Verslag Werkplaats Cultuur en Gedrag

Transcriptie

1 Verslag Werkplaats Cultuur en Gedrag Den Haag, 30 november 2016 Programma Zelfregulering Gezond Kennismaken met Rijksbreed en Veilig 15 mei 2009 werken

2 Programma van de middag Rob Triemstra, plv. directeur gezond en veilig werken van het ministerie van SZW heet iedereen welkom. Sabine van Eck, projectleider programma zelfregulering gezond en veilig werken, presenteert de opzet van het programma. Joyce Rupert, onderzoeker, geeft toelichting op de Scan Veilig Gedrag die bedrijven en branches inzicht geeft in die elementen in de organisatiecultuur die van belang zijn om veilig en gezond werken te borgen. In deelsessies gaan de deelnemers met vraagstukken aan de slag met behulp van intervisie-methode.

3 Joyce Rupert en Lieke Witlox geven een toelichting op de Scan Veilig Gedrag Lancering van de scan eind februari 2017 op De volledige presentatie van Joyce Rupert is te vinden in de bijlage.

4 De vraagstukken van deelnemers In groepen bespreken de deelnemers de ingebrachte vraagstukken. En kiezen vraagstukken uit ter verdieping in deelsessies. Een selectie: Hoe krijgen we bedrijven zover dat ze (bijna)ongelukken melden aan de branche, zodat we hiermee branche- RIE kunnen verbeteren? Hoe kunnen we goed gedrag bij medewerkers vanzelfsprekend en blijvend maken? Hoe kun je met een externe partij tot werkelijke verbetering en borging van veiligheid komen? Hoe krijgen we medewerkers betrokken bij verminderen van ongelukken? Er verandert meer dan we op de werkvloer aankunnen, door oudere medewerker en stugge karakters: hoe deze te stimuleren? Hoe kan branche effectief leden beïnvloeden in arbobeleid, zonder teveel te bemoeien met individueel beleid leden? Hoe borg je kwaliteit in de bouw, wanneer het V&Gdossier niet (volledig ) af is? Hoe voorkom je een spagaat tussen arboprofessionals en werkvloer? Hoe krijgen wij meer (aan)meldingen van situaties die net goed zijn gegaan vanuit medewerkers? Op welke wijze kun je werkdruk op werkvloer laten afnemen, rekening houdend met de hoge druk die op het (tussen) management ligt?

5 In groepen gaan deelnemers in intervisievorm aan de slag De vraagstukken zijn besproken met behulp van een gestructureerde intervisiemethode in drie stappen. Iedere groep heeft op deze manier twee vraagstukken besproken. Heldere spelregels helpen om met elkaar en in vertrouwen tot (andere) oplossingen te komen. Stap 1: Vraagsteller geeft toelichting op de situatie, complicatie en vraag en deelnemers stellen vragen: heb ik de vraag echt goed begrepen? Stap 2: Deelnemers associëren vrij op mogelijke oorzaken en analyse van het vraagstuk. Vraagsteller luistert en reageert op aangedragen associaties. Stap 3: Deelnemers bedenken oplossingen en delen deze met de vraagsteller. Vraagsteller geeft aan waar hij/zij verder mee kan/wil.

6 Vraagstuk 1: Oudere werknemers en veiligheidscultuur Situatie: Er gebeuren gelukkig weinig ongelukken. Bij ons werken veel mensen al lang bij het bedrijf en merk je dat het lastig is om deze mensen te overtuigen dat het met betrekking tot veiligheid anders moet. De eisen veranderen en zeker nu het overal wat beter gaat, wordt er ook meer aandacht aan veiligheid besteed. We hebben het allemaal drukker gekregen, zeker omdat er in de loop van de tijd minder mensen in dienst zijn genomen. Complicatie: De gedragsverandering is het probleem, hoe krijg je mensen mee die al langer meelopen? Hoe laat je hen inzien dat het anders moet? Mensen zien vaak geen noodzaak tot verandering omdat het nu toch gewoon goed gaat. Vraag: Hoe krijg in de noodzaak van de cultuurverandering, bij vooral de oudere werknemers, duidelijk? Hoe bereik ik ze hiermee en maken we ze duidelijk dat het vooral om hun veiligheid gaat. Hiermee moet je ook het financiële aspect als bedrijf ook niet uit het oog verliezen.

7 Vraagstuk 1: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Ga op zoek naar (interne/externe) ambassadeurs of nieuwe helden voor steun en voorbeelden. Ga in overleg met de preventiemedewerker of OR voor steun en agendering, of bij BHV. Creëer draagvlak bij voormannen en productieleiders. Stel heldere regels en criteria op voor veiligheid en creëer duidelijkheid bij iedereen. Zorg voor naleving. Onderzoek waar weerstand inzit (baanverlies, competentie, onzekerheid). Maak mensen bewust van risico s en de gevolgen als het mis gaat, leg uit waarom het van belang is. Probeer naast toolboxen of posters ook nieuwe vormen zoals een video. Betrek medewerkers actief: Vraag in werkoverleg wat de veiligheidsbeleving is (waardeoordeel van 0-10) en vraag wat er nodig is om dit met 1 punt te verhogen en hoe dit gerealiseerd kan worden. Pleeg interventie met nieuwelingen als agents of change en zorg dat je een aantrekkelijk bedrijf bent voor nieuwe medewerkers.

8 Vraagstuk 2: Van papieren werkelijkheid naar veiligheid in de praktijk Situatie: Ik zie bij veel bedrijven dat ze vaak zeggen dat ze goed bezig zijn en op papier ziet het er allemaal goed uit, maar bij observaties merk ik dat er toch veel per ongeluk goed gaat. Complicatie: Mensen zien graag de ideale situatie en reflecteren daarop, terwijl in de praktijk allerlei factoren vaak tegelijkertijd meespelen. Vraag: Hoe breng je dit pijnpunt nu onder de aandacht zodat er serieus aangepakt wordt?

9 Vraagstuk 2: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Maak mensen (nog) meer bewust van de risico s die ze lopen (bijvoorbeeld met filmpjes) of door het spiegelen van gedrag. Laat het management aangeven wat het veiligheidsniveau nu is en of zij dit voldoende vinden of nog een stap hoger willen. Laat hen een missie en ambitie uitspreken. Breng eventuele gevolgen in kaart en geef aan wat dit betekent voor medewerker, teamleider en directie. Bevorder het signaleren van risico s, bijvoorbeeld door medewerkers die een on-veiligheidsmelding doen een podium te geven waarbij ze ook vertellen waarom melden voor hen belangrijk is. Creëer en stimuleer een aanspreekcultuur. Inventariseer waar de houding en het gedrag vandaan komen (bronaanpak AHS-strategie) en kijk vanuit daar naar mogelijk verbeteradvies. Creëer met meerdere werknemers vanuit verschillende lagen uit de organisatie een interventiemoment voor draagvlak en betrokkenheid. Leg de verantwoording (en daarmee betrokkenheid) bij medewerkers zelf. Laat directie zelf (on)veiligheid ervaren, bijvoorbeeld als undercover baas.

10 Vraagstuk 3: Rol branche bij verbeteren gezond en veilig werken op de werkvloer Situatie: Een brancheorganisatie staat voor alles op het gebied van gezond en veilig werken binnen de branche. Van beleidsvoorbereidend tot informeren en stimuleren. Het knelpunt is om individuele werkgevers en hun medewerkers te stimuleren om in onderlinge samenwerking te praten en te werken aan gezond en veilig werken. Complicatie: Werkgevers en medewerkers hebben gezond en veilig werken niet hoog genoeg op de (gezamenlijke) agenda staan. Ten aanzien van PSA valt op dat er ook vaak berusting is. Medewerkers in de branche melden ongewenste omgangsvormen vaak niet eens (meer). Hierbij speelt ook mee dat de klant of de leidinggevende/werkgever niet altijd even goed omgaan met de melding. Het werken op locatie bij de klant en/of het solitair werken en/of in avond/nachtdienst is een complicerende factor. Vraag: Hoe kan ik op brancheniveau werkgevers en medewerkers stimuleren om zoveel mogelijk samen op te trekken om gezond en veilig te werken?

11 Vraagstuk 3: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Op brancheniveau campagne voeren en een discussie op gang brengen over veilig en gezond werken. Binnen de branche goede voorbeelden delen (best practices) via bijvoorbeeld een branchehandboek of training. Werkbezoek afleggen bij bedrijven om het onderwerp goed aan te kaarten bij werkgevers en werknemers. Branchebrede afspraken maken over goed werkgeverschap in bijvoorbeeld een convenant of code. Inhuurders betrekken bij het zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving (ketenaanpak). Als branche met werkgevers een gezamenlijke aanpak gericht op werknemers ontwikkelen. Slecht opdrachtgevers ook aan de kaak stellen. Leren van andere branches (zoals zorg, brandweer). Analyseren wat er goed gaat in de branche (succesfactoren bepalen).

12 Vraagstuk 4: Aanspreekcultuur versterken Situatie: We hebben veel aandachtspunten wat betreft veilig gedrag. Denk aan snij instructies, plaatsen van de voeten bij rijdend materieel, verkeersregels, etc. Hier wordt regelmatig aandacht aan besteed bij de opstart van dienst. Medewerkers houden zich hier wel aan als de leiding aanwezig is. Toch gebeurt het niet altijd. Mijn wens is dat wanneer collega s zien dat naleving niet gebeurt, ze elkaar kunnen en willen aanspreken. Complicatie: Ik denk dat in elke medewerker 3 aapjes in één zitten: Ik zie niets, ik hoor niets en ik zeg niets. Mensen willen niet verklikken en steunen blijkbaar hun collega s ondanks dat ze gevaar lopen. Vraag: Hoe krijg ik dit voor elkaar?

13 Vraagstuk 4: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Ga hierover in gesprek gaan met kleinere groepen medewerkers (bijvoorbeeld met behulp van foto s van onveilige situaties). Organiseer een cursus hoe spreek ik mensen positief aan op onveilig gedrag? Vergroot bewustwording van risico s: laat medewerkers zelf het risico benoemen of laat dit door een (ervarings)deskundige vertellen. Creëer een situatie waarin meer melden van onveilige situaties loont. Maak het melden van situaties laagdrempelig (brievenbus) en kies bijvoorbeeld voor alternatieve manieren van melden (vlag, bordje). Maak aandacht voor gezond en veilig werken iets positiefs, bijvoorbeeld door introductie van een Veiligheidsman/vrouw van de week -verkiezing.

14 Vraagstuk 5: blijvend aandacht houden voor het verminderen van ongevallen en bijna ongevallen Situatie: De ongevallen en bijna-ongevallen rapportage wordt door iedere afdeling zo volledig mogelijk ingevuld en gedeeld. Deze worden ook dagelijks (tijdens overleggen) besproken. Complicatie: Steeds vervallen we in herhaling. De (bijna) ongevallen blijven zich voordoen. Vraag: Hoe krijgen we onze medewerkers betrokken om deze (bijna)ongevallen te verminderen?

15 Vraagstuk 5: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Zorg voor andere en intrinsiek veilige hulpmiddelen of zorg voor andere aanpassingen op de werkplaats, bijvoorbeeld met gebruik van nudging. Kijk kritisch naar huidig werkproces: wat kan daarin verbeterd worden? Maak een toolbox met voorbeelden en instructies; betrek goede voorbeelden van andere afdelingen..betrek mensen actief erbij: geef ze verantwoordelijkheid en vertrouwen. Zorg voor norm vanuit management voor zero accidents en draag dit uit. Zorg voor voorbeeld gedrag op alle niveaus. Analyseer ongevallen en meldingen en onderzoek ook relatie met verzuim. Organiseer een cursus hoe spreek ik mensen positief aan op onveilig gedrag? Vergroot bewustwording van risico s: laat medewerkers zelf het risico benoemen of laat dit door een (ervarings)deskundige vertellen. Zorg voor positieve boodschap: goede voorbeelden, helden -programma, belonen veilig gedrag. Kies voor andere vormen en werkwijzen, bijvoorbeeld digitaal. Kies voor thematisch voorlichten en bespreken; betrek ook bijvoorbeeld een slachtoffer bij voorlichting.

16 Vraagstuk 6: Verbreden van gebruik en draagvlak van Vignet Arbeidsveiligheid binnen branche Situatie: Binnen een branche is de afgelopen jaren gewerkt aan het ontwikkelen van een vignet Arbeidsveiligheid. Volgende stap is de verdere uitrol binnen de sector. De ervaring van de brancheorganisatie is dat overtuigen tot deelname van nieuwe bedrijven vooral lukt in persoonlijke overtuiging en mond-tot-mond-reclame. Het zou enorm helpen als bedrijven actief vragen naar het vignet, bijvoorbeeld omdat I-SZW het belang van het vignet onderschrijft. Complicatie: Beïnvloeding van instanties als I-SZW gaat langzaam; politieke molens malen langzaam. De opbrengst van arbeidsveiligheid laat zich niet altijd rechtstreeks vertalen in geld. Voor bedrijven zijn andere zaken zijn ook belangrijk (prijs, kwaliteit, productie). Vraag: Hoe beïnvloed ik afnemers/bedrijven en ook instanties als I-SZW met argumenten waar men niet om heen kan. Die argumenten heb ik tot nu toe niet gevonden. Ik weet: Frappez, frappez toujours, maar dat gaat wel langzaam

17 Vraagstuk 6: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Draag de good practices van bedrijven met Vignet actief uit. Breng positieve boodschap over Vignet op bv website, met als kop We zijn al zo ver Benut de Vignetbedrijven als ambassadeurs en laat hen het verhaal vertellen en de argumenten geven (bijv. in een nieuwsbrief). Zorg dat je de communicatie over Vignet meer bottom-up organiseert en minder top-down en neem ook ruimte voor de tegengeluiden Beloon positief gedrag ( wie doen er mee) in plaats van focus op wie niet mee doen. Zet deelnemers in het zonnetje. Maak een business case: Analyseer kosten-baten op branche-niveau; analyseer ook de lasten en baten van het niet-meedoen. Biedt als branche vooral kennis, inzicht en enthousiasme aan potentiële nieuwe afnemers van het Vignet. Zoek naar andere stakeholders, zoals verzekeraars om Vignet te verbreden. Hou het klein (clusteren van onderwerpen, gelaagdheid in de branche RI&E).

18 Vraagstuk 7: Intrinsieke motivatie van medewerkers behouden Situatie: Binnen een branche is een project afgerond dat succesvol heeft bijgedragen aan het verhogen van het veiligheidsbewustzijn van de medewerkers door sterk te leggen op inzicht in het nemen van risico s, het aanspreken van medewerkers op hun gedrag en daarmee de cultuur in het bedrijf verbeteren. Nu het project is afgerond zien we dat enkele bedrijven zich toch weer laten leiden door de waan van de dag en minder bezig zijn met hetgeen ze in het project hebben geleerd en toegepast. Complicatie: Medewerkers zeggen veel te hebben geleerd over het nemen van risico s en ervaren het als positief dat ze inzicht hebben gekregen hoe hun gedrag te wijzigen, zodat minder gevaarlijke situaties ontstaan, maar ze kunnen daarna toch weer vervallen in oud gedrag. Vraag: Hoe kunnen we goed gedrag bij medewerkers vanzelfsprekend en blijvend maken?

19 Vraagstuk 7: De adviezen, tips en oplossingen vanuit de groep Begin klein, bijvoorbeeld in groepjes van medewerkers. Houd een duidelijk doel voor ogen. Organiseer een verbindende schakel tussen medewerkers en leiding als motor. Borg oplossingen die goed zijn echt in de organisatie. Houdt regelmatig een toolbox meeting. Betrek de medewerkers bij het vinden van oplossingen (bv Kaizen cockpit). Stel leuke nieuwsbrief op die medewerkers thuis ontvangen.

20 Bijlage: Scan Veilig Gedrag - presentatie Joyce Rupert

21 Veiligheidsgedrag Compliance: het opvolgen van regels en procedures met betrekking tot veiligheid (moeten) Participatie: vrijwillige gedragingen die niet alleen de directe veiligheid van de persoon zelf, maar ook de veiligheid van personen in zijn directe omgeving en in de organisatie als geheel bevorderen (willen) Onderzoek laat zien dat participatie eerder tot innovatievere oplossingen en duurzamer veiligheidsgedrag leidt dan compliance. 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag

22 Inhoudelijke achtergrond OMGEVING Route 1 Monitoring en controle Organisatiecult uur Sociale omgeving Taakontwerp Regels en procedures Intrinsieke motivatie Veiligheidsgedrag Complian ce Participati e Uitkomsten Ongevallen Verwondingen PERSOON Individuele verschillen Route 2 Kennis en vaardigheden 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag

23 Wat meet de scan en hoe? Gebieden Wie beoordeelt wie? 1 Veiligheidsprestatie: compliance en participatie 2 Intrinsieke motivatie 3 Leiderschap 4 Collegiale steun 5 (Hoger) management 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag

24 Wat kom ik te weten? Rapportcijfer voor uw organisatie: 7,0 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag

25 Score ==> Wat kom ik te weten? Compliance 10,0 8,0 7,8 8,4 6,0 4,0 2,0 0,0 Leidinggevenden Medewerkers Medewerkers beoordelen hun compliance gedrag gemiddeld met een 8,4 en leidinggevenden beoordelen het compliance gedrag van medewerkers gemiddeld met een 7,8. Dit betekent dat medewerkers in uw organisatie zeggen vaak de regels en procedures op te volgen. Leidinggevenden in uw organisatie zeggen dat medewerkers vaak regels en procedures opvolgen. Het gemiddelde voor compliance, gemeten over beide groepen komt daarmee op 8,1. 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag

26 Wat heb ik eraan? Adviezen die u kunt toepassen op uw organisatie, gericht op: 1. Verhogen intrinsieke motivatie 2. Effectief inzetten sociale omgeving 3. De dialoog starten bij verschillen in beleving 30 november 2016 Werkplaats Cultuur & Gedrag