Werkboek Training Zakelijk Schrijven Drs. Jany Pons februari 2014
Inhoud Inleiding... 1 Wat wil je lezer?... 4 Zinsbouw Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort... 5 Houd het eerste zinsdeel kort... 5 Formuleer actief... 6 Schrijf bondig... 7 Laat werkwoorden werken... 7 Valkuilen... 8 Kies gangbare woorden... 9 Vervang voorzetselconstructies... 9 Alinea s Wat is een alinea?... 10 Onderwerp en kernzin... 11 Samenhang aanbrengen... 12 Tekstmeetlat... 13 Extra oefeningen... 15 Structuurwoorden... 15 Woordkeus... 18 Herschrijven brief... 18 Aansprekend schrijven... 20 Herschrijfoefeningen formulering: zinnen... 22 Oefeningen argumentatie... 23
Inleiding Hoe schrijf ik snel een heldere tekst? Hoe zorg ik ervoor dat mijn zinnen goed lopen? Hoe kom ik af van naar aanleiding van? Hoe krijg ik meer respons op mijn mail, brief of memo? Deze training Zakelijk schrijven gaat in op deze vragen. Je leert je gedachten op papier te zetten. En hoe teksten duidelijker, bondiger en overtuigender worden, zodat de lezer er niet alleen wat mee kán, maar ook wat mee dóét. De training is bedoeld voor wie regelmatig zakelijke mails, brieven of memo s schrijft. De training gaat niet expliciet in op spelling. Inhoud van de training De training bestaat uit twee contactdagen en diverse opdrachten. De volgende onderwerpen komen aan de orde. Een lezergerichte tekst -Wie is je lezer? -Hoe verhoog je de leesbaarheid? Zinsbouw -Hoe schrijf je een goedlopende zin? -Welke zinsconstructies kun je beter vermijden? -Hoe houd je je zinnen kort en concreet? Woordkeus -Welke woorden zijn lastig leesbaar? -En wat zijn de alternatieven? Alinea's -Hoe bouw je een alinea op? -Waar staat de belangrijkste informatie? -Hoe laat je de alinea s goed op elkaar aansluiten? Structuur -Wat is de beste structuur voor een brief, mail of memo? -Hoe schrijf je een pakkende inleiding? -Hoe sluit je een tekst overtuigend af? Opzet van de training De training bestaat uit twee contactdagen. Tussen deze dagen zit twee weken, waarin je kunt werken aan opdrachten. Deze stuur je voor de tweede dag naar de trainer, die de tekst van commentaar voorziet. Op dag 2 bespreek je je schrijfwerk ook met je medecursisten. Het maken en insturen van de opdrachten is een wezenlijk onderdeel van de training. Wij verzoeken je dan ook om naast de contacttijd rekening te houden met ongeveer 8 uur voor de opdrachten. Na afloop van de training kun je nog één keer een tekst insturen. Je krijgt daar commentaar op van een ervaren tekstcoach. Dat zal meestal de trainer zijn. 1
Werkwijze Tijdens de training ligt het accent op de praktijk; theorie wordt wel geboden, maar ter ondersteuning. Je voert de oefeningen zoveel mogelijk uit in subgroepen, zodat je ook van elkaar kunt leren. Materiaal Het materiaal voor deze training bestaat uit: dit werkboek; een bondig naslagwerk: Check je tekst! Tips en checklists om snel beter te schrijven van Eric Tiggeler. Dit werkboek bevat de oefeningen van de training en een overzicht van het programma per dag. Dit overzicht staat op de volgende pagina. Wij wensen je veel plezier tijdens de training! 2
Programmaoverzicht Het programma is onder voorbehoud; het kan zijn dat de trainer het nodig acht aan bepaalde onderdelen meer of minder aandacht te besteden. Cursusdag Tijd Onderdeel......... Dag 1 09.30 uur Kennismaking, introductie en toelichting opzet training. 11.00 uur Pauze Een tekst voor de lezer Wat wil de lezer? Hoe verhoog je de leesbaarheid? 11.15 uur Zinsbouw en woordkeus Wat is een goede zin? Welke zinsconstructies kun je beter vermijden? Hoe houd je je zinnen kort en concreet? 12.30 uur Lunchpauze 13.00 uur Alinea s 14.30 uur Pauze Hoe bouw je een heldere alinea op? Waar staat de belangrijkste informatie? 14.45 uur Structuur Wat is de beste structuur voor een brief, mail en memo? Hoe schrijf je een inleiding en een slot? 16.30 uur Afronding en uitleg thuisopdracht Dag 2 09.30 uur Bespreking zinnen uit de opdrachten 11.00 uur Pauze 11.15 uur Bespreking eigen teksten met de tekstmeetlat 12.30 uur Lunchpauze 13.00 uur Inleiding en slot eigen teksten 14.30 uur Pauze Specials. Afhankelijk van de vraag nog extra toelichting op onderdelen. 16.30 uur Afronding en uitleg vervolg. Afspraken over insturen teksten en over feedback ontvangen. 3
Wat wil je lezer? De vraag wat een goede tekst is, is moeilijk te beantwoorden omdat dé tekst niet bestaat. Je schrijft voor een lezer die bepaalde zaken wil lezen. Wat precies? Dat hangt er vanaf: wil hij alle details weten, wil hij alleen de kosten weten, wil hij weten wat het advies is en welke argumenten daarvoor zijn? : Noteer eerst voor jezelf de antwoorden op de onderstaande vragen en vergelijk de antwoorden daarna met die van je buurman of vrouw. 1. Voor wie schrijf je teksten? 2. Wat wil die lezer lezen? 3. Wat gaat hij doen met jouw tekst? 4. Wat moet jouw tekst dus zeker bevatten? 4
Zinsbouw Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort In de volgende zinnen staan woorden of delen van een zin ver uit elkaar die bij elkaar horen. Zet deze woorden of delen weer bij elkaar. Zie: Check je tekst! 1. De nieuwe voorzitter, die nog vorig jaar de indruk wekte dat hij wilde stoppen met werken, omdat de twintig tropenjaren, zoals hij het uitdrukte, in de politiek, hem niet in z'n koude kleren waren gaan zitten, maakte desondanks een frisse indruk. 2. De voor de besluitvorming zo noodzakelijke eensgezindheid was ver te zoeken. 3. Het college van bestuur is erg tevreden over het feit dat de nieuwe medezeggenschapsraad zich in die tijd dat de fusiebesprekingen stroef verliepen, loyaal heeft opgesteld. 4. De nieuwkomers op de afdeling moeten nu ingewerkt worden door de zelf nog niet geheel ingewerkte medewerkers. Houd het eerste zinsdeel kort In de volgende zinnen is het eerste zinsdeel te lang. De lezer moet veel lezen voor hij tot de kern van de informatie komt. Verander de zinnen. Maak ze toegankelijker voor de lezer. Zie: Check je tekst! 1. Uit een onderzoek van de Universiteit van Utrecht blijkt dat driekwart van de ambtenaren in dienst van gemeentes onvoldoende tijd heeft zich bezig te houden met een rampenplan waardoor zon 60 procent van de gemeenten niet over zo n plan beschikt. 2. Een gevolg van het doorsijpelen van water door de steen naar buiten en van het gebrekkige afvloeien van regenwater is dat de steen steeds meer wordt aangetast door schimmels, algen en mossen die vooral de laatste jaren aanzienlijke schade hebben toegebracht aan het beeldhouwwerk. 5
Formuleer actief Maak de volgende zinnen levendig door ze in de actieve vorm te schrijven. Verzin eventueel zelf een onderwerp of handelende instantie. Zie: Check je tekst! 1. De bijeenkomst werd precies om 10.00 uur geopend door mevrouw Sap. 2. Deze werkzaamheden worden reeds drie jaar verricht door de medewerkers van de afdeling Interne Controle. 3. Er wordt hierbij op gewezen dat door ons geen maatregelen zullen worden genomen. 4. In het volgende hoofdstuk van dit rapport wordt daar nader op ingegaan. 5. Hij wordt door iedereen beschouwd als de meest deskundige op dit terrein. 6. Van de kant van de directie wordt verwacht dat door alle betrokkenen medewerking wordt verleend. 7. Er moet niet te lang gewacht worden door werknemers met het opnemen van snipperdagen. 6
Schrijf bondig Maak onderstaande fragmenten korter! 1. Met betrekking tot de invoering van het nieuwe systeem, kan worden gesteld dat melding van klachten tot een minimum beperkt zijn gebleven. 2. Hierdoor ontstaat zowel bij de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer een duidelijk beeld omtrent de uit te voeren activiteiten en de criteria. 3. Hiermee is bereikt dat er voor de Belastingdienst een product beschikbaar is dat kan gaan voorzien in de behoefte aan ondersteuning van de kennis- en communicatieprocessen. 4. Voor hetgeen aangegeven in de menskracht- en middelenplanning geldt dat, indien geplande menskracht of gepland middel niet beschikbaar is gedurende de geplande periode, de activiteiten niet of in mindere mate uitgevoerd kunnen worden. 5. In het najaar van het vorig jaar, te weten in de maanden oktober en november Laat werkwoorden werken In de volgende zinnen komt de naamwoordstijl voor, dat betekent een zelfstandig naamwoord waar beter een werkwoord kan staan. Zie: Check je tekst! Maak de volgende zinnen levendig door de werkwoorden weer hun werk te laten doen. Verzin eventueel zelf een onderwerp of handelende instantie. 1. Tijdens het invullen van trefwoorden blijkt dat... 2. De vroegtijdige inschakeling van betrokkenen uit alle geledingen is essentieel. 3. Deze activiteiten bestaan uit het vaststellen van de inhoud en het starten van de voorbereiding van de realisatie in termen van procesbeschrijvingen maken en het starten van het inrichten en uitvoeren van pilots. 7
Valkuilen Wat gaat er verkeerd in de volgende zinnen? 1. Het bestuur biedt al haar medewerkers een uitgebreid kerstpakket aan. 2. Een van de klachten die op mijn bureau terechtkwam, vergat ik in behandeling te nemen. 3. Concluderend is uw klacht terecht en bied ik u mijn excuses aan voor de vertraging van de afhandeling. 4. Het aantal brieven dat pas na vijf weken beantwoord konden worden, was daardoor veel te hoog. 8
Kies gangbare woorden Wat is een gangbare moderne variant van de onderstaande woorden? 1. teneinde 1' 2. effectueren 2' 3. impliceren 3' 4. indicatie 4' 5. adequaat 5' 6. met betrekking tot 6' 7. blijkens 7' 8. tevens 8' Herschrijf deze zin in modern Nederlands In vervolg op uw schrijven van d.d. 22 augustus jl. doen wij u de desbetreffende bescheiden thans toekomen. Vervang voorzetselconstructies Vervang in de volgende zin de voorzetselconstructies door één woord. Tegen de achtergrond van de toekomstige veranderingen, wil de Ondernemingsraad ten behoeve van de medewerkers een extra vergadering beleggen met betrekking tot te nemen maatregelen. 9
Alinea s Wat is een alinea? 1. Geef in onderstaande tekst aan waar de alineagrenzen liggen. 2. Bedenk daarna een kopje voor iedere alinea. Het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) in De Bilt probeert elke dag zo goed mogelijk het weer te voorspellen. Het weer is voor iedereen van belang. Maar er zijn enkele groeperingen voor wie het weerbericht extra belangrijk is, zoals de politie, de bouw, de lucht- en scheepvaart en de land- en tuinbouw. Om een zo nauwkeurig mogelijke weersverwachting samen te stellen, zijn veel gegevens nodig; het KNMI verzamelt die in de eerste plaats in eigen land. In Nederland staan 30 waarnemingsstations, waar op vaste tijden onder meer de temperatuur, de luchtdruk, de neerslag, de windrichting en de windsnelheid worden afgelezen. Maar om weersverwachtingen te kunnen maken heeft het KNMI ook gegevens nodig uit de rest van de wereld Het weer in Nederland wordt namelijk ook bepaald door het weer in andere landen. In totaal zijn er zo'n 10.000 waarnemingspunten over de hele wereld. 10
Onderwerp en kernzin Vraag 1: Wat is het onderwerp van de onderstaande alinea? Afrika is van Azië gescheiden door de slenk van de Rode Zee. Tussen Australië en Azië vormt de Indonesische Archipel een brede eilandenrug. De ondiepe Beringstraat, vroeger een landverbinding tussen Amerika en Azië, scheidt nu deze twee werelddele n. De grens tussen Europa en Azië wordt gevormd door het Oeralgebergte, de Kaspische zee, de Kaukasus, de Zwarte Zee en de Middellandse Zee. Vraag 2. Formuleer een kernzin bij deze alinea. Zie: Check je tekst! voor een uitleg van kernzinnen. 11
Samenhang aanbrengen Plaats passende structuurwoorden tussen de onderstaande zinnen. Zie Check je tekst! 1. Mijn auto staat in de garage. Ik ben op mijn fiets naar het werk gegaan. 2. Ik ben op mijn werk. Mijn man is thuis. 3. In de meeste pretparken worden de apparaten goed gecontroleerd. Achtbanen moeten dagelijks door de technische mensen gecontroleerd worden. 4. Celien is doodsbenauwd voor achtbanen. Zij gaat er in. 5. Celien houdt niet van pretparken. Sam houdt erg van pretparken. Hij vindt het niet leuk als Celien meegaat. 12
Tekstmeetlat Tekst van: Beoordeeld door: Datum: Taalgebruik Beoordeling............................................................................................. lijdende zinnen overbodige werkwoorden lange voorzetselgroepen lange/moeilijke woorden afkortingen lange zinnen (>25 woorden per zin) stijlbreuk Opbouw Beoordeling.......................................................................... onnodige herhaling kernzin structuurwoorden titel dekt inhoud conclusie geeft antwoord op hoofdvraag alineaopbouw inleiding (AOD) slot 13
Lay-out Beoordeling............................................................................................. witregels kopjes bladspiegel is rustig/aantrekkelijk beeld Spelling Beoordeling............................................................................................ Werkwoordspelling tikfouten interpunctie 14
Extra oefeningen Structuurwoorden Onderstreep in onderstaande brief welke woorden structuur aanduiden. Zie: Check je tekst! Geachte heer De Waard, In uw brief van 10 maart 2013 verzoekt u mij om informatie namens uw cliënte, mevrouw Van Beinum. U vraagt informatie in verband met haar uitkering en over de aftrekbaarheid van hypotheekrente over 2012. In deze brief zal ik beide vragen beantwoorden. Ten eerste vraagt u of mevrouw Van Beinum de uitkering die zij ontvangt, op moet geven als inkomen voor de inkomstenbelasting. Zij ontvangt deze uitkering in het kader van de regeling Geldelijke steun huisvesting gehandicapten 1989. Uit de beschikking van de gemeente Den Haag is mij gebleken dat mevrouw Van Beinum gedurende 20 jaar een bedrag van 1972,79 per jaar ontvangt. Deze jaarlijkse termijnen bestaan uit een rentedeel en een aflossingsdeel. Met ingang van 2001 valt deze vordering onder de vermogensrendementheffing, het inkomen uit sparen en beleggen (Box 3). De rente in de jaarlijkse annuïteiten zelf is niet meer belast. Uw cliënte moet de vordering daarom in Box 3 opgeven voor de inkomstenbelasting. Ten tweede stelt u de vraag of mevrouw Van Beinum de hypotheekrente die zij aan d e Rabobank betaalt, kan aftrekken. Zij heeft een lening afgesloten om de verbouwing van haar woning te financieren. De rente en de kosten van hypothecaire leningen voor aankoop, verbetering, onderhoud of herstel zijn aftrekbaar. De hypotheekrente die mevrouw Van Beinum over haar lening betaalt, is dus jaarlijks als aftrekbare kosten aan te merken. Ik hoop dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd. Als u nog vragen hebt, kunt u mij bereiken via telefoonnummer (090) 254 92 68. Hoogachtend, Belastingdienst/Ondernemingen Zuidstad, de inspecteur namens deze 15
Structuur rapport 1. Geef commentaar op dit adviesrapport. 2. Schrijf de inleidende alinea. Aan: Van: Betreft: De Soet, Hoofd Afdeling Helpdesk Telebankieren Rabobank Randolfi, Gruwel IT Bezoek softwarehuizen Naar aanleiding van de eventuele aanschaf van een helpdeskpakket heb ik enkele softwarehuizen bezocht om mij te laten voorlichten over verschillende helpdeskpakketten. De Helpdesk 6.0 is het meest geschikt voor uw afdeling. Dit pakket kan, zoals u hebt aangegeven in uw uitgangspunten, de binnenkomende gesprekken terugdringen met 5 minuten. Echter overschrijdt dit product het budget met 3000. De firma Software Control is de leverancier van dit pakket. Helpdesk 6.0 bestaat nu 5 jaar en bedrijven zoals de Postbank, Sony en de belastingdienst maken al gebruik van dit pakket. Het grootste voordeel van dit pakket is dat het een aantal jaar in de markt staat en het goed uit de bus komt uit een tweetal onderzoeken. De software kan werken met d e database-systemen van Oracle, Progress, Sybase, Informix en Datcom. Hierdoor kan de bestaande licentie voor Sybase gebruikt worden. Een derde voordeel is dat de gebruikersvriendelijkheid staat zeer hoog aangeschreven (zie ook het onderzoek in de bijlagen). De gemiddelde verwerkingstijd van een telefoongesprek wordt bij een maximum van zeven standaard vragen volgens de leverancier geschat op drie minuten. Dit betekent een tijdsduur van 20% van de huidige 15 minuten per gesprek. Dit pakket komt als duurste van de drie behandelde pakketten uit de bus. Een ander nadeel is dat het onderhoudscontract 1000 per licentie per jaar bedraagt. In het geval van de helpdesk telebankieren komt dit neer op 6000 extra. Samen met een aanschafprijs van 4500 per gebruiker is de prijs 33.000. Voor de implementatie van het pakket, is het mogelijk een consultant van Software Control in te schakelen. De kosten voor deze persoon vallen onder het onderhoudscontract. De consultant zal een plan van aanpak maken voor de implementatie van Helpdesk 6.0. Ook in een later stadium kan een beroep worden gedaan op de consultants van Software control. Incident Manager is het product van de firma Quality Products. Dit bedrijf richt zich specifiek op de markt van het incident- en probleembeheer. Het pakket I.M. 3.0 is aanzienlijk goedkoper in aanschaf dan de twee andere pakketten. Het bedraagt 6OO per gebruiker. Het tweede voordeel is de E -mail/internet/intranet solution. Hiermee kan vanuit het pakket E-mail berichten verstuurd worden of rechtstreeks op een internet/intranet pagina worden gekeken. Het derde voordeel is de eenvoudige implementatie. Vanwege het internet karakter van de software, hoeft het maar één keer op een Internet Information Server te worden geïnstalleerd. 16
Vooralsnog werkt dit pakket alleen tegen een Oracle en Progress of database. Er zijn volgens Quality Poducts wel al vergevorderde onderhandelingen met Sybase. Vooralsnog kunnen zij de koppeling met Sybase nog niet leveren. Implementatie zal niet kunnen plaatsvinden voordat er een koppeling naar de Sybase database is. Het pakket Registration of Incidents and Evalution is betrekkelijk nieuw op de markt. Het product is ontwikkeld door het softwarebedrijf Pink Elefant voor het Ziekenfonds Amsterdam en Omstreken. Aangezien de rechten in dit geval bij Pink Elefant ligt, kunnen zij dit pakket aanbieden aan derden. Dit software pakket geeft de mogelijkheid om de standaardvragen, die de eerstelijns ondersteuning moet stellen, vast te leggen in het systeem. Uit deze gegevens kan een analyse worden gemaakt waaruit blijkt waar de knelpunten in de behandeling zitten. Hierdoor kunnen maatregelen worden genomen om de duur van het eerste telefoongesprek terug te dringen. Tevens kan deze analyse worden gebruikt om het probleembeheer aan te sturen. Nadeel van dit pakket is dat het zich nog niet in de markt bewezen heeft. Een analist van de Rabobank zal moeten onderzoeken op welke manier dit pakket geïmplementeerd kan worden. Indien gekozen wordt voor het product RI.E. 2.0 is het verstandig om een analist aan te stellen die kan onderzoeken op welke manier het product het beste geïmplementeerd kan worden. 17
Woordkeus Herschrijven brief Hieronder een brief van de gemeente Lenteren aan een inwoner. Wij vinden de brief niet erg geslaagd. Een betere inleiding en duidelijke slotalinea zouden de brief al toegankelijker maken. Schrijf een betere inleiding en schrijf de slotalinea; daarna kun je eventueel de formulering van de kern aanpassen. Geachte heer/mevrouw, Al weer enige tijd geleden, namelijk op 2 februari 2013, hebben wij u een bouwvergunning verleend voor een dakopbouw op het perceel Kruisstraat 5. Op 15 mei 2013 heeft de inspecteur van bouw- en woningtoezicht het bouwwerk gecontroleerd. Gebleken is toen dat de werkzaamheden niet geheel volgens de afgegeven bouwvergunning zijn uitgevoerd. Hiermee is gehandeld in strijd met artikel 40, lid 1 van de Woningwet. De geconstateerde afwijkingen hebben betrekking op het dakrand en het gootdetail, die op één van de bijlagen bij de verleende bouwvergunning zijn opgenomen. Daarin is vermeld op welke wijze de vier gevels en de maatvoering moeten worden uitgevoerd. Dit voorschrift is gebaseerd op artikel 12 van de Woningwet. Hierin is bepaald dat het bouwwerk niet in strijd mag zijn met redelij ke eisen van welstand. Deze uitvoeringswijze komt overeen met de reeds gerealiseerde dakopbouwen in uw omgeving. De door u gekozen constructie leidt ertoe dat de dakopbouw sterk afwijkt van wat in de omgeving is gerealiseerd. Op 19 mei 2013 hebben wij u per brief in de gelegenheid gesteld om het bouwwerk zodanig aan te passen dat alsnog aan de bouwvergunning wordt voldaan. Blijkbaar heeft u de betreffende brieven nooit ontvangen. Tot op heden zijn de betreffende aanpassingen niet aangebracht. Wij geven u tot 4 weken na dagtekening van deze brief wederom de mogelijkheid het bouwwerk aan te passen zodat de vier gevels en de maatvoering in overeenstemming zijn met de verleende bouwvergunning van 2 februari 2013. Indien u na deze datum aan dit verzoek geen gehoor heeft gegeven, zijn wij thans voornemens u op grond van artikel 125 van de gemeentewet aan te schrijven om de bovengenoemde aanpassingen aan te brengen zodat deze in overeenstemming zijn met de verleende bouwvergunning. Hieraan dient u binnen een in de nog uit te vaardigen aanschrijving op te nemen termijn van 6 weken te hebben voldaan dan wel binnen 6 weken na de datum waarop deze aanschrijving door de president van de arrondissementsrechtbank is gehandhaafd. Voor elke dag dat u vervolgens nalaat daaraan te voldoen, zult u aan de gemeente een dwangsom ad. 23,- per dag (met een maximum ad. 2.300,-) als bedoeld in artikel 5.32 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verschuldigd zijn. Wij gaan ervan uit dat het zover niet hoeft te komen door de vereiste aanpassingen binnen 4 weken na dagtekening van deze brief aan de dakopbouw aan te brengen. 18
Alvorens een officiële aanschrijving uitgaat, wordt u overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.8 van de Algemene wet bestuursrecht in de gelegenheid gesteld u w zienswijze op ons voornemen tot optreden schriftelijk of mondeling kenbaar te maken. Indien u van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, dient u dat binnen 14 dagen na de datum van verzending van deze brief te doen. Na afloop van de termijn voor het uitbrengen van een zienswijze zal op grond van het vorenstaande en met in achtneming van uw eventuele reactie een definitieve beslissing over de voorgenomen aanschrijving worden genomen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Lenteren 19
Aansprekend schrijven Woningbouwvereniging De Baksteen heeft vaak mededelingen die snel aan de bewoners van haar woningen moeten worden overgebracht. Deze mededelingen worden wekelijks via de nieuwsbrief verspreid, maar een nog sneller communicatiekanaal blijkt de webs ite te zijn. Daar plaatst De Baksteen de mededelingen tegenwoordig ook op. Twee medewerkers hebben een mededeling geschreven die de webmaster op de site moet plaatsen. Zij hebben voor zeer uiteenlopende schrijfstijlen gekozen. Een medewerker schrijft zoals hij denkt dat dat hoort op het internet: snel en trendy. De ander schrijft zoals hij altijd al geschreven heeft: een formele taal die hij bij een woningbouwvereniging vindt passen. : Herschrijf de volgende twee teksten in nette spreektaal. Tekst 1 Mededeling inzake vuilnisophaaldienst Bewoners van appartementencomplex De Stapel wordt verzocht hun vuilniszakken te allen tijde te plaatsen op de centrale verzamelplaats, welke zich bevindt bij de ingang van het complex, teneinde het ophalen van het vuilnis op een ordelijke wijze te laten verlopen alsmede vervuiling van het trottoir tegen te gaan. Daar vuilniszakken thans op het gehele trottoir geplaatst worden, wordt vervuiling in de hand gewerkt. Derhalve doet de woningbouwvereniging een beroep op de bewoners om zich aan de betreffende regels omtrent het vuilnis te houden. Tevens dienen bewoners zich indien zij onafgesloten vuilniszakken buiten plaatsen, te realiseren dat zij strafbaar zijn conform de bepalingen uit de thans geldende Algemene Plaatselijke Verordening, daar zij deze overtreden. Tekst 2 Heee bewoners van Parkzicht Binnenkort is het eindelijk zo ver: de vensterbanken worden eindelijk geschilderd in de vette kleur die jullie hebben uitgezocht! Het gaat er vast helemaal chill uitzien daar. Ff een bericht: vergeet niet om je raam open te laten staan als de schilders bij jou komen klussen, anders heb je vette pech want dan kunnen ze er niet bij. Daar zijn wij dan niet blij mee, want dan loopt de hele boel vertraging op. 20
Een voorbeelduitwerking aansprekend schrijven Tekst 1 Mededeling over de vuilnisophaaldienst De Baksteen verzoekt bewoners van appartementencomplex De Stapel om hun vuilniszakken altijd op de centrale verzamelplaats te plaatsen. Deze verzamelplaats bevindt zich bij de ingang van het complex. Zo kan de vuilnisdienst het vuilnis op een nette manier ophalen en belandt er geen vuil op het trottoir. Wij merken dat veel bewoners hun vuilnis nu op het hele trottoir zetten, waardoor het snel vuil wordt. Daarom doen wij een beroep op de bewoners: houd u aan de regels voor het aanbieden van vuilnis. Houd er ook rekening mee dat u strafbaar bent als u open vuilniszakken buiten zet. U overtreedt daarmee namelijk de Algemene Plaatselijke Verordening. Tekst 2 Bewoners van Parkzicht Binnenkort worden de vensterbanken van Parkzicht geschilderd in de kleur die u zelf heeft uitgezocht. Wij zij ervan overtuigd dat Parkzicht er na deze schilderbeurt weer prachtig uitziet. Houdt u er rekening mee dat u uw raam moet laten openstaan a ls de schilders aan uw huis toe zijn? Als u dat niet doet, dan kunnen ze er niet goed bij en dan moeten ze later terugkomen om de klus af te maken. Daardoor zou het hele project vertraging oplopen, wat natuurlijk niet de bedoeling is. 21
Herschrijfoefeningen formulering: zinnen Beoordeel de lezergerichtheid van de volgende zinnen. Herschrijf de zinnen in een meer toegankelijke stijl. 1. De complexiteit met betrekking tot de administratieve verwerking van de uitkomsten van het uitgevoerde onderzoek heeft de afwerking van het controlerapport ernstig vertraagd. Hiervoor bied ik u mijn verontschuldiging aan. 2. Refererend aan het telefonisch contact op 26 november 2011 tussen u en mijn collega mevr. Karels inzake het gebruik van skyboxen, bericht ik u het navolgende. 3. Op 11 oktober 2010 bent u door mij bezocht in het kader van een bedrijfsgesprek bij uw instelling. Ik heb de nodige stukken en informatie verzameld. 4. In het kader van een beoordeling van een aanvraag voor het toekennen van de ANBI-beschikking wordt de aanvraag aan thans geldende wet- en regelgeving zoals weergegeven in artikel 6.33 van de Wet inkomstenbelasting 2001 en artikel 41a tot en met 41d van de Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 getoetst. 5. Uit de stukken blijkt niet dat de overschotten ten algemene nutte worden aangewend. Er wordt dus in casu vermogen opgebouwd. Een ANBI mag niet meer vermogen aanhouden dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden ten behoeve van de doelstelling zie hiervoor artikel 41a, lid 1, onderdeel d jo. artikel 41b Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001. Het rendement, minus exploitatiekosten, van het vermogen moet worden aangewend voor het bereiken van de doelstelling. 6. Om in aanmerking te komen voor een terug te ontvangen voorlopige aanslag in verband met aftrekposten moet u looninkomsten genieten. Volgens het door u ingediende verzoek geniet u geen looninkomsten. Er zijn ook geen aftrekposten aangegeven. 7. Met betrekking tot het door u ingediende verzoek om uitstel van betaling voor de hierboven genoemde aanslag, kan worden gesteld dat tegen inwilliging daarvan geen bezwaar bestaat. 8. Met betrekking tot aanwijzingen voor de dienst in memo's die in het kader van de AEO zijn gemaakt, merkt Joris op dat deze zijns inziens onvoldoende zijn vastgelegd in afgeprocedeerde besluiten, hetgeen repercussies bemoeilijkt. 9. Hierbij doen wij u een kort verslag van het voormelde bedrijfsgesprek toekomen, hetgeen in volgorde overeenkomt met de tijdens het bedrijfsgesprek gehanteerde volgorde op basis van de van te voren opgestuurde agenda. 22
Oefening argumentatie 1 Geef aan wat de structuuraanduiders zijn. Maak vervolgens een waaierschema van de argumentatie in onderstaand fragment. De waardestijging van de in 2011 gereed gekomen bungalow (inclusief de grond) beschouw ik als winst uit onderneming. De bungalows waren namelijk bedoeld voor de verkoop en de bouw van de bungalows lag volledig in de lijn van het doel en de feitelijke werkzaamheden van de VOF. Daar komt bij dat u beiden in de periode dat u de bungalows hebt gebouwd, minder uren hebt gewerkt in de VOF. Bovendien hebt u 10% korting gekregen op de inkoop van de materialen. Oefening argumentatie 2 Onderstreep het standpunt in de fragmenten hieronder. Maak het verband duidelijker door signaalwoorden of structuuraanduiders te gebruiken. Herschrijf indien nodig. 1. De enkelereisafstand van uw woning naar uw werk met het openbaar vervoer was minder dan 10 kilometer. U hebt geen recht op reisaftrek openbaar vervoer. 2. Volgens de wet geldt investeringsaftrek niet voor bedrijfsmiddelen waarvan het investeringsbedrag lager is dan 450. U kunt geen investeringsaftrek opvoeren voor de keukenmachine van 150 die u voor uw bedrijf hebt gekocht. 3. U moet het woningforfait bij uw winst tellen. U woonde in 2011 in een pand dat uw hoofdverblijf was en in zijn geheel tot uw ondernemingsvermogen behoorde. 4. De gastouderopvang waar uw kind naartoe gaat, is niet opgenomen in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). U komt niet in aanmerking voor kinderopvangtoeslag. Omdat het betreffende bedrijfsmiddel nog niet in gebruik is genomen en er nog geen betaling heeft plaatsgevonden in 2012, hebt u geen recht op investeringsaftrek. Mijn standpunt met betrekking tot de investeringsaftrek is dus het volgende. Er bestaat pas recht op investeringsaftrek indien het bedrijfsmiddel in gebruik is genomen. Het enkel afsluiten van de koopovereenkomst tot aanschaf van dat bedrijfsmiddel in 2012 is niet voldoende Colofon Niets uit deze syllabus mag worden gekopieerd, opgeslagen in een digitaal bestand of verspreid, op welke manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Metris Groep. Metris Groep - februari 2014 23