Onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het proces Behandelen bezwaarschriften

Transcriptie

1 Onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het proces Behandelen bezwaarschriften Status Definitief Versie 3.0 Rotterdam, 30 mei 2012

2 Inhoud Inleiding Opdracht Het proces Behandelen bezwaarschriften De resultaten van het onderzoek

3 Inleiding Het bestuur van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) heeft op 24 november 2010 opdracht gegeven om een onderzoek uit voeren naar de afhandeling van bezwaarschriften bij HHSK. Het bestuur van HHSK heeft op grond van artikel 109a uit de Waterschapswet de mogelijkheid om, separaat aan de reguliere verantwoording, een onderzoek uit te laten voeren. Een dergelijk onderzoek levert een bijdrage aan de toezichthoudende en controlerende rol van de verenigde vergadering. Ook kan de verenigde vergadering de resultaten gebruiken in haar externe verantwoording. Het onderzoek is uitgevoerd door HHSK. De vraagstelling en onderzoeksopzet is afgestemd met de portefeuillehouder juridische zaken (de Dijkgraaf) en de ambtelijke opdrachtgever (de concerncontroller van HHSK). In het onderzoek zijn relevante functionarissen geïnterviewd. Daarnaast heeft er een deskresearch plaatsgevonden over de beschikbaar gestelde informatie. In deze rapportage wordt verslag gedaan van het onderzoek. 3

4 1 Opdracht De onderzoeksvragen De onderzoeksvragen waren: 1. Wat is de kwaliteit van de procedure (in termen van kwantitatieve kengetallen hieronder beschreven aan de hand van de uitkomsten van procedures die een indicatie geven van de mate van professionaliteit)? 2. Wat is de betekenis van bezwaarschriften. Hoeveel potentiële zaken zijn er op jaarbasis die tot een bezwaarschrift zouden kunnen leiden, in welke mate leidt dit tot een bezwaarschrift (percentage), hoe vaak leidt een bezwaarschrift vervolgens tot een procedure (percentage), in welke mate wordt de uitkomst van de procedure bekrachtigd? 3. Hoeveel bezwaarschriften worden niet op tijd afgehandeld? Het niet op tijd afhandelen van bezwaarschriften kan tevens leiden tot het toestaan van situaties die tegen het beleid van HHSK in gaan. Hiertoe zal inzicht worden gegeven in de hoeveelheid bezwaarschriften, de afloop en de doorlooptijd. 4. Hoe verloopt het proces bij de intake van bezwaarschriften? 5. Wat is de kwaliteit van de procedure in de wijze waarop de actoren in de organisatie functioneren (commissie, secretariaat, rol primaire afdelingen)? 6. Worden bij de uitvoering van het proces in voldoende mate waarborgen ingebouwd waardoor cruciale functies gescheiden blijven, met andere woorden: Kunnen de bij de werkzaamheden betrokken actoren met voldoende onafhankelijkheid hun functie hier uitoefenen? De onderzoeksvragen zijn bepaald door de portefeuillehouder juridische zaken (dijkgraaf) in overleg met de ambtelijk opdrachtgever (de concerncontroller namens de directie). De onderzoeksopzet Het onderzoek bestond uit deskresearch op de beschikbare gegevens. Verder zijn er interviews gehouden met vertegenwoordigers van alle betrokken entiteiten: het college (dijkgraaf), de Commissie voor de bezwaarschriften (secretaris) en de afdelingen Vergunningverlening en Handhaving, Bedrijfsadvies en Ondersteuning en Watersystemen (afdelingshoofden). Van de gesprekken zijn verslagen gemaakt. Deze verslagen zijn door de geïnterviewden geverifieerd. De uitspraken van geïnterviewden met betrekking tot de wijze waarop zaken in de praktijk worden afgewikkeld zijn in het onderzoek niet geverifieerd. Evenmin is de inhoudelijke kwaliteit van het werk van individuele medewerkers die betrokken zijn bij het bezwaarschriftenproces of van de geleverde producten onderzocht. Hierover wordt dan ook in het rapport geen oordeel gegeven. Over de interpretatie en specificatie van de cijfers zijn aanvullende gesprekken gevoerd met de secretaris en juridisch adviseurs van de bestuursvertegenwoordigende afdeling. Op basis van de interviewverslagen en de resultaten van de deskresearch hebben de onderzoekers bevindingen gedaan, conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Het onderzoek heeft betrekking op de jaren 2010 en Gekozen is voor een periode van twee jaar, zodat de onderzoeksresultaten een goed gefundeerd beeld geven van de situatie omtrent de afhandeling van bezwaarschriften. Alle belangrijke keuzes in de aanpak van de onderzoekers zijn gemaakt in overleg met en goedgekeurd door de ambtelijk opdrachtgever. 4

5 2 Het proces Behandelen bezwaarschriften Het proces Behandelen bezwaarschriften Het proces Behandelen bezwaarschriften is vastgelegd in de door HHSK vastgestelde bezwaarschriftprocedure. Deze procedure heeft tot doel om tot een eventuele heroverweging van het primaire besluit te komen. Aan de bezwaarschriftprocedure gaat een fase van besluitvorming vooraf en volgt in sommige gevallen een gang naar de bestuursrechter (beroepsprocedure). Dit is als volgt vereenvoudigd weergegeven: Besluitvorming Bezwaarschrift procedure Bestuursrechter Figuur 1. Fasen rond bezwaarschriftprocedure Een besluit is een schriftelijk kenbaar gemaakte beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Het recht om tegen een besluit in bezwaar te gaan is beperkt tot belanghebbenden. Een belanghebbende is diegene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken. Of een betrokkene ook belanghebbende is, kan door verschillende partijen anders worden beoordeeld. Er zijn besluiten waartegen geen bezwaar kan worden gemaakt. Zo kan tegen een peilbesluit en sommige vergunningen geen bezwaar worden gemaakt omdat dat besluit is voorbereid met toepassing van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure. Soorten bezwaarschriften De bezwaarschriften die in dit onderzoek worden behandeld hebben voornamelijk betrekking op vergunningen of op handhaving zaken. De bezwaren op vergunningen betreft de verleende en geweigerde vergunningen die op grond van de Keur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard en de Waterwet zijn verleend. Dit is de meest omvangrijke categorie qua besluiten. HHSK verleent ook ontheffingen op grond van de Wegenverordening. Daarop wordt ook toezicht gehouden en gehandhaafd. Bij de bezwaarschriften tegen vergunningen gaat het om: Het weigeren of intrekken van een vergunning De voorschriften die aan een vergunning zijn verbonden Het opstellen van maatwerk voorschriften Het verlenen van een vergunning aan derden. De bezwaren op handhavingzaken betreffen: Het opleggen van een last onder bestuursdwang Het opleggen van een last onder dwangsom Verzoeken tot handhaving Beschikkingen in het kader van de Wrakkenwet De beschikking omtrent de toepassing van bestuursdwang op verzoek van een derde en/of verzoek tot innen van de last onder dwangsom De kostenbeschikking bij bestuursdwang De invorderingsbeschikking bij de last onder dwangsom. De bezwaarschriftprocedure Het doel van de bezwaarschriftprocedure is een heroverweging van het primaire besluit met eventueel het herstel van gebreken door het hoogheemraadschap. Anders dan de rechter dient het bestuursorgaan zich bij deze heroverweging niet te beperken tot de 5

6 rechtmatigheid van het primaire besluit, maar dient het ook aandacht te besteden aan beleidsaspecten voor zover de wet daartoe de ruimte biedt. Een ander belangrijk doel van de bezwaarschriftprocedure is het zoveel mogelijk voorkomen van een gang naar de bestuursrechter. Op grond van de Verordening behandeling bezwaren Schieland en de Krimpenerwaard is een adviescommissie ingesteld als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). De onafhankelijke bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) bestaat uit leden met een juridische, bestuurlijke en/of technische achtergrond. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris in dienst van HHSK. De ambtelijk secretaris is een medewerker van het cluster Juridisch Advies en Vastgoed. Het proces Behandelen bezwaarschriften start zodra het bezwaarschrift is ontvangen. Over de bezwaren die zijn doorgeleid naar de secretaris van de commissie dient eerst overleg te worden gevoerd tussen de juridisch adviseur en de ambtelijk vertegenwoordiger van het bestuur. Wordt het bezwaar door de ambtenaren gegrond (gerechtvaardigd) geacht, dan trekt HHSK het besluit in en wordt ook de bezwaarde verzocht het bezwaar in te trekken. Wordt het bezwaar ongegrond geacht, dat wil zeggen niet steunend op een goede grondslag, dan wordt optioneel contact opgenomen met de bezwaarde om te bezien of het bezwaar op informele wijze ingetrokken kan worden, waarna het bezwaarproces kan worden beëindigd. Als het bezwaar niet gegrond is en de indiener niet bereid is het bezwaar in te trekken, volgt veelal een uitnodiging voor een hoorzitting met de bezwaarschriftencommissie. De commissie beoordeelt bij een ontvankelijk bezwaar op grondslag daarvan het besluit en toetst daarbij aan de geldende regelgeving, de beleidsregels van het hoogheemraadschap en aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en volgt daarbij de procedure zoals vastgelegd in de Awb en de Verordening behandeling bezwaren Schieland en de Krimpenerwaard. Alvorens haar advies op te stellen nodigt de commissie, in de meeste gevallen, de partijen tot het deelnemen aan een hoorzitting. Tijdens de zitting van de commissie kan de bezwaarde zijn/ haar overwegingen nader toelichten, kan het bestuursorgaan haar standpunt verdedigen en kunnen, afhankelijk van de casus, ook andere belanghebbenden worden gehoord. Partijen worden op basis van gelijkwaardigheid behandeld en krijgen op die manier ook de gelegenheid om op elkaars standpunten te reageren. Een juridisch beleidsadviseur van de afdeling Vergunningverlening & Handhaving treedt bij mandaat op als vertegenwoordiger van het college. Afhankelijk van de casus wordt de bestuursvertegenwoordiger vergezeld door een handhaver, vergunningverlener of beleidsadviseur van de primaire afdeling. De commissie stelt bijgestaan door de secretaris - een advies op voor het college. Een juridisch adviseur, evenals de secretaris werkzaam binnen het cluster Juridisch Advies en Vastgoed, kan het advies van de commissie volgen of daar tegenin gaan ( contrair gaan ) en stelt, aangevuld met het commentaar van de bestuursvertegenwoordiger, een voorstel op waarover het college een besluit neemt. De beslistermijn op bezwaren bedraagt volgens de Awb, inclusief de mogelijkheid tot verdaging met 6 weken, maximaal 18 weken. 6

7 3 De resultaten van het onderzoek Wat is de kwaliteit van de procedure (in termen van kwantitatieve kengetallen, beschreven aan de hand van de uitkomsten van procedures die een indicatie geven van de mate van professionaliteit)? Wat is de betekenis van bezwaarschriften? Hoeveel potentiële zaken zijn er op jaarbasis die tot een bezwaarschrift zouden kunnen leiden, in welke mate leidt dit tot een bezwaarschrift (percentage), hoe vaak leidt een bezwaarschrift vervolgens tot een procedure (percentage), in welke mate wordt de procedure gewonnen, c.q. verloren? Bevindingen Aantal besluiten en het aantal bezwaren In tabel 1 is een overzicht opgenomen van het aantal besluiten en het aantal binnengekomen bezwaren Door het college verleende/geweigerde vergunningen Door het college genomen bestuursdwangbesluiten in handhavingzaken Door het college genomen dwangsombesluiten 5 19 Aantal hierop binnengekomen bezwaren 8 (1,1%) 16 (3%) Tabel 1. Aantal potentiële zaken Overigens wijken de genoemde aantallen af van het totaal in dat jaar behandelde bezwaarschriften, aangezien deze getallen niet per se gaan over wat in dat jaar is ingediend en zijn beperkt tot de aan vergunningen en handhaving gerelateerde zaken. Een deel van de bezwaarschriften die in de procedure zijn opgenomen, wordt via informeel overleg opgelost door de ambtelijke organisatie. Tabel 2 laat zien dat er regelmatig informeel overleg heeft plaatsgevonden. In 2011 is in die gevallen ruim de helft van de bezwaren ingetrokken. In 2010 is in alle gevallen van informeel overleg het bezwaar ingetrokken. afgehandeld informeel bezwaar overleg met ingetrokken na Jaar bezwaarde overleg Tabel 2. Informeel overleg Er blijkt sprake te zijn van binnenkomende bezwaren op handhavingzaken naar aanleiding van de schouw dagelijks onderhoud, die al via informeel overleg door de bestuursvertegenwoordigers zijn opgelost. Deze zaken zijn niet bij de secretaris bekend en komen dus niet in de bezwaarschriftprocedure en registratie. De redenen hiervoor zijn vooral verkeerde tenaamstelling, verzoek om uitstel, werkzaamheden voltooid, 7

8 persoonlijke omstandigheden. In 2010 betrof dit 10 zaken betreffende de schouw van 2009 en in 2011 betrof dit 15 zaken betreffende de schouw Daardoor geven de gegevens in tabel 2 een enigszins vertekend beeld. Tabel 3 geeft inzicht in de afloop van de behandelde bezwaarschriften in 2006 t/m Voor een goed totaalbeeld zijn alle behandelde bezwaarschriften (niet alleen bezwaren op vergunningen en handhaving zaken) in het overzicht opgenomen. Jaar ontvangen afgehandeld Niet ontvankelijk Besluit of bezwaar ingetrokken tijdens behandeling en/of hoorzitting Besluit herroepen of bezwaar gegrond deels gegrond ongegrond doorgezonden of anders Werk voorraad per 31/ Tabel 3. Uitkomsten van behandeling bezwaarschriften De cijfers in tabel 3 laten zien dat in 2011 geen bezwaar gegrond is gebleken. Meer dan de helft was ongegrond en nagenoeg alle overige bezwaren zijn gedurende de procedure ingetrokken. In 2010 zijn 3 van de 19 behandelde bezwaren gegrond verklaard of herroepen. Overigens wordt bij de behandeling van bezwaarschriften de term gegrond zoveel mogelijk voorkomen, omdat dit bij de bezwaarde kan leiden tot misverstanden. De term gegrond hoeft namelijk niet te leiden tot een voor de bezwaarde gunstige uitkomst. Het kan ook betekenen dat HHSK haar besluit beter moet motiveren, waarna alsnog tot nietontvankelijkheid kan worden besloten. Het aantal bezwaren dat leidt tot een beroepszaak Op de 8 bezwaarschriften die in 2010 naar aanleiding van genomen besluiten (gerelateerd aan vergunningen en handhaving) zijn ingediend, zijn 2 beroepschriften gevolgd. Voor de 12 bezwaarschriften op de genomen besluiten (gerelateerd aan vergunningen en handhaving) in 2011 is tot op heden eenmaal beroep ingesteld. Het aantal beroepszaken dat door de rechter wordt bekrachtigd De vier behandelde beroepszaken in 2010 zijn allemaal bekrachtigd bij de rechter. Van de behandelde beroepszaken in 2011 zijn er twee bekrachtigd door de rechter. Van één zaak is de uitkomst nog niet bekend. Beroepszaken Beslissing Aanhangig Jaar bekrachtigd per 31/ Tabel 4. Beroepszaken 8

9 Hoeveel bezwaarschriften worden niet op tijd afgehandeld? Het niet op tijd afhandelen van bezwaarschriften kan tevens leiden tot het toestaan van situaties die tegen het beleid van HHSK in gaan. Hiertoe zal inzicht worden gegeven in de hoeveelheid bezwaarschriften, de afloop en de doorlooptijd. Bevindingen In 2010 zijn 19 bezwaarschriften afgehandeld, waarvan er 6 buiten de termijn zijn gevallen. afgehandeld Tijdig (18 weken na gemiddelde verstrijken netto bezwaar afhandeling dwangsom Jaar termijn) termijn verbeurd , ,5 0 Tabel 5. Afhandelingtermijn en dwangsommen Ter illustratie op de overschrijdingen in 2010 wordt hieronder een toelichting op drie zaken gegeven: 1. Een principiële zaak waarbij de casus bestuurlijk gevoelig lag en de juridisch beleidsadviseur en de vertegenwoordiger van het bestuur niet op één lijn konden komen. Er is geëscaleerd tot en met de afdelingshoofden (V&H, BAO en Watersystemen). Bovendien is de portefeuillehouder betrokken bij het opstellen van het collegevoorstel. 2. Een bezwaarschrift dat samenhing met een ander besluit waartegen ook bezwaar was gemaakt. Uiteindelijk is het belang aan het bezwaar vervallen en was er geen inhoudelijke behandeling nodig, dit werd echter pas duidelijk nadat de wettelijke behandeltermijn was verstreken. 3. Een bezwaarschrift waarvan al snel duidelijk was dat het niet inhoudelijk behandeld hoefde te worden. Op het verzoek aan de bezwaarde om te overwegen het bezwaar in te trekken of te besluiten het bezwaar te handhaven, heeft HHSK geen reactie gekregen. Daardoor bleef de formele intrekking lange tijd uit. In 2011 zijn er 23 bezwaarschriften afgehandeld; daarvan zijn er 3 buiten de termijn afgehandeld. Hieronder volgt een korte toelichting op deze drie zaken: 1. Een zaak die erg lastig was mede door het uitgebreide bezwaarschrift. Het kostte veel tijd om alle gronden goed te beoordelen, waardoor de zaak niet binnen de termijn kon worden afgehandeld. 2. Een bezwaarschrift waarbij, na het schrijven van het concept advies, bleek dat de hiervoor verstrekte en gebruikte informatie niet juist was. Herschrijven van het advies heeft extra tijd gekost, mede doordat er tijdelijke vervanging was op de positie van de secretaris. 3. Een lastige zaak die tot een tijdrovende discussie heeft geleid onder de commissieleden, vanwege de na de hoorzitting door HHSK geleverde onderbouwing. De gemiddelde afhandelingtermijn van een bezwaarschrift (16,5 weken) ligt dicht tegen de bezwaartermijn van 18 weken aan. 9

10 Er is ook gekeken naar het aantal bezwaren bij naburige waterschappen (zie tabel 6 en tabel 7). GEGEVENS 2010 HHSK DELFLAND RIJNLAND Aantal ingediende bezwaarschriften Aantal beslissingen buiten de termijn 6? 18 Aantal betaalde dwangsommen in het kader van de Wet dwangsom Tabel 6. Het aantalbezwaren bij andere waterschappen (2010). GEGEVENS 2011 HHSK DELFLAND RIJNLAND Aantal ingediende bezwaarschriften Aantal beslissingen buiten de termijn 4? 0 Aantal betaalde dwangsommen in het kader van de Wet dwangsom Tabel 7. Het aantal bezwaren bij andere waterschappen (2011). Conclusies Van de bezwaren wordt circa 25% te laat afgehandeld. In een aantal gevallen is dat bewust gebeurd vanwege bijzondere omstandigheden waarbij dit in het voordeel van de bezwaarde zou zijn geweest. Een percentage van 25% te late afhandeling is te hoog. Bovendien brengt het risico s met zich mee in het kader van de wet dwangsom. De gemiddelde afhandelingtermijn van een bezwaarschrift ligt (te) dicht bij de maximale afhandelingtermijn. Ook hier brengt dit risico s met zich mee in het kader van de wet dwangsom. Alle bezwaartrajecten die tot een beroepszaak hebben geleid, zijn bekrachtigd door de rechter. Hieruit kan worden afgeleid dat de bezwaarprocedure de eerder geschetste doelstelling bereikt. De managementinformatie over de bezwaarprocedures is nog onvoldoende geborgd. Verder vindt er geen periodieke evaluatie plaats van de oorzaken van de ingediende bezwaarschriften. Hierdoor is onvoldoende helder wat de oorzaken zijn van bezwaren. Aanbevelingen De 1 e aanbeveling is om hogere prioriteit te geven aan snellere afhandeling van bezwaarschriften door onder meer de regiefunctie van het secretariaat te verzwaren en het management van HHSK meer prioriteit en sneller capaciteit te laten geven aan de afhandeling van bezwaarschriften. De 2 e aanbeveling is om de informatievoorziening over de bezwaarprocedure op te nemen in de periodieke management- en verantwoordingsinformatie en hierbij aandacht te besteden aan de doorlooptijden en de oorzaken van de ingediende bezwaren om hiermee het nuttig effect van de bezwaarprocedure te vergroten. 10

11 Hoe verloopt het proces bij de intake van bezwaarschriften? Bevindingen De mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar wordt aan ingezetenen adequaat en consequent bekend gemaakt. Bovendien is het duidelijk waar ze zich moeten melden en wordt een ontvangstbevestiging in bijna alle gevallen tijdig bij de bezwaarde afgeleverd. Wanneer een bezwaar binnenkomt, krijgt de bezwaarde van de secretaris van de commissie een schriftelijke toelichting op de procedure. Volgens de procedure dient een bezwaarschrift zo spoedig mogelijk in handen van de commissie te komen. Echter, sommige bezwaren als gevolg van de schouw dagelijks onderhoud worden aangehouden door de bestuursvertegenwoordiging, omdat verwacht wordt dat deze zaken informeel en snel op te lossen zijn. Het betreft correspondentie en brieven die in de bezwaarperiode naar aanleiding van de bestuursdwangbesluit zijn binnengekomen. (Het betreft hier dus niet reacties op de schouw die als zienswijze zijn afgehandeld.) Op deze wijze hoeft de commissie zich niet te buigen over zaken waarvoor heroverweging niet nodig en niet bedoeld is, zo is de motivatie. De secretaris is niet altijd op de hoogte van deze bezwaarschriften. Soms maakt een indiener van een bezwaar een procedurefout. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift niet is ondertekend, als de gronden ontbreken of als het bezwaarschrift te laat is ingediend. Als er sprake is van een verzuim dat op grond van de Algemene wet bestuursrecht hersteld kan worden, wordt de indiener van het bezwaar hiertoe in de gelegenheid gesteld. Binnen de grenzen van de wet gaat de secretaris hier klantgericht en flexibel mee om. Denk aan een bezwaarschrift dat per wordt ingediend en waarop dus een handtekening ontbreekt. De secretaris is dan behulpzaam bij het zoeken naar een praktische oplossing. De procesbeschrijving schrijft voor dat het bezwaarschrift direct na de ontvangst door de secretaris wordt besproken door de secretaris, de juridisch adviseur en de bestuursvertegenwoordiger. Uit interviews blijkt dat dit niet altijd gebeurt. Wordt het bezwaar na informeel overleg ingetrokken, dan gebeurt dit als gevolg van nieuwe inzichten bij de bezwaarde of omdat de bezwaarde zelf maatregelen treft. Dit gebeurde zowel in 2010 als in 2011 drie keer. Gedurende de bezwaarprocedure, voordat de hoorzitting plaatsvindt, worden besluiten na informeel overleg ook wel door HHSK ingetrokken of gewijzigd. In 2010 is dit één maal voorgekomen en in 2011 drie maal. Conclusie Er is een informeel voortraject voor bezwaarschriften. Een ingediend bezwaarschrift wordt niet altijd formeel ingenomen en geregistreerd maar wordt soms informeel afgehandeld. Hierdoor is er onvoldoende zicht en grip op het werkelijke aantal ingediende bezwaarschriften. Een door de secretaris ontvangen bezwaarschrift wordt niet altijd conform de procedure besproken met de juridisch adviseur en de bestuursvertegenwoordiger. Aanbeveling De 3 e aanbeveling is om alle ontvangen bezwaarschriften te allen tijde te registreren en te melden aan de secretaris van de commissie. De 4 e aanbeveling is om alle bezwaarschriften te allen tijde door te spreken met de secretaris, de juridisch adviseur en de bestuursvertegenwoordiger. 11

12 Wat is de kwaliteit van de procedure in de wijze waarop de actoren in de organisatie functioneren (commissie, secretariaat, rol primaire afdelingen)? Bevindingen De organisatie rondom bezwaarschriften is goed ingericht, voor zowel de afzonderlijke actoren als in samenhang met elkaar, conform wettelijke, maatschappelijke en bestuurlijke vereisten. In de interviews zijn wel een aantal verbeterpunten genoemd. Zo zou de secretaris een grotere regierol kunnen vervullen, zou de ambtelijk bestuursvertegenwoordigers een grotere rol kunnen spelen en zou het nuttig zijn om de aanwezigheid ter zitting van de juridisch adviseurs te verplichten. Uit de interviews bleek verder dat de commissie soms zaken betrekt die buiten het eigenlijke besluit en/of het oorspronkelijke bezwaar vallen. Conclusie De organisatie biedt op zich voldoende waarborgen voor een zorgvuldige afhandeling van bezwaarschriften. Wel is het zo dat geïnterviewden op diverse punten verbeterpunten hebben aangedragen waardoor geconcludeerd kan worden dat de bestaande procedure op een aantal punten nog verder kan worden verbeterd. Aanbevelingen De 5 e aanbeveling is om de bestaande procedure met betrokkenen te evalueren en waar nodig verbeteringen door te voeren. De 6 e aanbeveling is om in alle gevallen een voorbereidend advies aan de commissie voor te leggen, zodat de bijdrage van de commissie naar verwachting vaker binnen de kaders van het oorspronkelijke bezwaar en besluit zullen blijven. De 7 e aanbeveling is om de juridisch adviseurs bij de hoorzittingen aanwezig te laten zijn. Zij stellen immers de collegevoorstellen op nadat de commissie advies heeft uitgebracht en door aanwezigheid wordt een extra mogelijkheid benut om het advies te optimaliseren. 12

13 Worden bij de uitvoering van het proces in voldoende mate waarborgen ingebouwd waardoor cruciale functies gescheiden blijven, met andere woorden: Kunnen de bij de werkzaamheden betrokken actoren met voldoende onafhankelijkheid hun functie hier uitoefenen? Bevindingen De procedure afhandelen bezwaarschriften en de samenstelling van de bezwaarcommissie bevatten voldoende waarborgen voor een zorgvuldige, objectieve en onafhankelijke afhandeling van bezwaarschriften. Uiteraard is het wel zo dat betrokken functionarissen elkaar kennen en regelmatig zien waardoor zij invloed op elkaar zouden kunnen uitoefenen. Conclusie Er zijn in de procedure en de samenstelling van de commissie voldoende waarborgen ingebouwd. Aanbevelingen Geen 13