JAARVERSLAG 2015 EN JAARPLAN Rekenkamercommissie Hoorn

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2015 EN JAARPLAN 2016 Rekenkamercommissie Hoorn Rekenkamercommissie gemeente Hoorn februari 2016

2 INHOUD JAARVERSLAG Inleiding Vorm en samenstelling rekenkamercommissie Hoorn Onderzoeksrapportages Overige onderwerpen Vergaderingen Financiële verantwoording... 6 JAARPLAN Ontwikkelingen Te hanteren criteria Groslijst met onderzoeksthema s Start onderzoek vastgoedbeleid Hoorn Communicatie met de raad Budget Vergaderschema Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

3 JAARVERSLAG INLEIDING Ieder jaar legt de rekenkamercommissie op grond van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Hoorn voor 1 april verantwoording af aan de gemeenteraad over de uitgevoerde werkzaamheden. De commissie bestaat sinds september Haar wettelijke taak is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op de aspecten doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Dit wordt gedaan door het verrichten van onafhankelijk onderzoek. Doel is de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en bij te dragen aan het afleggen door de raad van publieke verantwoording. De rekenkamercommissie bepaalt zelf de te onderzoeken onderwerpen. Jaarlijks worden twee onderzoeken verricht, die uitmonden in rapport met conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Dat rapport wordt door de rekenkamercommissie aan de gemeenteraad aangeboden en is daarna openbaar. 2. VORM EN SAMENSTELLING REKENKAMERCOMMISSIE HOORN In Hoorn is gekozen voor een rekenkamerfunctie met een gemengd model: drie interne leden uit de gemeenteraad en vier externe. Zij vormen samen de rekenkamercommissie. Eén van de externe leden is voorzitter. De interne leden (leden uit en namens de gemeenteraad) kennen de couleur locale en kunnen de achtergrond van eerdere bestuurlijke besluitvorming duiden. Zij vormen een belangrijke verbindende schakel met de gemeenteraad. Tijdens het verslagjaar liep de benoemingstermijn van één van de externe leden (de heer Jeroen Meijne) af. De ontstane vacature is vrijwel direct vervuld met de benoeming van het nieuwe externe lid mevrouw Rosalie Ngalle. De heer Symen van der Meer heeft in februari 2015 wegens dringende andere bezigheden zijn werkzaamheden als intern lid van de rekenkamercommissie moeten staken. Hij is in maart 2015 opgevolgd door het interne lid Robert Vinkenborg. De rekenkamercommissie was in het verslagjaar als volgt samengesteld: de heer Aarjen Slot, extern lid vanaf 1 mei 2010 en voorzitter vanaf april 2012 de heer Jeroen Meijne, extern lid vanaf juli 2005, tot september 2015 mevrouw Trudy Steenbergen, extern lid vanaf november 2008 de heer Peter de Wit, extern lid vanaf mei 2012 mevrouw Rosalie Ngalle, extern lid vanaf september 2015 de heer Symen van der Meer, intern lid vanaf april 2014 tot februari 2015 de heer Dick Bennis, intern lid vanaf april 2014 de heer Jos Kamminga, intern lid vanaf april 2014 de heer Robert Vinkenborg, intern lid vanaf maart 2015 Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

4 De rekenkamercommissie werd ondersteund door een secretaris/onderzoeker (mevrouw Katja Bongers). Historie 3. ONDERZOEKSRAPPORTAGES Sinds de start van de rekenkamercommissie eind 2005 zijn door de rekenkamercommissie de volgende rapporten en brieven aan de gemeenteraad uitgebracht: 1. Werking van de systematiek van budgetsubsidiëring, met de bibliotheek als casus (2006); 2. Verbetermogelijkheden van de kaderstellende rol van de programmabegroting (2006); 3. Het beleid op het gebied van betaald parkeren in de binnenstad (2007); 4. De inkooppraktijk van de gemeente (2008); 5. Vervolgonderzoek naar de doeltreffendheid van betaald parkeren in de binnenstad (2008); 6. Rekenkamerbrief over beheersmaatregelen exploitatierisico s Bangert en Oosterpolder (2008); 7. Rekenkamerbrief over de doorwerking van de aanbevelingen uit de rapporten van 2006 (2008); 8. Verbonden partijen, een casestudy (2008); 9. Beheer openbare ruimte, planmatig werken nog geen gemeengoed (2009); 10. Resultaten Reïntegratie ondoorzichtig (2010); 11. De afhandeling van meldingen (2010); 12. Wmo: huishoudelijke hulp en het persoonsgebonden budget (2011); 13. Armoedebeleid, sturen met beperkt zicht (2011); 14. Grote Projecten, wie is aan zet? (2012); 15. Toerismebeleid, onbekend maakt onbemind (2012). 16. Decentralisaties, mogelijkheden voor sturing door de gemeenteraad (juni 2013); 17. Participatiewet en verantwoording (november 2014); 18. Een Terugblik op Rekenkameronderzoek (mei 2015); 19. Winkelen in Hoorn; een onderzoek naar gemeentelijk beleid voor detailhandel en horeca in de binnenstad van Hoorn (augustus 2015). Eens in de paar jaar gaat onze commissie na wat er van de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen, terecht is gekomen. Dat heeft de commissie ook in 2015 gedaan. De resultaten van deze inventarisatie zijn verwerkt in de rapportage die hiervoor wordt genoemd onder punt 18 (Een Terugblik op Rekenkameronderzoek). Soms kaart de commissie onderwerpen aan bij de raad door middel van een rekenkamerbrief. In een dergelijke brief wordt de raad geattendeerd op een onderwerp zonder dat daar een uitgebreid en Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

5 diepgaand onderzoek aan ten grondslag ligt. De brieven hebben het karakter van een verkenning. In 2015 zijn geen rekenkamerbrieven aan de raad gezonden. In 2015 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het gemeentelijk beleid voor detailhandel en horeca in de binnenstad van Hoorn. De belangrijkste conclusies uit dat rapport waren: Uit de beleidsnota s en uit begrotingsstukken blijkt niet wanneer welke doelen moeten worden bereikt om detailhandel en horeca in de Hoornse binnenstad te versterken en wat dat mag kosten. En uit de verantwoordingsstukken blijkt niet welke doelen uit het vastgestelde beleid zijn bereikt en tegen welke kosten. De gemeente verzamelt daarover zelf geen relevante managementinformatie en kan daarom zelf de vraag of er doelmatig en doeltreffend beleid wordt gevoerd, niet beantwoorden. Beleidsnota s zouden moeten worden geactualiseerd. Zo dateert de detailhandelsnota uit Om invulling te geven aan zijn kaderstellende rol, zou de gemeenteraad daarbij proactief moeten optreden. Alleen als er duidelijke kaders worden gesteld, kan achteraf worden vastgesteld of er binnen die kaders doelen en resultaten ook daadwerkelijk werden bereikt. De rekenkamercommissie deed naar aanleiding van het onderzoek acht aanbevelingen. Die aanbevelingen zijn erop gericht het beleid beter te omschrijven, met duidelijke, goed geformuleerde doelen die moeten worden bereikten geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Alle aanbevelingen werden door de gemeenteraad overgenomen. Het onderzoek is voor de Raad aanleiding om op 13 oktober 2015 een motie aan te nemen, die zich verder toespitst op met name de gewenste informatievoorziening voor Raadsleden gericht op de kwaliteit en samenhang van beleidsdocumenten. Het college van B&W heeft aangegeven in 2015 een voorstel te doen over de wijze waarop de 8 aanbevelingen kunnen worden overgenomen. 4. OVERIGE ONDERWERPEN Contact met de raad Een van manieren om het contact met de raad te bevorderen en om na te gaan of de conclusies en aanbevelingen in een onderzoeksrapport aansluiten bij de belevingswereld en behoefte van raadsleden, is het rapport voor bestuurlijke behandeling toe te lichten in een zogenoemde parallelsessie. Een dergelijke sessie is bedoeld om informatie te verschaffen en te discussiëren. Niet om besluiten voor te bereiden of te nemen. Na het rapport over het toerismebeleid was het rapport participatiewet en verantwoording voor de rekenkamercommissie het tweede rapport dat in een dergelijke sessie besproken is. In 2015 is ook het rapport over detailhandel en horeca in de binnenstad door de voorzitter van de rekenkamercommissie in een parallelle sessie toegelicht. De voorzitter leidde het onderwerp in, waarna met raads- en commissieleden, de wethouder en ambtenaren werkzaam op het beleidsterrein gediscussieerd werd over de hoofdlijnen van het rapport en de aanbevelingen. De voorzitter gaf bovendien een interview over het rapport voor de locale radiozender. Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

6 Gesprek met de voorzitter van de raad Eens per jaar vindt een informatief gesprek plaats tussen de voorzitter van onze commissie en de voorzitter van de raad. Het gesprek met de voorzitter van de raad (Mw. Yvonne van Mastricht) vond plaats op 10 november Jaarverslag 2014 en Jaarplan 2015 Het jaarverslag en het jaarplan zijn in maart 2015 besproken en vastgesteld. Aansluitend zijn verslag en plan ter kennisname aan de raad gezonden. 5. VERGADERINGEN In 2015 vergaderde rekenkamercommissie tien maal. De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden in de regel op de derde maandag van de maand plaats. In de maanden juli en augustus werd er niet vergaderd. 6. FINANCIËLE VERANTWOORDING Omschrijving Begroting 2015 Realisatie 2015 Personeel Opleidingskosten Presentiegeld Contributies Onderzoekskosten (inzet secretaris/onderzoeker) Totaal: De onderschrijding op de post opleidingskosten wordt veroorzaakt door het niet doorgaan van een opleiding voor de secretaris/onderzoeker in vaste dienst, wegens zwangerschaps- en ziekteverlof. Ter vervanging van de vaste secretaris/onderzoeker werd een waarnemend secretaris/onderzoeker (mevrouw Katja Bongers) ingehuurd. De kosten voor deze inhuur zijn ten laste gebracht van het onderzoeksbudget. Het niet gebruikte deel van het budget vloeit terug naar de algemene middelen. Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

7 JAARPLAN ONTWIKKELINGEN Interne leden Voor onze commissie is het onderhouden van contact met de gemeenteraad een kritieke succesfactor. Het lidmaatschap van raadsleden in de commissie (interne leden) is een van de mogelijkheden dit contact gestalte te geven. Interne leden weten wat er leeft binnen de raad en onze commissie vindt het belangrijk dat de keuze van onderzoeksonderwerpen aansluit bij de behoefte aan informatie en de belangstelling van de gemeenteraad. Door de combinatie van vier externe en drie interne leden ervaren wij geen gevaar voor de onafhankelijkheid. Het feit dat er raadsleden zitting hebben in onze rekenkamercommissie heeft dus een positief effect op de kwaliteit van ons onderzoek. Wij onderschrijven dan ook niet het plan van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 1 om raadsleden te weren uit gemeentelijke rekenkamers. Samenwerking met andere lokale rekenkamers Onze commissie is vóór samenwerking met andere lokale rekenkamers. Vooral met betrekking tot regionale onderzoeksthema s is het goed om de samenwerking te zoeken. Het streven naar één West-Friese rekenkamer als meest vergaande vorm van samenwerking wordt echter niet onderschreven, zo lang niet wordt aangetoond dat hiervan een duidelijke meerwaarde uitgaat. Onze lokale rekenkamer kan in de huidige situatie goed inspelen op de specifieke Hoornse situatie en het Hoornse beleid. 2. TE HANTEREN CRITERIA De rekenkamercommissie is onafhankelijk. Bij het bepalen van de te onderzoeken onderwerpen worden een aantal selectiecriteria gehanteerd. In principe komen alleen onderwerpen die aan alle selectiecriteria voldoen in aanmerking voor onderzoek door de rekenkamercommissie. De selectiecriteria zijn: 1 Er is sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht; 2 Toegevoegde waarde van het onderzoek; de leereffecten en nieuwe inzichten rechtvaardigen de onderzoeksinspanning; 3 Er is een risico/vermoeden van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid, onrechtmatigheid; 4 De onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te beantwoorden. De commissie streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de verschillende beleidsterreinen. 1 Actieplan lokale rekenkamers d.d. 7 juli 2015, Tweede Kamer , VII nr. 54 Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

8 3. GROSLIJST MET ONDERZOEKSTHEMA S Tot nu toe heeft de rekenkamercommissie grotendeels zelf de onderwerpen verzameld en ieder jaar een keuze gemaakt. De commissie houdt zelf bij wat er aan thema s speelt binnen de gemeente. Hierbij wordt gebruik gemaakt van officiële stukken als raadstukken, B&W besluiten, raadscommissiestukken en van andere bronnen als lokale/regionale kranten, vakbladen en onderzoeksrapporten. De secretaris/onderzoeker houdt bij welke mogelijk interessante onderzoeken er door andere rekenkamers en rekenkamercommissies worden gedaan en informeert de voorzitter van de rekenkamercommissie daarover. De gemeenteraad of de algemene raadscommissie kan de rekenkamercommissie verzoeken een onderwerp nader te onderzoeken. Onze commissie zal dit verzoek bespreken en haar besluit duidelijk motiveren. Bij de start van de commissie in 2005 is een dynamische groslijst met onderzoeksonderwerpen opgesteld. Aan deze lijst zijn in 2015 onderwerpen toegevoegd en van de lijst zijn onderwerpen afgevoerd. De nu resterende groslijst is als volgt (onderwerpen worden genoemd in willekeurige volgorde): 1) Wijkgericht werken; in welke mate oefenen burgers meer invloed uit op hun leefomgeving. Neemt het vertrouwen in het functioneren van de overheid toe? In 2012 is de wijkvisie Grote Waal, in samenwerking met bewoners en organisaties, tot stand gekomen; 2) Jeugdbeleid: hoe effectief is dit beleid? Door de op handen zijnde decentralisatie van de Jeugdzorg ligt het eerder voor de hand dit onderwerp in het kader van de decentralisaties in het sociale domein nader te onderzoeken; 3) Hoorn: van groei- naar beheergemeente (gevolgen voor werkwijze en investeringen. Van kwantiteit naar kwaliteit); 4) Het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Tijdens een parallelle sessie in 2012 is door het college van B en W informatie verstrekt over de stand van zaken m.b.t. dit onderwerp. Begin 2013 trad de nieuwe Aanbestedingswet in werking. Gaat het goed in Hoorn? Is het beleid effectief en wordt het doelmatig uitgevoerd?; 5) Kansen en risico s samenwerking tussen gemeenteraden. Het lijkt alsof het steeds meer gewenst is om (meer) met elkaar samen te werken met behulp van gemeenschappelijke constructies. Het gemeentebestuur komt daarmee steeds meer op afstand te staan. Hoe gaat de gemeenteraad daarmee om? 6) Afhandeling van klachten en/of bezwaren; 7) Schuldhulpverlening: worden de juiste mensen bereikt en is de uitvoering doelmatig en doeltreffend? 8) Subsidiebeleid: wat wordt er met gemeentelijke subsidie in Hoorn bereikt? 9) Een onderzoek naar de GR WerkSaam. Een dergelijk onderzoek lijkt nog wat te vroeg, omdat deze GR nog te kort bestaat om concrete, reeds geboekte resultaten te onderzoeken. Het onderwerp staat op de groslijst voor de middellange termijn; 10) Een vooronderzoek naar taken, doelen en realiseren van prestatieafspraken (mede in het licht van de Woningwet 2015). Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

9 Deze lijst is ter oriëntatie. Het is geen uitgemaakte zaak dat alleen uit deze onderwerpen gekozen moet worden. Als bijvoorbeeld de actualiteit dat met zich meebrengt, kan de commissie een ander onderwerp selecteren. Er hoeft overigens niet bij ieder onderwerp voor een diepgaand onderzoek gekozen te worden. Ook kortdurende onderzoeken en verkenningen behoren tot de mogelijkheid, afhankelijk van de aard van het onderwerp en de gekozen probleemstelling. 4. START ONDERZOEK VASTGOEDBELEID HOORN In 2015 startte de rekenkamercommissie een onderzoek naar het gemeentelijk vastgoedbeleid. Aanleiding voor het onderzoek was het grote beslag op de gemeentelijke financiën. De leegstand van het gemeentelijke vastgoed, in het bijzonder van maatschappelijke vastgoed zoals sportvoorzieningen, scholen, buurthuizen en multifunctionele accommodaties, vraagt in tijden van financiële krapte specifieke aandacht. De rekenkamercommissie Hoorn vraagt zich af of het vastgoedbeheer door de gemeente Hoorn doelmatig en doeltreffend is. Die vraag was de aanleiding voor het onderzoek. De rekenkamercommissie verwacht dat het rapport nog voor het zomerreces 2016 aan de gemeenteraad kan worden gepresenteerd. 5. COMMUNICATIE MET DE RAAD Aangezien het toelichten van onderzoeksrapporten in de raadscommissie vanwege de overvolle agenda vaak niet tot de mogelijkheden behoort wordt sinds 2013 een toelichting gegeven tijdens een zogenoemde parallelle sessie. Ook in volgende jaren zal van dit instrument gebruik worden gemaakt. Deze sessies worden gehouden parallel aan de vergaderingen van de raadscommissie op de dinsdagavond en zijn bedoeld om geïnteresseerde raads- en commissieleden te informeren over een actueel onderwerp en in een vrije discussie ideeën uit te wisselen. Na een dergelijke sessie wordt het betreffende onderwerp doorgaans kort daarop geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie en vervolgens in de gemeenteraad. 6. BUDGET Het budget voor 2016 is ,--, als volgt verdeeld: Omschrijving Begroting 2016 Personeel Opleidingskosten Presentiegeld Contributies 600 Onderzoekskosten Budget 2016 totaal: Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari

10 7. VERGADERSCHEMA 2016 Ook in 2016 wordt vergaderd op de derde maandag in de maand, met uitzondering van de maanden waarin voor de raad en raadscommissie een vergaderreces van toepassing is. Vergaderdata zijn 18 januari, 22 februari, 21 maart, 18 april, 23 mei, 20 juni, 19 september, 24 oktober, 21 november en 12 december, met ruimte voor een extra vergadering indien nodig. Na vaststelling van dit Jaarverslag en het Jaarplan worden verslag en plan ter kennisneming aan de gemeenteraad gezonden, met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders en de auditcommissie. Jaarverslag 2015 en jaarplan 2016 rekenkamercommissie Hoorn, 22 februari