Beoordeling van het Kwaliteitsmanagement systeem van:

Transcriptie

1 Beoordeling van het Kwaliteitsmanagement systeem van: Dikkertje Dap Paulus Potterstraat CV te Zutphen Periode: Het jaar 2015 Aanwezig: Gerrie Behet Peter Mengerink Versie: Pagina 1 van 15

2 1. De ontwikkelingen Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren/samenwerken met Perspectief en de Gemeente De gesprekken met de Gemeente en andere aanbieders zijn in 2015 nog gaande. De politiek van de Gemeente Zutphen is nog in beraad wat de visie voor het aanbod van VVE gaat worden. De doelstelling wordt gecontinueerd voor Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren. (continueren) De doelstelling om de VVE zelf te realiseren is per 1 januari 2016 geformaliseerd. Samenwerking met integraal kindcentrum de wegwijzer uitbreiden met BSO. De samenwerking met kindcentrum de wegwijzer is in 2015 niet gerealiseerd i.v.m. de drukte van de werkzaamheden bij de GGD. Deze doelstelling wordt gecontinueerd voor Realisatie nieuw kantoor Het nieuwe kantoor is in de zomer van 2015 naar tevredenheid gerealiseerd. Doelstellingen t.a.v. de ontwikkelingen: Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren/samenwerken met Perspectief en de Gemeente (continueren) Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren. (continueren) Samenwerking met integraal kindcentrum de wegwijzer uitbreiden met BSO. (continueren) Binnen de Gemeente Zutphen met de samenwerkingspartners het BSO+ projectplan opzetten/implementeren. Sport BSO opzetten. Aanpassingen m.b.t. de nieuwe HKZ norm ( ) verwerken in het kwaliteitssysteem voor het aflopen van het certificaat. ( ). Versie: Pagina 2 van 15

3 2. Prestaties primair- en ondersteunende processen Prestaties primair proces: Pedagogisch beleid Onze doelstelling ten aanzien van het pedagogisch beleid om september 2015 het pedagogisch beleidsplan te evalueren is behaald. Dit heeft geleid tot kleine aanpassingen in diverse procedures. De wijzigingen zijn gecommuniceerd in de team overleggen en oudercommissies. Oudercommissie In 2015 zijn 9 oudercommissie vergaderingen geweest, waarvan 5 vergadering zijn bijgewoond door de directie. De oudercommissie heeft o.a. ongevraagd dan wel gevraagd advies uitgebracht over: Gevraagd advies over: - Pedagogisch beleidsplan; - Het te hanteren uurtarief; - Reglement oudercommissie; - Advies toestemming foto/video. Ongevraagd advies over: - Plan van aanpak verbetering facturatie; - Verkeerssituatie bij Dikkertje Dap; - Nieuwe wetgeving kinderopvang; - BSO lijn 5. Exitgesprekken ouders Op de BSO en het KO wordt een exit interview gehouden met ouders en het exit formulier wordt ingevuld en mogelijk ondertekend door ouders. In 2015 zijn 8 exit formulieren ingevuld. Uit de ingevulde exit formulieren blijkt dat de reden voornamelijk is omdat kinderen 4 jaar zijn geworden of naar een Peutergroep bij een basisschool waar ze naartoe gaan. Evaluatie proces welbevinden van kinderen In 2015 zijn op alle groepen van Dikkertje Dap de observaties conform de planning gehouden. Tijdens de interne audit van de groep Op de trap is gebleken dat er voor 2016 nog geen duidelijke planning voor welbevinden was georganiseerd. Dit is als actiepunt opgenomen. Van de andere groepen de observaties welbevinden conform de planning uitgevoerd en besproken in het werkoverleg. Oudergesprekken Uit regelmatige gesprekken met ouders (na afsluiten wenperiode, welbevinden, op aanvraag) zijn geen bijzonderheden gemeld. Over het algemeen zijn de ouders tevreden over Versie: Pagina 3 van 15

4 de dienstverlening van Dikkertje Dap. De meeste opmerkingen hebben betrekking op de facturatie (flexibele opvang). Communicatieplan opstellen Er is besloten om geen apart communicatieplan op te stellen, omdat het geen toegevoegd waarde heeft. De communicatie met de ouders en medewerkers liggen vast in 2.03 Communicatiebeleid en 2.10 Personeelsbeleid. Prestaties ondersteunende processen: Accommodatie De doelstelling om nog 1 speeltoestel te plaatsen conform het tuinontwerp in 2015 is gerealiseerd. Voor de kinderopvang is de buitenspeelplaats (achterzijde) conform het tuinontwerp ontwikkelt en ingericht. Tuinontwerp voortuin wordt herzien i.v.m. hekwerk van de school. De doelstelling voor het herzien van het hekwerk van de school is naar tevredenheid gerealiseerd. Koelkasten De temperatuur wordt geregistreerd en ligt altijd tussen de 3 7 graden Celsius. Alle registraties zijn aanwezig en er is dagelijks toezicht op de koelkasttemperatuur. Doelstellingen t.a.v. primair proces In september 2016 de actualiteit van het pedagogisch beleidsplan evalueren. In juni 2016 actie ondernemen m.b.t. de hygiënerichtlijnen HACCP. Doelstellingen t.a.v. ondersteunende processen De buitenspeelplaats aan de voorzijde wordt herzien en geschikt gemaakt voor de kinderopvang. De doelstelling voor 2016 is dat ook de buitenspeelplaats aan de voorzijde wordt herzien en geschikt gemaakt voor de kinderopvang. Versie: Pagina 4 van 15

5 3. Personeel Dikkertje Dap is een groeiende organisatie. Personeelsbestand op was 31 medewerkers (incl. Gerrie). Op waren er 36 medewerkers (incl. Gerrie). Het personeelsbestand is groter geworden en het aantal gewerkte uren is toegenomen. Het aantal gewerkte uren is toegenomen van gewerkte uren in 2014 naar gewerkte uren in Geconcludeerd daaruit kan worden dat er 20% toename van de leidster uren is geweest in 2015 i.v.m. de groei van de opvang. Exitgesprekken personeel. In 2015 hebben we van 2 medewerkers afscheid genomen. Bij de ene medewerker liep het contract af en is het niet verlengd en de andere is vertrokken i.v.m. privéredenen. Functionerings- beoordelingsgesprekken. In 2015 hebben niet alle medewerkers functionerings- dan wel een beoordelingsgesprek gehad. In de gesprekken vraagt de directeur naar de relatie met de leidinggevende en of de medewerker gehoord wordt en zich gewaardeerd voelen. In de gespreksnotities staan de veranderingen/gemaakte afspraken met de betreffende medewerkers. Deze afspraken zijn terug te vinden zijn in het personeelsdossier van betreffende medewerker. Klachten van medewerkers. Er zijn in 2015 geen klachten geweest van medewerkers. Medewerkers tevredenheidsonderzoek. In 2015 heeft er geen medewerkerstevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Het laatste onderzoek heeft in mei 2014 anoniem onder de medewerkers plaatsgevonden. Dit is uitgevoerd door het externe bureau Eyes.nl. De actiepunten zijn in een plan van aanpak opgenomen. Deskundigheidsbevordering. Alle medewerkers hebben op het gebied van EHBO een training gevolgd. De medewerkers met BHV hebben een herhalingstraining gevolgd. 1 medewerker heeft een scholing gevolgd voor het Montessori Kindcentrum. 2 medewerkers volgens een scholing voor VVE. Daarnaast zijn er in 2015 drie teambuilding activiteiten georganiseerd. Deze activiteiten hebben betrekking gehad op: - Feedback, communicatie; - Beroepshoudingspel; - Iets positiefs halen uit de situatie; - Leren en bewustwording. Versie: Pagina 5 van 15

6 Ziekteverzuim. Dikkertje Dap had afgelopen jaar een ziekteverzuim van ca. 6%. Het totaal aantal dagen ziekteverzuim over het totale personeelsbestand bedraagt 2741 uur. Dit ziekteverzuim is mede te verklaren door 3 langdurige zieken. Dit is niet te voorzien. Exclusief langdurige zieken zit het ziekteverzuim onder de 2%. Opleiding/scholingsplan In 2015 zijn er conform het opleidingsplan van Dikkertje Dap de volgende trainingen/cursussen gevolgd: - Cursus EHBO - BHV - Startbloktraining - TINK-training - Montessori-training - Vanuit de overheid verplichte scholingen m.b.t. de Nederlandse taal. Er zijn 3 medewerkers succesvol opgeleid voor de opleiding TINK trainingsopleiding voor de interne trainers. Doelstellingen t.a.v. personeel De directie gaat volgens de planning functionerings- en beoordelingsgesprekken houden in 2016 met een extern ingehuurde HRM manager. Het scholingsplan actualiseren en continueren voor 2016/2017. Versie: Pagina 6 van 15

7 4. Klanttevredenheid In 2015 heeft er geen klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. In mei 2014 heeft er een anoniem klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Dit is uitgevoerd door het externe bureau Eyes.nl. Geconcludeerd kan worden dat de klanten zeer tevreden zijn over de dienstverlening van Dikkertje Dap. Alle verbeterpunten zijn opgenomen in een plan van aanpak. De correctheid van de facturen behoort hierbij tot het grootste verbeterpunt. Alle verbeterpunten zijn op dit moment op de verkeersituatie na afgerond. Doelstellingen t.a.v. klanttevredenheid. Betrokkenheid van de ouders naar de groep verhogen door middel van koffie en thee aanbieden s morgens. In afwachting op de Gemeente wordt de verkeerssituatie samen met de buren nauwlettend in de gaten gehouden. Zie ook actiepunt uit plan van aanpak. Versie: Pagina 7 van 15

8 5. Resultaten van Risico-inventarisaties/cliëntveiligheid Evaluatieproces RI&E De risico-inventarisaties zijn geactualiseerd voor de gehele huisvesting voor de kinderopvang en buitenschoolse opvang. De RI&E met PVA is digitaal in te zien bij risicomonitor.nl. Er is een RI&E Arbeidsomstandigheden personeel met plan van aanpak opgesteld in oktober De kritische actiepunten zijn direct opgepakt en gerealiseerd. De overige actiepunten zullen mee worden genomen in Resultaten van de RI&E? Het resultaat hiervan is een actieplan Dikkertje Dap waarin staat welke maatregelen er zijn getroffen. Deze is digitaal in te zien op risico-monitor.nl en schriftelijk in de GGD map. Daarnaast in de notulen van teamoverleggen. Voortgang op plan van aanpak Actiepunten zijn en worden besproken in het teamoverleg. De rapporten van de GGD De rapporten van de GGD zijn op de website geplaatst en zijn bereikbaar voor de klanten zonder dat zij daarom hoeven te vragen. De GGD heeft voor de kinderopvang op 13 januari 2015 een inspectie gehouden. Er zijn geen verbeterpunten geconstateerd. De GGD heeft voor de BSO op 1 december 2015 een inspectie gehouden. Hieruit is naar gekomen dat er een VOG verklaring van een personeelslid niet aanwezig was. Dit kwam door een foutieve aanvraag waardoor deze opnieuw moest worden aangevraagd. De medewerker heeft een VOG bij zijn andere werkgever in het onderwijs. Het actiepunt is naar behoren afgehandeld. Hygiëne Dikkertje Dap De schoonmaak op de groepen wordt in eigen beheer uitgevoerd conform de digitale schoonmaaklijsten. De schoonmaak van het speelgoed op de groepen geschiedt door de pedagogische medewerksters. Zij voeren dit op een juiste manier uit en tekenen dat af op de daarvoor digitale bestemde lijsten. Evaluatie ontruimingsoefeningen In 2015 hebben er 2 ontruimingsoefeningen (30-4 en 1-5) plaatsgevonden. De ontruimingsoefeningen hebben geleid tot verbeterpunten. Deze zijn besproken met het team en dienen nog te worden doorgevoerd in de documenten. Versie: Pagina 8 van 15

9 Doelstellingen t.a.v. de RI&E Aan de RI&E s moet jaarlijks een digitale rapportage worden gekoppeld. De RI &E s worden jaarlijks tijdig en volledig ingevuld, zodanig dat tijdens de GGD controle dit als voldoende wordt gewaardeerd. De actiepunten uit de RI&E Arbeidsomstandigheden personeel verder oppakken. Doelstellingen t.a.v. evaluatie ontruimingsoefeningen De ontruimingsoefeningen moeten conform de wetgeving minimaal 1x per jaar plaatsvinden. De verbeterpunten n.a.v. de ontruimingsoefening moeten nog worden vastgesteld in de documentatie. Versie: Pagina 9 van 15

10 6. Registraties van afwijkingen /preventieve, corrigerende maatregelen Officiële klachten via de klachtencommissie zijn er in 2015 niet geweest. Er wordt maandelijks kwaliteitsoverleg gevoerd met een externe kwaliteitsmanager om het kwaliteitssysteem verder te optimaliseren, actualiseren en te verbeteren en zo te waarborgen. De wijzigingen hiervan zijn terug te vinden in het wijzigingsblad van het kwaliteitshandboek. Belangrijke wijzigingen worden meegenomen op de agenda voor het teamoverleg. Er zijn in 2015 negen (9) ongevallen gemeld. Een trendanalyse is er niet goed op los te laten, omdat het individuele op zich staande ongevallen zijn. Alle ongevallen zijn besproken in het teamoverleg. In 2015 heeft de procedure van de verbeter-meldingsformulieren niet volgens de procedure gewerkt. Verbeter-meldingen worden veelal in de rondvraag (bij het teamoverleg) besproken en genotuleerd. Er is afgesproken dat de punten eerst in het werkoverleg worden besproken en geïnventariseerd. Deze punten worden voor het teamoverleg bij Gerrie kenbaar gemaakt en de punten die moeten worden besproken in het teamoverleg komen op de agenda. De volgende in het oog springende verbeteringen zijn doorgevoerd: Gastvrijheid op de groepen (thee, koffie aanbieden); Er is een schuur bijgekomen en het kantoor is verbouwd; Zuinige Led verlichting op kantoor; De wasmachines zijn centraal neergezet in de berging; Nieuw buitenspeeltoestel (Ziggo Balance); Voortuin geschikt gemaakt voor de kinderopvang; Hekje bij de trap van het speelhuisje (veiligheid glijbaan). Doelstellingen t.a.v. registraties van afwijkingen Procedure van het registreren van verbeter-meldingen ter discussie stellen en actualiseren. Afwikkeling van ongevallenregistratie tijdens het teamoverleg onder de aandacht brengen (vast agendapunt). Versie: Pagina 10 van 15

11 7. Leveranciersbeoordelingen (diensten door derden, inkoop) Het leveranciers bestand van Dikkertje Dap is klein en zijn er maar enkele leveranciers waar zaken mee worden gedaan. De leveranciers zijn in 2015 door middel een scorelijst leveranciers in kaart gebracht en beoordeeld op de bereikbaarheid, levertijd, prijs/kwaliteit, service. Eventuele opmerkingen/acties zijn per leverancier benoemd en opgepakt. Over het algemeen is Dikkertje Dap tevreden over haar leveranciers. Doelstellingen t.a.v. diensten door derden (inkoop) Oppakken van de actiepunten uit de leveranciersbeoordeling van Continueren van de leveranciersbeoordeling voor Versie: Pagina 11 van 15

12 8. De interne audits/externe audits De beheersbaarheid van het kwaliteitsmanagementsysteem Het digitale kwaliteitsmanagementsysteem werkt naar tevredenheid. Medewerkers kunnen eenvoudig alle documenten/formulieren die ze nodig hebben raadplegen en er zijn geen oude versies meer in omloop. (mits ze niet op voorraad worden uitgeprint) Interne audits: De interne auditprocedure is in 2015 herzien naar een betere interview werkwijze. In 2015 stonden er 2 audits gepland voor Duimelot en BSO op de trap. Door prioriteiten is er besloten om de interne audits samen te voegen met de andere groepen. Het voordeel hiervan is dat er efficiënter en effectiever kon worden geauditeerd. Externe audits: Op 19 mei 2015 heeft de externe audit door de Tüv plaatsgevonden. Hieruit zijn 4 afwijkingen geconstateerd. Deze afwijkingen zijn in een plan van aanpak uitgewerkt. De verbetermogelijkheden zijn tevens in een plan van aanpak en opgepakt. De belangrijke verbetermogelijkheden zijn naar tevredenheid opgepakt en gecorrigeerd. Doelstellingen bij interne audits/externe audits: Continueren van de verbetermogelijkheden van de externe audit. Er lopen nog een aantal verbeteringen in ontwikkeling. Interne audits op de groepen organiseren. Versie: Pagina 12 van 15

13 9. Acties uit de vorige beoordelingen directiebeoordelingen De acties uit de vorige directiebeoordelingen zijn geëvalueerd en daar waar nodig verbeterd. 10. Samenvatting van de doelstellingen uit de directiebeoordeling 1. Doelstellingen t.a.v. de ontwikkelingen: Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren/samenwerken met Perspectief en de Gemeente (continueren) Aanbod van peutergroepen met VVE zelf realiseren. (continueren) Samenwerking met integraal kindcentrum de wegwijzer uitbreiden met BSO. (continueren) Binnen de Gemeente Zutphen met de samenwerkingspartners het BSO+ projectplan opzetten/implementeren. Sport BSO opzetten. Aanpassingen m.b.t. de nieuwe HKZ norm ( ) verwerken in het kwaliteitssysteem voor het aflopen van het certificaat. ( ). 2. Doelstellingen t.a.v. primaire- en ondersteunde processen. Doelstellingen t.a.v. primair proces In september 2016 de actualiteit van het pedagogisch beleidsplan evalueren. In juni 2016 actie ondernemen m.b.t. de hygiënerichtlijnen HACCP. Doelstellingen t.a.v. ondersteunende processen De buitenspeelplaats aan de voorzijde wordt herzien en geschikt gemaakt voor de kinderopvang. De doelstelling voor 2016 is dat ook de buitenspeelplaats aan de voorzijde wordt herzien en geschikt gemaakt voor de kinderopvang. 3. Doelstellingen t.a.v. personeel De directie gaat volgens de planning functionerings- en beoordelingsgesprekken houden in 2016 met een extern ingehuurde HRM manager. Het scholingsplan actualiseren en continueren voor 2016/ Doelstellingen t.a.v. klanttevredenheid. Betrokkenheid van de ouders naar de groep verhogen door middel van koffie en thee aanbieden s morgens. In afwachting op de Gemeente wordt de verkeerssituatie samen met de buren nauwlettend in de gaten gehouden. Zie ook actiepunt uit plan van aanpak. Versie: Pagina 13 van 15

14 5. Doelstellingen van Risico-inventarisaties/cliëntveiligheid Doelstellingen t.a.v. de RI&E Aan de RI&E s moet jaarlijks een digitale rapportage worden gekoppeld. De RI &E s worden jaarlijks tijdig en volledig ingevuld, zodanig dat tijdens de GGD controle dit als voldoende wordt gewaardeerd. De actiepunten uit de RI&E Arbeidsomstandigheden personeel verder oppakken. Doelstellingen t.a.v. evaluatie ontruimingsoefeningen De ontruimingsoefeningen moeten conform de wetgeving minimaal 1x per jaar plaatsvinden. De verbeterpunten n.a.v. de ontruimingsoefening moeten nog worden vastgesteld in de documentatie. 6. Doelstellingen t.a.v. registraties van afwijkingen Procedure van het registreren van verbeter-meldingen ter discussie stellen en actualiseren. Afwikkeling van ongevallenregistratie tijdens het teamoverleg onder de aandacht brengen (vast agendapunt). 7. Doelstellingen t.a.v. diensten door derden (inkoop) Oppakken van de actiepunten uit de leveranciersbeoordeling van Continueren van de leveranciersbeoordeling voor Doelstellingen bij interne audits/externe audits: Continueren van de verbetermogelijkheden van de externe audit. Er lopen nog een aantal verbeteringen in ontwikkeling. Interne audits op de groepen organiseren. Versie: Pagina 14 van 15

15 11. Beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem (conclusie). De directie (Gerrie Behet) en de externe kwaliteitsmanager (Peter Mengerink) concluderen dat het kwaliteitsmanagementsysteem van Dikkertje Dap te Zutphen conform de norm HKZ/ISO certificatieschema kinderopvang functioneert voor Zutphen, 23 juni 2016 Gerrie Behet. Directeur Versie: Pagina 15 van 15