Procedure Bezwaar en Beroep certificering arbodiensten

Transcriptie

1 Procedure Bezwaar en Beroep certificering arbodiensten Inleiding Deze procedure is opgesteld om te waarborgen dat een zienswijze, bezwaar, beroep of klacht op een correcte en tijdige wijze worden verwerkt en afgehandeld. We waarderen alle feedback die ons helpt onze services continu te verbeteren. Deze procedure is geldig voor Arbodiensten die een certificatieovereenkomst hebben met DNV GL, met betrekking tot het Certificatieschema Arbodiensten d.d. 9 november Adressen U kunt uw klacht of bezwaar per of per post kenbaar maken aan: DNV GL Business Assurance B.V. Afd. Technical - klachten/bezwaren Postbus AN, Rotterdam, Nederland adres: ComplaintsBNL@dnvgl.com Zienswijze Een zienswijze is een reactie van een klant aan DNV GL BUSINESS ASSURANCE op het voornemen tot weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst, bij het voornemen een belangrijke afwijking vast te stellen, bij het voornemen tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst. De zienswijze wordt ingediend bij DNV GL BUSINESS ASSURANCE. Bezwaar Onder bezwaar wordt verstaan klacht/ protest van een klant tegen het besluit van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst, het vaststellen van een belangrijke afwijking, bij het besluit tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst. Het bezwaar wordt ingediend bij DNV GL BUSINESS ASSURANCE. Tegen het besluit van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot een onvoorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst is bezwaar mogelijk, behalve in de gevallen waarin een onvoorwaardelijke schorsing volgt na een voorwaardelijke schorsing. Beroep Onder beroep wordt verstaan: het instellen van beroep bij een bestuursrechter tegen het besluit van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot weigering van afgifte van het Certificaat Rev0 Pagina 1 of 6

2 Arbodienst, het vaststellen van een belangrijke afwijking, bij het besluit tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst. Klacht Onder een klacht wordt verstaan een uiting van onvrede richting DNV GL - Business Assurance die gerelateerd zijn aan: 1. Onze diensten, zowel inhoudelijk als onze prestaties, en onze wijze van bedrijfsvoering. 2. Diensten en prestaties van een gecertificeerde klant van DNV GL, gerelateerd aan de onderdelen die door DNV GL tijdens de audit zijn getoetst. Rev0 Pagina 2 of 6

3 PROCEDURE BIJ ZIENSWIJZE De arbodienst heeft tien werkdagen de tijd heeft voor het indienen van een zienswijze, te rekenen vanaf datum van de dagtekening van de brief. Een zienswijze kan worden ingediend bij DNV GL BUSINESS ASSURANCE per of brief bij het voornemen van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst, bij het voornemen een belangrijke afwijking vast te stellen, bij het voornemen tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst. 1. Zienswijze melden Bij het indienen van een zienswijze dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld: Naam van de persoon die de zienswijze indient Bedrijfsnaam (zoals in het contract tussen DNV GL Business Assurance en de klant) Postadres en/of adres Verwijzing naar de dienst, kantoor, business area etc. De reden van de zienswijze 2. Zienswijzeregistratie Alle zienswijzen worden geregistreerd door DNV GL Business Assurance 3. Zienswijzeafhandeling Er zal een persoon worden benoemd die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de zienswijze. 4. Reactie op zienswijze Uiterlijk binnen vijf werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging van uw zienswijze. 5. Nemen van maatregelen De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de zienswijze zal zorgdragen dat een analyse van de zienswijze plaatsvindt en op basis daarvan besluiten of de beslissing tot het nemen van weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst, bij het voornemen een belangrijke afwijking vast te stellen, bij het voornemen tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst bijstelling behoeft. Het besluit over de zienswijze zal binnen vijf werkdagen genomen worden, te rekenen vanaf datum van de dagtekening van de brief of datum van de Schriftelijke beslissing Een door DNV GL Business Assurance geautoriseerde persoon stuurt een schriftelijke beantwoording van de zienswijze, met hierin de uitkomst van het onderzoek en de eventuele maatregelen. Als de zienswijze niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, dan kunt u hiertegen een bezwaar indienen (zie bezwarenprocedure). Rev0 Pagina 3 of 6

4 PROCEDURE BIJ BEZWAAR Wanneer een arbodienst het niet eens is met het besluit van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst, het vaststellen van een belangrijke afwijking, bij het besluit tot de voorwaardelijke, onvoorwaardelijke schorsing en intrekking van het Certificaat Arbodienst, dan kan bezwaar worden ingediend. De termijn voor het indienen van een bezwaar bedraagt zes weken en vangt aan op het moment van de dagtekening van de brief. Tegen het besluit van DNV GL BUSINESS ASSURANCE tot een onvoorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst is bezwaar mogelijk, behalve in de gevallen waarin een onvoorwaardelijke schorsing volgt na een voorwaardelijke schorsing. Het volgende is dan van toepassing: 1. Bezwaren melden Bij het indienen van een bezwaar dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld: Naam van de persoon die het bezwaar indient Bedrijfsnaam (zoals in het contract tussen DNV GL en de klant) Dagtekening Postadres en/of adres Een omschrijving van het bestreden besluit De reden van het bezwaar Het bezwaarschrift schort de werking van het besluit niet op. Het bezwaarschrift leidt tot heroverweging van het besluit waartegen het is gericht Het bezwaar wordt niet-ontvankelijk verklaard indien niet aan de gestelde termijn van indienen wordt voldaan. Dit geldt niet als de indiener aantoont dat hij redelijkerwijs niet in verzuim is geweest. 2. Registratie Het bezwaarschrift wordt gemeld bij de kwaliteitsmanager die het bezwaar registreert. DNV GL Business Assurance neemt kennis van het bezwaarschrift en bevestigt binnen twee weken de ontvangst. Alle bezwaren worden geregistreerd door DNV GL Business Assurance. 3. Afhandeling DNV GL Business Assurance biedt gelegenheid tot het horen van de indiener. Het horen betreft met name de vakinhoudelijke aspecten die geleid hebben tot het besluit en dient binnen in beginsel zes weken na het vaststellen dat een hoorprocedure aan de orde is, plaats te vinden. Het horen kan geschieden door DNV GL Business Assurance of door één of meer door DNV GL Business Assurance benoemde ter zakenkundige. Deze persoon mag niet eerder betrokken zijn in de besluitvorming rondom de kwestie. Het horen geschiedt door een persoon of personen die niet betrokken is/zijn geweest bij de voorbereiding van het besluit, en geen Rev0 Pagina 4 of 6

5 binding hebben met de belanghebbende. Het horen geschiedt op een door DNV GL Business Assurance te bepalen tijdstip binnen de gangbare kantooruren. Relevante stukken kunnen tot 10 dagen voor de hoorzitting worden ingediend en liggen gedurende een week voor de zitting ter inzage. Van het horen wordt afgezien indien het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is, inmiddels aan het bezwaar is tegemoetgekomen, of indien belanghebbende verklaart hiervan geen gebruik te maken. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt bij de beslissing op het bezwaar gevoegd. De hoorcommissie brengt tevens advies aan DNV GL Business Assurance. 4. Beslissing op het bezwaarschrift DNV GL Business Assurance beslist aan de hand van de haar ter beschikking staande gegevens binnen zes weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. De beslistermijn kan eenmaal met ten hoogste 6 weken worden verlengd. Daarna kan de termijn slechts met toestemming van de belanghebbende worden verlengd. DNV GL Business Assurance zal, bij het gegrond verklaren van het bezwaar, de beslissing herroepen en een nieuwe beslissing ter zake nemen. Van haar beslissing op het bezwaar zal DNV GL Business Assurance de onderbouwing en motivering aan belanghebbende meedelen. 5. Bestuursrechter Indien de inhoud of strekking van de nieuwe beslissing de belanghebbende hiertoe aanleiding geeft, dient hij zich in voorkomend geval te wenden tot de bestuursrechter. DNV GL Business Assurance zal de belanghebbende in haar beslissing op bezwaar wijzen op deze mogelijkheid PROCEDURE BIJ BEROEP Indien de arbodienst het niet eens is met de beslissing van DNV GL - Business Assurance op het bezwaar dan kan de arbodienst in beroep gaan bij de bestuursrechter. De termijn voor het indienen van een beroepschrift bedraagt zes weken, te rekenen vanaf de datum van de dagtekening van de brief van de schriftelijke beslissing van DNV GL BUSINESS ASSURANCE op het ingediende bezwaar. Rev0 Pagina 5 of 6

6 PROCEDURE BIJ KLACHTEN 1. Klachten melden Bij het indienen van een klacht dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld: Naam van de persoon die de klacht indient Bedrijfsnaam (zoals in het contract tussen DNV GL en de klant) Postadres en/of adres Verwijzing naar de dienst, kantoor, business area etc. De reden van/voor de klacht (!) Indien het om een klacht gaat over een gecertificeerde klant van DNV GL, dient deze klacht eerst te worden ingediend bij de desbetreffende klant van DNV GL alvorens deze door DNV GL in behandeling kan worden genomen. 2. Klachtenregistratie Alle klachten worden geregistreerd door DNV GL Business Assurance. 3. Klachtenafhandeling Er zal een persoon worden benoemd die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht. De manager van de betreffende afdeling wordt op de hoogte gesteld. 4. Reactie op klacht Uiterlijk binnen vijf werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging van uw klacht. 5. Nemen van maatregelen De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht (die niet bij de casus betrokken is geweest) zal zorgdragen dat een analyse van de klacht plaatsvindt en op basis daarvan besluiten of een onmiddellijke of correctieve maatregel noodzakelijk is. Indien dit het geval is, ook geïmplementeerd wordt. In geval van herhaalde klachten van dezelfde klager en in geval van beroep zal gebruik worden gemaakt van onpartijdig personeel. De genomen maatregelen worden in de DNV GL klachtendatabase opgenomen. 6. Schriftelijke beslissing Een door DNV GL geautoriseerde persoon (die niet bij de casus betrokken is geweest) stuurt een schriftelijke beantwoording van de klacht, met hierin de uitkomst van het onderzoek en de eventuele maatregelen. Als de klacht niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, dan kunt u hiertegen een bezwaar indienen (zie bezwarenprocedure). 7. Vertrouwelijkheid Klachten die betrekking hebben op de handelingen en/of prestaties van een van onze klanten zullen worden doorgestuurd naar de desbetreffende klant ter beoordeling en beantwoording. Alle overige klachten en bezwaren zullen vertrouwelijk worden behandeld, tenzij anders is overeengekomen met degene die de klacht heeft ingediend. Rev0 Pagina 6 of 6