DUURZAAM VERLONEN VIA PAYROLL

Transcriptie

1 DUURZAAM VERLONEN VIA PAYROLL De voordelen en vooroordelen Redpaper gemaakt door MF horeca personeelsdiensten

2 INLEIDING Werkgeverschap is tegenwoordig erg complex: de administratieve lasten, de financiële risico s en verplichtingen worden steeds groter. Veel ondernemers kijken daarom om zich heen voor andere manieren om werknemers in dienst te nemen. Payroll sluit goed aan bij de flexibilisering van de arbeidsmarkt en lijkt in dit geval een logische stap, maar toch wordt deze stap door veel ondernemers nog niet gezet. Hoe komt dat? Payrolling is wild west Het imago van payrollbedrijven is deels gevormd door zogenaamde cowboys die veel geld verdienen over de rug van de werknemers. Hoewel er niet ontkent kan worden dat sommige payrollbedrijven zich niet aan de regels houden, zijn veel payrollbedrijven gelukkig te goeder trouw en wordt het belang van de werknemers voorop gesteld. Dit redpaper beantwoordt vier belangrijke vragen die je helpen gerichte keuzes rondom payrolling te maken: 1. Wat houdt een contract bij een payrollbedrijf eigenlijk in? 2. Met welk bedrijf heeft de werknemer binding? 3. Wat betekent de overgang naar payroll voor mijn kosten? 4. Hoe selecteer ik een goed payrollbedrijf? 2

3 1. WAT HOUDT EEN CONTRACT BIJ EEN PAYROLLBEDRIJF EIGENLIJK IN? Jouw bedrijf krijgt een nieuwe medewerker in dienst en je besluit een contract aan te bieden via payroll. Maar wat houdt dat eigenlijk in? Een contract via payroll betekent dat het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt. De ondernemer werft zelf de werknemers en neemt de beslissingen die belangrijk zijn voor een werknemer, zoals loonafspraken en werktijden. Echter, de werknemer komt op de loonlijst van het payrollbedrijf, die het contractbeheer, de verloning en alle risico s die daarbij komen kijken van jouw bedrijf overneemt. Een werknemer krijgt bij een payrollbedrijf een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst. Details van de arbeidsovereenkomst kunnen in overleg met de ondernemer vastgesteld worden. Andere voorwaarden zijn vastgesteld in de cao voor payrollmedewerkers bijvoorbeeld over ziekte, arbeidsondergeschiktheid, maar ook vakantiedagen, vakantiegeld en het pensioen. In sommige sectoren, zoals de horeca, is er helemaal geen cao waardoor de rechten van een werknemer juist beter geborgd zijn bij een payrollbedrijf. 3

4 RESERVERINGEN VOOR ZIEKTE, VAKANTIEDAGEN EN VAKANTIEGELD, EN FEESTDAGEN De uitkering voor ziekteverlof, vakantiedagen, vakantiegeld en feestdagenverlof reserveert het payrollbedrijf per uitbetaling van het loon. PENSIOENOPBOUW De werknemers met een contract bij een payrollbedrijf bouwen gewoon pensioen op, iets dat soms bij eigen werkgeverschap helemaal niet gebeurt. Werknemers hebben recht op pensioen via de Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP). Van iedere verdiende euro wordt een percentage afgedragen aan het pensioenfonds, waardoor de werknemer op pensioengerechtigde leeftijd genoeg geld heeft om een pensioen te kopen. Het uitbetalen van de vergoedingen, zoals het vakantiegeld, is voor veel bedrijven een aanslag op de financiële reserves omdat ze in één keer betaald moeten worden. Ook vrije dagen of ziekteverlof hakken erin omdat een werknemer deze tijd niet werkt en dus niet declarabel is. Door het bedrag te reserveren zijn de lasten voor de ondernemer verdeeld. De werknemer is verzekerd dat deze bedragen daadwerkelijk uitbetaald worden en kan, ook digitaal, inzien hoe de opbouw van de reserveringen verloopt. 4

5 CAO, VERZEKERING EN ZEKERHEID Het juridisch werkgeverschap voor een werknemer komt bij het payrollbedrijf te liggen. Dit heeft bepaalde voordelen voor de uitbetaling van het loon. Mocht een bedrijf failliet gaan dan is er niet altijd de mogelijkheid om het loon van de werknemers uit te betalen. Als de verloning via een payrollbedrijf gaat is het risico ook voor het payrollbedrijf. Oftewel: ook bij faillissement van jouw bedrijf betaalt het payrollbedrijf gewoon door. Bij payrollbedrijven krijgt de werknemer altijd een cao, verzekeringen en uitbetaling bij ziekte. Werknemers komen minder snel op straat te staan. Goede payrollbedrijven bieden alternatieven als een contract afloopt of niet volgemaakt kan worden bij de huidige opdrachtgever. Ook voor scholing van de werknemers wordt budget gereserveerd. BIJHOUDEN VAN NIEUWE ONTWIKKELINGEN VOOR VERLONING Voor de meeste bedrijven is het lastig om geheel op de hoogte te zijn van de juridische achtergrond van payrolling. Het is immers niet waar je prioriteit ligt. Voor een payrollbedrijf is het wel core business. Een goed payrollbedrijf houdt de nieuwste wetgeving standaard bij, zodat je niet voor verrassingen komt te staan of voordeel misloopt. Bijvoorbeeld per 1 januari 2017 is er een nieuwe wet gekomen, het lage-inkomensvoordeel (LIV), die werkgevers tegemoetkomt in de loonkosten. Ben je hier niet van op de hoogte? Dan loop je een forse korting mis. Ook technologische ontwikkelingen op het gebied van verloning worden door een goed payrollbedrijf efficiënt ingezet. Bijvoorbeeld door apps te gebruiken voor de urenregistratie, loonstroken en alle reserveringen. 5

6 2. IS MIJN WERKNEMER IN PAYROLL NOG WEL BETROKKEN? Met welk bedrijf heeft de werknemer binding? Zowel van de kant van de werknemer als de kant van de ondernemer is er de angst dat er geen binding ontstaat door de tussenkomst van het payrollbedrijf. Om duidelijk te zijn: payroll is alleen juridisch werkgeverschap. De echte binding heeft de werknemer nog steeds met jouw bedrijf. Soms komt het de relatie zelfs ten goede als een werknemer een contract heeft bij een payrollbedrijf, omdat veel ongemakkelijke zaken met het payrollbedrijf geregeld worden. Je hebt daardoor meer tijd om je te richten op zaken die echt belangrijk zijn voor de werkzaamheden van de werknemer. Geen uitzendbureau Een ander vooroordeel is dat een payrollbedrijf ook bepaalt welke mensen in dienst komen. Dat is niet het geval: als ondernemer neem je zelf de werknemers aan en het loon is gewoon volgens de cao van jouw sector. Een payrollbedrijf is immers geen uitzendbureau. Het komt vaker voor dat payrolling en werken via een uitzendbureau door elkaar gehaald worden. Uitzendkrachten zijn medewerkers die geworven én onder contract zijn bij het uitzendbureau. Payrollmedewerkers zijn geworven door de ondernemer en juridisch ondergebracht bij het payrollbedrijf. Langere contracten Met payrolling kun je een werknemer voor langere tijd aan je binden. Hoe? Doordat je via payroll de medewerkers voor langere tijd flexibel in dienst neemt. Met ingang van 1 juli 2015 mag een werknemer drie arbeidscontracten voor bepaalde tijd krijgen in een periode van twee jaar. Als een werknemer langer dan twee jaar werkt of als er sprake is van een vierde contract, dan is de werknemer automatisch voor onbepaalde tijd in dienst. Als er geen mogelijkheid is om de werknemer voor onbepaalde tijd in dienst te nemen, dan kun je kiezen voor een onderbreking. Voor 1 juli 2015 moest er een periode van 3 maanden zitten tussen het oude en nieuwe contract, tegenwoordig is dat 6 maanden. Payroll werkt, net zoals uitzendbureaus, met drie soorten contracten: fase A, B en C. De ondernemer kan een contract in fase A aanbieden voor een periode van 78 weken (anderhalf jaar). Het contract in fase B kan in vier jaar tijd zes keer verlengd worden en contract C is een contract voor onbepaalde tijd. In totaal kun je werknemers gedurende 5,5 jaar een contract voor bepaalde tijd aanbieden in plaats van 2 jaar. 6

7 Opzegtermijn Een veelgehoorde opmerking is dat een werknemer in een payrollconstructie het contract snel kan beëindigen, soms met maar één dag opzegtermijn. Dat klopt, maar je kunt hier als ondernemer zelf een keuze in maken. Wil je flexibiliteit? Dan heb jij een opzegtermijn van een week, maar dat betekent dat je werknemer een opzegtermijn van één dag heeft. Wil je vastigheid? Dan hebben zowel jij als je werknemer een langere opzegtermijn. Hetzelfde geldt natuurlijk als je een werknemer zelf in loondienst hebt. Alleen dan ben je gebonden aan de duur van een contract en kan de werknemer dit contract maandelijks opzeggen. Verder hangt de opzegtermijn natuurlijk af van het soort contract en hoe lang iemand al in dienst is. Is iemand langer in dienst? Dan zal de opzegtermijn ook langer zijn. Uit de praktijk blijkt dat ondernemers en werknemers geen problemen ervaren met de opzegtermijn. 7

8 3. VERDIENT HET PAYROLLBEDRIJF GELD OVER DE RUG VAN MIJN WERKNEMERS? Veel wantrouwen tegen payrollbedrijven is ontstaan doordat ondernemers het idee hebben dat payrolling duur is en dat payrollbedrijven geld verdienen over de rug van de werknemers. Als ondernemer betaal je immers meer aan het payrollbedrijf dan de werknemer daadwerkelijk verdient. Deze aanname klopt gedeeltelijk. Ondernemers betalen inderdaad meer aan het payrollbedrijf dan het bruto uurloon van de werknemer. Een payrollbedrijf rekent namelijk een uurtarief waarin alle kosten al zijn opgenomen en je betaalt geen kosten achteraf. We leggen uit hoe het werkt aan de hand van een voorbeeld. 8

9 Vergelijking eigen loondienst en payroll De werknemer in eigen loondienst Stel een werknemer verdient 10 euro per uur bruto en werkt een fulltime werkweek van 38 uur. Daar komt naast afdracht van de sociale lasten, pensioenkosten, administratieve kosten etc. nog overheen: vakantiegeld en kosten voor 25 vakantiedagen. Deze zijn vaak niet letterlijk uitgedrukt in geld, maar het zijn dagen die je betaalt zonder dat het wat oplevert. De medeweker werkt immers letterlijk niet. Als een werknemer op je eigen loonlijst staat zijn dit kosten die in één keer uitbetaald moeten worden. Gemiddeld betaalt de ondernemer het loon van de werknemer vermenigvuldigd met een factuurfactor van 1.5. De werknemer via payroll Bij het payrollbedrijf verdient de werknemer ook 10 euro per uur bruto en werkt ook 38 uur. Logisch want dat heb je zelf vastgesteld. Per gewerkt uur berekent het payrollbedrijf de vergoeding voor het vakantiegeld, ziekteverlof, 25 vakantiedagen en eventueel feestdagenverlof. Dit bedrag draagt de ondernemer direct af naast de loonkosten. Gemiddeld betaalt de ondernemer het loon van de werknemer keer factuurfactor 1.6. Dit lijkt meer dan de kosten voor een werknemer in standaard loondienst, maar doordat het loon voor de vakantiedagen al gereserveerd is hoeft de ondernemer dit niet meer af te dragen. Met andere woorden: als de werknemer op vakantie is dan stopt de facturatie door het payrollbedrijf. Dit betekent dat 11% van de kosten per jaar afgetrokken kan worden. Deze 11% ontstaat uit de 5 weken dat een werknemer vakantie heeft. 9

10 Een berekening ter illustratie Kosten per jaar per werknemer Eigen contract: 10 euro per uur x factor 1.5 x 38 uur per week x 52 weken = 29,640 Payroll contract: Zoals je ziet ligt de factuurfactor bij payrolling hoger, maar valt het uiteindelijk goedkoper uit omdat je een deel van het jaar geen loon hoeft te betalen. Dit is natuurlijk een fictief voorbeeld, maar in de praktijk zien we meestal dat de kosten voor payroll bijna altijd gelijk zijn aan of goedkoper zijn dan de kosten van een werknemer op de eigen loonlijst. Een groot bijkomend voordeel van payroll is dat je niet financieel verantwoordelijk bent als een werknemer voor een langere periode ziek wordt. 10 euro per uur x factor 1.6 x 38 uur per week x 47 weken =

11 Geen risico bij ziekte van de werknemer We willen er natuurlijk liever niet van uitgaan: een persoon, jouw werknemer wordt voor langere tijd ziek. Ongeveer 30% van de bedrijven krijgt jaarlijks te maken met langdurig verzuim (4 weken ziek of langer). kan een payrollbedrijf dit risico overnemen. Heeft de zieke werknemer een contract via payroll dan betaalt de ondernemer helemaal niks. Het payrollbedrijf is immers de juridische werkgever en draagt dus ook de kosten. Een ondernemer blijft, ook in het geval van een contract voor bepaalde tijd, verantwoordelijk voor de doorbetaling. Sterker nog, de werknemer kan zich vier weken na het einde van het contract nog ziekmelden en de ondernemer is dan verplicht het loon van de medewerker door te betalen, dit geldt voor een periode van tenminste 6 weken en het kan oplopen tot 2 jaar. Daar komt bij dat de premies voor de ziektewet (WGA / WIA) tot 12 jaar lang een effect hebben op de totale loonsom. En ook nog eens dat je moet zorgen voor goede begeleiding van de zieke werknemer volgens de richtlijnen van het UWV. Doe je dat niet dan kun je van het UWV een zware boete krijgen. Zelfs gezonde bedrijven kunnen failliet gaan als ze te maken krijgen met ziekte van een werknemer. Om dat grote risico te vermijden 11

12 4. HOE KIES IK VOOR EEN GOED PAYROLLBEDRIJF? Waar zit dan het addertje onder het gras? Misschien heb je het al tussen de regels door gelezen maar dat addertje is er niet, tenminste niet bij goede payrollbedrijven. Wij erkennen dat er een paar cowboys in de sector aanwezig zijn en daarvoor moet je goed oppassen. Echter, wanneer je kiest voor een goed payrollbedrijf dan bied je jouw werknemers meer zekerheid en loop jij minder risico. Het verdienmodel hiervan zit in de wet van de grote getallen. Het payrollbedrijf weet door flexibiliteit de eigen kosten te verlagen. Denk bijvoorbeeld aan de re-integratie van een zieke werknemer. Deze re-integratie gaat vaak sneller. Omdat er sprake is van een groot netwerk kan de werknemer elders waarschijnlijk toch aan de slag. Maak de goede keuze Boven alles: let erop dat je niet zomaar een payrollbedrijf kiest! Selecteer je een slecht payrollbedrijf dan kan het gebeuren dat de afdrachten, bijvoorbeeld voor de sociale lasten en reserveringen, niet plaatsvinden. Of dat de wetgeving niet wordt gevolgd, waardoor het bedrijf niet op de hoogte is als er relevante wijzigingen zijn, soms met desastreuze gevolgen. Gelukkig is het niet erg moeilijk om de cowboys van de good guys te onderscheiden. Om je op weg te helpen hebben we enkele aandachtspunten voor je op een rijtje gezet: Vraag om transparantie, zoals overzichten van de afdrachten en een vergelijking van de kosten bij zelf verlonen en verlonen via payroll. Een payrollbedrijf kan als service een loonstrookje inscannen en vergelijken met de eigen verloning. Vraag naar overige kosten. De loonsom is bijvoorbeeld exclusief btw. Worden er andere kosten gerekend, wees dan alert. Vraag om het verdienmodel als de factuurfactor van een payrollbedrijf erg laag is. Sommige payrollbedrijven hebben een lage factor, maar berekenen daarin niet het vakantiegeld en de vakantiedagen. Deze kosten komen dan bij de loonsom op. Vraag dus of de factuurfactor inclusief of exclusief vakantiedagen en vakantiegeld is. Vraag welke certificeringen het payrollbedrijf heeft. Een goed payrollbedrijf heeft minimaal een SNA- en VRO-keurmerk, wordt periodiek gecontroleerd door het UWV, wordt gecontroleerd door de Stichting Financiële Toetsing (SFP) en twee keer per jaar gescreend door de Stichting Verificatie Registratie Ondernemingen (VRO). Vraag om een artikel of inzichten over de nieuwste wetgeving, zodat je weet dat het payrollbedrijf op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. Let daarnaast op innovatieve ontwikkelingen binnen het bedrijf, bijvoorbeeld een telefonische app voor loonstrookjes. 12

13 MF Eigenkracht Payrollbedrijf MF Eigenkracht wil graag jouw ideale payrollpartner zijn die de verloning voor je werknemers perfect regelt. We vinden betrouwbaarheid daarbij net zo belangrijk als de passie die we elke dag in ons werk leggen. Van de eerste handdruk tot de kleine lettertjes: je kunt altijd op ons bouwen! CONTACT 13