6 Financiële afhandeling 6.1 Algemeen Samenvattend worden de volgende stappen m.b.t. de financiële afhandeling doorlopen: 1) Met behulp van de SAP training & event module wordt bepaald welke deelnemers worden gefactureerd en/of welke bedragen moeten worden doorberekend (= scherm boeking deelnemer / inschrijving). Voor wat betreft de betalingen, zijn verschillende betaalwijze mogelijk (ontvangst per kas, incasso, bank en/of betaling in termijnen). 2) De (bovengenoemde) boekingen worden via het facturatie programma geselecteerd. Via dit programma worden de facturen (automatisch) via SAP/SD aangemaakt en in de financiële administratie verwerkt (opbrengsten). Hierbij wordt bijvoorbeeld de boeking gemaakt: Debiteuren Aan 8.. Opbrengst cursussen (op interne order.) Indien het cursusgeld moet worden terugbetaald, wordt hetzelfde traject doorlopen (d.w.z. met behulp van een creditnota). Een creditnota wordt aangemaakt in het facturatie programma, daarna moet nog de inschrijving worden geannuleerd. Handleiding SAP Training & event management Pagina: 1/9
Opmerking bij punt 2: - De facturen worden automatisch in tweevoud vervaardigd (t.b.v. cursist / administratie). - Indien het een kasbetaling betreft, wordt geen fysieke factuur aangemaakt (alleen doorboeking in Financiële administratie). - Facturen lopen standaard via een eenmalige debiteur. De facturen worden in het systeem verwerkt onder een algemene debiteurennummer. De adresgegevens van de cursisten worden in de afzonderlijke documenten opgenomen. Tevens wordt in de financiële documenten de omschrijving van de cursus en datum opgenomen. - Indien het een reguliere debiteur betreft (interne debiteur ofwel overige organisaties) dan wordt de naam van de deelnemer in de factuur vermeld. - Afhankelijk van de betalingswijze, wordt de tekst in de factuur aangestuurd. 3) In de debiteuren administratie worden de betalingsontvangsten geregistreerd en zijn verschillende rapportages beschikbaar (aanmaningen en financiële rapportages). De facturen met betalingswijze: kas en Incasso worden via het betalingsprogramma verder afgehandeld. Voor wat betreft de kasboekingen, is vervolgens nog handmatige (totaal) boeking noodzakelijk (= boekingen worden door het betalingsprogramma op een tussenrekening geboekt). Handleiding SAP Training & event management Pagina: 2/9
6.2 Facturatie van evenementen De cursusgelden kunnen via de volgende stappen worden gefactureerd: Menupad: Human resources Evenementen beheer Evenementen Evenementenmenu (transactiecode: PSV2) Selecteren evenement, type of groep, verder via menu: evenement facturatie Waarna het selectie scherm wordt weergegeven: Handleiding SAP Training & event management Pagina: 3/9
Toelichting selectievelden (facturatie van evenementen): Planvariant Objecttype Object ID Evaluatietijdvak Lijstweergave 01 Actuele planning L = evenementengroep (en alles wat daar onder valt) D = evenemententype (en alles wat daar onder valt) E = evenement Nummering objecten Opgave gewenst tijdvak (standaard wordt de datum bepaald aan de hand van de gebruikersinstellingen) Deelnemers: Optie: alle aanvinken Annuleringen Optie: met annuleringen aanvinken Evenement: Optie: niet relevante verbergen aanvinken Handleiding SAP Training & event management Pagina: 4/9
Verder via button:, waarna per geselecteerde evenement de deelnemers / bedragen worden weergegeven. De deelnemers zijn standaard al gemarkeerd (= te factureren deelnemers). Eventueel kan via button: het cursusbedrag / debiteur worden aangepast (= hetzelfde boekingscherm als bij inschrijving). Verder via button waarna het volgende scherm wordt weergegeven: Bij facturatie worden een drietal documenten aangemaakt (d.w.z. HR document, SD document en FI documenten). Na facturatie, moeten deze documenten met elkaar worden afgestemd. Het afstemmen van een document afzonderlijk, kan via de button: (na selecteren document). Het afstemmen van alle documenten kan via het menu extra alle documenten vergelijken, waarna deze optie moet worden bevestigd. Handleiding SAP Training & event management Pagina: 5/9
Via de button: worden de gegevens / status opnieuw door het systeem opgehaald (gele driehoekje is veranderd in een groen bolletje). Handleiding SAP Training & event management Pagina: 6/9
6.3 Aanmaken creditnota s In het facturatie programma worden de reeds gefactureerde bedragen zichtbaar gemaakt middels een voor de naam van de deelnemer en wordt het factuurnummer weergegeven (bijvoorbeeld ). Een creditnota kan worden aangemaakt door de desbetreffende deelnemer te selecteren, verder via button:. Hierna wordt het volgende scherm weergegeven: Na opgave bedrag, verder via button:. Hierna wordt in het systeem de creditnota aangemaakt en verder afgehandeld in de financiële administratie. Voor wat betreft de betalingsgegevens worden de gegevens van de oorspronkelijke factuur overgenomen (d.w.z. bankgegevens / betalingswijze). Nadat een creditnota is aangemaakt, moet de inschrijving via het deelname menu worden geannuleerd (zie verder hoofdstuk 3.1.5 annuleren inschrijving). Handleiding SAP Training & event management Pagina: 7/9
6.4 Weergeven van facturatie documenten In het facturatie programma kunnen de aangemaakte documenten worden opgevraagd via de volgende stappen. - Selecteer een deelnemer - Verder via button:, waarna het HR referentiedocument wordt weergegeven: Via de button: opgevraagd., kan vervolgens het SD document worden Handleiding SAP Training & event management Pagina: 8/9
Via de button: en vervolgens te klikken op het boekhoudingsdocument, kan het uiteindelijke FI -document worden opgevraagd. Handleiding SAP Training & event management Pagina: 9/9