 7. De gebruiker moet zich degelijk informeren over de evacuatiewegen, de hulpverlening en het gebruik van de beschikbare blustoestellen. 8. Alle blustoestellen moeten ten alle tijde zichtbaar en bereikbaar blijven. 9. Buiten de keuken mag er geen gebruik worden gemaakt van kooktoestellen. In geen enkel geval mag men gasflessen binnen het gebouw opstellen. 10.Het bijleggen van elektrische leidingen of kabels die niet conform zijn aan de bestaande reglementering is ten strengste verboden. 11.De gebruikers blijven ten allen tijde verantwoordelijk bij het niet naleven van eender welke wettelijke bepaling betreffende de veiligheid. Artikel 16 Elk gebruik van kaarsen, rook- of vuurproducerende of risicohoudende toestellen moet bij de aanvraag duidelijk vermeld worden. Om veiligheidsredenen kan het schepencollege bepaalde activiteiten of toestellen vanuit dit oogpunt verbieden. Artikel 17 De gebruikers dienen er voor te zorgen dat de geluidsoverdracht naar de buurt binnen de reglementering op de geluidshinder valt. De stroomvoorziening van de geluidsinstallatie zal geleverd worden via een begrenzer, afgesteld op 90dB. De gebruiker is steeds aansprakelijk in geval van overtreding. Artikel 18 Affiches, versieringen en aankondigingen mogen uitsluitend aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaatsen. Artikel 19 De verenigingen, organisaties en diensten uit de categorie 1 die gedurende hetzelfde kalenderjaar minimum een reeks van 6 activiteiten of voorstellingen organiseren voor het groot publiek en waarvoor inkomgeld wordt gevraagd, kunnen een reductie op de huur krijgen van 50%. Deze bepaling kan in geen geval gecummuleerd worden met voorstellingen of activiteiten waarvoor geen inkomgelden gevraagd worden. Artikel 20 Volgende verenigingen, organisaties en diensten worden vrijgesteld van het betalen van huurgeld: 1. De verenigingen, organisaties en diensten uit de categorie 1 die met het oog op de promotie van hun werking een culturele of informatieve activiteit organiseren waarbij geen inkomgelden of bijdragen worden gevraagd, geen verkoop van dranken, lidkaarten, enz. is voorzien en waarbij de activiteit toegankelijk wordt gesteld voor het groot publiek. 2. Alle gemeentelijke diensten en adviesraden. 3. Het schepencollege kan verenigingen, organisaties en diensten van bovenlokaal belang zoals 13

14 intercommunales, intergemeentelijke raden en dergelijke vrijstellen van het betalen van de huur, de waarborg en andere kosten. Artikel 21 Volgende tarieven worden voor het gebruik van de infrastructuur van de gemeengtelijke feestzaal De Zwalmparel vastgelegd: 1. Organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 1: 125,00 per dag 2. Organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 2: 250,00 per dag 3. Particulieren en bedrijven van categorie 3: 500,00 per dag 4. Particulieren en bedrijven van categorie 4: 1.000,00 per dag 5. Waarborg De waarborg wordt bepaald op 500,00. Artikel 22 In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis of andere onvoorziene gebeurtenissen, kan de burgemeester optreden conform art.134 van de Nieuwe Gemeentewet en de activiteit stilleggen en desnoods overgaan tot de sluiting van de feestzaal, zonder dat de gebruikers hiervoor een schadeclaim kunnen indienen. Artikel 23 De gebruiker moet alle bepalingen in dit huishoudelijk reglement naleven. Indien wordt vastgesteld dat deze bepalingen worden overtreden dan kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat de betrokken gebruiker in de toekomst niet meer over deze infrastructuur mag beschikken. Artikel 24 Bij betwisting tussen gebruiker en het gemeentebestuur Zwalm over één van de voorgaande artikels zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oudenaarde bevoegd. 14

15 BIJLAGE 4: REGLEMENT GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST Artikel 1 Het gemeentebestuur Zwalm leent ter ondersteuning en ter stimulatie van het gemeenschapsleven via de gemeentelijke uitleendienst materiaal uit. Artikel 2: INDIENEN VAN DE AANVRAGEN Elke potentiële aanvrager dient bij een eerste gebruik van de uitleendienst erkend te worden door het College van Burgemeester en Schepenen. Daartoe vult de aanvrager een formulier tot erkenning (te verkrijgen op het gemeentebestuur of te downloaden via de website) in. Een aanvrager kan op basis van dit document erkend worden als klant van de gemeentelijke uitleendienst. Een vereniging die lid is van een Zwalmse adviesraad is sowieso erkend, en krijgt automatisch een erkenningsnummer toegediend bij de eerste ontlening. De aanvragen gebeuren schriftelijk (per brief of ) en worden gericht aan de gemeentelijke uitleendienst Zwalm, Zuidlaan 36 te 9630 Zwalm, uitleendienst@zwalm.be, minimum 15 dagen en maximum 6 maanden voor het plaatsvinden van de activiteit, op een speciaal daartoe bestemd en behoorlijk ingevuld en ondertekend formulier. Aanvragen die langer dan 6 maanden op voorhand worden ingediend, worden als onbestaande beschouwd. De aanvragen worden chronologisch behandeld, volgens de datum waarop ze geregistreerd worden bij de administratie. Bij gelijktijdige indiening hebben aanvragers uit een hogere categorie voorrang (gebruikerscategorie, zoals omschreven in artikel 3, van hoog naar laag beginnend bij categorie 1,).De uitleendienst meldt de aanvrager of de aanvraag goedgekeurd is of niet per brief of . Bij een positieve bevestiging van de aanvraag zal een overzicht van de totale huurprijs en waarborg, een contactpersoon en afhaalpunt of leveringsadres vermeld worden. Artikel 3: GEBRUIKERSCATEGORIEËN Het logistieke materiaal kan ontleend worden aan volgende instanties : - Categorie 1: scholen in de gemeente, gemeentelijke diensten en gemeentelijke adviesraden. - Categorie 2 : door het College van Burgemeester en Schepenen erkende Zwalmse verenigingen, buurtcomités of particulieren die de materialen wensen te gebruiken voor evenementen die toegankelijk zijn voor de Zwalmse bevolking. - Categorie 3: andere gemeentebesturen, andere overheden, overheidsinstellingen en daarmee gelijkgestelde instellingen. - Categorie 4 : particulieren, inwonend in de gemeente die de materialen wensen te gebruiken voor privéfeesten. - Categorie 5 : particulieren, verenigingen van buiten de gemeente. 15

16 Artikel 4: UITLEENTERMIJN De uitleentermijn wordt vastgesteld voor de periode van de activiteit, inbegrepen de levering en ophaling van het uitgeleende materiaal op werkdagen, met een minimum van een week en een maximum van een maand. Aanpassingen van de uitleentermijn zijn enkel mogelijk mits tijdige aanvraag en indien er voor het uitgeleende materiaal geen nieuwe reservatie geldt. Indien het uitgeleende materiaal niet kan worden opgehaald door de gemeentelijke diensten omwille van het niet naleven van de gemaakte afspraak door de ontlener kan er een vergoeding gevraagd worden Deze vergoeding wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Wanneer de ontleende materialen niet tijdig worden teruggebracht kan de waarborg geheel of gedeeltelijk ingehouden worden. Bovendien zullen manuren gerekend worden indien blijkt dat de gemeentelijke diensten het materiaal toch zelf moeten afhalen. Artikel 5: RETRIBUTIE De tarieven voor ontlening en waarborg worden vastgelegd door het College van burgemeester en schepenen (conform het gemeenteraadsbesluit van en eventuele latere wijzigingen) en vermeld op het aanvraagformulier. De aanvrager moet een waarborg voorzien zoals vermeld op het aanvraagformulier en zoals vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Deze waarborg moet worden voldaan ten laatste 1 week voor de activiteit door middel van een ondertekend overschrijvingsformulier met als begunstigde Gemeentebestuur Zwalm met als rekeningnummer In geval van schade wordt door de uitleendienst onmiddellijk bij ontvangst de schade vastgesteld. Bij verlies of beschadiging van het materiaal zal dit hersteld of vervangen worden door het gemeentebestuur tegen de op dat moment geldende kostprijs, dit ten laste van de ontlener. Indien het bedrag van de schade hoger is dan het bedrag van de waarborg dan wordt de waarborg ingehouden en bijkomend een factuur opgemaakt. Artikel 6: AFLEVERING EN OPHALING VAN DE GEVRAAGDE MATERIALEN 1) De gemeente Zwalm stelt een bestelwagen en een vrachtwagen ter beschikking voor materialen die niet kunnen vervoerd worden met een standaard personenwagen, zoals aangeduid op het aanvraagformulier. Zij regelen echter enkel het vervoer. Dit betekent dat het laden en lossen, plaatsen dient te gebeuren door de aanvrager die voldoende (minstens 2) manschappen dient te voorzien voor het laden en het lossen. Bij onvoldoende hulp kan is een vergoeding verschuldigd zoals vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen. Indien bij levering de ontlener afwezig is op de afgesproken dag en uur, dan wordt het geleende materiaal enkel nog na telefonische afspraak, op het telefoonnummer , tijdens de werkuren afgehaald. De transportkosten zullen dan wel worden doorgerekend aan de aanvrager, ook al was de levering gratis. 16

17 2) Materialen die kunnen vervoerd worden met een standaard personenwagen dienen door de ontlener zelf opgehaald en teruggebracht te worden tijdens de openingsuren van de uitleendienst. Het afhaaladres zal vermeld worden door de uitleendienst bij een positieve bevestiging van de aanvraag. Indien de aanvrager toch wenst dat dit materiaal gebracht wordt, zal dit aangerekend worden volgens de tarieven vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen en die vermeld zijn op het aanvraagformulier 3) Bij de aflevering of ophaling wordt een ontvangstbewijs, opgemaakt in tweevoud, ondertekend door beide partijen, een exemplaar voor de aanvrager en een voor de gemeentelijke diensten. Bij de ophaling of het terugbrengen van het ontleende materiaal wordt ditzelfde document opnieuw ondertekend door beide partijen na controle van het materiaal. Van ontbrekend en beschadigd materiaal wordt er melding gemaakt op dit ontvangstbewijs. Artikel 7: GEBRUIK ONTLEENDE MATERIALEN Het ontleende materiaal mag niet onderverhuurd, in bruikleen gegeven aan derden of aangewend worden voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag. Misbruik hiervan kan leiden tot uitsluiting van het huren van de gemeentelijke materialen. Het ontleende materiaal wordt op een bereikbare en beveiligde plaats geplaatst en bewaard. Dit wil zeggen proper en op dezelfde wijze gestapeld zoals het materiaal werd afgeleverd. Aan de gebruiker wordt gevraagd om de gemeentelijke materialen als een goede huisvader te beheren. Beschadiging omwille van slecht beheer zal leiden tot inhouding van (geheel of gedeeltelijk) van de waarborg en/of uitsluiting van het huren van gemeentelijke materialen. Bij bepaalde materialen zal een gebruiksaanwijzing toegevoegd worden zodat het materiaal op een correcte manier kan worden opgesteld en/of gebruikt. De ontleners mogen het materiaal enkel gebruiken binnen de gemeentegrenzen. Enkel op gemotiveerd verzoek en na goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Uiteraard vallen gebruikers vermeld onder categorie 3 en 5 niet onder deze regel. Artikel 8: ANNULERING AANVRAAG ONTLEENDE MATERIALEN De melding van annulering gebeurt zo spoedig mogelijk. Indien dit later dan 3 dagen voor het evenement gebeurt, kan het College beslissen de organisator in de toekomst uit te sluiten van het ontlenen van gemeentelijke materialen. Artikel 9: AANSPRAKELIJKHEID Het gemeentebestuur Zwalm kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen die zich voordoen ingevolge het gebruik van de ontleende materialen. Artikel 10 : Alle geschillen omtrent de uitleen en de toepassing van dit reglement alsmede alle niet voorziene zaken vallen onder de bevoegdheid van het College van Burgemeester en Schepenen. Bij de eerste aanvraag of bij een wijziging van de gegevens dient u naast het aanvraagformulier van de materialen ook een aanvraag tot registratie en erkenning in te vullen. 17

18 BIJLAGE 5: AANVRAGEN CONTAINERS SORTEERREGELS VOOR VERPAKKINGSAFVAL PMD PMD wordt verzameld in de gebruikelijke blauwe zakken. U krijgt twee zakken ter beschikking. WEL: plastiek flessen (water, frisdrank,..), metalen blikken (drank, conserven), aluminium schoteltjes, metalen deksels? drankkartons, brik NIET: plastic bekers, borden, potjes; plastic folie; aluminiumfolie GLAS Glas wordt verzameld in blauwe plastic bakken. U krijgt meerdere bakken ter beschikking: gekleurd glas en wit glas dienen gescheiden ingezameld te worden. Let er op dat er zo weinig mogelijk flessen breken! WEL: glazen flessen en bokalen bvb. wijnflessen; uitgespoelde bokalen van groenten, saus NIET: gebroken drinkglazen PAPIER EN KARTON U krijgt rolcontainer(s) ter beschikking. WEL: toegangskaarten, affiches, kartonnen verpakkingen vb doos van wijnflessen NIET: tafelpapier en servetten besmeurd met etensresten Voor de fractie restafval dient de organisator zelf voldoende restafvalzakken met bijhorende sticker te voorzien! RESTAFVAL - Bevuild tafelpapier of servetten met etensresten - Etensresten - Gebroken drinkglazen (deze mogen niet onbeschermd in de restafvalzak worden - geworpen. De scherven kunnen bvb verzameld worden in kartonnen doos die u achteraf kan dichtkleven) - Plastic bekers, borden, bestek, potjes 18

19 REGLEMENT AANVRAGEN CONTAINERS Artikel 1 De gemeente stelt aan de verenigingen en organisatoren van allerlei evenementen recipiënten ter beschikking voor het selectief inzamelen van PMD, flessenglas en papier/karton. Artikel 2 De vereniging of organisator dient hiervoor minstens 10 dagen voor het evenement een aanvraag in bij de milieudienst op het daartoe bestemde formulier. Artikel 3 De recipiënten worden door de gemeente geleverd vòòr het evenement en opgehaald na het evenement op de dagen en uren af te spreken met de milieudienst. Artikel 4 In de ter beschikking gestelde recipiënten mag geen restafval of ander afval worden gestort dan datgene waarvoor ze bestemd zijn. Voor de inzameling van restafval kunnen de verenigingen of organisatoren grijze zakken en bijhorende stickers aankopen bij de milieudienst overeenkomstig het vigerend reglement. Artikel 5 Ongesorteerd of verkeerd gesorteerd afval wordt niet aanvaard en zal niet worden meegenomen bij de ophaling van de recipiënten. Voor meer inlichtingen kan u steeds terecht op de milieudienst (Veerle Mertens) via milieu@zwalm.be of telefonisch:

20 Sorteerregels voor verpakkingsafval: - PMD: PMD wordt verzameld in de gebruikelijke blauwe zakken. U krijgt twee zakken ter beschikking. WEL: plastiek flessen (water, frisdrank,..), metalen blikken (drank, conserven), aluminium schoteltjes, metalen deksels drankkartons, brik NIET: plastic bekers, borden, potjes; plastic folie; aluminiumfolie - GLAS: Glas wordt verzameld in blauwe plastic bakken. U krijgt meerdere bakken ter beschikking: gekleurd glas en wit glas dienen gescheiden ingezameld te worden. Let er op dat er zo weinig mogelijk flessen breken! WEL: glazen flessen en bokalen vb wijnflessen; uitgespoelde bokalen van groenten, saus NIET: gebroken drinkglazen (restafval) - PAPIER EN KARTON: U krijgt rolcontainer(s) ter beschikking. WEL: toegangskaarten, affiches, kartonnen verpakkingen vb doos van wijnflessen NIET: tafelpapier en servetten besmeurd met etensresten Voor de fractie restafval dient de organisator zelf voldoende restafvalzakken met bijhorende sticker te voorzien, aan te kopen in het gemeentehuis! RESTAFVAL: - Bevuild tafelpapier of servetten met etensresten - Etensresten - Gebroken drinkglazen (deze mogen niet onbeschermd in de restafvalzak worden geworpen. De scherven kunnen bvb verzameld worden in kartonnen doos die u achteraf kan dichtkleven) - Plastic bekers, borden, bestek, potjes 20

21 BIJLAGE 6: REGLEMENT VOOR HET ORGANISEREN VAN CROSSEN Artikel 1 De gemeenteraad stelt het reglement vast met betrekking tot het organiseren van crossen of soortgelijke activiteiten in de gemeente, waarbij volgende administratieve en organisatorische voorwaarden worden opgelegd: 1. Voor wedstrijden die volledig op het grondgebied van de eigen gemeente plaatsvinden, wordt het "éénloketprincipe" ingevoerd. Dit betekent dat op één plaats, namelijk op het niveau gemeentebestuur, alle vereiste formulieren verbonden aan de activiteit worden ingezameld. De volgende werkwijze en termijnen worden afgesproken: 1.1. De aanvrager bezorgt ten laatste 45 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit een volledig dossier aan de gemeente (formulieren en stavingstukken voor vereiste toelating/aktename van gemeente en provinciegouverneur) De aanvraag wordt eerst behandeld in het kader van de gemeentelijke toelating/aktename De gemeente stuurt uiterlijk 15 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit een volledig dossier aan de provinciegouverneur. Een volledig door te sturen dossier omvat een kopie van de uitgereikte gemeentelijke attesten toelating/aktename, alsook de stukken in het kader van de verplichte aansprakelijkheidsverzekering. Gezien de korte termijn wordt daarbij eveneens per telefoon verwittigd. 2. Tijdens de bedoelde activiteit moeten volgende voorwaarden nageleefd worden: 2.1 Overeenkomstig Vlarem II omlopen voor motorvoertuigen geldt het volgende: Art De bepalingen van deze afdeling zijn van toepassing op de inrichtingen bedoeld in subrubriek 32.9 van de indelingslijst. 2. De bepalingen van deze afdeling zijn niet van toepassing op wedstrijden, test- en oefenritten met, of het recreatief gebruik van, motorvoertuigen die volledig op de openbare weg of de openbare waterweg plaatsvinden, zijnde activiteiten die niet onder de toepassing vallen van de subrubriek 32.9 van de indelingslijst. 3. Tenzij anders vermeld in de milieuvergunning zijn de geluidsnormen, bedoeld in hoofdstuk 4.5, niet van toepassing op de inrichtingen bedoeld in 1. De exploitant treft de nodige maatregelen om de geluidsproductie aan de bron en de geluidsoverdracht naar de omgeving te beperken en vermeldt deze in een register. Ook de controle en de wijze van controle op de maatregelen wordt in het register vermeld. Naargelang van de omstandigheden en technologisch verantwoorde mogelijkheden volgens de huidige stand van de techniek wordt hierbij gebruik gemaakt van de oordeelkundige schikking van de geluidsbronnen, geluidsarme installaties, geluidsisolatie en/of absorptie en/of afscherming. Art Verbods- en afstandsregels 1. Het is verboden een inrichting als bedoeld in artikel , 1 te exploiteren: die geheel of gedeeltelijk gelegen is in: - een waterwingebied, beschermingszone, woongebied, beschermingszone tot behoud van de Europese vogelstand, natuurgebied met wetenschappelijke waarde, natuurreservaat, natuurpark, bosreservaat, natuurgebied, bosgebied, parkgebied, agrarische gebieden of andere gebieden met ecologisch belang of vallei- en brongebieden - een landschappelijk waardevol agrarisch gebied in zoverre de inrichting tegelijkertijd ook geheel of gedeeltelijk gelegen is binnen de perimeter van: * of de speciale beschermingszones aangeduid door het besluit van de Vlaamse regering van 17 oktober 1988 tot aanwijzing van speciale beschermingszones in de zin van artikel 4 van de EGrichtlijn 79/409/EEG van 2 april 1979 inzake het behoud van de vogelstand * of de habitatgebieden in de zin van de EG-richtlijn 92/43/EEG inzake de instandhouding van de Natuurlijke habitats en de wilde flora en fauna * of in de watergebieden van internationale betekenis, in het bijzonder als watervogelhabitat, volgens het verdrag van Ramsar van 1971, goedgekeurd bij wet van 22 februari 1979 * of de beschermde duingebieden en voor het duingebied belangrijke landbouwgebieden aangeduid krachtens het decreet van 14 juli 1993 houdende maatregelen tot bescherming van de kustduinen * of de beschermde landschappen, 21