PROJECTPLAN alisering ion G ro éé n Re g Groningen één nin gen 120402 2012, Brandweer Groningen Niets uit dit rapport mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Brandweer Groningen. Brandweer Groningen Postbus 584 9700 AN Groningen brandweer.groningen.nl Hoofdstuk Projectplan GRONINGEN 1
Groningen één Regionalisering Projectplan regionalisering Op weg naar één Brandweer Groningen
Inhoudsopgave 1. Inleiding.......................................................................3 2. Aanleiding en regionale context...................................................5 2.1 Van regionaal vormgegeven brandweerzorg naar regionaliseren..................5 2.2 Van moeten naar willen....................................................5 2.3 Opstartfase...............................................................5 2.4 Ervaringen van andere regio s...............................................6 3. Wettelijke en bestuurlijke kaders..................................................7 3.1 Wettelijke kaders..........................................................7 3.2 Bestuurlijke kaders........................................................7 4. Doel en resultaat................................................................9 4.1 Doelstelling project........................................................9 4.2 Projectresultaat...........................................................9 4.3 Afbakening..............................................................9 5. Deelprojecten.................................................................11 5.1 Deelproject Visie.........................................................12 5.2 Deelproject Organisatie...................................................12 5.3 Deelproject Personeel.....................................................13 5.4 Deelproject Financiën.....................................................14 5.5 Deelproject Juridisch......................................................14 5.6 Deelproject Facilitair......................................................15 5.7 Mijlpalenplanning........................................................15 6. Projectbeheer.................................................................16 6.1 Projectorganisatie........................................................16 6.1.1 Aansturing van het project.................................................16 6.1.2 Projectorganisatie........................................................17 6.1.3 Overlegstructuur.........................................................18 6.1.4 Medezeggenschap en georganiseerd overleg..................................19 6.2 Kosten regionalisering....................................................19 6.2.1 Regionale projectkosten...................................................20 6.3 Projectrisico s............................................................20 7. Communicatie.................................................................22 2 Projectplan regionalisering Inhoudsopgave
1. Inleiding Voor u ligt het projectplan regionalisering; een plan van aanpak op hoofdlijnen om van A naar B te komen. Er ligt immers een concrete en gezamenlijke taak voor, die ertoe moet leiden dat onze regio per 1 januari 2014 één brandweerkorps heeft. Het projectplan is opgesteld door de projectleiding regionalisering, namelijk regionaal commandant Erik van Zuidam en projectleider Roelf Knoop. Het plan wordt door de stuurgroep regionalisering aangeboden aan het veiligheidsbestuur. Verandering Uiteraard is de regionalisering van de brandweerkorpsen een grote verandering. Er zijn niet alleen formele consequenties, maar een nieuwe organisatiestructuur betekent ook gevoelsmatig het nodige voor in ieder geval de 23 gemeenten, het regionaal bureau en alle (brandweer)medewerkers. Daarom staat voorop dat de regionalisering zorgvuldig uitgevoerd moet worden. Communicatie is daarbij elementair; in de communicatieparagraaf leest u op hoofdlijnen hoe wij communiceren met onze medewerkers en andere belanghebbenden. Grondslagen De besluitvorming in het veiligheidsbestuur op 7 oktober 2011 markeert een belangrijk startpunt voor de regionalisering, omdat op deze datum is besloten te starten met de voorbereidingen voor het project. Onderdeel van dit besluit was dat de regionalisering moet zijn gebaseerd op de uitgangspunten en kracht van de huidige samenwerking in onze regio. In ieder geval de volgende documenten liggen ten grondslag aan het projectplan: (Gewijzigde) Wet veiligheidsregio s Organisatieplan regionale brandweer Groningen 2009-2013 Bestuurlijke notitie Voorbereiding regionalisering brandweer & Richtinggevende kaders regionalisering Bestuurlijke notitie Procesvoorstel en communicatieboodschap regionalisering Daarnaast liggen twee documenten ten grondslag aan het projectplan, die ook op 20 april worden aangeboden aan het veiligheidsbestuur. Zij vloeien voort uit de besluiten van 7 oktober 2011, maar zijn aangescherpt ten behoeve van het projectplan: Transitieafspraken Wettelijke en bestuurlijke kaders (opgenomen in het projectplan) Vervolgtraject Vaststelling van dit projectplan betekent dat de opstartfase wordt afgerond, en het project regionalisering van start gaat. Onder regie van de stuurgroep zal voortdurend worden ingezet op een goede verbinding met het veiligheidsbestuur. Dit uit zich bijvoorbeeld in het stapsgewijs inrichten van de nieuwe organisatie en validatie bij het veiligheids - bestuur. Na vaststelling van dit projectplan, wordt begonnen met een deelproject visie. Dit zal leiden tot een visiedocument dat wordt gevalideerd met het veiligheidsbestuur. In september 2012 wordt het veiligheidsbestuur gevraagd een principebesluit te nemen voor de nieuwe organisatie. Daarna wordt in het najaar van 2012 het organisatieplan 2014-2018 voorgelegd. Een meer gedetailleerde uitwerking van alle te nemen stappen leest u in dit projectplan. Diversiteit Hiervoor stond al vermeld dat het projectplan is gebaseerd op onder andere het huidige organisatieplan. Dit organisatieplan gaat ook in op de organisatorische verschillen die er zijn tussen gemeenten en de wijze waarop gemeentelijke brandweren samenwerken. Binnen het project is hier zeker oog voor, maar vanwege de leesbaarheid wordt dit niet steeds aangestipt in het projectplan. Twee voorbeelden: De Hulpverleningsdienst Groningen krijgt te maken met twee soorten ontvlechtingen die inhoudelijk nogal verschillen, namelijk brandweer Stad en het regionaal bureau; De Regeling Brandweerzorg Zuid-Groningen kent op dit moment een eigen gemeenschappelijke regeling. Inleiding Projectplan regionalisering 3
Leeswijzer Het projectplan is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk twee wordt de aanleiding voor de regionalisering beschreven in samenhang met de regionale context: regionaal vormgegeven brandweerzorg. Ook wordt beschreven welke voorbereidende stappen al zijn gezet. In hoofdstuk drie worden de wettelijke en bestuurlijke kaders beschreven. Het doel en gewenste projectresultaat van de regionalisering staat in hoofdstuk vier beschreven. Het projectresultaat wordt vervolgens in hoofdstuk vijf uitgewerkt in de deelprojecten en te bereiken resultaten. In hoofdstuk zes wordt de projectorganisatie beschreven (inclusief rollen en verantwoordelijkheden van de betrokkenen), de financiën en de projectrisico s. 4 Projectplan regionalisering Inleiding
2. Aanleiding en regionale context 2.1. Van regionaal vormgegeven brandweerzorg naar regionaliseren De 17 brandweerkorpsen en het regionaal bureau vormen op dit moment samen de regionale brandweer Groningen. Zij hebben een lange historie van intensief samenwerken. Deze samenwerking wordt regionaal vormgegeven brandweerzorg genoemd. In het organisatieplan regionale brandweer Groningen 2009-2013 1 is beschreven hoe de regionale brandweer eenheid en uniforme kwaliteit nastreeft. Deze steeds intensiever wordende samenwerking kwam in een ander daglicht te staan, toen de Wet veiligheidsregio s in aantocht was en er gesproken werd over regionalisering. In de Wet veiligheidsregio s (vastgesteld in 2010) bestond nog de mogelijkheid gemeentelijke brandweren in stand te houden, maar er werd impliciet duidelijk dat regionalisering op termijn onontkoombaar was. Het veiligheidsbestuur heeft haar visie nog wel toegelicht aan de minister, namelijk dat een structuurwijziging (regionalisering) niet nodig is om de door de minister gewenste kwaliteit te leveren. In 2010 kwam de regionalisering nog een stap dichterbij, toen een motie van Hennis-Plasschaert c.s. 2 over volledige en verplichte regionalisering van de brandweer met een ruime meerderheid werd aangenomen. De motie is voortvarend opgepakt door de minister van Veiligheid en Justitie. Op 14 februari 2012 is het wetsontwerp voor oprichting van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) en regionalisering van de brandweer vastgesteld door de Tweede Kamer 3. Het is op dit moment, april 2012, in behandeling in de Eerste Kamer. Naar verwachting wordt de wet per 1 juli 2012 van kracht. De kern van het wetsontwerp is dat het niet langer mogelijk zal zijn een gemeentelijke brandweer in stand te houden. Dit wetsontwerp bouwt voort op de aanvankelijke Wet veiligheidsregio s, waarin is bepaald dat de uitvoering van twee fundamentele taken onder de verantwoordelijkheid van het veiligheidsbestuur komen te liggen: het voorkomen, beperken en bestrijden van brand; het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. 2.2. Van moeten naar willen In het verleden heeft de regio Groningen gekozen voor een goed werkende samenwerking, die nu verplicht wordt omgezet naar een regionalisering. Al langer was bekend dat regionalisering op termijn onontkoombaar was, maar dit moment komt nu eerder dan verwacht. Regionaliseren is daarmee geen trendbreuk, maar een kans om benodigde veranderingen sneller door te voeren. Immers, door te regionaliseren ontstaan er mogelijkheden om de organisatie krachtiger, efficiënter en effectiever in te richten. De uitdaging bestaat er in om de voordelen van regionaliseren te plukken en tegelijk de kracht van het huidige samenwerkingsmodel te behouden. Dat kan alleen lukken als de regionalisering nu voortvarend wordt opgepakt, door van de verplichting een kans te maken de brandweer - organisatie toekomstbestendig te maken. 2.3. Opstartfase Op 7 oktober 2011 heeft de Bestuurscommissie Regionale Brandweer en GHOR Groningen 4 een aantal besluiten genomen over regionalisering, waarmee de opstartfase naar regionalisering is begonnen. Zo is toen besloten een stuurgroep regionalisering in te stellen, een projectleider aan te wijzen, de opdracht te geven een projectplan op te stellen en projectgelden beschikbaar te stellen. Vanaf 7 oktober 2011 geeft de stuurgroep regionalisering brandweer sturing aan de regionalisering, 1 Dit organisatieplan is op aanvraag beschikbaar, bijvoorbeeld via het regionaal bureau of de brandweercommandant 2 De motie Hennis-Plasschaert c.s. over regionalisering van de brandweer is ingebracht tijdens de vaststelling van de begrotingsstaten van het Ministerie van Justitie (VI) voor het jaar 2011 3 Het volledige wetsontwerp, inclusief de in de Tweede Kamer ingediende amendementen zijn na te lezen via de website officielebekendmakingen.nl (zoeken op wetsontwerp 32841) 4 In het vervolg van dit projectplan wordt deze bestuurscommissie als het veiligheidsbestuur omschreven Aanleiding en regionale context Projectplan regionalisering 5
binnen de bestuurlijke en wettelijke kaders. Voordeze opstartfase hebben we een klein half jaar uitgetrokken om twee redenen. Ten eerste werd in deze periode de besluitvorming in de Tweede Kamer over de wetswijziging afgewacht. Ten tweede werd de tijd genomen om een aantal zaken zorgvuldig voor te bereiden. Daarmee moest een solide basis worden gelegd voor het verloop van het project. Denk aan het inrichten van de communicatie en de medezeggenschap, quick scans naar gebouwen/materieel/bezuinigingen en het verkennen van toekomst scenario s. 2.4. Ervaringen van andere regio s Sinds 2008 is een groot aantal brandweerkorpsen geregionaliseerd. Zij hebben veel ervaringen opgedaan, zowel goede als slechte, waar de regio Groningen van kan leren. De stuurgroep en projectleiding hebben daarom vier regio s bezocht, tw weten: Kennemerland, Twente, Gooi en Vechtstreek en Utrecht. Deze bezoeken zijn door de stuurgroep als zeer waardevol ervaren. De opgedane lessen zijn geïntegreerd in het projectplan en/of worden meegenomen in de deelprojecten. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste lessen uit deze regio s. Deze lessen lijken namelijk goed aan te sluiten bij de situatie in onze regio. Bedrijfsvoering draag zorg voor een zorgvuldige ontvlechting (zowel financieel als personeel) breng overhead (zowel oud als nieuw) duidelijk in beeld maak duidelijke afspraken met gemeente - secretarissen maak een financiële foto van ieder korps en laat dit door een externe valideren maak duidelijke kwaliteitsafspraken stel een financieel meerjarenperspectief op: dit geeft rust en stabiliteit formuleer duidelijke transitie-afspraken benoem een moment in de tijd ten aanzien van de financiële uitgangssituatie zorg voor voldoende weerstandsvermogen voor de nieuwe organisatie Communicatie informeer de doelgroepen frequent en persoonlijk (o.a. medewerkers, bestuur, raden) communiceer níet dat alles gelijk blijft voor de vrijwilligers, want dat is niet het geval draag richting gemeenten de boodschap uit dat de brandweer van hen blijft. ( onze brandweer ) ontwikkel een aantrekkelijke huisstijl heb aandacht voor brandweersymboliek en brandweerpassie (het brandweergevoel) Bestuurlijk betrek de gemeenteraden: wat gaan we doen? Wat willen we bereiken? Hoe en wanneer is er contact? betrek de portefeuillehouders financiën draag ook na de regionalisering zorg voor lokale verbinding tussen burgemeester-raden-blusgroep benoem gevoeligheden en dilemma s vroeg - tijdig, om discussie achteraf zoveel mogelijk te voorkomen Organisatie benoem een projectleider die ook in de nieuwe organisatie een rol heeft besef dat de nieuwe organisatie met bijbehorende cultuur andere eisen stelt aan het management Afstemming overleg regelmatig met de gemeentesecretarissen betrek vrijwilligers in het project (bijv. d.m.v. een klankbordgroep) betrek commandanten in het project betrek de gemeentelijke consulenten (m.n. personeel, financieel) 6 Projectplan regionalisering Aanleiding en regionale context
3. Wettelijke en bestuurlijke kaders In de afgelopen maanden zijn de nodige kaders geformuleerd voor het project regionalisering en de geregionaliseerde brandweer. De wettelijke kaders zijn afkomstig uit de Wet veiligheidsregio s en de Memorie van Toelichting. Daarnaast hebben het veiligheidsbestuur (op 7 oktober 2011), de stuurgroep regionalisering en de gemeenteraden een aantal bestuurlijke kaders geformuleerd. Overigens worden binnen het deelproject visie (zie projectplan) nog een aantal toekomstbestendige kaders geformuleerd. Deze worden onderdeel van het principe - besluit voor de nieuwe organisatie, dat dit najaar aan het veiligheidsbestuur wordt aangeboden. In het vervolg van het projectplan is reeds rekening gehouden met de geformuleerde kaders. Hierna volgt een opsomming. 3.1. Wettelijke kaders Binnen een jaar na inwerkingtreding moet het besluit tot regionalisering zijn genomen en voor 1 januari 2014 dient de regionalisering te zijn geëffectueerd en geregeld te zijn in de gemeenschappelijke regeling; Er komt één organisatie in elke veiligheidsregio, die alle brandweertaken uitvoert; Al het brandweerpersoneel komt in regionale dienst; Er is sprake van eenhoofdige leiding (de regionaal commandant); Het volledige beheer wordt op regionaal niveau ingericht; Het bestuur van de veiligheidsregio wordt gevormd door de burgemeesters van de gemeenten, die op hun beurt verantwoording afleggen over de aansturing van de regionale brandweer; De burgemeester blijft, via het veiligheids - bestuur, verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid in de regio; De gemeenteraad stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de doelen vast die de gemeente betreffende de brandveiligheid en de werkwijze en kwaliteit van de brandweerzorg nastreeft; De minister zal met betrokken partijen onderzoeken welke aanvullende mogelijkheden er zijn om winst te boeken op het gebied van brandpreventie. 3.2. Bestuurlijke kaders Betrokkenen committeren zich volledig aan de regionaliseringsopdracht en de projectstructuur; De regionalisering wordt zorgvuldig uitgevoerd, wat betekent dat tijd wordt genomen voor noodzakelijke verkenningen en onderzoeken. Wel is 1 januari 2014 leidend voor de overgang naar de nieuwe organisatie; Er wordt een zakelijke benadering gekozen, waarbij consequenties en frictiekosten helder in beeld worden gebracht; De frictiekosten worden gedragen door de 23 gemeenten en de V&GR (in verband met het gebruik van de HVD als uitvoerend orgaan van de gemeenschappelijke regeling). Daar waar een partij onevenredig wordt geraakt, worden hier afspraken over gemaakt; Voor de nieuwe organisatie gelden de begrotingen per 1 januari 2012, inclusief eerder vastgestelde meerjarenbegrotingen; In de transitieperiode tot 1 januari 2014 is de intentie om een aantal zaken te bevriezen inzake beleid, financiën en personeel; Er wordt naar gestreefd dat de repressieve medewerkers, zowel beroeps als vrijwilligers, zo min mogelijk hinder ondervinden van de regionalisering. Hun werkinhoud zal zoveel mogelijk gelijk blijven. Wel zal de regionalisering kansen bieden om te innoveren en daarmee bij te dragen aan de kwaliteit van het personeel en de organisatie; De inbreng van het personeel en de informatievoorziening richting het personeel worden zorgvuldig georganiseerd; Voor de inzet van gemeentelijke medewerkers in het project regionalisering wordt geen aparte vergoeding verstrekt. Dit geldt zowel voor medewerkers van de Hulpverleningsdienst (die Wettelijke en bestuurlijke kaders Projectplan regionalisering 7
immers vanuit collectieve middelen worden betaald) als voor medewerkers van de 23 gemeenten); De kracht van de huidige samenwerking door middel van regionaal vormgegeven brandweerzorg moet behouden blijven. Regionalisering is geen doel op zich, maar een middel om de kwaliteit leidend te laten blijven; De huidige schaalgrootte van de basisbrandweerzorg is grotendeels neergezet als waren wij één organisatie. Buiten regionalisering in gang gezette trajecten worden afgerond, zoals samenwerking met buurkorpsen; Vrijwilligers zijn en blijven lokaal ingebed en vervullen een maatschappelijke functie in hun woon-werkgebied. Zij blijven werken in de lokale omgeving, alleen al vanwege de opkomsttijden; De nieuwe organisatie staat open voor geluiden uit het veld van de dagdienstmedewerkers, vrijwilligers en beroepscollega s; De nieuwe brandweerorganisatie moet voorzien in een sterke verbinding met de gemeenten. De organisatie laat ruimte voor lokaal gewortelde activiteiten als die in een behoefte voorzien. Denk aan de jeugdbrandweren en personeelsverenigingen; Er moet voorkomen worden dat er extra bestuurslagen worden gecreëerd; Communicatie en samenwerking met de burgers moet een hoge prioriteit krijgen; De organisatie heeft een open houding naar verdere ontwikkeling en professionalisering van het vakgebied. 8 Projectplan regionalisering Wettelijke en bestuurlijke kaders
4. Doel en resultaat 4.1. Doelstelling project De regionalisering heeft als doel een geregionaliseerde brandweerorganisatie te realiseren en in te richten. De inhoudelijke ambitie van de regionalisering wordt in het deelproject visie nader uitgewerkt. 4.2. Projectresultaat Als projectresultaat wordt het volgende beoogd: Een geregionaliseerde brandweer in Groningen per 1 januari 2014 met een nieuwe of gewijzigde gemeenschappelijke regeling. In concreto is dit het opheffen van de lokale brandweerkorpsen en het overdragen van die korpsen aan het bestuur van de veiligheidsregio, binnen de bestuurlijk en wettelijk vastgestelde kaders. Om het bovenstaande projectresultaat te behalen, zullen enkele deelresultaten worden onderscheiden, die noodzakelijk zijn om te komen tot het eindresultaat. De volgende deelresultaten kunnen in ieder geval worden onderscheiden: Nieuwe of gewijzigde gemeenschappelijke regeling; Organisatieplan geregionaliseerde brandweer (inclusief uitwerkingen zoals formatie); Begroting 2014 en meerjarenbegroting 2014-2017 (inclusief financieringssystematiek); Informatie-, facilitair en huisvestingsplan; Beleidsplan geregionaliseerde brandweer 2014-2017; Een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, - regelingen en functies; Alle medewerkers zijn geplaatst in de nieuwe organisatie (geregionaliseerde brandweer). 4.3. Afbakening Om per 1 januari 2014 de gewenste resultaten te kunnen bereiken, moet het project (deels) worden afgebakend. Daarmee wordt een onderscheid gemaakt tussen het project regionalisering en het proces van organisatieverandering in brede zin. De afbakening vindt op twee hoofdgebieden plaats, die verderop worden toegelicht. Dit betreft organisatie-ontwikkelingen die de regionalisering raken en lopende projecten binnen de brandweer. Een deel van de ontwikkelingen binnen die gebieden zal en moet de regionalisering beïnvloeden, of zal de regionalisering juist voeden. De regionaal commandant en projectleider regionalisering zorgen voor verbinding tussen het project en de organisatieveranderingen in brede zin. Organisatie-ontwikkelingen die de brandweer raken Ontwikkelingen aangaande de toekomst van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen (V&GR), GGD, de inrichting van crisisbeheersing, de vorming van een Shared Service Centre (SSC) in de gemeente Groningen en de vorming van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) zijn niet onderdeel van het project regionalisering. De stuurgroep regionalisering zoekt afstemming met en aansluiting bij het Dagelijks Bestuur als coördinerend gremium voor deze ontwikkelingen. Naar verwachting worden hier in juni 2012 richtinggevende uitspraken over gedaan. Een gerelateerd punt betreft het werkgeverschap van het Veiligheidsbureau en het GHOR-bureau, waarover ook in juni meer duidelijkheid wordt verwacht. Ook dit punt is geen onderdeel van de regionalisering. Lopende projecten Momenteel loopt een aantal projecten binnen de regionale brandweer, die worden uitgevoerd als waren wij één organisatie. Die projecten vloeien voort uit verplichtingen van de Wet veiligheids - regio s en afspraken uit het organisatieplan 2009-2013. Op die manier beschouwd, zijn de 17 korpsen al enkele jaren aan het regionaliseren en functioneren wij al behoorlijk als één organisatie. Deze projecten lopen gewoon door, en daar waar mogelijk worden zij omgebogen naar regionalisering. Zij zijn echter geen onderdeel van het project regionalisering. Enkele voorbeelden zijn: Doel en resultaat Projectplan regionalisering 9
Uitvoeren verbeterplannen vanuit kwaliteitszorg; Brandveilig Leven; Implementatie bedrijfsinformatiesysteem (AG5); Digitale bereikbaarheidskaart; Het ontwikkelen van beleid voor de vakbekwaamheid (opleiden en oefenen) in samenhang met het onderzoek naar Brandweer Opleidingen Noord (BON); Vernieuwing rampbestrijdingsplannen; Het aanwijzen van bedrijfsbrandweren. Daarnaast zijn al projecten afgerond, die ook in het teken stonden van regionalisering, bijvoorbeeld: Het ontwikkelen van Regionet 2.0; Implementatie van het nieuwe functie- en rangenstelsel. 10 Projectplan regionalisering Doel en resultaat
5. Deelprojecten Het project start met het deelproject visie. Dit deelproject zal een aantal voorwaarden en uitgangspunten opleveren voor de andere deelprojecten. Bij aanvang van het project worden de volgende deelprojecten onderkend: Visie Organisatie Personeel Financiën Juridisch Facilitair De deelprojecten worden in de komende periode door I de deelprojectleiders nader uitgewerkt tot deelprojectplannen. Het is mogelijk dat gedurende het project door voortschrijdend inzicht de indeling in deelprojecten wijzigt. Datzelfde geldt voor de personele samenstelling van de deelprojecten; het kan per fase maar ook zeker per product verschillen welke medewerkers zitting hebben in de deelprojectgroepen dan wel meewerken aan een specifiek product. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt ieder deelproject op hoofdlijnen omschreven, waarin vooral wordt ingegaan op de (deel)resultaten per deel - project. Bij de omschrijving van de deelresultaten wordt steeds weergegeven in welke fase van het project dit resultaat past. Hierbij onderscheiden we de volgende vier fasen: Definitiefase (afgekort tot fase D): In de definitiefase wordt het eindresultaat van het project verder geconcretiseerd. Daarnaast vinden er tijdens de definitiefase enkele inventariserende stappen plaats. Ontwerpfase (afgekort tot fase O): In de ontwerpfase wordt binnen de gestelde kaders de nieuwe organisatie uitgewerkt in een ontwerp. Voorbereidingsfase (afgekort tot fase V): In de voorbereidingsfase worden op basis van de definitiefase en de ontwerpfase nog enkele aspecten nader uitgewerkt. Realisatiefase (afgekort tot fase R): In de realisatiefase wordt uitvoering gegeven aan de onderdelen die in de voorgaande fasen zijn voorbereid. Deze vier fasen worden in figuur 1 schematisch in de tijd onderscheiden, waarbij tevens de belangrijkste deelresultaten worden gepresenteerd: Figuur 1: Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase Deelprojecten Projectplan regionalisering 11
Uit de figuur valt de volgende globale planning voor het project op te maken: Fase Periode Definitiefase April t/m juni 2012 Ontwerpfase Juli t/m december 2012 Voorbereidingsfase Januari t/m maart 2013 Realisatiefase April t/m december 2013 In de figuur worden de belangrijkste deelresultaten van het project getoond per fase (in het lichtrood). In de paragrafen hieronder worden alle deelresultaten besproken per deelproject en worden de getoonde deelresultaten verder om-/beschreven. 5.1. Deelproject Visie Een reorganisatie begint met het ontwikkelen van een visie op de nieuwe regionale brandweer. De visie is binnen het project regionalisering van de brandweer Groningen dan ook het eerste deelproject dat wordt doorlopen. Visie is een breed en veelomvattend begrip. In de visie wordt in ieder geval aandacht geschonken aan de missie, het ambitie niveau en de doelstellingen van de (nieuwe) organisatie. Ook wordt in de visie ingegaan op het takenpakket (basiszorg) van de regionale brandweer. De visie op de nieuwe organisatie kan een bredere reikwijdte hebben dan het project. Te denken valt aan onderwerpen als cultuur, kernwaarden van de organisatie en relatie met de burger. Oftewel, niet alle aspecten van de visie zullen uiteindelijk binnen het project regionalisering worden gerealiseerd. Een deel van de visie krijgt een vertaling in het Organisatieplan Regionale Brandweer Groningen (zie deelproject organisatie) en een deel van de visie wordt meegenomen bij het opstellen van het Beleidsplan 2014-2018 (zie ook deelproject organisatie). Resultaten Visie op de nieuwe regionale brandweer (Fase D): De eerste stap is het ontwikkelen van een visie op de nieuwe organisatie. In deze visie wordt uitgewerkt wat het bestaansrecht van de nieuwe organisatie is, wat de organisatie wil bereiken, wat voor een organisatie het wil zijn en wat de taken van de regionale brandweer - organisatie zijn. 5.2. Deelproject Organisatie Binnen het deelproject organisatie wordt het organisatieplan van de nieuwe regionale brandweer uitgewerkt. Resultaten Principebesluit (Fase O): De visie wordt vertaald naar een principebesluit. De algemene visie dient namelijk op onderdelen verder te worden uitgewerkt. In elk geval ten aanzien van de onderdelen van de veiligheidsketen (risicobeheersing, operationele voorbereiding, repressie) en de visie op bedrijfsvoering. Ook een aantal cultuuraspecten wordt hierin betrokken, zoals de kernwaarden van de organisatie, vrijwilligheid en integriteit. Met deze stap worden enkele randvoorwaarden om de visie te bereiken, geformuleerd voor het organisatieplan. Organisatieplan Regionale Brandweer Groningen (Fase O): In het organisatieplan wordt vanuit de visie toegewerkt naar een beschrijving van de nieuwe organisatie. Hierin wordt onder andere ingegaan op de structuur van de nieuwe organisatie, waarin alle functies van de brandweer worden beschreven en een plek in de structuur krijgen. Hier wordt dus ook meegenomen hoe de bedrijfsvoering wordt georganiseerd. Besturingsconcept (Fase O): Onderdeel van het organisatieplan is het besturingsconcept, oftewel de wijze waarop sturing wordt gegeven aan de nieuwe organisatie. Hierin wordt onder meer ingegaan op de rollen en bevoegdheden van bestuur, directie en management. Ook wordt ngegaan op de verdeling van taken centraal dan wel decentraal. Advies instapniveau kwaliteit (niet brandweerzorg) (Fase D): Het advies aan het bestuur heeft betrekking op het inzicht geven in het kwaliteitsniveau van een aantal harde aspecten. Denk in ieder geval aan kazernes/gebouwen/materieel, het repressief dekkingsplan en enkele nader te definiëren aspecten vanuit de nulmeting kwaliteitszorg. Op deze terreinen wordt een minimum niveau bepaald en een nulmeting uitgevoerd. Daarna worden afspraken gemaakt over de kosten. Overigens heeft dit deelresultaat geen be- 12 Projectplan regionalisering Deelprojecten
trekking op de uitvoering van de brandweerzorg en bedrijfsvoering, omdat de kwaliteitsniveaus van de verschillende gemeenten en het regionaal bureau reeds naar elkaar toe zijn gegroeid. Inventarisatie formatie (Fase D): De inventarisatie van de formatie geeft een beeld van de huidige formatie van de brandweer in de verschillende organisaties. Formatieplan (Fase O): In het formatieplan wordt op basis van het organisatieplan per taakveld (afdeling) een uitwerking gegeven van de benodigde formatie (de zogenaamde WORDTlijst, mede o.b.v. de WAS-lijst, welke bij het vorige deelresultaat is genoemd). Ontvlechtingsplan per gemeente (Fase V): Van belang is dat het voor iedere gemeente duidelijk is wat er uit de organisatie wordt ontvlecht (verdwijnt) aan personeel (formatie), financiën, materiaal, materieel, huisvesting etc. Het ontvlechtingsplan heeft betrekking op de zakelijke afspraken die worden gemaakt per gemeente hierover. De gemeente (gemeentesecretaris) is verantwoordelijk voor het realiseren van de ontvlechting. Informatieplan (Fase V): In het informatieplan wordt de vraagkant van de informatievoorziening van de nieuwe organisatie beschreven. Beleidsplan 2014-2017 (Fase R): In het beleidsplan wordt het beleid voor de komende middellange periode omschreven voor de geregionaliseerde brandweer. 5.3. Deelproject Personeel Het deelproject personeel heeft betrekking op alle resultaten en activiteiten die met het personeel van doen hebben. Resultaten Inventarisatie arbeidsvoorwaarden (Fase D): De inventarisatie arbeidsvoorwaarden geeft een scherp beeld van de huidige arbeidsvoorwaarden van vrijwilligers, beroeps- en dagdienstmedewerkers in de regio Groningen. Hierbij wordt tevens inzichtelijk gemaakt welke verschillen er tussen verschillende organisaties zijn ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden. Voorstel arbeidsvoorwaarden (Fase O): Op basis van de inventarisatie van de arbeidsvoorwaarden en de verschillen daartussen, dienen de arbeidsvoorwaarden voor vrijwilligers, beroepsen dagdienstmedewerkers te worden geharmoniseerd, om zo te komen tot een nieuw arbeidsvoorwaardelijk pakket. Dit nieuwe arbeidsvoorwaardelijk pakket wordt geformuleerd in het voorstel arbeidsvoorwaarden. Sociaal Statuut (Fase D): Het sociaal beleid bij de organisatieverandering is verankerd in het sociaal statuut. Een sociaal statuut is een reglement, dat de spelregels bevat, waar de werkgever en de werknemers (en hun vertegenwoordigers) zich aan moeten houden wanneer zich de organisatiewijziging voordoet. Het statuut bestaat onder andere uit procedurele bepalingen, de rechten en plichten van werkgever en werknemers bij reorganisatie, mobili teitsbevorderende bepalingen en eventuele afbouw, garantie of compensatie van arbeidsvoorwaarden. Sociaal Plan (Fase D): Op basis van het sociaal statuut wordt een sociaal plan opgesteld. Het sociaal plan is dan ook de verdere uitwerking van het sociaal statuut, waarin procedures en maatregelen op maat worden uitgewerkt. Hierin worden bijvoorbeeld de rechtspositionele afspraken voor de overgang van personeel tot in detail beschreven, inclusief de overgangsregelingen (afbouwregelingen). Functieboek (Fase V): In het functieboek worden functies in de nieuwe organisatie omschreven, inclusief de functiewaardering. Personeelsplan (Fase R): In het personeelsplan wordt op basis van het formatieplan (formatieplan is nog zonder namen van medewerkers), een belangstellingsregistratie en het sociaal plan gekomen tot een koppeling tussen formatie en medewerkers. Dit leidt in eerste instantie tot een concept personeelsplan (ook wel personeelplaatsingsplan genoemd). Op basis van het concept personeelsplan worden de voorgenomen plaatsingsbesluiten aan individuele medewerkers uitgereikt, waarna het proces van mogelijk bezwaar wordt doorlopen voor individuele gevallen. Dit leidt uiteindelijk tot een definitief personeelsplan. Deelprojecten Projectplan regionalisering 13
Geplaatste medewerkers (Fase R): Een cruciaal eindresultaat binnen het deelproject personeel is het identificeren van sleutelfunctionarissen en het plaatsen van de medewerkers in de nieuwe organisatie. Hierbij wordt de volgende fasering onderscheiden: Fase 1: benoemen Regionaal Commandant (heeft reeds plaatsgevonden); Fase 2: benoemen van de sleutelfunctionarissen (planning eerste helft 2013); Fase 3: plaatsen overige medewerkers (planning tweede helft 2013). Ten aanzien van het plaatsen van de overige medewerkers, is het personeelsplan leidend zoals hierboven beschreven. 5.4. Deelproject Financiën Het financiële deelproject heeft betrekking op de financiële ontvlechting vanuit de gemeente en de overgang naar de nieuwe regionale organisatie. Resultaten Inventarisatie huidige begrotingen (nulmeting) (Fase D): De begrotingen van de huidige organisaties dienen te worden geïnventariseerd, om zo het financiële kader te vertalen naar het beschikbare budget, dat nodig is voor het opstellen van de begroting 2014. Financiële kaders voor de nieuwe organisatie (Fase D): Van belang om de financiële kaders voor de nieuwe organisatie vast te stellen, omdat dit leidend is voor het opstellen van de begroting 2014 en verder. Inzicht in omvang frictiekosten/investeringskosten en advies inzake verdeling (Fase V): In dit document wordt enerzijds inzicht gegeven in de omvang van de frictiekosten (t.a.v. personeelskosten) en de investeringskosten (ICT, huisvesting etc) voor het daadwerkelijk realiseren van de nieuwe organisatie per 1 januari 2014. Anderzijds wordt een voorstel gedaan ter verdeling van de frictie- en investeringskosten van de regionalisering over de betrokken organisaties. Begroting 2014, meerjarenbegroting 2014-2017 en financieringssystematiek (Fase V): De begroting van de nieuwe organisatie per 2014, waarvoor de financiële kaders als basis dienen. De meerjarenbegroting 2014-2017 geeft de ontwikkeling van de begroting aan in een meerjarenperspectief. De financieringssystematiek geeft een antwoord op de vraag, hoe de kosten van de nieuwe organisatie in de toekomst worden verdeeld over de partijen (voorstel kostenverdeling nieuwe organisatie). Regionale visie ten aanzien van eigendomsverhoudingen gebouwen, materiaal en materieel en t.a.v. de te volgen waarderingsgrondslagen en regels (Fase O): De regionale visie geeft weer hoe in de regionalisering wordt omgegaan met eigendomsverhoudingen ten aanzien van gebouwen, materiaal en materieel en waar relevant op welke wijze deze eigendommen financieel worden gewaardeerd. 5.5. Deelproject Juridisch Mogelijk wordt er een deelproject Juridisch ingericht, afhankelijk van nog te nemen beslissingen in de context van het project. Hieronder volgt dan ook een overzicht van mogelijke resultaten die binnen dit deelproject kunnen worden opgepakt. Resultaten Nieuwe of aangepaste Gemeenschappelijke Regeling: Het staat nog open of dit resultaat/product onderdeel gaat uitmaken van het project. Het is namelijk de vraag hoe breed de Gemeenschappelijke Regeling gaat worden. Nu betreft de gemeenschappelijke regeling zowel de brandweer als de GGD en het is nog niet duidelijk hoe de bovenbouw eruit komt te zien. Een belangrijk aandachtspunt in deze is dat het vaststellen van een nieuwe dan wel aangepaste gemeenschappelijke regeling wel een voorwaardelijke stap in het project is, om het eindresultaat per 1 januari 2014 te behalen. (Dienstverlenings)overeenkomsten: Indien wordt gekozen voor een constructie met (dienstverlenings)overeen-komsten tussen de regionale brandweer en de gemeenten, zullen deze binnen dit deelproject worden ontwikkeld. 14 Projectplan regionalisering Deelprojecten
5.6. Deelproject Facilitair In het deelproject facilitair worden alle zaken opgepakt die betrekking hebben op de faciliteiten die geregeld dienen te worden in de nieuwe organisatie. Hierbij gaat het om materiaal, ICT en huisvesting. Deelproject Facilitair I Resultaten Inventarisatie facilitair (inclusief ICT) (Fase D): De inventarisatie is een nulmeting, waarin antwoord wordt gegeven op de huidige beschikbare faciliteiten (inclusief ICT) in de verschillende organisaties. Inventarisatie huisvesting (Fase D): De inventarisatie is een nulmeting, waarin antwoord wordt gegeven op de huidige huisvesting van de verschillende organisaties. Facilitair plan (inclusief ICT) (Fase V): Het facilitair plan geeft antwoord op de vraag hoe met de faciliteiten in de nieuwe organisatie wordt omgegaan en welke activiteiten daarop nog moeten worden ondernomen. Het is op dit moment nog niet duidelijk in welke mate de faciliteiten een rol spelen binnen het project. Huisvestingsplan (Fase V): Het huisvestingsplan geeft antwoord op de wijze waarop met de d huisvesting in de nieuwe organisatie wordt omgegaan. 5.7. Mijlpalenplanning Hierboven is een groot aantal documenten beschreven, die tijdens het regionaliseringsproces worden opgeleverd en ter besluitvorming worden voorgelegd. Aan het begin van hoofdstuk vijf is in figuur 1 een schematische weergave gegeven van de vier fasen van het project, met daarbij de belangrijkste deelresultaten. Vanuit het oogpunt van besluitvorming is het van meerwaarde om een mijlpalenplanning op te stellen. Hieronder volgt de mijlpalenplanning voor de regionalisering, waarin de belangrijkste mijlpalen zijn geschetst (in totaal acht), waarbij voor de eerste zes mijlpalen is weergegeven welke documenten/resultaten op dat moment ter besluitvorming worden voorgelegd. Het merendeel van de documenten is ter gezamenlijke besluitvorming (deze producten zijn in het lichtrood weergegeven). Daarnaast zijn er twee producten die per gemeente worden opgesteld en vastgesteld dienen te worden (deze producten zijn in het lichtgeel weergegeven). Figuur 2: Mijlpalenplanning Deelprojecten Projectplan regionalisering 15
6. Projectbeheer 6.1. Projectorganisatie De projectorganisatie en de besturing van de projectorganisatie laten zich in de onderstaande figuur weergeven. In het vervolg van de paragraaf worden de verschillende gremia en rollen nader uitgewerkt. 6.1.1. Aansturing van het project Algemeen en Dagelijks Bestuur In de regio Groningen geldt de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen, met een Algemeen Bestuur (AB) aan het hoofd van deze regeling, gevormd door alle burgemeesters van de regio. Daarnaast is een Dagelijks Bestuur (DB) gevormd, dat in ieder geval bestaat uit de voorzitter AB, plaatsvervangend voorzitter AB, penningmeester AB en de voorzitters van de drie bestuurscommissies (regionale brandweer en GHOR, GGD en gemeentelijke kolom). Het AB heeft een rol in de regionalisering ten aanzien van enkele bevoegdheden die niet zijn gemandateerd aan het DB of het veiligheidsbestuur. Zo heeft het AB de bevoegdheid aangaande het vaststellen van de financiële stukken (denk aan de begroting van de nieuwe organisatie). Het DB bereidt de agenda voor van het veiligheidsbestuur en is het coördinerende gremium voor de diverse ontwikkelingen die samenhangen met het project regionalisering. Zo coördineert het DB de ontwikkelingen ten aanzien van onder andere de GGD, crisisbeheersing, de RUD, het SSC en de regionalisering van de brandweer. Bestuurscommissie regionale brandweer en GHOR De bestuurscommissie regionale brandweer en GHOR (het Veiligheidsbestuur) van de Veiligheidsen Gezondheidsregio Groningen: is kaderstellend voor de regionalisering; is opdrachtgever van het project; stelt de definitieve personele bezetting van de stuurgroep vast; stelt het projectplan vast; neemt besluiten op basis van de voorgelegde beslisdocumenten over de voortgang van het project; Figuur 3: Projectorganisatie 16 Projectplan regionalisering Projectbeheer
zorgt ervoor dat via haar leden alle gemeenten actief meewerken aan de vorming van één brandweer voor de regio Groningen; stelt mensen, middelen en budget (zo nodig in afstemming met het AB) ter beschikking om het project uit te kunnen voeren; informeert het Algemeen Bestuur gevraagd en ongevraagd over de voortgang van het project. Stuurgroep Om de rol van gedelegeerd opdrachtgever in te vullen, is een stuurgroep samengesteld. Deze bestaat uit: de heer Meijerman (voorzitter): burgemeester gemeente Veendam, portefeuillehouder brandweer binnen het veiligheidsbestuur; mevrouw Kompier: burgemeester gemeente Vlagtwedde; de heer Smit: burgemeester gemeente Oldambt; de heer Van de Nadort: burgemeester gemeente Ten Boer; de heer Wiertz: gemeentesecretaris gemeente Hoogezand-Sappemeer, coördinerend gemeentesecretaris; de heer Ruys: gemeentesecretaris Groningen; de heer Van Krieken: directeur middelen Hulpverleningsdienst (gemeente Groningen). De stuurgroep is verantwoordelijk voor: de (bestuurlijke) aansturing van dit project op basis van de bestuurlijk vastgestelde kaders; het opstellen van de voorstellen waarover de Bestuurscommissie besluiten moeten nemen; het aansturen van de opdrachtnemer, het beoordelen van de tussenresultaten en het bewaken van de voortgang; het informeren van het veiligheidsbestuur (gevraagd en ongevraagd) over de voortgang van het project; het inbrengen van het brandweerperspectief in bestuurlijke gremia (bijvoorbeeld het Dagelijks Bestuur als coördinerend gremium). Denk aan (organisatie-)ontwikkelingen op aanpalende terreinen. De voorzitter van de stuurgroep maakt met het veil - igheid sbestuur en het Algemeen Bestuur afspraken over de wijze waarop beslisdocumenten in het veiligheidsbestuur en eventueel waar nodig in het Algemeen Bestuur worden behandeld. De opdrachtnemer (regionaal commandant) en de projectleider regionalisering sluiten aan bij de vergaderingen van de stuurgroep, om de verbinding te leggen/houden tussen de projectorganisatie en de stuurgroep. 6.1.2. Projectorganisatie De projectorganisatie wordt geleid door de projectleider, die zich daarbij laat ondersteunen door een projectbureau. Het project is opgedeeld in enkele deelprojecten, waarbij ieder deelproject een eigen deelprojectleider heeft. In de deelprojecten wordt het daadwerkelijke werk gedaan. Er zijn twee belangrijke criteria voor de bemensing van de deelprojecten: 1. in de deelprojecten zitten medewerkers met kennis en kunde van het onderwerp; 2. in de deelprojecten zitten medewerkers vanuit verschillende perspectieven. De deelprojecten worden bemenst door: commandanten gemeentesecretarissen medewerkers/deskundigen uit de gemeenten medewerkers/deskundigen regionale brandweer (vrijwilligers, beroeps- en dagdienstmedewerkers). Projectleiding De regionaal commandant (ambtelijk opdracht - nemer) is de heer Erik van Zuidam. Hij is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het project en draagt zorg voor de rapportage aan de stuurgroep. De projectleider (gedelegeerd opdrachtnemer) van het project is de heer Roelf Knoop. De projectleider is namens de regionaal commandant verantwoordelijk voor: het realiseren van het projectresultaat, zoals beschreven in dit projectplan; Projectbeheer Projectplan regionalisering 17
het bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het project; het aansturen van de projectorganisatie; het nemen van besluiten binnen het project. Projectbureau De projectleider wordt in de uitvoering van het project ondersteund door een projectbureau. In dit projectbureau worden in ieder geval de volgende functionaliteiten georganiseerd: Projectsecretariaat: Het projectsecretariaat is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de regionaal commandant, de projectleider en de deelprojectleiders. Projectsecretaris en/of projectadviseur: De projectsecretaris en/of de projectadviseur is verantwoordelijk voor het namens de projectleider bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het project, het voorbereiden van overleggen met de stuurgroep en de projectgroep, het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming aangaande het project en het daar waar nodig ondersteunen en adviseren van de projectleider. Communicatieadviseur: Voor het project is het van groot belang dat er regie wordt gevoerd op de communicatie en dat de kwaliteit hiervan centraal wordt bewaakt. De communicatie - adviseur vervult deze rol. Zo is de communicatieadviseur onder andere verantwoordelijk voor het regisseren van de communicatie van het overall-project, het adviseren en ondersteunen over de interne en externe communicatie rondom het project en het opzetten van een communicatie- en overlegstructuur op lokaal en regionaal niveau. Deelprojectleider Ieder deelproject bestaat uit enkele deelproject - medewerkers en wordt geleid door een deelprojectleider. De deelprojectleider is verantwoordelijk voor: het nader uitwerken van het gewenste deelprojectresultaat, inclusief bijbehorende planning; het realiseren van het deelprojectresultaat, zoals beschreven in de deelprojectopdracht; het bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het deelproject; het agenderen en voorzitten van het overleg met de deelprojectgroep; het aansturen van de deelprojectgroep; het rapporteren aan de projectleider. Deelprojectmedewerkers Ieder deelproject bestaat uit enkele deelproject - medewerkers, onder aansturing van een project - leider. Een deelprojectmedewerker is verantwoordelijk voor: het verzorgen van specifieke kennis en kunde, zonder last of ruggespraak; het leveren van een daadwerkelijke bijdrage aan de realisatie van het deelresultaat; het geven van reflectie op en adviseren over conceptproducten en rapportages; het leveren van benodigde informatie ten behoeve van de deelprojectleider; samenwerking met de overige deelproject - medewerkers en de deelprojectleider. 6.1.3. Overlegstructuur Ten behoeve van de besturing van het project, worden twee overlegorganen ingesteld, namelijk de stuurgroep en de projectgroep. De samenstelling en verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn in de vorige paragraaf uitgebreid aan de orde gesteld. De projectgroep is een overleg tussen de regionaal commandant (voorzitter), de projectleider, de projectsecretaris, de communicatieadviseur, de deel - projectleiders en de projectsecretaresse. In de projectgroep wordt invulling gegeven aan de gezamenlijke ambitie om het project te laten slagen. Verder worden de voortgang en samenhang van de verschillende deelprojecten in dit overleg besproken. De projectgroep komt eens per twee weken bijeen. 18 Projectplan regionalisering Projectbeheer
De volgende overleg- en verantwoordingsmomenten worden ingericht: Overlegvorm Wie Stuurgroep Projectgroep Leden stuurgroep Regionaal commandant Projectleider Regionaal commandant Projectleider Deelprojectleiders Projectbureau Frequentie 1 x per maand 1 x per 2 weken 6.1.4. Medezeggenschap en georganiseerd overleg Voor het goed vormgeven van de medezeggenschap is het van groot belang om een onderscheid te maken tussen de huidige en de nieuwe organisatie. Huidige organisatie Bij de regionalisering is er een groot aantal organisaties (de 23 gemeenten en het regionaal bureau dat valt onder de hulpverleningsdienst Groningen), die een stukje van hun organisatie overdragen aan de nieuwe organisatie. De gemeentelijke OR heeft een verantwoordelijkheid ten aanzien van een goede ontvlechting van de brandweerorganisatie uit de huidige latende organisatie. Daarnaast is de WOR-bestuurder van de latende organisatie verantwoordelijk voor het gesprek hierover met de plaatselijke OR-en. In de meeste gemeenten treedt de gemeentesecretaris op als de WOR-bestuurder. Ten aanzien van de HVD treedt de gemeentesecretaris Groningen op als WOR-bestuurder (omdat hij tevens fungeert als concerndirecteur HVD). Nieuwe organisatie Voor de nieuwe organisatie dient de medezeggenschap te worden georganiseerd. Er wordt een BOR opgericht waarin de OR/OC van de HVD Groningen en de OR en / OC s van de gemeenten zitting hebben. De BOR is feitelijk de voorloper van de OR van de nieuwe organisatie. Het is dan ook van belang dat in deze BOR medewerkers zitting hebben, die toekomstige medewerkers van de nieuwe organisatie zijn. De inbedding van de medewerkers in de nieuwe organisatie is een verantwoordelijkheid van het bestuur van de nieuwe organisatie (vooralsnog het veiligheidsbestuur, tot aan het moment dat er desgewenst eventueel een nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld). Hierbij is inspraak vanuit de medewerkers geregeld via de BOR. Het overleg met de BOR wordt gevoerd door de regionaal commandant. De regionaal commandant wordt door het veiligheidsbestuur aangewezen als WOR-bestuurder voor de nieuwe organisatie. Voor het georganiseerd overleg worden de heren Meijerman en Smit gemandateerd namens het AB/Veiligheidsbestuur als vertegenwoordigers van de werkgever in het BGO met de vakorganisaties. Zij worden hierbij ondersteund door de regionaal commandant, de projectleider en waar nodig extern. 6.2. Kosten regionalisering Er kunnen diverse kosten worden onderscheiden die samenhangen met het project regionalisering 5. Zo zijn er diverse incidentele kosten die worden gemaakt. Het gaat daarbij onder andere om: a. Ontvlechtingskosten: Kosten die gemeenten de huidige organisaties (vooral gemeenten) maken om een deel van hun organisatie te ontvlechten. b. Investeringskosten: Kosten die worden gemaakt om de nieuwe organisatie gereed te maken om haar taken uit te voeren. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om kosten die worden gemaakt om de ICT op orde te brengen of de huisvesting. c. Frictiekosten t.a.v. personeelskosten: Kosten die eventueel voortvloeien uit het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden en de daaraan gekoppelde afbouwtoelagen etc. d. Projectkosten: deze worden in de volgende subparagraaf toegelicht. Uitgangspunt is dat de regionalisering kosten - neutraal wordt uitgevoerd. Immers, voor de nieuwe organisatie gelden de begrotingen per 1 januari 2012, inclusief eerder vastgestelde meerjarenbegrotingen en investeringen om het afgesproken kwaliteitsniveau te bereiken. 5 Het recent uitgevoerde Cebeon-rapport becijfert dat landelijk gezien zeven jaar na regionalisering het break-even point wordt bereikt, en dat daarna de schaalvoordelen van de nieuwe organisatie zichtbaar worden in de begroting. In onze regio is de vraag wanneer dit breakeven point wordt bereikt, aangezien veel schaalvoordelen al zijn ingeboekt door de al gestarte samenwerking op veel terreinen (bijv. de gezamenlijke aanbesteding en de regionale commandovoering). Projectbeheer Projectplan regionalisering 19
Bovenstaande type incidentele kosten worden pas duidelijk, nadat de ontwerpfase is afgerond. Er dienen afspraken te worden gemaakt over de verdeling van die kosten. 6.2.1. Dekking regionale projectkosten De projectkosten bestaan uit allerlei kosten die nodig zijn om de transitie te realiseren. Dat betekent dat een aantal bestaande middelen wordt ingezet voor de regionalisering. Dit heeft het veiligheidsbestuur zo besloten op 7 oktober 2011. De projectkosten worden op de volgende onderdelen worden uitgesplitst: Onderdeel Raming 2012 Raming 2013 Projectorganisatie 50.000,- 50.000,- Communicatie 25.000,- 25.000,- Deelprojecten 225.000,- 370.000,- Medezeggenschap 25.000,- 25.000,- Onvoorzien 27.500,- 27.500,- Totaal 352.500,- 497.500,- Totaal 2012 en 2013: ca 850.000,- De projectkosten zijn onderverdeeld in projectorganisatie (bijvoorbeeld het organiseren van bijeenkomsten, zaalhuur etc., vervoerskosten projectmedewerkers uit gemeenten etc.), communicatie, deelprojecten en medezeggenschap. De verdeling per post is gebaseerd op ervaringen van anderen, namelijk het Cebeon-onderzoek en de lessen vanuit andere regio s. Indien nodig, wordt de verdeling tijdens het project aangepast. De projectkosten zijn taakstellend, wat betekent dat overschrijdingen niet aan de orde zijn. Een belangrijk uitgangspunt voor de kosten is dat de benodigde personele capaciteit voor het bemensen van de projectorganisatie grotendeels wordt betrokken uit de huidige organisaties. Deze kosten worden dus niet in rekening gebracht bij het project. De projectkosten worden gedekt met de volgende middelen vanuit de reguliere begroting: Herkomst Beschikbaar Bestemmingsreserve regionalisering 335.000,- BDVR-voorstellen brandweer 515.000,- Totaal ca 850.000,- 6.3. Projectrisico s Dit projectplan beschrijft de wijze waarop wij als projectleiding het resultaat (een geregionaliseerde brandweerorganisatie) willen gaan bereiken. Dit resultaat willen wij behalen binnen de opgestelde planning (beheersing van tijd), binnen het vooraf gedefinieerde budget (beheersing van kosten) en met het goede kwaliteitsniveau (beheersing van kwaliteit). Niet alles is door ons als projectleiding beïnvloedbaar; er zijn bepaalde risico s die deze aspecten kunnen bedreigen. Hieronder schetsen we de drie belangrijkste risico s die we op dit moment onderkennen en geven we aan op welke wijze we met deze risico s willen omgaan: Risico: Onvoldoende betrokkenheid bij de regionalisering vanuit de verschillende groepen brandweermedewerkers in de regio en de gemeenten. Consequentie: Regionaliseren is voor het grootste gedeelte mensenwerk. De regionalisering vraagt om betrokken medewerkers die willen meewerken aan de nodige veranderingen. Indien de medewerkers onvoldoende betrokken zijn, kan dit leiden tot weerstand t.a.v. de verandering. Beheersmaatregel: Vanaf het begin aandacht voor het betrekken van een groot deel van de medewerkers bij de regionalisering. Dit betekent onder andere het continu informeren van de medewerkers over de voorgenomen veranderingen; in het communicatiehoofdstuk wordt nader ingegaan op de vraag hoe dit wordt georganiseerd. Risico: Er zitten enkele afhankelijkheden tussen het project regionalisering en enkele andere trajecten, zoals verkenningen naar de toekomst van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen, de toekomst van de GGD, het model Crisismanagement, de vorming van een SSC in de gemeente Groningen en de vorming van de RUD. Het risico is dat deze ontwikkelingen de regionalisering te veel beïnvloeden, dan wel dat bepaalde discussies nog niet zijn beslecht (denk aan afhankelijkheid t.a.v. gemeenschappelijke regeling), terwijl de regionalisering daar wel afhankelijk van is. 20 Projectplan regionalisering Projectbeheer
Consequentie: De consequentie kan zijn dat discussies die van invloed zijn op het projectresultaat niet binnen de projectstructuur (stuurgroep) plaatsvinden. Een consequentie kan ook zijn dat het project regionalisering wordt opgehouden, waardoor de planning onder druk komt te staan. Beheermaatregel: Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen voert de coördinatie over al deze ontwikkelingen en het is aan de projectorganisatie om via de voorzitter van de stuurgroep vroegtijdig de afhankelijkheden met de andere trajecten aan te geven en waar nodig te agenderen in het DB. Het zal duidelijk zijn dat de risico s geen statisch gegeven zijn. Risico s kunnen zich niet voordoen, risico s kunnen veranderen of er kunnen zich nieuwe risico s voordoen. Om die reden is risico - management een vast onderdeel binnen de projectstructuur en staan deze periodiek op de agenda van de projectgroep en waar nodig van de stuurgroep. Risico: Binnen verschillende structuren/organisaties dienen documenten/producten te worden besproken en vastgesteld. Zo heeft het veiligheidsbestuur bepaalde bevoegdheden/verantwoordelijkheden in het gehele proces, net zoals de colleges van B en W, de gemeenteraden, gemeentesecretarissen en de ondernemings - raden. Vanwege de veelheid aan besluitvormingsmomenten, kan vertraging op een of meerdere plekken een aanzienlijke doorwerking hebben voor de totale planning van het project. Consequentie: In algemene zin is de consequentie van vertraagde besluitvorming, dat de projectplanning onder druk komt te staan dan wel niet gehaald wordt. Wanneer dit betrekking heeft op kritische paden, kan de deadline van 1 januari 2014 onder druk komen te staan. Beheermaatregel: Op twee manieren wordt met dit risico omgegaan. Ten eerste wordt in de planning reeds rekening gehouden met een zorgvuldige besluitvorming, waarbij de nodige tijd hiervoor wordt ingeruimd. Ten tweede wordt ingezet op vanaf het begin goed informeren van de verschillende betrokken partijen, opdat vroegtijdig in het proces kan worden geanticipeerd op mogelijke blokkades. Projectbeheer Projectplan regionalisering 21
7. Communicatie Zoals al in de inleiding werd benoemd, zal de regionalisering gevolgen hebben voor in ieder geval de 23 gemeenten, het regionaal bureau en de (brandweer)medewerkers daarvan. Daarom is communicatie een wezenlijke pijler binnen het project. In dit communicatiehoofdstuk leest u op hoofdlijnen over onze wijze van communiceren, doelgroepen en communicatiemiddelen. Wijze van communiceren Het veiligheidsbestuur heeft in oktober 2011 gevraagd om eenduidige communicatie ten aanzien van de regionalisering. Daarom vindt er centrale regie op communicatie plaats vanuit de projectorganisatie. In december 2011 bent u geïnformeerd over en heeft u ingestemd met onze insteek, namelijk: We hechten groot belang aan open communicatie met en goede betrokkenheid van de brandweermedewerkers: vrijwillig en beroeps, repressief en dagdienst. Kortom, zorgvuldigheid is essentieel en open communicatie, afgestemd op de doelgroep, is een absolute voorwaarde. De fasen binnen het project en de geïdentificeerde mijlpalen zijn leidend voor de communicatieplanning (zie hoofdstuk 5). Per fase zal de inhoud van de communicatie wezenlijk verschillen. Bij aanvang van het project zal dit vooral procesinformatie zijn. Later in het project zal er steeds meer inhoudelijke informatie beschikbaar zijn. In de afgelopen maanden is de communicatie voor een deel reeds ingericht. Hierbij zijn ook de ervaringen betrokken van regio s die ons zijn voorgegaan. Nu het project van start gaat, wordt de communicatie verder geïntensiveerd. Doordat de communicatie centraal wordt geregisseerd, is de betrokkenheid en inzet van boegbeelden en ambassadeurs essentieel voor een succesvolle communicatie. zijn Boegbeelden van de regionalisering zijn de projectleiding (regionaal commandant Erik van Zuidam en projectleider Roelf Knoop). Ambassadeurs zijn bijvoorbeeld de leden van de stuurgroep regionalisering, de leden van het veiligheidsbestuur en de lokaal commandanten. Doelgroepen Er is een communicatiematrix ontwikkeld, waarin voor de op dit moment belangrijkste doelgroepen (zowel interne als externe doelgroepen) is geformuleerd hoe wij met hen communiceren. In de bijlage vindt u hier een overzicht van, waarbij ook wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de communicatie, ofwel de stuurgroep, ofwel de projectleiding. Uiteraard kan voortschrijdend inzicht zorgen voor aanpassingen en detaillering. Op twee punten in de bijlage is nadere toelichting op zijn plaats. Ten eerste geldt het uitgangspunt dat Colleges van B en W verantwoordelijk zijn voor het informeren van de eigen gemeenteraad. Echter, vanuit het oogpunt van eenduidigheid, kan het voorkomen dat vanuit de projectorganisatie rechtstreeks wordt gecommuniceerd met de gemeenteraden. Dit is in de afgelopen maanden ook gebeurd, toen de raden zijn geïnformeerd over regionalisering. Ten tweede wordt, nu de ontvlechting van gemeenten dichterbij komt, nadrukkelijker contact gelegd met de gemeentesecretarissen en portefeuillehouders financiën. Zo wordt regionalisering een vast agendapunt in het broederschap van gemeentesecretarissen en is de eerste bijeenkomst voor de portefeuillehouders financiën ingepland. Communicatiemiddelen Om de doelgroepen te benaderen, is een breed palet van communicatiemiddelen beschikbaar. Zie ook hiervoor de bijlage. Bijvoorbeeld het extranet Regionet, waar informatie over de actuele stand van zaken rond regionalisering is te vinden. Een ander voorbeeld is de zomer- en wintertour, waarbij de projectleiding in gesprek gaat met alle medewerkers van de gemeentelijke brandweer over de veranderingen. Ook wordt een klankbordgroep ingesteld met een mix van vrijwilligers, beroeps - en dagsienstmedewerkers. De projectleiding en de klankbordgroep gaan regelmatig met elkaar in gesprek over het verloop van het project, om zo verbinding met elkaar te houden. Naast het inzetten van specifieke communicatiemiddelen, wordt 22 Projectplan regionalisering Communicatie
zoveel mogelijk aangesloten bij reguliere overleggen om medewerkers te informeren. Denk aan korpsavonden, afdelingsoverleggen en overige bijeenkomsten. Communicatie Projectplan regionalisering 23
24 Projectplan regionalisering
Bijlage 1. Huidig overzicht van doelgroepen en communicatie VANUIT STUURGROEP Doelgroep AB/BC brw&ghor 23 bestuurlijke portefeuillehouders 21 Colleges (+RBZG) financien Middel reguliere vergaderingen periodieke bijeenkomsten nieuwsbrief nieuwsbrief nieuwsbrief * website regionet website Doelgroep 23 Raden Gemeente secre t arissen Middel mondeling bij behandeling begroting V&GR 2013 en 2014 reguliere vergaderingen nieuwsbrief website VANUIT PROJECT (INTERNE DOELGROEPEN) Doelgroep Middenkader Dagdienst Blusgroepen/ ploegen Middel CCRG zomertour zomertour bijeenkomst per rayon nieuwsbrief nieuwsbrief regionet regionet regionet Doelgroep Personeelsmw. 23 gemeenten Fin. mw 23 gemeenten Projectleden Middel bijeenkomst start deelproject bijeenkomst start deelproject startbijeenkomst nieuwsbrief nieuwsbrief via projectgroep in deelproject in deelproject nieuwsbrief VANUIT PROJECT (EXTERNE DOELGROEPEN) Burgers/ Bedrijven (klanten) Ambt. OOV 23 gemeenten Multi collega s overig (NVBR, Min. Werkgevers vrijw.) website bijeenkomst regulier overleg website persberichten nieuwsbrief nieuwsbrief gerichte brieven/ infobijeenkomst website website nieuwsbrief Huidig overzicht van doelgroepen en communicatie Projectplan regionalisering 25
Bijlage 2. Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase 26 Projectplan regionalisering Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase
Bijlage 3. Mijlpalenplanning Mijlpalenplanning Projectplan regionalisering 27