Korte beschrijving van promotietrajecten UT N.a.v. het herziene Promotiereglement, het PhD Charter en promovendivolgsysteem ProDoc. Algemeen: Het doel van het nieuwe promovendibeleid is verbetering van kwaliteit en rendement van promotietrajecten aan de UT. Het PhD Charter en het promovendivolgsysteem ProDoc vormen hierbij nieuwe instrumenten. Het PhD Charter beschrijft het gehele promotietraject inclusief de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse actoren. Het sluit aan bij het (vernieuwde) promotiereglement wat de laatste fase beslaat, de verdediging van het proefschrift. ProDoc is een hulpmiddel om de registratie en het begeleidingsproces te documenteren, en uiteindelijk het protocol van het promotiereglement te volgen. Alle promovendi van alle categorieën (zie hieronder) zullen in het volgsysteem opgenomen worden. Deze registratie van alle PhD s is bij de Twente Graduate School (TGS) belegd (ongeacht lidmaatschap van een TGS programma). De volgende categorieën promovendi worden onderscheiden 1 : a) Standaard: UT werknemer ( AiO ), b) Intern: UT werknemer (promoverend staflid, anders dan AiO, meestal in vaste dienst), c) Contract (met 3 subcategorieën): UT beurs 2, andere beurs óf eigen geld, elders in dienst 3, d) Extern: geen sponsor (geen tijd, geen geld; beperkte UT faciliteiten). De verschillende fasen in een promotietraject kunnen als volgt worden onderscheiden: 1. Beginfase: werving, selectie, contractering en aankomst. Werving en selectie Werving 4 kan plaatsvinden d.m.v. sollicitaties op vacatures (voor AiO s) of aanmeldingen door beurs- of zelf betalende promovendi die binnen komen via het PeopleXS vacature systeem (HR). De eersten worden door de (decentrale) HR medewerkers behandeld, de anderen kunnen direct naar een geschikte hoogleraar worden doorgestuurd. Rechtstreekse contacten van hoogleraren met potentiele kandidaten blijven uiteraard mogelijk. Promovendi worden altijd in een faculteit aangenomen (de decaan is eindverantwoordelijke). De hoogleraar (toekomstig promotor) doet de pre-selectie, leidt het wervings- en selectieproces, ziet toe dat aan de (academische-, taalvaardigheids- en financiële-) toelatingscriteria voldaan is, en beslist of hij een kandidaat toe wil laten. De hoogleraar wordt hierbij geadviseerd door een door hem ingestelde selectie commissie 5 (naast zichzelf als voorzitter bestaande uit de beoogd dagelijks begeleider(s) en tenminste één staflid van een andere leerstoel, en indien gewenst ook andere deskundigen), en de decentrale HR medewerker bij de faculteit. Voor niet-werknemer promovendi is tenminste één second opinion van een staflid van een andere leerstoel noodzakelijk. 1 Ref. VSNU indeling: http://www.vsnu.nl/files/documenten/feiten_en_cijfers/toelichting_opvraag_gegevens_promovendi_2010-irrh-def-20110517.pdf 2 Een PhD beurs van UT (sub c.) is wettelijk niet toegestaan, maar kan mogelijk worden in het experiment promotiestudent (VSNU 2013). 3 Bijvoorbeeld werknemers van Nederlandse onderzoeksinstellingen (zoals FOM). In veel gevallen is hun status meer vergelijkbaar met die van categorie a). Dit is in het PhD Charter ook zo aangegeven. 4 Wervingsactiviteiten zoals op education fairs zijn hier buiten beschouwing gelaten. 5 Bij de faculteit ITC wordt de rol van selectiecommissie door de qualifiercommissie uitgevoerd. 1
Een zelf-test voor potentiele kandidaten komt beschikbaar, evenals een checklist voor interviews. Een interview op de campus waarbij de geselecteerde kandidaat de onderzoeksgroep leert kennen (en vice versa) maakt deel uit van een normale selectieprocedure. Contractering Voor elke nieuwe kandidaat zal een nieuwe aanstelling (cat. a) of studie overeenkomst 6 (cat. c en d) vóór aanvang door de decaan van de betreffende faculteit goedgekeurd moeten zijn, met inachtneming van de facultaire procedures. De overeenkomst bevat een financierings- tijds- en logistiek onderzoeksplan wat het hele promotietraject beslaat. Voor niet-werknemer promovendi (beurs-promovendi, zelf-betalende promovendi (cat. c) en externe promovendi (cat. d)) wordt een tuition fee geheven 7, die in bepaalde gevallen ook (gedeeltelijk) door de faculteit kwijtgescholden kan worden. Uitsluitend voor cat. b) (WP) kunnen, met goedkeuring van de decaan, afspraken gemaakt worden in de FJUT gesprekken voor de mogelijkheid tot het schrijven van een proefschrift. Elke nieuwe aanstelling (voor cat. a) c.q. overeenkomst (cat. c en d) wordt door HR beoordeeld en vastgesteld (dit loopt van decentrale HR medewerkers naar HR centraal i.v.m. horizontaal toezicht belastingdienst). Alle promovendi worden na goedkeuring van decaan door HR in OracleHR geadministreerd: a) en c) bij aanvang aanstelling c.q. beurs/sponsorship; b) en d) tenminste 2 jaar vóór de promotie plaatsvindt. Warme ontvangst De nodige formaliteiten voordat een toegelaten kandidaat kan arriveren worden via de afdelingen geregeld. In geval van buitenlandse promovendi is daarbij ook aandacht voor zaken die met immigratie te maken hebben. Het nu volgende is in afwachting van de uitwerking van de conclusies van de werkgroep I-kolom/keten (dus onder voorbehoud) 8. Door de hybride status (werknemer/student/extern) bestaat het gevaar dat de expertise ook verspreid is en/of verdubbeld wordt. Een uniforme locatie (front office) waar de nodige kennis paraat is en alle (buitenlandse) PhD s hun zaken kunnen regelen is van groot belang. Voor buitenlandse promovendi is aandacht nodig voor zaken als: o Immigratie (IND): verblijfsvergunning c.q. tewerkstellingsvergunning. o Verzekering (gelijktijdig met IND formaliteiten om niet-verzekerd zijn uit te sluiten: werknemer promovendi in Basisverzekering, internationale beurs PhD s bij AON). o Huisvesting. o Diplomavalidatie (Faculteit CES/AO). o Hulp met NL talige formulieren etc. (Afdeling, met eventueel periodieke informatieve introductie bijeenkomsten). 6 N.B. Hier is een concept centraal format voor. 7 Voorstel TGS WG 3 Tuition fee is nog niet door CvB behandeld. 8 Ref. rapport Doctoral Candidates Policy: The warm reception d.d. 29 mei 2012 van TGS WG 4 en implementatie van aanbevelingen hiervan in reorganisatie I-kolom. 2
Intake TGS Iedere nieuwe promovendus wordt door de TGS uitgenodigd voor een intakegesprek. Meestal is dit na aankomst (in geval van 2+3/MSc+PhD is de kandidaat al aanwezig). Hierbij worden de inschrijfgegevens nagegaan, en wordt de promovendus bekend gemaakt met de TGS, zoals: o Promovendivolgsysteem ProDoc met beoordelingsmomenten (qualifier, jaargesprekken). o TGS clusters en programma s (indien van toepassing). o TGS onderwijs en certificaat. 30EC eis, TGS cursussen, CDC, TCP, en andere mogelijkheden. o Eerstvolgende TGS introductie workshops, met o.a. workshop integriteit. De promovendus kan aan een UT onderzoeksinstituut en/of een TGS programma gekoppeld zijn, evenals aan een (nationale KNAW) onderzoeksschool. De TGS registreert deze affiliaties in ProDoc als deze door de promovendus worden aangegeven en door de beoogd promotor bevestigd zijn. Tot aan de qualifier (6-9 maanden na aanvang) is sprake van een aspirant promovendus en beoogd promotor(en) -en dagelijks begeleider(s)-. Na het met goed gevolg afleggen van de qualifier (zie onder 2.) wordt een verzoek tot aanwijzing van promotor(en) en assistent-promotoren ingediend bij het College voor Promoties, en het resultaat hiervan vastgelegd in ProDoc (dit is dus aanzienlijk eerder dan in de huidige situatie). Het is niet mogelijk in ProDoc ingeschreven te blijven zonder (beoogd of aangewezen) promotor (behoudens beperkte overgangssituaties), en dan is het dus ook niet mogelijk aan de UT te promoveren. Bij vroegtijdige uitschrijving volgt een exitgesprek door TGS. 2. Onderzoeksfase: begeleiding en beoordeling. Hier worden alleen de formele stappen genoemd. Over de dagelijkse begeleiding wordt afspraken gemaakt tussen de promotor, de dagelijks begeleider(s) en de promovendus, en deze worden vastgelegd in het T&SP. T&SP: uiterlijk 3 maanden na aankomst moet een persoonlijk Training & Supervision Plan (T&SP) van de promovendus in ProDoc worden vastgelegd 9. Hierin worden o.a. afspraken gemaakt m.b.t. de begeleiding en de benodigde kennis en vaardigheden die in het opleidingsplan moeten komen. Deze onderwerpen worden in de loop van het promotietraject nader ingevuld met specifieke activiteiten. Het T&SP is dan ook een dynamisch document wat bij elk jaargesprek kan worden bijgesteld. Aan het eind van het promotietraject moet hierin tenminste 30 EC (waarvan ca. 15 verbredend en ca. 15 verdiepend) aan credits behaald zijn. Hiervan wordt dan een TGS education certificate (met supplement) opgesteld wat getekend wordt door de promotor en de Directeur TGS. De promotor kan, op basis van eerder verkregen competenties (EVC s), vrijstellingen aanvragen voor (delen van) het opleidingsplan bij de directeur TGS. Deze kan de decaan van de betreffende faculteit en/of de opleidingshoogleraar van het betreffende TGS programma raadplegen alvorens te besluiten. Qualifier: tussen 6 en 9 maanden na aanvang wordt door de promotor een zgn. qualifier examen gehouden. De promovendus legt het onderzoeksvoorstel met zijn voorlopige resultaten en (aangepaste) planning, zowel schriftelijk (2 A4) als in een mondelinge openbare presentatie, voor aan 9 N.B.: dit is al een bestaand vereiste voor AiO s vanuit de CAO-NU. 3
een qualifier commissie (promotor, dagelijks begeleider(s) en tenminste één andere hoogleraar). De commissie geeft een onderbouwd advies: Voldoende of onvoldoende. In het geval van onvoldoende beschrijft de commissie duidelijke doelen voor een eventuele tweede qualifier examen na 3 maanden. Na een tweede qualifier examen kan geen herstelperiode meer gegeven worden. Beoordelingsgesprekken: het advies van de qualifier commissie is input voor het eerste jaarlijkse formele beoordelingsgesprek 10, wat door de promotor gevoerd en vastgesteld wordt ( go/no-go ). Bij een negatieve uitkomst na de éénmalige 3-maands herstelperiode wordt het arbeidscontract van werknemer promovendi niet voortgezet. Het zelfde geldt voor het beëindigen van een studieovereenkomst. De promovendus kan schriftelijk beroep aantekenen bij de decaan van de faculteit. Bij voortijdige beëindiging van een promotietraject (om welke reden dan ook) volgt altijd een exit gesprek bij TGS. Bij positieve uitkomst worden de behaalde resultaten en de gestelde doelen voor de volgende periode vastgelegd in het T&SP. Er volgen verdere jaarlijkse beoordelings- c.q. evaluatie- (voor werknemer promovendi) of voortgangsgesprekken (voor niet-werknemer promovendi) door de promotor. Bij elk jaargesprek komt het T&SP ter sprake, en wordt dit aangepast. Bij het derde jaargesprek (dus rond de start van het 4 e jaar) moet de planning van de promotie ter sprake komen, of een eventuele verlenging (wegens overmacht). Tevens wordt dan bepaald welke activiteiten voor het TGS education certificate (30EC) nog in het laatste jaar gedaan moeten worden. 3. Eindfase: promotie. Hier wordt verwezen naar het (aangepaste) promotiereglement. De volgende stappen worden onderscheiden: 1 Goedkeuring manuscript: De promovendus informeert de promotor dat het manuscript in ProDoc staat, en dat het educational programme (EP; 30EC) volgens het T&SP compleet is. De promotor accepteert het manuscript en het EP (of niet terug naar promovendus). 2 Goedkeuring TGS educational programme: De promovendus informeert de directeur TGS dat zijn EP akkoord is bevonden door de promotor. De directeur TGS accepteert het EP (of niet terug naar promovendus) Bij goedkeuring wordt het TGS certificaat voorbereid. Dit wordt uitgereikt tijdens de promotie plechtigheid (distributie via CvP en pedel). 3 Vaststellen datum promotie. De promotor stelt een commissie samen, en vergewist zich ervan dat voldoende genomineerde leden op de voorlopig vastgelegde datum/tijd aanwezig zullen zijn. De door promotor en decaan geaccepteerde datum wordt bij CvP vastgelegd. N.B.: een eventueel noodzakelijke nieuwe datum kan dan pas weer 6 maanden na de vastgestelde datum worden gekozen. In geval van overmacht kan de decaan een uitzondering aan het CvP vragen. 4 Samenstelling promotie commissie. 10 Voor werknemer promovendi volgens CAO-NU (2 weken termijn voor aankondiging), het tweede en volgende jaar kan dit een evaluatiegesprek zijn (met goedkeuring van decaan). Voor niet-werknemer promovendi is dit altijd een voortgangsgesprek. 4
De decaan accordeert de door de promotor voorgestelde definitieve samenstelling van de commissie. Het verzoek om de commissie te benoemen gaat naar CvP. 5 Benoeming promotiecommissie. Het CvP benoemd de commissieleden d.m.v. een e-mail/pdf brief (met link naar manuscript en deadline voor reactie) en een evaluatie formulier (bijlage bij e-mail). De commissieleden worden er in de brief ook op gewezen dat ze de promovendus om een hardcopy van het manuscript kunnen vragen, die dat dan per post zal opsturen. 6 Reactie commissieleden. De commissieleden geven hun beoordeling door het ingevulde formulier terug te sturen naar de decaan. De promovendus moet de titelpagina bij het CvP inleveren. 7 Resultaat beoordeling commissie De decaan neemt kennis van de reacties en stuurt deze door naar CvP, waar ze in ProDoc gezet worden. Actie decaan bij negatieve reacties: informeren van promotor en overige commissieleden (slechts één commissielid mag een negatief oordeel hebben, en kan dan uiteindelijk zijn handtekening weigeren). Eveneens actie decaan bij een voorstel met lof door commissieleden en/of promotor. De promotor beslist of door de commissieleden voorgestelde (beperkte) verbeteringen in het definitieve manuscript aangebracht moeten worden, en of de overige commissieleden en de decaan hiervan op de hoogte gesteld moeten worden. 8 Verdediging van proefschrift Datum vastleggen (eventueel resultaat procedure met lof ). Gegevens archiveren in ProDoc, en doorgeven aan Alumnibureau. PvD 24-09-14 updated draft 5