Aanwervingsprocedure Departement Interne & Burgerzaken dienst Informatie/Cel Archief. Deskundige Informatiebeheerder (B1-B3)

Transcriptie

1 Aanwervingsprocedure Departement Interne & Burgerzaken dienst Informatie/Cel Archief Deskundige Informatiebeheerder (B1-B3) I. Afdeling en dienst De gemeente Wetteren heeft drie grote departementen: Vrije Tijd, Stadsontwikkeling en Interne & Burgerzaken. Het recent opgerichte departement Interne & Burgerzaken heeft verschillende opdrachten die enerzijds gericht zijn naar de ondersteuning van de ganse gemeentelijke werking en anderzijds specifiek naar dienstverlening voor de klanten: het personeelslid (interne klant) en de burger (externe klant). Dit departement bestaat uit 4 diensten: het algemeen secretariaat, de dienst aankoopverkoop en contractbeheer, de dienst Human Resources en ten laatste de dienst Informatie. Binnen de dienst Informatie zijn er een aantal cellen te situeren, nl. de cel ICT-GIS, de cel Informatie- en archiefbeheer, het KCC ( Klanten contact centrum), de cel burgerzaken en de cel Communicatie. Binnen de cel Informatie- en archiefbeheer zijn we op zoek naar een informatiebeheerder. De cel Informatie- en archiefbeheer staat in voor het beheer van het gemeentelijk archief. In de nabije toekomst zal hieraan ook het OCMW archief worden toegevoegd. Dit omvat een goede bewaring, toegankelijkheid en permanente raadpleegbaarheid van de archiefbescheiden, archiefstukken of databestanden ten behoeve van de eigen mandatarissen, personeelsleden en diensten, de burgers (in kader van openbaarheid van bestuur) en andere onderzoekers. II. Aard van aanstelling - een aanstelling als voltijds contractueel Deskundige Informatiebeheerder (B1-B3) - standplaats: oud Gemeentehuis, Markt 1, 9230 Wetteren. II. Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; - de burgerlijke en politieke rechten genieten; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; - voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; - slagen voor een selectieprocedure; - voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is en in voorkomend geval voldoen aan de diplomavereiste opgelegd krachtens een reglementering van de hogere of subsidiërende overheid of instantie. III. Specifieke aanwervingsvoorwaarden - in bezit van diploma professionele of academische bachelor of graduaatsdiploma EN minstens 1 jaar functierelevante werkervaring kunnen aantonen OF - in bezit van diploma master in betrokken vakgebied IV. Rangschikking, indienstroeping en geldigheidsduur Er wordt een wervingsreserve aangelegd waarvan de geldigheidsduur is vastgelegd op drie jaar te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie. Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in de wervingsreserve opgenomen. De kandidaten worden in de wervingsreserve gerangschikt in volgorde van hun resultaat. De eerst gerangschikte kandidaat van de wervingsreserve wordt het eerst geraadpleegd om de vacature te vervullen. Vacature Deskundige Informatiebeheerder 1

2 Kandidaten in de wervingsreserve die zonder ernstige schriftelijke motivatie een aanbod voor een vacante functie weigeren of niet reageren worden uit de wervingsreserve geschrapt. De aanstellende overheid beoordeelt de ernst van de opgegeven motivatie. Kandidaten met een ernstige motivatie behouden hun plaats in de wervingsreserve. IV. Bezoldigingsregeling De jaarlijkse bezoldiging gaat van ,82 tot ,61 (weddenschaal B1 B3 index inbegrepen). Daarnaast zijn er nog een aantal reglementaire toelagen, ondermeer haard- en standplaatstoelage, vakantiegeld, eindejaarstoelage, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer, fietsvergoeding en gratis hospitalisatieverzekering. Relevante ervaring uit de privé-sector of als zelfstandige kan voor maximum 12 jaar meegenomen worden. V. Verdere inhoudelijke informatie Bijkomende inlichtingen over de specifieke aard van de functie en toelichtingen over de wijze van solliciteren en vragen m.b.t. de verloning en de aard van de aanstelling kunnen bekomen worden bij de dienst HR bij Sofie Triest, Diensthoofd HR, tel. 09/ of via VI. Wijze van inschrijving en uiterste inschrijvingsdatum Om in te schrijven voor de selectieprocedure moet u een volledig sollicitatiedossier (een uitgebreid CV, een begeleidend schrijven en een kopie van het vereiste diploma) bezorgen via (vacature@wetteren.be) of onder gefrankeerde omslag sturen naar gemeente Wetteren, HR-dienst, Rode Heuvel 1, 9230 Wetteren. Het is de verantwoordelijkheid van de kandidaat om een volledig sollicitatiedossier in te dienen t.e.m. donderdag 12 april 2018, de uiterste inschrijvingsdatum. VII. Examenprogramma Het examenprogramma bestaat uit: 1. Een schriftelijke proef ofwel een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en competentieprofiel worden getoetst. ofwel een worksampleproef: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. 2. Een mondeling gedeelte Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. De volgorde van voormelde proeven wordt bepaald door de selectiecommissie. Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat minstens 50% op elke selectieproef en 60% op het totaal van de selectie behalen. Indien er meer dan 30 geldige kandidaturen worden ontvangen, zal er ook een preselectie worden georganiseerd. Vacature Deskundige Informatiebeheerder 2

3 Functiebeschrijving Departement Interne & Burgerzaken dienst Informatie/Cel Archief Doel van de entiteit Deskundige Informatiebeheerder (B1-B3) De gemeente Wetteren heeft drie grote departementen: Vrije Tijd, Stadsontwikkeling en Interne & Burgerzaken. Het recent opgerichte departement Interne & Burgerzaken heeft verschillende opdrachten die enerzijds gericht zijn naar de ondersteuning van de ganse gemeentelijke werking en anderzijds specifiek naar dienstverlening voor de klanten: het personeelslid (interne klant) en de burger (externe klant). Het departement bestaat uit 4 diensten: het algemeen secretariaat voor gemeente, AGB en op termijn ook het OCMW, de dienst aankoop-verkoop en contractbeheer, de dienst Human Resources en ten laatste de dienst Informatie. Binnen de dienst Informatie zijn er een aantal cellen te situeren, nl. de cel ICT-GIS, de cel Informatie- en archiefbeheer, het KCC ( Klanten contact centrum), de cel burgerzaken en de cel Communicatie. Binnen de cel Informatie- en archiefbeheer zijn we op zoek naar een informatiebeheerder. De cel Informatie- en archiefbeheer bestaat na de invulling van deze functie uit drie personeelsleden: de gemeentearchivaris, de informatiebeheerder en een administratief medewerker. Deze cel staat in voor het beheer van het gemeentelijk archief (historisch en bestuurlijk, waaronder de titels). In de nabije toekomst zal hieraan ook het OCMW archief worden toegevoegd. Dit omvat een goede bewaring, toegankelijkheid en permanente raadpleegbaarheid van de archiefbescheiden, archiefstukken of databestanden ten behoeve van de eigen mandatarissen, personeelsleden en diensten, de burgers (in kader van openbaarheid van bestuur) en andere onderzoekers. De interne en externe klanten verwachten duidelijke, toegankelijke en liefst digitale informatie over de gemeentelijke archieven. Daarom zijn we op zoek naar een informatiebeheerder die vertrouwd is met de moderne principes en kaas heeft gegeten van digitale informatie- en archiveringssystemen en MID-office toepassingen. In de nabije toekomst is het bovendien de bedoeling om dit aan te vullen met een scan-atelier. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het historisch archief gemeente-ocmw- AGB en het archief van brandweer en politie (voor de zone) vanaf hun ontstaan tot hun uiteindelijke archivering/selectie. Jij bent als informatiebeheerder in eerste instantie verantwoordelijk voor het beheer en de ontsluiting van alle digitale documenten van gemeente-ocmw-agb vanaf hun ontstaan tot hun uiteindelijke archivering/selectie, doch ook samen met de gemeentearchivaris voor de ontsluiting van alle papieren documenten van gemeente OCMW-AGB. In overleg staan jullie beiden in voor de beslissingen rond substitutie/bewaring van het papieren document of de digitale versie. Als informatiebeheerder werk je mee aan de opmaak van een informatiebeheers- en uitvoeringsplan zodat alle informatie gemakkelijk kan worden geraadpleegd door zowel interne als externe klanten. Je schoolt je permanent bij om verschillende soorten informatie op een veilige en correcte manier te bewaren en je hebt ook weet van GDPR en anderen normen. Je bent vertrouwd met de principes van digitaal archiveren. Na een korte opleiding groei je uit tot expert in digitale archiefbeschrijvingen en digitale lange termijnbewaring. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd Informatie. Vacature Deskundige Informatiebeheerder 3

4 Kerntaken & rollen 1) Je bent op strategisch niveau verantwoordelijk voor het opstellen van de digitale informatiestrategie, voor het opstellen van de strategie voor de informatievoorziening van de organisatie en voor de informatiecoördinatie (het coördineren en afstemmen tussen deze strategieën en andere beleidsplannen) teneinde een goede informatiedoorstroming en beheer te verwezenlijken. Je verzorgt de voorbereiding, toelichting (aan managementteam en college) en bespreking van beleidsplannen inzake documentbeheer en archivering teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen Je organiseert de beleidsmonitoring en evaluatie inzake documentbeheer en archivering teneinde er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. Je vergelijkt de effecten van het beleid inzake documentbeheer en archivering via de monitoring van de resultaten met de beleidsintenties, geplaatst in een voortdurend evoluerende omgeving teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren. Je zorgt voor een efficiënt documentbeheer binnen de gemeente en het OCMW door procedures inzake documenten en informatiebeheer op te stellen of bij te werken. Je analyseert de informatiebehoefte en stelt de ontsluitingskenmerken (waaronder inhoudskenmerken) vast. Je gebruikt het meta-datamodel door dit op te maken, te lezen, toe te passen, toe te kennen en verbanden te leggen. 2) Je staat in voor het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het archiefbeheer en de organisatie van het archief teneinde het dynamisch archief op een goede manier te organiseren. Je ondersteunt de gemeente- en OCMW-diensten bij het opstellen en beheren van digitale klassementen en digitaal dossierbeheer. Op dit moment ligt de nadruk op informatiebeheerprojecten. Je adviseert diensten bij de opbouw van nieuwe gemeenschappelijke digitale mappenstructuren en documentenbeheerssystemen zodat teams zo efficiënt mogelijk kunnen samenwerken. Je waakt er ook over dat de info uit die digitale mappen vlot gearchiveerd kan worden en treft maatregelen om het gemeentearchief in goede staat te bewaren en zo nodig te herstellen. Je verwerkt het digitaal archief en je denkt mee over strategieën om digitaal archiveren verder te informatiseren. Je identificeert archiefreeksen en -dossiers. Aan de hand van wettelijke voorschriften en bepalingen onderzoek je welke dossiers bewaard moeten worden. Je zorgt voor de correcte toegankelijkheidsinfo van archieven op vlak van openbaarheid en auteursrechten. Je begeleidt de medewerkers van de verschillende departementen in archiefvorming en digitaliseren van het dynamisch archief Vacature Deskundige Informatiebeheerder 4

5 Je werkt samen met collega s aan opstellen van archiefbeheersplannen en past dit in de praktijk toe. Je verzorgt de jaarlijks opmaak van substitutiemaatregelen. Je organiseert halfjaarlijkse opruimdagen om archieven (digitale en andere) op te schonen en archiefoverdrachten uit te voeren. Je zorgt ervoor dat het dynamisch archief ten allen tijde gemakkelijk te consulteren is. Je stroomlijnt de informatiehuishouding en zorgt onder meer voor gecontroleerde archiefoverdrachten, zowel voor digitale als analoge documenten. Je bent verantwoordelijk voor de aanwezige informatievoorziening en daarbij ingezette informatiesystemen en bewaakt de correcte toepassing van het systeem, je hebt oog voor toegangsrechten in het documentbeheersysteem. 3) Je staat in voor het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en opmaken van een meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de afdeling en het gemeentebestuur te behalen. Je zorgt voor een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren. Je staat in voor het tijdig en nauwkeurig opstellen van het budgetontwerp en wijzigingen teneinde een efficiënt en effectief financieel beheer mogelijk te maken. Je ziet toe op het inzetten van beschikbare middelen op de meest efficiënte manier. Je formuleert voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden. 4) Je bent verantwoordelijk voor het voortdurend onder de aandacht brengen van documentbeheer en archivering en op regelmatige basis overleggen met leidinggevenden en medewerkers teneinde proactief behoeften te capteren en het draagvlak hiervoor te vergroten. Je toetst beleidsvoorstellen af met de leidinggevenden in gemeente en OCMW. Je onderhoudt een netwerk van betrokken actoren via de organisatie en opvolging van een Community of Practice m.b.t. documentbeheer en archivering. Je draagt actief bij tot de nodige veranderingsprocessen en oefent hierbij een voorbeeldfunctie uit. Je bent verantwoordelijk voor het deelnemen aan of leiden van (piloot)projecten (tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen) ter optimalisatie van het documentbeheer en de archivering binnen een departement of dienst en er zo over waken dat het beleid goed uitvoerbaar is. Je koppelt interne documenten aan werkprocessen binnen de organisatie. Je doet voorstellen aan de leidinggevende(n) om de informatiestromen, toegankelijkheid en werkmethoden te verbeteren. Vacature Deskundige Informatiebeheerder 5

6 5) Je onderhoudt goede formele en informele contacten met leidinggevenden, personeel en derden inzake documentbeheer en archivering teneinde van (neven)effecten, opportuniteiten gebruik te maken, of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en bij te sturen. Je capteert input vanuit de diensten m.b.t. de behoeften op het vlak van documentbeheer en archivering via de organisatie van (in)formele bevragingen. Je staat in voor een adequate externe communicatie en public relations. Je onderhoudt bestaande relaties met externen (werkveld, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden ). Je vertegenwoordigt het gemeentebestuur of de gemeentelijke administratie in diverse organisaties of op evenementen, fora, Je ondersteunt de communicatie over beleidsbeslissingen inzake documentbeheer en archivering teneinde duidelijkheid te creëren bij alle betrokkenen. Je ondersteunt de dienst Aankoop-Verkoop & Contractbeheer door bij elk belangrijk bestek dat invloed heeft op de documentvorming een voor de gemeente, AGB en OCMW gunstige exit-strategie uit te schrijven in kader van digitale archivering. 6) Je houdt actief je kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied op peil en zorgt voor een uitwisseling ervan teneinde via integratie van de nieuwste evoluties inzake documentenbeheer het beleid en de beleidsplannen inzake documentbeheer en archivering binnen de gemeente en OCMW met kennis en data te ondersteunen, te onderbouwen en te verbeteren. Je bouwt je kennis van hedendaags documentbeheer en digitaal archiveren permanent op. Je volgt de (inter)nationale trends en ontwikkelingen op het vlak van documentbeheer en archivering, met focus op digitale duurzaamheid Je integreert de nodige opgebouwde vakkennis in de werking van de dienst. Je vertaalt verworven kennis in nieuwe richtlijnen naar de organisatie toe en organiseert sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau. Verruimende bepaling: Op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Vacature Deskundige Informatiebeheerder 6

7 Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie elementair voldoende grondig Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X X Strategische beleidsvoering X X PC-Vaardigheden Databanken X X Presentaties X X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X X Werking van de gemeentelijke organisatie X X Werkmiddelen X X X Wetgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie: decreet en archiefwet, documentenbeheer, auteursrecht, X X X privacywetgeving en openbaarheid van bestuur Kennis van de wetgeving m.b.t. de gemeente X X Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie elementair voldoende grondig Informatieverwerkend gedrag Conceptueel denken X X Kwaliteit en accuraatheid X X X Analytisch denken X Veranderingsbereidheid X X Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Relatienetwerking (sociale vlotheid) X Teamwerk en samenwerken X X X Impact en invloed X X Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X Persoonsgebonden gedrag Integriteit X X X Resultaatgerichtheid X X X Informatie zoeken X X Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid X X X Initiatief X X Klantgerichtheid X X Vacature Deskundige Informatiebeheerder 7