vve beheer Aan de leden van de Vereniging Rijswijk, 27 november 2012 VvE nr: D1952 VvE : De Oude Scheepswerf Te: CAPELLE AAN DEN IJSSEL Geachte leden, Met referte aan de gehouden vergadering, hebben wij het genoegen u bijgaand de desbetreffende concept-notulen aan te bieden. Bij onvolkomenheden in de concept-notulen en/of opmerkingen uwerzijds gelieve u dit zo spoedig mogelijk aan de bestuurder/administrateur (is ons kantoor) schriftelijk te laten weten. Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben inzake het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan vernemen wij dat graag van u, zodat (eventueel) alsnog maatregelen kunnen worden genomen dan wel u (en/of de vergadering) geïnformeerd kan worden over de situatie. Dringend verzoeken wij u niet te wachten tot de volgende vergadering maar reeds "nu" aktie te ondernemen. Door deze procedure zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. Met vriendelijke groeten, namens de Verenigde Administratiekantoren voor VVE Beheer B.V. K.A. P. Rosdorff Bezoekadres: Ampèrelaan 4 T 070 399 31 42 Postadres: Postbus 1192 F 070 398 87 60 www.vve-beheer. nl vve@vve-beheer.nl Op aanvraqen, ftanbicdingcn en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Oen HAI\Q gedeponeerde voorwilarden van toepnssing. Alschclft wordt u op aanwaag versttekt. K.v.K. Oen HMg nummer: 2708422 1. BTW nummcr: Nl004887517B01
2 &() vve beheer VvE nr: 01952 NOTULEN Algemene ledenvergadering gehouden op 24 oktober 2012 te Capelle aan den IJssel 1. OPENING De voorzitter, de heer R. Hoen, opent de vergadering en heet eenieder welkom. Hij neemt hierbij de gelegenheid om zijn aftreden, geagendeerd onder agendapunt 4, aan te kondigen en deelt de vergadering mede, dat hij de afgelopen 15 jaar zich heeft ingezet voor het welzijn van de vereniging, hij memoreert nog even kort hoe dit is gelopen. Hij vraagt de aanwezige leden om zo veel mogelijk mee te denken en mee te werken met de leden van de technische commissie en de bestuurder, daar vele handen licht werk maken en zij gezamenlijk kunnen zorgen voor een betere en sterkere VvE. De voorzitter deelt eenieder mee dat langs de zijlijn blijven staan en commentaar geven niet ertoe bijdraagt dat de VvE goed functioneert. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 65 uit te brengen stemmen zijn er 30, dan wel in volmacht, dan wel als persoon aanwezig; daar dit de tweede vergadering is conform het vigerend Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genome~. 3. MEDEDELINGEN Namens alle bewoners wordt de heer Hoen bedankt voor zijn inzet de afgelopen 15 jaar voor de VvE. Namens alle leden krijgt hij een presentje en een waardebon overhandigd die hij naar eigen goeddunken kan uitgeven. Vanuit de vergadering volgt een luidt applaus. De heer A.F.C.M. Verschuren geeft aan ook namens de technische commissie en uiteraard ook namens de bewoners iets te hebben gedaan voor de heer Hoen. Hij overhandigt hem een cadeaucertificaat voor een weekendje weg. Onder luid applaus van de vergadering neemt de heer Hoen dit in ontvangst. De technische commissie deelt de vergadering mee, dat het saneren van het houtrot aan de entreepui is stilgelegd, daar er geen hout meer was om vrij te maken van houtrot. De technische commissie is nu druk doende om een geheel nieuwe pui te plaatsen de hoop is deze werkzaamheden spoedig te gaan uitvoeren. De vergadering neemt hiervan kennis. 4. AFTREDEN REIN HOEN ALS VOORZITTER De heer R. Hoen treedt formeel af als voorzitter en vraagt de aanwezige leden nogmaals om zo goed mogelijk mee te denken/werken met de zittende leden van de technische commissie. Hij wenst de heer A.F.C.M. Verschuren veel succes als voorzitter van de technische commissie. De vergadering stemt in met de voorgestelde wijze van besturen. Zijnde VVE Beheer B.V. als bestuurder en 3 technisch commissieleden te weten; De heer A.F.C.M. Verschuren, de heer J. van Deventer en de heer R. van Deventer. 5. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DO 26 OKTOBER 2011 Deze worden met algemene stemmen vastgesteld. Nb: De besproken en zonodig gewijzigde actielijst wordt met de notulen van heden meegezonden. Bezoekadres: Ampèrelaan 4 Postadre s: Postbus 1192 T 070 399 31 42 F 070 398 87 60 www.vve-beheer.nl vve@vve-beheer.nl Op aenvregcn, aanbiedingen en to t s t ~~nd gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Oen HRao ge<lepooecrde voorwaarden van toepassing. Afschril\ wordt u op aanvrarg verstrekt. K.v.K. Oen Hnac nummer: 2708422 1. BTW nummet: NL004 687517B01
3 c&() vve beheer Atlanta 1 /65 VvE nr: D 1952 6. JAARSTUKKEN 2011/2012, (MONDELING) VERSLAG VAN DE KASCOMMISSIE De bestuurder vraagt de leden van de kascommissie of zij mondeling iets hebben toe te lichten aan de vergadering. De aanwezige leden van de kascommissie maken van deze gelegenheid geen gebruik. Dit agendapunt wordt verder niet inhoudelijk behandeld. 7. BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER OVER HET BOEKJAAR 2011/2012 De stukken zoals deze aan de leden zijn aangeboden, worden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. De bestuurder wordt gedechargeerd voor het gevoerde beleid. 8. BESTEMMEN EXPLOITATIESALDO 2011/2012 Met algemene stemmen besluit de vergadering conform het voorstel van de bestuurder, dat hij met de notulen van hedenavond zal meezenden, het volgende: Het nadelige exploitatiesaldo A-kosten, wordt ten laste van de reserve A-kosten gebracht; Het positief exploitatiesaldo B-kosten, wordt ten gunste van de reserve B-kosten gebracht; Het voordelige exploitatiesaldo C-kosten, wordt ten gunste van de reserve C-kosten gebracht; Waarna de vergadering besluit, de gehele reserve C-kosten inclusief het zo juist toegevoegde voordelige exploitatiesaldo ten gunste van de reserve A-kosten te brengen, om de~e reserve te versterken. Dit heeft ieders instemming. Een overzicht van hoe de reserves na dit besluit zijn opgebouwd, zal de bestuurder met de notulen van de vergadering van hedenavond meezenden. De vergadering neemt hiervan kennis. 9. BESPREKEN EN VASTELLEN BEGROTING EN VERDELING BIJDRAGE LEDEN 2012/2013 Na een toelichting door de bestuurder op de twee voorstellen voor de begroting die hij heeft bijgesloten bij de agenda van de vergadering van hedenavond, besluit de vergadering met algemene stemmen om de voorgestelde begroting van de bestuurder, waarbij gebruik wordt gemaakt van een 1% indexering te accorderen. Deze wordt per 1 juli 2012 met terugwerkende kracht vastgesteld. Dit heeft ieders instemming 10. HET (HER)BENOEMEN COMMISSIES Met algemene stemmen wordt benoemd als zijnde lid van de kascommissie, de heer P.A. van Dop, mevrouw J.M. Sibbing, de heer C.J.L. Hoogerheide en onder voorbehoud van diens persoonlijke instemming, bij afwezigheid, de heerw. de Jong. Nadat geen van de aanwezige leden verkiesbaar stelt als lid van de schoonmaakcommissie wordt met algemene stemmen het volgende besloten. De bestuurder zal de schoonmaker verzoeken de planning aangaande de schoonmaak op te hangen in de centrale hal, waardoor deze voor iedereen duidelijk zou moeten zijn. Alle leden zullen vervolgens zo goed mogelijk opletten of de schoonmaker zich conformeert aan deze planning en/of de werkzaamheden naar tevredenheid worden uitgevoerd. Is dit niet het geval, dan zal degene die dit constateert schriftelijk contact opnemen met de bestuurder (onderhoud@vve-beheer.nl), die vervolgens de schoonmaker hierop zal aanspreken. Als lid van de opzomercommissie worden als zodanig benoemd mevrouw A.M. van der Westen, de heer W.F. de Toom en mevrouw Dijkslag... Bezoekadres: Ampèrelaan 4 T 070 399 31 42 www.vve-beheer.ni Postadres: Postbus 1192 F 070 398 87 60 vve@vve-beheer. ni Op aanvragen, sanbiedlngen en tot stand gekomen overc<!nkoms ten tcn behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer H63 b ~ de K.v.K. Oen Haag gedeponeerde voofwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K. v.k. Den Haag nummer: 27084221. BTW-nummer: Nl 00488751 7BOI
4 &V vve beheer VvE nr: D1952 11. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per e-mail contact op te nemen met het Financieel Callcenter. Het e-mail adres: fincall@vve-beheer.nl Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Calleenter via telefoonnummer 070 390 50 51 (op werkdagen bereikbaar tussen 10.00 en 15.00 uur). 12. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT Nadat ter vergadering uitvoerig aan de orde is gekomen wat te doen aan het parkeren van scootmobielen in de openbare ruimten wordt verzocht te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn tot het doen aanpassen van enkele van de tot nu toe loze ruimten en te bezien of daar mogelijkheden bestaan om in de toekomst scootmobielen te parkeren. De technische commissie zal hiernaar kijken. Wel wordt reeds aangegeven door de technische commissie, dat de vergoeding die de VvE dient te krijgen voor de afname van stroom als gevolg van het in de openbare ruimte opladen van de schootmobiel circa 50,- per jaar per scootmobiel bedraagt. Zodra meer duidelijk is, zullen de leden hierover nader geïnformeerd worden. Het huishoudelijk reglement wordt vervolgens als zodanig opnieuw vastgesteld. 13. BESLUITVORMING VERSTREKKING MANDAAT AAN DE TECHNISCHE COMMISSIE EN DE BESTUURDER OM HET MEERJAREN ONDERHOUDSPLAN OPGESTELD DOOR V. ZUlDERWIJK lom MET HEM UITGAVEN TE DOEN TEN LASTE VAN DE BETREFFENDE RESERVES De heer H. Theil van de groep Bouw- en Vastgoed Onderhoud geeft een korte toelichting op de reeds uitgevoerde schilderwerkzaamheden en voortgang van de nog lopende werkzaamheden, waarna de bestuurder de aandacht vraagt voor het op de agenda geformuleerde mandaat. Na een korte toelichting van de bestuurder aangaande het gevraagde mandaat, wordt hij vervolgens met algemene stemmen gemandateerd om in overleg met de technische commissie, conform het MOP offertes aan te vragen, deze met elkaar te vergelijken en de meest gunstige hiervan in opdracht te geven. De hiermee gemoeide kosten' zullen ten laste van de reserve groot onderhoud worden gebracht. Dit heeft ieders instemming. Hij geeft aanvullend aan voor het plegen van groot onderhoud aan de lift ook nog een offerte van OTIS te hebben ontvangen, nadat met OTIS proforma het onderhoudscontract was opgezegd. De bestuurder deelt de vergadering mede, dat OTIS een zeer gunstige aanbieding heeft gedaan voor groot onderhoud aan de lift en vraagt de vergadering het mandaat om de meest gunstige inschrijver de opdracht te gunnen voor het doen uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden. Met algemene stemmen krijgt de bestuurder vervolgens van de vergadering het gevraagde mandaat. De hiermee gemoeide kosten zullen ten laste van de desbetreffende reserve worden gebracht. Dit heeft ieders instemming. Bezoekadres: Ampèrelaan 4 T 070 399 31 42 www,vve-beheer,nl Postadres: Postbus 1192 F 070 398 87 60 vve @vve-beheer,nl Op aanvragen, aanbicdingen en tot stand gekomen overeenkoms ten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Den Hang gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op nanvrang ve rstr ekt. K.v.K. Den Hfla g nommer: 27084221. BTW-nummor: Nl004887 51 780 1
5 &V vve beheer VvE nr: D 1952 Inhakend op de gunstigste offertes deelt de bestuurder de vergadering mee, dat hij naar aanleiding van het verhogen van het eigen risico bij waterschade van 250,00 naar 1.500,00 door de huidige verzekeraar, is gaan kijken of hij wellicht een gunstigere verzekering voor de VvE kan afsluiten. Hij heeft nu een aanbieding liggen van Centraal Beheer Achmea, waarbij het bestaande eigen risico bij waterschade van 250,00 kan worden gehandhaafd of zelfs tot nul wordt gebracht, indien de melding direct aan de verzekeraar wordt gedaan. Hij deelt de vergadering mede, dat als zij hiermee instemmen, hij de lopende verzekering zal opzeggen en de nieuwe verzekering zal afsluiten bij Centraal Beheer Achmea. Dit heeft ieders instemming. De bestuurder deelt de vergadering mee, dat zodra er een nieuwe polis wordt ontvangen, hij dit tezamen met het taxatierapport aan alle leden zal toesturen. De vergadering neemt hiervan kennis. 14. RONDVRAAG EN SLUITING De heer P.A. van Dop vraagt ter verduidelijking tot wie hij zich moet richten indien hij een onderhoudskiacht heeft. Het bestuur en de bestuurder geven aan dat hij zich in eerste instantie dient te richten tot VVE Beheer. Verder vraagt de heer Van Dop of er wellicht gekeken kan worden naar aan aanpassing op het huishoudelijk reglement ten aanzien van het artikel dat verbiedt zichtbaar reclame aan te plakken aan de binnenkant, dan wel aan de buitenkant van de woning. Zijn beweegredenen hiervoor is dat hij graag reclame zou maken voor een zijn inziens goed doel. De heer R. Hoen doet hem het voorstel om zelf een herziene tekst voor het huishoudelijk reglement voor te bereiden en dit schriftelijk aan de bestuurder in te sturen, zodat dit tijdens de volgende vergadering aan de orde kan worden gesteld. Hij vraagt de heer Van Dop hierbij rekening te houden dat dit stuk geen vrijbrief moet worden voor het doen aanplakken van willekeurige teksten in het pand. De heer Van Dop neemt hiervan kennis en geeft aan dit stuk voor te zullen bereiden. De heer E. Sehic en mevrouw M. Ouwemageven aan dat zij momenteel te kampen hebben met lekkages. Bij het appartement van de heer Sehic betreft dit zowel de balkonzijde als de galerijzijde, bij mevrouw Ouwema is dat enkel aan de galerijzijde. De heer Theil van de groep Bouw- en Vastgoed Onderhoud geeft aan nadat hij inhoudelijk wat meer van de klachten heeft gehoord, dit in overleg met de bestuurder, nader te zullen onderzoeken. De heer Sehic en mevrouw Ouwema nemen hiervan kennis. N.B. Daags na de vergadering heeft de bestuurder, De Groep Bouw- en Vastgoedonderhoud opdracht verstrekt om de bovengenoemde lekkages te onderzoeken en verhelpen. Mevrouw N.J.J. Rabauw vraagt de bestuurder of het mogeiijk is of de Groep ook nog even kan kijken naar de goot ter hoogte van haar appartement 27, daar het verfwerk hiervan begint te bladderen en dat wellicht de Groep hier herstelwerkzaamheden dienen uit te voeren. De bestuurder en de heer Theil van de Groep geven aan dit nader te zullen onderzoeken. N.B. in de bovengenoemde opdracht aan de Groep Bouw- en Vastgoedonderhoud is ook verzocht om het verfwerk van de goot te herstellen. Mevrouw I.A.H. de Waard vraagt hoe om te gaan met het aanpassen van de horren die niet goed meer passen na het aanbrengen van Lamikon. De bestuurder en het bestuur geven aan dat dit aan de betreffende eigenaar is om dit voor eigen kosten op te lossen. Be zoekadres: Ampèrelaan 4 T 070 399 31 42 Postadres: Postbus 1192 F 070 398 87 60 www.vve behee r. nl vve @vve beheer.nl Op aanvragen, aanbiedingen en tot stan ti gekomen overeenkomsten ten behoeve vnn Vereni(linQen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Den Hfii'IQ gcdepon(!crde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K. Den Hasg nummer: 2708422 1. BTW nummer: NL004887517B0t
6 &V vve behee r VvE nr: D 1 952 Niets meer aan de orde zijnde sluit de heer R. Hoen de vergadering en wenst de leden wel thuis. Notulen vastgesteld ter vergadering van..................... Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder I administratief beheerder: Besluitenlijst r...,..... actiepunt datum omschrijving 3 25/10/2012 Plaatsen nieuwe pui entree 1 o termijn z.s.m... - 25/10/2012 Schoonmaker verzoeken rooster in de hal te plaat-sen z.s.m. - 11 25/10/2012 Onderzoeken mogelijkheden plaatsen scootmobiel Oversluiten verzekering (polis + taxatie verzenden aan 13 25/10/2012 alle leden) wie TC+ VVE Beheer VVE-Beheer VVE-Beheer + t 2012/2013 TC i i z.s.m. VVE-Beheer!! 14 25/10/2012!...:...:...],.. Bezoekadres; Ampèrelaan 4 T 070 399 31 42 Postadres: Postbus 1192 F 070 398 87 60 www.vve.. beheer.nl vve @vve.. beheer.nl Op Mnvra.gcn, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behaeva van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Den Haag gedeponeerde voorwaarden Vfln toepassing. Afschrill wordt u op aanvraaçz verstrekt. K.v.K. Den Haag nummer: 27084221. BTW-nummer: NL004887517801