Ambtelijk secretaris levert bijdrage aan professionelere OR Brenda Vink Uit onderzoek (OR Insight 2012) blijkt dat ca. 61% van de ondernemingsraden ondersteund wordt door een ambtelijk secretaris. De omvang van de ondersteuning stijgt naar mate de organisatie groter is. Bij kleine ondernemingen (tot 100 medewerkers) is de omvang meestal 2 dagdelen, bij grote ondernemingen (>400 medewerkers) 6 dagdelen per week. Hij maakt het mogelijk dat de OR-leden zich kunnen concentreren op de inhoud van het OR-werk en niet hun tijd hoeven te verdoen met secretariële werkzaamheden. Maar naast de secretariële ondersteuning kan een ambtelijk secretaris de OR ondersteunen bij zijn beleidsmatige taken. De ambtelijk secretaris kent het OR-werk immers vaak langer dan de OR-leden die met regelmaat door nieuwe leden vervangen worden. Een professionele ambtelijk secretaris kan belangrijk bijdragen aan het professioneler maken van het OR-werk. Helaas krijgt niet elke ambtelijk secretaris de ruimte om die invulling te geven. Daar zijn drie redenen voor: - gebrek aan tijd (weinig uren); - een onervaren of ondeskundige ambtelijk secretaris; - een OR die daar geen ruimte voor biedt. Op al deze vlakken kan uw OR actie ondernemen. Vaak gebeurt dat niet omdat er enerzijds onbekendheid is met de mogelijkheden van de functie van ambtelijk secretaris en anderzijds omdat de ambtelijk secretaris de taken doet die de vorige ambtelijk secretaris ook zo deed. Oftewel zo doen we het en niet anders. Wat is nu een ambtelijk secretaris van de OR? Op deze vraag is een duidelijk antwoord te geven: een ambtelijk secretaris is een secretaris die toegevoegd is aan een OR (OC). Dit betekent dat een ambtelijk secretaris werkzaamheden uitvoert die veelal ander door de secretaris van de OR worden gedaan. In tegenstelling tot een secretaris is de ambtelijk secretaris geen lid van de ondernemingsraad. Dit houdt in dat een ambtelijk secretaris geen stemrecht heeft in de betreffende OR en ook geen spreekrecht. Wat betekent dit in de praktijk? De ervaring leert dat dat in de praktijk weinig uit maakt. Want hoe vaak moet een OR een besluit nemen op basis van een stemming waarbij vooraf niet duidelijk is hoe de stemming uit zal vallen? Met andere woorden, hoe vaak zou een eventuele stem van die ambtelijk secretaris doorslaggevend zijn? Een professionele OR streeft naar consensus, en daardoor wordt er weinig gestemd. Een ander aspect is het spreekrecht. Een ambtelijk secretaris heeft geen spreekrecht. Een formele OR zal van de ambtelijk secretaris ook niet verwachten dat deze zijn deskundigheid of mening inbrengt. Een gemiste kans voor de OR: ook de ambtelijk secretaris is een medewerker van de organisatie die de OR vertegenwoordigt. De meeste OR en waarderen daarom de inbreng van de ambtelijk secretaris. 1
Wie is de baas van de ambtelijk secretaris? De ambtelijk secretaris is doorgaans een gewone medewerker van het bedrijf. Daardoor ontstaat een bijzondere positie voor de ambtelijk secretaris, omdat de ambtelijk secretaris een functionele en een hiërarchisch leidinggevende heeft. De functioneel leidinggevende De functioneel leidinggevende is de secretaris en/of voorzitter van de OR. Deze secretaris en/of voorzitter houdt zich vooral bezig met zaken die te maken hebben met de inhoud en uitvoering van het werk van de ambtelijk secretaris. Op hoofdlijnen zien die taken van de functioneel leidinggevende er als volgt uit. Hij: - adviseert over de taken die in de functieomschrijving moeten worden opgenomen; - voert overleg over welke taken wanneer en hoe worden uitgevoerd; - voert het werkoverleg; - voert de functioneringsgesprekken en zorgt dat het verslag hiervan in het personeelsdossier van de ambtelijk secretaris wordt opgenomen; - doet op basis van het functioneringsgesprek voorstellen voor opleiding voor de ambtelijk secretaris; - voert samen met hiërarchisch leidinggevende het beoordelingsgesprek; - doet voordracht voor promotie; - houdt contact bij ziekte van de ambtelijk secretaris en regelt in overleg met de hiërarchisch leidinggevende zo nodig vervanging. De hiërarchisch leidinggevende Naast de werkzaamheden als ambtelijk secretaris voert de ambtelijk secretaris nog andere werkzaamheden uit voor de betreffende organisatie. Is dit laatste het geval, dan valt de ambtelijk secretaris meestal hiërarchisch onder de leidinggevende die hij/zij bij de andere functie heeft. Indien de ambtelijk secretaris geen andere functie binnen de organisatie heeft, is deze meestal gepositioneerd bij de afdeling P&O of een afdeling secretariaat. De taken van de hiërarchisch leidinggevende : - voert samen met de functioneel leidinggevende het beoordelingsgesprek en zorgt dat dit wordt vastgelegd en opgenomen in het personeelsdossier van de ambtelijk secretaris; - legt in overleg met de functioneel leidinggevende de taken vast in de functieomschrijving; - stelt het salaris vast; - stelt de voorgestelde promotie vast; - schept voorwaarden voor het goed uitoefenen van de functie: faciliteiten, opleiding, werkplek die aan de arboregels voldoet; - is verantwoordelijk voor ziekteverzuimbegeleiding. Wat doet een ambtelijk secretaris? Op deze vraag is een groot scala aan antwoorden mogelijk. De variatie ligt tussen alléén notuleren en verslag leggen en (bijna) alles wat een OR kan doen. Globaal kunnen alle mogelijke werkzaamheden ingedeeld worden in drie groepen: - administratie en coördinatie van werkzaamheden; 2
- inhoudelijke deskundigheid inbrengen; - een adviserende rol op zich nemen. Administratie en coördinatie van werkzaamheden Hiermee bedoelen we dat u vooral de praktisch uitvoerende taken van de secretaris overneemt. Daaronder vallen onder andere: - agendapunten verzamelen; - opstellen, publiceren en verzenden agenda; - notuleren, verslag maken en deze publiceren; - afspraken vastleggen; - verwerken van inkomende- en uitgaande stukken; - archiveren; - bijwerken van de actielijst.; - secretariaat van de verkiezingscommissie; - reserveringen doen. Als de ambtelijk secretaris voor twee uur per week is aangesteld, heeft hij hiermee al ruim voldoende werk. Bij deze taken valt veel tijdwinst voor de ambtelijk secretaris te behalen door gebruik te maken van de huidige technische mogelijkheden: - Notuleren op de laptop. Indien gebruik wordt gemaakt van een beredeneerde agenda en ervaring is opgedaan met notuleren op de laptop, zijn de notulen aan het eind van de vergadering vrijwel gereed. Er hoeft dan alleen nog gecorrigeerd te worden op stijl- en typefouten. - Gebruik maken van een OR-schijf op het bedrijfsnetwerk. Alle binnenkomende brieven, mails en stukken worden door de ambtelijk secretaris hierop geplaatst. Stukken die niet digitaal kunnen worden aangeleverd, worden eerst gescand. Als ze op de OR-schijf staan, hoeft verdere verspreiding naar OR-leden niet meer. De rechten voor de OR-schijf kan volgens afspraken worden toegewezen, bijvoorbeeld de ambtelijk secretaris, secretaris en voorzitter hebben lees- en schrijfrechten, andere leden alleen leesrechten. - Gebruik software (outlook en dergelijke) om afspraken in te zetten. Hier geldt het gezegd: Gebruik je hersens om mee te denken en de computer om te onthouden De kwaliteiten die hierbij van de ambtelijk secretaris worden gevraagd, zijn: nauwkeurigheid, punctualiteit, organiseren van werkzaamheden en verslagleggen. Inhoudelijke deskundigheid inbrengen Daarmee wordt bedoelt dat de ambtelijk secretaris zorgt dat bij de OR de juiste kennis op het juiste moment aanwezig is. Daarvoor moet de ambtelijk secretaris weten wat er in- en extern speelt. De ambtelijk secretaris weet waar de kennis vandaan gehaald kan worden en dat kan de OR veel tijd besparen. Taken die hieronder vallen zijn: 3
deelnemen aan agendaoverleg, agendapunten voorstellen en agendapunten toelichten; - bewaken naleving procedures/wetten; - concepten van brieven, adviezen e.d. formuleren; - notities samenvatten; - voorbereidende notities schrijven; - informeren en rapporteren; - eindredactie jaarverslag; - coördineren voor de inhoudelijke afstemming tussen OR en en commissies - ondersteunen opstellen scholingsplan; - het voorbereiden van het PR-beleid van de OR en het mede zorgdragen voor de uitvoering ervan; - bewaken van de financiële uitgaven van de OR; - verstrekken van informatie over specifieke onderwerpen, mogelijk na raadpleging van deskundigen; - bewaken naleving procedures en wetten. Vaak zijn ambtelijk secretarissen veel beter op de hoogte van de wetgeving (WOR en CAO) dan de OR-leden, vooral als die nog niet zo lang meedraaien. Daardoor zijn de meeste OR en blij met de toegevoegde waarde van de ambtelijk secretaris als deskundige. Van de ambtelijk secretaris mag verwacht wordend dat deze minimaal goed op de hoogte is van de WOR en CAObepalingen t.a.v. de medezeggenschap. Verder kan de ambtelijk secretaris zelf keuzes maken op welke terreinen hij zijn deskundigheden wil ontwikkelen. Verder ziet men vaak dat het de persoon van de ambtelijk secretaris is die voor continuïteit zorgt na verkiezingen waarbij (bijna) alle OR-leden nieuw zijn. Hij kent de werkwijze van de oude OR (en de hierbij horende sterke en zwakke punten), de overlegstijl van de bestuurder, het krachtenveld in de organisatie. Zijn kennis met deze en andere punten kan hij inbrengen bij de nieuwe OR. Om deze taken te kunnen vervullen moet de ambtelijk secretaris over kwaliteiten beschikken of willen ontwikkelen op het gebied van coördineren, aansturen, analytisch vermogen, kunnen samenvatten, hoofd- en bijzaken onderscheiden en initiatieven nemen. De adviserende rol Hiermee wordt bedoeld dat de ambtelijk secretaris door het inbrengen van zijn kennis en mening invloed uitoefent op het verloop van het proces en op de inhoud van de besluitvorming. Naast de inbreng van kennis, kan daar ook bij horen: - adviseren van de bestuurder ten aanzien van medezeggenschapszaken; - contactpersoon OR/bestuurder; - initiëren en doen van voorstellen m.b.t. de strategie, het beleidsplan, het jaarwerkplan en het onderwerpenplan en adviseren ten aanzien van de prioriteiten; - zorgen voor consistentie in het OR-beleid; - zorgen voor continuïteit in de medezeggenschap; - geeft aanwijzingen aan de OR en de voorzitter ter verbetering van het besluitvormingsproces of ter completering van de inhoud; 4
- zorg dragen voor de totstandkoming van beleidsvoornemens, diverse informatieve en formele documenten; - opstellen van beleidsnota s over de te behandelen onderwerpen; - zo nodig voorbereiden van juridische procedures; - verzorgen van de evaluatie van het gevoerde medezeggenschapsbeleid; - volgen van actuele ontwikkelingen op macroniveau binnen het vakgebied, waaronder wetgeving en CAO s en dit vertalen naar het medezeggenschapskader; - stimuleren van het teamproces van de OR. De ambtelijk secretaris die een brugfunctie verzorgt tussen bestuurder en de OR kan in een spagaat terecht komen. Bijvoorbeeld, de ambtelijk secretaris kan informatie krijgen die hij niet mag delen met de OR en andersom. De OR kan andere (tegengestelde) belangen nastreven dan de bestuurder. De vraag wie de functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris is, wordt dan zeer wezenlijk. Dit vraagt goed overleg tussen OR en de bestuurder! Indien de ambtelijk secretaris adviserend optreedt voor de OR, zijn kwaliteiten als strategisch opereren, bedrijfssensitiviteit en adviserende vaardigheden belangrijk. Tot slot De ambtelijk secretaris functioneert in de driehoek ambtelijk secretaris OR bestuurder. De ambtelijk secretaris kan als geen ander de inhoud van deze functie vorm geven, binnen de grenzen die de OR en de bestuurder stellen. Dit heeft uiteraard ook te maken met de rol die de OR zelf in de organisatie wil vervullen. Naarmate deze meer beleidsmatig en op strategisch niveau ingevuld wordt, ligt het voor de hand ook aan de ambtelijk secretaris een meer inhoudelijke en adviserende rol toe te kennen. U kunt de ambtelijk secretaris inspireren om zich op basis van zijn interesses en kwaliteiten verder te ontwikkelen en het eigen takenpakket als ambtelijk secretaris vorm te geven! Met als resultaat dat de ambtelijk secretaris een waardevolle bijdrage kan leveren aan een professionelere OR. N.B.: overal waar over personen in de hij-vorm gesproken wordt, kunt u ook de zij-vorm lezen. 5