Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv

Transcriptie

1 Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv HOOFDSTUK I - BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN Artikel 1 Dit reglement verstaat onder: ondernemer ondernemingen bestuurder wet holding centrale ondernemingsraad groepsondernemingsraden *) ondernemingsraden *) Koninklijke BAM Groep nv (BAM) de tot Koninklijke BAM Groep nv behorende, in Nederland gevestigde ondernemingen, waarvan de aandelen voor meer dan de helft rechtstreeks of middellijk in handen zijn van de ondernemer, alsmede de stafgroep Holding BAM voorzitter van de raad van bestuur de wet op de ondernemingsraden (WOR) staf Koninklijke BAM Groep nv de centrale ondernemingsraad van Koninklijke BAM Groep (COR) de groepsondernemingsraden binnen Koninklijke BAM Groep (GOR en) de ondernemingsraden binnen Koninklijke BAM Groep (OR en) bedrijfscommissie de Bedrijfscommissie Markt 1 ambtelijk secretaris de door de ondernemer aan de COR toegevoegde persoon, niet zijnde COR-lid, ten behoeve van het COR-secretariaat *) zie bijlage

2 HOOFDSTUK II - SAMENSTELLING EN ZITTINGSDUUR Artikel 2 1. De COR bestaat uit afgevaardigden per werkmaatschappij en de holding. Daarbij wordt de volgende staffel gehanteerd : medewerk(st)ers: 1 afgevaardigde meer dan medewerk(st)ers: 2 afgevaardigden. 2. In werkmaatschappijen waar een (G)OR is ingesteld, kiest die (G)OR de afgevaardigde(n) naar de COR, conform de staffel verwoord in art. 2, lid Voor medewerk(st)ers in dienst van een onderneming, die niet in de COR vertegenwoordigd zijn via een GOR of OR, zal de voorzitter van de COR als contactpersoon optreden. Artikel 3 1. In de COR hebben alleen leden zitting die via verkiezingen in een (G)OR/OR gekozen zijn. 2. Indien tijdens een zittingsperiode van de COR een (G)OR wordt ingesteld heeft die (G)OR recht op één zetel in de COR. 3. Wanneer een COR-lid, door bijzondere omstandigheden, niet aanwezig kan zijn in een vergadering, kan hij/zij zich laten vervangen door een afgevaardigde (volwaardig lid) vanuit zijn/haar (G)OR. 4. De leden van de COR treden af volgens een rooster, dat bepaald wordt door de zittingsperioden van de (G)OR en. 5. De zittingsperiode van de COR is drie jaar en begint op 28 maart Artikel 4 1. De samenstelling van de COR, wordt bekend gemaakt aan de bestuurder, de (G)OR en en de medewerk(st)ers. Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv Versie: 1.00 Pagina 2

3 HOOFDSTUK III - WERKWIJZE EN SECRETARIAAT Artikel 5 1. De COR kiest uit zijn midden één voorzitter, één vicevoorzitter en één secretaris. 2. De COR vergadert tenminste zes maal per jaar en voorts indien de voorzitter of tenminste twee leden daarom verzoeken. 3. De COR heeft voor de werkzaamheden van zijn secretariaat, naast de uit de COR-leden gekozen secretaris, de beschikking over een ambtelijk secretaris. De zittingstermijn van de COR geldt niet voor de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de COR. Met zijn visie en advies staat de ambtelijk secretaris de COR terzijde in de uitoefening van zijn taken. 4. De voorzitter van de raad treedt namens de COR op als functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris. 5. De voorzitter en de ambtelijk secretaris bepalen plaats en tijd van de vergadering. Een vergadering op verzoek van de leden wordt gehouden binnen 14 dagen nadat het verzoek bij de voorzitter is binnengekomen, tenzij in het verzoek een andere termijn is opgegeven. 6. Bijeenroeping geschiedt door de ambtelijk secretaris onder toezending aan de leden van de COR van de agenda en de bijbehorende stukken, met vermelding van het tijdstip van de vergadering, ten minste zeven dagen voor de dag van de vergadering. In spoedeisende gevallen kan van het bepaalde in dit lid worden afgeweken. 7. De agenda wordt tegelijkertijd aan de bestuurder en aan de onderliggende (G)OR- en bekend gemaakt. 8. Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien meer dan de helft van de leden van de COR aanwezig is. Bij afwezigheid van de voorzitter en diens plaatsvervanger kiest de COR uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering. 9. De ambtelijk secretaris is belast met het bijeenroepen van de COR, het verspreiden van de agenda, het verslag en het beheren van de voor de COR bestemde en van de COR uitgaande stukken. Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv Versie: 1.00 Pagina 3

4 Artikel 6 Wijze van besluitvorming 1. Besluiten worden, tenzij dit reglement anders bepaalt, genomen bij gewone meerderheid van stemmen. 2. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de COR anders besluit. 3. Bij staking van stemmen over zaken wordt het desbetreffende voorstel opnieuw aan de orde gesteld in de volgende vergadering. Indien dan opnieuw de stemmen staken, wordt de COR geacht geen uitspraak te hebben gedaan. 4. Indien bij een besluit over (de benoeming van) een persoon/personen geen van de kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Indien de stemmen dan staken beslist het lot. 5. Voor berekening van het aantal uitgebrachte stemmen tellen blanco en ongeldige stemmen niet mee. 6. Er kan niet bij volmacht gestemd worden. Artikel 7 Verslaglegging 1. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van het kort schriftelijk verslag van de vergadering van de raad. Dit verslag wordt twee weken voor elke vergadering als concept op SharePoint geplaatst via het deel van de website dat is ingericht alleen voor COR-leden. In die vergadering wordt het verslag aan de vergadering ter goedkeuring en vaststelling voorgelegd. 2. Geluidsfragmenten 2.1 Het gesproken woord van de COR-vergadering, wordt in zijn geheel digitaal opgenomen (hierna te noemen geluidsfragmenten), zodat leden van de COR indien gewenst, het gesproken woord kunnen beluisteren ter verificatie van dat wat is besproken en afgesproken in de COR-vergadering De geluidsfragmenten worden enkel gebruikt door de leden van de COR ter verificatie van dat wat is besproken en afgesproken in de COR-vergadering. De geluidsfragmenten zijn uitsluitend toegankelijk via het deel van de website van de COR dat is ingericht alleen voor COR-leden. 2.3 Het beluisteren van de geluidsfragmenten in gezelschap is uitsluitend toegestaan indien het gezelschap enkel uit leden van de COR bestaat. 2.4 De geluidsfragmenten dienen te worden beschouwd als zijnde gekenmerkt conform de kwalificatie van het bijbehorende agendapunt in het verslag, te weten: geheim, vertrouwelijk of niet gekwalificeerd. Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv Versie: 1.00 Pagina 4

5 2.5 De geluidsfragmenten zijn conform de agendapunten opgedeeld in aparte bestanden. 2.6 Van de geluidsfragmenten wordt een back-up gemaakt welke samen met de originele geluidsfragmenten bewaard worden gedurende een periode van maximaal zeven jaar. 2.7 Gedurende de bewaarperiode zal het beluisteren gewaarborgd worden door het beschikbaar houden van bijbehorende software dan wel omzetten naar een andere format. 2.8 Er zal naast de geluidsfragmenten een (schriftelijk) kortverslag van elke vergadering worden gemaakt. Hierin worden de afspraken die in de vergadering zijn gemaakt vastgelegd. 2.9 Het (schriftelijk) kortverslag wordt steeds in de volgende vergadering door de leden vastgesteld. 3. De vicevoorzitter stelt na elke Overlegvergadering een COR-krant op, bestemd voor alle in de onderneming werkzame personen, dat op SharePoint wordt geplaatst. Hierin worden de belangrijkste besluiten en overwegingen opgenomen. 4. De COR-krant wordt uiterlijk binnen drie weken na elke Overlegvergadering in concept toegezonden aan de leden van het Dagelijks bestuur. De COR-krant wordt ter goedkeuring aan de PR-afdeling overlegd. Indien deze bezwaar maakt tegen de tekst, dan zal dit kenbaar gemaakt worden aan de ambtelijk secretaris. Artikel 8 1. De secretaris stelt jaarlijks vóór 1 april een verslag op van de werkzaamheden van de COR en de commissies van de raad in het afgelopen kalenderjaar. Dit jaarverslag behoeft de goedkeuring van de COR en de bestuurder. 2. Na vaststelling maakt de secretaris het jaarverslag zo spoedig mogelijk bekend aan de leden van de COR, aan de bestuurder en aan alle in de onderneming werkzame personen. Voorts zendt de secretaris het jaarverslag aan de Bedrijfscommissie Markt 1. Vastgesteld in de Vooroverlegvergadering van 28 maart Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv Versie: 1.00 Pagina 5

6 Bijlage: Overzicht werkmaatschappijen, medezeggenschapsorganen en afvaardiging naar de COR Koninklijke BAM Groep medezeggenschapsorgaan afvaardiging naar COR Sector Bouw en Vastgoed AM OR 1 BAM Materieel OR 1 BAM Utiliteitsbouw OR 2 BAM Woningbouw OR 2 Heilijgers OR 1 Pennings OR 1 Sector Infra BAM Civiel GOR 1 BAM Infraconsult OR 1 BAM Infratechniek GOR 2 BAM International OR 1 BAM Rail OR 1 BAM Wegen GOR 2 Sector Techniek BAM Techniek OR 2 Stafgroep Koninklijke BAM Groep OR Totaal aantal COR-leden per 28 maart Reglement COR Koninklijke BAM Groep nv Versie: 1.00 Pagina 6