Beoordeling van het Kwaliteitsmanagement systeem van:

Transcriptie

1 Beoordeling van het Kwaliteitsmanagement systeem van: Dikkertje Dap Paulus Potterstraat CV te Zutphen Periode: Het jaar 2017 Aanwezig: Gerrie Behet Peter Mengerink Versie: Pagina 1 van 22

2 1. De ontwikkelingen Evaluatie doelstellingen 2017 m.b.t. ontwikkelingen: Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren/samenwerken met Perspectief en de Gemeente (continueren) Het aanbod van peutergroepen met VVE realiseert Dikkertje Dap zelf. Dikkertje Dap is actief in de werkgroep VVE gemeente breed. Deze doelstelling is gerealiseerd. De politiek van de Gemeente Zutphen heeft een visie over het aanbod van VVE en gesubsidieerde peutergroep plaatsen geformuleerd. Deze doelstelling wordt Gemeente breed verder uit ontwikkeld in de VVE werkgroep. Gesubsidieerde VVE plaatsen van Perspectief overnemen. De 30 gesubsidieerde VVE kindplaatsen van Perspectief zijn overgenomen en uitgebreid. Deze doelstelling is gerealiseerd. Met integraal kindcentrum de Wegwijzer wordt samen een nieuwe visie en uitgangspunten geformuleerd. (strategisch beleid) Het strategisch beleid is nog niet geformuleerd. Deze doelstelling wordt gecontinueerd voor Implementatie BSO+ binnen Gemeente Zutphen en in samenwerking met CJG (Centrum Jeugd en Gezin). Er zijn gesprekken geweest over de haalbaarheid van de BSO+ binnen de gemeente Zutphen. De implementatie BSO+ binnen de Gemeente Zutphen en in samenwerking met CJG is nog niet gerealiseerd. Deze doelstelling wordt gecontinueerd voor Onderzoek haalbaarheid implementatie van peutergym. Er heeft onderzoek naar de haalbaarheid van Peutergym plaatsgevonden. Dit onderzoek heeft geleid tot het realiseren van 2 peutergymgroepen op de donderdagochtend. Deze doelstelling is gerealiseerd. Aanpassingen m.b.t. de nieuwe HKZ norm ( ) verwerken in het kwaliteitssysteem voor het aflopen van het certificaat. ( ). De aanpassingen m.b.t. tot de nieuwe norm zijn opgepakt en conform de HKZ kalender. Deze doelstelling is gerealiseerd. DESTEP/SWOT analyse uitvoeren om de ontwikkelingen in de markt in kaart te brengen. De DESTEP/SWOT analyse is conform de HKZ kalender uitgevoerd en de interne/externe context zijn voor Dikkertje Dap in kaart gebracht. De zwakke punten en bedreigingen zijn middels het risicogericht denken opgepakt en zijn beheersbaar, geëlimineerd of omgezet naar een kans. Versie: Pagina 2 van 22

3 Doelstellingen 2018 t.a.v. de ontwikkelingen: Actief in de participatie VVE werkgroep gemeente breed. Minimaal 35 gesubsidieerde VVE plaatsen behouden. Minimaal 10 gesubsidieerde peutergroep plaatsen behouden. Met integraal kindcentrum de Wegwijzer wordt samen een nieuwe visie en uitgangspunten geformuleerd. (strategisch beleid) Implementatie BSO+ binnen Gemeente Zutphen en in samenwerking met CJG (Centrum Jeugd en Gezin). 3 e groep opzetten voor peutergym. De groene BSO de Kaardebol in Zutphen opzetten en realiseren na de zomervakantie. Versie: Pagina 3 van 22

4 2. Veranderingen in interne en externe factoren Dikkertje Dap heeft haar belangrijke interne/externe factoren vastgelegd in een SWOT/DESTEP analyse. Op basis van het risicogericht denken is er getracht om de zwakke punten en bedreigingen (risico s) te beheersen en/of te elimineren. Middels een periodieke evaluatie zal worden vastgesteld of het risico kleiner is geworden. Versie: Pagina 4 van 22

5 3. Prestaties primair proces Evaluatie doelstellingen 2017 m.b.t. primaire proces: In april 2017 de actualiteit van het pedagogisch beleidsplan evalueren. De actualiteit van het pedagogisch beleidsplan 2017 is conform de HKZ kalender geëvalueerd. Minimaal 1x per jaar evaluatie van het pedagogisch beleidsplan wordt aan de proces/resultaat indicator toegevoegd aan het beleid. Deze doelstelling is gerealiseerd. Welbevinden conform planning op alle groepen. In 2017 zijn op alle kinderopvang groepen van Dikkertje Dap de observaties conform de planning gehouden. Tijdens de interne audit van de groep BSO Op de trap is gebleken dat er voor 2017 nog geen duidelijke planning voor welbevinden was georganiseerd. Dit had te maken met veel wisselingen op de groep. Van de andere groepen zijn de observaties welbevinden conform de planning uitgevoerd en besproken in het groepsoverleg en zonodig in het teamoverleg. Doelstelling voor komend jaar is BSO op de Trap een basisteam te formuleren om de groep weer structuur te geven. Voor BSO op de Trap een basisteam formeren. Voor de BSO op de Trap is er een basisteam geformeerd bestaande uit 3 PM ers en 1 BBL er. Deze doelstelling is gerealiseerd. Komende wijzigingen m.b.t. IKK doorvoeren in het primaire proces (procedures en huidige werkwijzen herzien). In het najaar 2017 is door een externe coach (Marinda) een workshop georganiseerd om de oudercommissie en het team te informeren over de gevolgen m.b.t. de IKK. De doelstelling om wijzigingen m.b.t. IKK door te voeren wordt gecontinueerd in Versie: Pagina 5 van 22

6 Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Geen wachtlijsten (kinderen kunnen direct worden geplaatst naar behoefte). Mails, brieven, vragen van de klant worden binnen 2 werkdagen beantwoordt. Minimaal 1x per jaar observatie welbevinden en binnen 2 weken na observatie een 10 minuten gesprek met ouder/verzorger. Na observatie en 10 minuten gesprek en vastlegging op FOR 035 Evaluatieformulier n.a.v. gesprek welbevinden. Bij overdracht van het kind naar een andere groep binnen een week een overdrachtsformulier invullen en overdragen aan de nieuwe groep. Aan iedere klant (die minimaal 6 maanden opvang heeft gehad) een exit gesprek bij vertrek Dikkertje Dap aanbieden en vastleggen op het formulier Interview bij beëindiging van kindplaatsing. Er wordt ten minste 4x per jaar vergaderd met de oudercommissie over inhoudelijke ontwikkelingen binnen Dikkertje Dap. Resultaat: Voor aanvragen van bepaalde dagdelen kennen we op de BSO wachtlijsten. Hiervoor is reeds een actie uitgezet in de vorm van uitbreiding. 99% van de mails/brieven, vragen van de klant worden binnen 2 werkdagen beantwoordt. Dit is geen issue onder onze klanten blijkt uit het KTO. In 2017 zijn op alle kinderopvang groepen van Dikkertje Dap de observaties conform de planning gehouden. Behalve de BSO die heeft i.v.m. wisselingen in het team later dan gepland plaatsgevonden. Dit proces werkt nog niet helemaal naar behoren. Voor 2018 wordt hier een doelstelling aan gekoppeld. In totaal zijn er 59 kinderen met de kinderopvang gestopt. Hiervan zijn 17 exitformulieren ingevuld. Van de 17 ingevulde formulieren gaan er 14 naar de basisschool, 1 is verhuisd en 2 stoppen met de opvang. (diverse redenen). De verbeterpunten zijn ter kennisgeving aangenomen, maar hebben niet geleid tot verbeteracties. In 2017 zijn 5 oudercommissie vergaderingen geweest, waarvan 4 vergaderingen zijn bijgewoond door de directie. De oudercommissie heeft o.a. ongevraagd dan wel gevraagd advies uitgebracht over: Gevraagd en ongevraagd advies over: - Communicatieplan; Versie: Pagina 6 van 22

7 - Klanttevredenheidsonderzoek; - Medezeggenschapsreglement en huishoudelijk reglement; - BSO beleidsplan en pedagogisch beleidsplan en kwaliteitshandboek; - GGD inspectie; - HACCP; - Innovatie en kwaliteit kinderopvang (IKK) - Pedagogisch beleidsplan; - Het te hanteren uurtarief. - Samenvoegen van de groepen communicatie met ouders daaromtrent; - Teksten in de informatiemap; - Vragen voor de tevredenheidsonderzoek vanuit de ouders aanleveren; - Verkeerssituaties Paulus Potterstraat; - Workshop IKK met oudercommissie. Doelstellingen 2018 t.a.v. primair proces Procedure overdracht kind 4.08 actualiseren/aanvullen voor BSO voor overdracht kind naar andere groep. Doelstelling voor komend jaar is BSO op de Trap een basisteam te formuleren om de groep weer structuur te geven. Komende wijzigingen m.b.t. IKK doorvoeren in het primaire proces (procedures en huidige werkwijzen herzien). Versie: Pagina 7 van 22

8 4. Personeel Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. personeel: Functionerings- en beoordelingsgesprekken conform nieuwe opzet documenteren. (7. FOR 027) Doelstelling is gerealiseerd en werkt effectief. Nieuwe format is opgezet en wordt door de HRM manager gehanteerd. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) organiseren in het najaar in samenwerking met Eyes.nl In mei 2017 gerealiseerd. Medewerkerstevredenheidsonderzoek is uitgevoerd en naar tevredenheid uitgevoerd. Zie tevens prestatie indicator hieronder voor toelichting. Het scholingsplan actualiseren en continueren voor Scholingsplan is door de HRM manager geactualiseerd. Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Personeel algemeen Dikkertje Dap is een groeiende organisatie. Personeelsbestand van Dikkertje Dap op was 24 medewerkers (incl. Gerrie). Op waren er 28 medewerkers (incl. Gerrie). Het personeelsbestand is groter geworden en het aantal gewerkte uren is afgenomen. Het aantal gewerkte uren is afgenomen van gewerkte uren in 2016 naar gewerkte uren in Geconcludeerd daaruit kan worden dat er afname is geweest van de leidster uren in Proces/resultaat indicator: Alle medewerkers (2017) conform checklist inwerken laten inwerken en archiveren in het personeelsdossier (95% ingevulde checklist inwerken). 100% van de medewerkers vult jaarlijks het FOR 024 Professioneel handelen voorafgaand aan het functioneringsgesprek in. Resultaat: De HRM manager heeft alle medewerker dossiers op compleetheid gecontroleerd op checklist inwerken. Waar nodig is de checklist inwerken alsnog ingevuld en ondertekend. De indicator van 95% ingevulde checklist inwerken wordt gehaald. In 2017 is het proces m.b.t. professioneel handelen en functioneringsgesprekken n.a.v. de externe audit geactualiseerd. Professioneel handelen maakte geen vast onderdeel uit van ons proces en is nu een Versie: Pagina 8 van 22

9 100% van de medewerkers heeft een functioneringsgesprek met HRM manager/directie. 1x per 6 weken groepsoverleg, teamoverleg conform de planning uitvoeren en notuleren. vast onderdeel geworden dat voorafgaand aan het functioneringsgesprek wordt afgenomen. In 2017 hebben met alle medewerkers die een jaar in dienst waren functionerings- dan wel een beoordelingsgesprekken plaatsgevonden samen met de HRM manager en/of directie. Deze afspraken zijn terug te vinden in het personeelsdossier van betreffende medewerker. De opleidingsbehoefte is geïnventariseerd en in het scholingsplan benoemd. De indicator van 100% functioneringsgesprek/professioneel handelen wordt gehaald. Structureel proces dat goed functioneert. 1x per 6 weken groepsoverleg, teamoverleg. Ziekteverzuim medewerkers laag houden (>3%). Het kortdurig verzuim = 310 uur (1,06%) In 2017 waren 4 medewerkers met zwangerschapsverlof. De indicator van >3% ziekteverzuim is voor 2017 behaald. Medewerkerstevredenheidscijfer minimaal een 8.0 scoren. In mei 2017 heeft er een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Dit is uitgevoerd door het externe bureau Eyes.nl. Gemiddeld genomen is het cijfer van een 8.0 gerealiseerd. Het gemiddelde betreft een 8.2 als rapportcijfer. De uitkomsten van het onderzoek waren zeer positief en veel hoger dan de gemiddelde landelijke cijfers. T.o.v. de hoge rapportcijfers van 2014 zijn we veelal op de meeste gebieden gelijk gebleven of zelfs nog gestegen. Gelet hierbij op het personeelsbestand dat sinds 2014 aanzienlijk gestegen is, is de directie hier Versie: Pagina 9 van 22

10 zeer content mee. Aan iedere medewerker (die minimaal 6 maanden in dienst is geweest) een exit gesprek bij vertrek Dikkertje Dap aanbieden en vastleggen op het FOR 028 Exit formulier medewerker. Geen officiële klachten van medewerkers. Deskundigheidsbevordering conform het scholings- en opleidingsplan laten plaatsvinden. Ondanks de hoge cijfers is er toch voor gekozen om een plan van aanpak n.a.v. het medewerkerstevredenheidsonderzoek te gaan opstellen, om daar waar mogelijk (uren registratie, roosteren, pauze nemen, werkplekken kantoor en communicatie) nog verder te verbeteren. In 2017 hebben we van 9 medewerkers afscheid genomen. 3 medewerkers hebben afscheid genomen op basis van eigen verzoek. 4 medewerkers liep het contract af en is het niet verlengd. 2 medewerkers zijn op initiatief van DD vertrokken. Er zijn in 2017 geen officiële klachten geweest van medewerkers. In 2017 zijn er conform het opleidingscholingsplan van Dikkertje Dap de volgende trainingen/cursussen gevolgd: - Cursus EHBO/BHV - VVE startblokken - Montessori-training voor peutergroep/bso - Innerlijke familie - OVM-training - Kinderpsychologie - VVE sterk - VVE Vyvoj - Training de taaltrein (Kentalis) Doelstellingen 2018 t.a.v. personeel Kwaliteitskring overleg organiseren. 1 kwaliteitsverantwoordelijke binnen de groep aanstellen. Plan van aanpak n.a.v. het medewerkerstevredenheidsonderzoek om de uren registratie, roosteren, pauze nemen, werkplekken kantoor en communicatie nog verder te verbeteren. Het scholingsplan actualiseren en continueren voor Onderzoek voor eventuele subsidiemogelijkheden en personeel PMO (periodiek Medisch Onderzoek) onderzoek aanbieden. Versie: Pagina 10 van 22

11 5. Klanttevredenheid/stakeholders Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. klanttevredenheid: In afwachting op de Gemeente wordt de verkeerssituatie samen met de buren nauwlettend in de gaten gehouden door de oudercommissie. De oudercommissie onderhoud hiervoor contacten en houdt Dikkertje Dap is hiervan op de hoogte. In 2017 een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) laten uitvoeren door Eyes.nl. Het klanttevredenheidsonderzoek heeft in 2017 plaatsgevonden. Zie tevens prestatie indicator hieronder voor toelichting. Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Klanttevredenheidscijfer minimaal een 8.0 scoren. Resultaat: Met een gemiddeld cijfer van 8.6 is het klanttevredenheidscijfer t.o.v (was 8,5) wederom overtroffen. Ondanks de hoge cijfers is er toch voor gekozen om een plan van aanpak n.a.v. het klanttevredenheidsonderzoek te gaan opstellen, om daar waar mogelijk (de BSO en peutergroep) nog verder te verbeteren. 1x per jaar de stakeholders analyseren/inventariseren. De stakeholders (belanghebbenden) zijn in november 2017 in kaart gebracht. Stakeholders zijn als vast onderdeel van de HKZ kalender meegenomen. Doelstellingen 2018 t.a.v. klanttevredenheid. Plan van aanpak n.a.v. het klanttevredenheidsonderzoek om de klanttevredenheid bij BSO/peutergroep nog verder te verbeteren. Versie: Pagina 11 van 22

12 6. Resultaten van risico-inventarisaties/cliëntveiligheid Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. de risico-inventarisaties/cliëntveiligheid: De RI &E s worden jaarlijks tijdig en volledig ingevuld, zodanig dat tijdens de GGD controle dit als voldoende wordt gewaardeerd. De risico-inventarisaties zijn geactualiseerd voor de gehele huisvesting voor de kinderopvang en buitenschoolse opvang. De RI&E met PVA is digitaal in te zien bij risicomonitor.nl. De actiepunten uit de RI&E Arbeidsomstandigheden personeel verder oppakken. De RI&E Arbeidsomstandigheden personeel met plan van aanpak is geëvalueerd in augustus De kritische actiepunten zijn opgepakt en gerealiseerd. De ontruimingsoefeningen conform de HKZ kalender jaarlijks laten plaatsvinden. In 2017 hebben er 2 ontruimingsoefeningen plaatsgevonden. De wijze en snelheid van de ontruimingen is de directie zeer content mee. Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Jaarlijks op alle groepen de risicoinventarisatie veiligheid en gezondheid kinderopvang (risico-monitor.nl) evalueren. Jaarlijks ARBO medewerkers (risicomonitor.nl) evalueren. Ten minste 1x per jaar een ontruimingsoefening oefenen en evalueren op het evaluatieformulier. Jaarlijks risicogericht denken op procesniveau inventarisatie/evaluatie. Resultaat: Dit is geen jaarlijks aandachtspunt, maar het komt iedere 6 weken in de groeps- en teamoverleg terug. Als doelstelling wordt de werkwijze bijgesteld voor Evaluatie heeft plaatsgevonden in augustus Volgende evaluatie staat conform de HKZ kalender gepland voor augustus In 2017 hebben er 2 ontruimingsoefeningen plaatsgevonden. In november 2017 heeft er een volledige inventarisatie op procesniveau plaatsgevonden van alle risico s binnen Dikkertje Dap. Dit proces verloopt effectiever dan de mindmap methode die we hiervoor hanteerden. Aan het elimineren/beheersen van de risico s zijn Versie: Pagina 12 van 22

13 verantwoordelijke personen gekoppeld. HACCP richtlijnen naleven conform HACCP plan/aftekenlijst per groep. In 2017 is er een HACCP plan voor kleine instellingen geïmplementeerd. Per groep wordt een aftekenlijst bijgehouden en is een verantwoordelijke aangesteld die de verantwoordelijkheid heeft voor het HACCP plan van de groep. Doelstellingen 2018 t.a.v. de Risico-inventarisaties en cliëntveiligheid: Nieuwe methode risicomonitor ontwikkelen/implementeren. Het actiepunt uit de RI&E Arbeidsomstandigheden personeel (vertrouwenspersoon aanstellen) verder oppakken. Evaluatie van HACCP op de groepen middels interne audit controleren. Versie: Pagina 13 van 22

14 7. Registraties van afwijkingen / corrigerende maatregelen Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. registratie van afwijkingen/corrigerende maatregelen: De directie dient structureel in het teamoverleg de digitale registratie van afwijkingen/ongevallen bij te houden en zonodig te monitoren. Na diverse pogingen en methodes werkt de digitale registratie van afwijkingen/ongevallen op dit moment veel effectiever dan voorheen. Iedere groep heeft zijn eigen registratieformulier op de I schijf. Afwijkingen/ongevallen vormen een vast onderdeel van het groeps/teamoverleg. Op sommige groepen worden de afwijkingen nog in de agenda of in de notulen van het groepsoverleg vastgelegd. Dit punt heeft nog aandacht voor 2018 om een betere analyse te kunnen maken. Tijdens de interne audits het onderwerp afwijkingen-ongevallen onder de aandacht brengen om te kijken of het proces naar tevredenheid werkt. N.a.v. de opvolgaudits is het proces afwijkingen-ongevallen continue onder de aandacht geweest. Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Geregistreerde afwijkingen worden centraal in teamoverleg besproken en geverifieerd door directie. Trendanalyse van afwijkingen-ongevallenincidenten vindt 1x per jaar plaats. Resultaat: Werkt 80% naar behoren, maar is nog voor optimalisatie vatbaar. Zie doelstelling. Er zijn in ongevallen gemeld. Uit de ongevallen kan worden geconcludeerd dat de meeste ongevallen door het kind zelf worden veroorzaakt en veelal te maken hebben met onhandigheid, overschatting met vallen, uitglijden of vingers tussen de deur als gevolg. Er zijn in afwijkingen gemeld. Uitgesplitst in: 7 Klachten. 1 Afwijking (fout) 14 verbetervoorstellen. 1 leverancier. 5 overige meldingen. Versie: Pagina 14 van 22

15 Over het algemeen kan geconcludeerd worden dat de communicatie nog voor verbetering vatbaar is. Geen officiële klachten. Officiële klachten via de Geschillencommissie zijn er in 2017 niet geweest. Certificaat hiervan ontvangen van de Geschillencommissie. Doelstellingen 2018 t.a.v. registraties van afwijkingen / corrigerende maatregelen Alle groepen met de afwijking/ongevallen registratie laten werken, zodat een goede analyse van alle afwijkingen/ongevallen mogelijk is. Geen afwijkingen/ongevallen in agenda/notulen groepsoverleg. Tijdens de interne audits zal het onderwerp afwijkingen-ongevallen onder de aandacht worden gebracht om te kijken of het proces naar tevredenheid werkt. Versie: Pagina 15 van 22

16 8. Leveranciersbeoordelingen (diensten door derden, inkoop) Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. leveranciersbeoordelingen: Oppakken van de actiepunten uit de leveranciersbeoordeling van Actiepunten zijn naar tevredenheid opgepakt. Continueren van de leveranciersbeoordeling voor 2017 op basis van het huidige format. Leveranciersbeoordeling is gecontinueerd op basis van het huidige format. Dit werkt naar tevredenheid. Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Jaarlijks 100% van de kritische leveranciers beoordelen en acties benoemen. Resultaat: Het leveranciers bestand van Dikkertje Dap is wederom gegroeid. De leveranciers zijn in 2017 door middel een scorelijst leveranciers (7. FOR 047) in kaart gebracht en beoordeeld op communicatie, klantvriendelijkheid, kwaliteit/prijs, levertijd, retouren afhandeling, correctheid offertes/facturen, service. Eventuele opmerkingen/acties zijn per leverancier benoemd en opgepakt. De beoordeling heeft conform de planning plaatsgevonden in december Over het algemeen is Dikkertje Dap zeer tevreden over haar leveranciers. Doelstellingen 2018 t.a.v. diensten door derden (inkoop): Geen. Versie: Pagina 16 van 22

17 9. Ketenpartners Evaluatie procesprestatie indicatoren beleidsplan: Proces/resultaat indicator: Ten minste 1x per 3 jaar (gekoppeld aan de klant- en medewerkertevredenheidsonderzoeken) worden de ketenpartners waarmee Dikkertje Dap een samenwerking heeft digitaal geëvalueerd. De resultaat indicator voor de waardering van ketenpartners is een 7,5. Resultaat: In 2017 is er door de directie aan de ketenpartners een mail gestuurd m.b.t. de tevredenheid van de onderlinge samenwerking. Van de 3 ketenpartners heeft er 1 schriftelijk gereageerd. In het algemeen kan er geconcludeerd worden dat de samenwerking naar wens verloopt en dat die wordt gecontinueerd en geïntensifieerd. Doelstellingen 2018 t.a.v. ketenpartners: Zie hoofdstuk 1 ontwikkelingen. Versie: Pagina 17 van 22

18 10. De interne audits/externe audits Evaluatie doelstellingen 2017 t.a.v. interne/externe audits: De prospectieve RIE conform het nieuwe format uitvoeren. (zie verbetermogelijkheden n.a.v. externe audit De prospectieve RIE is conform een nieuwe format uitgevoerd en werkt naar tevredenheid. Interne audit voor kantoor conform de planning 2017 organiseren. De interne audit voor kantoor heeft plaatsgevonden in mei Op basis van deze interne audit zijn diverse afwijkingen/verbeterpunten naar voren gekomen in processen die de nodige aandacht behoeven. D.m.v. opvolgaudits zullen deze acties worden gecontroleerd voor Evaluatie proces interne/externe audits: Interne audits: Dit proces is in mei 2017 naar tevredenheid uitgevoerd. Op 23 mei 2017 zijn de groepen Giraf, Otje, Duimelot en BSO op de Trap groepen geaudit. Op 1 juni 2017 is het kantoor geaudit. Hieruit zijn per groep de acties benoemd in het overzicht samenvatting acties. De groepen hebben deze acties in het groepsoverleg besproken en opgepakt. Openstaande acties zullen bij de volgende audits worden meegenomen. Externe audits: Op 28 juni 2017 heeft de externe audit door de Tüv plaatsgevonden. Uit de externe audit zijn 12 afwijkingen geconstateerd. Mede hierdoor heeft er op 10 augustus 2017 wederom een opvolgaudit plaatsgevonden om bovenstaande afwijkingen te controleren. Deze afwijkingen zijn in een plan van aanpak uitgewerkt. De afwijkingen zijn naar tevredenheid van de directie/externe auditor opgepakt en gecorrigeerd. Doelstellingen 2018 bij interne audits/externe audits: Opvolgaudits n.a.v. afwijkingen en interne audits bij Pippeloentje, Rode Laarsjes in mei/juni 2018 organiseren. Versie: Pagina 18 van 22

19 11. Rapportages relevante inspecties De rapporten van de GGD: De rapporten van de GGD zijn op de website geplaatst en zijn bereikbaar voor de klanten zonder dat zij daarom hoeven te vragen. In maart 2017 is er nader onderzoek geweest op de BSO. In november 2017 heeft er een jaarlijks onderzoek plaatsgevonden op de BSO. De actiepunten zijn naar tevredenheid van de inspectie opgepakt. Versie: Pagina 19 van 22

20 12. Samenvatting van de doelstellingen uit de directiebeoordeling 1. Doelstellingen 2018 t.a.v. de ontwikkelingen: Actief in de participatie VVE werkgroep gemeente breed. Minimaal 35 gesubsidieerde VVE plaatsen behouden. Minimaal 10 gesubsidieerde peutergroep plaatsen behouden. Met integraal kindcentrum de Wegwijzer wordt samen een nieuwe visie en uitgangspunten geformuleerd. (strategisch beleid) Implementatie BSO+ binnen Gemeente Zutphen en in samenwerking met CJG (Centrum Jeugd en Gezin). 3 e groep opzetten voor peutergym. De groene BSO de Kaardebol in Zutphen opzetten en realiseren na de zomervakantie. 2. Veranderingen 2018 in Interne en externe factoren N.v.t. 3. Doelstellingen 2018 t.a.v. prestaties primair Procedure overdracht kind 4.08 actualiseren/aanvullen voor BSO voor overdracht kind naar andere groep. Doelstelling voor komend jaar is BSO op de Trap een basisteam te formuleren om de groep weer structuur te geven. Komende wijzigingen m.b.t. IKK doorvoeren in het primaire proces (procedures en huidige werkwijzen herzien). 4. Doelstellingen 2018 t.a.v. personeel Kwaliteitskring overleg organiseren. 1 kwaliteitsverantwoordelijke binnen de groep aanstellen. Plan van aanpak n.a.v. het medewerkerstevredenheidsonderzoek om de uren registratie, roosteren, pauze nemen, werkplekken kantoor en communicatie nog verder te verbeteren. Het scholingsplan actualiseren en continueren voor Onderzoek voor eventuele subsidiemogelijkheden en personeel PMO (periodiek Medisch Onderzoek) onderzoek aanbieden. 5. Doelstellingen 2018 t.a.v. klanttevredenheid. Plan van aanpak n.a.v. het klanttevredenheidsonderzoek om de klanttevredenheid bij BSO/peutergroep nog verder te verbeteren. 6. Doelstellingen 2018 t.a.v. de RI&E/cliëntveiligheid Nieuwe methode risicomonitor ontwikkelen/implementeren. Versie: Pagina 20 van 22

21 Het actiepunt uit de RI&E Arbeidsomstandigheden personeel (vertrouwenspersoon aanstellen) verder oppakken. Evaluatie van HACCP op de groepen middels interne audit controleren. 7. Doelstellingen 2018 t.a.v. registraties van afwijkingen / corrigerende maatregelen Alle groepen met de afwijking/ongevallen registratie laten werken, zodat een goede analyse van alle afwijkingen/ongevallen mogelijk is. Geen afwijkingen/ongevallen in agenda/notulen groepsoverleg. Tijdens de interne audits zal het onderwerp afwijkingen-ongevallen onder de aandacht worden gebracht om te kijken of het proces naar tevredenheid werkt. 8. Doelstellingen 2018 t.a.v. diensten door derden (inkoop) Geen. 9. Doelstellingen 2018 bij ketenpartners Zie hoofdstuk 1 ontwikkelingen. 10. Doelstellingen 2018 bij interne audits/externe audits Opvolgaudits n.a.v. afwijkingen en interne audits bij Pippeloentje, Rode Laarsjes in mei/juni 2018 organiseren. Versie: Pagina 21 van 22

22 13. Beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem (conclusie) De directie (Gerrie Behet) en de externe kwaliteitsmanager (Peter Mengerink) concluderen dat het kwaliteitsmanagementsysteem van Dikkertje Dap te Zutphen conform de norm HKZ/ISO certificatieschema kinderopvang (norm: 2015) functioneert voor Zutphen, 23 mei Gerrie Behet. Directeur Versie: Pagina 22 van 22