Beleidsplan sponsoring Antares 2015-2019
pagina : 2 van 6 1. INLEIDING In deze notitie benoemen we de uitgangspunten die gelden bij sponsoring. Daarmee hebben we een kader om sponsorvragen te beoordelen en gefundeerde keuzes te maken voor ons sponsorgeld. Voordat we deze uitgangspunten benoemen, zullen we het begrip sponsoring definiëren en afbakenen. Verder zullen we in de notitie ook afbakenen wat we tot sponsoring rekenen en welke zaken bijvoorbeeld onder het fonds leefbaarheid en/of sociaal-maatschappelijke donaties vallen. 2. DEFINITIES EN AFBAKENING VAN SPONSORING Sponsoring Sponsoring maakt het mogelijk om zelf consumentenaandacht te krijgen via andere organisaties en hun activiteiten. Er is sprake van een investering (financieel, materieel, immaterieel) ten gunste van die organisatie of activiteit, waarbij de sponsor als tegenprestatie zichzelf profileert. Sponsoring is niet louter die advertentie in een buurtkrant; het gaat om een mix van activiteiten. Altijd en overal met de bedoeling om consumentenaandacht te verkrijgen via een ander platform. Overigens gelden voor adverteren dezelfde uitgangspunten als voor sponsoring. Het is lastig om een duidelijke en afgebakende beschrijving van mogelijke sponsorprojecten te benoemen. Het gaat in ieder geval om zaken op het gebied van leefbaarheid en verwante zaken als culturele activiteiten, onderwijs, welzijn of kunst. De sponsoring is vaak gericht op evenementen. We sponsoren in principe geen verzoeken van: carnavalsverenigingen; harmonieën/zangverenigingen/fanfares/symfonieorkesten; sportverenigingen; toneelclubs; schutterijen. Een uitzondering op deze regel wordt gemaakt bij speciale evenementen, bijvoorbeeld bij jubilea (denk bijvoorbeeld aan het 100-jarig bestaan van een vereniging). Bij meerjarige sponsoring wordt een termijn van maximaal vijf jaar aangehouden, waarna evaluatie plaatsvindt en bezien wordt of de sponsoring wordt gecontinueerd. We sponsoren alleen regionale instellingen en partijen. Sociaal-maatschappelijke donaties (budget en verantwoordelijkheid directie) Wat is de scheidslijn tussen een sociaal-maatschappelijke donatie en sponsoring? Bij sponsoring is het meestal zo dat Antares benaderd en verzocht wordt om te sponsoren. Een sponsorverzoek wordt getoetst aan de criteria (zie bijgevoegde checklist) die in het sponsorbeleid genoemd staan en wordt dan gehonoreerd of afgewezen. De intentie achter een sociaal-maatschappelijke donatie is in de eerste plaats niet de tegenprestatie. Het gaat er bij een sociaal-maatschappelijke donatie om dat het geheel in het verlengde ligt van de doelstellingen van Antares, zoals beschreven in het ondernemingsplan.
pagina : 3 van 6 Sociaal-maatschappelijke donaties zijn op te delen in twee soorten, namelijk de harde en de softe donaties. Bij een harde sociaal-maatschappelijke donatie gaat het om een tastbare blijvende investering. Hierbij kun je denken aan een investering in een gemeenschapshuis (bijvoorbeeld t Raodhoes in Blerick). Denk bij een softe donatie aan bijvoorbeeld het project buurtbemiddeling, het HOP/WOP project, maar ook instellingen als Moveoo, de voedselbank enz. Uit beide soorten investeringen zal soms naamsbekendheid voortvloeien, maar het is niet de eerste intentie van de investering. Een sociaal-maatschappelijke donatie kan voortvloeien uit een verzoek hiertoe, maar nog vaker is het een voortvloeisel van een al bestaande samenwerking. Bij een sociaalmaatschappelijke donatie wordt niet geïnvesteerd in de exploitatie, maar wordt een eenmalige bijdrage gegeven in de investering. Fonds Leefbaarheid (budget en verantwoordelijkheid afdeling wonen) De regels die zijn opgesteld voor dit Fonds zijn heel duidelijk. Wat hier van belang is, is dat het door huurders wordt aangevraagd en dat het een eenmalige bijdrage is voor een blijvende en tastbare voorziening. Het Fonds Leefbaarheid is transparant en duidelijk en hieronder vallen alleen de aanvragen van huurders die voldoen aan de regels die hiervoor zijn opgesteld. Deze zijn zeer duidelijk en geven weinig ruimte voor uitzonderingen. Het Fonds Leefbaarheid heeft verschillende doelen: Goede ideeën van huurders om de leefbaarheid verder te verbeteren werkelijkheid laten worden. Vergroten van de betrokkenheid van bewoners bij hun woonomgeving. Bevorderen van sociale contacten tussen bewoners onderling. Verder verbeteren van de woontevredenheid. Wat zijn de spelregels van het Fonds Leefbaarheid? Alleen huurders van Antares kunnen gebruik maken van het fonds. De voorziening waarvoor om een bijdrage uit het fonds wordt gevraagd, wordt door bewoners van minimaal 10 woningen van het woongebouw gesteund. In kleine woongebouwen mogen minder bewoners het idee steunen. Antares beoordeelt dan of er voldoende draagvlak is. Namens een bewonersgroep treedt één huurder op als contactpersoon voor Antares. Antares legt het voorstel voor aan alle belanghebbende bewoners. Inspraak is dan mogelijk. Het fonds kan alleen gebruikt worden voor een eenmalige bijdrage voor blijvende en tastbare voorzieningen. De voorziening levert een positieve bijdrage aan de leefbaarheid. Bewoners leveren een bijdrage aan de voorziening, bijvoorbeeld door zelf werkzaamheden te verrichten bij het plaatsen van de voorziening, het onderhoud te regelen en/of te organiseren dat de voorziening feestelijk in gebruik wordt genomen. Bewoners werken op verzoek van Antares mee aan het geven van bekendheid aan hun project in de media (onder andere de Thuis bij Antares). Antares stelt voorwaarden aan de minimale termijn dat de voorziening in stand moet blijven. Dit betekent ook dat bewoners zo nodig zelf het onderhoud moeten regelen.
pagina : 4 van 6 Antares stelt zo nodig kwaliteitseisen (bijvoorbeeld materiaalgebruik). Antares verstrekt de bijdrage uit het fonds in principe alleen in materialen en/of arbeidsuren. Per aanvraag wordt één keer een bijdrage geleverd voor het oprichten van de voorziening. Periodieke kosten worden niet vergoed. 3. UITGANGSPUNTEN SPONSORING Uitgangspunten Bij alle vormen van sponsoring gelden de volgende uitgangspunten: 1. Het doel van elke vorm van sponsoring is versterking van het (gewenste) imago naar onze communicatiegroepen en/of het tonen van maatschappelijke betrokkenheid door onze huurder direct of indirect een voordeel te geven. Deze doelstellingen gelden ook voor alle activiteiten (ook door derden) binnen een sponsorproject. Sponsoring kan en mag ons imago nooit schaden. 2. Via sponsoring bereikt Antares de belangrijkste communicatiegroepen. Daarbij geldt: hoe groter het bereik, hoe beter. En hoe groter de kans op publiciteit, hoe beter. Bij wijkgerichte activiteiten is vaak sprake van een kleinere schaal; hier is het bereik van minder groot belang. Persaandacht wordt in gezamenlijk overleg met de sponsorrelatie(s) georganiseerd. Ook moet er een aantoonbaar en herkenbaar verband zijn tussen deze communicatiegroepen en de sponsoractiviteiten. Zo kan een activiteit ingezet worden als platform voor relatiemarketing (de band met de huurders en/of zakelijke relaties versterken) of actiemarketing (een product onder de aandacht brengen van huurders). 3. Een sponsorproject heeft altijd een relatie met bouwen, verhuren, renoveren, wonen in het algemeen, cultuur. Thema s als leefbaarheid, (de kwaliteit van) het woon- en leefmilieu, stedelijke vernieuwing en de kwaliteit van wonen en leven. Antares sponsort in principe alleen lokale projecten in zijn werkgebied: Antares heeft vooral belang bij aandacht van lokale consumenten en belanghouders in zijn werkgebied. 4. De cultuur van de sponsorrelatie mag niet fundamenteel afwijken van die van Antares. De kans op negatieve publiciteit, bijvoorbeeld door wangedrag van, of incorrect handelen door de sponsorrelatie, moet miniem zijn. Zo brengt sponsoring van een individu het risico van uitval met zich mee; sponsoring van een organisatie van louter vrijwilligers kan problemen geven door gebrek aan professionaliteit en continuïteit. Sponsoring van een partij met een gezonde begroting biedt meer kansen. 5. We vragen altijd een tegenprestatie: Antares is zichtbaar als sponsor, bijvoorbeeld in de vorm van vlaggen, borden, advertenties, enzovoort. De sponsorrelatie noemt Antares positief als sponsor van het project. Als Antares het project zelf organiseert, wordt via de afdeling communicatie publiciteit gegenereerd. We maken onderscheid tussen sponsoring vanuit de afdeling communicatie en sponsoring via het Fonds Leefbaarheid (budget en verantwoordelijkheid afdeling wonen). Voor dit fonds reserveert Antares jaarlijks 100.000 voor ideeën van huurders die de leefbaarheid bevorderen. Alleen huurders kunnen gebruik maken van dit fonds. Aanvragen moeten gesteund worden door bewoners van minimaal
pagina : 5 van 6 10 woningen van het desbetreffende woongebouw. Het fonds wordt alleen gebruikt voor eenmalige bijdragen aan blijvende en tastbare voorzieningen. Het reguliere sponsorbudget wordt jaarlijks door het MT vastgesteld, aan de hand van de reeds aangegane verplichtingen voor dat komende jaar. Tevens wordt er budgettair ruimte vrijgehouden voor nieuwe aanvragen. 4. PROCEDURE SPONSORING Alle sponsoring valt onder verantwoordelijkheid van de afdeling communicatie (beslissingsbevoegdheid MT). De afdeling communicatie stelt jaarlijks een sponsorbudget op, legt dit voor aan het MT en kiest een aantal sponsorprojecten en relaties. Antares draagt zijn sponsorbeleid uit naar zowel zijn medewerkers als zijn huurders en andere belanghouders. Het vigerende sponsorbeleid wordt op de website geplaatst, waar het voor iedereen inzichtelijk is. Werkwijze De medewerker communicatie neemt, in overleg met het hoofd bestuursdienst, zelfstandig beslissingen over sponsor- en donatieverzoeken bij bedragen tot 1.000,- en legt daarover achteraf verantwoording af aan het MT. Het hoofd bestuursdienst neemt in principe zelfstandig beslissingen tot 10.000,- maar zal bij grote bedragen altijd ruggenspraak houden met de directeur. Bij bedragen boven 10.000,- vindt vooraf afstemming plaats met het MT. Eén keer per kwartaal krijgt het MT een overzicht van alle sponsoractiviteiten. Hierin zijn zowel alle toegekende bedragen opgenomen, als alle afgewezen verzoeken. Ook is inzichtelijk of het gaat om eenmalige of meerjarige sponsoring.
pagina : 6 van 6 BIJLAGE CHECKLIST SPONSORING Met deze checklist kunnen binnenkomende sponsorverzoeken worden beoordeeld. Alle vragen kunnen beantwoord worden met ja of nee. De checklist is een hulpmiddel; bij de beoordeling van een sponsorverzoek kunnen uiteindelijk ook andere overwegingen medebepalend zijn. 1. Doel sponsorproject Versterkt het sponsorproject of de activiteiten binnen het sponsorproject ons (gewenste) imago naar onze communicatiegroepen? Kan Antares zijn maatschappelijke betrokkenheid ermee tonen? 2. Communicatiegroepen: bereik Bereikt Antares via de sponsoring zijn belangrijkste communicatiegroepen? En is er daarbij sprake van een zeker bereik? Is er (voldoende) kans op publiciteit? 3. Relatie sponsoring en communicatiegroepen Is er een aantoonbaar verband tussen deze communicatiegroepen en de sponsoractiviteiten? Zijn deze inzetbaar voor relatiemarketing (de band met de huurders en/of zakelijke relaties versterken) of actiemarketing (een product onder de aandacht brengen van huurders)? 4. Imago en cultuur van ons bedrijf Sluit het sponsorproject aan op de cultuur van onze bedrijfsvoering (onze kernactiviteiten)? Is er een relatie met bouwen, verhuren, renoveren, wonen in het algemeen, cultuur? Thema s als leefbaarheid, (de kwaliteit van) het woonen leefmilieu, stedelijke vernieuwing en de kwaliteit van wonen en leven? 5. Lokaal project Gaat het om een lokaal project? 6. Geschatte risico s Kunnen we voldoende inschatten dat we zo weinig mogelijk financiële- dan wel imagoschade oplopen? 7. Tegenprestatie Is de sponsorrelatie bereid tot een tegenprestatie? (vlaggen, borden, positieve aandacht enzovoort).