Vrijwilligersmanagement

Transcriptie

1

2 Het ideaal Hoe heerlijk zou het zijn om een ideale vrijwiligersorganisatie te hebben? Om een organisatie te hebben waarin iedereen tot zijn recht komt, de doelen worden behaald en samenwerken makkelijk loopt? Kenmerken van: De ideale vrijwilligersorgansiatie > Samen vanuit dezelfde missie aan het werk > Samen werken om het doel te bereiken > Gelijkwaardigheid tussen betaalde en onbetaalde medewerkers > Werken op basis van wederzijds respect Hoe bereik je dit ideaal? Er zijn verschillende stappen die je als vrijwilligersorgansiatie kunt nemen. Eén stap is door de manier waarop je de begeleiding van je vrijwilligers organiseert. Deze stap wordt ook wel vrijwilligersmanagement genoemd. In dit ebook vind je diverse handreikingen wat je als organisatie kunt doen in de verschillende fasen van de samenwerking met vrijwilligers. Pagina 1

3 Moeiteloos vrijwilligersmanagement Moeiteloos vrijwilligersmanagement begint met een goede basis. Als het fundamant goed is, kan je verder bouwen. De basis van vrijwilligermanagement bestaat uit de onderdelen: start, begeleiding en afscheid. Ieder onderdeel heeft zijn eigen elementen waarmee je het jezelf makkelijker kunt maken als organsiatie. Voor de start Dit ebook richt zich op de verschillende fasen in het vrijwilligerswerk. In de volgende hoofdstukken wordt dit verder uitgewerkt. Voor je vrijwilligersmanagement kunt uitvoeren, moeten er echter wel vrijwilligers zijn om te managen. Soms melden deze mensen zich uit zichzelf, soms moet je actief op zoek naar vrijwilligers. Hier volgen wat korte handreikingen voor een wervingstraject. Stel jezelf bij de werving de volgende vragen: > Hoe ziet je ideale vrijwilliger er uit? > Waar bereik je de ideale vrijwilliger? > Hoe wil je ideale vrijwilliger benaderd worden? > Wat maakt jou de ideale organisatie voor deze ideale vrijwilliger? Pagina 2

4 Startfase De startfase zet voor een groot deel de toon voor de verdere samenwerking. In deze fase kunnen vrijwilliger en organisatie uitkristalliseren of ze bij elkaar passen en of het werk bij de vrijwilliger past. Dit is een fase die zich kenmerkt door intensieve begeleiding. Dit vraagt een grote investering van beide partijen. Aannamegesprek Selectieprocedure > Voer een intakegesprek > Laat de kandidaat meedraaien op het gewenste vrijwilligersonderdeel > Laat de kandidaat meedraaien met een andere vrijwilliger die de geschiktheid kan beoordelen > Evalueer het meedraaien: Voldoen het werk, de organisatie en de vrijwilliger aan de verwachtingen? > Besluit samen of de kandidaat vrijwilliger wordt > Maak afspraken voor het komende half jaar Aan het werk > Maandelijks of twee maandelijks evaluatiegesprekken over taken, ontwikkeling in de functie, knelpunten en voortgang > Na half jaar afsluitend evaluatiegesprek (einde inwerkfase) Pagina 3

5 Begeleidingsfase De begeleidingsfase is in principe het grootste deel van de samenwerking. Continuering van de werkzaamheden en de werkrelatie staan hier centraal. De behoefte van vrijwilligers in deze fase bestaat uit passende begeleiding en de mogelijheden om zich (verder) te ontwikkelen. Begeleiding > Voortgangsgesprekken tussen vrijwilliger en formele begeleider - Bij voorkeur ieder kwartaal een contactmoment over hoe het gaat - Eén maal per jaar voortgangsgesprek met formele vastlegging > Afspraken over hoe om te gaan met vragen en knelpunten > Buddy of senior vrijwilliger aanwijzen voor inhoudelijke begeleiding Voortgangsgesprek Het voortgangsgesprek is een formeel moment. Beide partijen bespreken op gelijkwaardige basis hoe de samenwerking verloopt en hoe de taakinvulling verloopt. De inhoud en afspraken worden vastgelegd in een gespreksverslag. Bij voorkeur tekenen beide partijen het verslag. Pagina 4

6 Begeleidingsfase Inhoud > Evaluatie actiepunten vorige voortgangsgesprek of evaluatiegesprek (wat is er mee gedaan?) > Hoe functioneert de vrijwilliger? (Ten opzichte van de functie) > Hoe functioneert de begeleider / organisatie? (Ten opzichte van de afspraken over het begeleidingstraject) Ontwikkeling De meeste vrijwilligers geven aan dat zij zich graag willen ontwikkelen tijdens hun vrijwilligerswerk. Hoewel het trainingsaanbod vaak inhoudelijk is, staat verreweg de meeste vrijwilligers open voor zaken waardoor zij hun algemene competenties kunnen ontwikkelen. Naast trainingen worden groepsbijeenkomsten gericht op casusitiekbespreken ook erg gewaardeerd. Directe feedback tijdens de werkzaamheden en meelopen met elkaar bieden andersoortige ontwikkelmogelijkheden. Een door vrijwilligers vaak genoemde behoefte, die maar weinig voorkomt in de praktijk, is de mogelijkheid om scholing te volgen. Hierbij gaat het om formele opleidingen aan een opleidingsinstituut. Pagina 5

7 Afscheidsfase De afscheidsfase is de laatste fase van de samenwerking. Afronding van de werkzaamheden en afscheid staan nu centraal. Continuering en overdraagbaarheid van taken vragen speciale aandacht. Eindgesprek Afronding > Afsluiten van opdrachten en projecten > Overdraagbaar maken van taken > Inwerktraject vervanger vaststellen > Inwerken vervanger > Eindgesprek In het eindgesprek evaluaeer je de samenwerking en de relatie tussen vrijwilliger en organisatie. Zijn er aandachtspunten voor beide partijen. Speciale aandacht is gewenst voor wat goed ging envooraf gehandhaafd moet worden. Afscheid Biedt de vrijwillgier de mogelijkheid om afscheid nemen van collega's, de organsiatie, samenwerkingspartners en eventuele gasten / clienten / deelnemers. Pagina 6

8 Aan de slag Als je een nieue organisatie opstart, is het niet zo moeilijk. Dan begin je bij het begin. Dus letterlijk voor in dit boekje. Maar wat als je organisatie al lang draait? Waar begin je dan? Bij je bestaande vrijwilligers? Of juist bij de nieuwe vrijwilligers? Nieuwe vrijwilligers Bestaande vrijwilligers Start bij nieuwe vrijwilligers bij het begin, dus met een goede werving inclusief een intakegesprek. Plan in wat je kunt inplannen, dus de momenten in de aannamefase en voortgangsfase. Informeer je bestaande vrijwilligers over de veranderingen en benoem ook vooral het waarom van de veranderingen. Vergeet niet aan te geven, waarom het een verandering is die in hun voordeel is. Inventariseer of er mensen zijn die zitten te wachten op een gesprek, plan hen als eerste in. Plan ook die vrijwilligers in waar jij zelf graag mee in gesprek wilt. Plan vervolgens de rest. Pagina 7

9 Ik help je graag Wil jij liever een organisatie waar samen werken met en tussen vrijwilligers makkelijk gaat? Zoek je al heel lang naar manieren hoe je dat aanpakt? Weet dan dat ik je graag help! Wil je je vrijwilligers handvatten geven voor samenwerking? Als je manieren zoekt om je vrijwilligers te stimuleren in samenwerken en of communiceren, ga dan met mij aan de slag voor een passend trainingsprogramma. Wil je leren een moeizame samenwerking te verbeteren? Wil je aan de slag, maar vol je je onvoldoende vaardig. Neem dan deel aan mijn trainingen. Hierin krijg je handvatten voor een praktische en doelmatige aanpak. Heb je een stroeve samenwerking waar je niet meer uit komt? Je bent aan de slag gegaan met het conflict, maar komt er niet uit. Kijk dan eens of mijn bemiddelingstraject een uitkomst biedt. Wil je liever persoonlijk met mij aan de slag? Heb je liever persoonlijke begeleiding over langere tijd? Kijk dan eens bij mijn coachingstrajcten. Als je kortdurend en met hoge impact aan de slag wil, kan ik je helpen met mijn focus sessie. Simpel en Duidelijk ondersteunt vrijwilligersorgansaities bij divere onderdelen van vrijwilligersmanagement. Specialiteit van Simpel en Duidelijk is het verbteren van een verstoorde samenwerking tussen organisatie en vrijwilligers of tussen vrijwillgers onderling.