JAARVERSLAG 2014 EN JAARPLAN 2015

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2014 EN JAARPLAN 2015 Rekenkamercommissie gemeente Hoorn maart 2015

2 INHOUDSOPGAVE JAARVERSLAG Inleiding 2. Verrichte onderzoeken 2.1 Historie 2.2 Toerismebeleid 2.3 Decentralisaties 2.4 Drie oriënterende onderzoeken 2.5 Interne evaluatie 2.6 Implementatie aanbevelingen 3. Participatiewet en verantwoording 4. Overige onderwerpen 5. Vergaderingen 6. Financiële verantwoording JAARPLAN Onderzoekscriteria 2. Themalijst Budget 4. Vergaderschema Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

3 JAARVERSLAG Inleiding Ieder jaar legt de rekenkamercommissie op grond van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Hoorn voor 1 april verantwoording af aan de gemeenteraad over de uitgevoerde werkzaamheden. De commissie bestaat sinds september Haar wettelijke taak is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op de aspecten doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Dit wordt gedaan door het verrichten van onafhankelijk onderzoek. Doel is de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en bij te dragen aan het afleggen door de raad van publieke verantwoording. De rekenkamercommissie bepaalt zelf de te onderzoeken onderwerpen. Jaarlijks worden twee onderzoeken verricht. Deze onderzoeken bestaan uit een onderzoeksopzet, een normenkader, een rapport van bevindingen, conclusies en aanbevelingen. In Hoorn is gekozen voor een rekenkamerfunctie met een gemengd model: drie interne en vier externe leden vormen samen de rekenkamrcommissie. Eén van de externe leden is voorzitter. De rekenkamercommissie staat ten dienste van de gemeenteraad. De interne leden (leden uit en namens de gemeenteraad) kennen de couleur locale en kunnen de achtergrond van eerdere bestuurlijke besluitvorming duiden. Zij vormen een belangrijke verbindende schakel met de gemeenteraad. De rekenkamercommissie was in het verslagjaar als volgt samengesteld: de heer Aarjen Slot, extern lid vanaf 1 mei 2010 en voorzitter vanaf april 2012 de heer Jeroen Meijne, extern lid vanaf juli 2005 mevrouw Trudy Steenbergen, extern lid vanaf november 2008 de heer Peter de Wit, extern lid vanaf mei 2012 de heer Samir Bashara, intern lid vanaf april 2010 tot maart 2014 de heer Chris de Meij, intern lid vanaf maart 2011 tot maart 2014 de heer Mark Leek, intern lid vanaf september 2010 tot maart 2014 de heer Dick Bennis, intern lid vanaf april 2014 de heer Jos Kamminga, intern lid vanaf april 2014 de heer Symen van der Meer, intern led vanaf april 2014 de heer Gerrit-Jan Huisman, secretaris/onderzoeker vanaf mei 2007 tot maart Mevrouw Renske de Winter, secretaris/onderzoeker vanaf april Onderzoeksrapportages 2.1 Historie Sinds de start van de rekenkamercommissie eind 2005 zijn door de rekenkamercommissie de volgende rapporten en brieven aan de gemeenteraad uitgebracht: 1. Werking van de systematiek van budgetsubsidiëring, met de bibliotheek als casus (2006); 2. Verbetermogelijkheden van de kaderstellende rol van de programmabegroting (2006); 3. Het beleid op het gebied van betaald parkeren in de binnenstad (2007); 4. De inkooppraktijk van de gemeente (2008); 5. Vervolgonderzoek naar de doeltreffendheid van betaald parkeren in de binnenstad (2008); 6. Rekenkamerbrief over beheersmaatregelen exploitatierisico s Bangert en Oosterpolder (2008); 7. Rekenkamerbrief over de doorwerking van de aanbevelingen uit de rapporten van 2006 (2008); 8. Verbonden partijen, een casestudy (2008); 9. Beheer openbare ruimte, planmatig werken nog geen gemeengoed (2009); 10. Resultaten Reïntegratie ondoorzichtig (2010); 11. De afhandeling van meldingen (2010); Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

4 12. Wmo: huishoudelijke hulp en het persoonsgebonden budget (2011); 13. Armoedebeleid, sturen met beperkt zicht (2011); 14. Grote Projecten, wie is aan zet? (2012); 15. Toerismebeleid, onbekend maakt onbemind (2012). 16. Decentralisaties, mogelijkheden voor sturing door de gemeenteraad (juni 2013) 17. Participatiewet en verantwoording (november 2014) Eens in de paar jaar gaat onze commissie na wat er van de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen, terecht is gekomen. In het verslagjaar 2014 heeft een dergelijk onderzoek niet plaatsgevonden. Soms kaart de commissie onderwerpen aan bij de raad door middel van een rekenkamerbrief. In een dergelijke brief wordt de raad geattendeerd op een onderwerp zonder dat daar een uitgebreid en diepgaand onderzoek aan ten grondslag ligt. De brieven hebben het karakter van een verkenning. In 2014 zijn geen rekenkamerbrieven aan de raad gezonden. In 2014 heeft de rekenkamercommissie samen met de Algemene Rekenkamer onderzoek gedaan naar de voorbereidingen op de decentralisatie van de participatiewet met als eindrapport: Participatiewet en Verantwoording (november 2014). Gezien de omvang van de decentralisatie en de aandacht in de (landelijke) politiek een belangrijk onderwerp om onderzoek naar te doen. Aangezien dit onderzoek een ex-ante karakter heeft (de participatiewet was nog niet van kracht), was de timing van de presentatie van het onderzoek belangrijk. Uiteindelijk is het onderzoeksrapport gepresenteerd in november en toegelicht in een parallelle sessie voor de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft het rapport nog kunnen gebruiken vóór de participatiewet definitief in werking zou gaan treden. Belangrijkste aandachtspunten uit het rapport zijn;: 1) Het SMART 1 formuleren van KPI s 2 ; 2) Gebruik maken van bestaande aan te leveren beleidsinformatie, zoals de monitor ontwikkeld door SZW 3 ; 3) Tijdig aanleveren van nieuwe beleidskaders en verordeningen aan de gemeenteraad; 4) Gemeenteraad van voldoende sturingsinformatie voorzien, aangezien het bestuur meer op afstand staat vanwege gemeenschappelijke regelingen (bestuur op afstand). 4. Overige onderwerpen Contact met de raad Een van manieren om het contact met de raad te bevorderen en om na te gaan of de conclusies en aanbevelingen in een onderzoeksrapport aansluiten bij de belevingswereld en behoefte van raadsleden, is het rapport voor bestuurlijke behandeling toe te lichten in een zogenoemde parallelsessie. Een dergelijke sessie is bedoeld om informatie te verschaffen en te discussiëren. Niet om besluiten voor te bereiden of te nemen. Na het rapport over het toerismebeleid was het rapport participatiewet en verantwoording voor de rekenkamercommissie het tweede rapport dat in een dergelijke sessie besproken is. De voorzitter leidde het onderwerp in, waarna met raads- en commissieleden, de wethouder en ambtenaren werkzaam op het terrein van de participatiewet gediscussieerd werd over de hoofdlijnen van het rapport en de aanbevelingen. Ook de Algemene Rekenkamer, als externe onderzoeker was vertegenwoordigd tijdens de parallelsessie. De ervaring met deze sessie was -net als vorig jaar- zonder meer positief. In de toekomst worden rekenkamerrapporten vaker in een dergelijke sessie toegelicht, vooruitlopend op behandeling van de rapporten in de raadscommissie. Op 30 juni heeft de rekenkamer een bijeenkomst georganiseerd voor de gemeenteraad om kennis te maken met de kersverse nieuwe gemeenteraad en het lopende onderzoek te presenteren door Koos Postma, projectleider van de Algemene Rekenkamer waar we samen het onderzoek mee hebben gedaan. Deze bijeenkomst is ook gebruikt om informatie verzamelen over de zorgen die de gemeenteraadsleden hebben. Deze zorgen zijn toegevoegd aan de groslijst (de lijst van potentiële 1 SMART = Specifiek - Meetbaar - Actueel - Realistisch - Tijdsgebonden 2 KPI = Key performance indicator 3 SZW = ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

5 onderwerpen waar onderzoek naar gedaan kan worden). Zo was één van de zorgen die gemeenteraadsleden hebben hoe om te gaan met de veelheid aan samenwerkingsverbanden in relatie tot de ongedeelde eindverantwoordelijkheid die een gemeenteraad voor het gemeentebeleid heeft. Gesprek met de voorzitter van de raad Eens per jaar vindt een gesprek plaats tussen de voorzitter en secretaris van onze commissie en de voorzitter van de raad en de griffier over de werkzaamheden van de commissie. Formeel heeft dit jaar een gesprek met de voorzitter van de raad niet plaatsgevonden vanwege tijdelijke afwezigheid (zwangerschapsverlof) van onze nieuwe secretaris/onderzoeker Renske de Winter. Voor het komende jaar staat dit wel op de planning. Jaarverslag 2014 en Jaarplan 2015 Het jaarverslag en het jaarplan zijn in maart 2014 besproken en vastgesteld. Aansluitend zijn verslag en plan ter kennisname aan de raad gezonden. Algemene Rekenkamer Op 16 mei organiseerde de Algemene Rekenkamer samen met de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) in Maarssen een bijeenkomst voor lokale rekenkamers over samenwerking en kennisuitwisseling. De secretaris onderzoeker Renske de Winter, de voorzitter Aarjen Slot en extern lid Trudy van Steenbergen waren aanwezig. Op 18 september 2014 is het onderzoek Participatiewet en Verantwoording bij de gemeente Hoorn aan de orde geweest in één van de workshops georganiseerd door de NVRR. De bedoeling was om kennis uit wisselen over het doen van rekenkameronderzoek in verband met de op dat moment nog in te voeren decentralisatie. Het onderzoek bij Hoorn was toen in een afrondende fase en interessant genoeg voor de andere rekenkamers om te bespreken en ideeën op te doen. Hoorn is één van de weinige gemeenten die een dergelijk onderzoek samen met de Algemene Rekenkamer heeft uitgevoerd. Waardering voor deze aangegane samenwerking is door de Algemene Rekenkamer meerdere keren uitgesproken. Overigens zijn tijdens deze workshop geen vertrouwelijke gegevens gedeeld. 5. Vergaderingen De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden in de regel op de derde maandag van de maand plaats. In 2014 heeft Gerrit-Jan Huisman afscheid genomen als secretaris/onderzoeker van de rekenkamercommissie. Renske de Winter heeft op 1 april 2014 deze functie overgenomen. Per half september is Renske met zwangerschap gegaan en zijn haar taken tijdelijk overgenomen door Katja Bongers. 6. Financiële verantwoording Omschrijving Begroting Werkelijk Personeel (secretaris/onderzoeker uur per week) Opleidingskosten Presentiegeld Onderzoekskosten Budget Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

6 De commissie is minder vaak dan gepland bijeen gekomen en op de post presentiegeld is daarom minder uitgegeven. De onderschrijding op de onderzoekskosten wordt veroorzaakt door het in beperkte mate uitbesteden van onderzoek. Een substantieel deel van het onderzoek naar de decentralisaties is in eigen beheer verricht. Aan opleidingen is dit jaar weinig uitgegeven; de uitgaven zullen volgend jaar, met een gedeeltelijk nieuwe bezetting van de commissie, een ander beeld vertonen. Het niet gebruikte deel van het budget vloeit terug naar de algemene middelen. De inzet van Katja Bongers is met name betaald uit de vergoeding die de gemeente heeft ontvangen voor het zwangerschap van Renske de Winter. Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

7 JAARPLAN Ontwikkelingen Onderzoeksmethoden Na zeven jaar van klassiek (ex post) rekenkameronderzoek over het gevoerde gemeentelijke beleid heeft onze commissie nagedacht over het toepassen van andere onderzoeksmethoden. Dit heeft geleid tot een oriëntatie op het houden van ex ante onderzoek naast ex post onderzoek en het uitvoeren in 2014 van een dergelijk onderzoek (Participatiewet en Verantwoording). Overigens zijn dergelijke onderzoeken altijd gericht op reeds gemaakte keuzes inzake de uitgangspunten van toekomstig beleid. Interne leden Voor onze commissie is het onderhouden van contact met de gemeenteraad een kritieke succesfactor. Het lidmaatschap van raadsleden in de commissie (interne leden) is een van de mogelijkheden dit contact gestalte te geven. Interne leden weten wat er leeft binnen de raad en onze commissie vindt het belangrijk dat de keuze van onderzoeksonderwerpen aansluit bij de behoefte aan informatie en de belangstelling van de gemeenteraad. Door de combinatie van vier externe en drie interne leden ervaren wij geen gevaar voor de onafhankelijkheid. Samenwerking met andere lokale rekenkamers Onze commissie is vóór samenwerking met andere lokale rekenkamers. Vooral met betrekking tot regionale onderzoeksthema s is het goed om de samenwerking te zoeken. Het streven naar één West-Friese rekenkamer als meest vergaande vorm van samenwerking wordt echter niet onderschreven zo lang niet wordt aangetoond dat hiervan een duidelijke meerwaarde uitgaat. Onze lokale rekenkamer kan in de huidige situatie goed inspelen op de specifieke Hoornse situatie en het Hoornse beleid. Het voordeel van gezamenlijke onderzoeken is dat een vergelijking met andere gemeenten kan worden gemaakt (benchmark). Te denken valt aan de landelijke doe mee onderzoeken. 2. Te hanteren criteria De rekenkamercommissie is onafhankelijk. Bij het bepalen van de te onderzoeken onderwerpen worden een aantal selectiecriteria gehanteerd. In principe komen alleen onderwerpen die aan alle selectiecriteria voldoen in aanmerking voor onderzoek door de rekenkamercommissie. De selectiecriteria zijn: 1 Er is sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht; 2 Toegevoegde waarde van het onderzoek; de leereffecten en nieuwe inzichten rechtvaardigen de onderzoeksinspanning 3 Er is een risico/vermoeden van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid, onrechtmatigheid; 4 De onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te beantwoorden. De commissie streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de verschillende debeleidsterreinen. 3. Groslijst met onderzoeksthema s Tot nu toe heeft de rekenkamercommissie grotendeels zelf de onderwerpen verzameld en ieder jaar een keuze gemaakt. De commissie houdt zelf bij wat er aan thema s speelt binnen een gemeente. Hierbij wordt gebruik gemaakt van officiële stukken als raadstukken, b en w besluiten, raadscommissiestukken en van andere bronnen als lokale/regionale kranten, vakbladen en onderzoeksrapporten. De kring van secretarissen van rekenkamers van de NVRR houdt bij welke onderwerpen in de aangesloten gemeenten worden behandeld en ook deze onderzoeksplannen zijn een bron van informatie. Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

8 De gemeenteraad of de algemene raadscommissie kan de rekenkamercommissie verzoeken een onderwerp nader te onderzoeken. Onze commissie zal dit verzoek bespreken en haar besluit duidelijk motiveren. Bij de start van de commissie in 2005 is een dynamische groslijst met onderzoeksonderwerpen opgesteld. Aan deze lijst zijn onderwerpen toegevoegd en van de lijst zijn onderwerpen afgevoerd. De nu resterende is 2014 worden vernieuwd, onder andere op basis van het contact met de nieuwe gemeenteraad op 30 juni Op de huidige lijst staan: 1) Wijkgericht werken; in welke mate oefenen burgers meer invloed uit op hun leefomgeving. Neemt het vertrouwen in het functioneren van de overheid toe? In 2012 is de wijkvisie Grote Waal, in samenwerking met bewoners en organisaties, tot stand gekomen; 2) Jeugdbeleid: hoe effectief is dit beleid? Door de op handen zijnde decentralisatie van de Jeugdzorg ligt het eerder voor de hand dit onderwerp in het kader van de decentralisaties in het sociale domein nader te onderzoeken; 3) Hoorn: van groei- naar beheergemeente (gevolgen voor werkwijze en investeringen. Van kwantiteit naar kwaliteit); 4) De effectiviteit van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Tijdens een parallelle sessie in 2012 is door het college van B en W informatie verstrekt over de stand van zaken m.b.t. dit onderwerp. Begin 2013 trad de nieuwe Aanbestedingswet in werking; 5) Kansen en risico s samenwerking tussen gemeenteraden. Het lijkt alsof het steeds meer gewenst is om (meer) met elkaar samen te werken met behulp van gemeenschappelijke constructies. Het gemeentebestuur komt daarmee steeds meer op afstand te staan. Hoe gaat de gemeenteraad daarmee om? 6) Beheer (maatschappelijk) vastgoed en/of leegstand; zijn normen als maximaal financieel risico, maximaal aanvaardbare termijnen van leegstand, minimale opbrengst bij verkoop, minimale verhuurwaarde en dergelijke zaken goed vastgesteld en wordt daar op gestuurd? Het onderzoek van de rekenkamer kan zich richten op de uitvoering van het vastgoedbeleid. Is dit conform door de gemeenteraad vastgestelde kaders en zijn er eventueel mogelijkheden voor verbetering. 7) Afhandeling van klachten en/of bezwaren 8) Onderhoud wegen; onderzoek naar de normen voor het onderhoud en daarmee samenhangende kosten. Deze lijst is ter oriëntatie. Het is geen uitgemaakte zaak dat alleen uit deze onderwerpen gekozen moet worden. Als bijvoorbeeld de actualiteit dat met zich meebrengt, kan de commissie een ander onderwerp selecteren. Er hoeft overigens niet bij ieder onderwerp voor een diepgaand onderzoek gekozen te worden. Ook kortdurende onderzoeken en verkenningen behoren tot de mogelijkheid, afhankelijk van de aard van het onderwerp en de gekozen probleemstelling. 3. Start onderzoek naar het ondernemersklimaat Hoorn De leegloop van de winkels in binnenstad door de recessie en de toename van digitaal winkelen zijn aanleiding voor de rekenkamercommissie om in 2015 onderzoek te doen naar het ondernemersklimaat in de gemeente Hoorn. De focus van het onderzoek ligt op detailhandel en horeca in de binnenstad. Vragen die de rekenkamercommissie daarbij heeft zijn onder meer: Op welke manier speelt de gemeente in op de actuele ontwikkelingen? Welk beleid wordt gevoerd? In welke mate het beleid effectief en de uitvoering ervan efficiënt? Hoe wordt hierover gecommuniceerd richting de gemeenteraad. Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart

9 4. Communicatie met de raad Aangezien het toelichten van onderzoeksrapporten in de raadscommissie vanwege de overvolle agenda vaak niet tot de mogelijkheden behoort wordt sinds 2013 een toelichting gegeven tijdens een zogenoemde parallelle sessie. Ook in volgende jaren zal van dit instrument gebruik worden gemaakt. Deze sessies worden gehouden parallel aan de vergaderingen van de raadscommissie op de dinsdagavond en zijn bedoeld om geïnteresseerde raads- en commissieleden te informeren over een actueel onderwerp en in een vrije discussie ideeën uit te wisselen. Na een dergelijke sessie wordt het betreffende onderwerp doorgaans kort daarop geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie en vervolgens in de gemeenteraad. 6. Budget Het budget voor 2015 is voor dit lager dan in Dit heeft te maken met de taakstelling die voor de gemeente geldt en waar de gemeenteraad ook een bijdrage aan moet leveren. Dit is in mindering gebracht op de onderzoekskosten en opleidingskosten. Omschrijving Begroting Personeel Opleidingskosten Presentiegeld Contributies 600 Onderzoekskosten (was ) Budget Vergaderschema 2014 Ook in 2015 wordt vergaderd op de derde maandag in de maand, met uitzondering van de maanden waarin voor de raad en raadscommissie een vergaderreces van toepassing. Vergaderdata: 16 februari, 16 maart, 20 april, 18 mei,15 juni, 21 september, 26 oktober en 16 november, met ruimte voor een extra vergadering indien nodig. Na vaststelling van dit Jaarverslag en het Jaarplan worden verslag en plan ter kennisneming aan de raad gezonden, met een afschrift aan het college van B en W en de auditcommissie. Jaarverslag 2014 en jaarplan 2015 rekenkamercommissie Hoorn, maart