HUISHOUDELIJK REGLEMENT BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR VAN HET GEMEENTELIJK ONTMOETINGSCENTRUM RACING, MARKT 20 TE 9890 GAVERE

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR VAN HET GEMEENTELIJK ONTMOETINGSCENTRUM RACING, MARKT 20 TE 9890 GAVERE DEFINIËRING VAN BEGRIPPEN Artikel 1. De gebruiker is de vereniging, organisatie, dienst of particulier die een overeenkomst met het Gemeentebestuur heeft afgesloten voor het gebruik van één of meerdere lokalen en bijhorende infrastructuur van het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing (G.O.Racing is de officiële afkorting). Het begrip gebruiker wordt hier gelijkgesteld met het begrip huurder. De gebruiker draagt de volledige verantwoordelijkheid vanaf het ogenblik dat de sleutels worden overhandigd en eindigt wanneer de sleutels door de gebruiker worden bezorgd aan de dienst cultuur. BESCHRIJVING VAN DE INFRASTRUCTUUR. Artikel 2. De infrastructuur van het G.O.Racing omvat volgende elementen, die deels samen, of afzonderlijk kunnen beschouwd/geboekt/gebruikt worden: 1. Grote zaal met podium, toog, sanitaire voorzieningen en vestiaire; 2. Uitschuifbare tribune; 3. Balkon; 4. Regiekamer; 5. Artiestenruimte onder het podium; 6. Keuken; 7. Mezzanine met bar; 8. Vergaderzaal Burcht (gelegen op de eerste verdieping aan de achterzijde van het gebouw); 9. Vergaderzaal Markt (gelegen aan de voorkant van het gebouw); 10. Theaterverlichting 11. Vaste geluidsinstallatie. KOMEN IN AANMERKING ALS GEBRUIKER VAN DEZE INFRASTRUCTUUR Artikel 3. Volgende categorieën van verenigingen, organisaties en diensten komen in aanmerking als gebruikers: Categorie 1: de verenigingen, organisaties en diensten die hun zetel hebben op het grondgebied van de Gemeente Gavere en die bij naam bekend zijn bij het Gemeentebestuur Gavere. Categorie 2: de verenigingen, organisaties en diensten van buiten de Gemeente Gavere, die bij naam bekend zijn bij het Gemeentebestuur Gavere. Particulieren kunnen uitzonderlijk van het College van Burgemeester en Schepenen de toestemming krijgen tot het gebruik van de infrastructuur. Deze gebruikers worden ingedeeld bij categorie 1 of 2, afhankelijk van hun woonplaats. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 1 van 15

2 Artikel 4. Het Gemeentebestuur kan bewijsmateriaal opvragen omtrent de identiteit van de gebruiker. AARD VAN DE TOEGELATEN ACTIVITEITEN Artikel 5: Volgende activiteiten worden toegelaten, doch zijn voorafgaandelijk onderworpen aan een toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen (zie Art 7): 1. Allerlei activiteiten van socio-culturele, kunstzinnige of informatieve aard zoals vergaderingen, lezingen, voorlichtingsavonden, projecties, theater-, dans-, zang- en muziekopvoeringen, cursussen. 2. Allerlei feestelijkheden zoals banketten en maaltijden. 3. Beurzen en tentoonstellingen AARD VAN DE NIET-TOEGELATEN ACTIVITEITEN Artikel 6. Volgende activiteiten worden niet toegelaten: 1. Activiteiten, die in één of andere vorm in strijd (kunnen) zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden of die een gevaar kunnen opleveren voor het aanwezige publiek. 2. Onderverhuring: geen enkele gebruiker mag de infrastructuur onderverhuren of laten gebruiken door iemand anders. RESERVERINGS- EN BETALINGSMODALITEITEN Artikel 7. RESERVATIE: 1. - Zich informeren: Het wordt de kandidaat-gebruiker aangeraden om - voorafgaand aan de aanvraag - na te gaan bij de dienst cultuur of de beoogde infrastructuur voor de gevraagde periode nog vrij is. - Een optie nemen: De kandidaat gebruiker kan per activiteit 2 data in optie nemen en dit voor maximum 2 activiteiten. Indien de optie niet binnen de maand resulteert in een effectieve aanvraag, dan vervalt deze. De optie kan mondeling of elektronisch bij de dienst cultuur worden genomen. - Een formele aanvraag indienen: Aanvragen voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur worden schriftelijk of elektronisch gesteld aan het College van Burgemeester en Schepenen via een duidelijk ingevuld aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier kan bekomen worden op de dienst cultuur of gedownload worden van - Het indienen van een ingevulde aanvraagformulier wordt aanzien als een verklaring dat de aanvrager op de hoogte is en volledig akkoord gaat met alle bepalingen, opgenomen in dit huishoudelijk reglement Aanvragen door gebruikers van categorie 1: GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 2 van 15

3 Deze aanvragen kunnen ten vroegste één jaar en ten laatste één maand vóór de geplande activiteit ingediend worden. Aanvragen buiten deze termijn kunnen slechts zeer uitzonderlijk toegestaan worden. - Aanvragen door gebruikers van categorie 2: De aanvragen van deze gebruikers kunnen ten vroegste zes maanden vóór de geplande activiteit ingediend worden..3 Het College van Burgemeester en Schepenen behandelt de aanvragen in volgorde van ontvangst. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist of de aanvrager de infrastructuur mag gebruiken. Bij het nemen van deze beslissing wordt rekening gehouden met: de datum van de genomen optie en/of ontvangst van de aanvraag; de bepalingen in artikel 3, waarbij categorie 1 de voorkeur krijgt; de bepalingen in artikel 5 en 6; de data van jaarlijks terugkerende traditionele activiteiten; de cultuurpactbepalingen (dekreet van 28 januari 1974) betreffende het ter beschikking stellen van infrastructuur aan groeperingen of organisaties, al dan niet met een ideologische of filosofische strekking. de bepalingen, in uitvoering van het dekreet van 13 juli 2001 betreffende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid. Indien de activiteiten gelijkwaardig zijn volgens de opgenoemde punten, dan neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing, waartegen geen verhaal mogelijk is. 4. Na de behandeling in het College van Burgemeester en Schepenen krijgt de kandidaat-gebruiker een schriftelijk antwoord betreffende zijn aanvraag. In de schriftelijke toelating staan de te volgen betalingsmodaliteiten betreffende de huur en eventuele andere kosten. 5. De dienst cultuur houdt een (elektronisch) register bij waarin de aanvragen chronologisch worden genotuleerd. Dit register geeft per gebruiker een nauwkeurige opsomming van de gebruikte infrastructuur, de periode, de eventuele bijzondere overeengekomen voorwaarden en alle belangrijke gegevens en data. Artikel 8. BETALING: 1. De reservatie wordt pas definitief na betaling van de aangerekende kosten in functie van de aanvraag. 2. De aangerekende kosten moeten gestort worden op het rekeningnummer van de Gemeente Gavere. Indien de datum van de activiteit binnen de dertig dagen na de toelating valt, dan zijn deze betalingen onmiddellijk verschuldigd.. Artikel 9. De gebruiker kan de sleutels van de lokalen in ontvangst nemen op de dienst cultuur en dit enkel tijdens de openingsuren. De aangerekende kosten moeten op dat ogenblik betaald zijn. De gebruiker moet hiervan het bewijs leveren. Bovendien moet de gebruiker aantonen dat de nodige verzekeringen werden afgesloten. De gebruikers vereffenen de waarborg met cashgeld ten laatste op dat ogenblik op de dienst cultuur. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 3 van 15

4 ANNULERING Artikel 10. Indien de gebruiker zijn activiteit aflast tijdens de laatste maand, voorafgaand aan de geplande datum en zonder dit met een omstandige motivatie te melden aan de dienst cultuur kan het College van Burgemeester en Schepenen maatregelen nemen betreffende het in de toekomst ter beschikking stellen van gemeentelijke infrastructuur aan deze gebruiker. Bovendien kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om een schadevergoeding te heffen gelijk aan de aangerekende kosten of een gedeelte ervan, tenzij er onomstotelijk sprake is van overmacht. BEGIN & BEËINDIGING VAN HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR. Artikel Vóór elke activiteit neemt de gebruiker een inventaris in tweevoud op van alle drankvoorraden. Hij vult de koelkasten naar eigen behoefte. Na de activiteit maakt hij de koelkasten leeg en inventariseert opnieuw. Aan de dienst cultuur bezorgt hij het dubbel van deze inventaris bij het terugbrengen van de sleutel. Hierbij dient nauwlettend toegezien te worden op een oordeelkundig gebruik van de goederenlift. 2. De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf tenzij anders werd afgesproken met de dienst cultuur. Deze regeling is noodzakelijk om aldus de activiteiten van andere gebruikers niet te belemmeren of te verstoren. De gebruiker verbindt er zich steeds toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten in ordelijke staat, ook al werd overeengekomen dat de opkuis door anderen zal worden uitgevoerd. Een activiteit neemt per definitie een einde om u, dus de morgen na de activiteit; om is de gebruikte infrastructuur ontruimd, gekuist én op orde gesteld, overeenkomstig de gemaakte afspraken. 3. Onder ordelijke staat wordt verstaan: alle afval is verzameld, gesorteerd (glas, plastiek, karton, ) en buiten op de parking achteraan het gebouw geplaatst het meubilair (zoals tafels, stoelen, bar, koelkasten, ) is grondig gereinigd. glazen en toog zijn grondig gereinigd en ordentelijk geplaatst tafels, stoelen, zijn teruggeplaatst zoals men deze aantrof vóór de ingebruikname. 4. De sleutels worden (indien niet anders werd afgesproken met de dienst cultuur) de eerstvolgende werkdag direct na afloop van de activiteit op de dienst cultuur binnengebracht en dit tijdens de openingsuren. 5. De daartoe aangestelde ambtenaar van de gemeente kan - na afloop van de activiteit - de nodige vaststellingen doen betreffende het goed beheer en de netheid van de infrastructuur. Hij maakt hiervan een verslag voor het College en voor de huurder. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 4 van 15

5 Bij niet naleven van de afspraken zal het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om de betrokken gebruiker in gebreke te stellen en een mogelijke schadevergoeding te eisen. (zie ook artikel 13 3). 6. Ten allen tijde kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om voortijdig een einde te stellen aan de ter beschikkingstelling, als de aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit, afwijkt van datgene waarvoor toelating werd gegeven. 7. De bestaande vaste infrastructuur mag niet gewijzigd worden. 8. Bij een opeenvolging van activiteiten van diverse gebruikers in het weekend, moet steeds voorafgaandelijk overleg gepleegd worden hoe de overdracht tussen de gebruikers zal gebeuren, voornamelijk betreffende de opstelling van tafels en stoelen in de lokalen, de opkuis, de drankstock en andere praktische zaken of problemen. De dienst cultuur zorgt dat er een uitwisseling is van contactgegevens tussen de verschillende weekendgebruikers. Eventuele onregelmatigheden moeten per binnen het uur na vaststelling door de gebruiker gesignaleerd worden aan de dienst cultuur ( cultuur@gavere.be). WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN. Artikel De Gemeente Gavere stelt aan de gebruiker enkel de infrastructuur ter beschikking. De gebruiker is verplicht alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als gebruiker rusten, als een goede huisvader na te leven. De gebruiker kan zijn verantwoordelijkheid op geen enkel moment op het Gemeentebestuur afwenden. 2. Alle kosten, taksen, belastingen, die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit (accijnzen, auteursrechten, gemeentelijke, gewestelijke en federale taksen, ) zijn ten laste van de gebruiker. 3. De billijke vergoeding wordt jaarlijks voor alle activiteiten in alle lokalen van het G.O.Racing door het gemeentebestuur betaald. VERANTWOORDELIJKHEID AANSPRAKELIJKHEID - VERZEKERING Artikel De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de infrastructuur en het ter beschikking gestelde materiaal. 2. Indien binnen het uur na afhaling van de sleutel door de gebruiker geen opmerkingen worden gemaakt dan verklaart en erkent deze dat de infrastructuur (en het materiaal dat hem ter beschikking wordt gesteld) in goede staat verkeert bij aanvang van de activiteit. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op het eerste verzoek van de door de Gemeente aangestelde ambtenaar aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en de omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen de aard en de omvang van de schade door GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 5 van 15

6 de aangestelde ambtenaar eenzijdig bepaald worden. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal, op voorwaarde dat de gebruiker behoorlijk werd uitgenodigd, als bindend worden beschouwd. 3. Basisprincipe: alle veroorzaakte schade dient door de gebruikers integraal vergoed te worden aan het Gemeentebestuur Gavere. Bij vaststelling van beschadigingen wordt automatisch de waarborg ingehouden. Indien het bedrag van de schade groter is dan de waarborg wordt het te verhalen supplementaire bedrag van schadeloosstelling bij beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen vastgelegd. Ingeval van schade kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om een gerechtelijke procedure te starten volgens de regels van de burgerlijke rechtspleging. Artikel De gebruiker is verplicht zich te laten verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker kan hiervoor de abonnementspolis van de Gemeente Gavere gebruiken. De premie is ten laste van de gebruiker en bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs geleverd. 2. Bij een tentoonstelling is de gebruiker verplicht de tentoongestelde voorwerpen voldoende te verzekeren en dit met een verzekeringspolis alle risico s (d.w.z. alle risico s voor brand, diefstal en/of beschadiging). Bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs geleverd. Artikel 15. Het Gemeentebestuur Gavere kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal, dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit dat hij organiseert. VEILIGHEIDSBEPALINGEN Artikel 16. Met het oog op het verzekeren van een maximale veiligheid voor zichzelf, de infrastructuur, het publiek, moeten de gebruikers volgende veiligheidsvoorschriften naleven: 1. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of méér publiek toelaten dan de vooropgestelde maxima. Deze maxima worden per lokaal aangegeven op de technische fiche. 2. Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds over de volledige breedte vrij gehouden worden. In vluchtwegen, op trappen en overlopen mag zich geen enkel voorwerp bevinden dat het verkeer van mensen hindert. Pictogrammen en signalisatie moeten steeds duidelijk zichtbaar blijven. 3. Bij eetfestijnen dienen de gangen breed genoeg te zijn om een eventuele evacuatie vlot te laten verlopen. 4. De deuren, geplaatst in de evacuatiewegen mogen in geen geval vergrendeld zijn. Dit geldt tevens voor alle uitgangen en nooduitgangen. 5. Alle versieringen moeten van moeilijk ontvlambaar materiaal zijn en moeten uit de buurt van gloeilampen en kaarsen gehouden worden. Het gebruik van kaarsen moet tot een minimum beperkt worden 6. Omdat het gemeentelijk ontmoetingscentrum een openbaar gebouw is, is roken verboden in alle lokalen. 7. De gebruiker moet zich degelijk informeren over de evacuatiewegen, de hulpverlening en het gebruik van de beschikbare blustoestellen. 8. Alle blustoestellen moeten ten alle tijde zichtbaar en bereikbaar blijven. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 6 van 15

7 9. Buiten de keuken mag er geen gebruik worden gemaakt van kooktoestellen. In geen enkel geval mag men gasflessen in de uitbating binnenbrengen. 10.Het bijleggen van elektrische leidingen of kabels die niet conform zijn aan de bestaande reglementering is ten strengste verboden. 11.De gebruikers blijven ten allen tijde verantwoordelijk bij het niet naleven van eender welke wettelijke bepaling betreffende de veiligheid. Artikel Elk uitzonderlijk gebruik van rook, open vuur, moet bij de aanvraag duidelijk vermeld worden. Er moet door het College van Burgemeester en Schepenen een expliciete goedkeuring gegeven worden. De gebruiker wordt er op gewezen dat bij het gebruik van rook en/of open vuur het brandalarm automatisch start. De oproepkosten van de brandweer ten gevolge hiervan zijn ten laste van de gebruiker. 3. Om veiligheidsredenen kan het College van Burgemeester en Schepenen activiteiten verbieden. BIJZONDERE BEPALINGEN BETREFFENDE HET GEBRUIK Artikel 18. De lokalen van het G.O.Racing worden steeds gebruikt onder eigen verantwoordelijkheid en met inachtname van alle geldende veiligheids- en geluidsnormen en veiligheidsadviezen. De gebruiker is steeds aansprakelijk in geval van overtreding van Vlarem, e.a. Artikel 19. Elk gebruiker is verplicht de bieren, frisdranken en vruchtensappen af te nemen van de gemachtigde drankconcessiehouder. Er moet met de drankconcessiehouder contact worden opgenomen minstens 8 dagen voor de geplande activiteit. De gebruiker heeft voor het schenken van wijnen, likeuren en sterke dranken geen verplichting t.o.v. de drankconcessiehouder. Bij het vaststellen dat gelijkaardige dranken (bieren, frisdranken, vruchtensappen), doch vreemd aan het assortiment van de dranken-concessiehouder aangeboden worden, kan een boete opgelegd worden van 50 euro per bak (24 eenheden) en 100 euro per vat. Naast het betalen van deze boete kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen dat de betrokken organisator het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing niet meer mag gebruiken. Indien de gebruikers het koffieapparaat en toebehoren van de zaal willen gebruiken, wordt hun gevraagd de koffie bij de dienst cultuur af te halen. Op fuiven, jeugdfeesten en jeugdoptredens wordt gebruik gemaakt van bekers die bij de drankconcessiehouder kunnen bekomen worden. Artikel 20. Affiches, versieringen en aankondigingen met betrekking tot de activiteit mogen uitsluitend aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaatsen. Artikel 21. Opkuis van de infrastructuur: - Algemene regel: De opkuis van de infrastructuur gebeurt door de gemeentelijke diensten tegen de vastgelegde tarieven, ofwel staat de gebruiker er zelf voor in. De gebruiker maakt zijn keuze bekend bij de aanvraag. - Uitzondering: Bij meerdere activiteiten tijdens één weekend zijn alle gebruikers verplicht om de infrastructuur te laten kuisen door de gemeentelijke diensten. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 7 van 15

8 Artikel 22. Regiekamer met theaterverlichting en de vaste geluidsinstallatie: 1. Regiekamer met besturing theaterverlichting: De toegang tot de regiekamer wordt beperkt tot maximum 2 verantwoordelijke deskundigen, aangeduid door de gebruiker. De opstelling van de theaterverlichting kan enkel maar veranderd worden mits toelating van het College van Burgemeester en Schepenen. Na het gebruik moet de originele standaardopstelling opnieuw ingesteld worden. De theaterverlichting kan niet gebruikt worden voor fuiven en rockconcerten. 2. Vaste geluidsinstallatie: 2.1. Het Gemeentebestuur stelt de vaste geluidsinstallatie in de grote zaal van het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing ter beschikking van: A. de gemeentelijke diensten, de gemeentelijke commissies en de adviesraden; B. intercommunales, intergemeentelijke raden en andere officiële instanties van bovenlokaal belang; C. de verenigingen, organisatie en diensten die hun zetel hebben op het grondgebied van de Gemeente Gavere en die bij naam bekend zijn bij het Gemeentebestuur Het gebruik van de installatie wordt enkel toegelaten voor stemversterking, publieke mededelingen en achtergrondmuziek. Het gebruik van de installatie wordt in geen geval toegelaten op popconcerten, fuiven en bals Het gebruik van de geluidsinstallatie kan enkel gebeuren tijdens de duur van de door het College van Burgemeester en Schepen toegelaten activiteit of manifestatie en wordt dus steeds expliciet vermeld in de aanvraag De aanvragen van de kandidaat-gebruikers B en C gebeuren schriftelijk, d.m.v. het aanvraagformulier gebruik G.O.Racing. Het College van Burgemeester en Schepenen behandelt de aanvragen en verleent al dan niet de toelating, op basis van voorliggend reglement Bij beschadiging van de geluidsinstallatie of het laattijdig, onvolledig of beschadigd terugbezorgen van de sleutel, micro s, statieven of kabels wordt een schaderegeling getroffen tussen de gebruiker en het Gemeentebestuur De sleutel van de geluidsinstallatie, samen met micro s, statieven en kabels kunnen afgehaald worden op de culturele dienst tijdens de openingsuren mits het voorleggen van de goedkeuring van het College en het betalen van de waarborg. Op vraag van elke nieuwe gebruiker wordt door de culturele dienst een toelichting gegeven betreffende het gebruik van de geluidsinstallatie. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 8 van 15

9 2.7. Tijdens de ingebruikname dient de geluidsinstallatie (en de versterker in het bijzonder) met de grootste behoedzaamheid behandeld te worden. Er mogen geen (tijdelijke) wijzigingen aan de installatie en/of de opstelling worden aangebracht. De ondertekenaar van de aanvraag staat persoonlijk garant voor eventuele schade indien de organisatie haar verantwoordelijkheid niet opneemt. BIJZONDERE BEPALINGEN BETREFFENDE DE GEBRUIKERS. Artikel De verenigingen, organisaties of diensten uit categorie 1 die op een vastgelegde dag in de week gebruik maken van de infrastructuur kunnen een abonnement afsluiten per kwartaal. Het gaat over activiteiten waarop geen publiek is toegelaten zoals repetities e.d.. De tarieven zijn vastgelegd in artikel De toneelverenigingen uit categorie 1, die meerdere publieke voorstellingen brengen van éénzelfde toneelstuk, genieten van de voor hen vastgelegde voorwaarden bepaald in artikel Artikel 24. Volgende verenigingen, organisaties en diensten uit de categorie 1 worden vrijgesteld van het betalen van huur: 1. De verenigingen, organisaties en diensten die met het oog op de promotie van hun werking een culturele of informatieve activiteit organiseren waarbij geen inkomgelden worden gevraagd en waarbij de activiteit toegankelijk wordt gesteld voor het groot publiek. Het plaatsen van bv. een infostand op een fuif, een eetmaal, komt niet in aanmerking voor deze vrijstelling. 2. Alle gemeentelijke diensten en adviesraden zijn vrijgesteld van alle financiële verplichtingen. 3. Het College van Burgemeester en Schepenen kan bovendien verenigingen, organisaties en ook diensten van bovenlokaal belang zoals intercommunales, intergemeentelijke raden, vrijstellen van het betalen van de huur, de waarborg en andere kosten. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 9 van 15

10 TARIEVEN, WAARBORGEN EN ANDERE KOSTEN Artikel 25. TOT 1 JANUARI 2009 Volgende tarieven werden voor het gebruikt van de infrastructuur van het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing vastgelegd: 1. Tarieven voor organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 1: GROTE ZAAL MET PODIUM, TOOG, MEZZANINE, SANITAIR EN VESTIAIRE Bal, concert, fuif en modeshow Eetmaal Beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma Bijeenkomst, vergadering en academische zitting Weekend Week Weekend Week Weekend Week Weekend Week 1 dag 248 EUR 149 EUR 174 EUR 99 EUR 124 EUR 75 EUR 75 EUR 50 EUR + tribune Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd EUR Beschikbaar EUR + balkon Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. Beschikbaar + artiestenruimte Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. + keuken Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. +25 EUR Beschikbaar +25 EUR + regiekamer Enkel beschikbaar op aanvraag. Enkel op naam toegekend na een korte opleiding aan maximum 2 personen. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 10 van 15

11 MEZZANINE MET BAR Bal, concert, fuif en modeshow Eetmaal Beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma Bijeenkomst, vergadering en academische zitting 1 dag + keuken Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. 50 EUR Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. +25 EUR Weekend Week Weekend Week Weekend Week 50 EUR 37 EUR 37 EUR 25 EUR 37 EUR 25 EUR Beschikbaar +25 EUR VERGADERZAAL BURCHT 1 dag Bal, concert, fuif en modeshow Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. 13 EUR Eetmaal Beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma beschikbaar 13 EUR Bijeenkomst, vergadering en academische zitting VERGADERZAAL MARKT Bal, concert, fuif en modeshow 1 dag Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. Eetmaal beschikbaar Beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma Gemotiveerde aanvraag dient te worden goedgekeurd. Bijeenkomst, vergadering en academische zitting beschikbaar (*) Weekend = vrijdag na 18 uur, zaterdag en zondag en officiële feestdagen Week = maandag, dinsdag, woensdag en donderdag tot 24 uur; vrijdag tot 18 uur. 2. Tarieven voor organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 2: - De huurtarieven van categorie 1 worden vermeerderd met 100%. - Het huurtarief voor lokaal Markt is voor deze categorie gebruikers vastgelegd op 26 euro. VANAF 1 JANUARI 2009 Volgende tarieven werden voor het gebruikt van de infrastructuur van het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing vastgelegd: 1. Tarieven voor organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 1: GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 11 van 15

12 GROTE ZAAL MET PODIUM, MEZZANINE, BALKON, KEUKEN, ARTIESTENRUIMTE, REGIEKAMER, SANITAIR EN VESTIAIRE. Bal, rockconcert en fuif Eetmaal, modeshow of concert met zitplaatsen Beurs, toneel, tentoonstelling, bijeenkomst, spelprogramma, vergadering en academische zitting Weekend Week Weekend Week Weekend Week 1 dag tribune MEZZANINE MET BAR Bal, rockconcert, fuif Eetmaal, modeshow en concert met zitplaatsen Beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma, bijeenkomst, vergadering en academische zitting Weekend Week Weekend Week 1 dag keuken dag VERGADERZAAL BURCHT of VERGADERZAAL MARKT Eetmaal, beurs, toneel, tentoonstelling, spelprogramma, bijeenkomst, vergadering en academische zitting voor gebruikers van categorie 1, 25 euro voor gebruikers van categorie 2 Beschikbaarheid: - tijdens de week - tijdens het weekend indien er geen activiteiten plaatsvinden in de grote zaal. (*) Weekend = vrijdag na 18 uur, zaterdag en zondag en officiële feestdagen Week = maandag, dinsdag, woensdag en donderdag tot 24 uur; vrijdag tot 18 uur. 2. Tarieven voor organisaties, verenigingen en diensten uit categorie 2: - De huurtarieven van categorie 1 worden vermeerderd met 100%. - Het huurtarief voor lokaal Markt of lokaal Burcht is voor deze categorie gebruikers vastgelegd op 25. Artikel 26. Volgende bedragen worden als waarborgen vastgelegd voor de gebruikers van categorie 2: WAARBORG LOKALEN GEBRUIKERS CATEGORIE 1 GEBRUIKERS CATEGORIE 2 GROTE ZAAL met podium, toog, sanitaire voorzieningen, keuken, vestiaire, artiestenruimte, balkon, regiekamer en mezzanine Uitschuifbare tribune geen waarborg 250 Mezzanine met bar: Geen waarborg 125 Mezzanine met bar+ keuken Geen waarborg 250 Vaste geluidsinstallatie Geen waarborg 250 Noot: De totale waarborg (lokalen en materialen) wordt geplafonneerd op 750 euro. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 12 van 15

13 Artikel 27. Volgende bedragen worden vastgelegd voor de opkuis: DE OPKUIS VAN VOLGENDE LOKALEN GROTE ZAAL met podium, toog, sanitaire voorzieningen, vestiaire, artiestenruimte, keuken, 75 regiekamer, balkon en mezzanine: Uitschuifbare tribune 50 Lokaal Burcht of Markt: 25 Mezzanine met bar 25 Mezzanine met bar + keuken: 50 Artikel 28. 1: Het tarief wordt voor abonnementsgebruikers (zie ook artikel 23 1) vastgelegd op 150 per kwartaal. Na elke activiteit zorgt de gebruiker zelf voor de opkuis. 2: De toneelverenigingen uit categorie 1, kunnen voor een reeks opvoeringen zoals bepaald in artikel 23 2, genieten van volgende gunstvoorwaarden: vanaf de 2 opvoering wordt een korting van 50% op de vastgelegde tarieven toegepast. De waarborg voor deze gebruikers wordt betaald vóór de reeks activiteiten en door het Gemeentebestuur Gavere ingehouden tot op het einde van deze reeks activiteiten. Na elke opvoering wordt gezorgd voor de opkuis en dit volgens artikel 21. SLOTBEPALINGEN Artikel 29. Schade, baldadigheden en andere onregelmatigheden worden onverwijld medegedeeld aan het College van Burgemeester en Schepenen. Artikel 30. In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, het niet-opvolgen van formele richtlijnen, ernstige stoornis of andere onvoorziene gebeurtenissen, kan de Burgemeester optreden conform art.134 van de Nieuwe Gemeentewet de activiteit stilleggen en desnoods overgaan tot de sluiting van het Gemeentelijk Ontmoetingscentrum, zonder dat de gebruikers hiervoor een schadeclaim kunnen indienen. Artikel 31. De gebruiker moet alle bepalingen in dit huishoudelijk reglement naleven. Indien wordt vastgesteld dat deze bepalingen worden overtreden dan kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen dat de betrokken gebruiker in de toekomst niet meer over deze infrastructuur mag beschikken. Artikel 32. Bij betwisting tussen gebruiker en het Gemeentebestuur Gavere over één van de voorgaande artikels zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent bevoegd. GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 13 van 15

14 AANVRAAG GEBRUIK INFRASTRUKTUUR G.O.RACING NAAM GEBRUIKER: Adres: TITEL VAN DE ACTIVITEIT: IDENTITEIT GEBRUIKER: (aanduiden wat past) 0 Vereniging 0 zetel of woonachtig in Gavere 0 Particulier 0 zetel of woonachtig buiten Gavere (voor verenigingen, organisaties, statuten in bijlage toevoegen). 0 Andere : welke? Contactpersoon 1: (naam, adres en telefoonnummer) Contactpersoon 2: (naam, adres en telefoonnummer): DATUM ACTIVITEIT(EN) Aanvangsuur: Sluitingsuur: Inkomprijs: Aard van de activiteit: (aanduiden wat past, meerdere aanduidingen zijn mogelijk) 0 bal 0 modeshow 0 beurs 0 rockconcert 0 eetmaal 0 toneel 0 fuif 0 concert met zitplaatsen 0 tentoonstelling 0 spelprogramma 0 bijeenkomst 0 vergadering 0 academische zitting OMSTANDIGE OMSCHRIJVING ACTIVITEIT: voor particulieren en verenigingen van buiten Gavere wordt een omstandige omschrijving gevraagd: doelstellingen, doelpubliek, voor verenigingen niet gekend door het Gemeentebestuur vragen wij de statuten met aanduiding van de plaats maatschappelijke zetel in bijlage te voegen. GEVRAAGDE INFRASTRUCTUUR: (aanduiden wat past) GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 14 van 15

15 0 GROTE ZAAL met podium, mezzanine, balkon, artiestenruimte, keuken, regiekamer, sanitair en vestiaire 0 MEZZANINE met bar (1 verdieping) 0 MEZZANINE met bar (1 verdieping) en KEUKEN 0 LOKAAL MARKT (lokaal vooraan 1 verdieping) 0 LOKAAL BURCHT (lokaal achteraan 1 verdieping) 0 TRIBUNE GEVRAAGDE EXTRA MATERIALEN 0 Ik wens gebruik te maken van de standaard theaterverlichting: 0 Ik wens gebruik te maken van de vaste geluidsinstallatie: 1. aantal micro s: (max. 2) 2. aantal statieven:.(max. 2) 0 Ik wens gebruik te maken van de koffietoestellen en tassen: 1. Hoeveel tassen moeten aanwezig zijn: (maximum 350) 2. Hoeveel koffiezakken (12 tassen 2 euro): (overschot mag teruggegeven worden) OPKUIS 0 door ons 0 door het gemeentepersoneel Belangrijke aanvullingen of opmerkingen: Ik heb het huishoudelijk reglement gelezen en ga volledig akkoord met alle bepalingen, Datum, naam en handtekening: GR31/03/2008 Huishoudelijke Reglement Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Pagina 15 van 15