WAT IS PAYROLL?

Transcriptie

1 WAT IS PAYROLL?

2 INHOUDSOPGAVE Inleiding 1 Definitie van payrolling 2 Payroll in de praktijk 3 Payroll volgens de ABU en de NBBU cao 5 De voordelen van payroll 7 Verdeelde meningen over payroll 8 Wat is het verschil tussen een payrollbedrijf, een uitzendbureau en een salarisadministratie 10 Kosten van payrolling 11 Wie gebruikt payrolling 12 Keurmerken en certificering 13 Tot slot 16

3 1. INLEIDING Uit onderzoek van het CPB blijkt dat de flexibilisering van de arbeidsmarkt steeds verder toe neemt. Ondernemers willen niet meer vastzitten aan werknemers. De nieuwe generatie werkenden zoekt vooral voor een inhoudelijke baan bij diverse werkgevers om zo te groeien in het vak en als persoonlijkheid. De inzet van werknemers via een payrollorganisatie wordt hierdoor steeds meer regel in plaats van uitzondering. Toch is payrolling binnen Nederland nog een relatief nieuwe en onbekende vorm van HR-dienstverlening. Maar wat is payroll eigenlijk? Waar moet je op letten bij het inzetten van een payrollorganisatie? Wat zijn de voor- en nadelen voor de werkgever én de werknemer? Wat kost het? Hoe zit het met de wetgeving? Op al deze vragen zullen we antwoord geven in dit whitepaper. In dit whitepaper over payrolling leggen we u graag uit wat payroll voor u kan betekenen bij het optimaliseren van uw bedrijfs- of HR-proces. We geven uitleg over payrolling, het ontstaan, de marktontwikkeling en welke verschillen er zijn met een uitzendbureau en een salarisadministratiekantoor. We geven inzicht in de voor- en nadelen en geven enkele tips waar u op moet letten bij het inzetten van een payrollbedrijf. 2. DEFINITIE VAN PAYROLLING Payrolling komt van het Engelse woord payroll wat in het Nederlands loonlijst betekent. De definitie van loonlijst is een lijst waarop per werknemer de berekening van het loon en de daarop in te houden en te betalen bedragen zijn vermeld. De betalingen die uit de loonberekeningen naar voren komen, kan de werkgever zelf doen maar hij/zij kan ze ook uitbesteden. Een onderdeel van de werkzaamheden van een payrollbedrijf is het maken van de loonberekening, zoals een salarisadministrateur of accountant ook doet. Het grote verschil met een salarisadministratiekantoor is dat het payrollbedrijf ook de juridische werkgever is. Alle aansprakelijkheid én de bijbehorende risico s liggen bij het payrollbedrijf en niet bij uw onderneming. Kortom: naast de wettelijke afdracht van belastingen en premies neemt een payrollbedrijf het hele werkgeverschap over. U leest hier meer over in hoofdstuk 7. In Nederland werkt 25% van de beroepsbevolking op flexibele basis. Via een payrollbedrijf 10%, via het uitzendbureau 10% en 5% als ZZP -er. Naar verwachting van het UWV neemt dit alleen maar verder toe zo is te lezen in hun arbeidsmarktprognose voor (BRON: werk.nl/xpsimage/wdo213568) 1

4 3. PAYROLL IN DE PRAKTIJK Via een payrollconstructie besteedt een inlener (een bedrijf waar de werknemers fysiek werkzaam zijn) zijn juridisch werkgeverschap uit aan het payrollbedrijf. Dit heeft naast een juridische uitwerking ook een administratieve. Wetskennis is geen vereiste om payrolling te gebruiken Het payrollbedrijf neemt de arbeidsrechtenen plichten over van de inlener. De inlener is hierbij niet aansprakelijk voor alle wettelijke plichten omtrent werkgeverschap. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het uitvoeren van een ziektebeleid en de daarbij horende Wet Poortwachter. Het administratieve aspect van payrolling houdt in dat de payrollorganisatie alle aangelegenheden rondom werkgeverschap zoals salarisadministratie, contractbeheer, en de afdracht van sociale premies en belastingen overneemt van de inlener. Hierdoor kost de salarisadministratie veel minder tijd, hoeft wetskennis niet bekend te zijn en dat scheelt de inlener uiteindelijk in de kosten. 3.1 CAO Payrollbedrijven volgen verplicht in grote mate de ABU of NBBU cao. Een enkel payrollbedrijf heeft een eigen cao. Concreet betekent dit: werknemers die via een payrollconstructie hun loon ontvangen vallen onder de cao die het payrollbedrijf hanteert en niet die van de inlener. Doorgaans is de cao die het payrollbedrijf hanteert goedkoper voor de inlener dan zijn eigen cao. 2

5 3.2 INLENERSBELONING De regering wil het verschil tussen vast en flexibel werk in arbeidsvoorwaarden steeds kleiner maken. Om dat gat kleiner te maken zijn er in de door payrollbedrijven gehanteerde cao s enkele elementen uit de cao van de inlener verplicht gesteld om uit te voeren. Dit wordt de inlenersbeloning genoemd. Payrollbedrijven zijn verplicht om de volgende elementen uit de cao van de bedrijfstak toe te passen: Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor een correcte verwerking van deze elementen. De inlener is verantwoordelijk voor de aanlevering van de juiste gegevens, waarop het payrollbedrijf deze naleeft. Vaak treedt het payrollbedrijf op als HR-adviseur voor de inlener. Het loon dat de werknemer zou verdienen als hij direct in dienst zou zijn bij de inlener krijgt hij ook bij het payrollbedrijf; De van toepassing zijnde arbeidsduurverkorting per week/ maand/jaar/periode; Toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheden en ploegentoeslag; Initiële loonsverhoging, hoogte en tijdstip zoals door de inlener bepaald; Eventuele kostenvergoeding zoals: reiskosten, verblijfskosten, gereedschapskosten en andere kosten noodzakelijk vanwege de uitoefening van de functie; Periodieken zoals die bij de inlener worden toegepast. 3.3 RISICO S EN VERPLICHTINGEN Het payrollbedrijf is de juridische werkgever van de werknemer. Dit houd in dat de risico s en de verplichtingen van het werkgeverschap ook bij het payrollbedrijf liggen. Denk hierbij aan: afdrachten van sociale premies en belastingen, het uitvoeren van een ziekteregeling, de loondoorbetaling bij vakantie of bijzondere aangelegenheden, maar ook de Wet Poortwachter valt hieronder. Alle complexiteit van het werkgeverschap wordt de inlener uit handen genomen. 3

6 3.4 VERPLICHTINGEN INLENER De inlener heeft ook verplichtingen. Omdat de inlener de werknemer daadwerkelijk aan het werk stelt moet de inlener zorgen voor een veilige werkplek. De inlener verzorgt eventuele gereedschappen of kleding die de werknemer nodig heeft voor een goede uitoefening van de functie. De inlener is verantwoordelijk voor de werving en selectie van de werknemer die hij aanbrengt bij het payrollbedrijf. Vervolgens is de inlener verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en het toezicht op de werknemer. Zo voert de inlener functionerings- en beoordelingsgesprekken met de werknemer. Wanneer daar financiële consequenties aan zitten geeft de inlener dit door aan het payrollbedrijf die dit vervolgens weer verwerkt. Een laatste grote verantwoordelijkheid van de inlener is dat de gewerkte uren correct en tijdig worden doorgegeven aan het payrollbedrijf. Vaak vult de werknemer zijn uren in op een urendeclaratie en geeft de inlener akkoord op die uren zodat het payrollbedrijf de gewerkte uren kan verlonen en factureren. 3.5 PAYROLL IN DE PRAKTIJK VOOR DE WERKNEMER In theorie is er steeds minder verschil wanneer een werknemer een contract heeft bij een inlener of bij een payrollbedrijf. De payroller fungeert als partij op de achtergrond. Een inlener laat vaak zijn salarisadministratie doen door een salarisadministratiekantoor en dat komt dus deels overeen met een payrollbedrijf. Een belangrijk verschil is de lengte van de eventuele tijdelijke dienstverbanden. Bij een payrollbedrijf is dat minimaal 5,5 jaar en bij een inlener zelf maximaal 2 jaar. Uiteraard is het payrollbedrijf omtrent deze zaken ook de aangewezen partij bij vragen van de werknemer. 4

7 4. PAYROLL VOLGENS DE ABU EN NBBU CAO Bijna alle payrollbedrijven volgen de ABU of de NBBU cao. In dit hoofdstuk leggen wij in het kort uit wat deze cao s inhouden. 4.1 ABU CAO De ABU cao kent drie fasen, A, B en C. In alle fasen geldt wanneer er 26 weken niet gewerkt wordt, alle opgebouwde rechten vervallen en er weer vanaf begin fase A geteld wordt. Is de onderbreking korter, dan gaat de werknemer verder met de telling in de fase waarin hij geëindigd is. Iedere nieuwe werknemer begint in fase A. Elke week waarin gewerkt wordt telt mee, ongeacht het aantal uren en voor hoeveel inleners er gewerkt wordt. Maximaal kan er 78 weken in fase A gewerkt worden. De basisregel is dat de werknemer geen recht heeft op loonbetaling als hij niet werkt. Na 26 weken is het payrollbedrijf verplicht om pensioen af te dragen voor de werknemer. Er is geen sprake van een opzegtermijn. Blijft een werknemer werken na fase A dan volgt fase B. Er kan maximaal 4 kalenderjaren gewerkt worden in deze fase met maximaal 6 contracten. De werknemer heeft nu recht op loonbetaling voor een x aantal uur per periode, ook als hij niet werkt. Daarnaast heeft de werknemer ook de plicht om verlofuren te declareren als hij niet werkt. De werknemer betaalt zelf ook mee aan zijn pensioenopbouw. Tevens is er sprake van een opzegtermijn. Het payrollbedrijf is verplicht aan de werknemer een transitievergoeding uit te betalen als de werknemer langer dan 2 jaar heeft gewerkt en het payrollbedrijf de inlening wil stopzetten. Veelal factureren payrollbedrijven dit door aan de inlener. Fase C is de opvolging van fase B. De rechten en plichten zijn dezelfde als in fase B, echter heeft de werknemer nu een contract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf. Partijen kunnen het contract alleen ontbinden met wederzijds goedvinden of via de rechter. De meest actuele versie van de ABU cao vindt u op: / formulieren. De inlener blijft zelf verantwoordelijk voor de HR-cyclus 5

8 4.2 NBBU CAO Fase 1 duurt 26 gewerkte weken en in fase 2 kan er tot 1 juli 2016 nog 104 weken tijdelijk ingeleend worden. Vanaf 1 juli is dit nog maar 52 weken. Hierdoor duren fase A en B uit de ABU cao en fase 1 en 2 uit de NBBU cao even lang en is dit voordeel in de NBBU cao er niet meer. Gedurende deze 2 fasen is er geen opzegtermijn. De basisregel is dat de werknemer geen recht heeft op loonbetaling als hij niet werkt. Vanaf fase 2 is het payrollbedrijf verplicht om pensioen af te dragen voor de werknemer. Fase 3 duurt maximaal 4 jaar waarin maximaal 6 contracten gegeven kunnen worden. Voor deze fase gelden dezelfde rechten en plichten als in ABU cao fase B. In fase 4 gelden dezelfde rechten en plichten als in fase C van de ABU cao. 4.3 SECUNDAIRE VOORWAARDEN In beide cao s is er sprake van een reservering voor scholing en is de regeling rondom de transitievergoeding hetzelfde. Ook het pensioen is ondergebracht onder dezelfde voorwaarden bij het STIPP pensioenfonds. Door payrolling in te zetten loopt de inlener geen arbeidsrechtelijke risico s. 6

9 5. VOORDELEN VAN PAYROLL In dit hoofdstuk worden een aantal kenmerken van payroll benoemd die doorgaans als groot voordeel voor het inlenende bedrijf gezien worden. Samengevat biedt payroll zekerheid én flexibiliteit. Ontzorging en tijdbesparing De inlener kan zich (weer) bezighouden met de kerntaken van de onderneming. Alle administratieve en juridische rompslop rondom contracten worden door een professional gedaan. De ZZP -er, het MKB én de multinational hebben hier profijt van. Flexibel In de eerste 78 weken van de inlening is er sprake van een soort nul-urencontract. Wordt er niet gewerkt dan wordt er ook geen loon uitgekeerd. Na de eerste 78 weken kan het payrollbedrijf in 4 kalenderjaren maximaal 6 tijdelijke contracten geven. Opgeteld zijn dit minimaal 5,5 jaar tijdelijke contracten in tegenstelling tot het reguliere arbeidsrecht. In het reguliere arbeidsrecht moet er na 2 kalenderjaren al een contract voor onbepaalde tijd gegeven worden. Geen risico s Door payrolling in te zetten loopt de inlener geen arbeidsrechtelijke risico s. Niet de inlener, maar het payrollbedrijf is de juridische werkgever van de werknemers. Dankzij deze werkwijze heeft de inlener geen doorbetalingsplicht bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Minder administratie Het payrollbedrijf neemt van de inlener de personeelsadministratie over. Hieronder valt: de verloning, het verstrekken van loonspecificaties, betaling van loonpremies en werkgeverslasten en zieken herstelmeldingen. De inlener hoeft voor deze administratie geen accountantskosten te maken of verzekeringen af te sluiten voor ziekte, laat staan dat hij de Wet Poortwachter moet uitvoeren. Ook is er geen aansluiting bij de belastingdienst en een pensioenfonds nodig voor afdrachten van heffingen of premies, want ook dit valt allemaal onder de dienstverlening van het payrollbedrijf. Verloning ABU / NBBU cao Deze cao s voldoen in zijn geheel aan de flexwet en zijn door de Minister Algemeen Verbindend Verklaart en dus rechtsgeldig. De inlener huurt zijn personeel in volgens de wet en de werknemer kan aanspraak maken op rechten. Zekerheid De werknemer is automatisch verzekerd voor WW, ZW en de WIA en bouwt pensioen op. In de ABU en NBBU cao bouwen werknemers 24 vakantiedagen per jaar op als ze fulltime werken, wordt er 8% vakantiegeld gereserveerd, is er opleidingsgeld beschikbaar en kan de medewerker conform de arbeidswetgeving aanspraak maken op de transitievergoeding. 7

10 6. VERDEELDE MENINGEN OVER PAYROLL Dat payrolling voor zekerheid en flexibiliteit kan zorgen op het gebied van salarisadministratie is duidelijk. Toch bestaan er veel verdeelde meningen over het uitbesteden van het juridische werkgeverschap. In onderstaande punten bespreken we belangrijke aandachtspunten over het uitbesteden van het juridische werkgeverschap. 6.1 Binding met medewerkers In een krappe arbeidsmarkt is het van belang om personeel aan een organisatie te binden. Door het uitbesteden van het juridisch werkgeverschap kan deze binding in mindere mate aanwezig zijn. De trend in Nederlandse arbeidsmarkt is flexibilisering, ook onder hoger opgeleiden. Steeds meer jonge bedrijven stimuleren hun personeel om na enkele jaren te veranderen van baan. Toch maakt deze flexibilisering de binding tussen werkgever en werknemer niet minder, want de inlener blijft zelf verantwoordelijk voor de HR-cyclus en kan de werknemer behandelen als is het iemand van hemzelf. 6.2 Werkgeversverplichtingen Onder sommige werknemers bestaat de gedachte dat payroll wordt ingezet als juridische constructie om werkgeversverplichtingen te ontlopen. De werknemer ontvangt van het payrollbedrijf een arbeidscontract. Bij de meeste payrollbedrijven kunnen werknemers rekenen op transparantie over arbeidsvoorwaarden en hun rechten en plichten. Wanneer een payrollbedrijf goed werkgeverschap nastreeft dan is ze tevens ook betrokken bij ziekte en re-integratie, geeft ze informatie over andere secundaire voorwaarden die bijvoorbeeld voortvloeien uit het toepassen van de inlenersbeloning en biedt ze haar werknemers andere voordelen aan zoals een collectiviteitskorting bij een zorgverzekeraar. 6.3 Ontslagrecht De juridische relatie tussen het payrollbedrijf en de payrollwerknemer worden door bepalingen in het Burgerlijk Wetboek gereguleerd. Hierin staan de rechten en plichten vastgelegd die van toepassing zijn op een reguliere arbeidsovereenkomst en dus ook in het geval van payroll gelden. In juli 2015 is het ontslagrecht grotendeels gelijkgetrokken tussen de verschillende cao s. Als een werknemer in dienst is op vast contract bij het payrollbedrijf kan ook het payrollbedrijf alleen via de rechter iemand ontslaan. De werknemer heeft dan ook recht op een transitievergoeding, evenals een werknemer met een regulier contract. 8

11 6.4 Doorbetaling bij ziekte Conform de ABU én NBBU cao krijgt de payrollwerknemer maximaal twee jaar (gedeeltelijk) loon doorbetaald. Ook is het payrollbedrijf verplicht de Wet Poortwachter uit te voeren evenals alle andere werkgevers. Doordat de meeste payrollbedrijven dit professioneel geregeld hebben kan een inlener hier alleen maar profijt van hebben. De werknemer wordt goed begeleid en is doorgaans snel weer beter. 6.5 Scholing Het recht op scholing voor payrollwerknemers is vastgelegd in de ABU en NBBU cao. Via de stichting STOOF kan een payrollwerknemer (online) trajecten voor persoonlijke ontwikkeling volgen. 6.6 Kosten payrollwerknemer Uiteraard zijn er extra kosten verbonden aan de uitbesteding van (delen van) het administratief en juridisch werkgeverschap. Voor de dienstverlening via een payrollbedrijf betaalt een inlener een vergoeding bovenop de kosten van het personeel. Echter als er teruglopende werkzaamheden zijn, er een conflict is ontstaan, er langdurig ziekte is dan zijn de kosten die een inlener daarvoor maakt vaak vele malen hoger dan wanneer het payrollbedrijf dit op zich neemt. 6.7 Pensioen Payrollwerknemers bouwen bij pensioenfonds STIPP pensioen op. Dit is in de ABU en NBBU cao geregeld. Vanaf 26 gewerkte weken het basis pensioen en na 78 gewerkte weken het plus pensioen. Afhankelijk van de hoogte van het salaris wordt een bedrag oftewel de premie apart gezet, een zogeheten beschikbare premieregeling. Aansluiting bij het pensioenfonds van de inlener behoort vaak ook tot de mogelijkheden. 9

12 7. VERSCHIL TUSSEN PAYROLLBEDRIJF, UITZENDBUREAU EN SALARISADMINISTRATIE Eerder in deze whitepaper hebben we al gesproken over verschillen en overeenkomsten tussen een payrollbedrijf, een uitzendbureau en een salarisadministratiekantoor. In dit hoofdstuk gaan we hier dieper op in. 7.1 UITZENDBUREAU Er zijn veel uitzendbureaus die payrolldiensten aanbieden als onderdeel van hun totale dienstenpakket. Dit is logisch, aangezien payrolling een integraal onderdeel is van uitzenden. De core business van een uitzendbureau is echter vooral het werven van werknemers en het invullen van vacatures. Wanneer de werknemers geplaatst zijn bij een inlener, zorgt het uitzendbureau voor de verloning van de werknemers. Vaak voert het uitzendbureau een deel van de HR-cyclus uit zoals bijvoorbeeld het houden van voortgangsgesprekken met de uitgezonden uitzendkrachten. Het gebeurt regelmatig dat uitzendkrachten worden overgenomen door de inlener na verloop van tijd. Een payrollbedrijf positioneert zich tussen een uitzendbureau en 7.2 SALARISADMINISTRATIE Bij payrolling worden de werknemers bij het payrollbedrijf aangemeld en uitgeleend aan de inlener. De inlener werft zelf de werknemers en niet het payrollbedrijf. Payrolling is puur een administratieve dienst, maar wel één die verder gaat dan de diensten van een salarisadministratiekantoor. Het verschil tussen een payrollbedrijf en een salarisadministratiekantoor is vooral dat de payroller, naast het overnemen van de salarisadministratie, ook de juridisch werkgever is. Alle verplichtingen omtrent het opvolgen van de wet- en regelgeving liggen dan ook bij het payrollbedrijf. Ook biedt een payrollbedrijf door middel van het overnemen van het juridisch werkgeverschap, een grote mate van flexibiliteit aan in arbeidsovereenkomsten, precies zoals een uitzendbureau dit ook kan. Dit kan een salarisadministratiekantoor niet bieden omdat hier de werknemers niet op de eigen loonlijst staan. Een payrollbedrijf positioneert zich als het ware tussen een uitzendbureau en salarisadministratiekantoor in. salarisadministratiekantoor in 10

13 8. KOSTEN VAN PAYROLLING De tarieven van payrollbedrijven kunnen grote verschillen laten zien. Dit is onder andere afhankelijk van de prijsopbouw. Een payrollbedrijf dat zich aan de cao houdt kan doorgaans niet meer of minder dan 10% afwijken van de tariefstelling van de concurrent. 8.1 ALLEEN GEWERKTE UREN UITBETALEN Vanuit de ABU en NBBU cao betaald de inlener doorgaans de eerste 78 weken (fase A respectievelijk fase I en II) alleen de uren die de werknemer daadwerkelijk heeft gewerkt. Ziekte, vakantiedagen en vakantiegeld worden niet gefactureerd. De meeste payrollbedrijven hanteren een tariefsfactor inclusief alle cao elementen: reservering voor vakantiegeld, vakantiedagen, feestdagvergoeding, bijzondere verlofdagen, werkgeverspremies, ziekteverzuim, scholingsgeld, enzovoort. Meestal worden de pensioenpremie en de transitievergoeding niet in het tarief meegenomen. Wanneer er sprake is van pensioenafdracht gaat de factor omhoog en als de werknemer aanspraak maakt op de transitievergoeding volgt nog de rekening. 8.2 ADDER ONDER HET GRAS Er zijn payrollbedrijven die niet een cao hanteren, waar dit wel verplicht is! Wanneer deze payrollbedrijven door de bevoegde instanties gecontroleerd worden kan het zijn dat u aansprakelijk gesteld wordt voor naheffingen van belastingen en premies. Ook zijn er payrollbedrijven die het ziekterisico of de kosten voor de transitievergoeding bij de inlener neerleggen en niet bij de prijs in rekenen. De inlener kan dus voor prijzige consequenties komen te staan. Tenslotte zijn er payrollbedrijven die werken met payrollfactoren exclusief vakantiegeld en vakantiedagen, waar dit wettelijk wel verplicht is. Deze worden berekend in het brutoloon om zo de tariefsfactor laag te houden. De werknemer is de dupe, want die heeft hierdoor een lager loon en doorgaans is de inlener duurder uit dan bij een payrollbedrijf met een all-inclusive tarief. TIP: Het is verstandig om een rekenvoorbeeld te laten opstellen als u van plan bent een payrollbedrijf in te zetten. Vraag om een rekenvoorbeeld met een inlenerstarief per uur, op basis van een bruto uurloon van 10,- per uur exclusief vakantiereserveringen. Houdt bij de vergelijking rekening met cao zaken die inbegrepen zijn in de payrollofferte (zoals pensioen, ADV dagen, aantal vakantiedagen enzovoorts) en met de betaaltermijn van de factuur. Zo kunt u de meest eerlijke prijsvergelijking maken. 11

14 9. WIE GEBRUIKT PAYROLLING Een payrollbedrijf inzetten voor werknemers is voor ieder bedrijf dat met personeel werkt interessant. We geven een aantal voorbeelden. Het is verstandig om een rekenvoorbeeld te laten opstellen als u van plan bent een payrollbedrijf in te zetten Nieuw personeel waarvan de inlener eerst wil zien wat hij of zij kan; Vaste krachten die de inlener flexibeler wil inzetten om piek en dal op te vangen; Studenten, scholieren en vakantiewerkers die (alleen) in vakanties werken; 65+ ers die part-time naast hun AOW willen werken; Oproepkrachten en seizoenarbeiders die voor een bepaalde periode per jaar of als het druk is worden ingezet; Uitzendkrachten die al langer dan een half jaar zijn ingehuurd bij een uitzendbureau; Stagiaires, Freelancers en ZZP -ers die op bijzondere voorwaarden werken; Herintreders, reintegratiekandidaten en arbeidsgehandicapten waar een premiekorting op te krijgen is en die in het begin misschien minder arbeidspotentie hebben. 12

15 9.1 KORTE TERMIJN Voor kortlopende projecten zijn de verhoging van de flexibiliteit en verlaging van de administratieve lasten en kosten de belangrijkste redenen om te gaan payrollen. Ook zien we dat payroll vaak wordt gebruikt voor de verlenging van de wettelijke proefperiode voor nieuwe werknemers of bij startende ondernemers die nog een personeelsbestand gaan opbouwen. 9.2 LANGE TERMIJN Bij lange termijn- en groeitrajecten spelen voor ondernemers het gemak en de beperking op gebied van ziekte en arbeidsrechtelijk risico s een belangrijke rol naast het uitbesteden van de salarisadministratie. In verband met veranderende marktomstandigheden, is de extra flexibiliteit die payroll biedt in contractduur steeds vaker dé reden om over te gaan op payrolling. Payrolling wordt ook ingezet wanneer het niet zeker is of de werkzaamheden aanhouden zoals bij tijdelijke projecten. Steeds vaker zijn er bedrijven die naast de flexibele krachten ook de eigen werknemers op de payroll zetten om zodoende de gehele personeelsadministratie uit te kunnen besteden en zich meer te richten op hun core business. Minder administratie is dan de reden om het uit te besteden. 10. KEURMERKEN EN CERTIFICERING Volgens de wet Ketenaansprakelijkheid is de inlener (hoofdaannemer) eindverantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en sociale verzekeringspremies. Om onaangename verassingen te voorkomen is het belangrijk dat het payrollbedrijf zijn administratie op orde heeft en voldoet aan wet- en regelgeving. Waar moet een inlener op letten? 10.1 VERKLARING BELASTINGDIENST Deze verklaring toont aan dat het payrollbedrijf al haar verplichtingen aan de Belastingdienst en het UWV heeft voldaan tot drie maanden terug. De payrollbranche is een kapitaal intensieve branche en kent vele wettelijke financiële verplichtingen. 13

16 De complexiteit en de hoeveelheid van de regelingen neemt toe. Daarom is het belangrijk dat de afdrachten richting de Belastingdienst correct en op tijd gebeuren. U kunt deze verklaring bij uw payrollbedrijf opvragen G-REKENING Voor betalingen aan de Belastingdienst kunnen bedrijven gebruik maken van een G-rekening. Dit biedt het bedrijf én de Belastingdienst de garantie dat premies van de werknemers altijd worden betaald. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarvan alleen betalingen worden gedaan richting de Belastingdienst. Wanneer er 30% van de factuur op de G-rekening van het payrollbedrijf betaald wordt vrijwaart dat de inlener van de werkgeversverplichtingen. Bij een eventueel faillissement van het payrollbedrijf is de inlener niet aansprakelijk voor de wettelijke werkgeversafdrachten zoals loonpremies NEN CERTIFICAAT Belangrijk is dat het payrollbedrijf NEN gecertificeerd is. Deze certificering wil zeggen dat het payrollbedrijf voldoet aan de strenge eisen met betrekking tot personeels- en loonadministratie. De halfjaarlijkse controle geeft de inlener de garantie dat het payrollbedrijf altijd voldoet aan de meest recente criteria van de wetgever. Daarnaast is deze certificering belangrijk, omdat in een groot aantal cao s de verplichting is opgenomen dat bedrijven alleen met gecertificeerde payrollbedrijven zaken mogen doen. 14

17 Deze controle wordt uitgevoerd in opdracht van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Zij houdt een register bij van alle bedrijven die voldoen aan het keurmerk. Bedrijven met het SNA-keurmerk zijn beoordeeld op hun verplichtingen uit arbeid, namelijk: De identificatie van de onderneming in algemene zin; De aangifte en afdracht van verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting zijn correct; De loonbetaling is niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag; Het uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland wordt gedaan; Het payrollbedrijf streeft naar het voorkomen van risico s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk KIWA / VCU CERTIFICAAT In sommige beroepsgroepen (zoals bijvoorbeeld het beroepsgoederenvervoer) is het verplicht als er werknemers ondergebracht worden bij een payrollbedrijf, dat ze KIWA geregistreerd zijn of het VCU keurmerk hebben. Als het payrollbedrijf dit certificaat heeft dan betekent dit dat het payrollbedrijf voldoet aan de wettelijke administratieve- of veiligheidsverplichtingen voor die doelgroep. 15

18 11. TOT SLOT De vraag of payroll interessant is voor een organisatie, hangt af van verschillende aspecten. Onze praktijkervaring leert dat deze vraag meestal met ja te beantwoorden is. Wilt u naar aanleiding van dit whitepaper meer weten over de voor u specifieke mogelijkheden en het kostenplaatje van payroll? Wij helpen u graag in een persoonlijk gesprek verder. Payrollplaats is ontstaan in 2007 vanuit een uitzendbureau en groeien ieder jaar verder door. Vanuit onze Groningse basis bedienen wij het hele land. Wij werken vanuit onze vier kernwaarden: Eerlijk & Open, Dienstbaar & Enthousiast. Wij vinden het belangrijk om eerlijk en open te zijn in onze communicatie. Zo weet u steeds waar u aan toe bent en wat de mogelijkheden voor u zijn. Daarnaast zijn wij in ons werk Dienstbaar & Enthousiast. We willen u graag volledig helpen en doen dat met enthousiasme voor ons vak! U kunt Payrollplaats telefonisch bereiken op of u kunt een kijkje nemen op onze website. Wij zijn u graag van dienst. Payrollplaats Nederland B.V. Kieler Bocht 15B 9723 JA Groningen T: E: info@payrollplaats.nl W: 16