Problemen bij aanvraag minimavoorziening Dienst Werk en Inkomen Dienstencentrum, Team Voorzieningen

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Problemen bij aanvraag minimavoorziening Dienst Werk en Inkomen Dienstencentrum, Team Voorzieningen 5 november 2009 RA Samenvatting Twee verzoekers wenden zich onafhankelijk van elkaar tot de ombudsman met klachten over de wijze waarop DWI de minimavoorziening van 50 uitvoert. Dit bedrag wordt eenmalig door het kabinet beschikbaar gesteld aan huishoudens die van een minimuminkomen moeten rondkomen. De aanvraagformulieren zijn niet verkrijgbaar bij de Werkpleinen maar worden uitsluitend door het Team Voorzieningen toegezonden en dat leidt tot vertraging bij de behandeling. Ook de korte indieningstermijn levert problemen op. De ombudsman constateert dat de dienst bij de uitvoering van de voorziening het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen heeft geschonden. Omdat de Werkpleinen het aanspreekpunt voor de burger zijn, zou het logisch zijn geweest de formulieren daar ook te verstrekken. De huidige werkwijze belemmert een vlotte afhandeling van aanvragen. De ombudsman acht ook het redelijkheidsvereiste geschonden. De indieningstermijn was te kort, vooral omdat niet iedere rechthebbende bij de dienst bekend was. De dienst heeft daarmee onvoldoende oog gehad voor de belangen van de aanvragers, die toch al tot een financieel kwetsbare groep behoren. De ombudsman verbindt dan ook twee aanbevelingen aan zijn rapport. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn voor wat betreft: - de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening: onbehoorlijk - de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening: onbehoorlijk

2 Pagina : 2/6 Aanbevelingen De ombudsman verzoekt de wethouder Werk en Inkomen te bevorderen dat de dienst aanvraagformulieren voor bijzondere minimavoorzieningen, zoals de onderhavige, via de Werkpleinen beschikbaar stelt aan burgers. De ombudsman verzoekt de wethouder Werk en Inkomen tevens te bevorderen dat de dienst hieraan een ruime aanvraagperiode verbindt.

3 Pagina : 3/6 Verzoek De verzoeken tot onderzoek zijn op 3 februari respectievelijk 1 april 2009 op het spreekuur ingediend en betreffen de gemeente Amsterdam, Dienst Werk en Inkomen, Dienstencentrum, Team Voorzieningen. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening; de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening. informatie vooraf: Amsterdam en de 50,- voor de minima Amsterdam heeft van het kabinet eenmalig budget gekregen voor armoedebestrijding. Dit bedrag wordt besteed aan Amsterdamse huishoudens met een inkomen tot 120% van het Sociaal minimum. Er bestaan drie manieren waarop de aanvraag toegekend kan worden. Er is een groep inwoners van Amsterdam, van wie DWI met zekerheid weet dat die recht heeft op de voorziening. Aan deze huishoudens wordt de 50,- automatisch uitbetaald. Dan zijn er huishoudens, die via een bestandskoppeling zijn geselecteerd, die vermoedelijk recht hebben op de voorziening. DWI stuurt deze huishoudens een verkort aanvraagformulier. Aan de hand van een bijgevoegd schema met inkomenseisen moet de aanvrager checken of hij/zij recht heeft op de 50,-. Na insturen van het verkort aanvraagformulier keert DWI de 50,- uit. Ten slotte zijn er huishoudens die geen automatische toekenning of verkorte aanvraag hebben gehad. Vanaf 5 januari kunnen die een aanvraagformulier opvragen bij de afdeling Voorzieningen. De individuele aanvraag kan tot 1 februari 2009 worden ingediend. Bevindingen achtergrond van het verzoek Twee verzoekers wenden zich onafhankelijk van elkaar tot de ombudsman. Ze kunnen zich niet vinden in de manier waarop de Dienst Werk en Inkomen (hierna: de dienst) de 50, - minima voorziening uitvoert. Het gaat in het bijzonder om de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening (sub verzoek 1) en de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening (sub verzoek II). Verzoek I : de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening Verzoekster meent recht te hebben op de 50,- regeling. Ze heeft begrepen dat ze het aanvraagformulier uiterlijk 1 februari 2009 moet inleveren. Op 29 januari 2009 gaat verzoekster naar de balie van het Werkplein 1 en informeert daar naar het formulier, omdat ze wil voorkomen dat ze het aanvraagformulier te laat instuurt, en de 50,- aan haar neus voorbij gaan. Een medewerkster van het Werkplein meldt dat aanvraagformulieren niet aan de balie van het Werkplein worden afgegeven. Verzoekster neemt vervolgens op 30 januari telefonisch contact op met het Team Voorzieningen, die haar het aanvraagformulier toestuurt. Vanwege de uiterlijke aanvraagdatum (1 februari) vreest ze dan inmiddels te laat te zijn met haar aanvraag. Ze wendt zich tot de ombudsman. Desgevraagd laat de dienst de ombudsman op 9 februari 2009 weten dat de aanvraagtermijn is verlengd tot 28 februari De klanten zijn daarover medio februari geïnformeerd via een artikel in het Parool, via de radio en informatie op de websites van de stadsdelen. 1 Een Werkplein is een kantoorpand waar klanten en medewerkers van DWI elkaar ontmoeten; het is een centraal punt waar de klant zijn vragen over werk, inkomen en uitkering kan stellen. Amsterdam heeft vijf Werkpleinen, verdeeld over de stad.

4 Pagina : 4/6 Verzoek II: de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening Verzoeker wil graag een aanvraagformulier voor de 50,- regeling indienen. Hij belt op maandag 16 februari 2009 met de Dienst Werk en Inkomen. Hij moet zijn BSN nummer doorgeven en de betreffende medewerker deelt mee dat het allemaal goed zal komen. Als verzoeker op 23 februari weer belt, laat de dienst weten dat het nog wel even kan duren. Op 6 maart belt verzoeker weer met de dienst; hij krijgt te horen dat de aanvraagtermijn voorbij is, en dat hij de 50, - niet krijgt. Daarop dient verzoeker een klacht in. In de reactie op de klacht meldt de dienst dat er geen telefonische meldingen of s van het call centre van de dienst aan het Team Voorzieningen bekend zijn waaruit blijkt dat verzoeker vòòr de uiterlijke indieningstermijn van de aanvraag 28 februari contact daarover met de dienst heeft opgenomen. Verzoeker krijgt daarom niet alsnog de mogelijkheid een aanvraag te doen. Verzoeker kan zich hierin niet vinden en wendt zich tot de ombudsman. reactie Dienst Werk en Inkomen verzoek 1: de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening De reden dat de aanvraagformulieren niet aan de balie van de Werkpleinen worden afgegeven is dat het Team Voorzieningen de uitvoering van de regeling zelf in handen wil houden. De gebruikelijke procedure is dat als klanten bellen met de dienst, de dienst het formulier vervolgens aan hen opstuurt. Als klanten zich melden bij een Werkplein, dan moet de betreffende baliemedewerker/ -ster een sturen naar het Team Voorzieningen met het verzoek om de klant een formulier te sturen. Mocht verzoekster zijn verwezen naar Voorzieningen, dan was dat onjuist. Omdat er gedurende de maand januari 2009 aanvragen bleven binnenkomen, heeft de dienst besloten de indieningstermijn te verlengen. De dienst heeft de medewerkers hierover op 6 februari geïnformeerd. Toen verzoekster zich eind januari 2009 bij het werkplein meldde kon de medewerkster verzoekster daarover dus nog niet informeren. Verzoek II: de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening De leidinggevende van het Team Voorzieningen blijft erbij dat juist is gehandeld, omdat nergens is gebleken dat verzoeker tijdens de indieningsperiode contact heeft gehad met de dienst. Toch is de dienst bereid verzoeker het voordeel van de twijfel te geven: de dienst stuurt hem alsnog een aanvraagformulier toe. Op 2 juni 2009 kent de dienst de voorziening toe. Algemeen Als onderbouwing voor de duur van de indieningstermijn verwijst de dienst naar een overleg met de vier grote Gemeenten hierover: vastgesteld is dat de termijn kon lopen tot 31 januari of tot 28 februari Omdat de dienst al in december 2008 burgers had aangeschreven leek de einddatum van 31 januari 2009 redelijk. Omdat er aanvragen bleven binnenkomen heeft de dienst besloten de termijn tot 28 februari 2009 te verlengen. Overigens heeft de dienst ook aanvragen die na 28 februari ingekomen zijn, in behandeling genomen. Van de in maart 2009 ontvangen aanvragen (441 in aantal) heeft de dienst 59 aanvragen uiteindelijk buiten behandeling gelaten vanwege ontbrekende informatie. Verder heeft de dienst 31 aanvragen afgewezen op grond van inkomen of vermogen. De overige heeft de dienst toegewezen. Vanaf 23 maart heeft de dienst 52 aanvragen afgewezen vanwege te late inzending. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar beide verzoekers en naar de dienst gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. De dienst meldt geen nadere reactie te hebben. De reactie van verzoekers leidde niet tot aanpassing van het verslag.

5 Pagina : 5/6 Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen en handelingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen, en aan het vereiste van redelijkheid. Overwegingen De toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening Het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen houdt in dat bestuursorganen hun administratieve beheer en organisatorische functioneren inrichten op een wijze die behoorlijke dienstverlening aan burgers verzekert. Dat betekent dat werkprocessen zo zijn ingericht dat ze ten dienste komen aan de klant. Dit brengt mee dat aanvraagformulieren voor voorzieningen waar burgers mogelijk recht op hebben voor die burgers makkelijk te verkrijgen zijn. Vast staat dat burgers aanvraagformulieren voor de minima voorziening alleen via het Team Voorzieningen kunnen opvragen. Dat het Team Voorzieningen de regeling zelf wil uitvoeren is geen afdoende reden om de aanvraagformulieren niet mede op de werkpleinen beschikbaar te stellen. Het voeren van regie over de behandeling van aanvragen sluit beschikbaarstelling van aanvraagformulieren via de Werkpleinen immers niet uit. Daarbij komt dat de huidige werkwijze extra administratieve handelingen met zich meebrengt en dat staat een vlotte afhandeling in de weg. Het had in de rede gelegen dat de dienst de aanvraagformulieren minimavoorziening op de werkpleinen beschikbaar had gesteld. Nu dat is nagelaten, heeft de dienst in strijd met het genoemde vereiste gehandeld. Dat is voor de ombudsman aanleiding een aanbeveling aan het rapport te verbinden. De indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening Het redelijkheidsvereiste houdt in dat het bestuursorgaan bij elk handelen (rechtshandelingen en feitelijke handelingen) alle relevante feiten en omstandigheden tegen elkaar afweegt. De uitkomst van die belangenafweging mag niet onredelijk zijn. Vast staat dat de dienst de aanspraak op een minima voorziening van 50,- afhankelijk heeft gesteld van een indieningstermijn. Vast staat ook dat deze indieningstermijn kort, slechts enkele maanden, was, te meer gezien de omstandigheid dat lang niet iedere rechthebbende bij de dienst bekend was. Nu burgers de aanvraagformulieren pas per 5 januari konden opvragen, en indachtig de belemmeringen die daarbij en het tot stand komen van de aanvraag (zoals hiervoor beschreven) kunnen ontstaan, is deze indieningstermijn te kort. De verwijzing naar de overleggen met de vier grote gemeenten als onderbouwing voor de indieningstermijn overtuigt niet. De indruk wordt gewekt dat de indieningstermijn en daarmee de procedures voor toekenning leidend zijn bij beoordeling van een aanvraag, en niet of de burger op basis van criteria recht op de voorziening heeft. Rekening houdend met het feit dat het hier doorgaans, gezien de financiële mogelijkheden, een kwetsbare groep betreft en het bovendien om een voorziening gaat die beoogt die financiële mogelijkheden van deze groep te verruimen, is de indieningstermijn te beperkt. Er worden hiermee onnodige barrières opgeworpen bij het realiseren van een recht. Het had dan ook de rede gelegen dat de dienst een ruimere indieningstermijn had vastgesteld. Door dat niet te doen heeft de dienst onvoldoende oog gehad voor de belangen van de aanvragers, waardoor het redelijkheidsvereiste is geschonden. Ook op dit punt ziet de ombudsman aanleiding een aanbeveling aan het rapport te verbinden.

6 Pagina : 6/6 Oordeel De onderzochte gedragingen zijn voor wat betreft: - de toezending van een aanvraagformulier minimavoorziening: onbehoorlijk - de indieningstermijn van een aanvraag minimavoorziening: onbehoorlijk Aanbevelingen De ombudsman verzoekt de wethouder Werk en Inkomen te bevorderen dat de dienst aanvraagformulieren voor bijzondere minimavoorzieningen, zoals de onderhavige, via de Werkpleinen beschikbaar stelt aan burgers. De ombudsman verzoekt de wethouder Werk en Inkomen tevens te bevorderen dat de dienst hieraan een ruime aanvraagperiode verbindt.