Bijlage afwijkingsberichten

Transcriptie

1

2 Invulinstructie Er zijn geen afwijkingen geconstateerd en worden administratief afgehandeld en worden middels een re-audit beoordeeld Uiterste datum inzending corrigerende maatregelen: Uiterste datum inzending corrigerende maatregelen: dd-mm-yyyy Re-audit: e controle certif.re glement A Open Open De organisatie heeft een Sport BSO opgestart (2 groepen met aanbod aan BSO kinderen en kinderen uit de wijk op donderdagmiddag). Aangezien deze nieuwe dienstverlening als onderdeel van het primaire proces niet kon worden beoordeeld tijdens de controleaudit zal dit in de re-audit worden meegenomen. Vanaf is Sport BSO opgezet als pilot. Niet aan de orde. Proces van sport BSO mag worden geaudit tijdens de controleaudit. 2 Controle J B Open Open Ten aanzien van de corrigerende maatregelen op basis van de interne audit ontbreekt de oorzaakanalyse. Daarnaast is de werkwijze ten aanzien van de beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregel onvoldoende transparant en wordt geen verschil gemaakt tussen correctie en corrigerende maatregel (of eventuele preventieve maatregel). Vergeten toe te voegen. Dit onderdeel dient te worden meegenomen op de lijst samenvatting acties, zodat tevens de oorzaak van de afwijking transparant wordt. Voor het teamoverleg van wordt de oorzaakanalyse van de afwijkingen op groepsniveau besproken en ingevuld. Verificatie van de corrigerende maatregelen wordt bij de vervolgaudits gecontroleerd. 3 Controle J A / B Open Open Registratie fouten/bijna-fouten en calamiteiten ontbreekt in het nieuwe enregister. Tevens wordt input voor afwijkingen niet geregistreerd door directie/kantoor (alleen de groepen hanteren het enregister). Beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregelen is vanaf de start in 2016 tot heden niet aantoonbaar uitgevoerd versie 1.1, / 6

3 Nieuwe werkwijze moest nog richting aan worden gegeven. Registratieformulier afwijkingen-ongevallen actualiseren met fouten/bijna fouten en calamiteiten. Verificatie op effectiviteit als vast onderdeel meenemen tijdens ieder teamoverleg. Directie houdt toezicht op verificatie effectiviteit. Onderdeel wordt tijdens teamoverleg van besproken met medewerkers. 4 Controle J B Open Open Toetsing van het professioneel handelen is niet aantoonbaar uitgevoerd, de methode is onvoldoende helder benoemd in managementsysteem. (Werkwijze d.m.v. functioneringsgesprekken is onvoldoende toereikend hierin is onvoldoende te toetsen dat professioneel handelen aan de orde komt, gedrag en bejegening etc. ontbreken). Ontbreken van professioneel handelen als onderdeel meenemen in het functioneringsgesprek. Opzetten procedure m.b.t. professioneel handelen en toevoegen professioneel handelen als input voor het functioneringsgesprek. Procedure aanpassen van 2.10 Personeelsbeleid en 2.07 Inhoud personeelsdossier en opzetten van FOR 024 Professioneel handelen en aanpassen FOR 027 Functioneringsgesprek (format). 5 Controle J2 3.4 B Open Open Ervaringen van ketenpartners zijn niet aantoonbaar conform vastgestelde methode en frequentie in procedure 1.04 gemeten. Proces van evaluatie ketenpartners onvoldoende toegelicht. In 2017 staat dit nog gepland conform de vastgestelde methode e en frequentie in procedure 1.04 en op de HKZ kalender. In de procedure staat dat ten minste 1x per 3 jaar (gekoppeld aan de klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken) met ketenpartners waarmee Dikkertje Dap een samenwerking heeft een evaluatie gehouden wordt. N.v.t. N.v.t. 6 Controle J B Open Open Monitoring van te ondertekenen contracten en retourontvangst functioneert onvoldoende op basis van steekproef blijkt dat contracten van en nog niet ondertekend zijn, terwijl de dienstverlening wel plaatsvindt. Geen aantoonbare methode voor monitoring. De contracten zijn die steekproefsgewijs zijn gecontroleerd zijn alsnog ondertekend door de ouders/verzorgers versie 1.1, / 6

4 De brief die de ouders ontvangen is geactualiseerd met de opmerking: de plaatsingsovereenkomst dient voor plaatsing te zijn ingeleverd. Graag zien wij deze zo spoedig mogelijk tegemoet. Administratief medewerker gaat openstaande contracten digitaal bijhouden in mappen en geeft dit door aan de betreffende groep. De groep dient te regelen dat de ouder het contract ondertekend en brengt het vervolgens retour naar kantoor. De openstaande contracten worden periodiek nagelopen door de administratief medewerker. 7 Controle J B Open Open DOC 7 FOR 004 is een formulier t.b.v. kennismakings-/plaatsingsgesprek dit zou in het kinddossier moeten worden opgeborgen (conform instructie op formulier), tevens heeft het formulier ook een afvinkmogelijkheid. Dit gebeurt niet. Op deze wijze is ook niet geborgd dat de klant alle relevante informatie heeft ontvangen tijdens het plaatsingsgesprek en heeft begrepen. Het formulier is een hulpmiddel, maar wordt niet gezien als checklist. Actualiseren van formulier. Formulier 004 Kennismaking-plaatsingsgesprek corrigeren naar huidige werkwijze. De borging dat de klant alle relevante informatie heeft ontvangen is door ondertekening van het inschrijfformulier gewaarborgd. De actualisatie van het formulier wordt met de medewerkers besproken in het teamoverleg van Controle J B Open Open Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt voor terugkoppeling gegevens aan derden (o.a. voor observatie ontwikkelingsproblemen en contacten Perspectief/CJG groep Otje niet aantoonbaar voor kind D.). In de procedure 4.17 Ontwikkelingsproblemen is geen aantoonbare toestemming vanuit de ouders opgenomen. Procedure actualiseren. Procedure 4.17 actualiseren met afspraken dienen te worden vastgelegd op FOR 035 evaluatieformulier n.a.v. gesprek welbevinden en door zowel ouder als pedagogische medewerker te worden ondertekend voor akkoord. Bovenstaande bespreken met medewerkers in het eerstvolgende teamoverleg. 9 Controle J2 2.9 B Open Open Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt t.b.v. het plaatsen van een kind in meer dan één stamgroep (ook indien dit op dezelfde locatie is). Volgens de pedagogisch medewerkers wordt dit mondeling afgestemd. (Regeling Kwaliteit Kinderopvang artikel 5.13: met vooraf gegeven schriftelijke toestemming van de ouder kan een kind gedurende een tussen houder en ouder overeengekomen periode worden opgevangen in één andere stamgroep dan de stamgroep). Vooraf wordt geen schriftelijk toestemming van de ouder gevraagd versie 1.1, / 6

5 Ouders gaan schriftelijk toestemming geven voor een andere stamgroep. Toestemmingsformulier foto, video en uitstapjes (FOR 009) uitbreiden met toestemming verandering van stamgroep.. Vervolgacties zijn bespreken in het teamoverleg van Bespreken met oudercommissie Toestemmingsformulier dient vervolgens door nieuwe ouders opnieuw te worden ondertekend. 10 Soort audit B Open Open Er worden warme maaltijden verstrekt, dit zijn door ouders meegebrachte vers bereide maaltijden die op de groep worden opgewarmd (o.a. geconstateerd bij Otje). De Hygiënecode voor Kleine Instellingen wordt niet gehanteerd t.a.v. de beheersing van de temperatuur bij het verwarmen en opdienen van de maaltijden (kerntemperatuur minimaal 75 C, bij uitgifte minimaal 60 C). De groep had geen voedselthermometer t.b.v. controle en registratie vindt niet plaats (gemeten kerntemperatuur en actie bij afwijkingen). De hygiënecode is recent ingevoerd binnen Dikkertje Dap en nog niet geheel conform de HACCP richtlijnen voor kleine instellingen. Het HACCP plan, aftekenlijst en voedselthermometers zijn aanwezig. De wijze van registratie dient te worden herzien. We hebben nu een kruisje gezet, maar daarvoor in de plaats dient de temperatuur van de steekproefsgewijze controle te worden geregistreerd. Om aan te tonen dat de controle steekproefsgewijs plaatsvindt wordt de temperatuur geregistreerd. Tijdens het teamoverleg van 29-8 wordt een verantwoordelijke per groep aangesteld die verantwoordelijk is voor de controle en registratie van de HACCP aftekenlijst. HACCP als agendapunt op het teamoverleg vermelden om de implementatie te monitoren. 11 Soort audit A Open Open Verdiepende analyse in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende inhoudelijkheid en diepgang bijvoorbeeld bij analyse exitevaluaties wordt aangegeven dat er geen verbeterpunten zijn terwijl vanuit de registraties blijkt dat er door diverse ouders als verbeterpunten financiële administratie en communicatie zijn aangegeven). Daarnaast ontbreekt de evaluatie van de door de organisatie vastgestelde prestatie indicatoren en ontbreken de evaluatie van uitkomsten toetsing professioneel handelen en evaluatie meten ervaring ketenpartners in de directiebeoordeling. Sommige onderdelen zijn nog niet benoemd of dienen gespecificeerd te worden in de directiebeoordeling. Evaluatie van de prestatie-indicatoren toetsing professioneel handelen en ervaringen ketenpartners dienen te worden opgenomen in de directiebeoordeling. Prestatie-indicatoren uit het beleidsplan specificeren op onderwerp van de directiebeoordeling en meenemen in de directiebeoordeling van Het onderwerp toetsing professioneel handelen meenemen in de directiebeoordeling 2017 (zie ook afwijking 4 met corrigerende maatregel). Evaluatie meten ervaring ketenpartners heeft in 2016 niet plaatsgevonden dit staat gepland voor 2017 (zie afwijking 5). Het onderdeel ervaring ketenpartners dient te worden meegenomen in de directiebeoordeling versie 1.1, / 6

6 12 Soort audit 4.5 B Open Open en n.a.v. de afwijkingen geconstateerd in de voorgaande audit zijn niet effectief ten aanzien van: 1. VOG voor datum indiensttreding en inzet medewerker corrigerende maatregelen niet effectief. O.a. B.E. arbeidsovereenkomst VOG ook daadwerkelijk ingezet (rooster). 2. Inwerktraject L.W. niet aantoonbaar (medewerker reeds medio 2016 als vakantie-/oproepkracht ingezet). 3. Observaties welbevinden: a. Er is geen borging dat alle kinderen (BSO op de Trap) worden geobserveerd. Centraal overzicht ontbreekt. b. Reden van niet observeren niet traceerbaar (afwijking kan, maar met motivatie). c. Vragenlijst 8+ kinderen is niet toegepast (kinderen vanaf 8 jaar dienen in observaties welbevinden betrokken te worden). d. In het beleid 2.16 Stappen Welbevinden ontbreekt dat de kinderen die alleen gebruik maken van VSO niet geobserveerd behoeven te worden (hierin wordt alleen vakantie-opvang vermeld). 1. Onverklaarbaar. 2. Tijdens de interne audits van is het inwerktraject en bijbehorende aftekenlijsten onder de aandacht gesteld. Verbeterplan hiervoor is reeds in werking gezet ten tijde van de externe audit van nog niet gereed. 3. a. Mentor overzicht kindplaatsing niet bekend bij nieuwe groepsamenstelling van BSO op de trap. b. Reden van niet observeren is niet zichtbaar op het mentoroverzicht kind, omdat dit formulier nog niet gebruikt werd. c. Zenuwen van leidster. d. VSO staat niet benoemd in het beleid 2.16 Stappen welbevinden. 1. is niet meer mogelijk. 2. HRM manager gaat het inwerktraject voor L.W. alsnog met terugwerkende kracht regelen. 3. a. BSO op de Trap dient op basis van 7. FOR 029A Mentor overzicht kindplaatsing de kinderen te observeren. b. Implementeren van de mentoroverzicht kindplaatsingen (FOR 029). c. Bij volgende welbevinden zal het formulier worden gebruikt. d. VSO toevoegen aan beleid 2.16 Stappen welbevinden. 1. De directie/planning en HRM manager dienen erop toe te zien dat nieuwe medewerkers niet eerder worden ingezet dan datum afgifte VOG is ontvangen. Contractdatum op datum VOG. 2. HRM manager gaat alle personeelsdossiers nalopen op volledigheid m.b.t. afgeronde inwerktrajecten. Bij het ontbreken van de checklist inwerken wordt deze met terugwerkende kracht ingevuld/afgetekend. 3. a. 7. FOR 029A Mentor overzicht kindplaatsing wederom onder de aandacht brengen van alle groepen in het teamoverleg. b. Idem aan A en controleren bij interne audits. c. Tijdens teamoverleg van 29 augustus onder de aandacht brengen en bij volgende evaluatie welbevinden conform procedure laten plaatsvinden. d. Zie correctie. Onderdeel toevoegen aan beleid 2.16 Stappen welbevinden versie 1.1, / 6

7 Bijgaand formulier dient volledig ingevuld inclusief bewijs digitaal ingestuurd te worden naar TÜV Nederland naar het adres De volgende rijen/velden dienen door de geauditeerde organisatie volledig ingevuld te worden: ; ; en. Overige informatie wordt door de auditor ingevuld. Toelichting De oorzaakanalyse betreft een onderzoek naar de grondoorzaak van het ontstaan van de afwijking. De correctie is gericht op het opheffen van de afwijking, en De corrigerende maatregel is gericht op het voorkomen van herhaling in de toekomst. Bewijs Lever tegelijkertijd met het formulier tevens bewijs aan van getroffen correcties en/of corrigerende maatregelen. Zonder bewijs van getroffen maatregelen kan de auditor de afwijking niet sluiten. Vervolg Na ontvangst van de documenten zal de lead-auditor beoordelen of de oorzaakanalyse, correctie en corrigerende maatregelen juist- en adequaat zijn. Indien de lead-auditor niet akkoord kan gaan met uw voorstel zal de lead-auditor contact met u opnemen en een toelichting geven waarom hij/zij niet akkoord is. De deadline voor het aanleveren van een correcte oorzaakanalyse en bijbehorende maatregelen blijft zoals in het formulier aangegeven. Stuur het ingevulde document inclusief bewijs naar ops@tuv.nl versie 1.1, / 6

8 TÜV Nederland De Waal 21 C 5684 PH BEST P.O. Box AC BEST NETHERLANDS T: F: E: W: +31 (0) (0) Uinfo@tuv.nl Uwww.tuv.nl