BIBLIOTEEK- EN INLIGTINGSDIENSTE BELEID. Direkteur: Biblioteek- en Inligtingsdienste Mev. K.B. Eister ( )

Transcriptie

1 Bylaag A BIBLIOTEEK- EN INLIGTINGSDIENSTE BELEID Dokument nommer L1/2/1/1 Dokument naam Beleid oor versamelbou Koördinerende lid van Uitvoerende Bestuur Vise-rektor: Navorsing - Prof RC Witthuhn ( ) Kontak Direkteur: Biblioteek- en Inligtingsdienste Mev. K.B. Eister ( ) Status Goedgekeur deur 3 Datum goedgekeur 3 Datum van laaste verandering 3 Datum vir volgende hersiening 3 Oktober jaarliks Verwante beleide

2 Bladsy 2 van TITEL Naam: Beleid oor versamelbou 2. INLEIDING/AGTERGROND Dit is die beleid van die Universiteit van die Vrystaat se Biblioteek en Inligtingsdienste (UV BID) om te verseker dat die Biblioteek op die gebruikers se behoeftes reageer, naamlik die onderrig-, leer en navorsingsbehoeftes. Dit is die Biblioteek se verantwoordelikheid om voortdurend na metodes te soek om doeltreffend tot die gehalte van onderrig, leer en navorsing by te dra deur wêreldwye toegang tot inligting te fasiliteer. Die Biblioteek beplan ook om 'n gebalanseerde en opgedateerde versameling in stand te hou wat die Universiteit sal help en ondersteun om goed- afgeronde studente te ontwikkel wat betekenisvolle rolle in die gemeenskap kan speel. So vervul die versameling ook die ontspannings-, geestelike/geloofs-, emosionele sosiale/etiese, politieke bewussyn (anders as politieke propaganda), asook die mediese behoeftes van gebruikers 3. DOELWIT Om reëls en regulasies neer te lê wat 'n gemeenskaplike begrip van kollektiewe ontwikkeling rig wat betref die moets en die moenies (geen vooroordeel, partydigheid, persoonlike menings en voorkeure nie). Om riglyne te verskaf vir beplanning, hulpbrontoekenning, selektering, verkrygings (deur aankope, skenkings, subskripsie, privaat versamelings), instandhouding en besluite oor onttrekkings, met spesifieke klem op die voldoening aan gebruikers se inligtingsbehoeftes, en om toegang tot 'n aktiewe versameling te voorsien. Om te verseker dat personeellede die finansiële en menslike hulpbronne optimaal benut en inligtingshulpbronne verkry wat 'n positiewe uitwerking op studente se lewens en of waarde vir geld sal hê. Om 'n versameling op te bou wat gehoor gee aan die huidige en retrospektiewe behoeftes van gebruikers, en wat die kulturele, geskiedkundige, geografiese, ekonomiese, geestelike en opvoedkundige agtergrond van alle gebruikers in ag neem.

3 Bladsy 3 van 12 Om te verseker dat die Biblioteek behoorlik gevul word met 'n gebalanseerde versameling per program en per capita, saamgestel deur boeke en nie-boeke materiaal, universiteituitset en spesiale versamelings. Om die verskaffing van inligtingshulpbronne in verskillende formate te reguleer saamgestel deur gedrukte boeke (fiksie en nie-fiksie), e-hulpbronne (aanlyn vaktydskrifte, e-boeke), databasisse, akademiese vaktydskrifte, koerante, tydskrifte, asook oudiovisuele materiale (CD s, DVD s, video s, ens.). Om te verseker dat die Biblioteek die inligtingsbehoeftes van die 21ste Eeu reflekteer en dat inligting herverpak en in die verkose formate toeganklik is. Afstandstoegang tot inligting word derhalwe ondersteun. Om kriteria te voorsien vir die regverdige en verantwoordbare toekenning van fondse. Om tegnologiese ontwikkeling te verwelkom waardeur die omkeertyd vir seleksie en verkryging verkort word. Om reëls en regulasies te bepaal vir die bestuur van versamelings wat nie in die Biblioteek gehuisves word nie. 4. OMVANG Hierdie beleid is van toepassing op Die lede van die Komitee vir Versamelbou, wat bestaan uit personeellede by Aanwinste, Inligtingsdienste, Vaktydskrifte, Katalogisering onderafdelings, en Takke/Kampusse; Universiteitsgemeenskap as kliënte/interne aandeelhouers; en Diensverskaffers as eksterne aandeelhouers. 5. DEFINISIES EN AFKORTINGS Bibliografiese inligting beteken die outeur, titel, publikasiedatum, plek van publikasie, uitgewer en Internasionale Standaard Boeknommer (ISBN). Versameling beteken verskillende soorte inligtingshulpbronne in verskillende formate en wat verskillende behoeftes bevredig.

4 Bladsy 4 van 12 Databasis beteken aanlyn- en elektroniese versamelings (volteks, bibliografieë, numeries of beelde) wat as pakkette beskikbaar is en waarop die Biblioteek inteken, gebaseer op ooreenkomste met verskaffers. Elektroniese hulpbronne (e-hulpbronne) beteken nie-gedrukte inligtingshulpbronne wat aanlyn beskikbaar is (e-boeke, e-vaktydskrifte, aanlyn vaktydskrifte, digitale versamelings). Fiksie beteken boeke vir ontspanningsleesstof. Nie-fiksie beteken boeke wat feitelike inligting verskaf en vir akademiese doelwitte gebruik word. Inligtingshulpbronne/items beteken drukwerk (boeke, populêre tydskrifte, vaktydskrifte en koerante) en nie-gedrukte hulpbronne (e-boeke, e-vaktydskrifte, laserskywe (CD s), video s, oudiobande en digitale klankskywe (DVD s), kompakskywe met lees-alleen geheue (CD-ROM). Millennium beteken 'n elektroniese biblioteekbestuurstelsel (aanwinste module), vervaardig deur Innovation Interface Incorporative (III) Nuwe aanwinste beteken nuwe inligtingshulpbronne wat pas ontvang is en by die versameling gevoeg is. Oopversameling beteken inligtingshulpbronne wat op oop rakke beskikbaar is en wat deur biblioteekgebruikers vir spesifieke periodes uitgeleen of uitgeneem kan word. Verwysingsversameling beteken inligtingshulpbronne wat vir die vinnige verskaffing van inligting gebruik word soos woordeboeke, ensiklopedieë, kaarte, ens. Spesiale versameling beteken inligtingshulpbronne wat 'n geskiedkundige perspektief van 'n veld aanbied, soos Afrikana, skaars boeke, staatskoerante, ens. Studieversameling beteken voorgeskrewe/handboeke wat slegs vir spesifieke studiedoeleindes gebruik word. Universiteitsuitset beteken inligtingshulpbronne wat deur die universiteitsgemeenskap ontwikkel, nagevors en uitgegee is, soos proefskrifte en verhandelings, voordragte, kongreslesings, ens. 6. BELEIDINHOUD EN RIGLYNE 6.1 Inhoud van versameling UV BID streef daarna om 'n versameling op te bou wat inligtingshulpbronne reflekteer wat die volgende doen:

5 Bladsy 5 van 12 Die universiteit se onderrig-, leer en navorsingsbehoeftes ondersteun. Met die ontwikkeling van goedafgeronde graduandi help, inligting beskikbaar stel wat aan hul algemene inligtingsbehoeftes voldoen, insluitend hul sosiale, ekonomiese, entrepreneuriese, politieke, ontspannings- en geestelike behoeftes; Alle standpunte op huidige en geskiedkundige kwessies aanbied, ongeag oorsprong of agtergrond; Die erfenis van die Provinsie en die Universiteit reflekteer; Die regeringsprioriteite soos die uitwissing van armoede, ekonomiese groei, jeugontwikkeling, en Afrika literatuur ondersteun. 6.2 Kriteria vir seleksie Die volgende kriteria sal gebruik word om toepaslike inligtingshulpbronne te kies: Gesag van outeurs: koop inligtingshulpbronne aan wat deur geërde outeurs geskryf is. Geldigheid: koop die mees onlangse uitgawes/publikasies aan. Toepaslikheid: volgens die Universiteit se behoeftes. Breë verskeidenheid: dek 'n wye omvang van aanbiedings deur verskillende outeurs. Gehalte: inligtingshulpbronne met 'n hoë gehalte wat betref inhoud en formaat, eweknie geresenseerde artikels wat in geakkrediteerde vaktydskrifte/publikasies verskyn. Duursaamheid: koop sagtebandboeke hardebande sal in buitengewone gevalle oorweeg word. Formaat: verkry inligtingshulpbronne in gepaste verskillende formate (aanlyn boeke en aanlyn vaktydskrifte, e-boeke, e-vaktydskrifte, laserskywe, digitale videoskywe, CD-ROM s, video s, ens.). Beskikbaarheid: koop tweedehandse kopieë in gevalle waar die vereiste kopie uit druk is. Kostedoeltreffendheid: die koste vir aankoop/subskripsie moet waarde vir geld verteenwoordig. Volteks (databasisse) in teenstelling met sitasies. Dekking/insluiting van indeksering/opsommende databasisse. Gewilde en akademiese fiksie. Taal: koop inligtingshulbronne wat in Engels, Afrikaans, Setswana, Sesotho (Qwaqwa) en isizulu (slegs Qwaqwa) geskryf is. Inligtingshulpbronne wat in ander tale geskryf is, sal slegs

6 Bladsy 6 van 12 verkry word om programme wat in daardie tale aangebied word te ondersteun as noodsaaklike vereistes vir sulke programme. Hoeveelheid: streef daarna om te verseker dat voldoende titels en kopieë per capita beskikbaar is (studente, akademiese en ondersteuningspersoneel). Nie-fiksie: 1 kopie, met 'n maksimum van 3 kopieë. Een kopie per tak (waar dieselfde kursusse aangebied word). Fiksie: 1 kopie van elke titel. Voorgeskrewe boeke: 1 kopie van elke titel. Verwysingsbronne:? kopieë 6.3 Reëls vir seleksie Prioritiseer inligtingshulpbronne wat in Suid-Afrika, deur Suid-Afrika en oor Suid-Afrika gepubliseer is. Koop programmatuur wat in platforms geïnstalleer kan word wat vir veelvuldige toegang voorsiening maak. Teken in/koop: oorweeg waarde vir geld wat betref pakkette teenoor individuele kopieë van e- hulpbronne. Uitsonderings sal deur die Komitee vir Versamelbou bespreek en goedgekeur word. Pogings sal aangewend word om gedrukte kopieë aan te vul met toegang tot elektroniese en aanlyn kopieë, veral in gevalle waar daar te veel studente in 'n program is. Waar 'n elektroniese kopie van 'n inligtingshulpbron beskikbaar is, sal die Biblioteek een elektroniese/aanlyn kopie (gelyktydige veelvuldige gebruikers) koop, ongeag die aantal biblioteekgebruikers 6.4 Omvang van versameling Inligtingshulpbronne in verskillende formate sal gekies word om die volgende versamelings uit te bou: Oopversameling Fiksie: storieboeke wat daarop gemik is om leesmateriaal vir ontspannings- en vryetyddoeleindes te verskaf;

7 Bladsy 7 van 12 Nie-fiksie: inligtingshulpbronne met feite-inhoud soos akademiese/opvoedkundige/motiverende/inspirerende, bestuurshulpbronne, asook informatiewe hulpbronne oor MIV/Vigs, ens e-boekeversameling: die Biblioteek vul die huidige versameling aan deur boeke in elektroniese formaat aan te skaf, terwyl die volgende kriteria in ag geneem word: Toeganklikheid vir veelvuldige gebruikers op en weg van die kampus (afstandstoegang). Web-gebaseer en lisensie vir webtuiste. Koop of teken liewer in as om van bruikhuur gebruik te maak. Gebruikersvriendelike inhoud en netwerktoeganklikheid (leesbaarheid aanlyn en van lyn af). Die prys van die e-boek teenoor die prys van die gedrukte boek. Beskikbaarheid van die boek in e-formaat. Die gewildheid van die boek Oudiovisuele-versameling Die Biblioteek sal oudiovisuele inligtingshulpbronne verkry om die gedrukte versameling aan te vul (oudiobande, gekompakteerde skywe (CD s), gedigitaliseerde videoskywe (DVD s), video s, CD-ROMS, rekenaarprogrammatuur, rolprente, transparante, toerusting). Een kopie van elk sal verkry word, tensy 'n spesiale versoek deur die Komitee vir Versamelbou goedgekeur is. Hierdie inligtingshulpbronne sal nie aan studente uitgeleen word nie, maar slegs in die Biblioteek benut mag word (apparatuur word beskikbaar gestel). Dosente sal toegelaat word om dit uit te neem vir gebruik in lesinglokale Verwysingsversameling: beskikbare naslaaninligtingshulpbronne wat ontwerp is om vinnige toegang tot feite-inligting in alle vakgebiede te verskaf en as beginpunt vir die insamel van inligtinge en of die ontwikkeling van kennis te dien. Soorte: woordeboeke (eentalige woordeboeke in Engels, Setswana en Afrikaans); tweetalige en meertalige woordeboeke; onderwerpwoordeboeke (woordeboeke oor spesifieke onderwerpe soos Ekonomiese woordeboeke); ensiklopedieë (algemeen en gespesialiseerde ensiklopedieë);

8 Bladsy 8 van 12 atlasse en kaarte; staatskoerante; indekse en samevattings; kalenders en jaarboeke soos gidse en Guinness Book of Records; statistiese inligting; asook inligtingshulpbronne oor loopbane. Gebruik word streng tot die Biblioteek beperk. Daar sal op 'n aanlynverwysingsversameling ingeteken word en dit sal vir afstandstoegang beskikbaar gestel word Gereserveerde/kortleenversameling: nie-fiksie boeke wat deur dosente gereserveer word om vir 'n spesifieke periode vir spesifieke studiebehoeftes beskikbaar te wees Studieversameling: handboeke wat deur akademici voorgeskryf word en wat studente moet koop. Die Biblioteek sal studente help deur hierdie titels aan te koop en dit vir kortleen te reserveer vir die periode wat dit voorgeskryf bly Kantoor- en projekversamelings: die Biblioteek sal versamelings aankoop wat bedoel is om dosente se spesiale inligtingsbehoeftes te bevredig, Dit kan vir geïdentifiseerde tydperke in dosente se kantore gehou word. Die versameling word aan dosente uitgeleen en hulle sal vir die veilige bewaring daarvan aanspreeklik wees. Kantoorversamelings sal in gebruikers se kantore aangehou word en jaarliks hernu word, op voorwaarde dat die Biblioteek dit kan terug vra soos nodig. Projekversamelings sal aan die einde van die projek aan die Biblioteek terug besorg word Vaktydskrifversameling: selekteer en teken in op gedrukte en aanlyn vakjoernale as enkelsubskripsie of as deel van databasis-pakkette, met die doel om aan gebruikers byderwetse en geldende inligting in hul belangstellingsvelde te verskaf. Voorkeur sal aan subskripsies op aanlyn-vaktydskrifte gegee word in gevalle waar 'n vaktydskrif in beide gedrukte en nie-gedrukte formaat gepubliseer word, tensy 'n vaktydskrif slegs in gedrukte formaat beskikbaar is. Kies akademiese vaktydskrifte om aan die onderrig-, leer- en navorsingsbehoeftes van die Universiteit te voldoen. Koop een kopie van elke titel.

9 Bladsy 9 van Bladmusiek, musiekpartituur en sakpartituur Bladmusiek: gedrukte vorm van musieknotasie wat musieksimbole gebruik Partituur: musiek van alle instrumente en stemme in 'n komposisie, wat in 'n vasgestelde orde gereël is. Sakpartituur/studiepartituur: 'n volledige partituur in 'n verkleinde vorm. Dit is te klein om in 'n vertoning te gebruik, maar handig om 'n stuk musiek te bestudeer synde vir 'n groot ensemble of 'n solo kunstenaar. 'n Miniatuurpartituur kan 'n paar inleidende opmerkings bevat Tydskrifte en koerante Geselekteerde ontspanningstydskrifte om algemene kennis van gebruikers te ontwikkel (politiek, gesin, selfdoen, ens.). Geselekteerde koerante wat die plaaslike provinsiale en nasionale huidige nuus reflekteer, en wat leesbaar, gewild en informatief is. Verskaf toegang tot 'n groot aantal streeks-, nasionale en internasionale koerante deur verskeie aanlyndatabasisse wat op volteks beskikbaar is. Koop een (1) kopie van elke tydskriftitel Koop die volgende kopieë van koeranttitels: Hoofbiblioteek: vier (4) kopieë Takbiblioteke: twee (2) kopieë Spesiale versamelings/afrikana: inligtingshulpbronne wat aan die volgende kriteria voldoen: Skaars Duur Geskiedkundige of langtermyn waarde, soos die Nelson Mandela-versameling Staatskoerante Erfenisversameling Spesiale behoeftes versameling: die Biblioteek sal versamelings verkry wat aan spesiale behoeftes van gebruikers met verskillende gestremdhede voldoen (brailleskrif, oudiobande, programmatuur wat lettergrootte vergroot, ens.).

10 Bladsy 10 van Gedigitaliseerde versameling: die Biblioteek sal deel van die Nasionale Projek vir Proefskrifte en Verhandelings vorm met die doel om die Universiteit se uitset te bewaar. Die volgende inligtingshulpbronne sal gedigitaliseer word en op die institusionele bewaarplek gepubliseer word: Proefskrifte en verhandelings Intreeredes Gedenklesings Openbare lesings 6.5 Verskaffers van inligtingshulpbronne (Bylaag A1: Lys van huidige verskaffers) Vir die goedkeuring van 'n verskaffers sal die volgende kriteria toegepas word: Betreklike goedkoper verskaffer met goeie afslagtariewe. Aflewering binne 'n maand na bestelling. Betroubare en geloofwaardige verskaffer met redelike tegniese ondersteuning. 'n Verskaffer wat gunstig op dringende versoeke reageer. 'n Verskaffer wat belangstellingsvelde hanteer. Prioriteit sal aan Suid-Afrikaanse verskaffers gegee word. Beduidende poging sal aangewend word om die voorheen benadeelde verskaffers te akkommodeer. 7. GROOTTE VAN DIE VERSAMELING Die grootte van 'n biblioteek se versameling hang van verskeie faktore af, insluitend ruimte, hoeveelheid verwagte gebruikers, beleid oor uitruil van voorraad, aantal gebruikers, ens. Die toepaslikheid van die versameling op die behoeftes van die gebruikers is egter belangriker as die grootte. Daar word dus verwag dat die versameling aan die volgende kriteria moet voldoen: Voorgraadse studente: 6 items per capita. Vierde jaar: 10 items per capita. Nagraadse studente: 15 items per capita.

11 Bladsy 11 van 12 Dosente: 15 items per capita. Bestuur: 10 items per capita. Ondersteuningspersoneel: 10 items per capita. 8. DATABASISSE/ELEKTRONIESE HULPBRONNE In ooreenstemming met die nasionale en internasionale neigings, sal die Biblioteek inteken op 'n verskeidenheid toepaslike databasisse om die gedrukte versameling te verbeter, toegang te verskaf tot huidige inligting wat wêreldwyd gepubliseer word, en om afstandstoegang na inligting 'n werklikheid te maak. Die Biblioteek sal deel bly van die Suid-Afrikaanse Nasionale Biblioteek en Inligtingskonsortium (SANLiC), wat op 'n koste-doeltreffende manier verantwoordelik is vir gesamentlike onderhandeling en subskripsie op aanbiedinge van fatsoenlike verskaffers. Daar is egter ander onderhandelinge wat op 'n man-tot-man basis met ander verskaffers onderhandel sal word. Die keuse van databasisse sal aan die volgende vereistes voldoen: Verskaffer moet uitstekende tegniese ondersteuning bied. Moet in staat wees om gebruikerstatistiek te verskaf. Verskaffers moet 'n toetsperiode toelaat (minimum van een maand.) Moet 'n verbod op vorige artikels hê. Gemak van gebruik, insluitend vanaf afstand. Die voortsetting of staking van 'n huidige subskripsie op 'n databasis sal gebaseer word op die gebruikstatistiek teenoor koste van subskripsie. 9. BEGROTINGSTOEKENNING Die Biblioteek sal in beheer van die begroting vir inligtingshulpbronne wees. Begrotings vir subskripsies sal gebaseer word op die vorige jaar se begroting plus 'n persentasie om verwagte inflasie en wisselkoersfluktuasies te dek. Die volgende kriteria sal gebruik word om die begroting billik aan fakulteite/departemente toe te ken, terwyl 'n gebalanseerde versameling in gedagte gehou word: Die navorsingsuitsette van fakulteite en departemente.

12 Bladsy 12 van 12 Die aantal voltydse dosente en geregistreerde studente per fakulteit en per program. Die algemene uitgawes vir inligtingshulpbronne in 'n studieveld. Nuwe programme/kursusse wat aangebied gaan word. Inligtingsgapings wat opgelos moet word wat ontstaan het weens verliese, wieding, of enige ander onvoorsiene omstandighede. Die begrotingstoekenning sal verder soos volg onderverdeel word: Vaktydskrifte 60% Elektroniese hulpbronne 23% Boeke/monografieë 13% Staande bestellings 2.5% Oudiovisuele materiaal 1.5% 10. BYLAES Huidige verskaffers : Bylaag A.1 Skenkingsbeleid : Bylaag A.2 Wiedingbeleid : Bylaag A.3