De HR-Boom. Divers hr-beleid voor in- en doorstroom. De HR-Boom: Divers hr-beleid voor in- en doorstroom. In een notendop

Transcriptie

1 De HR-Boom Divers hr-beleid voor in- en doorstroom In een notendop De HR-Boom staat voor een geïntegreerd hr-beleid, dat leidt tot een duurzame, diversiteitsgerichte aanpak van zowel de instroom, als de doorstroom, opleiding en werkorganisatie. Het is een totaalconcept, dat een stappenplan aanreikt, evenals voorbeelden en producten die een onderneming kunnen helpen haar beleid en gewoontes te diversifiëren. In de tool wordt overal rekening gehouden met enkele uitgangspunten: - De lage scholingsgraad van het personeel. - Een fikse vertegenwoordiging van allochtonen - De beslissers zijn hoofdzakelijk mannen Het stappenplan is algemeen genoeg voor alle types van bedrijven. Elke onderneming zal echter zelf een weging moeten maken over welke stappen en welke producten zij kan inzetten om meer diversiteit in te voeren. 1

2 INHOUD voorbereidende analyse 1 stap 1: identificatie 5 stap 2: neutrale basiscriteria STAP 3: SELECTIE, OPLEIDING EN SENSIBILISERING Selectie-instrument: uitleg van STAR-methodiek Opleidingsplan: voor neutrale selectiegesprekken volgens STAR Beschrijving van het Diversiteitsvriendelijk Selectie-interview voor 31 bevraging van kerncompetenties 16 STAP 7: ASSESSMENTS 7.1 Een mogelijke structuur van een assessment STAP 8: OPLEIDING NA DOORSTROOM 8.1 Opleidingsplan met validatie 8.2 Opleidingen voor leidinggevende STAP 9: AANGEPASTE WERKORGANISATIE 9.1 Planningtool STAP 4: VALIDATIE VAN OBJECTIVITEIT BIJ SELECTIE De MetaProfielAnalyse (MPA): Denkpatronen lezen en begrijpen Voorbeeld: Genderneutrale MPA bij Sports World 43 STAP 5: ROLOVERSCHRIJDENDE OPLEIDING NIEUWKOMERS 5.1 Voorbeeld van opleidingsaanpak 5.2 Opleidingsplan binnen de onderneming met validatie 5.3 Voorbeeld van opleidingsplan STAP 6 FUNCTIONERINGSGESPREKKEN 6.1 Situering van functioneringsgesprekken in een voorbeeldbedrijf 6.2 Aangepast functioneringsgesprek support document 6.3 Opleidingsplan om gendervriendelijke functioneringsgesprekken te voeren 2

3 VOORBEREIDENDE ANALYSE Om de HR-Boom toe te passen moet men eerst een grondige analyse maken van de bestaande situatie, de bestaande aanpak en gewoontes evenals de gebruikte tools. - Het bestaande proces en de samenhang (al dan niet) van elke fase binnen dit proces moet in kaart worden gebracht. - Ga ervan uit dat elke succesvolle stap binnen dit proces de volgende stap positief zal beïnvloeden. - Om te slagen moet iedere werknemer binnen de onderneming overtuigd worden dat het werkt. - Communicatie en sensibiliseren worden dus onontbeerlijk want zij leiden tot het vertrouwen dat nodig is om een grote groep mensen achter uw project te scharen. - Vertrouwen stimuleert overtuiging en overtuiging bepaalt de daadkracht. - Dit proces van oorzaak/gevolg zal in het volledige project terug te vinden zijn. Bereid u voor op een communicatie- en sensibiliseringscampagne. Vergeet niet de verborgen gewoontes te achterhalen. Verdere uitwerking: iedere onderneming maakt haar analyse volgens haar mogelijkheden en behoeften. Tips : Analyseer de samenhang van elke fase binnen het bestaande beleid. Analyseer de bestaande tools en wie ze effectief gebruikt. 3

4 STAP 1: IDENTIFICATIE VOORBEELD VAN IDENTIFICATIE Formuleer een goed herkenbare identificatie van de onderneming: Voor wat- en voor wie staat de onderneming? We noemen dit de stamboom. Deze identificatie laat een onderneming toe om alle verdere criteria te bepalen die noodzakelijk zijn voor zowel de instroom als de doorstroom van een werknemer binnen de onderneming. Een werknemer moet zich met de stamboom kunnen identificeren (sense of belonging). Verdere uitwerking: iedere onderneming maakt haar identificatie volgens haar mogelijkheden en behoeften. Voorbeeld: Identificatie van de firma sports world. Identificatie van de onderneming Sports World Tips : Maak de formulering eenvoudig en overzichtelijk. Herken de cruciale sleutelwoorden die leiden tot succes. Ten opzichte van elk sleutelwoord kan een selectie criterium geplaatst worden (competentie). Gebruik dit bij elke presentatie binnen de onderneming 4

5 STAP 2: NEUTRALE BASISCRITERIA Bepaling van de competenties waarin elke huidige en toekomstige werknemer zich herkent en dus kan verder ontwikkelen naar alle functies binnen de onderneming. Hoe neutraler deze basiscriteria zijn, hoe groter en breder de niche is waarin de toekomstige werknemer gevonden kan worden. Neutraliteit kan breed gezien worden: gender studie ouderdom afkomst. Ten opzicht van elke criteria staat een actie. Er is een oorzakelijk verband tussen deze actie en de ontwikkeling van de basiscompetenties. Op die manier worden veel werknemers binnen de onderneming betrokken bij het proces. Betrokken werknemers: Alle personeelsleden die zich bezig houden met de acties die nodig zijn om de basis competenties te ontwikkelen. Basis voor opleiding in het voeren van selectiegesprekken. Basis voor opleiding van de nieuwe werknemers. Decision makers moeten gesensibiliseerd worden indien mogelijk via opleiding. Analyseer goed de weerstanden binnen de onderneming, vooral indien de decision makers hoofdzakelijk tot één geslacht behoren. VOORBEELD VAN NEUTRALE BASISCRITERIA Verdere uitwerking: Voorbeeld van neutrale selectiecriteria met samenhangende opdracht. Tips : Hoe neutraler de basisselectiecriteria, hoe breder de niche waarin gezocht kan worden Hoe duidelijker het begrip ACTIE versus competenties hoe meer mensen actief betrokken worden bij het project. Voorbeeld van neutrale selectiecriteria met samenhangende opdracht. 5

6 STAP 3: SELECTIE, OPLEIDING EN SENSIBILISERING Het is belangrijk dat de decision makers een goed begrip hebben van de basis criteria. Zij moeten ook over de nodige knowhow beschikken om een selectiegesprek te hebben op basis van deze criteria. Er werd een opleidingsplan ontwikkeld evenals een supportdocument om de decision makers in staat te stellen, de kernkwaliteiten te bevragen via een neutrale STAR-methodiek, ten einde zo objectief mogelijk te blijven tijdens het selectiegesprek alsook tijdens het beslissingsproces. De opleiding van de decision makers werd omkaderd door een grote sensibiliseringscampagne. Hoe gerichter en hoe objectiever de selectie gebeurt hoe meer kansen dat de juiste personen aangetrokken worden. Op die manier zijn alle verantwoordelijken binnen de onderneming betrokken bij het project. een selectiegesprek te hebben. Gebruik uw bestaand supportdocument en kijk wat nodig is om dit te genderen. Sensibiliseer tijdens de opleiding naar het nut van deze aanpak. Analyseer de weerstanden van de decisionmakers en wie welke acties nodig zijn. Betrokken werknemers: Alle verantwoordelijken die instaan voor selectie. Verdere uitwerking: Uitleg STAR-methodiek Opleidingsplan voor gender neutrale selectie gesprekken. Begeleidend support document voor bevraging kerncompetenties Tips : Check of uw decision makers de knowhow hebben om zonder meer 6

7 3.1 Bruikbaar Selectieinstrument Uitleg STAR methodiek 3.2 Opleidingsplan voor neutrale selectiegesprekken volgens STAR Opleidingsplan voor neutrale selectiegesprekken. Programma: Diversiteitsvriendelijke STAR selectiegesprekken Doelgroep De Regional managers en de zaakvoerders verantwoordelijk voor het voeren van selectiegesprekken. Duur van opleiding 1 dag per groep van max. 10 personen. Objectieven - de deelnemers bewust maken van het medewerkersprofiel in de organisatie (cfr kritische competenties en MPA-criteria); 7

8 - de deelnemers een instrumentarium aanreiken om op een effectieve wijze selectiegesprekken te voeren; d.i. hen leren werken met kritische competenties en gedragsgerichte interviewtechnieken; - de deelnemers inzichten en technieken aanbrengen inzake gespreksvoering. Hen helpen om deze eigen te maken en diversiteitsgericht te concretiseren d.m.v. simulatie-oefeningen ; - de deelnemers aangeven welke de structuuropbouw is van een selectiegesprek; - de deelnemers hands on situaties voorleggen waarin zij de gelegenheid krijgen om hun vaardigheden op een concrete wijze te verfijnen; Voorstudie & voorbereiding De aanpak in dit programma berust op een statistische voorstudie van het normprofiel van een medewerker van de firma Sports World, initiatiefnemer van dit project. Bij sportwinkelketen Sports World duidde de Regional Manager in elke regio een 3 à 5 winkelverkoopsters aan die excellent winkel- en onthaalwerk verrichtten. Op basis van de resultaten met het MPA-profiel van deze medewerkers werd een statistisch profiel opgesteld. Dit statistisch profiel werd met het wensprofiel (opgemaakt door directie) in een finaal normprofiel geïntegreerd. Elke Regional Manager beantwoordde voor deze workshop een MPA-vragenlijst voor de context coach. Op deze wijze kan hij zich de werkwijze en de resultaten uit deze test eigen maken. Inhoud (*) voor Regional Managers bij Sports World Introductie en situering van werksessie Selectiegesprekken. - Selectiegesprek: een waarheidsmoment voor kandidaat en bedrijf. - De kern van de zaak beheersen: inhoud, structuur en interactie. Welke kritische competenties recruteren voor een winkel? - De kritische bedrijfscompetenties herhalen. Metaprogramma s Welke attitudes (actieve filters) willen wij in onze winkels? - Toelichting van de verschillende metaprogramma s met onmiddellijke toepassing voor de context selectie. De deelnemers schatten de dominantie van elke filter in voor het medewerkersprofiel van het bedrijf. - Terugkoppeling m.b.t. normprofiel. De deelnemers nemen kennis van het MPA normprofiel. Dit profiel is een typeprofiel, d.w.z. naar het evenbeeld van het MPA profiel van excellente voorbeelden en is vervolledigd met het wensprofiel, dat is opgesteld door de directie. Selectiegesprekken voeren - Structuur van een selectiegesprek (5-stappengesprek). - Praktische wenken bij voorbereiding, gespreksvoering en afhandeling. Interviewtechnieken - Gedragsgericht interviewen : de STAR-methode. - Hoe gendergerichte vragen stellen? - De gender-vriendelijke sponsor houding de waarom, de wat en de hoe? 8

9 - Werksessie : STAR s ontwikkelen en toetsen. Het hanteren van de MPA-tool (*) - De MPA-test inleiden en begeleiden. - De resultaten t.a.v. het normprofiel interpreteren. Training Rollenspel (minstens 30% van opleidingstijd). Deelnemers voeren selectiegesprekken in break-outgroepjes van +/-3 personen. Deze simulaties verlopen volgens het schema briefing gespreksvoering debriefing. Actieplan Terugkoppeling naar de geformuleerde leerdoelen. Leerpunten laten vertalen in doe-termen onder de vorm van een persoonlijk actieplan van toepassing in situaties van selectiegesprekken. Begeleidend document voor bevraging kerncompetenties DIVERSITEITSVRIENDELIJK SELECTIE-INTERVIEW Interviewer:.. Kandidaat:. Datum: CV-GERICHTE DIEPTEVRAGEN Welke vragen kunnen bij het lezen van het cv verduidelijking brengen? Kruis ze aan. Opleiding - Welke zijn de drie domeinen waarin u tijdens uw opleiding de beste resultaten behaalde? - Heeft u geld verdiend tijdens uw studies? Hoe? - Heeft u stages gelopen? Met welk doel en welk resultaat? - Bent u lid geweest van verenigingen, groeperingen, clubs, wat deed u daar precies? Professioneel verleden - Waarom heeft u daar gesolliciteerd? (voorafgaande betrekking). - Wat deed u daar het liefst? Wat deed u daar het minste graag? Wat deed u helemaal niet graag? Wat hebt u toen gerealiseerd / bereikt? Hoe? - Welke zijn uw fouten of vergissingen waaruit u het meest hebt geleerd voor de toekomst? - Waarom heeft u uw vorige jobs verlaten? - Wat zou voor u op dit ogenblik de ideale job zijn? - cv-gerichte dieptevragen - Criteriumgerichte vragen - De MPA-vragenlijst inleiden De keuze van uw studies - Van welke onderwerpen hield u het meest? Het minst? Helemaal niet? 9

10 - Welk soort professor/leerkracht heeft u het liefst? Het minst graag? Waarom? - Bent u tevreden over uw opleiding? Leg uit? Wat zou u graag nog willen leren? - Als het te herbeginnen was, welke studies zou u dan kiezen? Over uw persoonlijke interesses - Wat doet u in uw vrije tijd? - Waaraan interesseert u zich vooral? Minder? Helemaal niet? - Wat zou u graag doen dat u nog nooit gedaan heeft? - Met welk soort mensen gaat u graag om? Minder graag? Helemaal niet? Gezinssituatie - Wat is uw huidige gezinssituatie? Wat zijn de verdere plannen? - Heeft u met uw partner over uw kandidatuur gesproken? Wat denken jullie precies over weekendwerk? Werkomstandigheden en loopbaandoelstellingen - Hoe flexibel wilt en kan u zijn t.a.v. de werkuren? - Welk werk wilt u binnen een 3 tal jaar doen? ( binnen 5 jaar?) Uw nota 3.3 Beschrijving van het Diversiteitsvriendelijk Selectie-interview voor bevraging van kerncompetenties CRITERIUMVRAGEN Criterium: Flexibiliteit & polyvalentie Wat? Vermogen van de kandidaat om afhankelijk van de omstandigheden zijn stijl, werkwijze of aanpak aan te passen ten einde een doel te bereiken. Vragen? - U hebt in uw familie mensen die zeer van elkaar kunnen verschillen. Kan u een voorbeeld geven van hoe u uw wijze van benaderen wijzigt afhankelijk van de persoon waarmee u handelt? - Kan u terugdenken aan een situatie waarin u gevraagd werd andere taken te doen dan degene die je gewoon was te doen?. Hoe bent u daarmee omgegaan? - Vertel me over een gelegenheid waarbij u moest omgaan met een belangrijke wijziging in uw werk/job. Hoe hebt u dit toen aangepakt? (Wat was die situatie? Wat moest er bereikt worden? Hoe is hij/zij hierbij precies tewerk gegaan? Wat was uiteindelijk het resultaat van dit alles? Dit kunnen ook bvb gezinssituaties zijn voor vrouwelijke kandidaten). 10

11 Inschatting: Omschrijving Waaruit blijkt dit in het gesprek? A B C D Houdt strak vast aan een vroeger gedrag. Wijkt niet af van het klassieke werkpatroon. Onvoorziene situaties veroorzaken moeilijkheden. Houdt zich scrupuleus aan de voorgeschreven taak. Is bereid om mee te werken aan andere manieren om een taak te volbrengen. Is bereid om er uitzonderlijk andere taken bij te nemen. Voelt zich niet meer hulpeloos als hij met nieuwe situaties wordt geconfronteerd. Kan snel overschakelen van de ene werkwijze naar de andere. Doet doorgaans veel dingen naast zijn eigen taak. Kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen. In staat de meest diverse opdrachten aan te pakken. Vervangt probleemloos collega s en oefent tijdelijk ook functies uit van hoger niveau. Blijft efficiënt, ook in onverwachte situaties CRITERIUMVRAGEN Criterium: Dynamisme (inzet, drive en doorzetting) Wat? De mate waarin de kandidaat ondanks moeilijkheden het nodige doet en inzet zet om een taak tot een goed einde te brengen. Vragen - Kan u ons vertellen over een probleem die u niet meteen kon oplossen en hoe het hiermee verder is gegaan? 11

12 - Kan u terugdenken aan een situatie waarin u met extra inspanningen heeft uitgepakt om te bereiken wat u moest bereiken? Hoe bent u daarbij tewerk gegaan? - Kan u terugdenken aan een situatie waar de werkdruk zeer groot was. Wat hield deze werkdruk in. Hoe reageert u hierbij verschillend van een gewone situatie? (Wat was die situatie? Wat moest er bereikt worden? Hoe is hij/zij hierbij precies tewerk gegaan? Wat was uiteindelijk het resultaat van dit alles? Dit kunnen ook bvb gezinssituaties zijn voor vrouwelijke kandidaten). Inschatting: Omschrijving Waaruit blijkt dit in het gesprek? A B C D Geeft bij kleine moeilijkheden reeds op. Heeft nood aan een stok achter de deur. Als hij kan, laat hij werk/taak liggen. Moet van buiten uit gestimuleerd worden. Zet bij moeilijkheden even door, maar geeft nà korte tijd uiteindelijk op. Hij hecht niet veel belang aan een goed werktempo. Als er geen onvoorziene hindernissen opduiken, kan men op hem rekenen. Blijft doel nastreven, zelfs bij optredende moeilijkheden. Kan moeilijk stoppen als het geplande werk niet af is. Past zijn uurrooster aan volgens de werkdruk / problemen. Bereikt het doel kost wat kost. Schrikt niet terug voor bergen werk. Hij doet ook zonder aanmoediging verder. Getuigt van energie en een hoog werktempo. 12

13 CRITERIUMVRAGEN Criterium: Loyale teamspeler Wat? De kandidaat kan goed rekening houden in de uitvoering van zijn werk met de wensen en behoeften van collega s. Hij/zij draagt actief bij tot een sfeer waarbij mensen zich thuis voelen en opkomen voor mekaar. Vragen - Wat heeft u in een vorige team (collega s, vereniging) ondernomen om de groepsgeest te verbeteren? Wat waren de resultaten hiervan? - Ga terug naar een situatie waar u het met een collega/persoon ergens duidelijk over oneens was. Hoe heeft u dit meningsverschil aangepakt? - Ga terug naar een situatie waar u vindt dat u een bijzondere bijdrage heeft geleverd aan het team of aan collega s. Omschrijf die situatie. Wat heeft u toen gedaan en met welk resultaat? - Kan u terugdenken aan een situatie waarin u uw eigen belang onderschikt heeft gemaakt aan deze van de groep?. Omschrijf die situatie. Wat heeft u toen gedaan en met welk resultaat? (Wat was die situatie? Wat moest er bereikt worden? Hoe is hij/zij hierbij precies tewerk gegaan? Wat was uiteindelijk het resultaat van dit alles? Dit kunnen ook bvb gezinssituaties zijn voor vrouwelijke kandidaten). 13

14 Inschatting: Omschrijving Waaruit blijkt dit in het gesprek? A B C D Gaat zijn eigen weg. Zoekt spontaan weinig contact met collega s. De leuke sfeer is zijn werk, de koele sfeer is het resultaat van de anderen. Bewaart bij conflicten de doodse stilte. Steekt zijn handen meteen uit de mouwen. Wordt door collega s aangezocht om zijn aangenaam zijn Bij conflicten in groep verdedigt hij zijn positie. Neemt initiatieven om de groepsgeest te bevorderen. Spreekt over zijn collega s, ons of zijn team. Verdedigt bij conflicten ook de positie van zwakkere anderen binnen het team. Legt de zwaarste last op zijn brede schouders. Is de gedroomde p(m)eter voor nieuwkomers in de groep. Wikt en weegt de belangen tegen elkaar af voor het vinden van een oplossing voor de groep. CRITERIUMVRAGEN Criterium: dienstbaarheid & klantgerichtheid Wat? De mate waarin de kandidaat op actieve wijze vooruitloopt op de wensen en behoeften van de klanten. De mate waarin hij/zij zijn werk verzorgt en beschikbaar opstelt voor de klant. 14

15 Vragen - Heeft u een klant wel eens verrast door hem een oplossing of dienst te verlenen waaraan hij zich niet had verwacht? Geef hiervan een aantal concrete voorbeelden. - Ga terug naar een situatie waar u nieuwe ideeën heeft aangebracht bij uw verantwoordelijke ter verbetering van de service aan de (interne) klant. Wat gebeurde ermee? - Wanneer heeft u voor het laatst een opmerking gekregen van een klant over uw manier van doen? Geef er een aantal positieve en negatieve? ( Nooit geen negatieve? Hoe achterhaalt u voor uzelf waarop u zich kan verbeteren?) - Geef een aantal voorbeelden van situaties waarin u moeilijke en lastige klachten tot een goed eind heeft gebracht. (Wat was die situatie? Wat moest er bereikt worden? Hoe is hij/zij hierbij precies tewerk gegaan? Wat was uiteindelijk het resultaat van dit alles? Dit kunnen ook bvb gezinssituaties zijn voor vrouwelijke kandidaten). 15

16 Inschatting: Omschrijving Waaruit blijkt dit in het gesprek? A B C D Stelt zichzelf geen vragen over hoe klanten zaken beleven Gaat ervan uit dat klant zich moet aanpassen aan de zaak. Doet strikt wat er van hem verwacht wordt. De klant is voor hem een onderdeel van een groter geheel Denkt na over hoe klanten zaken zien en beleven. Weet zijn mening hierover te verdedigen. Werkt met klanten volgens het principe regels zijn regels. De klant is voor hem een belangrijk onderdeel van een groter geheel. Vraagt klanten regelmatig of hun wensen voldaan zijn. Spreekt spontaan over zijn of onze klanten. Verdedigt de belangen van de klant in interne discussies. Weet klachten klantvriendelijk op te lossen. Gaat actief vragen naar de verwachtingen van de klant (ideeën, suggesties, ). Doet alle mogelijke inspanningen om het vertrouwen en de satisfactie van de klant te winnen. Weet extra services te geven zonder de belangen van het bedrijf uit het oog te verliezen. ALGEMENE VAARDIGHEID Contactvaardigheid Wat? Het gemak waarmee de sollicitant contact aangaat en weet te onderhouden. Vragen - Maak een inschatting op basis van de antwoorden gegeven door de kandidaat op de vorige vragen. - Neem tevens het sollicitatiegesprek als maatstaf voor deze algemene vaardigheid. 16

17 Inschatting: Omschrijving Waaruit blijkt dit in het gesprek? A B C - Stroef in contacten tijdens de gevoerde gesprekken - Aan stemming onderhevig en niet altijd correct. - Spreekt moeilijk vreemde mensen aan. - Correct en vlot maar eerder afstandelijk in het aangaan en onderhouden van contacten. - Onder druk wordt het contact stroef. - Beschouwt de sociale contacten eerder als een taak op zich. - Plezierig, hulpvaardig en vlot in het aangaan en onderhouden van contacten. - Onder druk wordt het contact zakelijk. - Ervaart plezier in het onderhouden van sociale contacten. - Hij/ zij neemt initiatief om contact / relatie te creëren. D - Innemend. Overbrugt tegenstellingen. - Stelt zich ook onder druk nog plezierig en hulpvaardig op. - Houdt van sociaal contact en creëert die actief. - Bouwt actief een sociaal netwerk uit. 17

18 Nota s Feiten (wat ik hoor en wat ik zie) Conclusies (mijn interpretaties en besluit) Algemene conclusie 18

19 De MPA-vragenlijst: hoe inleiden? Wat is het? Lees de definitie en beschrijving in Stap 5, punt 1: MPA: denkpatronen lezen en begrijpen. Hoe leid je de MPA-vragenlijst in? Bespreek het doel van de afname Dit is geen klassieke test. Er zijn geen goede of slechte antwoorden. Ieder heeft zijn eigen wijze van denken en handelen. Deze vragenlijst wilt uw wijze van denken in de context van het werken in een winkel achterhalen. Onder meer, wat vindt u hierbij belangrijk? Wat en hoe denkt u als u in een winkel staat? Hoe voelt u zich hierbij? Dus geen test of pest maar een betere vorm van kennismaking. Wees dus eerlijk met jezelf. Wat doen we nog meer met de resultaten? We bespreken die uiteraard samen. Ook komen we in de opleiding over communicatie en verkoop op die resultaten terug. We werken dan concreet verder met de antwoorden die je gegeven hebt. Bekijk het als een leerzame ervaring. Voor jezelf en je toekomstige collega s! mijn werk). Dit betekent dat je in gedachten jezelf in die context moet zien, horen en voelen. Je verplaatst je a.h.w. opnieuw in die context zoals je die kent. En vanuit die beleving beantwoord je spontaan (zonder veel te ontleden) de vragen. Je antwoord dus op basis van hoe het nu voor je is (en niet zoals je zou willen dat het is) In een eerste deel word je bevraagd op wat je belangrijk vindt wanneer je in een winkel werkt. Vervolgens worden je een aantal vragen gesteld. Bedenk dat je voor het geheel ongeveer een goed half uur nodig zal hebben. Geef gelegenheid tot het stellen van vragen Wat roept dit allemaal als vragen bij je op? Neem de tijd om te antwoorden alsook om rust en duidelijkheid te bieden. Benadruk een rustige concentratie Begin de MPA afname Geef duidelijke instructies Het programma zal je stap per stap leiden. Weet echter dat je alle vragen moet beantwoorden vanuit een specifieke context (werken in een winkel 19

20 STAP 4: VALIDATIE VOOR OBJECTIVITEIT VAN SELECTIE 1. MetaProfielAnalyse (MPA): Denkpatronen lezen en begrijpen Om de objectiviteit van de selectie te meten werd de PMA test ingevoerd. Elke weerhouden kandidaat legt deze test af alvorens aangeworven te worden. Het gebruik van deze test, die al verkrijgbaar was in de markt, werd aangepast zodat de basiscriteria van onze onderneming gemeten kunnen worden. Het afnemen van de test duurt 20 minuten. De test als dusdanig is gender vriendelijk. Het rapport dat voorvloeit uit deze test kan gebruikt worden om de kandidaat in te lichten over de resultaten (zowel negatief als positief). De kandidaat moet bewust gemaakt worden van zijn eigen sterktes. Want het zijn die sterktes die aangewend worden in de toekomst. Verdere uitwerking 1. MetaProfielAnalyse (MPA): inleiding 2. Neutrale MPA-denkpatronen lezen en begrijpen Link met MPA Tips : - Check uw bestaande selectie procedure en uw bestaande documenten. - Kijk na of de documenten gegenderd kunnen worden. - Betrek altijd twee partijen bij een selectie (N+1-N+2) - Verzorg uw communicatie met de niet weerhouden kandidaten. Denkpatronen lezen begrijpen en individuele en collectieve goede praktijken ontwikkelen 20

21 Waarom aandacht besteden aan denkstijlen? U leest een aantal situaties die op een geslaagde wijze met Metaprofiel Analyse zijn opgelost. Deze methode laat toe om een diagnose te stellen en om een gepaste interventie te kiezen en te realiseren.! Ondanks meerdere effectieve opleidingen slaagt een medewerker er toch niet in om het geleerde in praktijk toe te passen.! Ondanks meerdere werkgesprekken met zijn manager blijft een medewerker zijn probleem in een specifieke context herhalen.! In een team zijn sommige medewerkers onweerlegbaar doelt reffender dan anderen. Hoe deze competenties overdragen aan de rest in het team?! Twee personen of teams zijn verwikkeld in een ernstig conflict. Hoe hen uit deze impasse helpen?! Onze markt is in evolutie en verandert. Welke elementen in de interne cultuur moeten worden aangepast? En hoe dit veranderwerk concreet realiseren?! De communicatie in een team wordt als problematisch ervaren. Hoe deze verbeteren?! Hoe medewerkers aanwerven met dezelfde competenties als deze van de bewezen succesprofielen of beantwoordend aan een nieuw wensprofiel van competenties?! Hoe zich verzekeren van de adequaatheid van een persoon in zijn functie of loopbaankeuze?! Een medewerker start in een nieuwe functie of opdracht. U wilt hem gericht begeleiden en u vraagt zich af welke competenties aan een begeleiding toe zijn?! U wenst een medewerker op zijn potentieel te coachen? U zoekt aanknopingspunten om dit te realiseren.!. Deze aanpak kenmerkt zich door een beeldvorming (Metaprofiel Analyse) en een methodiek die tot de realisatie van de gestelde doelen leidt. Wij kunnen hierbij helpen door:! u op te leiden in de methodiek en haar gebruik ;! samen met u het veranderwerk vorm en actie te geven. Wat is MP A en wat doet het? Uw manier van denken bepaalt in sterke mate hoe u zich voelt en hoe u handelt. Dat geldt voor individuen, maar ook voor teams en organisaties. Metaprofiel Analyse (MP A) is een methode waarmee denkstijlen gemeten worden: een soort röntgenapparaat voor het menselijk denken. MP A meet niet wat u denkt, maar hoe u denkt. MP A brengt uw persoonlijke denkstijl of die van uw team of uw organisatie in kaart. MP A legt u vragen en keuzes voor. Zo zoekt het naar patronen in hoe u denkt. V an die patronen maakt het grafieken en rapporten. Bovendien meet het hoe lang u over het beantwoorden doet (de reactietijd). MP A geeft uw manier van denken weer in derti en facetten of dimensies, ook wel metaprogramma s genoemd. Samen geven ze voor een specifieke context een duidelijk beeld van uw persoonlijke, unieke denkstijl. Wat wordt er hier bedoeld met denken? Met het woord denken doelen we niet alleen op uw gedachten maar ook op wat u voelt en wat u doet. Denken, voelen en doen hangen in sterke mate met elkaar samen. Hoe u denkt bepaalt wat u opvalt en wat u ontgaat: uw denkstijl creëert als het ware een filt er voor wat u i n uw omgeving ziet en hoort. Uw denkstijl bepaalt dus uw filters en uw filters versterken uw denkstijl. Denkstijl Emotie Waarnemings - filter Samenhang tussen denken, waarnemen, voel en en doen Gedrag Uw denkstijl bepaalt dus uw filters en uw filters versterken uw denkstijl. Deze wisselwerking tussen denken en waarnemen bepaalt wat u voelt. Die drie dingen samen (wat u denkt, wat u waarneemt en wat u voelt) bepalen op hun beurt hoe u in een gegeven situatie handelt. We gaan er overigens van uit, dat u in verschillende situaties heel verschillend kunt denken. Op uw werk bijvoorbeeld, denkt u misschien heel anders dan wanneer u met uw hobby of uw kinderen bezig bent. Daarom meet MP A altijd uw denkstijl voor een bepaalde situatie, een sp ecifieke context. 21

22 MPA is geen persoonlijkheidstest Persoonlijkheidstests zijn bedoeld om een beeld te geven van hoe iemand 'is', altijd en overal. MPA geeft aan hoe iemand in een bepaalde context reageert. MPA vooronderstelt juist, dat dezelfde persoon in verschillende situaties heel anders kan reageren. 32 denkwijzen et 13 dimensies MPA meet 32 denkstijlelementen ondergebracht in een 13 tal dimensies. Elke dimensie beschrijft op deze wijze twee of drie van haar intrinsieke deelaspecten. De mate waarin deze elementen in een specifieke context worden geactiveerd, wordt door een metaprofielanalyse gevisualiseerd (cfr röntgenfoto). MPA heeft een persoon dus duidelijke aanwijzingen omtrent de denkelementen die hij al dan niet in een situatie (extreem) gebruikt. Precies omdat al deze denkelementen beschikbaar zijn in ons gedragsrepertorium staat het de persoon vrij om andere te activeren en aldus een nieuw evenwicht te creëren. Het nieuwe gedrag zal gepaard gaan met een nieuwe denkwijze, een meer aangepaste handels- en belevingswijze. 13 dimensies 1. Proactief of reactief? Ben ik meer een doener of een denker? Neem ik snel initiatief of overweeg ik eerst verschillende kanten van de zaak? 2. Naartoe of weg van? Word ik geleid door de doelen die ik wil bereiken? Of wil ik vooral problemen oplossen en moeilijkheden voorkomen? 3. Interne of externe referentie? Ga ik af op mijn eigen normen en waarden of ga ik op anderen af om te weten wat goed of fout is? 4. Opties of procedures? Denk ik meer in keuzemogelijkheden of denk ik meer in stappenplannen? 5. Richt ik mijn aandacht op wat er goed gaat en wat er klopt of richt ik mijn aandacht op wat er niet goed gaat en wat er niet klopt? 6. Controle binnen of buiten zelf? Heb ik het idee dat ik mijn omgeving bepaal, of denk ik dat mijn omgeving mij bepaalt? 7. Handhaving, ontwikkeling of verandering? 22

23 8. Globaal of specifiek? Denk ik in grote lijnen of let ik op de details? 9. Mensen, activiteiten of informatie? Wat vind ik het belangrijkste? Relaties, handel ingen of gegevens? 10. Concept, structuu r of gebruik? Ben ik meer bezig met de essentie, met de samenhang of met de toepassing in de praktijk? 11. Samen, nabijheid of alleen? Houd ik van hechte samenwerkingsverbanden, van lossere teams of doe ik het liever helemaal alleen? 12. Heden, verleden of toe komst? Op welke van deze drie tijdsfactoren ben ik het meest gericht? Waarop is MPA gebaseerd? MPA is ontwikkeld door Jaap Hollander in het Instituut voor Eclectische Psychologie (IEP) te Nijmegen. Het IEP heeft verder gebouwd op de denkstijl- en taalpatroononderzoeken van Leslie Cameron, David Gordon, Robert Dilts en Rodger Bailey. Het IEP voerde jarenlang empirisch onderzoek naar de precisering en meting van denkstijlen heeft deze denkstijltest steeds meer valide en betrouwbaarder gemaakt. Door wie wordt MPA gebruikt? MPA kan overal worden ingezet waar het belangrijk is hoe mensen denken. MPA wordt gebruikt door coaches, werving- en selectiebureaus,, loopbaanadviseurs, trainers, opleiders, teambuilders, managers, organisatieadviseurs en therapeuten, kortom: door mensen die andere mensen helpen om zich verder te ontwikkelen. 13. Visueel, auditief of kinesthetisch? Denk ik meer in beelden, meer in geluiden of meer in gevoelens? Een voorbeeld van een MP A grafiek 23

24 Pluspunten Wij hebben een aantal metaprofielgebruikers gevraagd wat zij met name in het programma waarderen. Dit zijn de punten die zij noemen: Snel Een snelle manier om iemands denkwijze in kaart te brengen. En een snelle manier om een gesprek over de kernpunten op gang te brengen. Goede basis voor een gesprek MPA biedt snel een goede basis om over de essenties van iemands functioneren te praten. Waardevrije en gender neutrale uitslag Een metaprofiel is een neutrale, relatief waardevrije weergave van hoe iemand denkt. Acceptatie MPA roept minder weerstand op dan subjectieve inschattingen. Klantvriendelijk Door de duidelijke vormgeving, de audio-uitleg en de afwisselende vraagvorm (o.a. met veel visuele elementen) vinden klanten het interessanter om MPA in te vullen dan een papieren vragenlijst (of de elektronische vorm van een papieren vragenlijst). Focus op verandering MPA richt de aandacht op mogelijke veranderingen gebruik makend van eigen hulpbronnen en sterktes. Consistent Er wordt altijd op dezelfde manier gemeten. De uitslag is niet afhankelijk van de vaardigheid of de stemming van de onderzoeker. Breed inzetbaar Ook bruikbaar voor mensen die weinig geneigd zijn tot zelfreflectie. MPA is laagdrempelig, d.w.z. gemakkelijk in te vullen voor verschillende doelgroepen. Bruikbaar in teams en organisaties MPA kan niet alleen worden gebruikt met individuele cliënten, maar ook in teams en organisaties Brede operationalisatie MPA maakt niet allen gebruik van tekst maar ook van foto's. Daardoor worden begrippen op een bredere ervaringsbasis gemeten. Toepassingen Coaching en MPA Wanneer u als coach MPA gebruikt, meet u meestal de manier van denken in de situatie waarin uw klant problemen heeft. Vervolgens bekijkt u samen met hem wat zijn sterke en zwakke punten zijn in die situatie. Op die manier worden de oorzaken van zijn problemen duidelijk. Dit biedt niet alleen een praatstuk maar geeft tevens aanknopingspunten voor verandering. Na een gerichte interventie kan uw klant zich de volgende keer anders opstellen, zodat hij beter gaat functioneren. Bovendien ontdekt hij met wat voor soort mensen en situaties hij goed overweg kan en waar hij gemakkelijk conflicten krijgt en vastloopt. Op die manier kan hij zich beter ontplooien en eventuele problemen voor zijn. Teambuilding en MPA Wanneer u een team met MPA begeleidt, meet u meestal eerst de denkstijl van ieder teamlid afzonderlijk. Vervolgens bespreekt u met het team hoe deze denkstijlen tot wrijvingen en conflicten kunnen leiden, maar ook hoe ze elkaar kunnen aanvullen en ondersteunen. Teamleden gaan elkaar beter begrijpen en op elkaar afstemmen. Ook bespreekt u wat de sterke en zwakke punten zijn van het team en hoe zij daar rekening mee kunnen houden. U kunt tevens met MPA bepalen aan wat voor soort nieuwe collega het team het meest behoefte heeft. Training, opleiding en MPA Wanneer u als trainer of opleider MPA gebruikt, meet u meestal de manier van denken voor de situatie waar de cursus op gericht is. U gaat aan de hand van de metaprofielen na, wat in die context de sterke en de zwakke punten zijn. Op basis hiervan merkt u beter wat de deelnemers reeds kunnen en wat ze precies willen leren. U tekent als het ware de persoonlijk leertrajecten uit. In de meeste gevallen halen de deelnemers uit de MPA-interpretatie reeds een aantal mogelijke gedragsalternatieven. Ook kan u als trainer de overdracht van de cursus zo bijsturen,dat die optimaal aansluit bij uw manier van denken. Dit alles laat u toe om een efficiënter leertraject te realiseren. Onderhandelen en conflicthantering en MPA Conflicten ontstaan niet alleen door belangentegenstellingen. Negatieve beelden en emoties spelen een belangrijke rol. Als u als coach MPA gebruikt bij conflictbemiddeling, meet u de denkstijl van de beide partijen. U vergelijkt ze met elkaar en bespreekt met de partijen hoe zij met hun verschillende manieren van denken het conflict versterkt hebben. U begrijpt beter waarom het conflict zo hoog is opgelopen. Bovendien laat u zien hoe ze beter met elkaar kunt communiceren, waardoor de belangentegenstelling kleiner gaat lijken. Zo komt u dichter bij een oplossing. 24

25 Organisatieadvies en MPA Wanneer u als organisatieadviseur MPA gebruikt, zal het dikwijls gaan om cultuurverandering. U profileert eerst alle medewerkers (of een representatieve steekproef). Vervolgens berekent u het gemiddelde profiel met daarbij de gemiddelde afwijking (m.a.w. of dit aspect in de organisatie veel of weinig uiteenloopt bij verschillende medewerkers). Eventueel kijkt u ook naar de relatie tussen de individuele profielen en het organisatieprofiel (gemiddelde). Op basis daarvan laat u verbanden zien tussen de denkstijl van de organisatie en de kansen en bedreigingen die medewerkers ervaren. Zo kan u de organisatie sterker en flexibeler helpen worden. Werving & loopbaanadvies en MPA Wanneer u als wervings- en/of loopbaanadviseur MPA gebruikt, meet u meestal de manier van denken van een kandidaat in een specifieke werksituatie. U weet wat er in bepaalde functie van iemand wordt verwacht. U gaat dan samen na in hoeverre zijn/haar manier van denken daar bij aansluit. Wat zijn in deze specifieke functie met die manier van denken, de kansen en de valkuilen voor de betreffende kandidaat? Hoe kan hij/zij zich daar op voorbereiden? Ook kan men terugkijken op vroegere werksituaties en aan de hand van het metaprofiel nagaan waarom de persoon in de ene soort van functies floreert, terwijl in de andere soort van functies problemen krijgt. MPA opleidingen Indien u MPA concreet wilt gaan toepassen, kan u kiezen tussen volgende opleidingen:! Een basisopleiding in een specifieke MPA toepassing.! Een MPA op maat training met supervisie van uw project.! Een MPA certificatietraining. Een basisopleiding Deze opleiding maakt u wegwijs in een specifieke MPA toepassing, zodat u in praktijk met MPA aan de slag kunt. Bijvoorbeeld: - Het coachen met gebruik van MPA. - Aanwerven en selecteren aan de hand van MPA. - Met MPA opleidingen en trainingen vertalen in individuele leertrajecten. - Onderhandelen met MPA. - MPA en teambuilding. - MPA en conflicthantering. - MPA en cultuuranalyse. Deze opleidingen geven u (en mogelijks ook uw collega s) uitgebreid de gelegenheid om de MPA test in een specifiek domein te toetsen en op haar meerwaarde te beproeven en te interpreteren. Dit gebeurt nog steeds onder de begeleiding van een Enable consulent. Een op maat afgestemde opleiding met supervisie van uw MPA project Dit begeleidingstraject is bestemd voor projecten waarin een groot aantal MPA afnames zijn voorzien. De opleiding alsook de begeleiding wordt afgestemd op uw project. Onze consulenten voorzien samen met u het nodige en strikt noodzakelijke. Bijvoorbeeld: - MPA integreren in leertrajecten of hoe MPA aanwenden in specifieke trainingen en opleidingen. - Het implementeren van een MPA selectiemethodiek. - MPA verandermanagement en organisatieontwikkeling. Deze begeleiding voorziet u in het gebruik van een MPA satelliet programma versie waarmee u naar eigen behoefte MPA testen kan afnemen. Certificatietraining Dit is een training van acht dagen, die leidt tot de officiële certificatie als MPAdeskundige, deelnemers die deze training met goed gevolg voltooien, kunnen zich inschrijven in het register van MPA-deskundigen. Dit is het hoogste niveau van metaprofiel opleiding dat momenteel beschikbaar is. De gecertificeerde gebruikers kunnen op autonome wijze gebruik maken van het MPA programma en deze binnen hun eigen business context ten volle exploiteren en/of commercialiseren. 25

26 Een proef op de som? 2. Voorbeeld: Genderneutrale MPA bij Sports World De beste manier om te ontdekken wat MPA voor u kan doen, is de proef op de som nemen en voor een specifieke context uw denkstijl in beeld te brengen. In welke situatie handelt u bijvoorbeeld uitermate (onbewust) competent of misschien denkt u aan een probleemsituatie en wilt u ontdekken hoe u precies het probleem doet? Ontdek wat MPA voor u kan doen en laat u verrassen Contacteer ons op het adres info@enable.be Enable biedt u organisatieadvies, opleiding en coaching aan. Cactuslaan, 1 B 1150 Brussel info@enable.be Tel:

27 27

28 28

29 STAP 5 ROLOVERSCHRIJDENDE OPLEIDING VOOR NIEUWKOMERS 1. Voorbeeld van opleidingsaanpak EIGEN STERKTES LEREN AANWENDEN Er werd een leertraject op maat van de behoeften van de doelgroep uitgewerkt. De opleidingen zijn roloverschrijdend. Sports World heeft tijdens dit proces ontdekt dat er veel te weinig aandacht besteed werd aan de opvolging van de opleiding. Het was dus noodzakelijk om een structurele oplossing te vinden. Per functie werd een opleidingsplan opgemaakt met duidelijke richtlijnen voor de opvolging en coaching. Elke betrokken mentor ondertekent samen met de werknemer de rubriek waarvoor hij verantwoordelijk is. Op het einde van de voorziene opleidingstermijn wordt nagegaan of elke rubriek wel degelijk ondertekend werd door beide partijen. Een opleidingsplan Eigen sterktes leren aanwenden werd samen met een extern bedrijf ontwikkeld. BETROKKEN WERKNEMERS: Alle interne mentors binnen dit project + alle betrokken werknemers. VERDERE UITWERKING! Voorbeeld van opleidingsaanpak! Opleidingsplan binnen de onderneming met validatie! Voorbeeld van opleidingsplan TIPS :! Leg het nut van dit opleidingsplan uit aan de leidinggevenden.! Maak uw opleidingsplan roloverschrijdend. Dit is een goede voorbereiding naar doorgroei! Valideer het feit dat het opleidingsplan wel degelijk besproken werd met de werknemer en wel degelijk heeft plaats gevonden.! Analyseer de weerstanden binnen de onderneming 29

30 Back 30

31 2. Opleidingsplan binnen de onderneming met validatie 31

32 32

33 3. Voorbeeld van opleidingsplan Programma : Sports World Customer & Sales Traineeship Doelgroep De nieuw aangeworven verkoopmedewerkers die de Sports World (SW) inzichten en de overeenkomstige basishandelingen van winkelverkoop willen eigen maken en verder inoefenen. Objectieven - Inzicht verschaffen in datgene wat meerwaarde oplevert in de SW dienstverlening.het verschil begrijpen tussen dienst verlening en productverkoop. - Bewustwording creëren dat verkopen ook een relationeel en emotioneel gebeuren is dat vertrekt vanuit een set van persoonlijke overtuigingen en vele interpersoonlijke beïnvloedingsmomenten kent. - De deelnemers bewust maken van hun houdingen en filters en hen mogelijkheden aanreiken om deze te veranderen. Sales Traineeship Communiceren vanuit persoonlijke sterktes en hulpbronnen met klanten - Leren luisteren naar de vraag achter vraag en helpen meedenken met de klant. Een win/win onthaal en koop model aanreiken, adviserende technieken en vaardigheden laten ontdekken en helpen eigen maken waarmee in onthaal en verkoopcontacten in de winkel kan worden gewerkt. - De deelnemers de aangeboden technieken laten vertalen en polyvalent toepassen op hun dagelijkse praktijk. - De deelnemers oefen -situaties voorleggen waarin zij de gelegenheid krijgen om hun onthaal- en verkoopvaardigheden op een concrete wijze te verfijnen. - De deelnemers aanzetten tot een persoonlijk actieplan te implementeren in hun Sports World winkel in toekomstige klantencontacten. Aanpak De opleiding wordt over vijf niet-opeenvolgende dagen (modules) gespreid. De theoretische inzichten worden onmiddellijk toegepast op de voorhanden praktijkgevallen en simulatieoefeningen In de tussenperiode voeren de deelnemers een aantal praktijkgerichte opdrachten uit. Vragen, gevalsituaties en moeilijke praktijken worden geregistreerd om in de volgende opleidingsdag besproken te worden en geoefend. Dit programma wordt totaal ervaringsgericht gestuurd. Op het einde van de training zullen de deelnemers de inhoudelijke leerpunten (zie verder) hebben eigen gemaakt. Deze opleiding wordt op een intensieve en interactieve wijze gebracht in groepen van maximum 10 deelnemers. 33

34 Inhoud luik 1 De Sports World attitudes: communiceren vanuit persoonlijke sterktes en hulpbronnen! Introductie, objectieven en context van de workshop.! Metaprogramma s Wat zijn mijn filters bij het communiceren? - Toelichting van de verschillende filters met onmiddellijke toepassing voor de winkelcontext. De deelnemers schatten de dominantie in van elke filter voor hun wijze van werken in de winkel. - Terugkoppeling m.b.t. eigen profiel. De deelnemers nemen individueel kennis van hun Metaprofielanalyse.! Een kwestie van teamwerk : De constructie van een brug. - Briefing; - Realisatie; - Debriefing. In deze oefening moet een brug worden gebouwd met duplo-materiaal. De oplevering van de brug moet beantwoorden aan een aantal economische, technische en tijd criteria. Het team dient op projectmatige wijze (taak + relationeel) samen te werken wil ze in 40 minuten in haar opdracht slagen. In de debriefing beantwoorden en bespreken de deelnemers een belevingsvragenlijst. Deze belevingen en bedenkingen worden door de observaties van de trainer verder aangevuld en gepreciseerd (voorbeelden van vragen: Wie was actief aan de slag? Wie was eerder reflectief en bedachtzaam in het handelen? Wie spoorde de groep aan om vooral door te gaan? Wie voorspelde er de mogelijke problemen? ). Deze oefening wilt de MPA resultaten ervaringsgericht in de groep brengen en doen beleven.! De MPA Wat vertellen de MPA filters over mezelf en het team? Inhoud luik 2 De Sports World winkelcommunicatie: vanuit mezelf met klanten communiceren! Objectieven van de module + bespreking van de uitvoering het persoonlijk actieplan.! De winkeldimensie in het onthaal en de verkoop. - Het belang van het fysisch onthaal: wat details over ons vertellen (vele praktische voorbeelden). - Welk fysisch winkelonthaal willen wij onze klanten geven m.a.w. wat is de winkelhouding naar de clienteel toe? - De Sports World merchandising basisprincipes.! De relationele dimensie in de verkoop of hoe werken aan de relatie met de klant? - Het Sports World Attitude spel. Dit is een werkplank die de kritische filters ontwikkelt voor een excellent contact en onthaal van de klant. De deelnemers ontdekken op dit parcours, aan de hand van verschillende winkelsituatiekaarten, hoe zij een aantal filters (metaprogramma s) bij zichzelf kunnen activeren. (cfr. proactiviteit, klantgerichtheid, kwalitatief doen en afwerken, )! Het Sports World onthaal scenario - Hoe willen wij elke klant concreet onthalen: het minimum scenario. - Hoe mezelf blijven in het contact met klanten? - Toepassingen.! Buddy talk: hoe het geleerde in de tussenperiode concreet toepassen en oefenen.! Presentatie en bespreking van het persoonlijk actieplan. - Werksessie A : Uitwisseling van profielen : de deelnemers delen in een open dialoog hun profielinhoud en lichten hun uitgesproken kwaliteiten en filters toe. - Werksessie B Groepsfoto : Hoe ligt de balance? Wat zijn de sterktes en zwaktes van ons team? Onze blinde vlekken?! Werksessie : Welke bruggen van samenwerking willen wij bouwen? - De groep bespreekt een aantal hete hangijzers die ze team willen aanpakken. - Op welke wijze willen we hier vorm aan geven?! Persoonlijk actieplan. 34

35 STAP 6 FUNCTIONERINGSGESPREKKEN In het geval van Sports World bestreken ze:! Duidelijke taakverwachtingen en feedback! Concrete actiepunten ter ondersteuning of ontwikkeling van de leefkwaliteit werk- en privé balans! Aandacht voor zelfbeleving! Basis voor opvolgingsplanning De ervaring leert dat veel vrouwen, en vooral kortgeschoolde en allochtone vrouwen, moeite ondervinden om hun professionele ambities uit te spreken en minder spontaan de wil uiten om te evolueren en door te groeien. Als men dit wil doorbreken zullen de leidinggevenden van deze vrouwen erg bewust met deze problematiek moeten omgaan. TIPS :! Kijk na of de verantwoordelijken de nodige knowhow hebben om een functioneringsgesprek te voeren. Zij zijn ten slotte de decisionmakers.! Check in welke mate de geplande functioneringsgesprekken wel degelijk gebeuren binnen uw onderneming.! Check uw bestaande procedure en ondersteunende documenten. Soms kunnen kleine wijzigingen volstaan om het gesprek participatiever en gendervriendelijk te maken.! Leg het nut uit van goede functioneringsgesprekken! Gebruik de resultaten voor het opmaken van een successionplanning.! Zorg voor een duidelijke wie doet wat met de resultaten van functioneringsgesprekken. Het bestaande functioneringsgesprek document werd aangepast aan deze problematiek en bijkomende vragen worden gesteld om de vrouw te stimuleren over haar ambities te spreken. De gespreksstructuur werd aangepast waardoor de te bespreken kwantitatieve en kwalitatieve objectieven subtieler aangepakt kunnen worden. Ook hier moeten betrokken leidinggevende getraind worden in het hebben van participatieve en gendervriendelijke gesprekken. De resultaten van dit gesprek worden gebruikt voor de successionplanning en zijn dus heel belangrijk voor de verdere evolutie van de werknemers. Sports World heeft een bijkomende level inschakeld om de resultaten van de gesprekken te bespreken en de kandidaat voor te bereiden op een eventuele evolutie binnen de onderneming. BETROKKEN WERKNEMERS:! Alle werknemers (actief)! Alle leidinggevende (actief)! Alle N+2 VERDERE UITWERKING! Situering van functioneringsgesprekken! Aangepast functioneringsgesprek support document! Opleidingsplan gendervriendelijke functioneringsgesprekken voeren 35

36 1. Situering van functioneringsgesprekken 36

37 2. Aangepast functioneringsgesprek support document Programma : Gender-vriendelijke Functioneringsgesprekken voeren Doelgroep Alle lijnmanagers verantwoordelijk voor het voeren van functioneringsgesprekken. Duur van opleiding 1 dag per groep van max. 10 personen. Voorbereiding De deelnemers brengen hun documenten mee naar de training. Objectieven Gender-vriendelijke functioneringsgesprekken voeren - Het functioneringsgesprek als een spil -moment situeren binnen de prestatiecultuur van de onderneming; - De deelnemers een instrumentarium aanreiken om op een effectieve wijze kwantitatieve en kwalitatieve objectieven te formuleren. - De deelnemers inzichten en technieken aanbrengen inzake participatieve en gender vriendelijke gespreksvoering. Hen helpen om deze eigen te maken en te concretiseren d.m.v. simulatie-oefeningen ; - De deelnemers een gespreksstructuur aanbieden die aansluit bij het Sports World functioneringsdocument. Deze gespreksstructuur gendergericht laten verlopen. - De deelnemers hands on situaties voorleggen waarin zij de gelegenheid krijgen om hun vaardigheden op een concrete wijze te verfijnen;

38 Inhoud! Situering en objectieven van de opleiding. - Formulering van persoonlijke verwachtingen en leerdoelen. 3. Opleidingsplan gendervriendelijke functioneringsgesprekken voeren! Functioneringsgesprekken: het belang ervan herpositioneren - De petten van de verantwoordelijke: manager & coach. - Het functioneringsgesprek als management tool. - De kern van de zaak beheersen: inhoud, structuur en interactie.! Communiceren rond functioneringsgesprekken. - Hoe medewerkers op het gesprek voorbereiden: wat, hoe, wanneer? - Hoe afstemmen met het hogerop liggend niveau? - Hoe functioneringsgesprekken gendergericht afstemmen, - Hoe communiceren vanuit een gender vriendelijke sponsor houding? - Oefening: gendervriendelijke rapport simulaties. Functioneringsgesprek Polyvalent verkoper / verkoopster! Werken met objectieven. - Objectieven SMART definiëren en schrijven. - Hoe de valkuilen vermijden bij het werken met objectieven? - Werksessie : formuleer en/of herformuleer gegeven objectieven.! Objectieven evalueren. - Hoe de resultaten van de vooropgestelde objectieven vaststellen? - Welke valkuilen vermijden bij het evalueren?! Functioneringsgesprekken voeren. - STRUCTUUR van een functioneringsgesprek. - Praktische wenken bij voorbereiding, gespreksvoering en afhandeling. - Mogelijke valkuilen.! Training Role Play Deelnemers voeren functioneringsgesprekken in break-out groepjes van +/-3 personen. Deze simulaties verlopen volgens briefing gespreksvoering debriefing schema.! Actieplan. Leerpunten worden vertaald in doe-termen onder de vorm van een persoonlijk actieplan van toepassing bij het voorbereiden en voeren van functioneringsgesprekken. Naam: In dienst sinds: In functie sinds: Winkel: Datum: Periode: Zaakvoerder(ster): 38

39 1. Resultaatobjectieven 2. Bedrijfsobjectieven: de Sports-World uitdagingen. Vul de te realiseren budgetten en de behaalde resultaten in: I nventarisverschil schoenafdeling Budget Resultaten Hoe evalueer je de prestaties van je winkel t.a.v. de 5 Sports-World uitdagingen. Omschrijf je prestatie en bijdragen in enkele woorden en geef jezelf telkens een score aan de hand van de gegeven criteria. 2.1 Een opt imale snelle goederenstroom verzekeren. I nventarisverschil textiel en accessoires Budget Resultaten! door de receptieruimte overzichtelijk te houden en door een snelle sortering van de goederen te organiseren;! door voorrang te geven aan het uitpakken van de bestsellers;! door de bestsellers in de winkel onmiddellijk en prioritair aan te vullen;! door het aanbrengen van de juiste kapstokken en maatblokjes;! door steeds de prijzen vooraan het produkt voor de klanten zichtbaar te maken. A: Is zelden of nooit verzekerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet verzekerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: I s meestal wel verzekerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze verzekerd. A B C D Afspraken voor het komende jaar. Hoe elke dag in het werk hiertoe concreet bijdragen: Omschrijving van prestatie en bijdragen : 39

40 2.2 Het concept volumemerchandising realiseren.! door de bins permanent op een groot volume te houden;! door de textielmeubels en schoenentafels volgens de regels gemerchandised en volumineus te houden;! door de kapstokken en de maatblokjes correct te demonstreren;! door de Mega Value prijskaartjes steeds te visualiseren. A: I s zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel gerealiseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze gerealiseerd. A B C D 2.3 De me rcha ndising cij ferma tig en comm ercieel bijstur en.! door de bestsellers producten ste eds op de selling points te presenteren;! door Price Changes onmiddellijk door te voeren;! door een wekelij kse toepassing van het Dead Shoes Report ;! door een wekelij kse analyse door middel van het Shoe Takings Report ;! door ont brekende producten aan u w verantwoor delijke te melden voor bijsturende maatregelen;! door een f lexibele merchandising te hanteren. A: Is zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing e n aansturing. C: I s meestal wel gerealiseerd, mit s aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wi jze gerealiseerd. Afspraken voor het komende jaar. Hoe elke dag in het werk hiertoe concreet bijdragen: A B Afspraken voor het komende j aar. Hoe elke dag in het werk hiertoe concreet bijdragen: C D Omschrijving van prestatie en bijdragen : Omschrijving van prestati e en bij dragen : 40

41 2.4 Een opt ima le terreinbe zet ting realiseren.! door steeds de mij toegewezen verkoopzone te respecteren;! door een verantwoor delijke te verwit tigen wanneer ik mijn zone wens te verlaten voor pauze;! door mij te houden aan de mij toegewezen pauze;! door bij afwezigheid van een collega ook spontaan de opvolging van klanten bui ten mij n zone te garanderen. A: Is zelden of nooit geminimaliseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet geminimaliseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: I s meestal wel geminimaliseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wi jze geminimaliseerd. 2.5 De invent arisverschillen minimaliseren.! door een permanent bewustzijn van het algemeen belang hiervan;! door steeds de mij toegewezen verkoopzone te respecteren;! door steeds de klant vriendelijk tegemoet te gaan binnen mijn zone;! door een correcte beveiliging van de goederen. A: I s zelden of nooit bijgestuurd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet bijgestuurd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel bijgestuurd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze bijgestuurd. A B C D A B C D Afspraken voor het komende j aar. Hoe elke dag in het werk hiertoe concreet bijdragen: Afspraken voor het komende jaar. Hoe elke dag in het werk hiertoe concreet bijdragen: Omschrijving van prestatie en bijdragen : Omschrijving van prestati e en bijdragen : 41

42 3. Gedragsobj ectieven. a) Je werkt aktief mee aan de realisatie van de door de zaakvoerder bepaalde gedragsobjectieven uit de lijst klantgericht zijn en imago winkel. Dit zijn gedragsobjectieven voor ieder in de winkel. b) Kies voor het komende jaar ook voor jezelf 2 gedragsobjectieven uit de lijst klantgericht zijn en 2 gedragsobjectieven uit de lijst imago winkel. Deze objectieven worden dus aandachtspunten waarop je persoonlijk wilt vorderen. Hoe kijk je terug op de realisatie van de gedragsobjectieven voor je winkel? Omschrijf de prestaties en bij dragen in enkele woorden en geef j ezelf en j e team telkens een score aan de hand van de gegeven criteria. 1. Klantgericht zijn :... A: Is zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aanst uring. C: I s meestal wel gerealiseerd, mit s aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wi jze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van prestaties en bijdragen : KLANTGERICHT ZIJN: Voor je winkel Voor jezelf 1 Verzekeren van een goede terreinbezetting in elke zone. 2 Verkopen wat in stock is. 3 Opvolging van de klant ook buiten je eigen zone 4 Bekwaam zijn om raad te geven. 5 De klant vriendelijk tegemoet gaan. 6 De tijd nemen om naar de klant te luisteren. 7 Complementaire verkoop toepassen op een delikate manier. 8 De klachten van de klant met de glimlach behandelen. Acties : 2. Het imago van de wi nkel verzorgen :... HET IMAGO VAN DE WINKEL VERZORGEN: Voor je winkel Voor jezelf 1 Verzekeren dat de produkten op de juiste plaats zijn. 2 Toepassing van de juiste PLV op de produkten. 3 Positief spreken over Sports World met de klant als onder ons. 4 Altijd voorrang geven aan de klant. 5 "Goeie dag", "tot ziens", "dank u wel" en een glimlach. 6 Steeds een verzorgd voorkomen hebben. 7 Waak over de netheid in de winkel. 8 Organiseren om de wachtijd aan de kassa te verminderen. A: Is zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: I s meestal wel gerealiseerd, mit s aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wi jze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van pr estaties en bijdragen : Acties : 42

43 Hoe kijk je terug op de realisatie van je twee persoonlijke gedragsobjectieven inzake Klantgericht zijn? Omschrijf de prestaties en bijdragen in enkele woorden en geef jezelf telkens een score aan de hand van de gegeven criteria A: Is zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel gerealiseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van prestaties en bijdragen : Omschrijf de prestaties en bijdragen in enkele woorden en geef jezelf telkens een score aan de hand van de gegeven criteria A: I s zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel gerealiseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van prestaties en bijdragen : Acties : Acties : A: Is zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel gerealiseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van prestaties en bijdragen : A: I s zelden of nooit gerealiseerd; werd er zelden of nooit op aangestuurd. B: Is meestal niet gerealiseerd, ondanks herhaaldelijke aansporing en aansturing. C: Is meestal wel gerealiseerd, mits aansporing en aansturing. D: Is bijna altijd op autonome wijze gerealiseerd. A B C D Omschrijving van prestaties en bijdragen : Acties : Acties : Hoe kijk je terug op de realisatie van je twee persoonlijke gedragsobjectieven inzake het imago van de winkel verzorgen? 43

44 4. Uw persoonlijke ont wikkeling 4.3 Hoe beleef je je huidige werk-leefsituatie? Beantwoord beknopt de volgende vragen: Wat geeft er in je werk energie aan je eigen persoon? 4.1 Hoe voelt U zich bij ons? Hoe ervaar je op heden de balans tussen werk en privé? Hoe wil je deze voor jezelf doen evolueren? 4.2 Bedenk in welke mate wat je dagelijks doet (werkzaamheden) ook datgene is wat je voor jezelf wil? Vul de onderstaande zinnen concreet verder aan. Wat kan ik inzetten/ontwikkelen om de kwaliteit van mijn werk-privé balans te verbeteren? Wat mij in mijn huidige situatie tevreden stelt is: Wat mij in mijn huidige situatie ontevreden stelt is: handtekening zaakvoerder medewerker handtekening Wat ik op termijn voor mezelf zou willen is:

45 STAP 7 ASSESSMENTS 1. Een mogelijke structuur voor een assessment Valideer de resultaten van het functioneringsgesprek via een extern assessment. Dat is een objectieve meetlat voor personen bij de aanvang of in de loop van het ontwikkelingstraject. Het doel is het potentieel en de leerpunten van de werknemers in kaart te brengen. Er werd een aangepast testenpakket en approach ontwikkeld voor laaggeschoolde werknemers. Er werd een aangepaste rapporteringstool ontwikkeld die de resultaten van het gendervriendelijke assessment vertalen in begrijpbare en vooral bruikbare informatie. De aanpak in de assessments werd ontwikkeld in samenwerking met projectpartner Gamma HR Consulting. De assessments zelf gebeuren door Gamma omdat hiervoor specifiek getrainde mensen best geplaatst zijn. De feedback van een assessment wordt gegeven door de HR (zowel negatief als positief) Bij een positief assessment wordt de kandidaat opgenomen in de successionplanning. VERDERE UITWERKING! Mogelijke structuur van een assessment TIPS :! Bereid de kandidaat voor op een extern assessment door goed uit te leggen waarom en hoe.! Vergewis er u van dat het assessment aangepast is aan uw doelgroep.! Voorzie in uw organisatie de nodige tijd en know how om een degelijk feedback gesprek te geven over de resultaten van een assessment (zoniet voorzie dit extern)! Doe geen beloftes die je niet kan houden. 45

46 46

47 47

48 48

49 49