UNIT4 Multivers Extended UNIT4 Multivers Extended Prijsbijstellingen Bij de verkoop van een product spelen meerdere factoren een rol bij de nettoprijsbepaling. Diverse kortingen en toeslagen beïnvloeden de uiteindelijke prijs. Deze invloeden, hierna aangeduid als prijsbijstellingen, kunt u apart vastleggen in Onderhoud prijsbijstellingen en Tarieven prijsbijstelling. U koppelt daarna de gedefinieerde bijstellingen aan product(groep)en, debiteuren en / of organisatiegroepen in Koppelingen prijsbijstelling. In hetzelfde programma legt u een factor vast waarmee de berekende bijstellingsbedragen worden vermenigvuldigd. Hierdoor wordt bij het invoeren van een verkooporder per product op dynamische wijze een nettoprijs bepaald. Er zijn drie verschillende soorten prijsbijstellingen: Kortingen, Aparte regeltoeslagen, Kostprijsverhogingen Kortingen Deze bijstellingen hebben direct invloed op de omzet van een product. Het nettoregelbedrag wordt verlaagd met de berekende bijstelling. Is bij de prijsbijstelling opgegeven dat deze negatief berekend moet worden, dan wordt het nettoregelbedrag (en dus ook de omzet) verhoogd met de berekende bijstelling. De bijstelling heeft invloed op de verkoopstatistieken. Aparte regeltoeslagen Dit soort bijstellingen zijn bedoeld voor zaken als Stibat en verwijderingsbijdrage, maar zijn ook te gebruiken voor bijvoorbeeld een bijdrage in verzekeringskosten. Deze hebben geen invloed op de nettoregelprijs (omzet) van een product en worden apart vermeld op de factuur. Werkvolgorde Maak eerst prijsbijstellingsgroepen waarin u de prijsbijstellingen kunt indelen aan. Maak vervolgens prijsbijstellingen aan. Wanneer u prijsbijstellingen in een prijsbijstellingsgroep indeelt, heeft dat gevolgen voor het berekenen van het prijsbijstellingsbedrag op een verkooporderregel. Zie ook paragrafen als Koppel de prijsbijstelling aan een product(groep), debiteur en / of organisatiegroep in Koppelingen prijsbijstelling. Koppel tarieven aan de prijsbijstelling in Tarieven prijsbijstelling. Wanneer u een verkoop-orderregel aanmaakt waarop een prijsbijstelling van toepassing is, wordt het bedrag van deze bijstelling automatisch berekend. Prijsbijstellingen en offertes Kostprijsverhogingen Kostprijsverhogingen zijn vergelijkbaar met toeslagen die een organisatie voor eigen rekening neemt en niet (nog eens) doorbelast aan de klant. Het nettoregelbedrag blijft dus ongewijzigd en ook op de factuur is de bijstelling niet te zien. Door een extra kostprijsboeking zal het effect zowel in het grootboek als in de statistieken merkbaar zijn. In de module Offertes kunt u geen gebruikmaken van prijsbijstellingen. Bij het overnemen van een offerte naar een verkooporder worden vervolgens de bijstellingen wel gekoppeld aan de orderregel. Het kan dus gebeuren dat in de offerte een afspraak gemaakt wordt over de prijzen waaronder geleverd gaat worden, terwijl dan bij het overnemen van de offerte naar de order opeens een andere prijs gehanteerd wordt. UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT
Onderhoud prijsbijstellingsgroepen Prijsbijstellingsgroepen maakt u aan in het programma Onderhoud prijsbijstellingsgroepen (Applicatiebeheer Onderhoud Verkoop). U ziet het volgende scherm: Hier ziet u de uitsluitingen per groep. Voor prijsbijstellingen die u hier ziet, geldt dat wanneer bij een verkooporderregel wordt bepaald of een prijsbijstelling van toepassing is, de groep waaraan deze bijstelling is gekoppeld, niet wordt meegenomen. Onderhoud prijsbijstellingen Start het programma Onderhoud prijsbijstelling (Applicatie Onderhoud Verkoop). Vul onderin de code van de prijsbijstellingsgroep in en de omschrijving. Bij het vastleggen van aanvullende kortingen en toeslagen (prijsbijstellingen) kunt u een bijstelling in de hier aangemaakte groepen indelen. Vanuit een prijsbijstellingsgroep kunt u via het Ga naar - menu doorverbinden naar Info bijstellingen per groep en naar Info uitsluitingen per groep. Die overzichten kunt u vervolgens onderhouden. Prijsbijstellingen per groep Hier ziet u de prijsbijstellingen per groep. Wanneer bij een verkooporderregel wordt bepaald of een prijsbijstelling van toepassing is, en de groep waaraan deze bijstelling is gekoppeld wordt niet meegenomen, dan worden de bijstellingen die hier aan de groep gekoppeld zijn dus niet meegenomen. Uitsluitingen per groep In het veld Bijstelling vult u de code van de bijstelling in, met daarachter de omschrijving. Het volgnummer kunt u automatisch laten genereren. Er wordt dan genoeg tussenruimte overgelaten (50) om later nog prijsbijstellingen tussen te voegen. Het volgnummer is te wijzigen, maar moet uniek zijn. Bij het bepalen van het prijsbijstellingsbedrag op een verkooporderregel, worden de prijsbijstellingen in de volgorde van het volgnummer dat u hier vastlegt doorlopen. Vervolgens maakt u een keuze uit de soort bijstelling: Aparte regeltoeslag De korting of toeslag wordt als apart regelbedrag op de factuur vermeld. In de verkoopstatistieken komt deze regel niet terug. Korting Het regelbedrag van de orderregel wordt aangepast met deze korting. Kostprijsverhoging Het regelbedrag blijft onveranderd, er vindt alleen een extra financiële boeking plaats bij het verwerken van de verkoopfactuur: Kostprijs aan dekkingrekening van deze bijstelling. Het vakje Negatief kruist u aan wanneer de bijstelling een negatief effect heeft. In het veld Berekenen op basis van selecteert u vervolgens op welke basis de bijstelling berekend moet worden. U hebt de keuze uit: Bedrag bruto bedrag van de bestelde goederen netto bedrag van de bestelde goederen voortschrijdend netto bedrag van de bestelde goederen Aantal: Totaal aantal van de bestelde goederen Gewicht: Totaal gewicht van de bestelde goederen Geef daarna in het veld Verwerken als aan op welke manier de bijstelling verwerkt moet worden. Percentage Stapelkorting: percentage over brutoregelprijs Stapelkorting: percentage over nettoregelprijs Kettingkorting: percentage over voortschrijdend netto regelprijs Vast bedrag Per eenheid Per regel
In het kader Afhandeling geeft u vervolgens aan hoe de bijstelling afgehandeld moet worden. Is de prijsbijstelling een kostprijsverhoging, dan kunt u deze niet afdrukken. Is het een aparte regeltoeslag, dan kunt u deze afdrukken Bij de orderregel, In een recapitulatie of beide. Is het een korting, dan hebt u behalve de mogelijkheden zoals bij aparte regeltoeslag, ook de keuze Niet afdrukken. De afhandeling BTW over toeslag kunt u alleen invullen wanneer de bijstelling een Aparte regeltoeslag betreft. Tot slot van de afhandeling dient u de referentie journaalpost te selecteren. In het veld Ingedeeld in groep kunt u vervolgens een bijstellingsgroep selecteren om de bijstelling in in te delen. Dit is van belang bij uitsluitingen. Onderin het scherm geeft u tot slot met behulp van de knop [<<] aan voor welke landen de prijsbijstelling van toepassing is. Het afleveradres van de verkooporderregel bepaalt vervolgens of deze prijsbijstelling op die bepaalde verkooporderregel van toepassing is. Hierna koppelt u een tarief aan een prijsbijstelling. Prijsbijstelling in vreemde taal Prijsbijstellingen kunnen worden afgedrukt op bijvoorbeeld orderbevestigingen en facturen. Aangezien deze in een vreemde taal kunnen zijn, is het mogelijk om de omschrijvingen van bijstellingen in vreemde talen aan te maken. Vanuit een prijsbijstelling kunt u via het Ga naar -menu doorverbinden naar Omschrijvingen. Organisatiegroep omschrijving van de organisatiecategorie en organisatiegroep (code organisatiecategorie / code organisatiegroep). Product omschrijving product (productcode). Productgroep omschrijving van de productcategorie en productgroep (code productcategorie / code productgroep). Factor de factor zoals die is vastgelegd in de koppeling van de prijsbijstelling aan de product(groep), organisatiegroep of debiteur. Met de knop [Vernieuwen] wordt het overzicht opnieuw opgebouwd, waarbij de laatste wijzigingen die in de tussentijd zijn gemaakt, worden meegenomen. Met de knop [Onderhoud] start u het onderhoudsprogramma dat afhankelijk is van de soort koppeling. Koppelingen prijsbijstelling In het programma Koppelingen prijsbijstelling (Applicatie Onderhoud Verkoop) koppelt u prijsbijstellingen aan product(groep)en, debiteuren en / of organisatiegroepen. Ook sluit u in dit programma groepen uit wanneer de betreffende combinatie in een prijsopbouw voorkomt voor de berekening van het bijstellingsbedrag. Wanneer u vervolgens een verkooporderregel aanmaakt voor dat product, die productgroep, die debiteur of die organisatiegroep die u hier koppelt, wordt het bijstellingsbedrag berekend. In het veld Bijstelling selecteert u de bijstelling waarvoor u een omschrijving in een vreemde taal wilt vastleggen. Vervolgens kiest u linksonder de taal waarin u de omschrijving wilt vastleggen en vult u in het kader rechts de vertaling in die taal in. Koppelingen prijsbijstelling Vanuit een prijsbijstelling kunt u via het Ga naar -menu ook doorverbinden naar Koppelingen. De debiteuren, organisaties en product(groep)en waaraan de bijstelling gekoppeld is worden getoond. In het veld Bijstelling wordt de bijstelling getoond van waaruit u hebt doorverbonden. U kunt een andere bijstelling selecteren. De kolommen die u ziet hebben de volgende betekenis: Soort: de gekoppelde entiteiten. Eerst worden alle debiteuren getoond, vervolgens alle organisatiegroepen, producten en productgroepen. Omschrijving Afhankelijk van de soort, worden de volgende gegevens getoond: Debiteur omschrijving van de organisatie van de debiteur (organisatiecode). Dit programma bevat vier tabbladen. Hier wordt alleen het tabblad Product beschreven, de werking van de overige tabbladen is identiek. In het veld Product vult u het product in waarop de bijstel-
ling betrekking heeft. Vervolgens selecteert u de bijstelling. In het veld Factor geeft u de factor in waarmee het prijsbijstellingsbedrag moet worden vermenigvuldigd om tot het totale prijsbijstellingsbedrag te komen voor een orderregel. Denk bijvoorbeeld aan de stibat-regeling batterijentoeslag. Wanneer een product twee batterijen bevat, vult u hier als factor 2 in, ten teken dat de bijdrage tweemaal berekend moet worden. In het kader rechtsonder ziet u de beschikbare groepen. U kunt prijsbijstellingsgroepen naar het kader Uitsluiten van groepen transporteren met [<<]. Gevolg is dat bij het bepalen van het bijstellingsbedrag op de verkooporderregel, de bijstellingen niet worden meegenomen die een hoger volgnummer hebben en aan de groep gekoppeld zijn die u hier in het kader Uitsluiten van groepen plaatst. overzichtelijkheid ten goede komen. U kunt dan ook geen inactieve tarieven (tarieven waarvan het begin na of het einde voor vandaag ligt) invoeren. Bepaling prijsbijstelling op orderregel Het scherm dat u ziet als u een nieuwe verkooporderregel invoert of een bestaande wijzigt, is gewijzigd. De waarschuwingsdriehoek die achter het veld Te leveren stond (als het aantal te leveren ongelijk is aan het aantal besteld) is verplaatst naar achter het veld Besteld. Het veld Te leveren is gewijzigd in het veld Bijstelling en daarachter is de knop [...] toegevoegd. Tarieven prijsbijstelling In het programma Tarieven prijsbijstelling (Applicatie Onderhoud Verkoop) legt u tarieven vast voor de prijsbijstelling. In het veld Bijstelling ziet u het bijstellingsbedrag dat op deze verkooporderregel van toepassing is. Alleen kortingen en toeslagen worden meeberekend, dus geen kostprijsverhogingen. Wanneer u op de knop [...] daarachter klikt, wordt het scherm getoond met de gekoppelde prijsbijstellingen. Selecteer eerst de bijstelling. Afhankelijk van wat u bij de prijsbijstelling hebt aangegeven in het veld Berekenen op basis van kunt u een bedrag, een gewicht of een aantal invullen. En afhankelijk van het veld Verwerken als, kunt u een vast bedrag of een percentage invullen. Selecteer in de kolom Valuta de valuta waarin de bijstelling berekend moet worden. Bepaal vervolgens met behulp van de kolommen Datum ingang en Datum einde het bereik van de periode. In de kolommen daarnaast vult u tot slot in vanaf welk gewicht, bedrag of hoeveelheid de bijstelling in werking treedt en om welk bedrag of percentage het gaat. Kruist u onderin het scherm de optie Alleen actieve tarieven aan, dan worden de tarieven van periodes die al verstreken zijn of nog moeten komen niet meer getoond. Dit kan de Is bij een bijstelling opgegeven dat deze de bijstellingen van andere groepen uitsluit, dan worden alle bijstellingen met een hoger volgnummer van die uit te sluiten groep(en) op niet actief gezet. Deze bijstellingen tellen dan verder niet meer mee en kunnen ook geen andere uitsluitingen meer tot gevolg hebben. Wanneer een prijsbijstelling handmatig is gewijzigd, en vervolgens wijzigt u de orderregel, dan vindt niet automatisch herberekening van de prijsbijstelling plaats. U krijgt dan eerst de melding: Prijsbijstelling is handmatig aangepast en zal niet automatisch worden herberekend. Vervolgens kunt u via [...] en [Herberekenen] het prijsbijstellingsbedrag laten herberekenen. Berekenen bedrag gekoppelde prijsbijstellingen Het bedrag dat het gevolg is van de gekoppelde prijsbijstellingen wordt als volgt bepaald. Het bruto regelbedrag is gelijk aan het aantal maal de prijs gedeeld door de prijs per van de verkooporderregel. Het
netto regelbedrag is gelijk aan het bruto regelbedrag minus de regelkorting van de verkooporderregel. Vervolgens worden (in volgorde van volgnummer) alle prijsbijstellingen doorlopen. Bij de berekening van het bedrag wordt per prijsbijstelling gekeken naar de grondslag. De koppeltabel wordt doorlopen in de volgorde: product, productgroep, debiteur, debiteurgroep. De eerste bijstelling die zo wordt gevonden, bepaalt de factor waarmee in de berekening wordt gewerkt. Ook wordt er gekeken of er een tarief voor de betreffende datum gevonden kan worden. Wanneer u met de muis beweegt over het veld Bijstelling ziet u de opbouw van het prijsbijstellingsbedrag. Via de knop [...] op de verkooporderregel kunt u zo zien wat het effect van de verschillende soorten prijsbijstellingen is op het totale prijsbijstellingsbedrag. Zie het plaatje in de vorige paragraaf. Bent u niet geautoriseerd om prijsbijstellingen te wijzigen. dan is de titel van de knop [Informatie] in plaats van [Onderhoud]. De knop [Herberekenen] kunt u dan niet bereiken. Kruis het vakje Nulbedragen onderdrukken aan om alleen actieve bijstellingen getoond te krijgen. Is bij de gebruiker aangegeven dat deze geen kostprijzen mag zien (Systeembeheer Toegang Onderhoud gebruikers, doorverbinden naar Gebruikersparameters, Gebruiker mag VVP zien ) dan worden kostprijsverhogende bijstellingen niet getoond. Onderhoud prijsbijstelling per orderregel Vanuit Onderhoud prijsbijstellingen orderregel kunt u via de knop [Onderhoud] de prijsbijstellingen onderhouden. Hier kunt u het bijstellingsbedrag aanpassen. Gevolgen prijsbijstellingsbedrag Wanneer op een verkooporderregel prijsbijstellingen van het type Omzetverlaging of Apart factuurbedrag van toepassing zijn, heeft dit invloed op het netto regelbedrag. Diverse functies en procedures (berekeningen en informatievoorzieningen) in het pakket zijn hierop aangepast. Zo ziet u bijvoorbeeld in het programma Info prijzen (Applicatie Info Verkoop) ook de prijsbijstellingsbedragen. Financieel verwerken prijsbijstellingen Bij de financiële verwerking van orderregels waaraan prijsbijstellingen zijn gekoppeld, worden deze bijstellingen ook financieel verwerkt. De journaalpost die wordt aangemaakt bij het financieel verwerken van verkoopfacturen is uitgebreid met de regels BBS (Credit, Boeking bijstelling) en TBS (Debet, Tegenboeking bijstelling). De journaalposten die wordt aangemaakt bij het verwerken van voorraadmutaties van projecten en bij het financieel verwerken van projectfacturen zijn uitgebreid met de regel BBS (Credit, Boeking bijstelling). Bij het financieel verwerken van prijsbijstellingen wordt het regelbedrag herleid tot een factuurbedrag op basis van het te factureren aantal en het bestelde aantal. Hierdoor veranderen ook de volgende prijsbijstellingsregels, omdat het voortschrijdend nettobedrag wijzigt. U kunt alleen een prijsbijstellingsbedrag op deze manier wijzigen als van de order nog niets is geleverd (verkoopordersoort = NOR) of nog niets is gefactureerd (verkoopordersoort = OZL).
UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen. Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen. Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken. In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit. Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ground breaking solutions 3.0. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien. Wij begrijpen dat. Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee. www.unit4multivers.nl Uw UNIT4 Partner: Er kunnen geen rechten worden ontleend aan deze brochure. www.facebook.com/unit4multivers @Multivers www.youtube.com/unit4multivers UNIT4 Multivers UNIT4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T 0800 844 44 44 (gratis informatienummer) F 0184 44 44 45 I www.unit4multivers.nl E mkb@unit4.com 0011.NL.06.01.09/11-12_ME-Prijsbijstel