Productive Ward Implementatie & resultaten UZA Muriel Tegenbos Projectleider Productive Ward
Projectaanpak Projectstructuur Projectteam Productive Ward Projectleider Projectmedewerker (2FTE) Werkgroep Productive Ward Directeur PZ Coördinator HR Verpleegkundig afdelingshoofd Hoofdvpkn AZ Monica Projectteam PW Stuurgroep Productive Ward Dir Personeel Dir PZ UZA Dir PZ AZ Monica Dir Technische dienst Coördinator Facil diensten Med. Diensthoofd Coördinator HR Projectleider PW & ICT Stuurgroepen Stuurgroep UZA Lean Gedeleg bestuurder Dir Personeel Dir PZ Dir Facil diensten Med. Diensthoofd Coördinator HR Projectleider PW
Uitrol in cohortes (okt 2011 dec 2013)
Modulaire opbouw
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling?
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Kick off meeting & afdelingsvisie visualiseren van de excellente afdeling 3 verschillende perspectieven: verpleegteam, patiënt & andere medewerkers woordenwolk & geschreven visie
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Prestatie-indicatoren opvolgen ziekenhuisbreed (centraal aangeleverd) afdelingsgebonden (gekozen en gemeten door verpleegteams) 4 zorgdimensies Verbeteren patiëntveiligheid & betrouwbaarheid van zorg bv. patiënt ID-bandjes Verbeteren patiëntenbeleving bv. patiënttevredenheid Verbeteren van welbevinden van medewerkers bv. aantal overuren, ziekteverzuim,... Verbeteren van efficiëntie van zorg bv. proportie directe patiëntenzorg
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Eenvoudige meetinstrumenten duidelijk afgelijnde criteria SMART-doelstellingen meting door verpleegteam verhoogde registratiegraad van indicatoren & verbeteracties verhoogde bewustwording over afdelingsperformantie feitelijke gegevens als drive voor continue verbetering
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Prestatiebord prominente plaats performantie afdeling visualiseren van trends visueel management & 3 seconden regel
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Wekelijkse teammeetings 15 teamoverleg aan het prestatiebord hoofdverpleegkundige als facilitator aanwezige teamleden afdelingsprestaties bespreken verbetersuggesties & doelstellingen bepalen acties verantwoordelijken- deadlines Wekelijkse rapportering communicatiemiddel betrokkenheid van iedereen voortgangscontrole
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling?
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Activiteitenregistratie zelfregistratie & registratie door observatie (per 10 vs. per 1 ) proportie directe patiëntenzorg verstoringen registratie afgelegde afstand monitortool sturend bij keuze te optimaliseren processen Toekomst: digitale activiteitenregistratie gebruik PDA s langere observatieperiodes observatie van deelprocessen automatische verwerking van resultaten door statistisch programma
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Afdelingsruimten vóór & na 5S afdelingsvoorraad: afstemmen op verbruik verwijderen defect, verouderd of vervallen materiaal veiligere werkomgeving toename efficiëntie zorgverlening winst in tijd en afstand visueel management
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Foto s & labels
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Markeringen
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Kleurcoderingen scanmateriaal Clusteren materiaal (bv. op basis van gebruik) Visueel management: 3 seconden regel Tijdbesparend & verminderen afgelegde afstand Ziekenhuisbrede implementatie Studenten, verpleegkundigen mobiele equipe,
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Optimalisatie van zorgprocessen: Opname patiënt van IZ naar CCU-kamer na TAVI Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram Procesoptimalisatie: Standaardisatie 6 CCU-kamers
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Optimalisatie van zorgprocessen: Bereiden van een Cedocard IV infuus Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram 5S aanpak: reduceren van verspilling efficiëntere opslag van benodigd materiaal betere voorbereiding materiaal Voordelen: tijdswinst reductie van afgelegde afstand efficiëntere uitvoering van het proces
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Sustainability Systematiseren auditformulieren per ruimte auditplanning opgesteld & uitgevoerd door team Standaardiseren standaard ruimte documenteren eenvoudig (1 page standard) opgesteld door team
Basismodule 3 Status van de patiënt in één oogopslag
Basismodule 3 Status van de patiënt in één oogopslag Aanleiding:
Basismodule 3 Status van de patiënt in één oogopslag Input verpleegteams bij ontwikkeling digitaal patiëntenoverzicht Feedback Dot voting
Basismodule 3 Status van de patiënt in één oogopslag
Basismodule 3 Status van de patiënt in één oogopslag Inhoud digitaal patiëntenoverzicht patiëntengegevens opnamegegevens medische gegevens specifieke patiëntengegevens safety briefing Doel status patiënt in één oogopslag verminderen verstoringen verpleegkundigen tijd besparen in zoeken naar informatie patiëntveiligheid & kwaliteit van zorg PPD (transparantie bedbezetting & geplande ontslagdatum)
Procesmodules
Procesmodules: Module Patiëntobservaties Optimalisatie beleid bij afwijkende parameters cardiologiepatiënten meer duidelijkheid over wie en wanneer te contacteren MEWS: betere afstemming op specifieke patiëntenpopulaties groter draagvlak bij verpleegkundigen Evaluatie internationale guidelines (EBP) Opvolgen indicatoren: complicatieregistratie post-catheterisatie (aantal & type) Betrouwbaarheidsaudits
Procesmodules: Module Briefing Opvolging indicatoren via veiligheidskruisen: tijdig starten briefing tijdsduur briefing (max.30 ) SBAR-briefen Auditformulieren opgesteld door team materniteit: overdracht materniteit/mic overdracht verloskamer Audit SBAR-briefing november 2012 (12 criteria)
Procesmodules: Module Maaltijden
Procesmodules: Module Medicatie Procesanalyse d.m.v. process mappings & spaghettidigram Feedback team over medicatiedistributie en opslag Evaluatie medicatievoorraad Medicatieveiligheid: Opvolging indicatoren Onbeheerd achterlaten medicatie op medicatiekar Verzegeling reanimatiekar Crediteren medicatie na ontslag Patiëntidentificatie Lookalikes
Procesmodules: Module Medicatie Patiëntenbevraging (n=20): Post-partum MIC-patiënten Resultaten: - Meerderheid wil zelf medicatie innemen (zelfcontrole) - Meerderheid wil structuur en aftekenblad -Meerderheid vindt dat ze teveel medicatie krijgen Verbeterinitiatieven team: - Opstellen medicatieoverzicht & aftekenblad - Verminderen hoeveelheid standaard medicatie (Dafalagan & Cataflam ) - Teveel medicatie = retour apotheek - Opvoedend werken bij sectio (minder Cataflam )
Sustainability - Voortgangscontrole Einde implementatiefase (> 6 maanden) Maandelijkse rapportage aan projectteam: Gestandaardiseerd rapporteringsformulier: voortgang modules meetresultaten foto s & documenten geplande dienstvergaderingen... Maandelijks overlegmoment met projectteam: voortgang, moeilijkheden, Maandelijks actieplan per afdeling opgesteld door projectteam
Sustainability - Betrokkenheid van alle medewerkers Brown paper sessions Feedbackformulieren aan prestatiebord Dot voting Input op process mappings Prestatiebord als communicatiemiddel
Sustainability - Betrokkenheid van het management
Symposium 1 jaar ervaring met Productive Ward Alle presentaties zijn beschikbaar op www.uza.be/productive-ward