SPONSORPLAN LOOPGROEP GOIRLE

Transcriptie

1 SPONSORPLAN LOOPGROEP GOIRLE De Loopgroep Goirle (hierna LGG) is, om zich middels haar activiteiten te profileren en zo haar bestaansrecht te waarborgen, afhankelijk van de sponsoring van derden in de vorm van gelden, goederen en diensten. Dit Sponsorplan, voortvloeiend uit het Meerjarig Beleidsplan , biedt een leidraad om sponsors te werven en de contacten met hen te onderhouden. Het Sponsorplan omvat de volgende aspecten: 1. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 2. Het werven van sponsors. 3. Het maken en (contractueel) vastleggen van afspraken met sponsors. 4. Het onderhouden van de relatie met bestaande sponsors. 5. De interne communicatie met bestuur en commissies. 6. De verdeling van de door sponsors beschikbaar gestelde middelen. 1. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden. a. De Sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het benaderen van, maken van afspraken met en onderhouden van de relatie met (potentiële) sponsors. Het bestuur bepaalt de kaders waarbinnen de Sponsorcommissie voornoemd mandaat uitvoert. b. Als een eerste contact met een (potentiële) sponsor gelegd wordt door een afzonderlijk lid, het bestuur of een commissie van de LGG, wordt de Sponsorcommissie hier altijd en meteen van in kennis gesteld om concrete afspraken (inclusief een tegenprestatie) vast te leggen. c. De Sponsorcommissie legt jaarlijks (tijdens de Algemene Jaarvergadering) en zo nodig tussentijds gevraagd verantwoording af aan het bestuur van de LGG over de afspraken en de relatie met sponsors. 2. Het werven van sponsors. a. De Sponsorcommissie verplicht zich actief te zijn in het zoeken naar en werven van (nieuwe) sponsors. b. Natuurlijk kunnen ook afzonderlijke leden, het bestuur en commissies dankzij hun contacten potentiële sponsors aandragen. Zij benaderen daartoe de Sponsorcommissie. c. Biedt een bedrijf spontaan goederen aan, dan moeten deze aansluiten bij het doel en de behoefte van de betreffende commissie en/of activiteit. d. Een potentiële sponsor mag door zijn producten en/of diensten het doel (sportiviteit en gezondheid) en imago van de loopgroep niet schaden. e. Het bestuur informeert de Sponsorcommissie over haar ten bate van de vereniging aangeboden subsidies. Ook als de vereniging wordt benaderd om deel te nemen aan lokale acties wordt de Sponsorcommissie hierover geïnformeerd.

2 3. Het maken en vastleggen van afspraken met sponsors. a. Het belang van een sponsor voor het beschikbaar stellen van middelen (gelden, goederen en/of diensten) is naamsbekendheid. Daarom levert de LGG een tegenprestatie voor de (te) ontvangen middelen. Enerzijds standaard als voortvloeisel uit dit Sponsorplan, anderzijds afhankelijk van onderlinge afspraken. b. Om deze tegenprestatie te kunnen bepalen verdeelt dit Sponsorplan de sponsors in categorieën, op basis van de hoogte/waarde van de beschikbaar gestelde middelen. Deze verdeling en de respectievelijke tegenprestaties zijn uitgewerkt in bijlage I. c. De afspraken (prestatie en tegenprestatie) worden vastgelegd in een (zo mogelijk meerjarig) Sponsorcontract. De Sponsorcommissie is gemandateerd om dit namens het bestuur van de Loopgroep Goirle mede te ondertekenen. 4. Het onderhouden van de relatie met bestaande sponsors. a. De Sponsorcommissie verplicht zich minstens 1x per jaar contact op te nemen met een bestaande sponsor om de lopende afspraken te verifiëren en evalueren, en deze zo nodig aan te passen. b. De LGG stimuleert haar leden de naam van haar sponsoren actief en positief uit te dragen in het openbare leven. c. Sponsoren worden uitgenodigd om als gast aanwezig te zijn bij de jaarlijkse stratenloop. 5. De interne communicatie met bestuur en commissies. a. De Sponsorcommissie legt jaarlijks (tijdens de Algemene Jaarvergadering) en zo nodig tussentijds gevraagd verantwoording af aan het bestuur van de LGG over de afspraken en de relatie met sponsors. b. De Sponsorcommissie peilt de behoefte aan middelen in natura t.b.v. activiteiten van de diverse commissies. c. Anderzijds informeren deze commissies de Sponsorcommissie als een sponsor hen spontaan of op verzoek goederen en/of diensten aanbiedt ten behoeve van een activiteit. d. Uitgangspunt is dat een sponsor zich moet kunnen profileren c.q. zijn naam uit moet kunnen dragen tijdens een evenement van de Loopgroep Goirle (met name de cross en/of stratenloop). De (on)mogelijkheden worden echter (tijdig) vooraf met de organisatie (de Wedstrijdcommissie) bepaald en aan de sponsor teruggekoppeld. 6. De verdeling van de door sponsors beschikbaar gestelde middelen. a. De door de diverse sponsors beschikbaar gestelde gelden komen ter beschikking van de hele vereniging en worden naar behoefte door het bestuur verdeeld over commissies en activiteiten. b. Beschikbaar gestelde goederen en diensten komen uiteraard ten goede aan de commissie en/of activiteit waarvoor zij nodig zijn. Hierbij valt te denken aan de cross, stratenloop, wandeltochten en speciale activiteiten en acties als een jubileum, clubdag of weekend, het Glazen Huis, of een specifiek doel, bijvoorbeeld trainingsfaciliteiten.

3 BIJLAGE I De sponsornaam wordt verbonden aan een activiteit (cross of stratenloop) en dus ook meegenomen in publicaties daarover in de media Sponsornaam en/of logo groot op poster stratenloop Sponsornaam en/of logo minder prominent op poster stratenloop Sponsornaam en/of logo op voorkant flyer stratenloop Sponsornaam en/of logo minder prominent op achterkant flyer stratenloop Sponsornaam wordt tijdens stratenloop en/of cross herhaaldelijk genoemd door speaker Sponsorlogo en link naar eigen website op website Loopgroep Goirle Profilering tijdens stratenloop middels (zelf Categorisering sponsoren Hoofdponsor Topsponsor > 1000,00 126,00-500,00 Sponsor 76,00-125,00 Subsponsor < 75,00 aan te leveren) spandoek.¹ ¹ Tijdens de cross is het (vanwege de locatie) logistiek helaas onmogelijk om spandoeken op te hangen. Om te kunnen bepalen tot welke categorie een sponsor in natura (van goederen en/of diensten) behoort, wordt bepaald wat het de Loopgroep Goirle zou kosten om de betreffende goederen en/of diensten in te kopen.

4 BIJLAGE II (Wervingsbrief) Bewegen is gezond is een nationaal motto. Hardlopen en wandelen zijn daarvoor de meest laagdrempelige activiteiten. Je kunt ze namelijk uitoefenen waar en wanneer je wilt. De Loopgroep Goirle biedt de mogelijkheid om samen met anderen gezond te bewegen. Het lidmaatschap van onze vereniging is ook laagdrempelig. De contributie is laag en men kan op elk niveau onder begeleiding van opgeleide en ervaren trainers en begeleiders hardlopen en/of wandelen. De Loopgroep Goirle bestaat hoofdzakelijk uit recreatieve sporters en heeft daardoor ook een sterk sociaal karakter. Ons ledenbestand (op dit moment +120 hardlopers en wandelaars) telt echter ook atleten die regelmatig meedoen aan regionale, nationale of zelf internationale wedstrijden over afstanden tot de marathon (ruim 42 kilometer). Om zich te profileren en zo haar aantrekkingskracht te vergroten en haar bestaansrecht te waarborgen, organiseert de Loopgroep Goirle jaarlijks diverse activiteiten. De cross in januari op De Regte Heide en de Midzomerloop in juni in het centrum van Goirle zijn hardloopwedstrijden, die deel uitmaken van het Regio013-circuit, en daardoor veel regionale atleten en toeschouwers trekt. Behalve genoemde hardloopevenementen organiseert de Wandelcommissie van de Loopgroep Goirle jaarlijks meerdere wandeltochten, soms ook als onderdeel van een lokaal initiatief, zoals het Glazen Huis en het Midzomerfestival. De Loopgroep Goirle geeft hiermee vorm aan haar maatschappelijke functie. oor de trainingsmiddelen en faciliteiten en voor een strakke organisatie van haar activiteiten is de Loopgroep Goirle afhankelijk van de sponsoring van derden in de vorm van gelden en goederen. Daarom benaderen wij u ons te ondersteunen en te helpen onze doelstellingen, mensen samen gezond bezig te laten zijn en het vervullen van onze maatschappelijke functie, te verwezenlijken. Wat krijgt u daarvoor terug? Onze leden uit alle geledingen van de bevolking bewegen zich ook in alle geledingen van de maatschappij. Zij kunnen en zullen daar uw bedrijf of onderneming positief uitdragen. Naamsbekendheid dus. En wellicht zijn diezelfde leden zelf al klant bij u. Zoals reeds vermeld hebben onze activiteiten een sterke regionale aantrekkingskracht op zowel atleten als toeschouwers. U kunt zich in aanloop naar en tijdens deze evenementen profileren. In tijden waarin wij minder naar buiten treden is er altijd nog onze website, waarop u uw producten en/of diensten kunt etaleren.

5 Wij zijn zo vrij geweest de sponsormogelijkheden voor u op een rijtje te zetten en onze sponsors te categoriseren. Hieronder ziet u wat wij u bieden voor uw sponsoring. Hoofdponsor > 1000,00 Categorisering sponsoren Topsponsor 126,00-500,00 Sponsor 76,00-125,00 Subsponsor < 75,00 De sponsornaam wordt verbonden aan een activiteit (cross of stratenloop) en dus ook meegenomen in publicaties daarover in de media Sponsornaam en/of logo groot op poster stratenloop Sponsornaam en/of logo minder prominent op poster stratenloop Sponsornaam en/of logo op voorkant flyer stratenloop Sponsornaam en/of logo minder prominent op achterkant flyer stratenloop Sponsornaam wordt tijdens stratenloop en/of cross herhaaldelijk genoemd door speaker Sponsorlogo en link naar eigen website op website Loopgroep Goirle Profilering tijdens stratenloop middels (zelf aan te leveren²) spandoek.¹ ¹ Tijdens de cross is het (vanwege de locatie) logistiek helaas onmogelijk om spandoeken op te hangen. ² Wij kunnen tegen betaling voor u een (standaard) spandoek, bedrukt met uw bedrijfsnaam en logo, leveren. Om te kunnen bepalen tot welke categorie een sponsor in natura (van goederen en/of diensten) behoort, wordt bepaald wat het de Loopgroep Goirle zou kosten om de betreffende goederen en/of diensten in te kopen. Wij nemen binnen één week graag contact met u op om een afspraak te maken voor een vrijblijvend gesprek. Mocht dat vervolgens leiden tot een sponsorovereenkomst, dan leggen wij deze natuurlijk schriftelijk voor u vast. U mag voor meer informatie ook contact opnemen met een van de leden van de Sponsorcommissie; Piet Colpaart ( of ) of Jan Rutten ( ). U kunt uw belangstelling ook melden en/of uw vragen ook per stellen (sponsorcommissie@loopgroepgoirle.nl). Met vriendelijke en sportieve groet, Sponsorcommissie Loopgroep Goirle

6 BIJLAGE III (Model contract) De ondergetekenden, bedrijfsnaam sponsor, gevestigd adres, postcode en plaats, voor deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw voorletter(s) en geslachtsnaam, functie, hierna te noemen sponsor, en de Loopgroep Goirle, De Hemeltjes 4, 5051 JR Goirle, voor deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw voorletter(s) en geslachtsnaam, lid van de Sponsorcommissie van de Loopgroep Goirle erklaren onderstaande te zijn overeengekomen: De heer/mevrouw voorletter(s) en geslachtsnaam verklaart zich namens bedrijfsnaam sponsor bereid de Loopgroep Goirle te Goirle o eenmalig te sponsoren met een geldbedrag van bedrag in cijfers (bedrag in letters) o jaarlijks (voor een periode van aantal jaren) te sponsoren met een geldbedrag van bedrag in cijfers (bedrag in letters) o anders (kruis aan wat van toepassing is) De Loopgroep Goirle heeft dit aanbod in dank aanvaard en zal de sponsor in ruil daarvoor de volgende tegenprestaties zal bieden: o De sponsornaam wordt verbonden aan de cross/stratenloop en dus ook meegenomen in publicaties betreffende deze activiteit in de media o De sponsornaam en/of logo wordt in groot formaat afgedrukt op de poster voor de cross/stratenloop o De sponsornaam en/of logo wordt in middelgroot formaat afgedrukt op de poster voor de cross/stratenloop o De sponsornaam en/of logo wordt in klein formaat afgedrukt op de poster voor de cross/stratenloop o De sponsornaam wordt tijdens de cross/stratenloop herhaaldelijk door de speaker omgeroepen o De sponsornaam en/of logo wordt op de website van de Loopgroep Goirle geplaatst, evenals een link naar de website van de sponsor o Aanvullende afspraak o Aanvullende afspraak (kruis aan wat van toepassing is) Betaling van de sponsorbijdrage geschiedt binnen 14 dagen na ontvangst van de hiervoor te ontvangen factuur. Partijen kunnen in onderling overleg en schriftelijke vastlegging van deze overeenkomst afwijken. Wijzigingen worden schriftelijk door partijen vastgelegd.

7 Onverminderd het in deze overeenkomst bepaalde zorgt de Loopgroep Goirle ervoor dat elk optreden van haar in het openbaar voldoet aan de gangbare normen en waarden, en de eisen van sportiviteit en representativiteit. Aldus overeengekomen te plaatsnaam op datum, Namens bedrijfsnaam sponsor, Namens de Loopgroep Goirle, ertegenwoordiger sponsor P.A. Colpaart/J.A.A. Rutten