Behandeling bezwaarschrift Gemeente Zaanstad, Dienst Stadsbedrijven

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Behandeling bezwaarschrift Gemeente Zaanstad, Dienst Stadsbedrijven 17 juli 2003 RA Samenvatting Verzoekers dienen in mei 2001 een bezwaarschrift in tegen twee door de dienst Wijken van de gemeente Zaanstad verleende bouwvergunningen. De hoorzitting vindt pas in mei 2002 plaats. Zij dienen een klacht in bij de Gemeentelijke Ombudsman, die de gemeente om informatie vraagt. De gemeente vindt dat de klacht van verzoekers eerst intern behandeld moet worden. Verzoekers worden in het gelijk gesteld: er is te veel tijd nodig geweest voor dossieropbouw. Enige tijd later dienen verzoekers weer een bezwaarschrift in. De hoorzitting blijkt tijdens hun vakantie en die van hun gemachtigde gepland te zijn. Een verzoek om verplaatsing van de hoorzitting wordt niet gehonoreerd. De Gemeentelijke Ombudsman is van mening dat de gemeente de vergunninghouder had behoren te vragen of er bezwaar was tegen een verder uitstel van enkele weken. Nu dit niet is gebeurd, is er onvoldoende rekening gehouden met de belangen van verzoekers. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn niet behoorlijk. Verzoek

2 Aantal pagina s: 2/5 Het verzoek tot onderzoek is op 24 april 2002 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Zaanstad, dienst Stadsbedrijven. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de behandelingstermijn van een bezwaarschrift; de behandeling van een klacht. Op 14 augustus 2002 hebben verzoekers een nieuw verzoek tot onderzoek ingediend. Omdat dit verzoek naar het oordeel van de ombudsman nauw samenhangt met het onderwerp van het eerste verzoekschrift, is besloten beide zaken gevoegd te behandelen. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: het verplaatsen van een hoorzitting naar een andere datum. R e g e l g e v i n g Art. 7:10 Algemene wet bestuursrecht -1. het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of indien een commissie als bedoeld in art. 7:13 is ingesteld binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift. -3. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan. -4. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt. Bevindingen Achtergrond van het verzoek Op 4 mei 2001 hebben verzoekers een bezwaarschrift ingediend tegen twee bouwvergunningen. Op 16 mei 2001 is de ontvangstbevestiging verstuurd. De gemeente heeft op voorhand gebruik gemaakt van de bevoegdheid de behandelingstermijn met vier weken te verlengen. Verzoekers zijn op 19 april 2002 uitgenodigd voor een hoorzitting op 13 mei Zij stellen dat hen nimmer instemming is gevraagd met dit uitstel. Verder wijzen zij erop dat er gedurende deze periode zonder vergunning bouwactiviteiten zijn ontplooid. Zij vragen naar deze handelwijze een inhoudelijk onderzoek te starten. De ombudsman deelt verzoekers mee slechts onderzoek te doen naar de procedure van de behandeling van het bezwaarschrift. Naar de inhoud kan op grond van art. 15 aanhef en onder b van de Verordening op de Gemeentelijke Ombudsman geen onderzoek ingesteld worden. Reactie van de dienst De dienst Stadsbedrijven wijst de ombudsman erop dat de klacht van verzoekers nog behandeld moet worden. De dienst zal een afschrift van de reactie aan verzoekers aan de ombudsman sturen. Uit die reactie blijkt dat de dienst erkent dat er te veel tijd nodig is geweest voor de opbouw van het dossier. Daarvoor biedt men excuses aan. De oorzaken voor deze vertraging zijn nu weggenomen en men vertrouwt erop dat er in de toekomst geen termijnoverschrijdingen meer zullen zijn. Achtergrond van het tweede verzoek

3 Aantal pagina s: 3/5 Verzoekers dienen op 14 april 2002 een bezwaarschrift in tegen een op 2 april 2002 verleende bouwvergunning. Zij worden uitgenodigd voor een hoorzitting op 11 juli Zowel verzoekers als hun gemachtigde zijn tot 21 juli met vakantie. Hun mondelinge verzoek om de zitting te verplaatsen wordt afgewezen. Verzoekers kunnen zich daarin niet vinden en vragen de ombudsman om te bemiddelen. Een kopie van deze brief sturen verzoekers naar de gemeente. De gemeente stelt zich op het standpunt dat ook deze klacht eerst intern behandeld moet worden. Verzoekers worden uitgenodigd voor een hoorzitting op 25 juli 2002 waar zij hun klacht mondeling kunnen toelichten. Hiervan hebben zij geen gebruik gemaakt. De dienst Stadsbedrijven verklaart de klacht ongegrond. Daarop wenden verzoekers zich wederom tot de ombudsman. Reactie van de dienst De ombudsman vraagt de gemeente haar te informeren over het beleid inzake het verplaatsen van een hoorzitting en daarbij nader in te gaan op de redenen waarom het verplaatsen van de onderhavige zitting niet mogelijk was. Daarop stuurt de gemeente de klachtafhandelingsbrief, het verslag van de hoorzitting alsmede enige stukken die betrekking hebben op de hoorzitting. De afdeling Juridische Zaken is belast met de planning van hoorzittingen. De afdeling deelt mee dat in procedures zonder derden-belanghebbenden verzoeken tot het verplaatsen van een hoorzitting altijd ingewilligd worden. In procedures met meerdere partijen vindt een belangenafweging plaats. Het secretariaat plant de hoorzitting op basis van de beschikbare capaciteit van de hoorcommissie. Als een gemachtigde verhinderdata opgeeft, wordt hiermee bij het inplannen van de hoorzitting zo mogelijk rekening gehouden. In dit geval heeft de gemachtigde van verzoekers geen verhinderdata opgegeven. Wanneer na het verzenden van de uitnodigingen blijkt dat partijen verplaatsing van de zitting naar een andere datum willen, dan zal altijd getracht worden een oplossing te vinden. In deze zaak zijn de belangen van de vergunninghouder en de wettelijke termijnen belangrijke invalshoeken. Het bezwaarschrift van verzoekers is ontvangen op 16 april; voor 23 juli 2002 moet hierop zijn beslist. Verder is de vergunninghouder met de bouwwerkzaamheden begonnen en wil de toekomstige huurder het kantoor uiterlijk april 2003 in gebruik nemen. Hier tegenover staan de belangen van verzoekers, die om uitstel hebben verzocht in verband met hun vakantie. Verzoekers zijn niet de enige bezwaarmakers en er is een gemachtigde die hen vertegenwoordigt. Deze gemachtigde heeft geen verhinderdata doorgegeven. De afdeling sluit niet uit dat de zaak anders gelopen zou zijn als de vakantie van de gemachtigde tijdig bekend was geweest. Reacties op bevindingen Het verslag van bevindingen is als resultaat van het onderzoek naar verzoekers en naar de dienst gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Hiervan is door de gemeente geen gebruik gemaakt. Verzoekers stuurden kopieën van artikelen uit het dagblad De Zaanstreek van januari en juli 2001 over het onderhavige bouwproject. Het ene artikel vermeldt dat er wellicht problemen zijn bij de art. 19 Wet RO procedure die nodig is om de bouw mogelijk te maken. In verband hiermee heeft de gemeente een inspanningsverplichting op zich genomen, zo stelt de burgemeester, om het tempo zo hoog mogelijk te houden door ambtenaren voor deze zaak vrij te maken. In het andere artikel staat dat de gemeente tegenover de vergunninghouder en de toekomstige huurder van de nieuwbouw heeft beloofd alles op alles te zetten om de termijn van april 2003 te halen.

4 Aantal pagina s: 4/5 Overwegingen De behandelingstermijn van een bezwaarschrift Het bestuursorgaan beslist als er een bezwaarschriftencommissie is ingesteld binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift. De beslissing kan ten hoogste vier weken worden verdaagd. Daarvan wordt schriftelijk mededeling gedaan. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener daarmee instemt. Termijnen in het bestuursprocesrecht zijn voor belanghebbende doorgaans fatale termijnen. Uit een oogpunt van een op dit punt na te streven gelijkheid tussen burger en overheid, en van de geloofwaardigheid van de overheid, behoren bestuursorganen zich evenzeer strikt gebonden te achten aan wettelijke voorschriften inzake voor hen geldende wettelijke termijnen. Dit geldt temeer wanneer de desbetreffende wettelijke voorschriften ruimte bieden voor het verlengen van de duur van de besluitvorming. Van een bestuursorgaan mag een zodanige inrichting van de organisatie worden verwacht dat termijnoverschrijding wordt voorkomen, aangezien organisatorische en administratieve problemen, alsmede personele onderbezetting, veelal wel een verklaring maar geen rechtvaardiging voor een termijn overschrijding vormen. Het is bekend dat bezwaarschriften vaak niet binnen de daarvoor in de Awb gestelde termijnen worden afgehandeld. Indien op voorhand wordt voorzien dat de termijn van tien weken niet zal worden gehaald, is het in beginsel te billijken dat de indiener er reeds bij de bevestiging van de ontvangst van het bezwaarschrift van op de hoogte wordt gesteld dat de termijn voor de beslissing met vier weken wordt verlengd. Deze verdaging is echter, blijkens de Memorie van Toelichting, bedoeld voor bijzondere gevallen. Niet gesteld noch gebleken is dat in de onderhavige zaak sprake is van een bijzonder geval. Evenmin hebben verzoekster ingestemd met verder uitstel. De dienst heeft hiermee in strijd met de wet gehandeld. De klachtbehandeling De burger is in vele gevallen afhankelijk van het bestuur en van de wijze waarop dat bestuur zijn taak uitvoert. Er ligt dan ook een bijzondere verantwoordelijkheid bij hen die werken voor de overheid, met name wanneer het gaat om de directe relatie met de individuele burger. De burger voelt zich met regelmaat verloren in een jungle van ge- en verboden. Op zo n moment is de afstand tot de overheid groot en het vertrouwen in de overheid klein. Een zorgvuldige klachtbehandeling heeft onder meer tot doel om het vertrouwen in de overheid te vergroten en waar nodig te herstellen. Dit kan bewerkstelligd worden door de klager er van te overtuigen dat de klacht serieus genomen wordt. Bij de afhandeling van de eerste klacht wordt de periode van een jaar tussen het indienen van het bezwaarschrift en de hoorzitting niet verklaard. Dit wijst erop dat er geen dossiervorming heeft plaatsgevonden bij de initiële beschikkingen; indien dat wel het geval was geweest, was het verzamelen van de stukken sneller gegaan. De behandeling van de tweede klacht vond plaats na een poging tot interventie van de ombudsman waar niet op in werd gegaan. De vraag komt op of het onder deze omstandigheden zinvol is om vast te houden aan de klachtenprocedure. Het stond immers bij voorbaat vast dat de uitkomst van de klachtenprocedure niet meer

5 Aantal pagina s: 5/5 van invloed kon zijn op het geschil. Het wekt dan ook geen verbazing dat verzoekers het niet nodig vonden hun klacht nog eens mondeling toe te komen lichten. Het is niet aannemelijk dat deze wijze van klachtbehandeling de geloofwaardigheid van en het vertrouwen in de gemeente heeft bevorderd. Het verplaatsen van een hoorzitting naar een andere datum De gemeente stelt zich op het standpunt dat er een belangenafweging is gemaakt tussen het belang van de vergunninghouder en de toekomstige huurder en dat van verzoekers. In de eerste plaats is onduidelijk waarom het belang van de vergunninghouder zwaarder zou moeten wegen dan dat van verzoekers. Belangrijker is echter dat de gemeente blijkbaar op geen enkele wijze overleg heeft gevoerd met de vergunninghouder. Er is niet geïnformeerd of deze wellicht akkoord kon gaan met enkele weken vertraging bij de behandeling van het bezwaarschrift. De gemeente wekt hierdoor de indruk meer waarde te hechten aan de belangen van de vergunninghouder dan aan die van de bezwaarde burger. Dit zou bij de burger de indruk van belangenverstrengeling kunnen wekken. Ook deze handelwijze draagt niet bij aan het herstellen van het vertrouwen in de gemeentelijke overheid. De stelling van de gemeente dat, was de vakantie van de gemachtigde bekend, dit wellicht tot een andere uitkomst had kunnen leiden, overtuigt dan ook niet. De gemeente was op 20 juni 2002 op de hoogte van de vakantie van de gemachtigde, maar weigerde evengoed de hoorzitting te verplaatsen. Tenslotte wil de ombudsman wijzen op het volgende. Het bezwaar is op 14 april 2002 ingediend. Volgens de gemeente heeft dat tot gevolg dat voor 23 juli op het bezwaar beslist moet zijn. Het is dan ook denkbaar dat de gemeente haar planning zo aanpast dat bezwaarden en gemachtigden eerder op de hoogte zijn van de vermoedelijke datum van de hoorzitting, zodat zij eerder bij de gemeente kunnen aangeven op welke data zij verhinderd zijn. Het is geenszins verplicht om de gehele wettelijke termijn te laten verstrijken alvorens een hoorzitting te plannen; dit mag ook op een eerder tijdstip gebeuren. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn niet behoorlijk.