Wet openbaarheid bestuur twee weken wordt een jaar Gemeente Amsterdam Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Wet openbaarheid bestuur twee weken wordt een jaar Gemeente Amsterdam Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid 11 december 2009 RA Samenvatting Een man dient op 28 maart 2008 met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur een verzoek om informatie (Wob-verzoek) in bij het college van burgemeester en wethouders en bij de burgemeester van Amsterdam. Ondanks rappellen ontvangt hij - afgezien van een ontvangstbevestiging niet de gevraagde stukken. Hij gaat daarom ook in bezwaar. Pas een jaar later krijgt hij de gevraagde stukken. De ombudsman stelt vast dat de Directie Openbare Orde en Veiligheid (OOV) van de Bestuursdienst die dergelijke verzoeken afhandelt niet voortvarend heeft gehandeld met betrekking tot de afhandeling van deze op zich veelomvattende verzoeken. De wettelijke termijn is fors overschreden. Dit geldt ook voor de behandeling van het bezwaarschrift. Oordeel De onderzochte gedraging is onbehoorlijk.

2 Pagina : 2/5 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 5 januari 2009 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Amsterdam, Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid, Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: - de behandeling van een verzoek op basis van de Wet openbaarheid bestuur. Bevindingen Aanleiding Op 28 maart 2008 stuurt verzoeker met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur een verzoek om informatie (Wob-verzoek) naar het college van burgemeester en wethouders (het college). Hij stuurt hetzelfde verzoek in een brief met gelijke datum naar de burgemeester van Amsterdam (de burgemeester). De stukken die hij wil ontvangen hebben betrekking op het overheidsoptreden tegen horeca-exploitanten en automatenexploitanten in de breedste zin. Het college noch de burgemeester stuurt verzoeker een ontvangstbevestiging of inhoudelijk antwoord. Om die reden herhaalt hij op 29 april 2008 zijn verzoek aan het college en de burgemeester. Op 22 mei 2008 stuurt hij nog een rappel naar het college. Aangezien hij niets van het college of de burgemeester hoort, gaat hij er vanuit dat zijn verzoek is afgewezen. Hij dient op 23 mei 2008 bij het college en bij de burgemeester een bezwaarschrift in. Op 28 mei 2008 ontvangt verzoeker alsnog een ontvangstbevestiging van de Dienst Juridische Zaken (JZ) van de Bestuursdienst voor zijn bezwaarschrift. JZ laat verzoeker weten: Gelet op de reikwijdte van uw verzoek kan op dit moment niet worden aangegeven binnen welke termijn u een reactie op uw verzoek kunt verwachten. Naast deze ontvangstbevestiging ontvangt hij ontvangstbevestigingen met gelijke datum voor de ingediende bezwaarschriften. Verzoeker stuurt op 21 november 2008 bij het college van burgemeester en wethouders opnieuw een bezwaarschrift in tegen het uitblijven van een antwoord op zijn brieven van 28 maart en 29 april Enkele dagen later dient hij op 26 november 2008 een klacht in bij de burgemeester en bij het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de afhandeling van zijn Wob-verzoek van 28 maart Op 28 november 2008 ontvangt verzoeker van de Bestuursdienst Amsterdam, Directie Stedelijke Bestuursadvisering een ontvangstbevestiging. In de staat niet vermeld op welke brief/brieven de ontvangstbevestiging betrekking heeft. In de staat verder dat de gemeente de nodige activiteiten in gang heeft gezet zowel wat betreft het Wob-verzoek als het bezwaarschrift. Aangezien de gemeente de gevraagde informatie maar niet verstrekt, wendt verzoeker zich op 5 januari 2009 tot de ombudsman. reactie van de Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid De Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid (OOV) biedt de ombudsman excuses aan voor het feit dat het verzoek om informatie van de ombudsman van 12 januari 2009 pas op 24 augustus 2009 is beantwoord. In de tussenliggende periode heeft OOV de ombudsman overigens wel afschriften gestuurd van brieven aan verzoeker met betrekking tot zijn Wobverzoek. Dan volgt nu de inhoudelijke reactie van OOV. Verzoeker heeft in een relatief korte tijdsperiode een drietal Wob-verzoeken ingediend, te weten op 21 maart 2008 een informatieverzoek inzake grootschalige evenementen, op 28 maart 2008 een informatieverzoek over horeca-, speelautomatenvergunningen, en een informatieverzoek over enige specifieke personen en ondernemingen in deze horeca- en speelautomatenbranches in de periode , en op 29 mei 2008 een informatieverzoek over een kraakgroep. Met name

3 Pagina : 3/5 de eerste twee verzoeken betreffen zeer globaal afgebakende onderwerpen. Alle verzoeken zijn behandeld door OOV. Verzoeker heeft Wob-verzoeken van gelijke strekking ingediend bij de regiopolitie Amsterdam Amstelland en het Parket Amsterdam. Met de politie en het Openbaar Ministerie heeft OOV afstemmingsoverleg gevoerd over de wijze van afhandeling. Zoals hierboven aangegeven heeft bij de afhandeling van het Wob-verzoek van 28 maart 2008 de zeer brede vraagstelling een grote rol gespeeld. De behandeling van het verzoek in brede zin, zoals gevraagd, zou een groot beslag leggen op de gemeentelijke capaciteit. Zo zijn er zo'n horecabedrijven in Amsterdam. Verder ligt de betreffende periode ( ), gelet op de bewaartermijnen van de in die periode verleende of toen van kracht zijnde vergunningen, al redelijk ver in het verleden, De meeste vergunningen zijn door nieuwe vervangen en de oude vergunningen en de bijbehorende bescheiden zijn vernietigd op grond van bepalingen van de Archiefwet. Om aan het verzoek te voldoen zouden alle horecadossiers pand voor pand moeten worden doorgelicht of over de gevraagde periode nog informatie met betrekking tot de gevraagde personen aanwezig is. Een dergelijk onderzoek zou een te groot beslag leggen op de capaciteit. Daarom is bekeken welke mogelijkheden wel benut konden worden om zoveel aan de vraag te voldoen. Stadsdeel Centrum is verzocht een aantal dossiers op te laten vragen uit de archieven. In een brief van 22 januari 2009 aan verzoeker is - na een telefonisch contact kort daarvoor - de reden aangegeven waarom de behandeling zoveel tijd in beslag heeft genomen. Daarbij is tevens excuus gemaakt voor de grote vertraging in de beantwoording van zijn verzoek. Het bovengenoemde telefonisch contact met verzoeker heeft geleerd dat een toelichtend gesprek veel eerder had moeten plaatsvinden. Op dat moment heeft verzoeker de gelegenheid gekregen zijn verzoek nader te preciseren en kon hij aangeven waar hij met name in geïnteresseerd was. Vervolgens zijn in drie fasen de documenten geleverd. Op 21 februari 2009 heeft verzoeker het eerste deel ontvangen, op 25 februari 2009 het tweede deel en op 26 mei 2009 het laatste deel. Verzoekers verzoek is nog niet geheel naar zijn tevredenheid afgewikkeld. Een bezwaarschriftcommissie zal in het najaar 2009 een hoorzitting houden om vervolgens de burgemeester te adviseren over zijn ingediende bezwaarschrift. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. OOV heeft laten weten geen op- of aanmerkingen te hebben op het verslag van bevindingen. Verzoeker heeft niet meer gereageerd. Beoordeling De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen 1. 1 artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht

4 Pagina : 4/5 Behoorlijkheidsvereisten Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden 1. In dit onderzoek toetst hij de gedragingen aan het vereiste van voortvarendheid en aan adequate organisatorische voorzieningen. Overwegingen Het vereiste van voortvarendheid houdt in dat een bestuursorgaan slagvaardig en met voldoende snelheid optreedt. Dat brengt ook met zich mee dat de overheid zich aan wettelijke termijnen behoort te houden. Daarnaast dient een bestuursorgaan zijn administratieve beheer en organisatorische functioneren zodanig in te richten dat een behoorlijke dienstverlening aan burgers is verzekerd. In deze zaak heeft verzoeker op 28 maart 2008 een Wob-verzoek naar de burgemeester en het college van burgemeester en wethouder gestuurd. Dergelijke verzoeken worden inhoudelijk afgehandeld door de Bestuursdienst, Directie Openbare Orde en Veiligheid. Volgens de Wet openbaarheid bestuur (Wob) had OOV binnen twee weken 2 gehoor moeten geven aan een Wob-verzoek door toezending van de relevante stukken. Uit de beantwoording van de gemeente blijkt dat de oorzaak van de vertraagde behandeling van het verzoek gelegen is in het feit dat OOV een groot aantal Wob-verzoeken tegelijkertijd die ook nog complex van aard zijn, niet binnen de voorgeschreven wettelijke termijnen kan afhandelen. OOV had conform artikel 3 lid 4 Wob 3 in een vroeg stadium contact met verzoeker moeten opnemen om te weten te komen naar welke stukken verzoeker precies op zoek was. In dit overleg hadden aard en omvang van het verzoek nader bepaald kunnen worden. Op die manier zou gemakkelijker aan het verzoek voldaan kunnen worden. OOV had de termijn om aan het verzoek gehoor te geven, kunnen verlengen tot maximaal acht weken en zonodig, in overleg met verzoeker, langer. OOV heeft van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt. Daar komt bij dat nu OOV de wettelijke termijn om op het Wob-verzoek te reageren had overschreden, verzoeker zich genoodzaakt voelde een bezwaarschrift in te dienen. Het indienen van een bezwaarschrift, had een onnodige belasting van de bezwaarschriftencommissie tot gevolg. De ombudsman constateert verder dat OOV naar aanleiding van verzoekers bezwaarschrift van 23 mei 2008 pas in het najaar 2009 een hoorzitting heeft gepland. Ook hier is sprake van een ruime termijnoverschrijding. Het handelen is in strijd met de wet en met genoemde vereisten. Oordeel De onderzochte gedraging is onbehoorlijk. 1 artikel 9:36 lid 1 Algemene wet bestuursrecht 2 Zie bijlage 3 Zie bijlage

5 Pagina : 5/5 Wet Openbaarheid Bestuur Bijlage Art De verzoeker vermeldt bij zijn verzoek de bestuurlijke aangelegenheid of het daarop betrekking hebbend document, waarover hij informatie wenst te ontvangen. 4. Indien een verzoek te algemeen geformuleerd is, verzoekt het bestuursorgaan de verzoeker zo spoedig mogelijk om zijn verzoek te preciseren en is het hem daarbij behulpzaam. Art Het bestuursorgaan beslist op het verzoek om informatie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na de dag waarop het verzoek is ontvangen. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste twee weken verdagen. Van de verdaging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan de verzoeker. 2. Onverminderd het derde lid geschiedt de verstrekking van informatie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt, kan deze termijn worden verlengd met ten hoogste vier weken. Van de verlenging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan verzoeker. 3. Indien het bestuursorgaan heeft besloten informatie te verstrekken, terwijl naar verwachting een belanghebbende bezwaar daar tegen heeft, wordt de informatie niet eerder verstrekt dan twee weken nadat de beslissing is bekendgemaakt.