Jaarverslag 2008 en Jaarplan Rekenkamercommissie gemeente Hoorn - april 2009

Transcriptie

1 Jaarverslag 2008 en Jaarplan 2009 Rekenkamercommissie gemeente Hoorn - april 2009

2 Jaarverslag 2008 en Jaarplan 2009 Rekenkamercommissie gemeente Hoorn - april 2009

3 Inhoudsopgave Jaarverslag Inleiding 4 2. Verrichte onderzoeken De inkooppraktijk van de gemeente Onderzoek betaald parkeren Rekenkamerbrief grondexploitatie Bangert en Oosterpolder Rekenkamerbrief implementatie aanbevelingen uit eerdere rapporten Vooronderzoek brandweer en verbonden partijen Onderzoek Verbonden partijen 8 3. Onderzoeksprotocol 9 4. Interne evaluatie Vergaderingen en vervullen vacature Financiële verantwoording 12 Jaarplan Onderzoekscriteria Dynamische groslijst Onderzoeken Nieuwe onderzoeksthema s Beheer openbare ruimte Onderwerp tweede helft Budget Vergaderschema 16

4 Jaarverslag 2008 Inleiding Hoofdstuk 1 Ieder jaar legt de rekenkamercommissie voor 1 april verantwoording aan de gemeenteraad af over de uitgevoerde werkzaamheden. De commissie functioneert sinds september De taak van de commissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op de aspecten doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Dit wordt gedaan door het verrichten van onafhankelijk onderzoek. Doel is de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en bij te dragen aan het afleggen door de raad van publieke verantwoording. De rekenkamercommissie bepaalt zelf de te onderzoeken onderwerpen. Jaarlijks worden twee onderzoeken verricht. Deze onderzoeken bestaan uit een onderzoeksopzet, een normenkader, een rapport van bevindingen, conclusies en aanbevelingen. In Hoorn is gekozen voor een rekenkamercommissie met drie interne en vier externe leden, waaronder de voorzitter. De rekenkamercommissie staat ten dienste van de gemeenteraad. De raadsleden in de commissie kunnen een algemeen toetsende rol vervullen waar het gaat om de couleur locale van de gemeente en zij kunnen de achtergrond van eerdere bestuurlijke besluitvorming duiden. De rekenkamercommissie is als volgt samengesteld: de heer drs. Kim Brand, externe voorzitter mevrouw Karin Greuter, vice-voorzitter, extern lid de heer Michel Broersen QC, extern lid tot 1 oktober 2008 de heer ir. Jeroen Meijne, extern lid mevrouw Trudy Steenbergen, extern lid vanaf 1 november 2008 de heer Arnoud Schaake, intern lid de heer Wim van Hilten, intern lid de heer Johan van der Tuin, intern lid de heer drs. Gerrit-Jan Huisman, secretaris/onderzoeker De griffier regelt in voorkomende gevallen de vervanging van de secretaris. Verrichte onderzoeken Hoofdstuk De Inkooppraktijk van de gemeente Het onderzoek naar de inkooppraktijk van de gemeente is verricht in de tweede helft van De bevindingen zijn in januari 2008 voor ambtelijk wederhoor voorgelegd aan de ambtelijk betrokkenen. De conclusies en aanbevelingen zijn voor bestuurlijk wederhoor in februari 2008 aan het college van B en W voorgelegd. De rekenkamercommissie concludeerde op grond van de bevindingen dat er sinds de vaststelling door de gemeenteraad van het inkoopbeleid in 2004 weinig vooruitgang is geboekt in de uitwerking van het beleid. In 2007 is begonnen met een inhaalslag. De doelmatigheid is onvoldoende, de doeltreffendheid onzeker en de rechtmatigheid verdient verbetering. Een adequate uitvoering van het inkoopbeleid is vooral een kwestie van mentaliteit: de werkwijze gericht op het bevorderen van concurrentie, transparantie, non-discriminatie en objectiviteit moet meer tussen de oren gaan zitten. Hiernaast is het belangrijk dat leidinggevenden en verantwoordelijke bestuurders veel aandacht schenken aan de organisatie van inkoopactiviteiten (gericht op samenwerking) en aan controle. De aanbevelingen zijn vooral hierop gericht. De controlerende rol van de raad zou moeten worden versterkt door uitbreiding van de paragraaf bedrijfsvoering in de Jaarrekening van de gemeente. De uitbreiding heeft betrekking op een verantwoording van de belangrijkste inkoop- en aanbestedingsprocedures en resultaten. Dit is een van de tien aanbevelingen in het rapport. De laatste aanbeveling heeft betrekking op het monitoren van de uitvoering van de aanbevelingen zodat de gemeenteraad de voortgang kan volgen. Het college vroeg om uitstel van de reactietermijn; de reactie werd in de loop van maart ingediend. Het college was het niet op alle punten eens met de bevindingen, conclusies en toonzetting van het rapport. De aanbevelingen werden wel overgenomen. Samen met het onderzoeksrapport is de reactie aan de raad aangeboden. De aanbieding ging vergezeld van een persbericht. De gemeenteraad behandelde het rapport uitgebreid in zijn vergadering van mei en nam het voorstel van het college met betrekking tot de aanbevelingen over. De raad sprak zijn waardering uit voor de inhoud van het rapport Onderzoek betaald parkeren in de binnenstad In de eerste helft van 2007 verrichtte de rekenkamercommissie onderzoek naar het beleid van de gemeente op het terrein van betaald parkeren in de binnenstad. De bevindingen wezen uit dat de beleidskaders vanaf 2000 op een heldere en professionele wijze tot stand zijn gekomen. Het parkeerbeleid is goed geregeld. Na 2004 is er sprake geweest van een stilstand, althans in de openbare discussie in commissie en raad. Er zijn geen nieuwe voorstellen gepresenteerd en behandeld. Ook is er geen inzicht verstrekt in de voortgang van de uitvoering van beleid. Het onderzoeksrapport dat in mei 2007 aan de raad is aangeboden mondde uit in een besluit een vervolgonderzoek te houden, waarbij het beleid getoetst wordt aan de werkelijkheid. Op die manier kon iets over de effectiviteit van het beleid gezegd worden. Na vaststelling van de onderzoeksopzet voor het vervolgonderzoek en de selectie van een extern onderzoeksbureau, onder meer voor het verrichten van metingen, werd in het najaar van 2007 gestart. Grontmij/Parkconsult verrichtte, na een aanbestedingsprocedure, het onderzoek en presenteerde in februari 2008 de resultaten 4 5

5 Het beleid gaat uit van een autoluwe binnenstad met een afname van verkeersbewegingen en een toename van het parkeren aan de rand van de binnenstad. Gebleken is dat de eerste jaren inderdaad sprake is geweest van een afname van verkeersintensiteiten. Daarna is een lichte stijging geconstateerd. Het lang parkeren aan de rand van het centrum is nauwelijks toegenomen. De rekenkamercommissie heeft de resultaten geanalyseerd en voorzien van conclusies en aanbevelingen. In Hoorn blijkt het aantal parkeerplaatsen voldoende te zijn. Bovendien zijn er voldoende goedkope parkeerplaatsen. De rekenkamercommissie veronderstelt op basis van de bevindingen dat de kritiek op het parkeren eerder te maken heeft met de snelheid waarmee men de binnenstad in en uit kan dan op het gebrek aan (betaalbare) parkeerplaatsen. Wel is er een probleem bij het parkeren voor vergunninghouders op piektijden. De hoofdconclusie is dat de stilstand in beleid van de laatste drie jaar te maken heeft met een verschil in opvatting binnen het politieke bestuur over het begrip autoluw. Enerzijds is er het streven zoveel mogelijk auto s uit de binnenstad te weren, anderzijds is er de uitdrukkelijke wens de voorzieningen in de binnenstad goed bereikbaar te houden/maken. De aanbeveling is dan ook het eerder vastgestelde beleid verder te ontwikkelen en ingrijpende keuzes en maatregelen niet uit te sluiten. Communicatie met de verschillende doelgroepen is hierbij vanaf het begin van groot gewicht. Anders gezegd: parkeergedrag laat zich moeilijk sturen door beleid als er geen ingrijpende keuzes worden gemaakt. De bevindingen, resultaten, conclusies en aanbevelingen van het vervolgonderzoek zijn in mei 2008 aan de raad aangeboden, nadat ambtelijk wederhoor is toegepast. Het bestuurlijk wederhoor leverde geen reactie op van het college. De collegereactie is later uitgebracht (oktober 2008). De rekenkamercommissie heeft over de belangrijkste bevindingen een persbericht uitgebracht. Een paar maanden na aanbieding van de resultaten van het vervolgonderzoek aan de raad werd door het college van B en W het Verkeersplan binnenstad uitgebracht. Door de agendacommissie van de raad is toen besloten de behandeling van de rapporten van de rekenkamercommissie (de rapporten van mei 2007 en mei 2008) te incorporeren in de behandeling van het Verkeersplan. Dit betekende geen aparte behandeling van de rapporten in de raad. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn betrokken bij de discussie over het Verkeersplan in de raad van december De rekenkamercommissie constateert met genoegen dat de rapporten, in het bijzonder de resultaten van het vervolgonderzoek, in de beraadslagingen een rol hebben gespeeld. Leerpunt is dat het eerste onderzoeksrapport aan actualiteit kan inboeten bij het besluit een vervolgonderzoek te houden. Er kan veel tijd verstrijken tussen de aanbieding aan de raad en de uiteindelijke behandeling. 2.3 Rekenkamerbrief grondexploitatie Bangert en Oosterpolder Niet alle onderwerpen hoeven aan de raad gepresenteerd te worden in de vorm van een uitgebreid onderzoeksrapport. De rekenkamercommissie kan er ook voor kiezen een onderwerp in de vorm van een Quick Scan of een rekenkamerbrief onder de aandacht van de raad te brengen. In het najaar van 2006 heeft de commissie een brief aan de raad gestuurd over de grondexploitatie Bangert en Oosterpolder, naar aanleiding van de sterk wisselende uitkomsten van de exploitatieprognoses. Hierdoor was het voorziene positieve resultaat aanzienlijk geslonken. Tijdens het vooronderzoek door de rekenkamercommissie bleek een analyse van deze wisselende uitkomsten in de maak te zijn. Daarnaast werd er door Deloitte een rapport uitgebracht over de risico s van deze gebiedsontwikkeling. Naar aanleiding van dit rapport besloot het college van B en W tot het treffen van veertien maatregelen om de risico s te beperken en te beheersen, voor zover deze binnen de invloedssfeer van de (lokale) overheid liggen. De commissie besloot toen dit onderwerp op een later tijdstip te onderzoeken. In april en mei van 2008 is de implementatie onderzocht van de maatregelen uit De conclusie was dat veel maatregelen zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn. Voorts is geconstateerd dat de gemeenteraad actief geïnformeerd wordt over de risicoanalyse en de (tussentijdse) resultaten van de grondexploitatie. Aan drie van de veertien maatregelen is onvoldoende aandacht besteed (autorisatie van de verwervingsstrategie, evaluatie van de projectorganisatie en kostenbesparing). In juni ontving de raad van de commissie een uitgebreide brief over de stand van zaken met betrekking tot de risicomaatregelen. Eveneens in juni organiseerde het college een (besloten) bijeenkomst voor de raad over deze grondexploitatie. Gebleken is dat de informatie in deze bijeenkomst en de inhoud van de rekenkamerbrief op elkaar aansloten. 2.4 Rekenkamerbrief over de implementatie van overgenomen aanbevelingen uit eerdere rapporten De commissie was benieuwd naar de doorwerking van het rekenkameronderzoek. Zijn de overgenomen aanbevelingen uitgevoerd? Om hierop antwoord te kunnen geven is de implementatie van de aanbevelingen uit twee rapporten die in 2006 zijn uitgebracht nagegaan. Het betreft het rapport over de systematiek van budgetsubsidiëring, met als casus de bibliotheek en het rapport over de programmabegroting. De conclusie is dat de meeste aanbevelingen ten aanzien budgetfinanciering en de bibliotheek zijn uitgevoerd. Van een kaderstellende discussie over het gewenste niveau van de bibliotheekvoorziening is het echter nog niet gekomen. Het kwaliteitsniveau is in belangrijke mate bepalend voor de omvang van het budget. Wat de programmabegroting betreft heeft het college medio 2007 een uitgebreid voorstel over de implementatie van de aanbevelingen aan de raad uitgebracht. Dit voorstel is door de commissie bestudeerd en de commissie heeft geen aanleiding gevonden nader op de implementatie van de aanbevelingen in te gaan. 6 7

6 2.5 Vooronderzoek brandweer en verbonden partijen Na afronding van het vervolgonderzoek naar het betaald parkeren in de binnenstad was het moment aangebroken een nieuw onderzoeksonderwerp te kiezen. Hiervoor is de bestaande groslijst met onderzoeksonderwerpen gehanteerd. Drie onderwerpen uit deze lijst bleken in aanmerking te komen voor nadere bestudering en discussie, te weten de brandweer, verbonden partijen en de uitvoering van de WMO. Besloten werd een kort vooronderzoek te houden naar de brandweer en verbonden partijen en de WMO op een later tijdstip als mogelijke keuze op te voeren. Dit omdat de uitvoering nog volop in ontwikkeling is. Wel zou het onderdeel verstrekkingen in aanmerking komen voor nader onderzoek in de vorm van een Quick Scan. De voorkeur ging echter uit naar een breder onderzoek naar de uitvoering van de WMO. Met betrekking tot de brandweer waren de opkomsttijden in relatie tot de locatie van de kazerne een onderzoeksvraag. Ook de situatie ten aanzien van vrijwilligers kan hierbij worden betrokken. Uit een onderzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken bleek dat Hoorn binnen de veiligheidsregio NHN het beste scoort ten aanzien van de opkomsttijden, althans van de gemeenten die hierover gegevens hebben verstrekt. Dit gegeven en het feit dat op korte termijn een voorstel tot organisatiewijziging van de brandweer werd verwacht maakte het niet zinvol in 2008 onderzoek te verrichten. Wellicht dat dit onderwerp op een later moment in de keuzebepaling een rol gaat spelen. Bij het onderwerp verbonden partijen stond de vraag centraal op welke wijze en in welke mate de raad grip houdt op deze partijen. Op basis van het verzamelde materiaal besloot de commissie dit onderwerp te kiezen voor de tweede helft van Verbonden partijen Na vaststelling van de onderzoeksopzet in juni is in de maanden juli- oktober het onderzoek uitgevoerd. Doelstelling van het onderzoek is inzicht te verschaffen in de mate van invloed die de gemeente uitoefent op de verbonden partij. De centrale vraagstelling is of de informatievoorziening vanuit de verbonden partijen en vanuit het college toereikend is voor het uitoefenen van de controle door de gemeenteraad. Tevens is de vraag of de besluiten van de raad zijn terug te vinden in de besluiten van de besturen van verbonden partijen. Om een en ander te verduidelijken is gekozen voor een casestudy naar twee verbonden partijen, te weten Op/maat en de Veiligheidsregio. De onderzoeksopzet gaf het college aanleiding voor het schrijven van een brief aan de rekenkamercommissie waarin twijfel geuit werd over de keuze van het onderzoeksthema. De gemeenteraad had eerder dit jaar de spelregels voor gemeenschappelijke regelingen vastgesteld. Daarnaast was het college bezig met de implementatie van de spelregels en zou de raad hierover binnen een jaar worden geïnformeerd. Een onderzoek door de rekenkamercommissie werd op dat moment prematuur geacht. Het college stelde voor het onderzoek uit te stellen. De rekenkamercommissie was echter een andere mening toegedaan. Het onderzoek beslaat een breder terrein dan het veld dat door de tien spelregels wordt bestreken. Het onderzoek van de rekenkamercommissie zou eerder aanvullend dan overlappend zijn. Uit het onderzoek komt naar voren dat de paragraaf over verbonden partijen in de begroting en jaarstukken verbetering behoeft. Deze strookt niet met de bedoelingen van de wetgever. Een visie en een overzicht van beleidsvoornemens zijn summier aanwezig. Er is weinig aandacht voor verantwoording van de realisering van doelstellingen en voor het benoemen van risico s die de gemeente kan lopen. Er is geen algemeen beleidskader voorhanden ten aanzien van verbonden partijen met, onder meer criteria waaraan een besluit tot deelname in een verbonden partij getoetst kan worden. Daarnaast zijn de doelstellingen van gemeenschappelijke regelingen algemeen geformuleerd. Er zijn geen prestaties in de regeling opgenomen en evenmin zijn bepalingen opgenomen over de kwaliteit van de te verstrekken informatie. Het is niet duidelijk waarop college en raad moeten toetsen. Om te kunnen sturen zouden de stukken van de vergaderingen van het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling tijdig het college moeten bereiken. Op die wijze kan de gemeentelijk afgevaardigde in het algemeen bestuur standpunten innemen die gedragen worden. Dit gebeurt onvoldoende. De kwaliteit van de jaarstukken van de twee onderzochte gemeenschappelijke regelingen vertonen een stijgende lijn. De jaarstukken van Op/maat worden echter op een zodanig laat tijdstip aangeleverd dat de raad nauwelijks voldoende tijd heeft deze stukken op een goede manier te behandelen. De bevindingen van het onderzoek zijn eind oktober voor ambtelijk/ technisch wederhoor aan betrokkenen voorgelegd. Na verwerking van de opmerkingen en vaststelling van het rapport door de rekenkamercommissie is het rapport inclusief de conclusies en aanbevelingen voor bestuurlijk wederhoor aan het college van B en W gezonden. De aanbevelingen hebben betrekking op het vaststellen van een algemeen beleidskader voor verbonden partijen, het verbeteren van de kwaliteit van de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarstukken en op het versterken van de controlerende rol van de raad onder meer door tijdige aanlevering van (financiële) stukken door de verbonden partijen. Het college bleek meer tijd nodig te hebben voor een reactie dan was verwacht. Het rapport is op 25 november aangeboden en de reactie kon niet eerder dan januari 2009 worden ingediend. Dit betekent dat het rapport niet meer in het verslagjaar aan de raad kon worden aangeboden. De voorzitter van de rekenkamercommissie heeft er schriftelijk bij het college op aangedrongen sneller te reageren. De raadsbehandeling van het onderzoeksrapport wordt in april 2009 verwacht. Onderzoeksprotocol Hoofdstuk 3 De rekenkamercommissie wil de raad en anderen inzicht geven in de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van onderzoek. Doel is de kwaliteit van de onderzoeken en een goed verloop van het onderzoeksproces te waarborgen. Uitgangspunten bij het onderzoek zijn: zorgvuldigheid objectiviteit transparante oordeelsvorming. In het protocol komen aan de orde: de keuze van onderwerpen en de criteria die daarbij een rol spelen de onderzoeksopzet de wijze waarop met externe bureaus wordt samengewerkt het verloop van het onderzoek en de dossiervorming de indeling van onderzoeksrapportages ambtelijk en bestuurlijk hoor- en wederhoor publicatie en publiciteit. Het protocol is in februari vastgesteld en werd in maart aan de raad aangeboden. 8 9

7 Interne evaluatie Hoofdstuk 4 Vergaderingen en vervullen vacature Hoofdstuk 5 In 2008 was het drie jaar geleden dat de rekenkamercommissie van start ging. Een goed moment voor een interne evaluatie. De nadruk ligt op intern, omdat bij een volledige evaluatie ook de raad en het college van b en w betrokken behoren te zijn. Historie, werkwijze, samenstelling en ontwikkelingen vormden onderdeel van de interne evaluatie. De evaluatie werd afgesloten, hoe kan het anders, met een aantal conclusies en aandachtspunten. Conclusies: de afgesproken producties zijn tijdig geleverd; de kwaliteit van de producties staat niet ter discussie; de interne leden hebben de rol van politicus en rekenkamercommissielid goed kunnen scheiden; er is een rooster van aftreden nodig voor de externe leden; in de verordening op de rekenkamercommissie, de subsidieverordening, gemeenschappelijke regelingen en andere overeenkomsten met derden waarmee de gemeente een financiële relatie onderhoudt dient een onderzoeksbevoegdheid van de Rekenkamercommissie te worden opgenomen; bij het uitbesteden van onderzoek verricht de RKC eerst zelf een vooronderzoek om doelstelling en vraagstelling helder te krijgen en de onderzoeksopzet te formuleren; na drie jaar is het tijd de bestaande groslijst met onderzoeksonderwerpen te vernieuwen en andere onderwerpen die politiek en/of maatschappelijk in de belangstelling staan op te voeren. In de verslagperiode kwam de commissie tien keer bijeen. Met vier externe en drie interne leden kon 61 keer een aanwezigheid genoteerd worden. Dat is een score van 87%. Deze score is gelijk aan de score in De vergaderingen van de commissie maken deel uit van het jaarschema van raads- en commissievergaderingen. De vergaderingen worden in de regel op de derde maandag van de maand gehouden. Voor de zomervakantie deelde het externe lid Michel Broersen mee in verband met privéomstandigheden de commissie in het najaar te moeten verlaten. Vervolgens is een advertentie in het Noord-Hollands Dagblad (editie West-Friesland) geplaatst waarop 14 belangstellenden reageerden. Drie kandidaten zijn voor een gesprek uitgenodigd. Zij bleken allen benoembaar. Gelet op de huidige samenstelling van de commissie (kennis, ervaring en achtergrond) is gekozen voor de kandidaat die een aanvulling voor de commissie betekent. In de vergadering van de gemeenteraad van november is mevrouw Trudy Steenbergen als lid van de rekenkamercommissie in de vacature benoemd. Aandachtspunten om de implementatie van de aanbevelingen te bevorderen extra aandacht besteden aan het zo concreet mogelijk formuleren van de aanbevelingen; in een van de komende jaren onderzoek verrichten naar de effecten van de uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen; de rol van de vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie in de auditcommissie beter benoemen; de griffie verzoeken de verordening te actualiseren (eerste kwartaal 2009); het huishoudelijk reglement op actualisering bezien (eerste kwartaal 2009); een nieuwe groslijst opstellen (laatste kwartaal 2008)

8 Financiële verantwoording Hoofdstuk 6 Omschrijving Begroting (primitief) Werkelijk Onderzoeks- en secretariaatskosten (18 uur per week) ,- 1) Opleidingskosten 1.000,- 920,- Presentiegeld 8.400, ,- Structureel budget ,- 1) Incidenteel (inhuur externen) , ,- 1) Tot 1 april 2008 zijn de uren van de secretaris/onderzoeker tegen een uurtarief in mindering gebracht op de onderzoekskosten. Vanaf 1 april is er geen sprake meer van een uurtarief maar van een aanstelling bij de griffie met een salarisschaal op basis van functiewaardering. Aanstelling bij de griffie brengt minder kosten met zich mee dan betaling volgens het uurtarief. In 2008 heeft een overheveling plaatsgevonden van het onderzoeksbudget (waaruit de secretaris/ onderzoeker betaald wordt) naar personeelslasten griffie. Hierdoor ontstaat op het deelbudget onderzoekskosten een nadeel en een voordeel op de personeelslasten. In de begroting 2009 van de rekenkamercommissie (zie Jaarplan 2009) worden de nieuwe bedragen opgenomen. Deze bedragen zijn in de gemeentebegroting terug te vinden. De conclusie is dat de rekenkamercommissie binnen het budget is gebleven. In het verslagjaar heeft de commissie een verzoek tot verhoging van het budget ingediend. Het budget dateert nog van het begin van het functioneren van de commissie in 2005, toen een inschatting gemaakt moest worden van de omvang van het budget. Er is nu een reëler zicht op de benodigde uitgaven. De landelijke vereniging van rekenkamers en rekenkamercommissies heeft onderzoek gedaan naar het budget. Gebleken is dat veel gemeenten een vuistregel hanteren van 1 per inwoner. Het ministerie van BIZA heeft in 2007 onderzoek verricht en kwam in een rapport op een bedrag van 1,20 per inwoner. De gemeente Hoorn heeft een budget van 0,70 per inwoner. De redenen voor verhoging zijn de volgende. Wanneer het incidenteel toegekende budget voor extern onderzoek verbruikt is, zijn er geen financiële mogelijkheden om delen van een onderzoek uit te besteden. Voorts is voor opleiding een gering bedrag beschikbaar. Aan de vormgeving (en daarmee aan de leesbaarheid) van de onderzoeksrapporten uit 2006 en 2007 kon weinig aandacht besteed worden. De presentiegelden zouden gebaseerd moeten zijn op een vast bedrag per maand en niet op een bedrag per vergadering. De rekenkamercommissie verzocht het budget te verhogen met in totaal De voorzitter van het presidium van de raad antwoordde dat een verhoging van voor onderzoek en opleidingen akkoord was. De voorgestelde verhoging ten behoeve van de vormgeving van de rapporten en de presentiegelden werd niet gehonoreerd. De verhoging gaat in op 1 januari Jaarplan 2009 Onderzoekscriteria Hoofdstuk 1 De rekenkamercommissie is onafhankelijk en bepaalt zelf de onderwerpkeuze. Hierbij wordt een aantal criteria gehanteerd: er is sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht; toegevoegde waarde van het onderzoek; de leereffecten en nieuwe inzichten rechtvaardigen de onderzoeksinspanning; er is een risico/vermoeden van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid, onrechtmatigheid; de onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te beantwoorden. De commissie streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de beleidsterreinen. Het onderzoek heeft betrekking op beleid of producten die langer dan een jaar zijn vastgesteld c.q. ingevoerd. Dynamische groslijst Hoofdstuk 2 Bij de start van de commissie in 2005 is een dynamische groslijst met onderzoeksonderwerpen opgesteld. Aan deze lijst kunnen onderwerpen worden toegevoegd. Ook kunnen onderwerpen worden geschrapt. Eens per jaar wordt de groslijst besproken en aangepast. De lijst bevatte in 2008 de volgende onderwerpen: Brandweer, nieuwe kazerne Bangert en Oosterpolder, onderzoek aanrijtijden Burgerzaken producten Doelmatigheid van de organisatie Evaluatie beleid/monitoring Exploitatie woonwagens en standplaatsen Gebruik van externe subsidies Grondexploitatie vooral Bangert en Oosterpolder Stichting MAK/Kinderboerderij, dierenweiden Milieu (regionaal) Subsidiëring en financiële risico s Museum Stoomtram Verbonden partijen WVG en invoering WMO. In 2008 is aan de hand van deze lijst nagedacht over de onderwerpen voor Conclusie was dat de bestaande groslijst zodanig vernieuwd moest worden dat beter met een nieuwe lijst gewerkt kan worden (zie onderdeel 4). Tot nu toe heeft de rekenkamercommissie zelf de onderwerpen verzameld en ieder jaar een keuze gemaakt. De commissie houdt zelf bij wat er aan thema s speelt binnen een gemeente. Hierbij wordt gebruik gemaakt van officiële stukken als raadstukken, b en w besluiten, raadscommissiestukken en van andere bronnen als lokale/regionale kranten, vakbladen en onderzoeksrapporten. De kring van secretarissen van rekenkamers van de NVRR houdt bij welke onderwerpen in de aangesloten gemeenten worden behandeld en ook deze onderzoeksplannen zijn een bron van informatie. Het is overigens niet altijd mogelijk of nodig om uitgebreid onderzoek te doen. Onderwerpen kunnen ook door middel van een quick scan of een rekenkamerbrief onder de aandacht van de gemeenteraad worden gebracht

9 Onderzoeken 2009 Hoofdstuk 3 Na afronding van het onderzoek naar verbonden partijen is in de novembervergadering gediscussieerd over de te kiezen onderwerpen voor De volgende onderwerpen, die getoetst zijn aan de onderzoekscriteria, zijn het resultaat van deze discussie. 3.1 Nieuwe onderzoeksthema s Onderwerp Beheer openbare ruimte Onderwijshuisvesting Armoedebeleid Korte toelichting Het betreft de onderdelen van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de gemeentebegroting, zie verder paragraaf 3.2 Ook de gebouwen, waaronder schoolgebouwen, waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid draagt vormen onderdeel van de openbare ruimte. De kwaliteit van de bestaande schoolgebouwen en het planmatig beheer vormen regelmatig punt van discussie en zorg. Hoe verloopt de uitvoering? Wat kan gezegd worden van de doelmatigheid en treden beoogde effecten op? 3.2 Beheer openbare ruimte Dit onderwerp is in december 2008 gekozen als onderzoeksthema voor de eerste helft van Voorafgaand aan de keuze is een vooronderzoek gehouden om het onderwerp in kaart te brengen. Op basis van het vooronderzoek wordt begin 2009 de onderzoeksopzet geformuleerd en vastgesteld. Het vooronderzoek gaf zicht op de reikwijdte van het onderwerp, de aan- en afwezigheid van kaders en de risico s zoals deze bestuurlijk zijn aangegeven. In Hoorn wordt beheer steeds belangrijker geacht. Aan het beheer van de openbare ruimte wordt jaarlijks ongeveer 20 miljoen uitgegeven. De vraag doet zich voor hoe het planproces is ingericht en hoe de plannen financieel vertaald zijn en op het beantwoorden van deze vraag zal het onderzoek gericht zijn. 3.3 Onderwerp tweede helft 2009 De keuze voor het onderzoeksthema in de tweede helft van 2009 is nog niet gemaakt. In eerste instantie wordt gedacht aan het onderwerp onderwijshuisvesting in aansluiting op het onderzoek naar het beheer van de openbare ruimte. Naast wegen, civieltechnische kunstwerken, groen, riolering en water maken gemeentelijke panden, waaronder scholen, deel uit van de openbare ruimte. Gelet op het eveneens planmatige karakter van het beheer van schoolgebouwen zou dit onderwerp een aanvulling kunnen betekenen op het onderzoek naar het beheer van de openbare ruimte. Het kan echter zijn dat een van de andere onderwerpen meer prioriteit krijgt of dat een nog niet genoemd onderwerp als urgent bestempeld wordt. In juni zal een definitieve keuze worden gemaakt. Reïntegratie WMO Wijkgericht werken Jeugdbeleid In reïntegratietrajecten gaat inmiddels veel geld om. Wat is het effect van de inspanningen? Welke spelers zijn er op deze markt en hoe selecteert de gemeente? Staat al langer op de lijst van potentiële onderzoeken. De wet beslaat een breed terrein. Accent zal liggen bij het verschaffen van inzicht in de uitvoering van verstrekkingen, persoonsgebonden budget en indicatiestelling, evenals bij controle op de juiste besteding van middelen. Dit onderwerp komt deels aan bod bij het beheer van de openbare ruime. Daarnaast zou het interessant zijn te onderzoeken of wijkgericht werken bijdraagt aan het uitoefenen van meer invloed door burgers op hun leefomgeving en aan een toename van het vertrouwen in het functioneren van de overheid. Wat zijn de kenmerken van dit beleid en welke effecten worden bereikt? Eveneens in 2009 zal de rekenkamercommissie bepalen of de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de aanbevelingen over inkoop en aanbesteding eind 2009 of in 2010 wordt onderzocht. Het is mogelijk dat niet alleen de stand van zaken, maar ook het effect van de implementatie aan de orde komt. De Stichting de Lokale Rekenkamer te Utrecht organiseert regelmatig Doe Mee onderzoeken. In deze onderzoeken participeren meerdere gemeenten, waardoor de kosten gedeeld kunnen worden en vergelijkingsmateriaal beschikbaar komt. Voor 2009 is het onderwerp jongerenbeleid gekozen. De rekenkamercommissie heeft besloten niet aan dit onderzoek mee te doen, omdat het niet past in het programma voor Het is niet uitgesloten dat in de toekomst de Hoornse rekenkamercommissie wel aan een onderzoek van deze stichting deelneemt. De onderwerpen staan in volgorde van belangrijkheid. Er is echter geen definitieve prioriteit toegekend. Ieder jaar opnieuw wordt bepaald welke onderwerpen als thema gekozen worden

10 Budget Hoofdstuk 4 In de productenbegroting van de gemeente Hoorn is het onderstaande budget opgenomen. De door de voorzitter van het presidium toegezegde verhoging van het budget met wordt verwerkt in de Kadernota 2009, die in juni door de raad wordt vastgesteld. Omschrijving Begroting Doorberekening van Kostenverdeelstaat ,- *) Opleidingskosten 1.000,- Presentiegeld 8.400,- Contributies 0,- Onderzoekskosten 7.500,- Structureel budget ,- *) Dit bedrag bestaat uit de salarislast van de secretaris/onderzoeker en is terug te vinden onder de post personeels lasten griffie. In het volgende jaarplan is dit bedrag niet meer apart terug te vinden als onderdeel van het budget van de rekenkamercommissie. Wel wordt in de komende jaarverslagen aangegeven of de werkelijk gemaakte uren afwijken van de geraamde uren. Vergaderschema Hoofdstuk 5 Ook in 2009 wordt vergaderd op de derde maandag in de maand met uitzondering van juli (vakantie) en augustus (vierde maandag). Data: 19 januari, 16 februari, 16 maart, 20 april,18 mei, 15 juni, 24 augustus, 21 september, 19 oktober, 16 november en 21 december. Na vaststelling in maart 2009 wordt dit Jaarverslag 2008 en het jaarplan 2009 aan de raad gezonden met een afschrift aan het college van b en w en de auditcommissie 16

11