Wel of niet op de Payroll? Whitepaper

Transcriptie

1 Wel of niet op de Payroll?

2 Payrolling is een diensverlening op het gebied van HRM. Binnen Nederland is payrolling nog vrij onbekend, zo n zestig procent van de ondernemers heeft wel eens van payrolling gehoord maar de ruime meerderheid weet niet precies wat het inhoudt. Vandaar dat we in deze whitepaper meer uitleggen over wat payrolling precies is. We gaan in op het ontstaan, de marktontwikkeling, het verschil tussen uitzenden en payrolling en het vergelijken van payrollorganisaties. We zullen voor- en nadelen aanhalen en u nuttige tips geven. Wat betekent payrolling? Een eerste stap in het begrijpen wat payrolling is, is het begrijpen van de naam. Payrolll wordt in het Nederlands vertaald met loonlijst. Nu is dit begrip misschien ook nog niet helemaal duidelijk voor iedereen, loonlijst wordt in het woordenboek omschreven als een lijst waarop per werknemer de berekening van het loon en de daarop in te houden en te betalen bedragen zijn vermeld. Dit is dus precies wat een payrollorganisatie doet. Ze maken een loonberekening. Dat is niet het enige, een payrollonderneming neemt, in tegenstelling tot een loonadministratiekantoor, ook het juridisch werkgeverschap op zich. Wat houdt payrolling in de praktijk in? Kort gezegd komt het erop neer dat een payrollonderneming de administratie van het personeel op zich neemt. Daarnaast zijn zij juridisch werkgever van de betrokken werknemers. Dit houdt dus in dat zij de plichten en risico s op zich nemen. Wat doet de opdrachtgever dan nog? Deze blijft verantwoordelijk voor het personeel op het gebied van werving en selectie. Verder geeft deze gewoon leiding op de werkvloer. Het is dus vooral een administratieve en ontzorgende taak die de payrollonderneming op zich neemt. 4. De geschiedenis van payrolling Payrolling is ontstaan in Amerika en is rond 1993 overgewaaid naar Nederland. Waar payrolling begon bij uitzend-en detacheringsbedrijven kwamen er steeds meer bedrijven die zich specifiek specialiseerden in payrolling. Vanaf toen kwamen er steeds meer bedrijven en in 2006 is zelfs een brancheverening opgericht, later kwam er ook een aparte payroll CAO. 5. De payrollmarkt Hoe ziet de payrollmarkt er precies uit? Het marktaandeel wordt nu ongeveer geschat op zo n acht procent van de flexmarkt. Dat zijn omgerekend personen die als payrollkracht actief zijn. Dit is ruim het dubbele van het aantal uitzendkrachten. Het verbaast u dan misschien ook niet dat de markt zeer snel groeit, en de verwachting is dat deze groei zich door zal zetten. De jaarlijkse omzet wordt nu geschat op maarliefst 700 miljoen euro. 6. De verschillen tussen een uitzendbureau en een administratiekantoor Ook uitzendbureaus bieden payrolldiensten aan omdat payrolling een groot onderdeel is van

3 uitzenden. Wat een uitzendbureau echter anders maakt dan een payrollbedrijf is dat een uitzendbureau zich vooral richt op het werven van personeel. Daarnaast houden zij zich veel bezig met het vinden van een geschikte werknemer bij een geplaatste vacature. Waar deze twee diensten elkaar overlappen is dat ook een uitzendbureau zorgt voor de verloning van het personeel. Echter, vaak is dit niet blijvend en wordt later alsnog de verloning overgenomen door de werkgever. Bij payrolling worden de medewerkers pas aangemeld bij een payrollonderneming als zij zijn aangenomen door de werkgever. De werkgever blijft dus gewoon verantwoordelijk voor het werven van personeel. Omdat de werknemers als het ware op papier in dienst zijn bij de payrollonderneming zal de onderneming het personeel exclusief aan de opdrachtgever lenen. Payrolling is in de praktijk dus alleen administratief, deze dienst gaat wel verder dan die van een administratiekantoor. Wat is dan precies het verschil tussen een payrollonderneming en een administratiekantoor? Een payrollonderneming neemt, in tegenstelling tot een administratiekantoor, ook juridisch werkgeverschap over. De opdrachtgever heeft zou dus ook geen verantwoordelijkheid meer naar het UWV of de Belastingdienst. De wet-en regelgeving verantwoordelijkheid ligt in dit geval dus helemaal bij de payrollonderneming. Wat een uitzendbureau en een payrollorganisatie gemeen hebben is dat zij beide een grote mate van flexibiliteit aan arbeidsovereenkomsten bieden. Dit kan een admnistratiekantoor niet omdat deze de werknemers niet in dienst heeft. Kort gezegd zou je dus kunnen stellen dat een payrollorganisatie zich ergens tussen een uitzendbureau en admiistratiekantoor bevindt. 7. Payrollconstructie Hoe zien de verantwoordelijkheden er nu precies uit voor elke betrokken partij bij payrolling? De payrollonderneming is de juridisch werkgever en neemt dus alle verantwoordelijkheden omtrent het in dienst hebben van het personeel op zich. De opdrachtgever draagt deze verantwoordelijkheden dus over maar blijft functioneel werkgever. De opdrachtgever heeft dus gewoon nog de leiding over de werknemers op de werkvloer. Daarnaast bepaald de opdrachtgever de hoogte van het loon voor zijn medewerkers. De payroller betaalt de uren uit de die opdrachtgever hem doorgeeft. Dit is dus ook een taak van de opdrachtgever. De werknemer merkt eigenlijk weinig van dit alles. De payroller is er slechts voor de administratie zoals het loon en de arbeidsovereenkomst. Mocht de medewerker vragen hebben over dit soort onderwerpen zullen zij nu naar de payroller gaan in plaats van naar de werkgever. 8. Voor- en nadelen van payrollingu weet nu als het goed is meer over wat payrolling precies inhoudt. Dit maakt het misschien nog niet meteen duidelijk of het ook iets voor u is. Daarom hebben we hieronder wat voor- en nadelen van payrolling gezet.

4 Mede door de crisis is de arbeidsmobiliteit de laatste jaren sterk toegenomen in Nederland Voordelen Tijdsbesparing en lastenverlichting voor de werkgever, die kan zich bezighouden met zijn of haar hoofdtaken. Veel flexibiliteit door flexibele arbeidscontracte. Administratieve lasten verlichting. Minder risico s voor de werkgever, deze worden overgedragen aan de payrollonderneming. Kostenbesparing omdat alles wordt gereduceerd tot één inkoopfactuur Deskundigheid op het gebied van. personeelsadministratie en regelgeving. Nadelen De binding met werknemers is minder door het uitbesteden van het juridisch werkgeverschap. De CAO zou minder gunstig kunnen zijn omdat payrollondernemingen onder een uitzend- of payroll CAO vallen. Dit kan anders en/of nadeliger zijn dan de CAO van de opdrachtgever.

5 Wie maakt er gebruik van payrolling? Mede door de crisis is de arbeidsmobiliteit de laatste jaren sterm toegenomen in Nederland. Er zijn steeds meer flexwerkers actief en dit brengt een hoge administratielast met zich mee. De werknemer werkt relatief gezien weinig en vraagt om relatief veel administratie. Daarom wordt met name in flex-intensieve sectoren veel gebruik gemaakt van payrolling om deze administratieve druk te verlagen. Niet alleen flex-intensieve sectoren hebben baat bij payrolling. Payrolling wordt namelijk ook vaak ingezet als proeftermijn bij vaste medewerkers. Daarnaast kan payrolling ook nuttig zijn als het nog niet helemaal zeker is of een baan vast wordt of projectmatig zal blijven. Vaak worden ook vaste medewerkers uitbesteed aan een payrollmaatschappij om zo de gehele personeeladministratie op een plek te laten doen. Zo heeft de opdrachtgever meer tijd voor zijn of haar core-business. Een laatste veel gebruikte reden voor payrolling is als opstap voor het aannemen van personeel. Met name startende bedrijven hebben vaak weinig of geen kennis binnen het bedrijf om het (nieuwe) personeel op de loonlijst te zetten. Daarom is een payrollmaatschappij voor hen een uitkomst. 10. De overweging Is payrolling nu interessant voor uw organisatie? Dit hangt van veel verschillende factoren af. Denk hierbij aan of u kosten zal gaan besparen met payrolling, of u gebaat bent bij lastenverlichting en flexibiliteit en in hoeverre deze opwegen tegen de nadelen zoals andere arbeidsvoorwaarden en binding. Dit is voor elke onderneming anders en zult u dus voor uw eigen bedrijf na moeten gaan. Het vinden van een goede payrollonderneming kan nog best lastig zijn. Er zijn veel verschillende ondernemingen die allemaal hun eigen voor- en nadelen hebben. Ook hebben zij een eigen prijskaartje. Het kan dus best lastig zijn om een goed overzicht te krijgen in welke maatschappij goed bij u past. Daarom kunt u bij ons op <strong>payrollopties.nl</strong> snel goed advies krijgen. Door een aantal vragen in te vullen selecteren wij voor u vier maatschappijen die bij u passen. U ontvangt overzichtelijke offertes zodat u zelf de bedrijven met elkaar kunt vergelijken. Bij payrollopties.nl zijn alleen de door ons geselecteerde bedrijven aangesloten. Hierdoor weet u zeker dat de offertes die u ontvangt van betrouwbare partijen zijn. Uiteraard dient payrollopties.nl alleen als advies en kunt u uiteindelijk geheel zelf uw beslissing maken. Payrollopties.nl helpt u bij een keuze voor een payrollmaatschappij! 11. Waar moet u op letten? Om u nog een stapje verder te helpen hebben wij hieronder drie tips voor u neergezet. 1. Ga voor zekerheid Een van de belangrijkste zaken waar u rekening mee moet houden is of de payroller de zaken goed heeft geregeld. Het is namelijk zo dat volgende wet Ketenaansprakelijkheid de opdarchtgever eindverantwoordelijk is voor het afdragen van belangstingen en sociale verzekeringspremies. Ondanks dat de payrollonderneming deze

6 moet afdragen kan in geval van verzuim de fiscus toch bij de opdrachtgever aankloppen om het verschuldigde bedrag te vorderen. Dit wilt u uiteraard voorkomen. Kies daarom voor een payroller die de zaken goed op orde heeft. 3. Juiste vergelijking maken Vaak is het niet duidelijk wat het tarief van een payrollonderneming precies is. Er wroden verschillende tariefstructuren gehanteerd. Bijvoorbeeld: Hoe weet u nu of een payrollmaatschappij de zaken op orde heeft? Gelukkig zijn er keurmerken die zekerheid bieden. Zo heeft de Belastingdienst het WKA keurmerk. Deze geven zij als een payroller periodiek alle premies afdraagt. Brutoloon x omrekenfactor. Let herbij goed op de definitie van het brutoloon. Dit is niet altijd gelijk. Soms worden hier zaken als vakantiegeld inbegrepen en soms niet. Zo kan het goedkoper lijken dan het is. Ook het NEN4400 certificaat zo n keurmerk. Sterker nog, het NEN4400 certificaat is als het ware de huidige norm voor payrollondernemingen. U kunt de ondernemingen die zo n certificaat hebben vinden in het register van Stichting Normering Arbeid. Verder zijn sommige payrollondernemingen aangsloten bij bracheverenigingen zoals ABU, VPO of NBBU. Als dat zo is kunt u er van uitgaan dat deze maatschappijen ook betrouwbaar zijn. 2. Financiële draagkracht Wat een beetje aansluit bij de betrouwbaarheid van een payrollmaatschappij is de financiële draagkracht van een payrollonderneming. Als zo n maatschappij groot is of deel uitmaakt van een groot concern zal het beter in staat zijn tegenslagen op te vangen. Een klein bedrijfje zal sneller in de problemen komen door hoge kosten van langdurig zieken. Zij zijn immers juridisch werkgever en moeten deze klappen dus opvangen. Hierdoor kan het salaris van andere medewerkers eventueel in het geding komen. Daarom is het belangrijk dat een payrollonderneming een goede financiële draagkracht heeft. Soms ziet u staan alles geregeld voor 0,25!. Hierbij moet u rekening houden dat dit slechts de toeslag is die wordt gehandeerd bovenop een omrekenfactor. Dan is het dus (brutoloon x omrekenfactor)+0,25. Ook berekenen sommige payrollers een vast percentage over de kostprijs als tarief. Kortom, het is nog niet zo makkelijk om een duidelijk beeld te krijgen van wat een payrollonderneming nu precies gaat kosten. Daarom kun u bij payrollopties.nl makkelijk verschillende bedrijven met elkaar vergelijken zodat u snel een goed beeld krijgt van de mogelijkheden. Zelf op onderzoek uitgaan zal veel tijd en moeite kosten en misschien nog weinig duidelijkheid geven. Bij payrollopties.nl zetten wij de maatschappijen die bij uw wensen passen voor u op een rijtje zodat u meer inzicht krijgt in de mogelijkheden!

7 Concept & design Meer weten over beter in zaken doen? Ga snel naar beterinzaken.nl!