REGLEMENT OP HET GEBRUIK EN HET UITLENEN VAN FEESTMATERIAAL

Transcriptie

1 BESLISSING VAN DE GEMEENTERAAD DD. 27 OKTOBER 2010 REGLEMENT OP HET GEBRUIK EN HET UITLENEN VAN FEESTMATERIAAL Artikel 1 Gemeentebestuur Maldegem leent, tegen een bescheiden huurprijs, feestmateriaal uit aan feitelijke verenigingen waarvan de hoofdverantwoordelijke woont in de gemeente Maldegem en aan rechtspersonen met maatschappelijke zetel op het grondgebied van de gemeente, hierna genoemd de ontlener. Op deze manier wil zij het verenigingsleven in Maldegem ondersteunen en stimuleren. Het materiaal kan eveneens ontleend worden aangrenzende en verbroederingsgemeenten. Ondernemingen en natuurlijke personen komen niet in aanmerking. Aanvragen voor activiteiten met een commercieel doel worden eveneens afgewezen. Artikel 2 Elke ontlener die voor de 1ste maal beroep doet op de gemeentelijke uitleendienst moet volgende stukken voorleggen: 1 naam en adres van de ontlener; 2 een lijst met naam, adres en telefoon van de bestuursleden van de ontlener; 3 de statuten van de ontlener of de erkenning door de gemeente/provincie/vlaamse Gemeenschap of een bewijs van actieve werking. Artikel 3 De gemeentelijke uitleendienst is als volgt georganiseerd: Administratie en centraal depot: Dienst infrastructuur, Bloemestraat 45, 9990 Maldegem Openingsuren: - maandag t/m donderdag: van 8u00 tot 12u00 en van 12u30 tot 17u00; - vrijdag: van 8u00 tot 12u00 - gesloten van vrijdagmiddag t/m zondag, alsook op feestdagen Artikel 4 De aanvraag van het materiaal moet schriftelijk worden ingediend (website, brief, fax, ) en worden gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen, p/a gemeentelijke uitleendienst, Marktstraat 10, 9990 Maldegem, tel.: 050/ , fax: 050/ , website: uitleendienst@maldegem.be. Deze aanvraag dient te gebeuren op het geëigende aanvraagformulier van de gemeente Maldegem. Artikel 5 De aanvragen kunnen ten vroegste 3 maanden en ten laatste 1 maand voor de datum van afhaling worden ingediend. De uitleenperiode is beperkt tot maximum 2 weken. Uitleningen voor langere periodes kunnen, mits dit in de aanvraag gemotiveerd wordt, uitzonderlijk worden toegestaan door de verantwoordelijke van de gemeentelijke uitleendienst. De aanvragen worden afgehandeld in volgorde van indiening. Feestelijkheden ingericht door het gemeentebestuur, de gemeentelijke diensten en het Autonoom Gemeentebedrijf hebben steeds voorrang. Bij de toekenning van het materiaal probeert men steeds zoveel mogelijk ontleners te bedienen; het aantal stuks per aanvraag kan bijgevolg worden beperkt. Voor het gebruik van nadarafsluiting wordt voorrang verleend aan de feestelijkheden waarbij de verkeersveiligheid primeert. De gemeentelijke uitleendienst stuurt steeds een bevestigingsbrief naar de ontlener, onder voorbehoud van het bepaalde in de artikelen 17 en 18.

2 Artikel 6 Het materiaal moet worden afgehaald en teruggebracht op de afgesproken dag. De ontlener staat zelf in voor het transport, het laden en het lossen van het materiaal. Voor het transport van grote aanvragen kan eventueel een beroep worden gedaan op de gemeentelijke uitleendienst. Hiervoor wordt een forfaitaire vergoeding aangerekend van 75,00 euro voor erkende verenigingen of instanties en 150,00 euro voor nieterkende verenigingen. Deze vergoedingen dienen te worden betaald aan de gemeenteontvanger na facturatie. Artikel 7 Het materiaal kan enkel worden afgehaald indien de ontlener de bevestigingsbrief voorlegt en de huurprijs betaalt. De huurprijzen staan vermeld in bijgevoegde lijst en gelden per week van 7 kalenderdagen. Per bijkomende week moet de huurprijs vermenigvuldigd worden met een coëfficiënt: x 1,5 voor 2 weken, x 2 voor 3 weken, x 2,5 voor 4 weken,. De huurprijzen dienen te worden betaald aan de gemeenteontvanger na facturatie. Artikel 8 1 In afwijking van art. 7 is het ontlenen van feestmateriaal, voor de verenigingen die als dusdanig zijn erkend, kosteloos. Erkende verenigingen zijn die verenigingen of instanties, die nominatief door de gemeente worden gesubsidieerd of aangesloten zijn bij een gemeentelijke adviesraad. 2 In afwijking van art. 7 wordt het feestmateriaal tevens kosteloos uitgeleend en vervoerd: a) voor activiteiten georganiseerd door de gemeentediensten, de gemeentelijke adviesraden en het autonoom gemeentebedrijf b) aan de aangrenzende en verbroederingsgemeenten, waarbij de gemeente Maldegem eveneens kosteloos gebruik mag maken van hun feestmateriaal c) voor activiteiten, die niet onder littera a en b vallen, maar die wegens het bijzonder karakter ervan toch de gemeente Maldegem ten voordele strekken en voor zover het College van Burgemeester en Schepenen deze activiteiten aldus heeft erkend. Deze beslissing tot afwijking wordt later aan de gemeenteraad ter bekrachtiging voorgelegd. Artikel 9 1. Voor het gebruik van vlaggen geldt het volgende: a) per activiteit worden maximaal 6 vlaggen uitgeleend, tenzij het College van Burgemeester en Schepenen om gegronde redenen anders beslist b) mits de kermiscomités ook zelf hun medewerking verlenen, worden voor de kermissen van Adegem, Kleit, Donk en Middelburg de vlaggenmasten kosteloos geplaatst en weggenomen door de gemeente; 2. Voor het gebruik van de podiumelementen en de tribunes geldt het volgende: a) voor de plaatsing en de afbraak van de tribunes is de medewerking van minimaal één werkman van de gemeente noodzakelijk; bij kosteloze uitlening is de medewerking van deze werkman kosteloos; in het andere geval dienen de gepresteerde uren te worden vergoed en betaald door de ontlener aan de gemeenteontvanger na facturatie; b) mits de kermiscomités ook zelf hun medewerking verlenen, worden voor de kermissen van Adegem, Kleit, Donk en Middelburg kosteloos twee werklieden ter beschikking gesteld om te helpen bij de plaatsing en wegname van nadarafsluiting en in voorkomend geval ook bij de plaatsing en wegname van podium en tribune.

3 Artikel 10 De ontlener verbindt zich ertoe: 1 als een goede huisvader zorg te dragen voor het uitgeleende materiaal; 2 alle verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt op te volgen; 3 het uitgeleende materiaal niet aan derden over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen. De ontlener is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet hij de volgende regels in acht nemen: 1 op de eerstvolgende werkdag moet hij de gemeentelijke uitleendienst op de hoogte brengen; 2 in geval van diefstal moet hij onmiddellijk aangifte doen bij de politie en zo snel mogelijk een kopie van het proces-verbaal bezorgen aan de gemeentelijke uitleendienst; 3 in geval van schade moet hij er zich van onthouden zelf de nodige herstellingen uit te voeren. Artikel 11 Tijdens de uitleenperiode kan de gemeentelijke uitleendienst het gebruik van het uitgeleende materiaal controleren. Hiertoe moet de ontlener steeds toegang verschaffen aan de medewerker van de gemeentelijke uitleendienst, die zich als dusdanig kenbaar maakt. Artikel 12 Schade, diefstal, verlies of vernietiging worden onmiddellijk schriftelijk vastgesteld en komen ten laste van de ontlener, zelfs indien hij niet zelf aansprakelijk is. Werd de aanvraag gedaan door meerdere belanghebbenden, dan zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden. De invordering zal desnoods overeenkomstig de wetsbepalingen van de burgerlijke rechtsvordering geschieden. Artikel 13 De kosten bij verlies of beschadiging worden als volgt bepaald: Wanneer bij beschadiging de herstelling door eigen diensten kan worden uitgevoerd, dan geldt het bedrag vermeld op de schadebestek opgemaakt door de Dienst Infrastructuur, verhoogd met de administratiekosten. De vervanging bij diefstal of verlies gebeurt steeds tegen de kostprijs van nieuw materiaal. Herhaalde beschadigingen worden gemeld aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat hiervoor de betrokken organisatie kan schorsen of uitsluiten. Artikel 14 Bij laattijdige annulatie van de reservatie (minder dan 14 kalenderdagen voor de datum van afhaling) moet de ontlener de helft van de huurprijs betalen. Bij niet-afhaling vervalt de reservatie, tenzij de gemeentelijke uitleendienst tijdig verwittigd werd, en moet de ontlener de volledige huurprijs betalen. Bij laattijdig terugbrengen van het uitgeleende materiaal wordt een boete van 50% van de huurprijs per dag vertraging aangerekend, met een minimum van 10 euro per dag. Indien een aanvraag tot uitlenen werd gedaan, doch het materiaal werd zonder voorafgaande verwittiging niet afgehaald, kan dit leiden tot het schorsen van alle uitleningen aan deze organisatie gedurende een periode van 1 maand tot 1 jaar. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist hierover. Artikel 15 Gemeentebestuur Maldegem kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, lichamelijke letsels (gehoorschade, ) of andere schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het uitgeleende materiaal.

4 Artikel 16 Door het ontlenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de stipte naleving ervan. De niet-naleving ervan, herhaalde tekortkomingen vanwege de ontlener en herhaalde beschadiging van het materiaal kunnen aanleiding geven tot uitsluiting van het gebruik van de gemeentelijke uitleendienst. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over de duur van de uitsluiting. Artikel 17 Het College van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering van dit besluit en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen of eventuele uitzonderingen toe te staan. In uitzonderlijke gevallen kan het College van Burgemeester en Schepenen een verstrekte toezegging intrekken en weigeren het toegezegde materiaal uit te lenen. Artikel 18 Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal op het ogenblik van de afhaling niet beschikbaar is door omstandigheden vreemd aan de wil van de gemeentelijke uitleendienst. Artikel 19 Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, worden gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen, uiterlijk drie dagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Artikel 20 Bij gebrek aan betaling in der minne, wordt de retributie ingevorderd bij wijze van een burgerlijke rechtsvordering of in overeenstemming met art. 94 van het gemeentedecreet door middel van een dwangbevel. Artikel 21 Het College van Burgemeester en Schepenen is bevoegd om de tarieven in bijgevoegde lijst aan te passen en aan te vullen. Artikel 22 De gemeenteraadsbeslissingen d.d. 5 en 17 december 2007 houdende respectievelijk het retributie- en huishoudelijk reglement betreffende het gebruik en het uitlenen van feestmateriaal worden opgeheven bij de inwerkingtreding van dit besluit. Artikel 23 Een afschrift van dit besluit wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt.

5 Lijst van het te ontlenen materiaal, de vergoeding per stuk (in euro): Omschrijving Nadar (L 2,2m) Vlaggenmasten Belgische vlag Vlaamse Leeuw vlag Maldegemse vlag Klapstoelen Plooitafel Plooibare receptietafel Aluminium podium (2 m² - regelbare hoogte) Zittribune (120 zitplaatsen) Vuilnisbakken Voetbaldoelen Elektriciteitskast Containerplanten Toogelementen (L 2,5m) Vergoeding per stuk (in euro) 1,50 euro 2,50 euro 0,50 euro 2,00 euro 8,00 euro 15,00 euro 198,00 euro 25,00 euro 247,90 euro 2,50 euro 4,00 euro