5. Vergadering van 20 april 2015. Aanwezig: Dames en Heren: Spooren Hugo, Voorzitter Gruyters Bart, Burgemeester; Vanleeuw, Guypen, Berden, Vandersmissen en Vanuytrecht, Schepenen; Grosemans, Schepen van rechtswege en OCMW- voorzitter; Vandenrijt, Appeltans, Boesmans, De Norre, Moyaers, Ector, Laenen, Orens, Berden, Graulus, Vanwing, Claes, Smeets; Raadsleden; Creten Nathalie, Stadssecretaris. Verontschuldigd: raadslid Pauly raadslid De Waele raadslid Vanschoonbeek Om twintig uur wordt door de Voorzitter de vergadering voor geopend verklaard. Het verslag van de vergadering van 9 maart 2015 wordt zonder opmerkingen aanvaard. Het verslag van de vergadering van 31 maart 2015 wordt aanvaard na aanpassing van volgende opmerkingen: In agendapunt 1 wordt infovergadering vervangen door inspraakvergadering en Trompetweg door Tramstraat. In toepassing van artikel 32 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen wordt navolgend punt namens de sp.a fractie toegevoegd aan de agenda van de gemeenteraad: Behoud bibliotheek van Herk-de-Stad. De Gemeenteraad: Dienst Financiën Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. Aangaan van leningen ter financiering van het bestuur. 1. Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 43 inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikel 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2;
Overwegende dat in het kader van de opdracht Aangaan van leningen ter financiering van het bestuur een bestek met nr. 2015-3752 werd opgesteld door de dienst financiën; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag; Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt; Gelet op de stemming over het algehele besluit: Naam en voornaam Voor Tegen Onthouding Spooren Hugo Gruyters Bart Vanleeuw Mark Guypen Lo Berden Wim Vandersmissen Gert Vanuytrecht Louis Vandenrijt Noël Appeltans Laurens Ivan Boesmans De Norre Koen Moyaers Bert Ector Guido Laenen Michel Orens Steve Berden Marijke Graulus Jimmy Vanwing Thomas Claes Kristof Smeets Niko BESLUIT met 14 stemmen voor, 5 stemmen tegen en 1 onthouding: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. Artikel 2. Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2015-3752 en de raming voor de opdracht Aangaan van leningen ter financiering van het bestuur, opgesteld door de dienst financiën. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. Het leningsbedrag bedraagt 3.100.000,00. Artikel 3. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau. Artikel 4. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan: - Dienst Financien, - Dienst logistiek, veiligheid en preventie. _ Fractieleider Bert Moyaers verantwoordt zijn onthouding als volgt: De sp.a-fractie vindt de omschrijving voor dit leningsbedrag te vaag. _
2. AGB Goedkeuring rekening 2013 en jaarverslag 2013. Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, zoals gewijzigd; Stadssecretaris Creten Nathalie verlaat de zitting en wordt vervangen door plaatsvervangend secretaris Bart Bastijns. Gelet op de beslissing van 5 juli 2010 tot de oprichting van een Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de- Stad; Gelet op het ministerieel besluit van 28 oktober 2010 houdende de goedkeuring van de statuten en van de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie van het genoemde ministerieel besluit in het Belgisch staatsblad van 16 november 2010; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 20 december 2010 houdende de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad; Gelet op het ministerieel besluit van 28 maart 2011 houdende de goedkeuring van de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie ervan in het Belgisch staatsblad op 13 april 2011; Gelet op de overdracht door de stad aan het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad van de publieke delen van de sporthal dd. 26 september 2013; Gelet dat sindsdien het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad instaat voor de exploitatie van de stedelijke sporthal, gelegen te 3540 Herk-de-Stad, Ursulinenstraat 1; Gelet op de beslissing van de Gemeenteraad, in zitting van 10 februari 2014, tot aanstelling van een externe bedrijfsrevisor voor het AGB Herk-de-Stad voor de boekjaren 2013-2014-2015, te weten Callens, Pirenne, Theunissen & Co Bedrijfsrevisoren, Luikersteenweg 232/4 te 3500 Hasselt; dat de controlewerkzaamheden werden uitgevoerd door de heer Marc Maris van vermelde firma; Gelet op de werkvergaderingen en uitgevoerde controles; Gelet dat, ter gelegenheid van de Raad van Bestuur van het AGB dd. 22 december 2014, de destijds voorliggende rekening 2013 van het AGB niet werd goedgekeurd omdat niet alle kosten werden aangerekend, met name de terugvordering van enerzijds de gepresteerde uren van personeelsleden van de gemeente, anderzijds de doorfacturatie van exploitatiekosten. Gelet op de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 9 februari 2015 tot doorfacturatie van personeels- en exploitatiekosten 2013; Gelet op de aangepaste voorliggende rekening 2013 en jaarverslag 2013, documenten die integraal deel uitmaken van deze beslissing; Enig artikel. De voorliggende rekening en jaarverslag 2013 van het AGB Herk-de-Stad, goed te keuren. 3. AGB Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, zoals gewijzigd; Goedkeuring budget 2015 (= financiële nota), beleidsnota 2015 en financieel be- Stad; Gelet op de beslissing van 5 juli 2010 tot de oprichting van een Autonoom Gemeentebedrijf Herk-deleidsplan 2014-2019, aanpassing 2015. Gelet op het ministerieel besluit van 28 oktober 2010 houdende de goedkeuring van de statuten en van
de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie van het genoemde ministerieel besluit in het Belgisch staatsblad van 16 november 2010; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 20 december 2010 houdende de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad; Gelet op het ministerieel besluit van 28 maart 2011 houdende de goedkeuring van de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie ervan in het Belgisch staatsblad op 13 april 2011; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen; Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en later wijzigingen; Gelet op de Omzendbrief BB 2014/04 van 5 september 2014 houdende de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2015; Gelet op het ontwerp van meerjarenplan 2014-2019, aanpassing 2015 van het AGB waarvan de resultaten als volgt kunnen weergegeven worden: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 exploitatie 84.835,83 90.272,00 64.562,95 63.285,58 61.981,49 60.651,29 investeringen 1.029.542,16 713.774,03 - - - - andere - -1.000.000,00-150.000,00-150.000,00-150.000,00-150.000,00 resultaat op kasbasis 2.148.706,83 1.952.752,86 1.867.315,81 1.780.601,39 1.692.582,88 1.603.234,17 autofinancieringsmarge 84.835,83-909.728,00-85.437,05-86.714,42-88.018,51-89.348,71 Gelet op de mail van de heer Kenny Bosch, adjunct van de directeur team financiën, Agentschap voor Binnenlands Bestuur afdeling Limburg, dd. 20 februari 2014 waarin wordt bevestigd dat de financiële evenwichten (kas, autofinancieringsmarge) voor het AGB eerder richtinggevend dan dwingend zijn; Gelet op het ontwerp van budget 2015 van het AGB; Overwegende dat het budget 2015 van het AGB naadloos aansluit op het meerjarenplan 2014-2019, aanpassing 2015 van het AGB; Het meerjarenplan / financieel beleidsplan 2014-2019, aanpassing 2015 van het AGB wordt goedgekeurd. Artikel 2. Het budget en beleidsnota 2015 van het AGB worden goedgekeurd. 4. AGB Goedkeuring prijssubsidie 2015. Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, zoals gewijzigd; Gelet op de beslissing van 5 juli 2010 tot de oprichting van een Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de- Stad; Gelet op het ministerieel besluit van 28 oktober 2010 houdende de goedkeuring van de statuten en van
de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie van het genoemde ministerieel besluit in het Belgisch staatsblad van 16 november 2010; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 20 december 2010 houdende de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad; Gelet op het ministerieel besluit van 28 maart 2011 houdende de goedkeuring van de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad en de publicatie ervan in het Belgisch staatsblad op 13 april 2011; Gelet op de overdracht door de stad aan het AGB van de publieke delen van de sporthal dd. 26 september 2013; Gelet dat het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad instaat voor de exploitatie van de stedelijke sporthal, gelegen te 3540 Herk-de-Stad, Ursulinenstraat 1; Gelet op het voorstel van budget 2015 en het meerjarenplan 2014-2019, aanpassing 2015 van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad; Gelet dat de stad, gezien haar sociaal-maatschappelijke functie, wenst dat de gebruikers van de sporthal dit kunnen doen aan een beperkte vergoeding en hierdoor, middels prijssubsidie, tussenkomt in de kostprijs; Het navolgende prijssubsidiereglement sporthal Herk-de-Stad tussen gemeente Herk-de-Stad en het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad wordt goedgekeurd met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015. PRIJSSUBSIDIEREGLEMENT SPORTHAL GELEGEN TE 3540 HERK-DE-STAD, Ursulinenstraat 1, Tussen de gemeente Herk-de-Stad, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, gevestigd in de Pikkeleerstraat 14 3540 Herk-de-Stad, waarvoor handelen Hugo Spooren, gemeenteraadsvoorzitter en Nathalie Creten, gemeentesecretaris, enerzijds; en het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad, vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad, gevestigd in de Pikkeleerstraat 14 3540 Herk-de-Stad, waarvoor handelt Lo Guypen, voorzitter Raad van Bestuur, anderzijds; wordt overeengekomen dat de gemeente Herk-de-Stad prijssubsidies zal toekennen aan het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad voor het verlenen van recht op toegang tot de sporthal Herk-de-Stad. Dit prijssubsidiereglement legt de toekenning van deze prijssubsidies vast en geldt voor de periode vanaf 1 januari 2015 tot 31 december 2015. VOORWAARDEN: Het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad heeft haar inkomsten en uitgaven geraamd voor het kalenderjaar 2015. Op basis van deze ramingen heeft het Autonoom Gemeentebedrijf Herkde-Stad vastgesteld dat de inkomsten uit het verlenen van recht op toegang tot de sporthal Herkde-Stad minstens 144.310,17 EUR (exclusief btw) voor het kalenderjaar 2015 moeten bedragen om economisch rendabel te zijn. Om economisch rendabel te zijn wenst het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad vanaf 1 januari 2015 de huidige toegangsprijzen (inclusief btw) voor recht op toegang tot de sporthal Herk-de-Stad te vermenigvuldigen met een factor 5,90.
De gemeente Herk-de-Stad erkent dat het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad, op basis van deze ramingen, de huidige toegangsprijzen (inclusief btw) voor recht op toegang tot de sporthal Herk-de-Stad moet vermenigvuldigen met een factor 5,90 om economisch rendabel te zijn. De gemeente Herk-de-Stad wenst de toegangsgelden te beperken opdat de sporthal Herk-de- Stad toegankelijk zou zijn voor iedereen. De gemeente Herk-de-Stad verbindt er zich toe om voor de periode 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 deze beperkte toegangsgelden en deelnamegelden te subsidiëren middels de toekenning van prijssubsidies. De waarde van de prijssubsidie toegekend door de gemeente Herk-de-Stad bedraagt de prijs (inclusief btw) die de bezoeker voor recht op toegang betaalt vermenigvuldigd met een factor 5,90. Hieronder worden per type accommodatie de toegangsgelden (inclusief btw) opgelijst die een bepaalde categorie bezoeker moet betalen evenals de prijssubsidie (inclusief btw) die de gemeente Herk-de-Stad betaalt. Tenslotte wordt de totale toegangsprijs (inclusief btw) vermeld. 1. Legende: SC U : sportcomplex in de Ursulinenstraat 1 3540 Herk-de-Stad Onder jeugd worden die verenigingen verstaan die een duidelijk gestructureerd jeugdbeleid voeren. Het verlaagd tarief wordt toegestaan voor de uren dat er effectief aan jeugdwerking wordt gedaan. Als gebruikers uit Herk-de-Stad worden de verenigingen verstaan waarvan de leden voor de helft +1 woonachtig is te Herk-de- Stad. 2 Tarieven gebruiker (inclusief BTW): Accommodatie Jeugd Volwassenen Buiten gemeente SC U 1/3 zaal 1,25 EUR/u 5,00 EUR/u 10,00 EUR/u SC U 2/3 zaal 2,50 EUR/u 10,00 EUR/u 20,00 EUR/u SC U 3/3 zaal 3,75 EUR/u 15,00 EUR/u 30,00 EUR/u Vergaderlokaal 2,50 EUR/vergadering 5,00 EUR/vergadering Berging sporthal 25,00 EUR/jaar 1 Doucheruimte 2,50 EUR/half uur (*) (*) zonder gebruik van accommodatie 3 Prijssubsidie (inclusief BTW): Accommodatie Jeugd Volwassenen Buiten gemeente SC U 1/3 zaal 7,38 EUR/u 29,50 EUR/u 59,00 EUR/u SC U 2/3 zaal 14,75 EUR/u 59,00 EUR/u 118,00 EUR/u SC U 3/3 zaal 22,13 EUR/u 88,50 EUR/u 177,00 EUR/u Vergaderlokaal 14,75 EUR/u 29,50 EUR/u Berging sporthal 147,50 EUR/u 1 Doucheruimte 14,75 EUR/u (*) zonder gebruik van accommodatie 4 Totale toegangsprijs (inclusief BTW): Accommodatie Jeugd Volwassenen Buiten gemeente SC U 1/3 zaal 8,63 EUR/u 34,50 EUR/u 69,00 EUR/u SC U 2/3 zaal 17,25 EUR/u 69,00 EUR/u 138,00 EUR/u SC U 3/3 zaal 25,88 EUR/u 103,50 EUR/u 207,00 EUR/u Vergaderlokaal 17,25 EUR/u 34,50 EUR/u Berging sporthal 172,50 EUR/u 1 Doucheruimte 17,25 EUR/u (*) zonder gebruik van accommodatie Deze gesubsidieerde inkomgelden kunnen steeds geherevalueerd worden tijdens het kalenderjaar 2015 in het kader van een periodieke evaluatie van de exploitatieresultaten van het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad. In de mate er een prijssubsidieaanpassing noodzakelijk is zal de gemeente Herk-de-Stad deze steeds documenteren. Het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad moet op de 15 de werkdag volgend op elk kwartaal de gemeente Herk-de-Stad een overzicht bezorgen van de bezoekers waaraan recht op toegang tot de sportaccommodatie is verleend. Dit overzicht dient tevens het bedrag aan te betalen prijssubsidies te bevatten. De afrekening van deze prijssubsidies zal gebeuren middels een vorderingsdocument dat het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad uitreikt aan de gemeente Herkde-Stad. De gemeente Herk-de-Stad dient te betalen aan het Autonoom Gemeentebedrijf Herkde-Stad binnen de maand na ontvangst van vermeld document. Een nieuw prijssubsidiereglement geldig vanaf 1 januari 2016 zal worden onderhandeld tussen de ge-
meente Herk-de-Stad en het Autonoom Gemeentebedrijf Herk-de-Stad. 5. AGB Principiële goedkeuring definitieve regeling inzake overdracht opstallen onverdeeld deel sporthal en refter tussen AGB en KaSO. _ Gelet op het raadsbesluit van 13 december 2004 houdende de goedkeuring tussen het Stadsbestuur en het Katholiek Secundair Onderwijs Sint Martinus Herk-de-Stad waarin zij verklaren zich samen te engageren voor de realisatie van gezamenlijke sportinfrastructuur op de campus Ursula en de in uitvoering hiervan gesloten samenwerkingsovereenkomst van 2005; Gelet op het raadsbesluit van 12 juni 2006 houdende de principiële instemming met de bouw van een sportcomplex in het gebied Daelersveld door middel van een PPS met als partners het stadsbestuur, de scholengemeenschap en een private promotor en de machtiging van het schepencollege om een gespecialiseerd bureau aan te duiden voor de juridische begeleiding van dit project; Gelet op de PPS-samenwerkingsovereenkomst van 08.02.2010 die de onderlinge verhoudingen regelt tussen de publieke partijen, het stadsbestuur en de vzw KaSO Sint-Martinus, en de private partij, de THV Pellikaan bv-pellikaan nv en Karteria Diest nv; Gelet op de publiek-publieke samenwerkingsovereenkomst van 08.02.2010 die de onderlinge verhoudingen vastlegt tussen het stadsbestuur, de vzw KaSO Sint-Martinus en de vzw Patrimonium KOL, waarin tevens een akkoord werd ingeschreven tot regeling van de zakelijke rechten; Gelet op de overeenkomst houdende de regeling van de respectieve grondrechten van de verschillende partners in deze samenwerking tot oprichting van een nieuwe sporthal zoals verleden voor notaris Levecq op datum van 28 juni 2011, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in haar zitting van 14 maart 2011; Overwegende dat hierbij onder andere voorzien werd enerzijds in een recht van erfpacht ten gunste van de VZW KaSO en een opstalrecht voor de stad met het oog op het oprichten van het sportcomplex en anderzijds in een erfpacht in onverdeeldheid ten gunste van de VZW KaSO en de stad met het oog op het voorzien in parking en omgevingsaanleg; Overwegende dat ingevolge de uitvoering van de publiek-publieke samenwerkingsovereenkomst en de PPS samenwerkingsovereenkomst intussen de sportinfrastructuur, inclusief parking werd opgericht; Overwegende dat het voor de publieke delen in de sporthal, in uitvoering van diverse overeenkomsten, de bedoeling was dat deze het voorwerp uitmaken van een overeenkomst houdende de verkoop van nieuw de opgerichte opstallen middels overdracht van het recht van opstal tussen de stad Herk-de-Stad en het AGB Herk-de-Stad; Gelet op de goedkeuring van de basisakte door de gemeenteraad in haar zitting van 10 december 2012 en door het AGB Herk-de-Stad in haar zitting van 23.08.2013 en de overdracht van de rechten van de stad in de sporthal naar het AGB Herk-de-Stad, met inbegrip van de volledige sporthal, de refter en de andere delen bestemd voor de school; Gelet op de aktes in uitvoering van deze beslissingen verleden voor notaris Levecq op 26.09.2013; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 10 december 2012 houdende de goedkeuring van de onderhandse overeenkomst tussen het stadsbestuur en de VZW KaSO met betrekking tot de verkoop van de refter en delen van het sportcomplex in onverdeelde mede-eigendom voor respectievelijk 534 549,00EUR (refter) en 2 251 408,00EUR (lokalen LO); Overwegende dat op basis van deze goedgekeurde onderhandse overeenkomsten door de VZW KaSO een aanvraag tot subsidie werd ingediend bij AGIOn en werd toegezegd voor een totaal bedrag van 1 548 572,24EUR zoals bevestigd in haar brief van 8 oktober 2013; Overwegende dat ingevolge de verwerving van deze subsidies en de voltooiing van het bouwproject de definitieve regeling van de wederzijdse rechten tussen stad en VZW KaSO aan de orde is;
Overwegende dat voor de aankoop van de refter en het exclusief gebruik dat hieraan verbonden is de VZW KaSO de refter overkoopt aan 534.549,00 EUR, gefinancierd door 299.271,00 EUR subsidie en 235.278,00 EUR eigenmiddelen van de VZW KaSO, en er zodoende 1.249.301,24 EUR overblijft van het subsidiebedrag voor de aankoop van de lokalen LO; Gelet op artikel 2 van de samenwerkingsovereenkomst van 24 februari 2005, dat de financiële inbreng van de VZW KaSO in de bouw van de sporthal beperkt tot het subsidiebedrag zoals toegezegd door AGIOn; Overwegende dat het openbaar bestuur verplicht is het neutraliteitsbeginsel en het gelijkheidsbeginsel tussen de verschillende onderwijsnetten te respecteren en dat in toepassing van hogergenoemd artikel 2 de VZW KaSO het niet betaalde gedeelte van de prijs, zijnde 40% of nog 900 563,20 EUR compenseert met een gebruiksrecht voor het AGB Herk-de-Stad; Overwegende dat voor zover de toegekende subsidie minder bedraagt dan de verwachte 60%, m.n. het verschil tussen 1.350.844,80 EUR (zijnde 60% van de voornoemde waarde van 2.251.408 EUR) en 1.249.301,24 (zijnde het restant van het subsidiebedrag na aftrek van de tussenkomst in de aankoop van de refter), of nog 101.543,56 EUR, dit verschil zal worden gecompenseerd met een verlenging van de toegezegde termijn van opstalrecht met een bijkomende 24 jaar; Overwegende dat wel de mogelijkheid werd voorzien dat partijen in onderling overleg hun rechten hernieuwen of verlengen; Overwegende dat ter zake een principieel akkoord kon worden bereikt als volgt: 1. De akte tot regeling van de grondrechten wordt aangevuld met een addendum: a. de minderopbrengst voor de verkoper, veroorzaakt doordat de toegekende subsidie onder het geraamde subsidiebedrag van 60% blijft, wordt omgezet in een tweede vernieuwing van het opstalrecht met een termijn van 24 jaar te rekenen vanaf de einddatum van het vernieuwde opstalrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) tot stand gekomen conform de akte grondrechten, deel V, bijzondere voorwaarden, artikel 2. b. waarbij afgesproken wordt dat voor alle investeringen die gedurende de laatste 24 jaar nog gedaan worden er een akkoord gesloten wordt omtrent de restwaarde te vergoeden aan de stad bij het einde van het opstalrecht. Deze restwaarde dient begrepen te worden als het volledige bedrag dat het AGB (of haar rechtsopvolger) gedurende de laatste 24 jaar van haar opstalrecht in werken aan de infrastructuur heeft geïnvesteerd, verminderd met 1/24 ste per jaar dat het AGB nog over haar opstalrecht beschikte, gedurende bedoelde laatste 24 jaar. 2. De prijs voor de refter, 534 549,00EUR, wordt als volgt betaald: * 299 271,00 EUR subsidie AGIOn * 235 278,00 EUR eigen middelen 3. De prijs voor de lokalen LO, 2 251 408,00EUR, wordt als volgt vereffend: * 1 249 301,24 EUR subsidie AGIOn * 900 563,20 EUR wordt omgezet in een gebruiksrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) op de door de school aangekochte delen van de lokalen LO * 101 543,53 EUR (effectieve subsidie aangevuld tot 60%) wordt omgezet in een tweede vernieuwing van het opstalrecht met een termijn van 24 jaar te rekenen vanaf de einddatum van het vernieuwde opstalrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) tot stand gekomen conform de akte grondrechten, deel V, bijzondere voorwaarden, artikel 2. 4. Voor investeringen in het kader van het eigenaarsonderhoud wordt overeengekomen dat deze tussen school en stad wordt verdeeld volgens het principe 30% school en 70% AGB. De school gaat een verbintenis aan om voor betoelaagbare werken subsidies aan te vragen. De verkregen toelage wordt integraal in mindering gebracht van de gemeenschappelijke kosten alvorens de 30% - 70% verdeling toe te
passen. Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Principieel akkoord te gaan met: 1. De aanvulling van de notariële akte tot regeling van de grondrechten van 28 juni 2011, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in haar zitting van 14 maart 2011, met een addendum a. de minderopbrengst voor de verkoper, veroorzaakt doordat de toegekende subsidie onder het geraamde subsidiebedrag van 60% blijft, wordt omgezet in een tweede vernieuwing van het opstalrecht met een termijn van 24 jaar te rekenen vanaf de einddatum van het vernieuwde opstalrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) tot stand gekomen conform de akte grondrechten, deel V, bijzondere voorwaarden, artikel 2. b. waarbij afgesproken wordt dat voor alle investeringen die gedurende de laatste 24 jaar nog gedaan worden er een akkoord gesloten wordt omtrent de restwaarde te vergoeden aan de stad bij het einde van het opstalrecht. Deze restwaarde dient begrepen te worden als het volledige bedrag dat het AGB (of haar rechtsopvolger) gedurende de laatste 24 jaar van haar opstalrecht in werken aan de infrastructuur heeft geïnvesteerd, verminderd met 1/24 ste per jaar dat het AGB nog over haar opstalrecht beschikte, gedurende bedoelde laatste 24 jaar. 2. Dat de akte tot verkoop van de refter kan worden verleden conform bij de door de gemeenteraad in haar zitting van 10 december 2012 goedgekeurde onderhandse overeenkomst tussen het stadsbestuur en de VZW KaSO met betrekking tot de verkoop van de refter voor de prijs van 534 549,00EUR, en dat deze prijs als volgt wordt voldaan: * 299 271,00 EUR subsidie Agion * 235 278,00 EUR eigen middelen 3. Dat de akte tot verkoop van de lokalen LO kan worden verleden conform bij de door de gemeenteraad in haar zitting van 10 december 2012 goedgekeurde onderhandse overeenkomst tussen het stadsbestuur en de VZW KaSO met betrekking tot de verkoop van de lokalen LO voor de prijs van 2 251 408,00EUR, en dat deze als volgt wordt voldaan: * 1 249 301,24 EUR subsidie Agion * 900.563,20 EUR wordt omgezet in een gebruiksrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) op de door de school aangekochte delen van de lokalen LO * 101 543,56 EUR wordt omgezet in tweede vernieuwing van het opstalrecht met een termijn van 24 jaar te rekenen vanaf de einddatum van het vernieuwde opstalrecht van het AGB Herk-de-Stad (of haar rechtsopvolgers) tot stand gekomen conform de akte grondrechten, deel V, bijzondere voorwaarden, artikel 2. 4. Voor investeringen in het kader van het eigenaarsonderhoud wordt overeengekomen dat deze tussen school en stad verdeeld volgens het principe 30% school en 70% AGB. De school gaat een verbintenis aan om voor betoelaagbare werken subsidies aan te vragen. De verkregen toelage wordt integraal in mindering gebracht van de gemeenschappelijke kosten alvorens de 30% - 70% verdeling toe te passen. Artikel 2. Notaris Levecq te gelasten met het opstellen van de aktes en overeenkomsten die dit principieel akkoord vorm moeten geven. Artikel 3. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan: - het AGB Herk-de-Stad,
- de VZW KaSO. _ 6. Technische Dienst Uitvoering Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze hydraulische minigraver met cabine. Stadssecretaris Nathalie Creten vervoegt de vergadering. Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht hydraulische minigraver met cabine een bestek met nr. 2015-3768 werd opgesteld door de Technische Dienst - Uitvoering; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 34.909,09 excl. btw of 42.240,00 incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 0119-02/2430000/IE-15 (actie GBB-CBS); Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Artikel 2. Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2015-3768 en de raming voor de opdracht hydraulische minigraver met cabine, opgesteld door de Technische Dienst - Uitvoering. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 34.909,09 excl. btw of 42.240,00 incl. 21% btw. Artikel 3. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 0119-
7. Technische Dienst Uitvoering Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze verbetering toeristisch fietsroutenetwerk en buitengewone herstelling wegen in asfalt dienstjaar 2015 (Houwijkerstraat e.a.). 02/2430000/IE-15 (actie GBB-CBS). Artikel 4. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan: De dienst financiën, De technische dienst uitvoering. Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 24; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat de ontwerpopdracht voor de opdracht verbetering toeristisch fietsroutenetwerk en buitengewone herstelling wegen in asfalt dienstjaar 2015 (Houwijkerstraat e.a.) werd gegund aan Provincie Limburg - Directie Ruimte - Dienst wegen routestructuren, Universiteitslaan 1 te 3500 Hasselt; Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek met nr. 18-86-2015 werd opgesteld door de ontwerper, Provincie Limburg - Directie Ruimte - Dienst wegen routestructuren, Universiteitslaan 1 te 3500 Hasselt; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 160.502,50 excl. btw of 194.208,03 incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open aanbesteding; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 0200-01/2240000/IE-16 (actie GBB-CBS); Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open aanbesteding.
Artikel 2. Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 18-86-2015 en de raming voor de opdracht verbetering toeristisch fietsroutenetwerk en buitengewone herstelling wegen in asfalt dienstjaar 2015 (Houwijkerstraat e.a.), opgesteld door de ontwerper, Provincie Limburg - Directie Ruimte - Dienst wegen routestructuren, Universiteitslaan 1 te 3500 Hasselt. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 160.502,50 excl. btw of 194.208,03 incl. 21% btw. Artikel 3. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 0200-01/2240000/IE-16 (actie GBB-CBS). Artikel 4 Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan: De Dienst Financiën, De Technische Dienst Uitvoering, De ontwerper. _ 8. Dienst Politiereglementen Bekrachtiging politiereglement voor de regeling van het verkeer en de handhaving van de orde en de veiligheid ter gelegenheid van de maandelijkse rommelmarkt te Herk-de-Stad. 9. Dienst Leefmilieu Bepaling tarief per dier voor de gemeentelijke vrijgeweide de Vroente. Dit besluit is zonder voorwerp geworden en wordt derhalve niet meer ter goedkeuring voorgelegd. Gezien de Vroente een gemeentelijke vrijgeweide is, waarbij in het verleden iedereen die dit wenste een aantal dieren mocht laten grazen tegen een financiële vergoeding; Gezien het wenselijk is om het eeuwenoud gebruik als vrijgeweide in stand te houden; Gelet op de aanwezigheid van het zeldzame Kruipend Moerasscherm (Apium repens), hetgeen in stand werd gehouden door het beheer van de Vroente als vrijgeweide; overwegende dat de Vroente een belangrijke broedplaats is voor weidevogels (o.a. de Grutto); Gezien het belang van een continuïteit in het beheer van de Vroente en dit ten goede komt aan het zeldzame Kruipend Moerasscherm; Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 9 mei 1972 waarbij het bedrag per dier werd vastgesteld op 500 BEF; dat later dit bedrag werd aangepast naar 15 EUR per dier; Overwegende dat het wenselijk is dat deze vergoeding bepaald door de gemeenteraad; Gelet op het voorstel van de dienst Leefmilieu om de vergoeding per dier en per jaar te brengen op 20 EUR; De huidige jaarprijs van 15 EUR per dier te verhogen tot 20 EUR per dier vanaf het jaar 2015.
Artikel 2. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur, terwijl een afschrift van dit besluit ter kennisgeving en uitvoering wordt overgemaakt aan: - De Minaraad van Herk-de-Stad, p.a. Pannestraat 9 te 3540 Herk-de-Stad, - de Dienst Financiën, - de Dienst Leefmilieu. _ 10. Secretariaat Kennisname goedkeuring ontwerp afsprakennota tussen het managementteam en het College van Burgemeester en Schepenen. Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005 inzonderheid artikel 87 2, waarin de verplichting is opgenomen om een afsprakennota af te sluiten tussen het managementteam en het college van Burgemeester en Schepenen; Overwegende dat na elke vernieuwing van de gemeenteraad de secretaris verplicht is deze afsprakennota namens het managementteam te sluiten met het College van Burgemeester en Schepenen; Gelet op de ontwerp afsprakennota, zoals opgesteld door de secretaris in samenspraak met de andere leden van het managementteam; Na bespreking; KENNIS TE NEMEN VAN : De ontwerp afsprakennota tussen het managementteam en het College van Burgemeester en Schepenen, zoals opgesteld door de secretaris in samenspraak met de andere leden van het managementteam en goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen op 23 maart 2015. AFSPRAKENNOTA COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN BURGEMEESTER GEMEENTESECRETARIS MANAGEMENTTEAM Basis De gemeentesecretaris heeft de opdracht iedere nieuwe legislatuur te zorgen dat er een afsprakennota gesloten wordt tussen het managementteam, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester(art. 87). De afsprakennota heeft tot doel samenwerking en omgangsvormen tussen het bestuur en de administratie vorm te geven. Politici en personeel moeten blijvend werken aan een vertrouwensrelatie uitgaande van wederzijdse aandacht en respect voor mekaars taken en verantwoordelijkheden. Taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden Het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, de gemeentesecretaris en het managementteam maken hiernavolgende afspraken over de samenwerking tussen de beleidsorganen en de groep personeelsleden - ambtenaren van de gemeente Herk-de-Stad tijdens de legislatuur 2013-2018. 1. Algemene uitgangspunten Het college van burgemeester en schepenen en de leden van het managementteam zullen met elkaar als
volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak, samenwerken met respect voor: -de prerogatieven van de gemeenteraad -de beslissingsbevoegdheid van de verkozen mandatarissen; -de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdrachten van de administratie. De hierna volgende afspraken zullen steeds kaderen in de strategische nota en de meerjarenplanning die de meerderheidspartijen hebben afgesloten voor de nieuwe legislatuur. Hierin worden beleidsdoelstellingen en opties voor het intern en extern te voeren gemeentebeleid weergegeven. Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Bij alle beleidsinitiatieven zullen volgende beginselen de leidraad vormen: - realistische planning; - efficiënte en resultaatgerichte uitvoering; - hoge kwaliteitsstandaards voor de dienstverlening; - klantgerichte aanpak; - openbaarheid van bestuur; - respect voor de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur; - efficiënt personeelsmanagement; - gezond financieel beleid. - gericht op continue verbetering van beleid en dienstverlening Dit alles moet kaderen in de missie van de gemeente, zoals omschreven in artikel 2 en 3 GD en verder in de strategische nota. 2. Deontologie 2.1 Op een deontologisch verantwoorde manier samenwerken Het gemeentedecreet maakt het opstellen van een deontologische code verplicht en dit zowel voor de gemeenteraad, voor het college van burgemeester en schepenen als voor de personeelsleden. De sterkte van iedere openbare organisatie ligt in de mate waarin ze het respect verdient van de burger. Dit respect is afhankelijk van de mate waarin de burger vertrouwen kan hebben in de integriteit van de overheid. Vandaar de verplichting tot het vastleggen van deontologische regels, regels die de politici en ambtenaren als leidraad dienen in de omgang met elkaar en bij hun dienstverlening naar de bevolking. Deze regels en normen trachten de verschillende soms tegenstrijdige belangen met elkaar te verzoenen. 2.2 Concrete afspraken Politici en ambtenaren: - laten in hun handelen steeds het algemeen belang boven het particulier belang primeren; - hebben als gezamenlijk doel een kwaliteitsvolle en klantgerichte organisatie te ontplooien wars van persoonlijk en individueel favoritisme; - werken samen op basis van vertrouwen. Zij brengen respect op voor elkaars standpunten en respecteren elkaars spreekrecht; - respecteren wettelijk principes en lokale organisatieregels. Ambtenaren: - kunnen beroep doen op spreekplicht; - respecteren het beslissingsrecht van de politici en zorgen voor een correcte, tijdige en volledige uitvoering van de genomen beslissingen; - vertolken op een loyale manier de beleidsbeslissingen van het bestuur naar de burger, ook indien zij zelf een andere mening hebben; - hanteren een professionele en objectieve attitude t.a.v. de politici van de diverse politieke partijen; - treden correct, professioneel en klantvriendelijk op in hun dienstverlening aan de burger;
- Zorgen ervoor dat gemeenteraadsleden en burgemeester en schepenen tijdig en correct de informatie verkrijgen waar ze recht op hebben. Politici: - verwijzen de burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde gemeentelijke diensten. - onthouden zich van bemiddeling in de normale dienstverlening; - vragen een ambtenaar niet zijn advies te herschrijven en motiveren hun afwijkingen van het advies van de bevoegde ambtenaar. 3. Beleidsvoering 3.1 Uitgangspunten Het college van burgemeester en schepenen is de motor van het proces van beleidsvoering in de gemeente. Deze motorfunctie veronderstelt dat men de positie van de gemeenteraad respecteert en goede afspraken maakt met de top van het gemeentelijk personeel over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie en wordt hierin gerespecteerd en ondersteund door de mandatarissen. 3.2 Basisprincipes - Beleidsvoorbereiding: het gemeentelijk beleid wordt voorbereid door de diensten en dit in samenspraak met de functioneel bevoegde schepen. De gemeentesecretaris staat in voor de coördinatie en de communicatie tussen de ambtenaren en de beleidsorganen. Bij de voorbereiding van het beleid zijn de ambtenaren verantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid op financieel, organisatorisch en juridisch vlak. - Beleidsbepaling: de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het gemeentelijk beleid. De beslissingen worden door hen genomen. - Beleidsuitvoering: de diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. Anderzijds verbinden de politici zich ook tot een duidelijk, tijdige en volledige formulering van de vraag/opdracht. Bovendien zorgen zij ervoor dat haalbare doelstellingen geformuleerd worden en dat diensten de nodige middelen ter beschikking gesteld worden om een tijdige en correcte uitvoering mogelijk te maken. - Beleidsevaluatie: jaarlijks zal een evaluatie gemaakt worden van de doelstellingenrealisatie, te weten de mate waarin de prioritaire beleidsdoelstellingen werden gerealiseerd. 3.3 Concrete afspraken - Bij het begin van de legislatuur maken de beleidsverantwoordelijken (college van burgemeester en schepenen) een strategische nota en financieel meerjarenplan voor de volledige legislatuur. Dit meerjarenplan komt tot stand in nauwe samenwerking met het managementteam en de bevoegde diensten. Het omvat de missie, alsook de doelstellingen, actieplannen en acties om het intern en extern te voeren gemeentebeleid te realiseren. - Jaarlijks stelt elke dienst een uitvoeringsplan (beleidsnota) en bijhorend budgetplan op voor het volgende dienstjaar afgestemd op de strategische nota en het meerjarenplan. De functioneel bevoegde schepenen werken samen met hun verantwoordelijke ambtenaren aan de beleidsnota en budgetplan en het jaarlijks evaluatierapport. Dit plan en rapport wordt besproken tijdens het overleg tussen het CBS en het managementteam. - Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. De leden van het managementteam zorgen er dan ook voor dat inhoud van de strategische nota, het jaarlijks uitvoeringsplan (de beleidsnota) en tussentijdse aanpassingen voldoende bekend zijn bij het personeel van de betrokken afdeling of dienst. - Het college zal vermijden beslissingen te nemen zonder voorafgaande toetsing door de eigen dien-
sten. Voorstellen tot beslissing die een eerste maal in het college worden geformuleerd en die belangrijke gevolgen kunnen hebben voor de gemeentelijke organisatie zullen door het CBS eerst voorgelegd worden voor advies aan de betrokken dienst om deze op hun haalbaarheid te onderzoeken. Zij zullen na advies van de bevoegde dienst in een volgend CBS opnieuw worden geagendeerd. - Elk beleidsvoorstel met financiële implicaties wordt begeleid met een advies van de verantwoordelijke ambtenaar (diensthoofd en/of afdelingshoofd) die, waar nodig, het advies van de financieel beheerder heeft ingewonnen, of wordt door deze laatste minstens vooraf geviseerd. - Elk beleidsvoorstel met organisatorische consequenties en/of personeelsgevolgen wordt begeleid met een advies van de verantwoordelijke ambtenaar (diensthoofd en/of afdelingshoofd) die het advies van de gemeentesecretaris heeft ingewonnen of wordt door deze laatste minstens vooraf geviseerd. 4. De organisatie Concrete afspraken College - De individuele schepenen werken samen met de leden van het managementteam en de diensthoofden aan de strategische nota, beleidsnota s, het (financiële) meerjarenplan en de budgetten alsook aan het voortgangs- en evaluatierapport. Het college garandeert de middelen (logistiek en/of financieel) om de managementverantwoordelijken toe te laten hun taken en verantwoordelijkheden op te nemen. - De leden van het college sturen de organisatie op hoofdlijnen en creëren ruimte voor het personeel om de eigen werking efficiënt en effectief te organiseren. Gemeentesecretaris - De gemeentesecretaris organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. - De gemeentesecretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van: 1. het organogram 2. de personeelsformatie 3. de rechtspositieregeling 4. de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan 5. de beleidsnota van het budget 6. de verklarende nota van een budgetwijziging. - De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de leidinggevende ambtenaren de principes van beleidsvoering kennen. - De gemeentesecretaris zorgt (in samenspraak met de financieel beheerder) voor het opzetten van de interne controleprocedures. - De gemeentesecretaris zorgt voor een evaluatieprocedure en proces op maat van de eigen organisatie. - De gemeentesecretaris is het hoofd van personeel en zorgt voor het organiseren van de diensten en de dienstverlening in samenspraak met het managementteam. Financieel beheerder - De financieel beheerder is hoofd van de financiële dienst en hij is verantwoordelijk voor het financieel beheer en sturing van de gehele gemeentelijke organisatie aangaande de materies waarvoor hij bevoegd is, alsook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande deze materies. - De voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole op de beslissingen met een financiële impact
behoort tot het takenpakket van de financieel beheerder. De financieel beheerder is hoofd van de financiële dienst en onderzoekt de dossiers op hun conformiteit met de bestaande wetten en decreten, besluiten, provinciale en gemeentelijke verordeningen vóór de bespreking door het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad. De financieel beheerder uit zijn opmerkingen schriftelijk en gemotiveerd en formuleert suggesties om eventuele problemen op te lossen. Gemeentelijk diensten - de gemeentelijke diensten ondersteunen het college bij de beleidsvoorbereiding. - De gemeentelijke diensten ondersteunen de gemeenteraad en het college bij het bepalen van de missie van het gemeentebestuur en het uitwerken van de strategische nota en het meerjarenplan zelf. - Indien beleidsbeslissingen niet overeenkomstig de afspraken kunnen worden uitgevoerd, delen de diensten dit onverwijld mee aan het CBS met mededeling van reden of omstandigheden. - De gemeentelijke diensten formuleren voorstellen tot verbetering van de eigen organisatie en dienstverlening en krijgen ruimte voor het opnemen van de eigen verantwoordelijkheden. 5. Overleg en samenwerking in de organisatie 5.1. Uitgangspunten: Burgers, bedrijven, organisaties en andere overheden eisen een grote openheid en flexibiliteit van het lokaal bestuur. Om deze uitdaging het hoofd te kunnen bieden, zal elk gemeentebestuur grotendeels moeten rekenen op de inzet, de capaciteiten en de flexibiliteit van haar personeel. We staan hier voor een cruciale opdracht: een organisatie creëren die kan inspelen op die nieuwe eisen en verwachtingen. Hierbij kan men ook afspraken maken over het verder delegeren van uitvoeringstaken aan leidende personeelsleden en andere personeelsleden binnen de gemeente. Essentieel voor het welslagen van een goed samenwerkingskader is de organisatie van een doelgerichte interne communicatie. Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam opteren om de gemeentelijke organisatie uit te bouwen vanuit volgende principes: a) een organisatie die open communicatie uitstraalt: open, eerlijk en correct handelen t.a.v. elkaar en de burger; luisterbereidheid en dienstvaardigheid moet samengaan met assertiviteit; b) een organisatie die in staat is enerzijds beleidsvoorbereidend werk te verrichten voor het bestuur en anderzijds beslissingen van het bestuur uit te voeren; c) een organisatie die als werkgever de medewerkers respecteert en hen actief betrekt bij de doelstellingen van de gemeente door: - het optimaal benutten van het aanwezige potentieel en de competenties bij alle medewerkers - het overleg tussen bestuur en medewerkers te bevorderen; - een grote betrokkenheid van het personeel (identificatie met de organisatie) te realiseren door doorgedreven permanente interne communicatie; - goede arbeidsomstandigheden te creëren, onder meer door de toepassing van de Wet Welzijn op het Werk te garanderen; - de interne deskundigheid inzake personeelsbeleid (HRM) te versterken. 5.2. Concrete afspraken: - Er is tweemaal per jaar overleg tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam. Dit overleg handelt over het gemeentelijk beleid: initiatieven ter zake, de evolutie in dossiers, de concrete resultaten. De diensten rapporteren aan het college omtrent de werking, de bereikte doelen en de genomen initiatieven. - Er is driewekelijks en ad hoc overleg binnen het managementteam zelf. Dit overleg heeft tot doel het functioneren van het ambtelijk apparaat te bewaken alsook de afstemming en samenwerking van de diensten te bevorderen.
- Er is een zeer regelmatig overleg tussen de bevoegde schepen en het betrokken diensthoofd/afdelingshoofd over de werking van de diensten/afdeling, de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering. Daar komt de werking van de afdeling/dienst(en) aan de orde. - Er is periodiek overleg tussen het managementteam en de diensthoofden, die geen deel uitmaken van het managementteam. - Er is een periodiek overleg tussen de leden van het managementteam en hun respectieve diensthoofden en tussen de leden van het managementteam en hun respectieve personeelsleden. - Ad hoc worden andere overlegmomenten zoals projectwerkgroepen georganiseerd wanneer daartoe de noodzaak bestaat 6. Evaluatie en bijsturing Deze afsprakennota wordt bij de start van elke legislatuur geëvalueerd in het college van burgemeester en schepenen en in het managementteam. Vanuit beide evaluaties wordt dan gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd/bijgestuurd. Vertrekkend van deze evaluatie wordt de nieuwe afsprakennota opgemaakt, ter goedkeuring voorgelegd door de betrokken actoren. Artikel 2. Onderhavig raadsbesluit in toepassing van artikel 248 tot en met 261 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, mee te delen aan de Heer provinciegouverneur. _ 11. Secretariaat Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Inter-energa. Voorstel tot statutenwijziging. Gelet op het gemeentedecreet en in het bijzonder op artikel 43 inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de omzendbrief BA/2002/01 van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de Omzendbrief BA 2003/09 betreffende de toepassing van artikel 11 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van het intergemeentelijke samenwerkingsverband Interenerga; Gelet op de aankondiging van statutenwijziging, ter kennis gebracht van de gemeente bij aangetekende brief dd. 5 februari 2015 waarin het voorstel tot wijziging van de statuten werd gevoegd samen met een nota waarin deze statutenwijziging wordt verantwoord; Overwegende dat geen bezwaren voorhanden zijn om goedkeuring van de statutenwijziging te weigeren; Op basis van de bekomen documenten wordt de statutenwijziging van Inter-energa die aan de algemene vergadering van 12 mei 2015 ter goedkeuring zal worden voorgelegd, goedgekeurd. Artikel 2. Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van onderhavige beslissing
en zal onverwijld een afschrift bezorgen van deze beslissing aan Inter-energa. _ 12. Secretariaat Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Intermedia. Voorstel tot statutenwijziging. Gelet op het gemeentedecreet en in het bijzonder op artikel 43 inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de omzendbrief BA/2002/01 van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de Omzendbrief BA 2003/09 betreffende de toepassing van artikel 11 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van het intergemeentelijke samenwerkingsverband Intermedia; Gelet op de aankondiging van statutenwijziging, ter kennis gebracht van de gemeente bij aangetekende brief dd. 5 februari 2015 waarin het voorstel tot wijziging van de statuten werd gevoegd samen met een nota waarin deze statutenwijziging wordt verantwoord; Overwegende dat geen bezwaren voorhanden zijn om goedkeuring van de statutenwijziging te weigeren; Op basis van de bekomen documenten wordt de statutenwijziging van Inter-media die aan de algemene vergadering van 26 mei 2015 ter goedkeuring zal worden voorgelegd, goedgekeurd. Artikel 2. Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van onderhavige beslissing en zal onverwijld een afschrift bezorgen van deze beslissing aan Inter-media. _ 13. Secretariaat Intergemeentelijk samenwerkingsverband Infrax Limburg. Mandatering van afgevaardigde in de algemene vergadering van 8 juni 2015. Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de omzendbrief BA/2002/01 van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de Omzendbrief BA 2003/09 betreffende de toepassing van artikel 11 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van het intergemeentelijke samenwerkingsverband Infrax Limburg; Overwegende dat artikel 44 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering; Gelet op artikel 34 van de statuten van Infrax Limburg; Gelet op de aangetekende oproepingsbrief van 9 maart 2015 aangevuld door het aangetekend schrijven van 31 maart 2015, met de agenda van de algemene vergadering van het intergemeentelijke samenwerkingsverband Infrax Limburg van 8 juni 2015 die volgende agendapunten bevat: 1. Verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering 2. Verslag van de commissaris aan de algemene vergadering
3. Balans en resultatenrekening boekjaar 2014 4. Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een eerste dividend 5. Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een tweede dividend 6. Kwijting aan bestuurders en commissaris 7. Benoeming commissaris Overwegende dat de gemeenteraad eerder reeds overging tot aanduiding van haar vertegenwoordiger(s) voor de algemene vergaderingen van het intergemeentelijk samenwerkingsverband Infrax Limburg gedurende de legislatuur 2013-2018. De agendapunten van de algemene vergadering van Infrax Limburg van 8 juni 2015, zoals opgenomen in de uitnodiging van 9 maart 2015, worden op basis van de bekomen documenten en toelichtingsnota goedgekeurd, met dien verstande dat het agendapunt Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een tweede dividend voorwaardelijk wordt goedgekeurd onder de modaliteiten zoals hierna uiteengezet. Het agendapunt Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een tweede dividend heeft betrekking op de uitkering en betaalbaarstelling van een dividend ten belope van een bedrag van EUR 15.000.000 alsook de aanvaarding van bepaalde betalingsmodaliteiten inzake de schuld die ontstaat ten gevolge van de uitkering en betaalbaarstelling van genoemd dividend, een en ander zoals opgenomen in de uitnodiging van 9 maart 2015 (het Tweede Dividend). Voor dit agendapunt Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een tweede dividend geldt de goedkeuring onder de opschortende voorwaarde dat de secretaris van de algemene vergadering van Infrax Limburg voorafgaand aan de beslissing van de algemene vergadering met betrekking tot dit agendapunt heeft vastgesteld dat geen enkele van de aandeelhouders van Infrax Limburg (inclusief de aandeelhouders die niet op de jaarvergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn) een negatieve beslissing heeft voorgelegd waaruit blijkt dat de betrokken aandeelhouder niet instemt met het Tweede Dividend, met dien verstande dat het loutere niet nemen van een beslissing niet beschouwd kan worden als een negatieve beslissing en dat een voorwaardelijke goedkeuring overeenkomstig de bepalingen hierboven evenmin als een negatieve beslissing kan worden beschouwd. Indien de secretaris van de algemene vergadering van Infrax Limburg voorafgaand aan de algemene vergadering heeft vastgesteld dat bovenstaande voorwaarde niet is vervuld, wordt het agendapunt Beslissing tot uitkering en betaalbaarstelling van een tweede dividend geacht niet door de gemeente te zijn goedgekeurd en dient de volmachtdrager dienovereenkomstig een negatieve stem uit te brengen met betrekking tot dit agendapunt op de jaarvergadering. Artikel 2. Aan de effectieve volmachtdrager(s) en in voorkomend geval de plaatsvervangende volmachtdrager(s) wordt mandaat verleend om op de algemene vergadering van 8 juni 2015 te handelen en te beslissen conform de beslissingen van deze gemeenteraad. Artikel 3. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissingen en deze over te maken aan de toezichthoudende overheid en er kennis van te geven aan Infrax Limburg, ter attentie van de heer Marc Schetz, secretaris van de algemene vergadering. 14. Secretariaat Intergemeentelijk samenwerkingsverband Inter-energa. Mandatering van afgevaardigde in de Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de omzendbrief BA/2002/01 van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de Omzendbrief BA 2003/09 betreffende de toepassing van artikel 11 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke sa-