Week van de Vitaliteit biedt ruimte voor medewerkers

Transcriptie

1 EEN WEEK ALS VOORPROEFJE VOOR HET OPLEIDINGSAANBOD Week van de Vitaliteit biedt ruimte voor medewerkers Door: Martine van Dijk / Fotografie: Kees Winkelman

2 Wilma Evers is werkzaam bij het Mobiliteitscentrum en één van de organisatoren van de succesvolle Week van de Vitaliteit in de gemeente Oss. Deze week valt samen met de Meester in je Werk-week die het A+O fonds jaarlijks organiseert. Van de 750 collega s deden in medewerkers mee aan een of meerdere van de 40 inspiratiesessies of workshops. Door de aanpak, tips en uitdagingen van Oss te benoemen, hopen we andere organisaties te stimuleren en te ondersteunen zelf ook een succesvolle week te organiseren. AAN DE SLAG Sinds 2017 is Wilma verantwoordelijk voor het organiseren van de Week van de Vitaliteit. De jaren ervoor werd de organisatie als klus uitgezet binnen de organisatie. Wilma: Karin Vos (coördinator Mobiliteitscentrum, red.) vroeg mij vorig jaar of ik de organisatie van de week niet zelf wilde doen. Deze week is een cadeautje voor de collega s van het mobiliteitscentrum, dus daar hoefde ik niet lang over na te denken. Het is echt een feestje om dit te mogen organiseren. De Week van de Vitaliteit vindt in 2018 voor de 6e keer plaats. Bij het Mobiliteitscentrum komen regelmatig vragen binnen van medewerkers: Ik wil iets anders doen, maar weet niet hoe of wat? Vanuit deze gedachte zijn we de week gaan organiseren in de hoop collega s te helpen met deze vraag, zegt Wilma. HET ORGANISEREN Maar waar begin je? En wanneer? Voor de zomervakantie startte ik met gesprekken met verschillende trainers en coaches die een sessie in onze week konden organiseren. Na de zomer moest ik alles nog vastleggen. Ik houd van georganiseerde druk op de ketel, maar ik adviseer collega gemeenten voor de zomer te starten met het vastleggen van workshops, zegt Wilma. Er is zoveel te regelen: wie heb je gesproken? Wie wil een bijdrage leveren? Wanneer?

3 Wilma Evers Wilma Evers: De week van de Vitaliteit kun je niet op routine organiseren. Welke locatie moeten we hiervoor regelen? Ik houd alles bij in overzichten die op mijn kamer aan de muur hangen. Organisatietalent is van belang om deze week vorm te geven. Ook voor de interne communicatie moet veel geregeld worden. Vanaf half september plaatsen we een artikel over de Week van de Vitaliteit op intranet. In de periode daarna zorgen we regelmatig voor nieuwsberichten om te triggeren. Als het programma bekend is, verspreiden we flyers door de organisatie en grote posters door het hele gemeentehuis met het programma. Uiteindelijk ontwikkelen we een programmaboekje waar alles in staat: welke inspiratiesessies er zijn, waar ze over gaan, etc. In de tussentijd schrijven deelnemers zich in via het ingerichte reserveringssysteem. HET PROGRAMMA Een van de succesfactoren van de Week van de Vitaliteit in Oss is het gevarieerde programma. Wilma: We streven er naar elk jaar een ander programma te hebben om het aansprekend en vernieuwend te houden. Dat betekent niet dat we steeds op zoek gaan naar andere trainers, maar wel naar een ander trainingsaanbod. Deze trainers benaderen we vooral via ons eigen netwerk. We hebben ervoor gekozen te werken met inspiratiesessies van 1,5 uur. Voor een collega is het makkelijker om voor een korte tijd weg te gaan van de afdeling. We vragen trainers hun workshops zo aan te passen dat de deelnemer in 1,5 uur meegenomen wordt in het onderwerp. De week van de Vitaliteit kent drie thema s: gezondheid, leren & ontwikkelen en mobiliteit. De inspiratiesessies moeten binnen een van deze thema s passen.

4 Uiteraard hebben we ook een aantal succesnummers die jaarlijks terugkomen, zoals de voetreflexmassage en de sessie Hoe druk is het in jouw hoofd, van stress naar innerlijke rust in 5 minuten. SUCCES Inmiddels is de week een begrip geworden binnen de organisatie. Iedereen krijgt de kans om te proeven, zegt Wilma. In de week zoek je uit wat bij jou past, je mag er iets mee doen. Van de gemeente krijg ik dan ook alle vrijheid deze week te organiseren. Ook het commitment van de deelnemers is hoog. Wilma: Deelname is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Ik denk dat het met de cultuur te maken heeft. De organisatie geeft altijd mee dat je eerst goed na moet denken voordat je je opgeeft. Wat bij ons ook werkt, is het werken met aanwezigheidslijsten. Als ik zie dat iemand niet geweest is, spreek ik hem daar persoonlijk op aan. Een andere succesfactor bij de gemeente Oss is de samenwerking met andere afdelingen. Zonder ons fantastische bodeteam en de vormgevers is het onmogelijk deze week tot zo n succes te maken, zegt Wilma. De bodes zorgen ervoor dat alles overal op tijd is en op de juiste plek! Ik vertrouw volledig op ze en laat regelmatig taken aan hen over. Wilma Evers: In de Week van de Vitaliteit zoek jij uit wat bij jou past.

5 EN VERDER Maar hoe wordt het thema Vitaliteit verder ingebed in de organisatie? Wilma: We gebruiken de Week van de Vitaliteit om (een gedeelte van) ons trainingsaanbod voor het volgende jaar samen te stellen. Na elke inspiratiesessie vullen de deelnemers een evaluatieformulier in. Deze bespreken we met elkaar en bepalen dan welke trainingen we aanbieden in ons trainingsprogramma. Doordat deelnemers al een voorproefje hebben gehad in de week en de sessie hebben beoordeeld, is het goed in te schatten of de training of workshop voldoet aan de wens van de collega s. Dat is een groot voordeel. De trainingskalender bieden wij iedere maand aan op intranet en is ook voor collega s uit buurgemeenten bedoeld (Uden, Landerd, Meijerijstad, Bernheze, Cuijk- Grave-Mill en de Belastingsamenwerking Oost-Brabant). Overigens brengt dit ook andere voordelen met zich mee, volgens Wilma: De inspiratiesessies tijdens de week zijn kosteloos. De trainers kunnen wel een kleine onkostenvergoeding krijgen, zoals materiaalkosten die nodig zijn om de inspiratiesessie te verzorgen. Doordat wij aangeven dat zij wellicht (betaalde) trainingen aan mogen bieden binnen de gemeente, is het voor trainers erg aantrekkelijk om mee te werken aan de week. 5 Gouden Tips 1 Maak een divers programma Zorg voor een vernieuwend programma wat aansluit bij de behoefte van de medewerkers. 2 Zorg dat het werk overgenomen kan worden door iemand anders Maak overzichten van de trainers, workshops, locaties, enz. Maak een draaiboek voor de week zelf en laat collega s helpen. Leg alles digitaal vast. 3 Heb persoonlijk contact met de trainers Stuur een inventarisatielijst met wat ze nodig hebben. Zorg voor een vast aanspreekpunt. Begeleid de trainers tijdens de week voor, (tijdens) en na de sessie. 4 Communiceer op tijd naar medewerkers Begin na de zomer met je communicatie. 5 Werk samen met buurgemeenten Door samen te werken wordt het een feestje van iedereen en niet alleen van jezelf. Maak gebruik van elkaars aanbod.