Sponsorbeleid de Woningstichting

Transcriptie

1 Sponsorbeleid de Woningstichting Als maatschappelijk ondernemer hebben wij een belangrijke rol in de stad Wageningen. We willen laten zien dat we meer doen dan alleen woningen verhuren en verkopen. Om onze missie en kernwaarden uit te dragen zetten we sponsoring als middel in. Sponsoring is een vorm van corporate communicatie. Sponsoring is een communicatie-instrument waarbij de sponsor geld/goederen/diensten geeft aan de gesponsorde. In ruil daarvoor verleent de gesponsorde een tegenprestatie die in het verlengde ligt van onze doelstellingen. Het is een overeenkomst die schriftelijk in een contract wordt vastgelegd. Bij iedere sponsoractiviteit moet daarom vooraf goed worden nagedacht over: wat is het imago van de activiteit/ organisatie die gesteund wordt en willen we hiermee verbonden worden, wat willen we bereiken met de activiteit en in geval van sponsoring, wat is de tegenprestatie. Verantwoording Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties houdt toezicht op de sponsoractiviteiten. De sponsoractiviteiten moeten dan ook vermeld worden in het jaarverslag (welke sponsoractiviteit en voor wie). De betreffende bedragen worden gezien als maatschappelijk verantwoorde uitgaven, die passen binnen het BBSH. Deze zijn voor wat betreft sponsoring beschreven in de MG onder nummer C (bijlage 1). Sponsoring mag niet alleen als doel hebben de naamsbekendheid te vergroten. Woongenot in buurt of wijk Kern is dat er een relatie moet zijn met het werkterrein van de corporatie. In het kader van leefbaarheid dienen de sponsoractiviteiten steeds ten goede te komen aan het woongenot in een buurt of wijk (waar een substantieel deel van de woningen in ons bezit zijn). Doelgroepen van beleid Daarbij dienen deze activiteiten gericht te zijn op (een deel van) de doelgroep(en) van beleid. De sponsoractiviteiten moeten ten goede komen aan het woongenot in een buurt of wijk waar een substantieel deel van de woningen in ons bezit zijn. De activiteiten zijn gericht op (een deel van) de doelgroep van beleid en op de buurt, bijvoorbeeld een buurtfestival, een bazaar, sport-, school-, hobby- en muziekevenementen. Instellingen Voor wat betreft sponsoring van instellingen kan gedacht worden aan clubs en verenigingen die van belang zijn voor de sociale samenhang in de wijk, zoals een buurthuisvereniging, een speeltuinvereniging of een sportvereniging (alleen als dit een kleinschalige vereniging is met een sterke band met de wijk). Maximale transparantie De Woningstichting is lid van Aedes, vereniging van woningcorporaties en heeft de Aedescode onderschreven. In dat kader wensen wij maximale transparantie te geven aan ons sponsorbeleid en willen wij ons daar over verantwoorden. Doelstellingen De Woningstichting heeft primaire en secundaire doelstellingen bij sponsoring. Primaire doelstellingen: - Ondersteunen van missie en kernwaarden. Met name het nemen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid, betrokkenheid met de samenleving tonen en bijdragen aan leefbare en vitale wijken in Wageningen. - Opbouwen/ verbeteren van naamsbekendheid en positief imago bij relaties en (potentiële) huurders. Secundaire doelstelling: - Verhogen van de betrokkenheid/ trots van interne organisatie.

2 Passend bij de doelgroepen van de Woningstichting De doelgroepen waar we direct sponsoring op richten, zijn: - onze huurders; - belanghouders; - inwoners van Wageningen; - onze medewerkers; - partners (als zorg- en welzijnsinstellingen) in de gemeente Wageningen. Sponsorstrategie De strategie is dat de sponsoring duidelijk zichtbaar moet zijn. Dit heeft als gevolg dat sponsoring niet ophoudt bij het ontvangen van aanvragen, het geven van geld en het gebruikmaken van de tegenprestatie die de andere partij biedt. Er zal extra in geïnvesteerd moeten worden. Hierbij kan gedacht worden aan advertenties plaatsen, prominenter aanwezig zijn op de website, flyers uitdelen, etc. Ook zal er door ons proactief naar sponsoractiviteiten gezocht worden (als bv. de woonconsulenten/ bestuurder etc. horen van een goed initiatief). Uiteraard blijft er gedurende het jaar ook ruimte voor externe partijen om sponsorverzoeken in te dienen (reactief). Organisatie / proces Gedurende het jaar ontvangen we sponsorverzoeken. Deze verzoeken moeten per aanvraagformulier op de website worden ingediend (bijlage 2). Beoordelen aanvragen Om de aanvragen te beoordelen hanteren wij de volgende doelstellingen: De activiteit moet onze positionering als maatschappelijke en betrokken ondernemer versterken, zowel intern als extern; De activiteit moet een relatie hebben met het verbeteren of het in stand houden van de leefbaarheid of de sociale samenhang in onze buurten en wijken (bij voorkeur activiteiten die in samenspraak met bewoners en/of bewonerscommissies tot stand zijn gekomen); De activiteit moet niet alleen ten goede komen aan onze huurders maar ook (in mindere mate) aan de andere inwoners van Wageningen; De activiteit verstevigt onze relatienetwerken; De activiteit moet bijdragen aan onze naamsbekendheid en ons imago in het kader van onze verantwoordelijkheid voor de leefbaarheid. Het beschikbare budget. Er moet rekening gehouden worden dat naast de grote sponsoring verzoeken ook ruimte blijft bestaan voor ad hoc verzoeken. Wij gaan geen sponsorverplichtingen aan die een langere looptijd hebben dan een jaar. Wij gaan geen sponsorverplichtingen aan met stilzwijgende verlenging. Toetsing organisaties Het sponsorverzoek dat organisaties bij ons indienen wordt getoetst op de volgende criteria: De aanvrager is een organisatie die zich inzet in het belang van maatschappelijke ontwikkeling/ leefbaarheid. Er is sprake van een non-profit doelstelling. Er is geen sprake van een politieke, commerciële of religieuze doelstelling. Er is geen sprake van een risicovol evenement of risicovolle activiteiten op het gebied van overlast. De aanvrager heeft een goede reputatie. De aanvrager vraagt geen ondersteuning ten behoeve van een individu. Het betreft een project waarvoor onvoldoende middelen beschikbaar zijn. De aanvrager stelt zelf ook mankracht/ middelen in voor het project. De aanvrager steunt bij voorkeur activiteiten die gericht zijn op (een deel van) de doelgroepen van beleid van de Woningstichting.

3 Sponsorcontract Wordt een sponsorverzoek gehonoreerd dan leggen we dat vast in een sponsorcontract waarin alle afspraken staan omschreven (zie bijlage 3). Punten die in ieder geval in het contract staan: periode van de overeenkomst; het sponsorbedrag; de tegenprestatie(s); evaluatiemoment (indien van toepassing); contactpersonen van beide partijen (gesponsorde en sponsor). Tegenprestatie De aanvrager moet in ruil voor de sponsoring duidelijke tegenprestaties bieden. Voorbeelden hiervan zijn: Vermelding als sponsor; (altijd) fysieke en visuele aanwezigheid, bijvoorbeeld met een spandoek, shirtsponsoring, bordsponsoring, naam gekoppeld aan evenement, naam gekoppeld aan een ruimte, vlag. Naamsvermelding in advertentie(s), publicaties en drukwerk. Gebruik van onze promotiematerialen; Bijlagen Bijlage 1 MG Bijlage 2 Formulier Sponsorverzoek Bijlage 3 Sponsorcontract

4 Bijlage 1 MG C. Sponsoring Steeds meer t.i. s sponsoren diverse activiteiten en instellingen. Een actieve rol van t.i. s in buurten en wijken waar de woningen overwegend in haar bezit zijn juich ik toe. Daar past sponsoring in. Verschillende t.i. s hebben inmiddels een sponsorbeleid ontwikkeld met criteria waaraan activiteiten en instellingen die voor sponsoring in aanmerking komen kunnen worden getoetst. Het komt echter ook voor dat t.i. s activiteiten of instellingen sponsoren die weinig of geen relatie hebben met het werkterrein inhoudelijk en/of geografisch. Dit laatste is niet gewenst. Er zijn grenzen aan sponsoring. Er zal een relatie moeten zijn met de kerntaken van de t.i. s. In de meeste gevallen zal een groot deel van de sponsoring plaatsvinden in het kader van de zorg en leefbaarheid. Zoals beschreven in het Bbsh en verder uitgewerkt in de MG moeten activiteiten in het kader van leefbaarheid steeds ten goede komen aan het woongenot in een buurt of wijk waar een substantieel deel van de woningen in bezit zijn van de betrokken t.i.. Dit geldt dus ook voor sponsoractiviteiten. Daarbij dienen deze activiteiten gericht te zijn op (een deel van) de doelgroep van beleid. Daarbij kan gedacht worden aan een buurtfestival, een bazaar, sport, school-, hobby- en muziekevenementen die gericht zijn op de buurt. Voor wat betreft sponsoring van instellingen kan gedacht worden aan clubs en verenigingen die van belang zijn voor de sociale samenhang in de wijk, zoals een buurthuisvereniging, een speeltuinvereniging of een sportvereniging (alleen als dit een kleinschalige vereniging is met een sterke band met de wijk). Het uitsluitend sponsoren van activiteiten om de naamsbekendheid van de corporatie te vergroten is geen voldoende motief. Het toezicht op sponsoractiviteiten vormt onderdeel van het toezicht dat door mij wordt uitgeoefend op de t.i. s. In het jaarverslag zal de t.i. derhalve gemotiveerd moeten uiteenzetten, welke sponsoractiviteiten zij uitvoert en voor wie. Indien blijkt, dat een sponsoractiviteit niet past binnen het algemene uitgangspunt, zal ik de betrokken t.i. verzoeken de sponsoring aan een bepaalde activiteit te staken.

5 Bijlage 2 Formulier sponsorverzoek Verenigingen, stichtingen en personen gevestigd in Wageningen kunnen een sponsorverzoek indienen bij de Woningstichting. Uw sponsoraanvraag wordt in behandeling genomen en getoetst aan ons sponsorbeleid. Adresgegevens aanvrager sponsorverzoek Naam (organisatie) Omschrijf uw organisatie en de doelgroep(en) die bereikt worden Contactpersoon Correspondentieadres Telefoonnummer adres Website Bankrekeningnummer Gegevens over het sponsorverzoek Naam en plaats van het evenement Waarom past uw organisatie bij de Woningstichting? Datum van het evenement Wie is de doelgroep? Frequentie van het evenement Is het evenement eerder georganiseerd? Aantal verwachte bezoekers Communicatieplanning Welke sponsors zijn er momenteel aan uw organisatie verbonden? Naar welke vorm van sponsoring gaat de voorkeur uit? Als u een financiële Gewenst bedrag: bijdrage wenst, om welk bedrag gaat het dan? Advertentie/ Kosten: reclamebord. Anders, namelijk:

6 Gegevens over de voorwaarden en verantwoording van de sponsoring Als tegenprestatie worden geboden om de Woningstichting zichtbaar te maken? Als publicatiemogelijkheid wordt aangeboden Kan verantwoording Zo ja; hoe vooraf/achteraf worden overlegd : Zo nee, waarom niet Geen verantwoording mogelijk/noodzakelijk Hoe bent u bij ons terecht gekomen? Via een (gemeenschappelijke) relatie Via de website Ik ben huurder Anders, namelijk Overige vragen en/of opmerkingen: Ingevuld door: Datum:. Handtekening: Bijlagen Een projectbegroting of een financieel verslag van uw organisatie Eventueel website, magazine, flyers uitnodiging etc. van uw project of organisatie Als de Woningstichting uw activiteit wil sponsoren nemen wij contact met u op. Bij afwijzing van het sponsorverzoek, ontvangt u een schriftelijke afwijzing. Het sponsorbudget van de Woningstichting is niet onbeperkt. Zelfs wanneer een sponsorverzoek aan alle regels voldoet, kan het om budgettaire reden worden afgewezen. Stuur uw aanvraag naar [email protected].

7 Bijlage 3 Sponsorovereenkomst de Woningstichting De Woningstichting, gevestigd te Wageningen, Olympiaplein 26 en vertegenwoordigd door L.J.P.M. Janssen, directeur / bestuurder, en (naam organisatie/ aanvrager).., gevestigd te (adres).. en vertegenwoordigd door.(naam) verklaren als volgt te zijn overeengekomen: 1. op deze overeenkomst is het sponsorbeleid van de Woningstichting van toepassing; 2. het sponsorbeleid is beschikbaar via 3. de aanvrager verklaart kennis te hebben genomen van het sponsorbeleid en zich aan deze voorschriften te houden, tenzij een eventuele wijziging schriftelijk is overeengekomen met de Woningstichting; 4. partijen verklaren dat deze voorschriften een onverbrekelijk deel van deze overeenkomst uitmaken; 5. bij het niet voldoen aan de voorschriften door aanvrager behoudt de Woningstichting zich het recht voor om de sponsorbijdrage stop te zetten c.q. het overeengekomen bedrag terug te vorderen; 6. de Woningstichting stelt per. een bedrag van beschikbaar aan. ter ondersteuning van ; 7. een sponsorbijdrage is eenmalig (tenzij anders is aangegeven) en aan deze bijdrage kunnen geen verdere rechten voor de toekomst worden ontleend; 8. aanvrager verplicht zich te voldoen aan de overeengekomen tegenprestatie, te weten.; 9. de Woningstichting verplicht zich deze bijdrage binnen 4 weken na ontvangst van de factuur te voldoen; 10. de aanvrager dient de sponsorovereenkomst voor akkoord te ondertekenen en terug te sturen naar de Woningstichting. Er is pas sprake van een sponsorovereenkomst als de Woningstichting de sponsorovereenkomst getekend retour heeft ontvangen. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt. Wageningen, datum. Namens de Woningstichting Namens.. L.J.P.M. Janssen directeur / bestuurder (Naam).. (Functie)..