instructie Personeelsadministratie 3 (CSE09.3/CREBO:50178)
pi.cse09.3.v3 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Verlof- en ziekteregistratie (eindterm 2 en 3) 5 Taak 2 Contacten met de Arbo-dienst, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, het CWI en uitzendbureaus (eindterm 4) 7 Personeelsadministratie 3
Personeelsadministratie 3 Praktijk
Inleiding Voor elke organisatie die werknemers in dienst heeft, is het van belang een administratie bij te houden met gegevens over deze medewerkers. Er moet bijvoorbeeld worden geregistreerd wat de datum van indiensttreding is, de functie die vervuld wordt, het aantal uren dat iemand in dienst is, de dagen dat iemand werkt en de opleiding die iemand genoten heeft. In de personeelsadministratie worden ook het vakantie-, ADV-/ATV- en bijzonder verlof van de werknemers en de ziek- en herstelmeldingen geregistreerd. Dit onderwerp komt in taak 1 aan de orde. Taak 2 behandelt de contacten die een werknemer op een personeelsadministratie bijvoorbeeld onderhoudt met de Arbo-dienst, als het om ziek- en herstelmeldingen gaat. Voorts zijn er contacten met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, bijvoorbeeld als er sprake is van werknemers met een WW- of WAO-uitkering. Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen heeft voor het berekenen van de uitkeringen onder andere gegevens nodig over het aantal dienstjaren en het salaris van de werknemer. Bij al dan niet tijdelijke vervanging van personeel zijn er vaak contacten met het CWI of met uitzendbureaus. Personeelsadministratie 3 3
Personeelsadministratie 3 4
Taak 1 Verlof- en ziekteregistratie Elke werknemer in Nederland heeft recht op vakantie- en bijzonder verlof en soms op ADV-/ATV-verlof. Daarnaast kan het voorkomen dat een werknemer studieverlof krijgt of tijdelijk te ziek is om te werken. Ook in dat geval bestaat er recht op (geheel of gedeeltelijk doorbetaald) verlof. Het opnemen van verlof moet geregistreerd worden om bij te houden hoe groot iemands rechten nog zijn. In geval van ziekte moet afhankelijk van de regelgeving van de organisatie bijvoorbeeld de Arbo-dienst ingeschakeld worden voor controle van de ziekgemelde werknemer. Doel Aan het eind van deze taak kun je: gegevens in een personeelsregistratiesysteem verwerken (eindterm 2) overzichten samenstellen aan de hand van gegevens uit een personeelsregistratiesysteem (eindterm 3) Activteitenlijst Verlofregistratie Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Bereken eventueel per werknemer het vakantie- en/of ADV-/ATV-verlof op jaarbasis. - Neem de verlofaanvraag in behandeling. - Bepaal het soort verlof (vakantie-, ADV-/ATV-verlof, bijzonder verlof, zwangerschaps-/ouderschapsverlof etc.). - Bereken het aantal dagen vakantie- of ADV-/ATV-verlof of de omvang van het bijzonder verlof. - Registreer de verlofdagen in het personeelsregistratiesysteem. - Teken bij een handmatige registratie de verlofkaart af en bereken het aantal resterende verlofdagen. - Stel, als dat nodig is, een overzicht samen van toegekend bijzonder verlof (voor bijvoorbeeld een sociaal jaarverslag). Werkplan Ziekteregistratie Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Neem de ziek- of herstelmelding aan. Stap 2 Registreer de ziek- of herstelmelding in het personeelsregistratiesysteem. Stap 3 Geef de ziek- of herstelmelding door aan de afdeling van de ziekgemelde werknemer. Stap 4 Geef de ziek- of herstelmelding, als dat nodig is, door aan de Arbo-dienst. Stap 5 Stel, als dat nodig is, een overzicht samen van ziekmeldingen (voor bijvoorbeeld een sociaal jaarverslag). Taak 1 Personeelsadministratie 3 5
Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. Welke verlofregeling geldt er binnen de organisatie voor fulltime en parttime medewerkers? (i.c. vakantieverlof, ADV/ATV, zwangerschaps-/ouderschapsverlof, bijzonder verlof) 2. Welke huisregels gelden er in de organisatie voor het opnemen van verlof en bijzonder verlof? 3. Welke regels gelden er in de organisatie voor medewerkers die zich ziek of hersteld willen melden? 4. Heb je de bevoegdheid te vragen naar de reden van de ziekmelding? Zo nee, heeft een andere medewerker die bevoegdheid wel? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst en het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst en/of het werkplan moet(en) worden aangepast. Pas de activiteitenlijst en/of het werkplan, in overleg met de praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bereken voor een aantal fulltime en parttime medewerkers het aantal verlofdagen op grond van de actuele regeling. Controleer of het aantal dagen overeenstemt met het aantal dagen dat in de administratie bij deze medewerkers genoteerd staat. Zoek de oorzaak van een eventueel verschil. 2. Neem eventuele aanvragen voor bijzonder verlof en zwangerschapsrespectievelijk ouderschapsverlof in ontvangst en handel deze zover mogelijk af. Bespreek met de praktijkopleider de eventuele problemen die je tegenkomt. 3. Neem een aantal aanvragen voor vakantie- of ADV-/ATV-verlof in behandeling. Verreken het aantal verlofdagen en bepaal het aantal resterende verlofdagen. Registreer de verlofaanvragen in het personeelsregistratiesysteem. Bespreek het werk met de praktijkopleider. 4. Neem een aantal dagen de ziek- en herstelmeldingen aan. Geef deze aan de betrokken afdeling(en) door en registreer ze. Bespreek met de praktijkopleider de eventuele problemen die je tegenkomt. 5. Stel een overzicht samen van toegekend bijzonder verlof over het voorgaande of lopende jaar. 6. Stel een overzicht samen van ziekmeldingen over het voorgaande of lopende jaar. Taak 1 Personeelsadministratie 3 6
Taak 2 Contacten met de Arbo-dienst, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, het CWI en uitzendbureaus De werkzaamheden van de personeelsadministratie hebben niet alleen betrekking op het intern verwerken van gegevens, maar leiden er ook toe dat je te maken krijgt met instanties als de Arbo-dienst, het CWI of uitzendbureaus. Je krijgt te maken met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, wanneer voor werknemers van de organisatie een WW- of WAO-uitkering berekend moet worden en ingeval van langdurige ziekte van een werknemer. Een organisatie kan een zieke werknemer laten vervangen en daarvoor contact opnemen met een uitzendbureau of het CWI. Ook bij een tekort aan personeel kan gebruik worden gemaakt van de diensten van deze bureaus. Het kan tot jouw takenpakket behoren het contact met deze bureaus te onderhouden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: contacten onderhouden met relevante externe organisaties (eindterm 4) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Onderhoud contacten met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en de Arbo-dienst in verband met ziek- en herstelmeldingen. - Onderhoud contacten met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen in verband met de berekening van WW- en WAO-uitkeringen. - Onderhoud contacten met het CWI en uitzendbureaus om informatie te geven en afspraken te maken over (tijdelijk) te vervullen functies. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. Met welke van de volgende instanties heeft de organisatie waar je werkt contact en met betrekking tot welke onderwerpen: Arbo-dienst, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, CWI en/of uitzendbureaus? 2. Bij welke Arbo-dienst is de organisatie aangesloten? Moet de ziekte van werknemers aan deze dienst gemeld worden? Zo ja, aan welke persoon/afdeling? 3. In welke gevallen moet ziekte van een werknemer aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen gemeld worden? Aan welke persoon of afdeling moet dit gebeuren? Taak 2 Personeelsadministratie 3 7
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met de praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Geef een aantal dagen de ziek- en herstelmeldingen door aan de relevante externe instellingen. Handel volgens de procedure. Bespreek met de praktijkopleider de eventuele problemen die je tegenkomt. 2. Neem een aantal verzoeken om gegevens van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen in behandeling en werk die volgens de procedure af. Bespreek eventuele problemen met de praktijkopleider. 3. Neem een aantal malen contact op met het CWI of een uitzendbureau voor de vervanging van een of meer werknemers. Geef de nodige informatie over het soort functie en de vervangingsperiode door en maak een afspraak voor een gesprek van de vervangende werknemer met iemand uit de organisatie. Taak 2 Personeelsadministratie 3 8